SuperOffice Sales & Marketing

Transkript

1 FÖRSÄLJNING SuperOffice Sales & Marketing

2 Innehåll Registrera försäljning... 1 Registrera uppgifter på fliken Försäljning... 1 Uppskjutna, sålda och förlorade försäljningar... 3 Detaljkortet Aktiviteter... 4 Koppla aktiviteter till en försäljning... 4 Intressenter... 5 Registrera intressenter... 6 Säljguide... 8 Detaljkortet Säljguide... 8 Visa alla händelser och dokument... 9 Exempel på säljguide Arbeta med offerter Registrera offert Lägg till en produkt Skicka offert Redigera skickad offert (versioner) Lägga till alternativ i en offert... 19

3 Registrera försäljning I fönstret Försäljning kan du registrera information om försäljningar på flera nivåer. Detta gör du på flikarna Försäljning, Detaljer och Länkar. Om du vill redigera en befintlig försäljning bläddrar du dig fram till försäljningen och klickar på Ändra längst ned i fönstret Försäljning. Obs! När du bläddrar igenom försäljningen med hjälp av sidflikarna eller pilarna på tangentbordet, eller söker efter försäljningar med hjälp av snabbsökning visas som standard alla försäljningar. Om du inte vill visa slutförda försäljningar (försäljningar som är förlorade eller sålda) kan du gå till menyn Försäljning och välja Hoppa över slutförd försäljning. Registrera uppgifter på fliken Försäljning 1. Gå till fliken Försäljning i fönstret Försäljning 2. Klicka på knappen Nytt i verktygsfältet eller välj Ny försäljning på menyn Försäljning. Ett tomt försäljningskort öppnas. 3. Skriv in namnet på försäljningen i fältet med Titel i rött. 4. Fyll i information i övriga fält. Vad ska det stå i de olika fälten? a. Ange företaget som försäljningen ska vara kopplad till i fältet Företag. b. Ange eventuell kontaktperson för företaget i fältet Kontakt. c. Ange eventuellt projekt som du vill koppla till försäljningen i fältet Projekt. d. I den stora textrutan till vänster kan du lägga in en utförligare beskrivning av försäljningen. e. Uppe till höger på fliken Försäljning kan du ange ett uppskattat försäljningsbelopp. 1

4 f. I fältet Ägare visas automatiskt den inloggade användaren. Du kan välja en annan användare här om du vill. g. I fältet Försäljningstyp anger du försäljningstypen. Om du klickar på pilen visas en lista över tillgängliga försäljningstyper. Dessa definieras i SuperOffice Administration. Obs! Vissa försäljningstyper är kopplade till en säljguide. Om du byter försäljningstyp försvinner även den tillhörande säljguiden. Eventuella händelser och dokument som du har skapat i samband med säljguiden blir kvar på detaljkortet Aktiviteter i kalendern. Om du byter tillbaka till den ursprungliga försäljningstypen återupprättas kopplingen mellan händelser/dokument och säljguiden. h. I fältet Fas anger du fasen för försäljningen: Om det inte finns några faser kopplade till försäljningens försäljningstyp har försäljningen status som Öppen. Om du klickar på pilen kan du ställa in försäljningen på Såld eller Förlorad. Då ändras även fälten nedan, så att du kan ange datum, konkurrent och orsak till den lyckade/förlorade försäljningen. Om det finns faser kopplade till försäljningens försäljningstyp kan du klicka på pilen för att välja en försäljningsfas. En försäljningstyp med olika försäljningsfaser kan vara kopplad till säljguiden och är förhandsdefinierad i SuperOffice Administration. Se Säljguide. i. Till höger om fältet Fas visas ett procenttal som indikerar sannolikheten för att försäljningen ska lyckas i den här fasen. Den siffran är kopplad till fasen och definieras i SuperOffice Administration. Du kan däremot ändra den manuellt i SuperOffice Sales & Marketing om du vill. j. I kryssrutan Uppskjuten kan du markera om försäljningen är uppskjuten. Det kan till exempel bli aktuellt om kunden bestämmer sig för att vänta med sitt inköp till nästa år. k. Ange fastställt försäljningsdatum i fältet Försäljningsdatum. Om du vill ändra det föreslagna försäljningsdatumet klickar du på pilen vid datumet och väljer ett nytt datum i kalendern som visas. l. Fältet Nästa aktivitet visar datumet för nästa händelse som är kopplad till försäljningen (den senaste händelsen som ännu inte är slutförd). Om detta datum är före dagens datum är det rödmarkerat. m. Ange källan till försäljningen i fältet Källa. Om du klickar på pilen visas en lista över de tillgängliga valen. n. När du klickar i fältet Synlig för visas en lista där du kan välja om urvalet ska vara synligt för alla, privat (det vill säga bara synligt för den som är definierad som ägare) eller synligt för alla i en av grupperna som ägaren är medlem i. o. Om försäljningen har statusen Såld eller Förlorad kan du markera i rutan Slutfört. p. Om du markerar i rutan Publicera visas försäljningen för externa användare i Audience (egen licens krävs). 2

