Nytt i version 91 av detta dokument: Tamburen

Transkript

1 Administratörskurs Fronter 91 Detta dokument är producerat av Fronter AS Dokumentet får endast kopieras eller distribueras elektroniskt om det finns kontrakt eller avtal med Nytt i version 91 av detta dokument: Tamburen Administratörskurs...1 Inledning...3 Detta dokument behandlar...3 Administratörsrättigheter...4 Definitioner...4 Hur skapas en optimal organisation?...6 Grundskola...6 Gymnasieskola...6 Högskola...7 Skapa organisationsenheter...7 Gruppstruktur...9 Gruppstruktur - Grundskola...10 Gruppstruktur - Gymnasieskola...11 Gruppstruktur Högre utbildning...15 Rättigheter i gruppstrukturen...17 Stora installationer (gymnasium, universitet, kommun)...23 Korridorer/rumsstruktur...24 Korridor/rumsstruktur Grundskola...25 Korridor/rumsstruktur - Högstadieskola...25 Korridor/rumsstruktur - Gymnasieskola...26 Korridor/rumstruktur Högre utbildning...28 Rättigheter i korridorer...30 Sökning i strukturen...31 Rotadministratör/Administratör...34 Kontaktregisteret...35 Skapa en ny kontakt manuellt...35 Skapa en ny kontakt manuellt från en org.enhet...37 Skapa Förenklad kontakt...38 Importera kontakter...43 Lägg till kontakter...46 Utesluta kontakter...47 Söka efter existerande kontakter...48 Ta bort användare

2 Verktygspaket...49 Skapa nytt verktygspaket...51 Personligt verktygspaket...53 Verktygspaket i rum...54 Mallanvändare...57 Skapa rum...61 Rättigheter i rum...65 Lägga till deltagare i rum...67 Lägg till grupper i rum...67 Lägga till enskilda personer...69 Versjonskontroll...70 QA Revisjon

3 Inledning Denna kurs tar sig an administratörers uppgifter och möjligheter i Fronter. Målgrupper är administratörer vid grund-, gymnasie-, högskola samt universitet. Exemplen avser att illustrera kända problemstämningar. Om det är väsentliga skillnader mellan utbildningsnivåerna är dessa tydligt skilda från varandra. Detta gäller sådana saker som att strukturera rum och personer. En del andra saker är det inga stora skillnader såsom rättighetsstyrning. Dessa behandlas därför allmänt. Fronter är under ständig utveckling och förbättring. Det kan därför förekomma avvikelser mellan dokumentation och applikation. Denna vägledning skrevs till Fronters version 91. Lycka till. Lillehammer, januari 2009 Steinar Hov/Ingun Vaglid Detta dokument behandlar I detta dokument studeras följande huvudområden i detalj: rättighetsstyrning import av användare skapa rum inbjudan av användare till rum verktygspaket mallanvändare Fronter är ett mycket flexibelt system som tillåter dig att skapa en virtuell skolbyggnad på många olika sätt. Normalt börjar många med att skapa en organisationsenhet där några rum och användare placeras. När andra kollegor vid skolan vill ha samma nätbaserade möjligheter skapas en ny organisationsenhet, nya användare läggs till i rum och så vidare. Om organisationen växer till snabbt skapar detta då en stor oordning förr eller senare. Därför är det viktigt att redan från början tänka efter och strukturera sin installation ordentligt från början. Vidare är rättighetsstyrningen ett viktigt instrument för att styra möjligheterna i Fronter. Det handlar kort och gott om vem skall få göra vad. Import av användare visar hur användare kan skapas som inte förs över via en synkronisering. Man kan skapa en mängd olika verktygspaket som är avpassade för olika målgrupper. Mallanvändare är ett kraftfullt verktyg för att hantera många kontakter på en gång.

4 Administratörsrättigheter Rotadministratören i en installation har tillgång till alla funktioner i Fronter. För en stor installation (högskola, universitet, kommun etc.) kommer det att vara få som har denna rättighet. Normalt kommer flera personer att ha olika administratörsrättigheter i begränsade delar av strukturen. Man måste från början noga planera hur en större installation skall drivas. Om man lägger in en stark centralstyrning går lanseringen bra, men det ökar pressen på rotadministratören och ger ofta lite flexibilitet längre ner i organisationen. Läggs en decentraliserad struktur är det mer arbete i lanseringsfasen och med upplärning av lokaladministratörer, men detta ger fördelen av stark lokal frihet och lite central support. Många högskolor har lagt sig någonstans mitt emellan beroende på storlek, geografisk spridning, lokala resurser och hur självständiga avdelningar och institutionerna är. Det är speciellt hanteringen av användare som måste styras med en stor tydlighet. Inte minst gäller det de installationer som har synkronisering av data mellan administrativa system och Fronter. Då skall i princip hanteringen av användaruppgifter ske i det administrativa systemet, så att användarinformationen bara överförs till Fronter. Ofta kan emellertid hanteringen av uppgifter som gäller anställda ligga utanför en sådan synkronisering och uppdateringarna görs direkt i Fronter. Det finns emellertid installationer som hanterar alla användare i ett administrativt system, så att Fronter hela tiden är uppdaterat med korrekta uppgifter om namn, telefonnummer osv. Definitioner Kontakt Alla som är registrerade i Fronter som användare, lärare, elever, studenter, kunder, kontaktpersoner, administratörer, föräldrar osv. är att betrakta som Kontakter. Det är antalet kontakter med inloggningsrättigheter som styr licensförbrukningen. Kontakter organiseras i grupper, som är underlag för lister i kontaktregistret och för begränsning av sökningar i registret. Grupperna med kontakter används också för att tilldela rättigheter i organisationen (avdelningar) eller i korridorerna. Kontakterna bjuds in i Rum som enskilda medlemmar eller som medlemmar i grupper. Gruppering av kontakter Som nämnts ovan samlas kontakter i grupper. Exempelvis kan detta vara en klass bestående av elever eller en avdelning i en organisationsenhet. Gruppen används för att hålla ordning och upprätthålla kända grupperingar. Medlemmarna i en grupp kan få rättigheter i Rum. Rättigheter i Fronterinstallationen tilldelas också till grupper. Grupper kan skapas i en egen struktur som återspeglar skolans indelning av anställda och elever.

