Avtalstrohet gentemot ramavtal

Transkript

1 Revisionsrapport Avtalstrohet gentemot ramavtal Bollnäs kommun Helena Carlson Mars 2012

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning Syfte och revisionsfråga Metod Avgränsning 5 3 Rutiner för inköp Kommunövergripande rutiner för inköp Rutiner och stöd kopplade till upphandling 6 4 Granskningsresultat Nämndernas rutiner för inköp och uppföljning Kommunstyrelsen Teknik- och fritidsnämnden Nämnd för lärande och arbete samt Barn och utbildningsnämnden Socialnämnden Miljö- och byggnämnden Nämndernas rutiner för inköp och uppföljning kommentarer Avtalstrohet gentemot ramavtal Inköpsmönster Livsmedel Arbetskläder och arbetsskor Kontorsmaterial 18 Mars 2012 Bollnäs kommun

3 1 Sammanfattning Kommunen är enligt LOU skyldig att upphandla inköp av varor och tjänster. Syftet med upphandlingsreglerna är att upphandlande myndigheter på bästa sätt ska använda de offentliga medel som finansierar offentliga inköp, genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad för att göra bra affärer. Varor och tjänster handlas för betydande belopp och om kostnaden kan sänkas med 0,5 % innebär det en kostnadssänkning med två till tre miljoner kronor för kommunen. I motsvarande grad ökar kostnader om inköp sker till högre priser beroende på att tecknade avtal inte följs. Enligt uppgift från Inköp Gävleborg är den totala kostnaden uppskattningsvis % högre när inköp sker utan avtal. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har granskat hur nämnderna hanterar avtalstrohet gentemot de ramavtal som tecknats via Inköp Gävleborg. Revisionell bedömning Den sammanfattande bedömningen är att avtalstroheten inte är helt tillfredsställande inom Bollnäs kommuns nämnder. Vår bedömning är att Kommunstyrelsen och Socialnämndens följsamhet gentemot ramavtal inom två av tre kontrollerade varuslag är tillfredsställande medan det inom övriga nämnder samt andra varuslag behövs en förbättring. Vi grundar vår bedömning på bland annat nedanstående punkter och lämnar där även rekommendationer kring behov av fortsatt utveckling avseende följsamhet mot ramavtal. Är rutiner och processer för inköpsverksamheten ändamålsenliga för att en god avtalstrohet ska kunna upprätthållas? Vi bedömer att: Socialnämnden, Teknik- och Fritidsnämnden, Nämnden för lärande och arbete, Barn- och utbildningsnämnden samt Miljö- och byggnadsnämnden har bra ändamålsenliga rutiner och processer för inköpsverksamheten. Inom kommunen finns en tydlig organisation med upphandlingssamordnare för varje förvaltning och utsedda ansvarig inom vissa verksamheter. Tillgängligheten till gällande avtal via Inköp Gävleborgs avtalswebb möjliggör att alla inköpare kan hålla sig uppdaterade. Vi rekommenderar att: Rutiner avseende ansvar för inköp dokumenteras och beslutas inom alla nämnder. Att systematiska kontroller genomförs för att säkerhetsställa avtalstroheten gentemot ramavtal. Bollnäs kommun 1 av 21

4 Finns en tillfredställande intern kontroll inom Bollnäs kommuns nämnder avseende avtalstrohet? Vi bedömer att: Socialnämnden har en god internkontroll med regelbunden kontroll tre gånger årligen. Övriga nämnder exklusive Kommunstyrelsen har följsamhet mot ramavtal i sina respektive internkontrollplaner vilket är bra. Inom bland annat Miljö- och byggnämnden finns en löpande kontroll av att inkomna leverantörsfakturor avser köp från avtalsleverantör. Internkontrollen inom Teknik och fritidsnämnden har fungerat bra då tidigare konstaterad bristande avtalstrohet har resulterat i verkningsfulla åtgärder. Vi rekommenderar att: Internkontrollplan införs inom Kommunstyrelsen. Kontroll av avtalstrohet kan ske vid fler än ett tillfälle under året, för att tidigt under ett år ha möjlighet att förbättra beteende. I vilken utsträckning råder faktiskt avtalstrohet? Vi bedömer att: Kommunstyrelsen och Socialnämnden har god avtalstrohet inom två av tre kontrollerade varuslag. Övriga nämnder har relativt låg avtalstrohet inom kontrollerade varuslag. Vi rekommenderar att: Uppföljning av följsamhet mot ramavtal genomförs inom samtliga nämnder. Konteringsanvisningar upprättas inom varuslagen för att säkerhetsställa en korrekt bokföring. Övrigt som framkommit i granskningen Vi bedömer att: Kontering av inköp på vissa kostnadslag inte sker på ett tillfredställande sätt, vilket minskar möjligheten att göra bra uppföljning av inköp inom olika varuslag. Det finns många leverantörer hos vilka enbart enstaka inköp sker. Vi rekommenderar att: Konteringsanvisningar kommuniceras i alla verksamheter för att säkerhetsställa en likartad och riktig kontering. En översyn genomförs avseende vilka typer av mindre inköp som sker och möjligheten att minska dessa. Bollnäs kommun 2 av 21

5 Det säkerhetsställs att kvitton som utgör räkenskapsmaterial bifogas leverantörsfakturor i de fall det inte framgår av fakturan vad som köpts. Bollnäs kommun 3 av 21

