2. Val av justeringsman samt sekreterare Diana Conticelli valdes till justerare och Angela Jones till sekreterare.

Transkript

1 Dokumenttyp Datum Reg.nr Sida Protokoll /5 Mötestyp Ärende Plats Styrelsemöte Löpande Svenska Skolan Närvarande Frånvarande Björn Jacobsen, Jonas Andersson-Junkka, Sven Göran Anneli Andersson, Michael Zell Arvenius, Diana Conticelli, Angela Jones, Gunnel Gustafsson Delvis närvarande Marie-Louise Bergman 1. Björn Jacobsen öppnade mötet, 19:30. Dagordningen godkändes. 2. Val av justeringsman samt sekreterare Diana Conticelli valdes till justerare och Angela Jones till sekreterare. 3. Genomgång av föregående protokoll samt justering. Det konstituerande styrelsemötets protokoll gicks igenom och justerades. Föregående protokoll, tidigare styrelse, förevisade rektor Gunnel Gustafsson om. I protokollet nämndes ny rektorsrektrytering, ny gruppförsäkring som skall upprättas på sådant sätt att varje individ inte behöver redovisas, utan att barn som bara vistats på skolan en kortare tid också skall omfattas av försäkringen. Gunnel upprättar en överlämningslista över pågående beslut och arbete, dels till nya styrelsen och även till nytillträdande rektor. Beslut: Nya styrelsen läser igenom föregående protokoll. 4. a) Ekonomifrågor I och med att skolan har en ny styrelse måste skolans ACTA-bok fyllas i. Boken skall fyllas i på Portugisiska. (ACTAS= Officiell handling, där varje bolags/förenings större händelser/förändringar måste skrivas ned) Alla i styrelsen, samt rektor skall sedan skriva under texten. Ny ordförande, firmatecknare samt ny rektor måste besöka skolans bank, Caixa Geral de Depósitos för att få behörighet att attestera och utföra in-och utbetalningar. Man skall ta med NIF/pass/ev. anställningsavtal.

2 Beslut: Annelie Andersson fyller i ACTA-boken enligt mall på Portugisiska. I första införandet i ACTA boken skall Gunnel, Ingela, Björn och Angela stå med. Björn och Angela besöker banken. Björn avtalar tid med banken. När ny rektor tillträder, skall ACTA-boken fyllas i igen. Ny rektor behöver också gå till banken för att få nödvändig behörighet. Sedan bör även Gunnels behörighet och bankfullmakter etc återkallas. b) En annan fråga som kom upp, var att skolan ev. skall teckna ett nytt affärsavtal med banken, för att slippa transaktionskostnad om 0,54 för varje transaktion. Vid nästa bankbesök kan frågan tas upp med banken. Skolan har två bankkonton i Sverige, ett Eurokonto samt ett SEK-konto, saldo på i Euro är ca enligt aprils avstämning, på SEK kontot är saldot ca 71000SEK enligt samma avstämning. Frågan om huruvida det är bra med så stora belopp i oplacerat kapital. Kan vi få mer i ränta? Kan vi placera reservfonden? Frågan kan tas upp vid framtida möte. Skolan erhåller statsbidrag i jan, april och sept. Ansökan för statsbidrag hos Skolverket skall göras i okt varje år. Ansökan hanteras av rektor. Beslut: Inga beslut, endast information från Gunnel. Gunnel gör en sammanställning över vad vi ev bör ändra vad gäller bankavtalet. 5. Elevsituation Punkten tas upp under kommande styrelsemöte. Kortfattat om elevantal vid höstens skolstart: Förskolan 8 barn, F-klass 4 elever Åk 1 7 elever, Åk 2 5 elever, Åk 3 4 elever Åk 4 5 elever, Åk 5 5 elever, Åk 6 2 elever Åk 7 2 elever, Åk 8 2 elever Högstadieeleverna tillhör Sofia distans men får handledning av personal på skolan. 6. a) Personalsituation, rekrytering av ny rektor. Nya styrelsen har bjudit in tidigare styrelsens ordförande, Lisa (Mari-Louise Bergman) för att få information kring hur processen kring rekrytering av skolans nya rektor har gått till. Vissa farhågor har lyfts av vissa angående om rekryteringen ev. har gått för fort och vilket beslutsunderlag man har haft. Lisa informerar följande händelseförlopp: 29 april, rektor Gunnel Gustafsson lämnar in sin uppsägning. 4 maj kallar ordförande till styrelsemöte för att informera styrelsen om Gunnels beslut. Den uppkomna diskussionen diskuteras. Dåvarande styrelse beslutar att rekrytering av nya rektor skall ske innan ny styrelse tillträder, de anser att rekryteringen är en del av

