Erasmusmobilitetsbidrag. Guide för högskolor och praktikkonsortier

Transkript

1 Bilaga VIII Erasmusmobilitetsbidrag Guide för högskolor och praktikkonsortier Läsåret Uppdaterad den

2 Innehållsförteckning Till läsaren... 4 Kontaktinformation... 4 Termer och förkortningar som används i Erasmus-programmet Deltagande i programmet Erasmus Erasmus University Charter Erasmus Placement Certificate Avtalsförhållandet mellan CIMO och högskolan/konsortiet Ansökan om mobilitetsbidrag Grunderna för beviljande av mobilitetsbidrag Finansieringsavtal mellan CIMO och högskolan/konsortiet Ändringar i högskolans avtalskontaktuppgifter Utbetalning av bidraget åt högskolan/konsortiet Tilläggsstipendier Återbetalning av bidrag Rapportering Mellanrapport Slutrapport CIMOs Erasmus-dagar Arkiveringstid för dokumenten Uppföljning och revision Administration av Erasmus-bidraget vid högskolan Allmänna anvisningar Överföring av bidrag mellan utbyteskategorierna Utbetalning av stipendium åt utresande Studentutbyte Praktikantutbyte Lärar- och personalutbyte Rörlighet utan hinder - stipendier åt personer med specialbehov Bidrag för organisation av mobiliteten (OM) Principerna för genomförande av utbytet Bilaterala avtal mellan högskolorna Länder som deltar i programmet Erasmus Student- och praktikantutbyte Behörighetsvillkor för utresande studerande Flera utbytesperioder för samma studerande Villkor för utbytesperioden Lämpliga praktikplatser Kombinerad praktik- och studieperiod Val av utresande studerande Utbytets längd Uppföljning och kvalitetssäkring av utbytet Förlängning av utbytesperioden Avbrytande av utbytesperioden Tillgodoräknande Inga studieavgifter

3 Försäkringar och ansvar Utbyte till det egna hemlandet Erasmus Student Charter EILC-språkkurser Rapportering efter utbytet Blanketter för student- och praktikantutbyte Lärar- och personalutbyte Behörighetsvillkor för utresande personal Val av utresande deltagare Utbytets längd Arbetsplan Rapportering efter utbytet Bilaga 1. Högskolans Erasmus-kalender läsåret Bilaga 2. Nyttiga Erasmus-länkar Bilaga 3: Lärar- och personalutbytets högsta belopp per dag per land Bilaga 4: Dokument per kategori som kontrolleras vid dokumentkontroll och inspektioner

4 TILL LÄSAREN Denna guide ger anvisningar och hjälp åt högskolor och Erasmus-praktikkonsortier för administrationen av Erasmus-mobilitetsbidraget och genomförandet av Erasmus-utbyten. Den är skriven av Finlands nationella Erasmus-kontor, CIMO. Vi hoppas att guiden ger svar på de flesta frågorna om utbyten. I och med Programmet för livslångt lärande (LLP) fick Erasmus-mobiliteten läsåret 2007/08 nya aktiviteter och genomgick flera administrativa förändringar. Nu är förändringarna inte lika stora, men det är ändå bäst att läsa igenom denna guide noggrant, så att programmet säkert genomförs enligt gällande instruktioner. Liksom tidigare är ändringarna i innehållet märkta med gult. Det har också skett mindre förändringar från förra året i modellen för och bilagorna till avtalet mellan högskolan/konsortiet och CIMO så läs också dem omsorgsfullt. Vi tar gärna emot kommentarer om guidens innehåll! Vi uppdaterar guiden enligt behov. Uppdateringar och andra aktuella saker meddelas per e-post via sändlistorna campo och cimeoni. Den uppdaterade versionen finns på CIMOs Erasmus-webbsidor: _ CIMOs Erasmus-team svarar gärna på alla frågor om programmet Erasmus! KONTAKTINFORMATION Centret för internationell mobilitet och internationellt samarbete CIMO PB 343 (Hagnäskajen 6) Helsingfors Tfn: (växel) Fax E-post: erasmus@cimo.fi 4