6 2 Inledning Kommunen är enligt LOU skyldig att upphandla inköp av varor och tjänster. Syftet är att optimera kostnaderna. Genom att dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad ska upphandlande myndighet använda de offentliga medel som finansierar offentliga inköp på bästa sätt. För att nå detta är det även viktigt att avtalen är riktigt utformade och görs kända och följs i organisationen. Inköp Gävleborg ansvarar och bedriver upphandlingsverksamhet för Bollnäs kommun. Ramavtal finns tecknade för ett antal varu- och tjänsteområden. Upphandling av varor och tjänster samt tecknande av ramavtal styrs av regelverket kring Lagen om offentlig upphandling (LOU). Med ramavtal avses enligt LOU ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Ett ramavtal kan avse varor, tjänster eller byggentreprenader. Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga de kontrakt som planeras under ramavtalets löptid. Upphandling är enligt LOU köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggentreprenader eller tjänster. Olika regler gäller beroende på om upphandlingsvärdet är inom vissa ekonomiska värden s.k tröskelvärden. Vid upphandling gäller olika bestämmelser i lagen beroende på om värdet beräknas vara över eller under tröskelvärdet. Tröskelvärden för s.k A-tjänster (t.ex reklamtjänster, tjänster för fastighetsförvaltning, organisationskonsulttjänster och olika transporter) är: < 287 tkr; Direktupphandling > 287 tkr, men < 1,9 mkr; Förenklad upphandling och direktupphandling pga synnerliga skäl >1,9 mkr; Öppet, selektivt eller förhandlat förfarande Så kallade B-tjänster (t.ex juridiska tjänster och hälso- och sjukvårdstjänster) ska oavsett värde upphandlas. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har granskat hur nämnderna hanterar avtalstrohet gentemot de ramavtal som tecknats via Inköp Gävleborg. 2.1 Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma hur nämnderna hanterar avtalstrohet gentemot de ramavtal som tecknats via Inköp Gävleborg. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är nämndernas avtalstrohet gentemot ramavtal tillfredsställande? Bollnäs kommun 4 av 21

7 Utifrån ovanstående revisionsfråga ska följande kontrollfrågor besvaras: Är rutiner och processer för inköpsverksamheten ändamålsenliga för att en god avtalstrohet ska kunna upprätthållas? Finns en tillfredsställande intern kontroll inom Bollnäs kommuns nämnder avseende avtalstrohet? I vilken utsträckning råder faktiskt avtalstrohet? 2.2 Metod Informationsinsamling har skett genom intervjuer med representanter vid ansvariga nämnder, kommunens ekonomichef och intervju med förbundsdirektören vid Inköp Gävleborg. Vidare har genomomgång av styrande och stödjande dokument, rutinbeskrivningar och anvisningar gjorts. Internkontrollplaner för 2010 och 2011 samt uppföljning av 2010 års internkontrollplan har granskats. För bedömning av i vilken utsträckning det faktiskt råder avtalstrohet har registeranalys av kommunens leverantörsreskontra och gällande ramavtal genomförts. En registeranalys innebär att kommunens databas för leverantörsfakturor förs över till ett IT-baserat granskningsverktyg där sammanställningar, matchningar och analyser kan göras på fakturaregistrets samtliga lagrade begrepp, såsom leverantörsnamn, belopp, bokföringsdatum, utbetalningsdatum, verifikationsnummer, konteringsbegrepp etc. Registeranalysen har genomförts avseende leverantörsfakturor från tidperioden maj 2010 till och med april Med utgångspunkt i registeranalysen har ett stickprovsmässigt urval av leverantörsfakturor skett. Stickproven har omfattat samtliga granskade nämnder. 2.3 Avgränsning Granskningen avgränsas till Kommunstyrelsen, Teknik- och fritidsnämnden, Nämnden för lärande och arbete, Barn- och utbildningsnämnden, Socialnämnden och Miljö- och byggnämnden. Beträffande i vilken utsträckning det faktiskt råder avtalstrohet har ett urval av olika varu- och tjänsteområden granskats. Urvalet består av livsmedel, arbetskläder och kontorsmaterial. Bollnäs kommun 5 av 21

8 3 Rutiner för inköp 3.1 Kommunövergripande rutiner för inköp Bollnäs kommun saknar en fastställd kommunövergripande inköpspolicy. Ansvaret är istället fastställt i kommunens attestreglemente. Kommunens attestreglemente reglerar att: Varje nämnd har det yttersta ansvaret för tilldelad budgetram. Det innebär ansvar för såväl kortsiktig som långsiktiga åtaganden, liksom ansvar för att upphandling sker enligt gällande avtal och lagar samt att verksamheten följer kommunövergripande policys. Kommunstyrelsen beslutade att: nämnder och förvaltningar årligen skall planera den interna kontrollen och i samband med den första bokslutsprognosen till kommunstyrelsen redovisa den antagna internkontrollplanen. Vidare beslutade kommunstyrelsen att: i samband med delårsbokslut/bokslutsprognos två till kommunstyrelsen avrapportera hur arbetet med den interna kontrollen utvecklats och att i samband med årsredovisningen redovisa resultatet av arbetet med den interna kontrollen och en avstämning i förhållande till den antagna planen och rapportera detta till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. 3.2 Rutiner och stöd kopplade till upphandling Kommunalförbundet Inköp Gävleborg är upphandlande myndighet och genomför upphandlingar enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) för Bollnäs kommuns räkning. Inköp Gävleborg upphandlar allt exklusive byggentreprenader, kulturella evenemang, omvårdnadsdelar (LOV) och reguljär utbildning. Kommunen ansvarar själv för direktupphandling vilket är ett förfarande utan krav på anbud. I kommunen finns en kontaktperson gentemot Inköp Gävleborg som är huvudansvarig för upphandlingssamordning inom kommunkoncernen. Varje förvaltning har en utsedd upphandlingssamordnare för förvaltningen. Hos Inköp Gävleborg finns en utsedd medarbetare som är kommunansvarig. De angivna representanterna ingår i den så kallade upphandlingssamordningsgruppen. Gruppen har regelbundna möten sedan cirka ett år tillbaka med en periodicitet av cirka var 8:e vecka. Inköp Gävleborg gör dagligen uppföljning av följsamhet mot ramavtal sedan hösten För uppföljningen används ett databaserat system, Qlik View, som uppdateras varje natt med uppgifter från kommunens leverantörsreskontra. I Qlik View matchas kommunens leverantörsfakturor på baskontonivå mot gällande ramavtal. Inga rapporter skrivs ut eller lämnas till kommunen utan det är en Bollnäs kommun 6 av 21