5 Organisationsenhet Organisationsenheter är en betäckning för: Grupper Korridorer - Avdelningar För att få tillgång till detta val måste man ha minst administratörsrättigheter, som är tillgängligt via Admin-knappen. Här handlar det i huvudsak om att organisera, kontakter i grupper och rummen i korridorer. Organisationen är mycket flexibel och kräver att man på förhand noga har värderat installationens struktur. Uppbyggnaden av strukturen fungerar på liknande sätt som uppbyggnaden av en mapphierarki på en dator. Detta ger oss möjligheten till att dela upp grupperna och byggnaden, genom att använda noder, något som rekommenderas för att få en bra översikt. De grafiska symbolerna är: (1) (2) (3) Nod Korridor Grupp Grupper Skapa och strukturera användarna efter kända grupperingar i andra system eller generellt utanför datasystemet. Notera att en kontakt kan vara medlem i flera olika grupper.

6 Hur skapas en optimal organisation? Fronter låter dig blanda Rum och Kontakter i samma organisationsenhet. I små organisationer kan detta gå bra, men det blir snabbt problem med översikten i större organisationer. Det är därför rekommendabelt att separera strukturen för Rum och Kontakter. Grundskola Här är ett exempel på organisationen för en grundskola: Manuelle grupper och Policygrupper innehåller personer, Fronterresurser några speciella verktyg i Fronter, medan Rom innehåller de olika korridorerna med tillhörande rum. Gammelt är tänkt för rum som inte längre är i bruk, men som man önskar spara på. Importererte grupper är elever i klasser, anställda etc. Gymnasieskola I detta exempel visas grundstrukturen för en gymnasieskola.

7 Högskola Här visas grundstrukturen för Høgskolen i Lillehammer, HiL. Här är det en tydlig åtskillnad av rum och användare. Skapa organisationsenheter Man skapar en organisationsenhet på följande sätt: Klicka på Admin-knappen: Anmärkning Det är bara administratörer som har detta verktyg vanliga lärare/studenter/elever ser inte administratörsverktyget. Den grundläggande principen är att man klickar på den organisationsenhet som den nya skall placeras under:

8 Se på detaljerna i denna bild: Det är Elging grunnskole som är markerat. En ny org.enhet kommer därför att skapas direkt under denna. Under Åtkomsträttigheter ser man att CF-administratorer (inklusive sina medlemmar) har fått speciella rättigheter för både kontakter och korridorer. Nedan visas de grupper som har ärvt rättighet från en högre nivå, och det är gruppen Administrators. Vad dessa rättigheter innebär behandlas senare. En ny org.enhet skapas genom att klicka på valet till höger, efter det att korrekt plats valts i vänster spalt: Markera Korridor (innehåller rum) om denna org.enhet skall innehålla rum. Om den skall innehålla personer markeras Grupp (innehåller kontakter).

9 I nedre delen av bilden ser man att det finns val för vilka sorters org.enheter som tillåts under den som skapas. En del föredrar att numrera org.enheter för att få dem i en speciell följd då de sorteras alfanumeriskt. I exemplet ovan är inget av de två valen markerade, alltså är detta en nod, som därmed varken kan innehålla personer eller korridorer, för att skapa en bra struktur. Med det nedre valet kan man bestämma att det tillåts att göra undernivåer som innehåller grupper (personer). Gruppstruktur Låt oss titta på olika exempel på strukturering av grupper och kontakter. Storleken och komplexiteten för strukturen skiljer sig avsevärt för en lite förskolan och ett stort universitet. Exemplen nedan avser bara att ge inspiration och råd till hur detta kan organiseras. Behoven varierar naturligtvis från installation till installation.

10 Gruppstruktur - Grundskola Låt oss se på gruppstrukturen för Elging grunnskole: Första delen 01 Manuelle grupper innehåller olika grupper som behandlas manuellt. Under 02 Policygrupper finns samlat användare som vi sätter olika rättigheter och inställningar, därav namnet. Under 03 Fronterressurser finns org.enheter för de praktiska verktygen Infofronter och Mallanvändare mer om detta senare.

