Fakultetsnämnden, utskottet för forskning möte 3, den 8 maj 2013

Transkript

1 Fakultetsnämnden, utskottet för forskning Kallelse Nr 3: Dnr: MDH /13 Fakultetsnämnden, utskottet för forskning möte 3, den 8 maj 2013 Omfattning 1-10 Datum och tid: Onsdagen den 8 maj 2013 kl Plats: Ledamöter: R3-143, Kylrummet (konferensrum UFO), Västerås (från kl även R3-132 tillgängligt) Yvonne Eriksson Peter Dobers Pirjo Lahdenperä Esbjörn Segelod Erik Dahlquist Elinor Brunnberg Hans Hansson Magnus Wiktorsson Johan Lindmark Johannes Rytzler Ordförande, Prodekan Dekan Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Studentrepresentant Studentrepresentant Tjänstemän: Andreas Boberg Monika Matevska Stier Utbildnings- och forskningssektionen Utbildnings- och forskningssektionen Fackliga företrädare: Övriga: Elisabeth C Andersson Amanda Mannervik SACO OFR-S Enheten för externa relationer OBS! Vid förhinder att delta vänligen meddela detta till Andreas Boberg, utbildnings- och forskningssektionen. 1 (8)

2 Föredragningslista Nr 3: Dnr: MDH /13 Fakultetsnämnden, utskottet för forskning Föredragningslista: Fakultetsnämnden, utskottet för forskning möte 3, den 8 maj Mötets öppnande Val av justeringsperson Fastställande av föredragningslista Ändrat datum för utskottets första möte efter sommaren (Informationspunkt) Uppdatering av KKS-rutin (Informationspunkt) Anhållan om utnämning som affilierad forskare (Informationsärende) Utlysning av konstnärligt utvecklingsmedel 2013 (Informationspunkt) Uppföljning av idéseminarium med externa partners (Informationspunkt/diskussionspunkt) Övriga frågor Mötet avslutas... 8 Justerandes signatur 2 (8)

3 Nr 3: Dnr: MDH /13 Fakultetsnämnden, utskottet för forskning 1. Mötets öppnande Ordförande öppnar mötet. 2. Val av justeringsperson Förslag till beslut: att utse N N att jämte ordföranden justera protokollet. 3. Fastställande av föredragningslista Förslag till beslut: att fastställa förslag till föredragningslista. 4. Ändrat datum för utskottets första möte efter sommaren (Informationspunkt) Tidpunkten för utskottets första möte efter sommaren ligger i en konferensintensiv period. Till följd av detta kommer utskottets första möte att flyttas fram en vecka från den 21 augusti till den 28 augusti. Förskjutningen av utskottsmötet förväntas inte påverka eventuella ärenden som ska beredas inför fakultetsnämndens septembermöte. Förslag till beslut: att lägga informationen till handlingarna. 3 (8)

4 Nr 3: Dnr: MDH /13 Fakultetsnämnden, utskottet för forskning 5. Uppdatering av KKS-rutin (Informationspunkt) Diarienummer: /11 Handläggare: Monika Matevska Stier Rektor fastställde en rutin för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (MDH /11), i syfte att underlätta och kvalitetssäkra beredningen inför rektorsbeslut om inskickande av ansökningar. Rutinen behöver nu uppdateras och förtydligas utifrån erfarenheter gjorda sedan den ursprungliga rutinen beslutades. En organisationsförändring har även genomförts; dåvarande Grants Office, vid Enheten för externa relationer, har ersatts av en central funktion för kvalitetssäkring av extern forskningsfinansiering vid utbildnings- och forskningssektionen (UFO). Vid en revidering tas även hänsyn till förvaltningschefens beslut om nya regler för hantering av styrdokument (MDH /13). Föredragande: Monika Matevska Stier Förslag till beslut att lägga informationen till handlingarna. Underlag i ärendet Bilaga 1. Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar från Mälardalens högskola till KK-stiftelsen. 4 (8)