9 ögonblicksbild som ger möjlighet att vända och vrida på från olika perspektiv. Kommunen har möjlighet att mot en avgift få tillgång till uppföljningssystemet. Bollnäs kommun har tagit beslut om att införskaffa uppföljningssystemet, installation kommer ske under våren När nya ramavtal ska tecknas erbjuder Inköp Gävleborg kommunen att delta. E-post med erbjudande skickas till kommunens huvudansvarig för upphandlingssamordning. Huvudansvarig på kommunen i sin tur förmedlar erbjudandet till upphandlingssamordnare för förvaltningarna som hjälper till att söka representanter till referensgrupp för den aktuella upphandlingen. Förslag på nya ramavtalsområden utgår från bedömningen var de största behoven finns. Utifrån uppföljningssystemet, Qlik View, är det möjligt att se inom vilka tjänste och varugrupper inköp sker där det saknas avtal. Kommunansvarig har en dialog löpande med huvudansvarig för upphandlingssamordning hos kommunen. Samordnade upphandlingar inom vissa områden för alla kommuner sker av organisationen SKL Kommentus inköpscentral. Inbjudningar kommer till Inköp Gävleborg som vidarebefordrar dessa till kommunen. Bollnäs kommun har även möjlighet att vid behov vidtala Inköp Gävleborg om behov av ramavtal. Inköp Gävleborg i sin tur samordnar upphandlingarna med övriga medlemskommuner. Gällande avtal finns tillgängliga för kommunens medarbetare digitalt via Inköp Gävleborgs avtalswebb, I avtalswebben framgår vilken leverantör som ska användas samt avtalens innehåll i digital form. För att hålla sig uppdaterad om nya avtal finns möjligheten att prenumerera på ett nyhetsbrev från Inköp Gävleborg. Nyhetsbrevet innehåller uppgifter om nya avtal, kommande upphandlingar och annat kring upphandling. Bollnäs kommun 7 av 21

10 4 Granskningsresultat 4.1 Nämndernas rutiner för inköp och uppföljning Kommunstyrelsen Medarbetare som gör inköp ska själv hålla sig uppdaterad om vilka ramavtal som är gällande. Det är vars och ens ansvar att söka informationen. Kommunstyrelsen har ingen antagen internkontrollplan. Ingen avrapportering eller redovisning från övriga nämnderna görs till kommunstyrelsen. Uppföljning av följsamhet mot ramavtal hanteras inom den ordinarie ekonomiadministrationen genom stickprov. Kommentarer och bedömningar Kommunstyrelsen saknar en dokumenterad uppföljning av följsamhet mot ramavtal. Vi anser att kommunstyrelsen bör upprätta en internkontrollplan och föreslår att i denna ett kontrollmoment kan vara följsamhet mot ramavtal Teknik- och fritidsnämnden Medarbetare som gör inköp ska själv hålla sig uppdaterad om vilka ramavtal som är gällande. Det är vars och ens ansvar att söka informationen. Tidigare har upphandlingssamordnare för förvaltningen vidarebefordrat Inköp Gävleborgs nyhetsbrev per e-post innehållande länk med nya avtal till enhetscheferna. Via länken har mottagaren fått åtkomst till en komplett lista över nya avtal. Användaren har själv sorterat ut avtal som gäller Bollnäs kommun samt fått bedöma om avtalet berör teknik-, service och fritidsförvaltningen. I utskicket har upphandlingssamordnaren för förvaltningen haft som rutin att ange ett OBS när nya avtal har varit aktuella för förvaltningen. Sedan en tid tillbaka prenumerera all berörd personal själva direkt på nyhetsbrevet. Att inköp görs från ramavtal är var och ens ansvar. Det är enhetschefernas ansvar att medarbetare som köper in har kunskap om reglementet kring inköp. Internkontrollplanen 2010 (Teknik- och fritidsnämnden 6, ) omfattar rutinen Köptrohet mot upphandlingar med kontrollmål Kontroll att inköp görs enligt avtal. Kontroll har skett av 2-3 varugrupper enligt Inköp Gävleborgs avtal. Vid kontrollen konstaterades att Kontroll av köptrohet mot upphandlingar påvisar, i likhet med år 2009, brister då inköps gjorts utanför gällande avtal avseende kontorsmaterial. Köptroheten är dock betydligt högre år 2010 än år 2009 (78 % mot 13 %). Åtgärder för att förbättra informationen om gällande inköpsavtal måste ändå vidtas för att uppnå full köptrohet (Teknik- och Bollnäs kommun 8 av 21