11 Och till sist under 06 Importerte grupper, finns skolans elever och personal organiserade i relevanta grupper. Gruppstruktur - Gymnasieskola Här följer strukturen vid Elging videregående skole: Här är en av noderna öppnade (klicka på +-tecknet innan noden). I aktivt, dagligt bruk kommer Manuelle grupper vara den som erfarenhetsmässigt användes mest den är därför placerad först. Den lilla personsymbolen visar att org.enheten innehåller kontakter.

12 Här är strukturen något mer öppen för att visa underliggandenivåer. Det är viktigt att skapa de etablerade grupper som är relevanta för skolans informationsflöde. Därför är de olika rollerna representerade här. På detta sätt kan rum för de olika sektionerna ha sina informationskanaler. Under 02 Policygrupper finns grupper som vi kan sätta olika inställningar och rättigheter på. Som exempel kan se till att eleverna får rätt anpassad Idagsida. En sådan inställning sker här. Med Fronterressurser avses här en samling verktyg i Fronter som Infofronter, Mallanvändare och WebForm. Infofronter används för att publicera information från Fronter ut till en öppen webbsida. Booking är en samling resurser som kan användas i kalendern. Mallanvändare är praktisk för att skapa enhetlig utformning av gränssnittet för en grupp användare. WebForm används för olika sorters påminnelser.

13 Under 06 Importerte grupper finns de grupper som importeras från en databas. Faggrupper innehåller elever i de olika ämnesgrupperna vid skolan.

14 Faglærere är struktureringen av alla ämneslärare som är knutna till ämnesgrupperna ovan. Därför ingår också namnet lärare för att undvika missförstånd. Kontaktlærere är struktureringen av mentorer som är knutna till de olika klasserna. Anmärkning: Namnsättningen i en importerad struktur kommer att variera efter hur importen är konfigurerad. T.ex. kan namnen vid kontaktlærer innehålla lärarens initialer av typen OLSAN för Anne Olsen. Då kan kontaktlærergruppen där hon är medlem i att ha titeln: OLSAN lærer (denna ligger under noden Kontaktlærere) Vidare kan den basisgruppen hon är kontaktlærer för ha titeln OLSAN (denne ligger under noden Basisgrupper, också kalllad Kontaktgrupper)

15 Gruppstruktur Högre utbildning Vid en större installation som en högskola eller universitet finns det en mängd avdelningar, institutioner osv. som kräver en tydlig struktur. Här visar strukturen vid HiL, där anställda och studenter är tydligt avskilda från varandra. Inom var avdelning är det också viktigt med en understruktur.

16 Här visar hur avdelningen ASV är strukturerad. Förkortningar som används i andra sammanhang på den aktuella avdelningen återspeglas här i Fronterstrukturen för att underlätta hanteringen av grupper. Högskolan har många avdelningar och till varje avdelning är det skapat en mängd administratörer som har rättigheter på sin egen avdelning.

17 Olika resurser kan med fördel organiseras under en egen nod HiL Ressurser. Studenterna överförs automatiskt via en synkronisering med det studentadministrativa systemet. Det kan dock vara bra att ha några extra grupper som gäststudenter, examinationskandidate r osv. Dessa kräver en del manuellt arbete. Rättigheter i gruppstrukturen Rättigheter kan styras mycket noggrant i Fronter. Här följer en visning av gruppstrukturen och vilka rättigheter som kan sättas där. Det finns följande val:

18 Så här fungerar de olika alternativen: Ingen Se kontakter Rapporteringsrättighet Kontaktlärare Ämneslärare Utvärderingstillgång Skapa kontakter Nodadministratör Kan INTE se kontakterna i den aktuella gruppen Kan se kontakterna i den aktuella gruppen Detta är en rättighet knuten till Utvärderingsverktyget som beskrivs i ett eget häfte Ger administrationsrättigheter i Frånvaroverktyget. Denna rättighet ingår också vid användningen av Elevdokumentation Ger rättighet att föra frånvaro etc. i Frånvaroverktyget. Denna rättighet ingår också vid användningen av Elevdokumentation Detta är en rättighet knuten till Utvärderingsverktyget som beskrivs i ett eget häfte Ger rättighet att skapa kontakter samt att uppdatera informationen i kontakter Ger samma rättigheter som Skapa kontakter men dessutom ges möjlighet att ändra rättigheter för kontakter Anmärkning: De två rättigheterna Ämneslärare och Kontaktlärare användes också i Elevdokumentationsverktyget så om detta verktyg skall användas måste dessa rättigheter aktiveras i adminmodulen. Gör så här: Klicka först på den org.enheten som skall rättighetsstyras. Välj den org.enheten som skall ha de rättigheter som önskas. Avsluta med att välja korrekt rättighetsnivå. I exemplet nedan visas dessa punkter: Vi väljer Alle ansatte Elging vgs som org.enhet.