5 Erasmus-teamet: Den aktuella informationen för kontaktpersonerna för respektive funktion finns på adressen: Erasmus University Charter Anne Siltala, ledande sakkunnig Erasmus-mobilitet Anni Kallio, programsakkunnig Sofia Lähdeniemi, programkoordinator Erasmus-intensivkurser Outi Jäppinen, programsakkunnig Riikka Koivusalo, projektkoordinator EILC-kurser som arrangeras i Finland Riitta Uotila-Kataja, programsakkunnig riitta.uotila-kataja@cimo.fi TERMER OCH FÖRKORTNINGAR SOM ANVÄNDS I ERASMUS-PROGRAMMET DS ECTS EILC ESC EUC HEI LA NA OM SM SMS SMP ST STA STT TA Diploma Supplement (Bilaga till examensbetyget som ges åt utexaminerade studerande) European Credit Transfer and Accumulation System (Europeiska systemet för överföring av studieprestationer och vitsord) Erasmus Intensive Language Course (Erasmus-språkkurs) Erasmus Student Charter Erasmus University Charter Higher Education Institution (Högskola) Learning Agreement (Studieavtal) National Agency (Erasmus nationella programkontor, i Finland CIMO) Organisation of Mobility (Bidrag för organisation av utbyte) Student Mobility (Student- och praktikantutbyte) Student Mobility for Studies (Studentutbyte) Student Mobility for Placements (Praktikantutbyte) Staff Mobility (Lärar- och personalutbyte) Staff Mobility Teaching Assignments (Lärarutbyte) Staff Mobility Staff Training (Personalutbyte) Training Agreement (Praktikavtal) 5

6 1. DELTAGANDE I PROGRAMMET ERASMUS 1.1. Erasmus University Charter För att kunna delta i verksamheten inom programmet Erasmus måste högskolan ansöka om Erasmus University Charter (EUC), som beviljas av Europeiska kommissionen. EUC utgör ramverket för högskolans hela Erasmus-samarbete och via den förbinder sig högskolan att följa programmets grundprinciper och villkor. Erasmus Policy Statement (EPS) som ingår i EUC är en plan för högskolans verksamhet inom Erasmus och den omfattar åtgärder för mobilitetens organisation och kvalitet. Det finns tre typer av Erasmus University Charter: Standard Erasmus University Charter är avsedd för högskolor som tänker delta i alla Erasmus-aktiviteter utom i praktikantutbyte (också i projekt- och nätverksaktiviteter). Extended Erasmus University Charter (Standard Charter and student placements) berättigar högskolan att delta i alla Erasmus-aktiviteter medräknat praktikantutbyte. Så gott som alla högskolor i Finland har denna så kallade utvidgade Erasmus University Charter. Extended Erasmus University Charter (student placements only) berättigar högskolan att delta enbart i Erasmus-praktikantutbytet och i inga andra Erasmus-aktiviteter. Det går att ansöka om EUC en gång per år. Beviljade University Charters är i kraft fram till slutet av Programmet för livslångt lärande, läsåret Alla Finlands högskolor har för närvarande en giltig EUC, men man kan bli tvungen att ansöka om en ny om exempelvis högskolor sammanslås. Den sista ansökningstiden under nuvarande programperiod för Erasmus University Charter för läsåret gick ut Närmare information om ansökan finns på genomförandeorganets webbplats: Uppgifter om gällande Erasmus University Charters: Erasmus Placement Certificate Förutom av högskolor kan praktikutbyte inom Erasmus också arrangeras av konsortier. Ett praktikkonsortium kan vara exempelvis en regional eller tematisk högskolesammanslutning som också kan innefatta andra organisationer, såsom föreningar, stiftelser, handelskammare, företag och kommuner. Minsta möjliga konsortiesammansättning är en koordinator och en högskola. Utländska högskolor och företag som tar emot praktikanter är inte medlemmar i konsortiet. Konsortiets koordinator ingår avtal med det nationella kontoret och ansvarar för administration och rapportering av bidraget. Konsortiets koordinator ingår ett avtal med konsortiets övriga 6