11 fritidsnämnden , 8). I enlighet med tjänsteutlåtandet kring kontorsmaterial har berörd enhet fått ytterligare information vid möten. Vid internkontrollen har även framkommit att korttidshyra av fordon har skett mot icke avtalsleverantör på grund av att det i kommunens interna bilbokningssystem funnits upplagda leverantörer som kommunen inte har avtal med. Internkontrollplanen 2011 (Teknik- och fritidsnämnden 9, ) omfattar rutinen Köptrohet mot upphandlingar med kontrollmål Kontroll att inköp görs enligt avtal. Kontroll ska göras av 2-3 varugrupper enligt Inköp Gävleborgs avtal. Rapportering ska ske i samband med årsredovisningen Under början av 2012 har redovisning av internkontrollen för 2011 skett till Teknikoch fritidsnämnden 4, Köptroheten avseende kontorsmaterial har ökat jämfört med 2010, till att uppgå till 93,4 %. Av de felaktiga inköpen hade till 80 % skett inom fritidsenheten, och nämnden gav i uppdrag till fritidschefen att gå igenom problemet och utreda varför inte inköpen sker via avtal. Anledning till att köptrohet mot upphandlingar finns med i internkontrollplanen 2011 beror av den låga köptroheten i samband med internkontrollen Förvaltningen har inga övriga antagna styrdokument rörande inköp. Kommentarer och bedömningar Det är positivt att internkontroll görs avseende följsamhet mot ramavtal tecknade via Inköp Gävleborg. Uppföljningen genom internkontrollplanen har lett till ett förbättrat beteende hos inköparna, genom att nämnden vidtagit åtgärder utifrån internkontrollen. För att förbättra beteende ytterligare hos inköpare kan lämpligen internkontrollen genomföras på en mer regelbunden basis, t.ex halvårsvis Nämnd för lärande och arbete samt Barn och utbildningsnämnden I förvaltningen finns en avtalshandläggare per skola/förskola. Avtalshandläggaren är behjälplig till övriga inom verksamheten rörande frågor om avtal. Respektive beslutsansvarig med ekonomiskt ansvar ska ha kunskap om gällande ramavtal och tillse att inköp görs mot ramavtal. Ansvaret åligger respektive beslutsansvarig att informera sig om nya avtal etc, till exempel genom att prenumerera på Inköp Gävleborgs nyhetsbrev. Internkontrollplanen 2009 omfattade inte någon kontroll av rutinen Köptrohet mot upphandlingar. Ingen internkontrollplan för 2010 finns beslutad. Enligt uppgift var orsaken att prognos 1 (P1) inte genomfördes och att internkontrollplanen ska antas i samband med P1. Internkontrollplanen 2011 omfattar rutinen Köptrohet mot upphandlingar med kontrollmål Kontroll att inköp görs enligt avtal. Kontroll ska genomföras av Bollnäs kommun 9 av 21

12 2-3 varugrupper enligt Inköp Gävleborgs avtal. Rapportering ska ske i samband med årsredovisningen Förvaltningen har inga övriga antagna styrdokument rörande inköp. Kommentarer och bedömningar Det är positivt att internkontrollplanen 2011 omfattar kontroll av rutinen Köptrohet mot avtal. För att tidigt upptäcka och ha möjlighet att förbättra beteende hos inköpare kan lämpligen internkontrollen göras på regelbunden basis, t.ex halvårsvis Socialnämnden Verksamhetscheferna håller sig uppdaterade avseende gällande ramavtal via Inköp Gävleborgs hemsida. Sökord som används finns inte alltid och förvaltningen bedömer att risken finns att det finns avtal men att inte alla tänkbara sökord är upplagda. Huvudregeln är att ansvaret för inköp är delegerat till den som köper in. Inom förvaltningen finns en beslutad rutin/instruktion Hantering av avtal Avtalshantering inom socialförvaltningen som bland annat tydliggör vem som äger rätt att ingå avtal. Internkontrollplanen 2010 omfattar rutin 3:15 Avtalstrohet med kontrollmoment Att varor och tjänster köps enligt gällande ramavtal. Kontroll ska ske tre gånger (april, augusti och december) under året för den aktuella rutinen. Kontroll sker avseende vad som är inköpt och vem som är leverantör. I internkontrollplanen för året beslutar nämnden om att det för några rutiner ska göras riktad kontroll. Vid riktad kontroll redovisas dessa för nämnden. En rutin som inte är riktad kontroll kontrolleras och rapporteras vidare till ledningsgruppen om det vid internkontrollen framkommer indikation att det är mycket fel. Uppföljning av internkontrollplanen har skett till socialnämnden under början av Internkontrollplanen 2011 omfattar rutin 3:15 Avtalstrohet med kontrollmoment Att varor och tjänster köps enligt gällande ramavtal. Kontroll ska ske tre gånger (april, augusti och december) under året år för den aktuella rutinen. Kommentarer och bedömningar Socialnämnden har en väl fungerande rutin avseende internkontroll för avtalstrohet. Uppföljning av avtalstroheten sker flera gånger årligen vilket är en förutsättning för att tidigt upptäcka om avtalstroheten är låg vid t.ex nytecknande av avtal. Det är även positivt att det finns en beslutad rutin/instruktion som tydliggör vem som äger rätt att ingå avtal. Bollnäs kommun 10 av 21