19 Därefter klickar vi på Ge andra grupper rättigheter gentemot den här org.enheten och bläddrar oss fram till Alle elever Elging vgs: Därefter väljs rättigheten Se kontakter. (Det visas Ingen åtkomst på Korridorsrättigheter såvida detta inte är en korridor): Det vi uppnår är att alla eleverna (som är medlemmar av Alle elever) har tillgång till alla lärare när de söker i kontaktregistret:

20 Här visas en annan rättighetsinställning: Först är org.enheten som innehåller alla elever vald. Därefter finns två rättigheter angivna: Lärarna har fått Skapa kontakter som rättighet till gruppen Alle elever. Detta gör att lärarna kan ajour hålla vissa fält på kontaktkortet såsom namn, e-post, lösenord osv. Om informationen för elevernas/studenternas kontaktkort kommer från ett administrativt system måste dessa rättigheter vara starkt begränsade. Eleverna har fått rättigheten Se kontakter innanför sin egen grupp. Detta innebär att eleverna kan söka efter andra elever denna grupp i kontaktregistret, detta är för övrigt en standardinställning för alla grupper.

21 Viktig! En rättighet som sätts på en nivå ärvs nedåt i strukturen till alla underliggande nivåer. I nästa exempel visas org.enheten Booking. Medlemmarna är här en videokamera och en datasal som skall kunna bokas. För att dessa skall vara synliga i listan över resurser har relevanta grupper fått behörigheten Se kontakter. Detta måste göras då de inte ligger i samma grupp och därför automatiskt inte ser varandra: Se nedan på org.enheten Alle ansatte Elging vgs som innehåller de anställda. Här ses hur en del rättigheter har ärvts från en högre nivå i strukturen. Man ser att org.enheten CF-admin Elging vgs har rättigheten Nodadministratör och därför kan medlemmarna av denna grupp administrera kontaktuppgifter till alla anställda: Om man klickar på Gå till källa kommer man till den nivå där rättigheten är satt:

22 Här är rättigheten satt på toppnivå, skolan, något som är rimligt då detta är skolans Fronteradministratör. I följande två exempel ser vi de speciella rättigheter knutna till verktygen Frånvaro och Elevdokumentation. Ämnesläraren skall kunna föra frånvaro på sin elevgrupp. Därför är det skapat en egen org.enhet för varje ämnesgrupp där dess ämneslärare har åtkomsträttigheter: På liknade sätt är det satt rättigheter för kontaktlärare:

23 Stora installationer (gymnasium, universitet, kommun) Vid en stor installation är det naturligt att delegera rättigheter till olika avdelningar/sektioner. Vid HiL har en mängd administratörer som har rättigheten till att skapa gruppstruktur som berör anställda. Exemplet här visar Avdelingen for helse- og sosialfag: Här ser man att gruppen Fronter-admin AHS kan administrera användarkonton till de anställda vid den avdelningen. Det innebär också att de kan skapa nya användare vid den avdelningen. Om man tittar lite närmare på de lokala administratörerna har vi följande struktur:

24 Här ser vi att medlemmarna i Fronter-admin AHS bara ser varandra (Se kontakter), så de kan inte bjuda in flera i den gruppen. Det måste en som har högre behörighet göra, t.ex. rootadministratören. När det gäller studenterna måste de bli överförda från ett administrativt system, men de som administrerar en avdelning måste kunna lägga in deltagare i ett rum. Då måste de också se dessa studenter, något som visas här: Avdelningsadministratören kan alltså se studenterna på de angivna och underliggande nivåer, men kan inte ändra information på deras kontaktkort. Korridorer/rumsstruktur Genom att klicka på de enskilda korridorerna ser man rummen som finns i dem. Här följer ett par exempel.

25 Korridor/rumsstruktur Grundskola En grundskola har som regel en enkel översiktlig struktur: Genom att klicka på de enskilda korridorerna visas rummen som finns i respektive korridor. Nu visas ett par exempel. Här ser man på klassrumskorridoren: Korridor/rumsstruktur - Högstadieskola

26 Här visas 6 korridorer: Man får en överblick på de rum som finns i en korridor genom att klicka på den, som här i korridoren för klasserom: Och här är det skapat några ämnesrum: Korridor/rumsstruktur - Gymnasieskola

27 Här har man skapat en mängd korridorer för olika ändamål: Man får en översikt på rummen som finns i korridoren genom att klicka på den, som här i korridoren för informasjonsrom: Detta är ett utdrag från sektionsrummen: Slutligen några ämnesrum:

28 Korridor/rumstruktur Högre utbildning Här ser vi de enskilda avdelningarna samt några korridorer: Vi får en översikt över de rummen som finns i en korridor genom att klicka på dem, som här i korridoren för Bachelor i økonomi og administrasjon :

29 Ett program kan ha rum for de olika årskullarna: Korridorer med rum för tre olika studier visas här. Lägg speciellt märke till namnkonventionen: den har en inledande bokstavskombination som gör att ämnet Statistikk blir självförklarande genom att det står (ASV-RL)14 Statistikk så vet vi att detta gäller Avdelingen for samfunnsvitenskap, reiseliv. En konsekvent namnkonvention är mycket viktig för en stor organisation för att översikten och sorteringen av listor skall bli bra.