7 högskolemedlemmar, där man avtalar om de olika parternas uppgifter och skyldigheter samt administrativ och ekonomisk praxis. Finländska praktikkonsortier ansöker om Erasmus Placement Certificate av det nationella programkontoret CIMO. EPC kan beviljas för 1 3 år åt gången beroende på vilken erfarenhet konsortiets medlemmar har av att arrangera praktikantutbyte. Konsortier som har fått EPC kan ansöka om bidrag för praktikantutbyte och för organisation av utbyte i den årliga ansökningsomgången för mobilitetsbidrag. Om högskolan eller en del av den (fakultet, institution, enhet) är medlem i ett praktikkonsortium, kan samma högskola eller del av den inte självständigt ansöka om bidrag för praktikantutbyte inom ramen för den normala ansökan om mobilitetsbidrag. Nästa ansökningstid för både gamla och nya konsortier går ut i mars AVTALSFÖRHÅLLANDET MELLAN CIMO OCH HÖGSKOLAN/KONSORTIET 2.1. Ansökan om mobilitetsbidrag Högskolor och praktikkonsortier ansöker årligen om mobilitetsbidrag från det nationella programkontoret CIMO. Bidrag beviljas för student-, praktikant-, lärar- och personalutbytesstipendier. Dessutom utdelas bidrag för organisation av utbytet (OM). Finland har beviljats ett anslag på 10,3 miljoner euro ur Europeiska kommissionens budget för Erasmus läsåret Av detta belopp är mobilitetsbidragets andel totalt drygt 9,6 miljoner euro (läsåret var motsvarande summa 7,8 mn euro). Utöver EU-bidraget finns det inom Erasmus tillgång till euro från LLP-programmets anslag för tidigare år som sparats vid CIMO. Ansökningstiden för mobilitetsbidrag för läsåret utgår enligt preliminära uppgifter på våren CIMO informerar högskolorna om när ansökningstiden inleds och om ansökningsanvisningarna Grunderna för beviljande av mobilitetsbidrag För läsåret beviljar CIMO totalt euro i mobilitetsbidrag till högskolor och konsortier. Anslaget fördelar sig på de olika kategorierna enligt följande: Studentutbyte Praktikantutbyte Lärarutbyte Personalutbyte Bidrag för organisation av utbytet (OM) För senare utdelning av tilläggsstipendier har det ur EU-mobilitetsbidraget reserverats ca (inkluderande en reservering på för stipendier åt personer med specialbehov). Se närmare anvisningar för ansökan om tilläggsbidrag i kapitel

8 Mobilitetsbidraget för läsåret har allokerats till högskolorna/konsortierna enligt de genomförda utbytena under två föregående läsår (09/10 och 10/11) samt antalet som högskolan ansökt om för läsåret Bidrag för organisation av utbytet (OM) beviljas utgående från det beräknade antalet deltagare i alla fyra utbyteskategorier. Vid beräkningen av bidraget används fastslagna enhetspris, det vill säga en kalkylmässig summa per deltagare. Bidraget som högskolan får per deltagare minskar när antalet utbyten ökar.vid allokeringen av OM-bidrag används bara en beräkningskategori som består av det totala antalet deltagare i student-, praktikant-, lärar- och personalutbytet. Härigenom kompenseras ökningen av deltagare i en kategori av minskat antal deltagare i en annan. En enda beräkningskategori gör också användningen av OM-bidraget inom högskolan flexiblare. OM-bidragets enhetspriser är följande: Antal personer totalt OM-bidrag / person 1-25 pers OM-bidragets slutliga belopp fastställs efter att slutrapporten har inlämnats. Då görs samma beräkning med enhetspriserna på nytt, men nu utgående från det totala verkliga antalet student-, praktikant-, lärar- och personalutbyten som genomförts under läsåret. I antalet inberäknas också de som rest ut med s.k. nollstipendium samt personal som inbjudits från utländska företag via lärarutbytet. CIMO beräknar det slutliga OM-bidragsbeloppet. Om högskolan/konsortiet genomför färre antal utbyten än planerat, kan en del av det beviljade OM-bidraget krävas tillbaka. Det tillämpas dock en marginal på 10 procent i genomförda utbyten: om det slutliga antalet utbyten blir under 10 procent mindre än planerat, behöver OM-bidraget inte återbetalas. Om antalet deltagare i utbytena däremot blir över 10 procent mindre än planerat, beräknas OM-bidragets slutliga belopp enligt modellen ovan och skillnaden till det ursprungligen beviljade beloppet bör återbetalas. Observera dock att upp till 100 % av OM-bidraget enligt övervägande kan överföras till andra funktioner, se 3.2. Det här rekommenderas speciellt i lägen, där man annars skulle bli tvungen att återbetala OM-bidrag till CIMO. Alla överföringar som görs måste rapporteras till CIMO. Större antal utbyten än planerat leder inte till ökat OM-bidragsbelopp. Stipendierna för praktikantutbyte och bidraget för organisation av utbytet åt praktikkonsortier beräknas enligt samma principer som för högskolorna. 8