13 4.1.5 Miljö- och byggnämnden Medarbetare som gör inköp ska själv hålla sig uppdaterad om vilka ramavtal som är gällande. Det är vars och ens ansvar att söka informationen och handla mot avtal. På intranätet finns en länk där inköpande medarbetare kan söka efter ramavtal. Förvaltningens upphandlingssamordnare är en länk mellan Inköp Gävleborg och förvaltningen och tillhandahåller information till förvaltningen i samband med möten eller via e-post. När inköp ska göras och inköpande personen är osäker tar han/hon hjälp av förvaltningens upphandlingssamordnare som via Inköp Gävleborgs hemsida söker om det finns ramavtal för produkten/tjänsten. Vid inköp används rekvisition som upphandlingssamordnare på förvaltningen eller ansvarig chef utfärdar. En kopia av rekvisitionen sparas på förvaltningen. Rekvisitionen lämnas till leverantören som bifogar den med fakturan. All personal på förvaltningen har gått utbildning, som hållits av Inköp Gävleborg, i inköp. Förvaltningen har en rutinbeskrivning av olika processer/rutiner inom förvaltningen. Bland annat finns beskrivet kring Inköp av varor samt Fakturahantering, externa. I rutinen Inköp av varor ingår en aktivitet Kontroll om ramavtal finns. Internkontrollplanen 2010 omfattar rutin Inköp av varor med kontrollmål att rekvisition eller upphandlat avtal finns. Uppföljning görs genom att fem stickprov tas mot kommunens leverantörsreskontra. Uppföljningen har rapporterats till nämnden 48, I samband med att uppföljning avseende internkontroll 2010 beslutades även om internkontrollplan 2011, bland annat omfattande rutin Inköp av varor med kontrollmål att rekvisition eller upphandlat avtal finns Löpande kontrolleras inköp mot ramavtal/avtal genom att förvaltningens alla leverantörsfakturor granskas av förvaltningens upphandlingssamordnare som kontrollerar dessa inköp. Det innebär att en löpande kontroll av vilka inköp som görs sker och möjlighet att direkt informera inköpare om inköp gjorts utanför avtal. Kommentarer och bedömningar Det är positivt att internkontrollplanen 2010 och 2011 omfattar kontroll av rutinen Köptrohet mot avtal. Den dagliga löpande kontrollen med direktinformation till inköpare som handlat utanför avtal är bra. Bollnäs kommun 11 av 21

14 4.1.6 Nämndernas rutiner för inköp och uppföljning kommentarer Det kan finnas samordningsvinster att samordna internkontrollen mellan nämnderna avseende följsamhet mot ramavtal. Det har vid intervjuer med representanter för förvaltningarna framkommit behov av introduktionsutbildning i någon form av allmän kommunkunskap, där det t.ex skulle ingå ett avsnitt kring att köpa via avtal. Kommunerna i Hälsingland håller på med införande av e-handelssystem. Bollnäs kommun har tillsvidare valt att inte besluta om införande av e-handelssystem. Avsikten är att avvakta andra testkommuner och utvärdera utifrån deras erfarenheter. En bedömning är att ett e-handelsinköpssystem kan medföra en förbättrad avtalstrohet. Bollnäs kommun 12 av 21

15 4.2 Avtalstrohet gentemot ramavtal Granskningen har omfattat granskning av följsamhet för tre varuslag, livsmedel, arbetskläder och kontorsmaterial. Respektive varuslag beskrivs och kommenteras i egna avsnitt. Följande tabell visar köptroheten i procent mot ramavtal för respektive varuslag totalt för alla nämnder. Tabellen är indelad i två kolumner, dels köptrohet i förhållande till totalt inköpsbelopp för varuslaget, dels köptrohet i förhållande till antal fakturor för varuslaget. Inköps belopp Antal fakturor Livsmedel 84% 74% Arbetskläder 68% 54% Kontorsmaterial 54% 64% Inköp Gävleborgs mål är en avtalstrohet motsvarande 75 % Inköpsmönster Bollnäs kommuns fakturavolym för perioden maj 2010 till och med april 2011 var totalt cirka och uppgick till ett belopp om cirka 574 mkr fördelat på närmare leverantörer. Antalet ramavtal under perioden uppgick till 275. Under perioden har 203 medarbetare beslutsattesterat och 286 medarbetare mottagningsattesterat. Totalt antalet attesterande medarbetare är 405 stycken. Inköp har skett från totalt unikt registrerade leverantörer under perioden. Antalet fakturor per leverantör är fördelat enligt följande: Antal fakturor Antal leverantörer Procent % % % % Av tabellen framgår att det har skett utbetalningar till leverantörer enbart med en faktura. Det motsvarar 44 % av totala antalet leverantörer. Från leverantörer erhölls fem fakturor eller färre, vilket motsvarar 75 % av alla leverantörer. Av kommunens leverantörer har nio leverantörer mer än 1 00o fakturor för den aktuella perioden, vilket motsvarar 27 % av alla fakturor. Inköpsvärdet från dessa nio leverantörer är tkr vilket motsvara 8 % av alla inköp under perioden. Bollnäs kommun 13 av 21