5 Nr 3: Dnr: MDH /13 Fakultetsnämnden, utskottet för forskning 6. Anhållan om utnämning som affilierad forskare (Informationsärende) Diarienummer: CF-P /13 Handläggare: Jan Romedahl (PER) / Andreas Boberg (UFO) Dekanus har fattat beslut om yttrande kring akademin för Innovation, design och teknik (IDT) anhållan om att få utnämna Lennart Swanström på ABB Corporate Research till affilierad forskare inom området sustatinable production vid avdelningen Produktrealisering inom utvecklingsmiljön Innovation och produktrealisering. Enligt gällande handläggningsordning för affiliering av forskare ska fakultetsnämnden avge ett yttrande om affilieringen är förenlig med och medverkar till ett uppfyllande av högskolans forsknings- och utbildningsstrategin (FUS). I FUS:en för perioden står det omnämnt för den etablerade inriktningen Innovation och produktrealisering att Fokus för verksamheten / / samproduktion ska ske med näringslivet inom effektiv industrialisering och hållbara produktionssystem för morgondagens produkter. Innovation och produktrealisering ska medverka i framtidssatsningar som Den nya svenska produktionsmodellen och Gröna produktionssystem / /. Det ansågs därmed att affiliering av Lennart Swanström som forskare är förenligt med gällande FUS varvid följande yttrande beslutades: Akademin för Innovation, design och tekniks anhållan om att utnämna Lennart Swanström som affilierad forskare är förenlig med gällande forsknings- och utbildningsstrategi för Mälardalens högskola. Lennart Swanströms kompetens inom bland annat miljöområdet tros kunna stärka utvecklingsmiljön Innovation och produktrealisering i allmänhet och avdelningen Produktrealisering i synnerhet. Föredragande: Andreas Boberg Förslag till beslut att lägga informationen till handlingarna. Ärendets beredning Ansvarig handläggare vid personalsektionen har berett ärendet och överlämnat underlag till ansvarig handläggare vid utbildnings- och forskningssektionen för fortsatt beredning för beslut i fakultetsnämnden. Ärendet är samverkat med facken. Underlag i ärendet Bilaga 1: Anhållan om utnämning av affilierad forskare. 5 (8)

6 Nr 3: Dnr: MDH /13 Fakultetsnämnden, utskottet för forskning 7. Utlysning av konstnärligt utvecklingsmedel 2013 (Informationspunkt) Diarienummer: MDH /12 Handläggare: Andreas Boberg Vid fakultetsnämndens möte den 18 april 2013 beslutade nämnden om tilllägg till tidigare beslutade riktlinjer för konstnärligt utvecklingsmedel. I fakultetsnämndens beslut delegerade även nämnden beslut om tilldelning om medel till utskottet för forskning. En utlysning gjordes den 29 april 2013 och ansökningstiden är satt till den 27 juni Forskningsutskottet förväntas fatta beslut om tilldelning av medel vid utskottets första möte efter sommaren. Föredragande: Andreas Boberg Förslag till beslut att lägga informationen till handlingarna. Underlag till ärendet Bilaga 1: Information om utlysning Bilaga 2: Tidsplan för utlysningsomgång (8)

7 Nr 3: Dnr: MDH /13 Fakultetsnämnden, utskottet för forskning 8. Uppföljning av idéseminarium med externa partners (Informationspunkt/diskussionspunkt) Forskningsutskottet anordnade under september 2012 en workshop med externa partners för att diskutera angelägna forskningsutmaningar. Initiativet togs väl emot och det blev överenskommet att en uppföljning av workshopen skulle arrangeras under våren Inför uppföljningsworkshopen som nu är planerad till den 27 maj 2013, IdéLab EER Eskilstuna, ska forskningsutskottet se över processen kring vart innovationsidéer kan skickas in samt att bryta ner gällande forsknings- och utbildningsstrategi i mål, aktiviteter och resultat. Utskottet förväntas fokusera diskussionen på publiceringsstrategi och ha en fortsatt diskussion kring extern finansiering. Till hjälp för att leda diskussionen har enheten för externa relationer bjudits in för att stödja utskottet genom EER:s process SolutionHunt. Föredragande: Yvonne Eriksson Förslag till beslut att lägga informationen till handlingarna. 7 (8)

8 Nr 3: Dnr: MDH /13 Fakultetsnämnden, utskottet för forskning 9. Övriga frågor 10. Mötet avslutas Utskottets ordförande avslutar mötet. 8 (8)

9 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) Beslutsdatum: Beslutande: Handläggare: Dokumentansvarig: Dokumenttyp: Datum för ikraftträdande: Revideras senast:

10

11 INNEHÅLL BAKGRUND OCH ARBETSFÖRDELNING 1. NÄR KKS INBJUDER TILL OCH LANSERAR SINA UTLYSNINGAR UFO vidarebefordrar inbjudan Akademicheferna meddelar vilka som avser närvara vid lanseringen UFO återrapporterar från lanseringen till MDH UFO förbokar tider för rektorsbeslut EN GRANSKNINGSGRUPP UTSES ANSÖKNINGAR FÖRANMÄLS OCH BEHANDLAS AV FU Forskningsledarna föranmäler planerade ansökningar FU tar ställning till föranmälda ansökningar PROCESS- OCH TIDPLANER UTARBETAS... 3 UFO utarbetar process- och tidplaner utifrån planerade ansökningar UNDERLAG INFÖR REKTORSBESLUT FÖRBEREDS Forskningsledarna ansvarar för att underlag förbereds Aktuellt underlag vid intresseanmälan och/eller fullständig ansökan GRANSKNINGSPROCESSEN PLANERAS OCH GENOMFÖRS Granskningsgruppen planerar granskningen Forskningsledarna skickar in ansökningar för granskning Ordförande vidarebefordrar underlag och granskningen genomförs Granskningsgruppens ordförande delger utlåtanden REKTORSBESLUT FÖRBEREDS Forskningsledarna rapporterar till föredragande Akademin färdigställer och skickar in underlag UFO bereder inkommet underlag REKTOR BESLUTAR Rektor beslutar om KKS-ansökningar Alla originalhandlingar returneras till UFO UFO skickar underlag till projektledare och forskningsledare GODKÄNDA ANSÖKNINGAR SKICKAS IN TILL KKS Projektledarens ansvar Forskningsledarens ansvar ANSÖKNINGAR DIARIEFÖRS OCH ARKIVERAS UFO överlämnar originalhandlingar till akademins registrator Projektledaren skickar övrigt underlag för diarieföring/arkivering BESLUT INKOMMER OCH ANALYSERAS UFO sammanställer inkomna beslut från KKS Prodekanen återkopplar ev ytterligare info kring beslutsmotiveringar FU analyserar utfallet och återkopplar erfarenheter till MDH AVTAL INGÅS... 8

12 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) 1

13 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) BAKGRUND OCH ARBETSFÖRDELNING Rektor ska godkänna ansökningar från Mälardalens högskola (MDH) till KK-stiftelsen (KKS). Ansökningarna tas fram inom de etablerade forskningsinriktningarna och granskas därefter i en intern kvalitetssäkringsprocess som leds av fakultetsnämndens forskningsutskott (FU). I detta dokument beskrivs kronologin i denna process samt arbetsfördelningen mellan de deltagande parterna vid MDH. Dessa parter är: Projektledare: Ansvarar för framtagande och inskickande av KKS-ansökningar. Forskningsledare: Har en central roll i beredningsprocessen för forskningsinriktningens planerade ansökningar; godkänner ansökningar på akademinivå, föranmäler ansökningar till fakultetsnämndens forskningsutskott, ansvarar för att underlag tas fram inför granskning och rektorsbeslut, rapporterar till föredragande mm. Akademichefer: Beslutar om medfinansiering för planerade ansökningar. Fakultetsnämndens forskningsutskott, FU Utser granskningsgrupp och tar ställning till föranmälningar av ansökningar. FU:s granskningsgrupp Granskar planerade KKS-ansökningar vid MDH. Prodekanen för forskning och forskarutbildning Föredrar ansökningar för rektor i samband med rektorsbeslut. Utbildnings- och forskningssektionen (funktionen för kvalitetssäkring av extern forskningsfinansiering), UFO Utgör ett processtöd till ledning, akademier och fakultetsnämnd och är MDH:s centrala kontaktperson gentemot KKS.

14 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) 1. NÄR KKS INBJUDER TILL OCH LANSERAR SINA UTLYSNINGAR KKS har två utlysningar per år: en vårlansering (i mars) och en höstlansering (i september). Lanseringarna äger rum hos KKS i Stockholm, dit högskolor och näringsliv bjuds in. Inbjudan kommer vanligtvis i januari respektive juni och är ställd till registrator, rektor och den centrala funktionen för kvalitetssäkring av extern forskningsfinansiering vid UFO (nedan kallad UFO). I inbjudan informerar KKS övergripande om vilka utlysningar som kommer att ingå i lanseringen samt om ansvariga kontaktpersoner för respektive utlysning. Till inbjudan bifogas vanligen en 3-års plan över kommande utlysningar. När KKS:s inbjudan till kommande utlysningar har inkommit till MDH ska följande ske: 1.1 UFO vidarebefordrar inbjudan UFO vidarebefordrar KKS:s inbjudan till MDH:s forskningsledare, akademichefer och till akademiernas forskningssamordnare, för vidare spridning och med en uppmuntran om att anmäla akademirepresentanter till den kommande lanseringen. Fakultetsnämndens forskningsutskott (FU), prodekanen för forskning och forskarutbildning, prodekanen för utbildning på grund- och avancerad nivå samt prorektor får också inbjudan för kännedom. 1.2 Akademicheferna meddelar vilka som avser närvara vid lanseringen Akademicheferna meddelar UFO vilka representanter som avser närvara vid KKS:s lanseringsmöte. Detta görs för att underlätta samordningen av MDH:s deltagande. 1.3 UFO återrapporterar från lanseringen till MDH Akademirepresentanter och UFO närvarar vid KKS:s lansering. UFO återrapporterar därefter till forskningsledare, akademichefer, forskningssamordnare, FU, prodekanen för forskning och forskarutbildning och prodekanen för utbildning på grund- och avancerad nivå. Prorektor och rektor får också informationen för kännedom. 1.4 UFO förbokar tider för rektorsbeslut UFO förbokar tider för rektorsbeslut vad gäller eventuella KKS-ansökningar. Separata beslutsdatum bokas in för rektors godkännande av intresseanmälningar respektive fullständiga ansökningar, beroende på vad som är aktuellt inom respektive KKS-utlysning. Närvarande vid beslutstillfällen kommer att vara rektor och prodekanen för forskning och forskarutbildning (föredragande). NOTERA: Vid så kallade Steg 2-utlysningar, där KKS ger utlysningstexten direkt i handen till ansvarig projektledare, ansvarar forskningsledaren för att denna utlysningstext, inklusive aktuella ansökningsbilagor, vidareförmedlas till granskningsgruppens ordförande (se kapitel 2 nedan) och till UFO. 1