9 2.3. Finansieringsavtal mellan CIMO och högskolan/konsortiet CIMO och högskolan/konsortiet ingår ett finansieringsavtal för mobilitetsverksamheten i början av avtalsperioden. Avtalsperioden börjar 1 juni 2012 och slutar 30 september Bidraget kan bara användas till utbyten och åtgärder som sker under avtalsperioden. CIMO skickar avtalet för undertecknande åt bidragsmottagaren, som returnerar båda avtalsexemplaren till CIMO. Avtalet undertecknas av högskolans juridiska representant, i regel rektor. Härefter undertecknar CIMO avtalet, returnerar ett exemplar till högskolan/konsortiet och utbetalar den första delen av det beviljade bidraget. Å ett konsortiums vägnar undertecknas avtalet med CIMO av konsortiets koordinator, som ansvarar för anslagets användning i enlighet med partneravtalen som ingåtts med konsortiets medlemmar. I finansieringsavtalet avtalas om det beviljades mobilitetsbidragets belopp, ändamål samt utbetalning av bidraget åt högskolan/konsortiet. Avtalsmallar för de olika utbytena ingår som bilagor i avtalet, och finns på CIMOs Erasmus-webbsidor. Också finansieringsavtalets allmänna avtalsvillkor som gäller hela Programmet för livslångt lärande finns på CIMOs webbplats. Denna guide utgör finansieringsavtalets bilaga VIII och innehåller detaljerade regler och anvisningar för administrationen av mobilitetsbidraget och grunderna för beviljande av enskilda stipendier. Finansieringsavtalets bilagor per läsår finns på CIMOs webbplats _ Förändringar i avtalet bör göras skriftligt med ett tilläggsavtal. Tilläggsavtal ingås speciellt när bidragsbeloppet ändras i och med att tilläggsstipendier beviljas Ändringar i högskolans avtalskontaktuppgifter Om högskolans/konsortiets avtalskontaktuppgifter ändras, ska detta meddelas CIMO på en särskild blankett som finns på CIMOs Erasmus-webbplats bland avtalsbilagorna för mobiliteten under det aktuella läsåret. Med ändringsblanketten kan man meddela om högskolans juridiska representant eller avtalskontaktperson (= Erasmuskoordinator) ändras, eller förändringar i adress-, konto- eller faktureringsuppgifterna. Ändringar som gäller högskolans namn, kontaktuppgifter, Erasmuskoordinator eller juridiska representant ska också meddelas till kommissionens genomförandeorgan (EACEA), som administrerar databasen över högskolor som beviljats Erasmus University Charter. Närmare anvisningar finns på genomförandeorganets webbplats När avtalskontaktpersonen/erasmuskoordinatorn byts ska högskolan också säkerställa att den nya personen är medlem på antingen CIMOs e-postlista campo (för yrkeshögskolor) eller cimeoni (för universitet). Programmet Erasmus har ingen egen e-postlista för koordinatorer, utan information om ansökningar, evenemang och andra aktuella saker skickas ut via de ovan nämnda listorna. För att garantera en bra informationsspridning rekommenderas att flera personer från varje högskola är med på listan. På dessa e-postlistor förmedlar CIMO 9