16 4.2.2 Livsmedel Inom området livsmedel (kostnadsslag 644) finns avtal tecknade med sex leverantörer. För den granskade perioden är inköp gjorda från totalt 160 leverantörer inom kostnadsslaget. Den totala kostnaden för livsmedel under aktuell period uppgår till 23,4 mkr. Av dessa avser 19,7 mkr inköp från fem av de sex avtalsleverantörerna. Det motsvarar 84 % av totala inköp av livsmedel för alla nämnderna. Antal fakturor uppgår till stycken och av dessa är inköp från avtalsleverantörerna, vilket motsvarar 74 % avtalstrohet. Avtalstroheten per nämnd är fördelat enligt följande i inköpsbelopp respektive antal av fakturor: Näm nd T otala inköp, tkr Avtal, tkr Ej avtal, tkr Avtal % Kommunstyrelsen % Teknik- och fritidsnämnden % Nämnden för lärande och arbete % Barn- och utbildningsnämnden % Socialnämnden % Miljö- och by ggnämnden % T otalt % Näm nd T otala antal fakturor Avtal, antal Ej avtal, antal Av tal % Kommunsty relsen % Teknik- och fritidsnämnden % Nämnden för lärande och arbete % Barn- och utbildningsnämnden % Socialnämnden % Miljö- och by ggnämnden % T otalt % Antalet avviker pga att flera fakturor är delad av två eller fler förvaltningar. Inköp av livsmedel har skett från 155 leverantörer som inte är avtalsleverantör inom livsmedel. Av dessa 155 leverantörer sker inköp från sex av leverantör med totalt inköpsbelopp per leverantör över 100 tkr. Inköpen från dessa leverantörer är totalt 2,5 mkr, dvs 70 % av inköpen från icke avtalsleverantör. I det angivna totalbeloppet ingår inköp utanför avtal med s.k betalkort för tkr. Betalkorten ingår som underavtal i avtal med aktuell bank som kommunen har. Orsaken till det flitiga användandet (1 735 tkr) inom främst Lärande och Arbete samt Barn- och utbildningsförvaltningen förklaras med pedagogisk handling med elever. Hos mer än hälften av alla leverantörer har inköp under perioden enbart skett vid ett tillfälle. Inom varuslaget sker det även inköp av livsmedel från andra leverantörer som kommunen visserligen har tecknat avtal med, men då inom andra avtalsområden. Bollnäs kommun 14 av 21

17 Merparten av inköp som konteras inom varuslaget livsmedel avser livsmedelsinköp. Av de fem avtalsleverantörerna inom livsmedel som kommunen handlat från har det gjorts inköp från fyra av leverantörerna med mindre än 1 % från andra varuslag. Från en av avtalsleverantörerna inom varuslaget livsmedel görs förutom inköp av livsmedel inköp av bland annat förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial. Livsmedel omfattar 93 % av alla inköp från den aktuella leverantören. Det finns inköp som avser tillbehör till kaffeautomater där det framgår att det är till personalrum etc. Totalt görs inköp till kommunen med 246 tkr avseende kaffetillbehör med mera till kaffeautomater. Sammanställningen av livsmedel har omfattat allt som bokförs på varuslag 644. En uppdelning är möjlig att göra avseende inköp mellan livsmedel för beredning av måltider, ekologiska livsmedel samt övrigt. Inga ekologiska livsmedel har köpts under perioden. Om enbart varugruppen livsmedel för beredning av måltider sammanställs har inköp gjorts från 73 leverantörer med för totalt tkr under perioden. Den procentuella avtalstroheten i kronor räknat är i stort likartad som när alla inköp för varuslag 644 sammanställs. Se följande tabell: T otala inköp, tkr Avtal, tkr Ej avtal, tkr Avtal % Näm nd Kommunstyrelsen % Teknik- och fritidsnämnden % Nämnden för lärande och arbete % Barn- och utbildningsnämnden % Socialnämnden % Miljö- och byggnämnden % Totalt % Livsmedel kommentarer Jämfört med Inköp Gävleborgs mål om en avtalstrohet motsvarande 75 % har kommunen totalt en god avtalstrohet avseende livsmedel i kronor räknat. Vi menar att inom området livsmedel borde målet för avtalstrohet kunna sättas till 90 %. Med hänsyn till pedagogiska inköp och under förutsättning att alla inköp via betalkort är pedagogiska inköp skulle kommunen som helhet uppnå 89 % avtalstrohet. Avtalstroheten räknat i kronor respektive antal fakturor är god för Kommunstyrelsen. Däremot har Teknik- och fritidsnämnden, Nämnden för lärande och arbete samt Miljö- och byggnämnden för låg avtalstrohet. Socialnämnden har en relativt god avtalstrohet i kronor räknat men en något lägre avtalstrohet räknat i Bollnäs kommun 15 av 21