30 Rättigheter i korridorer För en kommun etc. skapas det i regel lokala administratörer för de enskilda skolorna. Dessa ges topprättigheter på relevanta nivåer: Om det finns delegerad administration i delar av strukturen, kan det göras som här, där det är skapat egna nodadministratörsgrupper för vardera avdelningen:

31 I Øvingsrom har gruppen Pedagogisk personell getts rättigheten Skapa rum. Detta medför att varje lärare har denna möjlighet, men de kan inte se andra lärares rum då de inte har Nodadministratörs rättigheter. Sökning i strukturen Du kan söka i strukturen, efter både noder, korridorer, rum och grupper (med personer), något som är viktigt om strukturen är omfattande. Sökning sker från adminverktyget: Vi söker efter de grupper som startade hösten 2004, något som här är kodat med Resultatet av sökningen gav tre träffar:

32 Genom att klicka på önskad grupp visas medlemmar, rättigheter osv.: Nästa exempel visar en sökning efter noder, korridorer och rum som innehåller ordet økonomi:

33 Här fick man som svar en korridor samt ett rum. En klickning på korridoren ger följande: Medan en klickning på rummet visar följande:

34 Här visas alltså rummet tillsammans med de andra rummen i samma korridor GKAF. Rotadministratör/Administratör Rotadministratör är en egen inloggningsrättighet i Fronter. Personer som har fått åtkomsträttigheten rotadministratör i sitt kontaktkort har fullständiga rättigheter i HELA installationen, de kan se och styra allt. En administratör är en person som har åtkomsträttigheten Normal användare i sitt kontaktkort men har fått rättigheten Administratör i delar av installationen. Administratören kan göra samma saker som en rotadministratör, i sin del av installationen. Det är bara rotadministratören som kan skapa andra rotadministratörer. Alla med åtkomsträttigheten rotadministratör i kontaktkortet hamnar automatiskt i en egen org.enhet som heter Administratörer. Denna org.enhet finns under noden System.

35 Kontaktregisteret Användarna i Fronter kan registreras på tre olika sätt. Importeras automatiskt från en databas, importeras manuellt från en textfil eller registreras manuellt. Skapa en ny kontakt manuellt En del gånger behöver vi skapa användare manuellt. Detta gör vi från Kontakter: Välj Ny kontakt längst ut till höger: Skriv in korrekta uppgifter i relevanta fält:

36 Om du har skapat en mallanvändare för grupper av personer (mer om detta senare i häftet) kommer dessa att vara valbara från en rullgardinsmeny överst. Därmed ser du till att de inställningar som skall gälla denna användare (personligt verktygspaket, design etc.) Inkludera användare i minst en org.enhet annars får du problem med att hitta den igen: Användarnamnet måste vara unikt för hela installationen. Det är en god vara att markera att användaren skall byta lösenord efter första inloggningen. Välj också vilket personligt verktygspaket som skall gälla denna användare och markera om det är önskvärt att denna visas som en egen knapprad överst. Standard e-postklient skall normalt vara Fronter WebMail så att användaren kan skicka e-post från vilken dator som helst, oavsett om det är installerat en annan epostklient som Notes, Outlook etc.

37 Skapa en ny kontakt manuellt från en org.enhet Ett alternativ till ovan beskrivna metod är att skapa kontakten direkt från den grupp som man vill att kontakten skall tillhöra: Naturligtvis blir det då förvalt med medlemskap i den aktuella gruppen.

38 I övrigt är det samma förfaringssätt som ovan. Skapa Förenklad kontakt Som tidigare nämnt tillkom denna funktion med Fronter 62. Här är två exempel på situationer som kan lösas med Förenklad kontakt: Högre utbildning: Ämnesläraren använder sig av gästföreläsare i vissa Det finns ett önskemål om att gästföreläsaren kan lägga ut material i Fronter Begäran om att skapa ett gästföreläsarkonto skickas till Fronteradministratören Gästföreläsaren bjuds in i relevant rum Grundskola: Vårdnadshavare önskar tillgång till Fronter Fronteradministratören skapar ett konto samt tilldelar användarnamn, lösenord och rättigheter En flexibel lösning vid användning av Förenklad kontakt kan vara:

39 Högre utbildning: Ämnesläraren kan skapa kontakter för Gästföreläsare Om Fronteradministratören har skapat en mall för Förenklad kontakt kommer ämnesläraren att kunna skapa dessa gästkonton Gästföreläsarens användarnamn och lösenord meddelas via e-post Ämnesläraren kan (under förutsättning att denne är rumsägare) bjuda in vederbörande i Fronterrummet samt tilldela rättigheter Grundskola: Kontaktläraren ges rättigheten Skapa kontakter för en grupp där vederbörande skall bjudas in Kontaktläraren skapar vårdnadshavare som nya användare där användarnamn och lösenord tilldelar automatiskt Vårdnadshavare tar emot ett e-postmeddelande med inloggningsinformationen. Kontaktläraren bjuder in vårdnadshavaren i relevant rum och tilldelar korrekta rättigheter Här visas hur detta går till. Strukturen nedan är komprimerad men huvudprinciperna är detsamma. Det finns tre viktiga grupper. En för de som skall kunna skapa Förenklad kontakt, en grupp där den förenklade kontakten skall vara medlem i samt en grupp där mallen för dessa gästanvändare skall vara: För att de i gruppen Ansatt UH skall kunna skapa Förenklad kontakt måste de ha rättigheten Skapa kontakt för gruppen Gjesteforelesere UH, såsom det visas här:

40 Det måste skapas en mall för gästanvändaren. Det är mycket viktigt att bocka i för Epostanvändare så att det går att skicka e-post till användaren med nödvändiga upplysningar. Skriv in en text som visas i e-postmeddelandet som skickas: Ange var dessa förenklade kontakter skall ha medlemskap: Markera korrekt grupp:

41 Dessutom skall själva mallen också vara medlem i gruppen: Nu kan man markera för att användaren skall byta lösenord vid första inloggningen samt anpassa Idagsidan osv.: Gruppen som skall ha rättigheter att skapa Förenklad kontakt måste kunna se mallanvändaren, alltså måste denna grupp ha rättigheten Se kontakter:

42 Detta var de administrativa uppgifterna som måste vara på plats för att Förenklad användare skall fungera. Att skapa kontakten sker på vanligt vis via Kontakter och Ny kontakt: Markera Förenklad kontakt:

43 Det enda som fylls i är Förnamn och Efternamn samt e-postadress. Den som blir inbjuden i Fronter på detta sätt får ett e-postmeddelande med följande utseende: Då kontakten är skapad behöver den bjudas in i aktuellt rum, antingen via gruppmedlemskap eller som enskild person med tillhörande rättigheter. Importera kontakter Om du skall skapa flera kontakter kan det löna sig att importera dem i stället för att registrera dem en och en. Du måste minst ha användarnamn, lösenord, förnamn samt efternamn. Ett bra och översiktligt sätt att göra detta är att använda sig utav Excel eller annat kalkylprogram. Här är även e-postadress samt mobiltelefonnummer registrerat:

44 Datas sparas som en semikolonseparerad textfil, något som du kan göra från Excel genom att välja filtypen SKV semikolonavgränsad: Du kommer att varnas om att bara Blad 1 kommer att sparas samt att formateringen kommer att gå förlorad. Hitta den org.enheten som skall ha dessa användare: Valet Importera medlemmar ger följande dialogruta:

45 I detta exempel har man två extra fält förutom de obligatoriska så extrafälten måste markeras. Notera ordningsföljden av fälten, här finns det inte utrymme för egen vilja! Man behöver ange hur dessa användare skall hanteras och ofta markerar man att de måste ändra lösenord vid första inloggningen: Efter det att import filen hittas fås följande översikt:

46 Efter att ha godkänt importen fås en bekräftelse, med eventuella felmeddelande om användare som redan finns i systemet. Lägg till kontakter Ibland behöver man lägga till kontakter till en eller flera org.enheter. Då behöver man först hitta den org.enhet som skall ha de nya medlemmarna och därefter väljer vi Lägg till som finns till höger: Sök upp medlemmarna från en org.enhet som de redan är medlem i:

47 När listan visas markeras de som man önskar lägga till: Utesluta kontakter Ibland behöver man utesluta personer från en org.enhet, det gör man genom att markera de aktuella kontakterna och därefter klicka på Uteslut:

48 Tips! Om det bara är en person som skall uteslutas kan det vara snabbare att söka upp användarens kontaktkort och därefter under gruppmedlemskap avmarkera aktuell grupp och spara. Söka efter existerande kontakter Från verktyget Kontakter kan man leta efter andra användare som man har rätt att se. Om man önskar fler sökalternativ, klicka på Avancerat: Man kan antingen skriva hela eller delar av namnet. Resultatet visas på detta sätt:

49 Ta bort användare Genom att söka efter en användare kan användaren tas bort. Från Fronter 61 är det möjligt att återskapa dessa genom att det finns en papperskorg nederst i strukturen. Från denna är det möjligt att ta bort användarna permanent eller återskapa dem. Notera att om gruppen också är borttagen kan den inte återskapas, funktionen är med andra ord direkt knyten till användaren. Verktygspaket En normal Fronter installation innehåller ett par medföljande verktygspaket, men det kan vara praktiskt att skapa egna som är anpassade till den aktuella målgruppen. Det är som bekant stor skillnad på förskolebarn och universitetsstudenter.

50 För att skapa/ändra verktygspaket måste du välja valet under Inställningar: Här ser vi namn och beskrivning på några verktygspaket. Lägg märke till att skolnamnet är med, detta kan vara praktiskt för att inte förlora översikten vid stora installationer:

51 Skapa nytt verktygspaket För att det skall vara möjligt att skapa egna verktygspaket måste rotadministratören ha öppna denna rättighet på toppnivå: Här ser man att på Elging grunnskole är denna möjlighet stängd för underliggande nivåer så att bara administratör (med tillgång till skolans huvudnod) kan göra detta: Man skapar ett verktygspaket genom att först välja Verktygspaket under Inställningar:

52 Då kommer det en översikt på existerande verktygspaket (för den valda och underliggande org.enheter). Klicka på Nytt verktygspaket längst till höger: Här skriver vi titel och beskrivning samt markerar om detta skall vara ett Personligt verktygspaket eller om detta skall vara ett Verktygspaket i rum:

53 Om man väljer Personligt verktygspaket kommer det att bli tillgängligt för användarna: Men om man väljer Verktygspaket i rum blir detta tillgängligt då man skapar ett rum: Personligt verktygspaket Man kan anpassa knapparna som utgör verktygen i det personliga verktygspaketet för olika grupper. Här ett exempel för lärare: Och här ett för elever: När du skapar ett nytt personligt verktygspaket får du denna bild:

54 Här visas ett standardförslag från Fronter där du kan lägga till eller ta bort olika verktyg efter behov. Titel kan ändras, det samma gäller beskrivningen (den gula lappen som visas när du håller muspekaren över verktyget). Verktygspaket i rum Här följer ett par exempel på verktygspaket (inredningar) som är används till olika rum Fronter har egna namn på verktygen, men vi kan ändra titel såsom det visas här: Arkiv kan ges titeln Projekt, Ämnesmaterial, Klassmaterial osv. Anmärkning Om ett rum används på flera språk kommer den anpassade titeln på ett verktyg att också visas på de andra språken.

55 När du skapar ett verktygspaket till ett rum får man följande bild:

56 Här visas ett standardförslag (1) från Fronter där du kan lägga till eller ta bort verktyg efter egna önskemål. Titeln kan ändras, det samma gäller beskrivningen. I (2) kan man ändra texten, det är dessa som visas i deltagarlistan i rummen. I stället för Skriva (elev) kan det till exempel stå Elever, Studenter osv. Från och till kan det vara praktiskt att ha verktyg som inte den vanliga användaren har tillgång till. Sådana knappar döljer vi genom att sätta tillgängligheten till att gälla Lärare eller Huvudlärare. För att påminna användarna om att det är bara de som ser den knappen kan det vara praktiskt att lägga till (dolt) i slutet på namnet för knappen:

57 Mallanvändare Mallanvändare är ett mycket kraftigt redskap för att ändra gränssnittet för flera användare på en gång. Exempelvis för att ändra Idagsidan för användarna eller att se till att alla måste byta lösenord vid första inloggningen. Det är praktiskt att samla dessa i en egen org.enhet under Resurser: Vi skapa en mallanvändare som om det var en vanlig användare, men vi markera att det skall vara en Användarmall:

58 Fälten markerade med rött kan användas men se till att du inte skriver över befintlig information! Lägg till mallanvändaren i den relevanta org.enheten där dessa är samlade: Här skapas en mallanvändare för anställda där vi på förhand har skapat ett eget personligt verktygspaket för dem. Dessutom ändra inställningarna för Idagsidan:

59 Här väljs vilken layout man vill ha: När man har sparat mallanvändaren söker vi fram den aktuella gruppen: När man har hittat personerna väljs Redigera kontakter:

60 Här bläddrar man sig fram till relevanta mallanvändare. Lägg speciellt märke till att man måste göra några andra val också: Därefter får man en bekräftelse:

61 Skapa rum Man kan bara skapa rum om org.enheten är en korridor. Skapa rum sker antingen via admin-modulen genom att man först väljer korridor och sedan Skapa nytt Rum: Eller så skapar rum genom att använda sig av rumsväljaren: Anmärkning I den gamla rumsväljaren finns detta val längst ner i menyn. Varje rum har med sig en uppsättning verktyg i vänstermarginalen kallad inredning. När rummet skapas måste följande göras: Välj placering av rum (välj aktuell korridor) Ange ett entydigt rumsnamn Välj en inredning (verktygspaket i vänstermarginalen) Placeringen ger sig själv om installationen är väl strukturerad. Man väljer korridor från rullistan:

62 I detta tillfälle skapas ett ämnesrum på ASV-BØA (Avdeling for samfunnsutvikling, Bachelor i økonomi og administrasjon), därför väljs korridoren med samme namn från rullistan märkt (1). Skriv in rumsnamnet (märkt (2)). Välj ett förnuftigt namn. Tips!