15 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) 2. EN GRANSKNINGSGRUPP UTSES En granskningsgrupp för granskning av samtliga planerade KKS-ansökningar i kommande ansökningsomgångar (KKS:s vår-och höstutlysning) tillsätts enligt följande: a) Respektive forskningsledare föreslår, till FU:s ordförande, en representant för den etablerade forskningsinriktningen att ingå i utskottets granskningsgrupp. b) FU beslutar om granskningsgruppens sammansättning och en av medlemmarna utses till ordförande. c) Forskningsledarna delges beslutet. 3. ANSÖKNINGAR FÖRANMÄLS OCH BEHANDLAS AV FU 3.1 Forskningsledarna föranmäler planerade ansökningar Inför kommande MDH-interna granskningsprocess ska respektive forskningsledare göra en föranmälan av planerade KKS-ansökningar. Föranmälan skickas till FU:s ordförande (per e-post) och till UFO för kännedom. Föranmälan ska normalt göras 1-1,5 månad efter KKS:s lansering av utlysningar. Sista datum för inskickande av föranmälan meddelas separat av UFO, efter avstämning med FU:s ordförande. Föranmälan ska innehålla nedanstående information. Därutöver ska en kort projektbeskrivning för respektive, planerade ansökan bifogas. Etablerad forskningsinriktning: * Forskningsledare: KKSutlysning/ program: Projekttitel och akronym: Projektledare: Ev. förslag på MDH-interna eller externa granskare (utöver FU:s granskningsgrupp): Kontaktuppgifter, granskare: (e-post, tel.) HÖG HÖG ProSpekt Strategiska rekryteringar Företagsforskarskolor Forskningsprofiler 2

16 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) Planeras deltagande i en ansökan om företagsforskarskola där annat lärosäte är huvudsökande? Om svaret är ja ange projekttitel/akronym samt vilket lärosäte som är huvudsökande: Motivera nedan hur de planerade ansökningarna passar in i forskningsinriktningens strategier. Finns tillräckliga finansiella och personella resurser (medfinansiering och bemanning) tillgängliga för samtliga projekt? Hur överensstämmer planerade ansökningar med befintliga områden inom den etablerade forskningsinriktningen? * Hälsa och välfärd (HV), Inbyggda system (IS), Industriell ekonomi och organisation (IEO), Innovation och produktrealisering (IPR), Miljö, energi- och resursoptimering (MERO) eller Utbildningsvetenskap (UV). 3.2 FU tar ställning till föranmälda ansökningar a) FU tar ställning till föranmälda ansökningar. I ställningstagandet ska MDH:s forsknings- och utbildningsstrategi beaktas, liksom forskningsinriktningarnas motiveringar till planerade ansökningar. b) UFO delger granskningsgruppens ordförande utfallet av FU:s ställningstaganden och vidarebefordrar aktuella föranmälningar (per e-post) till honom/henne. Informationen delges även forskningsledare, akademichefer och prodekanen för forskning och forskarutbildning. 4. PROCESS- OCH TIDPLANER UTARBETAS UFO utarbetar process- och tidplaner utifrån planerade ansökningar UFO tar fram process- och tidplaner utifrån planerade ansökningar. I process- och tidplanerna framgår aktuella utlysningar samt sista datum för inskickande till KKS, när ansökningar senast ska skickas in för granskning, när utlåtandena senast ska vara klara, när underlag från akademin senast ska lämnas in, när rapportering ska ske till föredragande inför rektorsbeslut, datum för rektorsbeslut o s v. Process- och tidplanerna skickas för kännedom till berörda projektledare, forskningsledare, forskningssamordnare, ordförande i FU:s granskningsgrupp, prodekanen för forskning och forskarutbildning samt till prodekanen för utbildning på grund- och avancerad nivå (om denne ska godkänna ansökningar inom någon utlysning). 5. UNDERLAG INFÖR REKTORSBESLUT FÖRBEREDS Vid sidan av en projektansökan, ska också tillhörande underlag förberedas inför rektorsbeslut. Underlaget är avhängigt KKS:s krav inom aktuell utlysning och MDH-interna krav som följer på dessa. 5.1 Forskningsledarna ansvarar för att underlag förbereds Forskningsledarna ansvarar för underlagets innehåll och kvalitet samt för att det stäms av med prodekanen inför rektorsbeslutet. Instruktioner och mallar erhålls från UFO. Färdigställt underlag 3