5 5. Klicka på OK för att spara de uppgifter som du har registrerat, eller på klicka på fliken Detaljer eller Länkar om du vill registrera fler uppgifter om försäljningen. 6. När du har lagt in önskade uppgifter på alla tre flikarna klickar du på OK för att spara uppgifterna. Du har nu skapat ett eget försäljningskort för den nya försäljningen. Uppskjutna, sålda och förlorade försäljningar I fältet Fas i fönstret Försäljning kan du ställa in försäljningen på Såld eller Förlorad. Du kan även markera kryssrutan Uppskjuten nedanför detta fält om du vill ställa försäljningsprocessen på kö. Fälten nedanför ändras om du gör detta och detsamma händer med ikonen överst till vänster i fönstret Försäljning. Följande försäljningsstatus ger följande fält i fönstret Försäljning Öppen Uppskjuten Förlorad Såld Uppskjuten Om du ställer in försäljningen på Uppskjuten visas fälten Återöppningsdatum, där du kan ange ett datum för när försäljningen öppnas igen, och Orsak (uppskjuten), där du kan ange orsak till varför försäljningen har skjutits upp. Dessutom visas dialogrutan Uppgift när du lämnar redigeringsläget. Här kan du skriva en påminnelse till dig själv om vad du kanske bör göra. 3

6 Såld/förlorad Om du ställer in försäljningen på Såld eller Förlorad kan du ange datum, eventuell konkurrent och orsak till den sålda/förlorade försäljningen. Detaljkortet Aktiviteter Detaljkortet Aktiviteter visar alla aktiviteter som är kopplade till den aktuella försäljningen, t.ex. bokningar, uppgifter, samtal, dokument och e-post. Du kan dubbelklicka på en aktivitet på detaljkortet för att öppna den och eventuellt redigera den. Kolumner på detaljkortet Aktiviteter På detaljkortet Aktiviteter finns bland annat följande kolumner: : Slutfört-status för aktiviteten. En bock i kryssrutan ( ) betyder att aktiviteten är slutförd, medan en tom ruta betyder att den inte är slutförd. Den andra kolumnen innehåller ikoner som anger typ av aktivitet, en kategori av de olika typerna. En telefonikon indikerar till exempel ett samtal. De här ikonerna återspeglar texten i kolumnen Typ. Datum för aktiviteten. Typ av aktivitet. En eventuell beskrivning av aktiviteten. Eventuellt företag, kontaktperson och projekt som aktiviteten är kopplad till. ID anger vilken användare som äger aktiviteten. Tips: Du kan själv välja hur många och vilka kolumner som ska visas. Koppla aktiviteter till en försäljning Du kan koppla aktiviteter, närmare bestämt händelser och dokument, till försäljningar. Så här kan du till exempel göra: 1. Välj den aktuella försäljningen i fönstret Försäljning. 4

7 2. Klicka på knappen Bokning i verktygsfältet. Då öppnas den här dialogrutan: 3. Registrera bokningen som vanligt. Försäljningen väljs automatiskt i fältet Försäljning (men du kan välja en annan försäljning här om du vill). 4. Klicka på Spara för att registrera bokningen. Bokningarna visas sedan under Aktiviteter i fönstret Försäljning. Du gör på samma sätt oavsett om det gäller uppgifter, samtal eller dokument. Alla aktiviteter visas sedan på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Försäljning. Intressenter En försäljning har en huvudkontaktperson, men även samarbetspartners och underleverantörer kan vara inblandade i försäljningen. Dessa kallas intressenter och kan registreras på detaljkortet Intressenter längst ned i fönstret Försäljning. Både företag och personer kan vara intressenter. För varje intressent finns det information om företag, namn på kontaktperson, vilken roll de har i försäljningen, e-postadress och telefonnummer. 5