63 När rummen skapas bör de ges namn som är självförklarande. Dessutom bör man tänka globalt och knyta rummens namn till avdelningen. Detta gör att de som har högre rättigheter i Fronter får ett enklare administrativt arbete. Ett exempel är ämnet Statistik, detta kan undervisas på flera olika avdelningar. Då kan en lösning vara att knyta avdelning till rumsnamnet som till exempel (ASV-BØA) Statistikk. Dessutom kan man lägga till en numrering om man önskar att rummen skall visas i en speciell ordning. Några väljer att rummet följer en och samma kull, år från år, medan andra låter studenterna strömma igenom rummet och återanvänder det varje år. Val av rumsnamn bör spegla detta. Var även systematisk med stora och små bokstäver! Fälten Period och Beskrivning är valfria och endast avsedda som informationsfält. Om fältet beskrivning Detta fält är mycket viktigt om rummet skall användas som ett externt rum via Fronterbrygga. Genom att utforma sin beskrivning på ett bra sätt underlättar man för de externa personer som söker efter rummet. Man kan använda möjligheterna i redigeraren för att lägga in text, bild och länkar på rummets idagsida. Verktygspaket (3) Verktygspaket välj från rullistan markerad (3). Här finns de mallar som kan användas men man bör känna till vad de innehåller innan man gör sitt val. Administratören bör skapa sådana verktygspaket som är lämpliga för installationen. I detta exempel skall rummet ha en enkelt verktygspaket. Enkel arkivvisning (4) Om man markerar i fältet vid (4) uppnår man att arkivverktyget som används för att organisera innehåll i ämnet blir utvidgat till full bredd. Detta blir klarare när vi ser på användningen av rummet senare i kursen. Fronterbrygga (5) Detta är ett alternativ som måste aktiveras utav administratören. I korthet handlar denna funktion om att användare i en annan installation kan få tillgång till rummet om det finns en Fronterbrygga mellan installationerna. Tambur bildvisning av ett rum (6) Genom att aktivera funktionen Tambur visas ett antal ikoner somkan väljas för att användas som genväg från Idagsidan. För att detta skall fungera måste verktyget Åtkomst finnas med på Idagsidan och vara anpassad för att visa Tambur:

64 Man kan även välja en egen bild att ha som ikon. Om man laddar upp en ny ikon kommer föregående att ersättas av denna. När ett rum är skapat kan de se ut som följande:

65 Rättigheter i rum När deltagarna läggs till ett rum ges de rättigheter. Det finns fyra standardrättigheter i rum: Läs Skriv Radera Ägare I vissa rum där eleverna/studenterna bara skall hämta information tilldelas de läsrättigheter. Eleven/studenten kan då inte göra några ändringar i detta rum, varken lägga till dokument eller ta bort något som ligger där. I ett grupprum/ämnesrum är det som regel önskvärt med aktiv elev/studentdeltagande så då tilldelar man dem skrivrättigheter. De kan då lägga in egna dokument och kan ta bort det som de själva har lagt in. De får emellertid inte rättigheten att ta bort det som andra studenter har lagt in i rummet. Eleven/studenten kan också få ändå högre rättigheter, Radera. Då kan de lägga in och ta bort både sina egna och andras dokument. Detta är normalt en rättighet som man tilldelar lärare i ett rum. Den hösta nivån är Ägare. Denna rättighet är naturligt tilldelat läraren i varje rum som vederbörande skall administrera. Rumsägaren kan ändra utseende på rummet, verktygspaket samt ändra i deltagarlistan. Deltagarlistan anger vem som har tillgång till rummet och vilka rättigheter som de har. Om man skapar ett verktygspaket kan man i samma veva också ändra texterna som är knutna till dessa rättigheter: I stället för Skriv kan texten ändras till Elev eller Student osv.

66 I deltagarlistan i rummet visas rättigheter såsom angivits (eller med den standard som Fronter anger):

67 Lägga till deltagare i rum När grupperna är på plats i strukturen kan de läggas in i rummen. Allmänt gäller att man försöker att undvika att lägga till enskilda individer utan i störta möjliga mån så bjuder man in deltagarna som grupper med tillhörande rättigheter. Från verktyget Deltagare (kanske omdöpt till Studenter, Klasslista osv.) får man som rumsägare tillgång till grupperna: Lägg till grupper i rum Genom att välja Mera fås en översikt över alla grupper.

68 Ibland kan denna lista bli väldigt lång men har man bara gjort ett bra jobb med strukturen brukar det inte vara några större problem att hitta sina grupper: Man kan också söka på grupper genom att söka på hela eller delar av gruppnamnet. Detta gör det enkelt att hitta relevanta grupper under förutsättning att det finns en namnstandard som är enkel och självförklarande. Ett par exempel: Om man önskar att lägga till studenterna som läser Bachelor i økonomi og administrasjon och vet att BØADM ingår som en del av namnet på den gruppen som studenterna tillhör kan man använda BØADM som sökord:

69 Om man söker efter studenter som börjat hösten 2003 kan man söka på om detta är koden för det: Oberoende om detta är en nod eller en grupp kommer alla att visas med personsymbol. Var noggrann med att tilldela gruppen korrekta rättigheter! Lägga till enskilda personer Man kan lägga till enskilda personer genom att söka på deras namn:

70 Versjonskontroll Versjon Dato QA Revisjon Dato Beskrivelse Administratorkurs samme samme samme samme samme samme Lagt til opprettelse av kontakt fra org.enhet Oppdatert til 91 Godkjent av Ingun Vaglid Ingun Vaglid Ingun Vaglid Ingun Vaglid Ingun Vaglid Ingun Vaglid Georg Ranhoff Ingun Vaglid Ingun Vaglid Ingun Vaglid Ansvarlig Steinar Hov Steinar Hov Steinar Hov Steinar Hov Steinar Hov Steinar Hov Steinar Hov Steinar Hov Steinar Hov Kommentarer Gjennomgått og korrigert Gjennomgått og godkjent Gjennomgått og godkjent Gjennomgått og godkjent Gjennomgått og godkjent Gjennomgått og godkjent Gjennomgått og godkjent Gjennomgått og godkjent Godkjent Godkjent