18 antal fakturor. Barn- och utbildningsnämnden har en relativt låg avtalstrohet räknat i kronor respektive antal fakturor. Den procentuella avtalstroheten är densamma i kronor räknat oavsett om varuslaget 644 enbart sammanställs livsmedel för beredning av måltider. Det bör dock noteras att även inköp från avtalsleverantör bokförs som övrigt livsmedel. Vid granskningen har det för flertalet fakturor inte funnits bifogade kvitton. När inköp görs hos t.ex leverantörer för livsmedel eller betalning sker med kreditkort erhålls kvitto vid inköpet. Fakturan som ställs ut hänvisar till kvittot. Kvittot utgör räkenskapsmaterial och ska enligt kommunens rutiner bifogas den skannade fakturan, vilket inte alltid görs. Vi föreslår att kommunen upprättar en rutin för att säkerhetsställa att kvitton bifogas alla fakturor där det är aktuellt. Det är också av viktigt att kvitton, som utgör räkenskapsmaterial, arkiveras enligt gällande lagstiftning. Enligt kommun-bas 05 (rekommenderad kontoplan för kommunsektorn) är kostnader för livsmedel detsamma som beredning av måltider. Bland inköpen finns kostnader för varor till kaffeautomater där det på fakturan framgår att placeringen är i personalrum. Inköp av kaffetillbehör och färdigbredda smörgåsar med mera till personalen är att anse som personalkostnad/personalrepresentation och inte livsmedel. Vid granskningen har det framkommit att det finns flera leverantörer som enbart har en faktura under perioden, samt många fakturor med små belopp. Det sker även inköp hos lokala livsmedelsleverantörer som bland annat fakturerar månadsvis och fakturan då omfattar många enskilda inköp (kvitton). Det är av viktigt att vara medveten om utifrån ett totalkostnadstänkande där samtliga kostnader som är förenliga med köpet av varan/tjänsten inkluderas blir kostnaden per inköp hög vid mindre inköp Arbetskläder och arbetsskor Inom området arbetskläder och arbetsskor (kostnadsslag 6481) finns avtal tecknade med tolv leverantörer. För den granskade perioden är inköp gjorda från 83 leverantörer inom kostnadsslaget. Den totala kostnaden för arbetskläder under aktuell period uppgår till 2,8 mkr. Av dessa avser 1,9 mkr inköp från fyra av de tolv avtalsleverantörerna. Det motsvarar 68 % av totala inköp av arbetskläder för alla nämnderna. Antal fakturor uppgår till 944 stycken och av dessa är 512 inköp från avtalsleverantör, vilket motsvarar 54 % avtalstrohet. Avtalstroheten per nämnd är fördelat enligt följande i inköpsbelopp respektive antal av fakturor: Bollnäs kommun 16 av 21

19 T otala inköp, tkr Avtal, tkr Ej avtal, tkr Avtal % Näm nd Kommunstyrelsen % Teknik- och fritidsnämnden % Nämnden för lärande och arbete % Barn- och utbildningsnämnden % Socialnämnden % Miljö- och byggnämnden % Totalt % Näm nd T otala antal fakturor Avtal, antal Ej avtal, antal Av tal % Kommunsty relsen % Teknik- och fritidsnämnden % Nämnden för lärande och arbete % Barn- och utbildningsnämnden % Socialnämnden % Miljö- och by ggnämnden % T otalt % Antalet avviker pga att fyra fakturor är delad av två eller fler förvaltningar. Inköp av arbetskläder och arbetsskor har skett från 79 leverantörer som inte är avtalsleverantör inom varuslaget. Av dessa 79 leverantörer görs inköp från två leverantörer med totalt inköpsbelopp per leverantör över 100 tkr. Inköpen från dessa leverantörer är totalt 439 tkr, dvs 36 % av inköpen från icke avtalsleverantör. Merparten av inköpen, 388 tkr, har skett av Barn- och utbildningsnämnden. Hos knappt hälften av alla leverantörer har inköp under perioden enbart skett vid ett tillfälle. Inom varuslaget sker det även inköp av arbetskläder från andra leverantörer som kommunen visserligen har tecknat avtal med men då inom andra avtalsområden. Av de fyra avtalsleverantörerna inom avtalsområdet arbetskläder som kommunen gjort inköp från har inköp från tre av leverantörerna enbart varit inom varuslaget. Från en av avtalsleverantörerna inom avtalsområdet arbetskläder köps förutom arbetskläder andra varuslag. Leverantören ha avtal inom tre varuslag (arbetskläder, arbetsskor och arbetsstolar/kontorsmöbler), men inköp sker inom drygt tio varuslag t.ex maskiner, inventarier, förbrukningsinventarier, kontorsmaterial, böcker, tidningar, labratoriematerial, representation och itmaterial. Bollnäs kommun 17 av 21