8 Registrera intressenter Så här kopplar du försäljningen till intressenter: 1. Gå till önskad försäljning i fönstret Försäljning. 2. Välj detaljkortet Intressenter. 3. Klicka på knappen Lägg till under detaljkortet eller tryck på Ctrl+N. Dialogrutan Lägg till intressenter öppnas. 4. I fältet Försäljning visas som standard den aktiva försäljningen. Du kan eventuellt välja en annan försäljning som intressenten ska läggas till i. Det kan du göra genom att klicka på pilen och välja önskad försäljning i listrutan som visas eller skriva in namnet på försäljningen direkt. 5. I fältet Företag anger du önskat företag. Detta kan du göra antingen genom att klicka på pilen och välja önskat företag i listrutan som visas, genom att skriva in namnet på företaget eller genom att klicka på sökknappen ( ) och söka efter önskat företag. Som standard visas det aktiva företaget i fönstret Företag. 6. Om du vill lägga till företaget som intressent klickar du på den översta pilknappen (till höger om företaget). Företaget visas då på höger sida av fönstret. 7. Om du vill lägga till kontaktpersoner som intressenter markerar du den eller de kontaktpersoner som du vill lägga till i försäljningen och klickar på den nedersta pilknappen ( ). Kontaktpersonerna visas då på höger sida av fönstret. 8. I fältet Säljroll anger du vilken roll vart och ett av företagen och/eller kontaktpersonerna har i försäljningen. Markera företaget och/eller kontaktpersonen och klicka på pilen. Då får du fram en lista över förhandsdefinierade alternativ som du kan välja mellan. Dessa definieras i SuperOffice Administration. 6

9 Ett företag/en kontaktperson kan läggas till intressent flera gånger om det är har angetts olika roller för posterna. 9. I den stora textrutan under Kommentar kan du lägga in en utförligare beskrivning av företagets/företagens roll i försäljningen. Observera: Om du lägger in något i den här textrutan visas en gemsymbol ( ) till höger om kolumnen Säljroll på detaljkortet Intressenter. Om du placerar muspekaren på gemsymbolen visas den registrerade kommentaren i en inforuta. 10. Upprepa steg 4 9 om du vill lägga till fler intressenter. 11. När du har registrerat all information som behövs klickar du på Spara. 7

10 Säljguide Med hjälp av säljguiden kan ett företag göra försäljningsprocessen enklare och mer strukturerad för sina säljare. Säljguiden visar vägen genom de olika faserna i en förhandsdefinierad försäljningsprocess och innehåller förslag på vilka händelser som bör utföras och vilka dokument som bör skapas i varje fas. Dessutom kan den föreslå nästa steg i försäljningsprocessen. Säljguiden definieras i SuperOffice Administration. Detaljkortet Säljguide När du skapar en försäljning och väljer en försäljningstyp som det finns en säljguide till visas detaljkortet Säljguide tillsammans med aktivitetslistan längst ned. Knappar för de olika faserna visas överst på detaljkortet. Utseendet på knapparna ändrar sig allteftersom du slutför faserna i säljguiden: Slutförd fas Aktuell fas Kommande fas Varje fas i säljguiden innehåller olika händelser och/eller dokument och dessa finns i nedre halvan av detaljkortet. De finns i två kolumner, Händelser och Dokument. Om du klickar på knappen för en fas visas det vilka händelser som tillhör fasen på detaljkortets nedre halva. 8