3 deras pågående styrelseuppdrag. De anser att det är det mest ansvarsfulla tillvägagångssättet. Ordförande och Gunnel föreslår skolans tidigare rektor, Susanne Morgan. Lisa berättar om varför de föreslagit Susanne Morgan och varför de tycker att hon är bästa kandidaten. Susanne var anställd på Svenska skolan som rektor innan Gunnel Gustafsson. Hon arbetade som rektor under ca ett år och åkte tillbaka till Sverige, endast för att ta hand som sin sjuka mor. Susanne har flera gånger uttryckt ett intresse att återvända till skolan. Hon var omtyckt av elever och lärare. Susanne utförde en omfattande dokumentation av skolbarnens utveckling, dokumentation som saknades och det har ställts krav på från Skolverkets sida. Den tidigare styrelsen var enhällig i sitt beslut att inleda en rekrytering av Susanne Morgan, utan reservationer. En anställningsintervju har skett. Ett anställningsavtal har upprättats med Susanne Morgan, ett s.k. löfte om anställning. Beslut: Styrelsen beslutade att enhälligt gå på tidigare styrelsens beslut om rekryteringen av Susanne Morgan. b) Tilltänkta nyrekryeteringar av lärare Gunnel informerar om pågående lärarrekrytering. Gunnel och Linda Olsson (klassföreståndare för F-3) genomför rekryteringen av nya lärare gemensamt med Susanne Morgan. Rekrytering av nya lärare är i slutskeende och att Gunnel och Susanne diskuterar både detta och organisationen. Den lärare som rekryteras har bred behörighet och har legitimation för att undervisa både på låg- och mellanstadiet. Beslut: Styrelsen beslutade att även nya rektorn Susanne Morgan skall involveras i den pågående rekryteringen av nya lärare. Gunnel ombesörjer detta. Meddelande och information till medlemmar/föräldrar om ny rektorsrektrytering skall se senast mån 23 maj. Sven Göran skriver informationstext, samt intervjuar Susanne Morgan för personlig text. c) Gunnel informerar om skolans två olika anställningsformer. Svensk-rekryterad personal samt portugisisk-rekryterad personal och skillnaderna i lönesättning och löneform de två formerna emellan. Hyresbidrag utgår till personal rekryterad från Sverige med högst 500/mån. Skolan handhar hyreskontrakten för den personal som får hyresbidrag, för att det är lättare och bättre för alla parter. Tex vid ett snabbt återvändande till Sverige, då skolan kan erbjuda bostaden till annan personal istället.

4 Beslut: Lisa vidarbefodrar kontaktuppgifter till den advokat som skolan anlitar vid upprättande av bl.a. anställningskontrakt. Björn kommunicerar med Gunnel om formalia kring hennes uppsägning. 7. Skolrenovering Inga akuta fastighetsåtgärder är nödvändiga i nuläget. Utemiljön bör vara nästa åtgärd. Se över ny klätterställning samt grindar (säkerhetsfrågor!), samt även titta på köksrenovering. Senast 1 nov skall man söka bidrag för lokalbidrag från Skolverket, för Ansökan skall ombesörjas av ny rektor. Beslut: Annelie Andersson och Diana Conticelli utses som fastighetsansvariga. Gunnel förmedlar lista angående fastighetsrelaterade frågor. Planering för fastighetens framtid bör tas fram, en Fastighetspärm. 8. Övriga frågor - Jonas Andersson-Junkka valdes som representant för Skolverket. Gunnel anmäler Jonas till Skolverket. - Styrelsen beslutade att ha separata visionsmöten om skolans verksamhet, strategier etc. - Vi bör ta fram riktlinjer för skolans verksamhet, dokument om vad som ingår i styrelsens roll och beslutsomfång, samt vad som ingår i Rektorns roll. - Ny teknik för att dela dokument diskuterades. Dropbox och Google Drive nämndes. Jonas och Angela börjar titta på det. - Lärarna önskar nya e-postadresser, förslagsvis Googlekonton. - Jonas mailar ut excelmall för ärendefrågor för att underlätta och tydliggöra planering. Vem som gör vad och när. - Gunnel mailar ut kontaktuppgifter som är bra att ha. - Ev. glapp med betalningar juli-aug, om så är fallet utför Ingela dem, eller Gunnel ifrån Sverige. Ev. förskottsbetala skatter o likn. - Läromedelsbeställning inför nya skolåret levereras till Gunnel i Sverige. Johan hämtar och ombesörjer leverans till. Nya styrelsen bör titta på framtida leveransätt och kostnader.

5 Viktiga datum: - Skolavslutning fre 17 juni kl. 10:00. Knytkalas. - Fritids är öppet till och med 22 juli med full verksamhet, inkl, lunch och aktiviteter. - Skolan öppnar igen, 31 aug kl. 9: aug börjar ny rektor sin tjänst aug tillträder de nya lärarna aug börjar lärare och all personal. - V.44 Höstlov - Dec: Lucia samt julavslutning och jullunch Beslut: skapa en Googledriveplats för styrelsens kommunikation och filer. Ev. starta en föräldragrupp för events såsom Luciafirande (ny kyrka tex) samt jullunch etc. 9. Datum för nästa styrelsemöte Björn mailar ut förslag på datum, nästa möte blir i sept. Vid protokollet Justerare Angela Jones Diana Conticelli