17 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) skickas till UFO (per e-post) för beredning inför rektorsbeslut. Akademi-PM och KKS:s underskriftsbilaga (se nedan) inlämnas i original. 5.2 Aktuellt underlag vid intresseanmälan och/eller fullständig ansökan Det finns två typer av KKS-utlysningar; utlysningar som kräver att en intresseanmälan föregår en fullständig ansökan och utlysningar som endast kräver att en fullständig ansökan skickas in. Beroende på utlysningens krav, och beroende på om MDH är huvud- eller medsökande, tas normalt följande underlag fram vid respektive forskningsinriktning, under forskningsledarens ansvar: I samband med INTRESSEANMÄLAN Underlag för rektorsbeslut Intresseanmälan (KKS-krav) När MDH är huvudsökande X När MDH är medsökande Följebrev till intresseanmälan (MDH-krav) Ska skrivas under av rektor. X Stödbrev till intresseanmälan (MDH-krav) Ska skrivas under av rektor. X I samband med FULLSTÄNDIG ANSÖKAN Underlag för rektorsbeslut Akademi-PM (MDH-krav) Akademichefen ska godkänna medfinansiering för respektive projektansökan, genom underskrift. När MDH är huvudsökande X När MDH är medsökande Underskriftsbilaga (KKS-krav) UFO fyller i rektors kontaktuppgifter och vidarebefordrar bilagan till forskningsledaren, som ombesörjer att efterfrågade underskifter erhålls. Rektor ska, slutligen, i samband med rektorsbeslutet godkänna genom underskrift. X Avsiktsförklaring (KKS-krav inom vissa utlysningar.) Ska skrivas under av rektor. X 4

18 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) 6. GRANSKNINGSPROCESSEN PLANERAS OCH GENOMFÖRS 6.1 Granskningsgruppen planerar granskningen a) Granskningsgruppens ordförande ansvarar för att hänsyn tas till följande villkor i granskningsgruppens planering: - Varje ansökan ska tilldelas granskare med lämplig vetenskaplig kompetens. - Varje ansökan ska granskas av minst två granskare. Om behov finns, kan gruppen utse ytterligare granskare internt på MDH eller externt om dessa uppfyller kravet på vetenskaplig kompetens. - Antalet ansökningar per granskare får inte överstiga tre, för respektive utlysning. b) Granskningsgruppens ordförande upprättar (i samråd med medlemmarna i gruppen) en plan för fördelning av ansökningar och granskare enligt nedanstående modell: KKSutlysning: Etablerad forskningsinriktning: Planerad ansökan (projekttitel och akronym): Projektledare: Granskare (FU:s granskningsgrupp): Ev övriga granskare, (vid MDH): Ev externa granskare: Planen upprättas utifrån de föranmälningar (inklusive projektbeskrivningar) som UFO tidigare har vidarebefordrat till granskningsgruppens ordförande (se kapitel 3). Alla utlysningstexter finns också tillgängliga på c) Ordförande förmedlar planen (via e-post) till alla granskare, berörda forskningsledare, forskningssamordnare, prodekanen för forskning och forskarutbildning och UFO för kännedom. 6.2 Forskningsledarna skickar in ansökningar för granskning Senast 2 veckor före KKS:s sista ansökningsdag ska forskningsledarna skicka in forskningsinriktningens ansökningar för granskning till granskningsgruppens ordförande, per e-post. Ansökningarna ska innehålla samtliga delar som efterfrågas av KKS. NOTERA 1: Om forskningsinriktningen inte avser gå vidare med en tidigare föranmäld ansökan eller forskningsledaren anser att en ansökan är av otillräcklig kvalitet ska denna inte skickas in för granskning, utan avanmälas till granskningsgruppens ordförande (per e-post). Kopia på avanmälan ska även skickas till FU:s ordförande samt till UFO. NOTERA 2: När en ansökan om forskningsprofil eller företagsforskarskola planeras krävs, utöver granskningsgruppens utlåtande, även ett skriftligt utlåtande från en extern granskare, där utlåtandet adresserar KKS:s bedömningskriterier (se aktuell utlysningstext på 5