11 Klicka på knappen Skapa bredvid händelserna och dokumenten för att skapa dem. Du kan även klicka på händelsens eller dokumentets titel för att skapa dem. Tips: Alla händelser och dokument som du har skapat för en säljguide visas även på detaljkortet Aktiviteter i fönstret Försäljning. Detta ger dig en översikt över alla aktiviteter som är kopplade till försäljningen både slutförda och ej slutförda aktiviteter. En händelse eller ett dokument som har skapats kan du senare ta bort eller ändra genom att högerklicka på titeln på händelsen/dokumentet och välja något på menyn som visas. På detta sätt kan du även skapa en ny händelse eller ett nytt dokument av samma typ. Visa alla händelser och dokument Som standard visas händelserna för den aktuella försäljningsfasen i den nedre halvan, men du kan välja att visa alla händelser och dokument för alla faser genom att markera Visa alla faser längst ned till höger på detaljkortet. Du kan även visa händelserna och dokumenten för en av faserna genom att klicka på knappen med fasens namn. När händelserna och dokumenten för en fas visas i den nedre halvan får fasknappen en svart ram. Om du har markerat Visa alla faser får alla fasknapparna en svart ram. Du kan gå till nästa fas genom att välja den i listan Fas på huvudkortet. 9

12 Säljguide där bara händelser och dokument för aktuell fas visas: Säljguide där alla händelser och dokument för alla faser visas: Exempel på säljguide Vilka försäljningstyper som ska ha en säljguide och vilka faser och händelser som säljguiderna ska innehålla anges i SuperOffice Administration. Hur en säljguide ser ut kan därför variera, men här nedan finns ett exempel på hur en försäljning med en säljguide kan gå till. A: Registrera en ny försäljning och välj försäljningstyp Du registrerar en ny försäljning och väljer försäljningstypen Försäljning till ny kund, som är kopplad till en säljguide. Säljguiden kan till exempel ha följande faser, händelser och dokument: Fas Händelser Dokument Första möte Kundmöte (Möte ute) Mötesbekräftelse (Epost) Offert Offertarbete (Uppgift) Offert (Brev) Kontraktsunderskrift Bokning av kontraktsmöte (Telefon ut) Bokningsmöte (Möte ute) Undertecknat kontrakt 10

13 B: Fasen Första möte 1. Du har bokat in en mötestidpunkt och vill skapa bokningen Kundmöte i kalendern och bjuda in deltagare. Hur? a. I säljguiden klickar du på knappen Skapa bredvid händelsen Kundmöte. Dialogrutan Bokning öppnas, med Möte ute angivet som bokningstyp och namnet på försäljningen och företaget redan ifyllt. b. Fyll i information och bjud in deltagare. c. Klicka på Spara. 2. För ordningens skull vill du skicka ett e-postmeddelande där du bekräftar tidpunkt och plats för mötet. Hur? a. Klicka på knappen Skapa bredvid Mötesbekräftelse. Dialogrutan Dokument öppnas där E-post redan är valt som dokumentmall och namnet på företaget och försäljningen redan är ifyllda. b. Fyll i annan information i fälten i dialogrutan Dokument. c. Klicka på knappen Skapa för att skapa och skicka e-postmeddelandet. 3. När mötet är genomfört anger du detta i säljguiden. Hur? I säljguiden markerar du kryssrutan bredvid händelsen Kundmöte. Tips: Du kan också göra det från aktivitetslistan i till exempel Kalender och Företag. 11

14 C: Fasen Offert 1. Alla händelser och dokument i fasen Första möte är slutförda och du vill gå till nästa fas i säljguiden. Hur? a. Klicka på Ändra på huvudkortet Försäljning. b. Klicka på pilen bredvid fältet Fas och välj Offert i listan. c. Klicka på OK. Händelserna och dokumenten för den senaste statusen visas nu på detaljkortet Säljguide. Tips: Du kan också högerklicka på knappen Offert på detaljkortet Säljguide och välja Gå till denna fas. 2. Du vill skapa en uppgift i din kalender som påminner dig om att du måste skapa en offert. Hur? a. Klicka på knappen Skapa bredvid händelsen Offertarbete. Dialogrutan Uppgift visas med Händelse angivet som uppgiftstyp. b. Fyll i information. c. Klicka på Spara. d. När du är färdig med att skapa innehållet i offerten ställer du in händelsen på Slutförd. 3. Nu vill du skapa offerten till företaget. Hur? Klicka på knappen Skapa bredvid dokumentet Offert och skapa dokumentet. 12