20 Arbetskläder och arbetsskor kommentarer Jämfört med Inköp Gävleborgs mål om en avtalstrohet motsvarande 75 % har kommunen som helhet en låg avtalstrohet avseende arbetskläder och arbetsskor i kronor respektive antal fakturor räknat. Vi menar att inom varuslaget borde målet för avtalstrohet kunna sättas högre, även här till 90 % utifrån att Bollnäs kommuns kontoplan medger möjlighet att bokföra på varuslag arbetskläder respektive ej arbetskläder. Avtalstroheten räknat i kronor är god hos kommunstyrelsen och socialnämnden. Räknat i antal fakturor är avtalstroheten lägre men acceptabel. Nämnden för lärande och arbete har en relativt god avtalstrohet i kronor respektive antal. Teknikoch fritidsnämnden samt Barn- och utbildningsnämnden har en låg avtalstrohet räknat i kronor och en något högre avtalstrohet räknat i antal. Miljö- och byggnämnden har även de en låg avtalstrohet dock är avtalstroheten i kronor räknat lite högre än i antal fakturor räknat. Barn- och utbildningsnämndens inköp utanför avtal avser bland annat arbetskläder i form av kläder till olika gymnasieprogram, bland annat lärling och idrottsprogram. Det kan diskuteras om definitionen är arbetskläder för dessa eller inte. I kommunens kontoplan finns dock möjligheten att kontera på arbetskläder (kläder, skor, handskar mm) respektive ej arbetskläder. Vi förslår att kommunen upprättar tydliga konteringsinstruktioner för användningen av respektive konto Kontorsmaterial Inom området kontorsmaterial (kostnadsslag 651) finns avtal tecknade med tre leverantörer. För den granskade perioden är inköp gjorda från 87 leverantörer inom kostnadsslaget. Den totala kostnaden för kontorsmaterial under aktuell period uppgår till 1,1 mkr. Av dessa avser 0,6 mkr inköp från de tre avtalsleverantörerna. Det motsvarar 54 % av totala inköpa av kontorsmaterial för alla nämnderna. Antal fakturor uppgår till 872 stycken och av dessa är 560 inköp från avtalsleverantör, vilket motsvarar 64 % avtalstrohet. Avtalstroheten per nämnd är fördelat enligt följande i inköpsbelopp respektive antal av fakturor: Näm nd T otala inköp, tkr Avtal, tkr Ej avtal, tkr Avtal % Kommunsty relsen % Teknik- och fritidsnämnden % Nämnden för lärande och arbete % Barn- och utbildningsnämnden % Socialnämnden % Miljö- och by ggnämnden % T otalt % Bollnäs kommun 18 av 21

21 Näm nd T otala antal fakturor Avtal, antal Ej avtal, antal Av tal % Kommunsty relsen % Teknik- och fritidsnämnden % Nämnden för lärande och arbete % Barn- och utbildningsnämnden % Socialnämnden % Miljö- och by ggnämnden % T otalt % Antalet avviker pga att en faktura är delad av två förvaltningar. Inköp av kontorsmaterial har skett från 84 leverantörer som inte är avtalsleverantör inom varuslaget. Av dessa är 16 leverantörer avtalsleverantörer till kommunen fast inom andra varuslag. På varuslaget kontorsmaterial bokförs förutom kontorsmaterial i form av papper med mera diverse olika kostnader bland annat konsoler, årsavgift bankkort, ljus och servetter, torkmedel och strömställare till värmeplatta. Alla nämnder har bokfört både kontorsmaterial och andra varuslag som kontorsmaterial. Hos mer än hälften av alla leverantörer har inköp under perioden enbart skett vid ett tillfälle. Hos de tre avtalsleverantörerna inom kontorsmaterial sker även inköp inom andra varuslag. En av avtalsleverantörerna inom avtalsområdet kontorsmaterial har även avtal inom varuslaget förbrukningsmateriel till skolor och förskolor. Av de totala inköpen från leverantören avser 23 % kontorsmaterial och 60 % undervisningsmaterial och hobby och lekmaterial. Förutom dessa varuslag sker inköp av maskiner, inventarier, förbrukningsinventarier, förbrukningsmaterial och labratoriematerial från leverantören. Inom varuslaget sker det även inköp av kontorsmaterial från andra leverantörer som kommunen visserligen har tecknat avtal med men då inom andra avtalsområden Kontorsmaterial kommentarer Jämfört med Inköp Gävleborgs mål om en avtalstrohet motsvarande 75 % har kommunen totalt en för låg avtalstrohet avseende kontorsmaterial både i kronor respektive antal fakturor räknat. Avtalstroheten räknat i kronor respektive antal fakturor är god för socialnämnden utifrån målet 75 %. Miljö- och Byggnämnden har en god avtalstrohet, men det bör noteras att det avser två fakturor med inköpsbelopp om 3 tkr. Kommunstyrelsen har en relativt låg avtalstrohet både räknat i kronor respektive antal. Teknik- och fritidsnämnden har en mycket låg avtalstrohet räknat i inköpsbelopp, däremot är avtalstroheten sett till antal fakturor bättre. Nämnden för lärande och arbete har en Bollnäs kommun 19 av 21

22 relativt låg avtalstrohet i kronor men en högre avtalstrohet sett till antal fakturor. Barn- och utbildningsnämnden har en låg avtalstrohet räknat i kronor och i antal. Teknik- och fritidsnämndens avtalstrohet avviker anmärkningsvärt mot vad som framkommit i samband med uppföljningen i 2011 års internkontrollplan. En förklaring är att kontorsmaterialavtalet inte omfattar t.ex specialpapper till kassaapparater. Följden av detta är att nämnden behöver genomföra direktupphandling för dylika inköp. Vid stickprovsgranskningen har det framkommit att inköp av t.ex kopieringspapper skett från andra leverantörer än avtalsleverantörerna. Vi konstaterar vidare att på varuslag kontorsmaterial bokförs andra kostnader än kontorsmaterial t.ex el, förbrukningsmaterial, undervisningsmaterial, förbrukningsinventarier, vilket gör att uppnådd avtalstrohet är svår att utvärdera. Vi rekommenderar att tydliga instruktioner för kontering upprättas. Vi anser vidare att rutiner och instruktioner bör upprättas för att säkerhetsställa att rätt varuslag köps från rätt avtalsleverantör. Bollnäs kommun 20 av 21

23 Helena Carlson Projektledare Bengt Andersson Uppdragsledare Bollnäs kommun 21 av 21