19 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) Forskningsinriktningen ansvarar för att en extern granskare utses och att den externa granskaren lämnar ett skriftligt utlåtande. Granskaren får gärna även bifoga synpunkter och förbättringsförslag till utlåtandet. FU:s ordförande och UFO ska informeras om vem som utses till extern granskare. Aktuell forskningsledare skickar, senast 1 vecka före KKS:s sista ansökningsdatum, den externa granskarens utlåtande vidare (via e-post) till projektledaren, prodekanen för forskning och forskarutbildning och UFO för kännedom. 6.3 Ordförande vidarebefordrar underlag och granskningen genomförs Granskningsgruppens ordförande vidarebefordrar omgående inkomna ansökningar till aktuella granskare, tillsammans med granskningsinstruktioner från UFO. Granskningen ska genomföras utifrån KKS:s bedömningskriterier för respektive utlysning (se Synpunkter och förbättringsförslag får gärna bifogas respektive utlåtande. Samtliga granskare skickar sina utlåtanden till ordförande i granskningsgruppen. 6.4 Granskningsgruppens ordförande delger utlåtanden Senast 1 vecka före KKS:s sista ansökningsdag ska ordförande (per e-post) skicka granskarnas utlåtanden, tillsammans med en sammanfattning av dessa, till respektive projektledare, forskningsledare, prodekanen för forskning och forskarutbildning samt UFO för kännedom. Även prodekanen för utbildning på grund- och avancerad nivå ska delges informationen, om utlysningen kräver prodekanens godkännande. Granskarnas utlåtanden ska sammanfattas enligt följande alternativ: (I) (II) (III) Alla granskare är eniga om att ansökan håller tillräcklig kvalitet och kan därmed gå vidare till rektorsbeslut. Alla granskare är eniga om att ansökan håller tillräcklig kvalitet om föreslagna justeringar görs före rektorsbeslutet. När granskare av samma ansökan är oeniga om huruvida förhandsversionen håller tillräcklig kvalitet ska granskningsgruppen gemensamt diskutera frågan för att enas om ett beslut. (IV) Alla granskare är eniga om att ansökan inte håller tillräcklig kvalitet. Ansökan kan då inte gå vidare till rektorsbeslut, utan får omarbetas och återkomma i senare ansökningsomgångar. 7. REKTORSBESLUT FÖRBEREDS 7.1 Forskningsledarna rapporterar till föredragande a) Snarast efter inkomna granskningsutlåtanden ska forskningsledarna (via e-post) meddela prodekanen för forskning och forskarutbildning vilka ansökningar den egna forskningsinriktningen avser gå vidare med till rektorsbeslut. Informationen meddelas även UFO. b) Inför rektorsbeslutet ska forskningsledarna (via e-post) rapportera till prodekanen för forskning och forskarutbildning, med kopia till UFO, hur granskarnas utlåtanden har adresserats i respektive ansökan. Vidtagna åtgärder (kompletteringar, omarbetningar etc) ska skriftligen kommuniceras. Forskningsledaren ansvarar för att föreslagna revideringar är gjorda. För information om datum/tid då rapportering senast ska ske se separata process- och tidplaner från UFO. 6