15 D: Fasen Kontraktsunderskrift 1. När alla händelser och dokument som du vill använda i fasen Offert är slutförda går du till den sista fasen i säljguiden, som är Kontraktsunderskrift. Hur? a. Klicka på Ändra på huvudkortet Försäljning. b. Klicka på pilen till höger om fältet Fas och välj Kontraktsunderskrift i listan. c. Klicka på OK. Händelserna och dokumenten för denna fas visas nu på detaljkortet Säljguide. 2. Du vill skapa och slutföra den första händelsen i fasen. Hur? a. Klicka på Skapa bredvid samtalet Bokning av kontraktsmöte och skapa samtalet på vanligt sätt. b. När samtalet är slutfört markerar du i kryssrutan. Dialogrutan Säljguide öppnas. 13

16 c. I dialogrutan Säljguide har du tre möjligheter: Klicka på Skapa för att skapa bokningen Kontraktsmöte, som är nästa händelse i säljguiden. Du kommer då direkt till dialogrutan för händelsen. Klicka på Avbryt om du inte vill skapa händelsen nu. Dialogrutan Säljguide stängs och du måste själv komma ihåg att skapa händelsen senare. Markera Skapa alltid händelse? - Visa inte den här dialogrutan igen om du i framtiden alltid vill skapa den föreslagna händelsen. Då öppnas dialogrutan för händelser automatiskt nästa gång. Observera: Dialogrutan Säljguide öppnas eftersom funktionen Föreslå den här händelsen automatiskt är angiven för händelsen Kontraktsmöte. Detta definieras i SuperOffice Administration. 3. Du vill skapa bokningen Kontraktsmöte från dialogrutan Säljguid. Hur? Klicka på Skapa i dialogrutan Säljguide. Dialogrutan Bokning öppnas, där du kan skapa mötet på vanligt sätt. 4. Sedan vill du skapa det kontrakt du ska ha med dig på mötet. Hur? a. Klicka på Skapa bredvid dokumentet Undertecknat kontrakt för att skapa kontraktet. b. När kontraktsmötet är genomfört och kontraktet är undertecknat markerar du bokningen Kontraktsmöte som slutförd. Nu kan du ändra fasen till Såld. När alla önskade händelser och dokument för försäljningen är slutförda kan du ange att försäljningen är slutförd. Tips: Om du vill att försäljningen fortfarande ska vara synlig på till exempel detaljkortet Aktiviteter i fönstret Försäljning och detaljkortet Försäljning i fönstret Kalender ska du inte ange att försäljningen är slutförd. 14

17 Arbeta med offerter Registrera offert Så här registrerar du en offert: 1. Registrera en ny försäljning eller Öppna en befintlig försäljning (som inte är såld eller förlorad). 2. Välj detaljkortet Offert. 3. Klicka på Skapa en ny offert eller Kopiera offert från en annan försäljning. Dialogrutan Redigera offert för öppnas. Du kan nu börja lägga till produkter i offerten. Lägg till en produkt 1. Klicka på Lägg till längst ned på fliken Produkter i dialogrutan Redigera offert för. 2. Om du vill söka i en viss prislista kan du välja den i listan Alla prislistor. 15

18 3. Börja att skriva in namnet på produkten eller produktkoden i fältet Produktsökning. Träfflistan uppdateras automatiskt. Du kan söka på hela eller delar av både produktnamn och kod. Tips! Om det finns stöd för avancerad sökning kan du klicka på sökknappen bredvid fältet Produktsökning för att söka efter och lägga till flera produkter samtidigt. 4. Klicka på önskad produkt i listan. Dialogrutan uppdateras med produktinformation. 5. Redigera produktantal och eventuellt rabatt och totalpris. Se Redigera antal, rabatter och priser för en produkt nedan. 6. Läs och redigera eventuellt produktinformationen på fliken Detaljer och Mer. 7. Klicka på Spara + ny för att spara denna produkt och lägga till en ny produkt eller Klicka på Spara för att spara och gå tillbaka till offerten. Redigera antal, rabatter och priser för en produkt I området till vänster i dialogrutan Lägg till/redigera produkt visas produktnamnet/- koden, och det är här du anger antal och eventuella rabatter för den valda produkten. Tips: Du kan visa mer information om de olika fälten (fältnamn, redigerbara fält och uträkningar) genom att hålla muspekaren över det aktuella fältet. 16