20 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) 7.2 Akademin färdigställer och skickar in underlag När forskningsledarna har meddelat prodekanen för forskning och forskarutbildning vilka ansökningar som forskningsinriktningarna avser gå vidare med till rektorsbeslut färdigställer akademierna, under forskningsledarnas ansvar och med UFO:s stöd, nödvändiga beslutsunderlag (se rubrik 5). Färdigställt underlag skickas till UFO (per e-post). Akademi-PM och KKS:s underskriftsbilagor inlämnas i original. 7.3 UFO bereder inkommet underlag UFO bereder respektive ärende och avstämning sker med prodekanen för forskning och forskarutbildning inför rektorsbeslut. 8. REKTOR BESLUTAR 8.1 Rektor beslutar om KKS-ansökningar Prodekanen för forskning och forskarutbildning föredrar alla ansökningsärenden för rektor, som beslutar om vilka ansökningar som kan skickas in till KKS. Prodekanen återkopplar eventuella kommentarer från rektor direkt till berörda forskningsledare. 8.2 Alla originalhandlingar returneras till UFO Efter rektorsbeslutet returnerar prodekanen allt beslutsunderlag till UFO. 8.3 UFO skickar underlag till projektledare och forskningsledare UFO skannar in KKS:s underskriftsbilagor för de ansökningar som rektor har godkänt (med sin underskrift) och skickar dessa, per e-post, till respektive projektledare. (Forskningsledaren och akademichefen får också informationen för kännedom.) Samma sak sker med eventuella avsiktsförklaringar (när MDH är medsökande). I förekommande fall skannas godkända intresseanmälningar med underskrivna följebrev, alternativt stödbrev (när MDH är medsökande) in och skickas till aktuell projektledare, forskningsledare och akademichef. 9. GODKÄNDA ANSÖKNINGAR SKICKAS IN TILL KKS 9.1 Projektledarens ansvar Projektledaren ansvarar för att den fullständiga ansökans underskriftsbilaga skickas in till KKS, tillsammans med övriga delar av ansökan. Detta sker genom uppladdning i KKS:s ansökningsportal på i god tid före sista ansökningsdag/tidpunkt. 9.2 Forskningsledarens ansvar Forskningsledaren ska skicka in intresseanmälan med underskrivet följebrev till KKS, enligt utlysningstextens instruktioner. När MDH är medsökande i ett projekt, ska stödbrev till intresseanmälan och avsiktsförklaring till fullständig ansökan vidarebefordras till huvudsökande, för uppladdning i KKS ansökningsportal. 7

21 Processbeskrivning för förhandsgranskning av ansökningar till KK-stiftelsen (KKS) NOTERA: Om projektledaren inte har ett konto för inloggning i ansökningsportalen sedan tidigare, måste först ett sådant skapas, innan ansökan kan laddas upp. När många användare laddar upp ansökans samtliga delar i nära anslutning till sista ansökningsdag/tidpunkt kan portalen bli överbelastad och tekniska problem uppstå. Därför rekommenderas uppladdning i så god tid som möjligt 10. ANSÖKNINGAR DIARIEFÖRS OCH ARKIVERAS 10.1 UFO överlämnar originalhandlingar till akademins registrator UFO överlämnar akademin-pm och underskriftsbilagor, i original, till respektive akademiregistrator, för diarieföring och arkivering Projektledaren skickar övrigt underlag för diarieföring/arkivering Projektledaren ansvarar för att samtliga, övriga ansökningshandlingar skickas till akademiregistrator, för diarieföring och arkivering. 11. BESLUT INKOMMER OCH ANALYSERAS 11.1 UFO sammanställer inkomna beslut från KKS Mottagare av KKS:s beslut för inskickade projektansökningar är vanligen registrator, projektledaren, rektor och UFO. UFO sammanställer ansökningsomgångens beslut (beviljanden/avslag och motiveringar) och förmedlar underlaget, tillsammans med inkomna beslutsbrev, till forskningsledare, prodekanen för forskning och forskarutbildning samt FU. Även rektor och prorektor får en kopia av underlaget för kännedom Prodekanen återkopplar ev ytterligare info kring beslutsmotiveringar Om behov finns av ytterligare information kring beslutsmotiveringar mm, för prodekanen för forskning och forskarutbildning dialog med programansvariga vid KKS och återkopplar därefter till projektledare, forskningsledare, FU och UFO FU analyserar utfallet och återkopplar erfarenheter till MDH FU analyserar utfallet av ansökningsomgången vid sitt kommande sammanträde och återkopplar erfarenheter till MDH. 12. AVTAL INGÅS I samband med beviljande av en ansökan inleder KKS avtalsskrivning med MDH. Normalt sett skickas avtalet till rektor för underskrift av projektledare, akademichef och rektor. (I vissa fall föregås avtalsskrivningen av förhandlingar kring villkoren för finansiering.) Projektet träder i kraft/beviljas medel först då avtalet är underskrivet av båda parter och har returnerats/inkommit till KKS. 8