19 Siffror i svart kan redigeras. Totalbelopp och rabatter uppdateras fortlöpande när du redigerar de olika fälten. Rabatt kan anges antingen som en procentsats, ett rabattbelopp eller som ett totalbelopp. Rabattfältet du har redigerat visas med understrykning. De andra fälten uppdateras för att överensstämma med rabatten du anger. Håll muspekaren över ett rabattfält för att visa eventuella systemrabatter (till exempel mängdrabatter som läggs till automatiskt). Om du har angett rabatter som inte tillåts av systemet visas det en varning eller annat meddelande längst ned i dialogrutan. Fliken Detaljer Här visas en produktbild och en länk till en produktsida, om detta har lagts till i SuperOffice Administration. Fliken Mer Här visas detaljerad produktinformation och prisberäkningar. Innehållet på den här fliken definieras i SuperOffice Administration. 17

20 Skicka offert När du har lagt till produkter i offerten och skapat offertdokumentet kan du skicka offerten till kunden. Så här gör du: 1. Öppna önskad offert. 2. Klicka på Skicka. Dialogrutan Publicera/skicka en offert visas. 3. Ändra eventuellt offertens giltighet i fältet Giltig till. Antal dagar till offerten slutar gälla visas till höger om fältet. 4. Välj önskad mall för offerten i fältet Offertformat. 18

21 5. Klicka i fältet Språk för att välja vilket språk offerten ska skickas på. 6. I fältet Publicera väljer du något av följande: Skicka som e-post och spara som PDF. Du måste välja en e- postmall i listan. Spara som PDF-fil. Du måste själv skicka offerten till kunden. 7. Markera Händelse om du till exempel vill skapa en påminnelse till dig själv om att följa upp offerten. Välj önskat datum för händelsen och skriv in önskad påminnelsetext. 8. Klicka på OK när du är färdig. Offerten markeras som Skickad. Redigera skickad offert (versioner) Om du har skickat en offert och vill ändra den (till exempel efter önskemål av kunden) kan du klicka på Redigera i dialogrutan Redigera offert för. Den ursprungliga offerten arkiveras och det skapas en ny version av offerten i tillståndet Utkast. Du kan visa tidigare versioner av offerten via listan Version. Lägga till alternativ i en offert Du kan lägga till flera alternativ i en offert, så att kunden kan välja det som passar bäst. Varje alternativ kan innehålla olika produkter, produktantal, priser och rabatter. Alternativen visas som flikar i offerten (i dialogrutan Redigera offert för). Så här skapar du ett alternativ: 1. Öppna en befintlig offert eller registrera en ny offert. 2. Lägg eventuellt till produkter på fliken Produkter om du inte redan har gjort det. 3. Klicka på fliken + (plustecken) i dialogrutan Redigera offert för. 4. I namnfältet skriver du in namnet på alternativet. Detta blir namnet på fliken till det nya alternativet. 5. Välj något av följande: Skapa nytt alternativ: Skapar ett nytt alternativ utan produkter. Kopiera alternativ: Du kan kopiera och redigera den befintliga offerten (med tillhörande produkter) som ett nytt alternativ. Välj alternativet du vill kopiera i listan till höger. 6. Klicka på Lägg till när du är klar. Det nya alternativet läggs till som en ny flik i offerten. 7. Om du vill ändra namnet på fliken Produkter till något som beskriver detta alternativ kan du dubbelklicka på namnet på fliken. 19

22 Favoritalternativ Om du har skapat flera alternativ i en offert blir det första alternativet (vanligen fliken Produkter) markerat som favorit ( Favoritalternativ). Uppskattat försäljningsbelopp i försäljningen ("forecast") hämtas från totalbeloppet för favoritalternativet. Om du vill att ett annat alternativ ska vara favoritalternativ väljer du fliken till det aktuella alternativet och klickar på Favoritalternativ längst ned på fliken. Ta bort alternativ Du kan ta bort ett alternativ genom att välja Uppgift > Ta bort... längst ned på fliken. 20