22

23

24 Bilaga 1 ärende 7 Sidan 1 av 3 Handläggare: Andreas Boberg Utbildnings- och forskningssektionen andreas.boberg@mdh.se Utlysningsomgång 2013 av medel för konstnärligt utvecklingsarbete Fakultetsnämndens utlyser härmed medel på totalt kr för konstnärligt utvecklingsarbete. Fakultetsnämndens ambition är att stödja flera projekt vilket innebär att varje beviljat projekt kommer att dela på den totala anslagssumman. Fakultetsnämnden kommer inte att fördela hela anslaget om så inte är brukligt. Ansökan Sista ansökningsdag är den 27 juni Ansökan skickas som bilaga i e-post till Andreas Boberg på utbildnings- och forskningssektionen (UFO); e-post: andreas.boberg@mdh.se Ofullständiga ansökningar, eller sent inkomna ansökningar kommer inte att behandlas. Format Ansökan skrivs på särskild blankett för ansökan om medel för konstnärligt utvecklingsarbetet 2013 (word-fil) och skickas in enligt ovan. Ansökan ska vara om högst fem A4-sidor. Ansökan ska innehålla en projektbeskrivning där projektets syfte är tydligt formulerat. Dessutom ska problemformuleringen den teoretiska förankringen och metodbeskrivningen vara tydligt beskrivet. Vidare ska en tidsplan för genomförande och ett preliminärt budgetunderlag bifogas ansökan. I budgetunderlaget ska hänsyn tas till samtliga indirekta kostnader då utbetalning sker i bruttobelopp. Sökande uppmanas att kontakta berörd akademi eller sektion för besked om påslag på lönekostnader, avdrag för lokalkostnader etcetera. Om personer verksamma vid mer än en akademi eller sektion lämnar in en gemensam ansökan ska det av budgetunderlaget framgå hur stor andel av de begärda medlen som ska rekvireras av respektive akademi eller sektion. Konstnärliga utvecklingsprojekt vid högskolan ska utforska gestaltningsprocesser inom design och/eller konst och bidra till höjd kompetensnivå och ökad kunskap inom högskolan. Därför ska också

25 Bilaga 1 ärende 7 Sidan 2 av 3 planer för hur den nya kunskapen sprids och tillvaratas inom högskolan ingå i ansökan. Behöriga att söka Behöriga att ansöka om medel för konstnärligt utvecklingsarbete är lärare och forskare anställda vid MDH, varav minst en inom varje projekt ska vara anställd på konstnärliggrund eller ha konstnärlig högskoleexamen. Bedömning av ansökan Fakultetsnämnden har utsett en kommitté som har i uppdrag att bedöma inkomna ansökningar utifrån nedanstående uppsatta kriterier. Kommittén ska även bereda förslag till beslut om tilldelning av medel eller avslag på ansökan. Förslaget ska vara skriftligen motiverat. Fakultetsnämndens utskott för forskning beslutar om tilldelning av medel efter hörande av bedömarkommittén. Bedömningsgrund Vid bedömningen av inkomna ansökningar kommer kommittén att beakta om den sökande är behörig att söka samt om det finns en rimlig budget för projektet. Utöver detta kommer följande bedömningskriterier att beaktas: - att det finns ett tydligt formulerat syfte samt forskningsfrågor eller problemformuleringar, att projektansökan är förankrad i och relaterar till erkänd forskning inom området för respektive projektansökan, att projektansökan har tydlig metodbeskrivning, att projektansökan utforskar gestaltningsprocesser inom design och konst, att projektet bidrar till kunskap inom området design och konst, samt att det finns förutsättningar att anpassa projektet om en lägre summa än budgeterat blir beviljat. Medel kommer inte att beviljas till utbildningsprojekt (t ex kurs- eller programutveckling). Beslut, rekvirering och projektrapportering Utskottet för forskning avser fatta beslut om tilldelning vid sitt första möte efter sommaren Beslut kommer att expedieras efter att justerat mötesprotokoll finns tillgängligt. Rekvirering av beviljade medel kan ske till och med den 20 december Ytterligare information kommer vid delgivning av beslut om tilldelning.

26 Bilaga 1 ärende 7 Sidan 3 av 3 Medel kan utnyttjas fram till slutrapportering av projektet till fakultetsnämnden (dock senast ett år efter att beslut om tilldelning blivit expedierat). Outnyttjade medel kan komma att återkrävas. Under 2013/2014 kan en delrapport lämnas muntligen och/eller skriftligen i samband med ett utskottssammanträde. Lämnas en delrapport ska även en slutrapport lämnas till fakultetsnämnden efter att projektet slutförts.

27 Tidplan för utlysningsomgång 2013 av medel för konstnärligt utvecklingsarbete April/Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augisti September Oktober November December v Aktivitet Utlysning 2013 av konstnärlig 1:a maj Ansökningsperiod Ansökningar skickas till bedömargrupp deadline 27 juni 28:e Bedömargruppen granskar Forskningsutskottets första möte efter sommaren Justering av protokoll Expediering av beslut Rekvirering av tilldelade medel deadline 20 december Genomförande av projekt Återrapportering till fakultetsnämnden Tidigast vid mötet ett år efter delgivning