10 aktuell information också om andra samarbetsprogram för högskolorna. Närmare information om e-postlistorna finns på adressen Utbetalning av bidraget åt högskolan/konsortiet CIMO betalar den första delen av bidragsbeloppet åt högskolan/konsortiet inom 45 dagar efter att båda partnerna har undertecknat finansieringsavtalet. Denna så kallade första förhandsbetalning utgör 80 procent av det totala bidragsbeloppet definierat i avtalet. Om högskolan/konsortiet i mellanrapporten ( ) visar att man använt minst 70 procent av den första förhandsbetalningen (= 56 % av det totala bidragsbeloppet) betalar CIMO den så kallade andra förhandsbetalning av mobilitetsbidraget till högskolan. Den andra förhandsbetalningen är högst 20 procent av det maximala bidragsbeloppet som definierats i avtalet och utgör i regel återstoden av bidraget. Men om det i mellanrapporten framgår att högskolan/konsortiet inte kommer att använda hela sitt beviljade bidragsbelopp, är den andra förhandsbetalningen mindre än detta, eller den utbetalas inte alls. Om antalet utbyten blir klart mindre än planerat, kan CIMO också kräva att högskolan återbetalar en del av redan utbetald förhandsbetalning. Om högskolan/konsortiet inte har använt minst 70 procent av förhandsbetalningen fram till inlämningen av mellanrapporten, kan den/det anhålla om betalning av den andra förhandsbetalningen senare, när den krävda procentandelen har använts. Anhållan görs genom att fylla i mellanrapporten på nytt, dock senast Tilläggsstipendier CIMO reserverar årligen en separat så kallad reservpott för tilläggsstipendier som beviljas högskolorna. Avsikten med tilläggsstipendierna är att garantera flexibilitet i bidragets användning och möjlighet till tilläggsanslag åt de högskolor vars deltagarantal i utbytena blir större än planerat eller som har betalat små stipendier åt utbytesstudenterna. För läsåret har tilläggsstipendier reserverats enligt följande: Bidrag för student- och praktikantutbyte * Bidrag för lärar- och personalutbyte Totalt * inkluderar en reservering på för stipendier åt deltagare med speciella behov. Inga separata tilläggsstipendier har reserverats för studerande som deltar i EILC-kurser, utan högskolan betalar EILC-stipendier ur sina normala medel för student- eller praktikantutbyte inom Erasmus. Det går att vid behov ansöka om tilläggsstipendier för båda kategorierna. Tilläggsbidrag kan i första hand anhållas av sådana högskolor/konsortier som under läsåret skickar ut fler personer på utbyte (lärar- och personalutbyte) eller vars totala antal utbytesmånader blir större (student- och praktikantutbyte) än vad som beräknas i CIMOs 10

11 allokeringstabell ( ). I andra hand kan tilläggsbidrag beviljas för betalning av större stipendier inom alla kategorier, även om det beräknade antalet deltagare och/eller månader inte överskrids. Tilläggsbidrag med denna motivering beviljas bara under vårens ansökningsomgång. Tilläggsbidrag anhålls på CIMOs separata blankett för detta. Till skillnad från tidigare år arrangeras bara en ansökningsomgång för tilläggsstipendier. Ansökningsomgången är på vårterminen och slutar Högskolan kan anhålla om tillägg till Erasmusmobilitetsbidraget enligt följande: senast för student-, praktikant-, lärar- och personalutbyte Dessutom kan högskolan anhålla om tilläggsbidrag för deltagare i utbytet som på grund av sitt fysiska eller psykiska hälsotillstånd har specialbehov euro har reserverats för dessa bidrag och ansökningstiden är fortlöpande. Se närmare anvisningar i kapitel Återbetalning av bidrag Det lönar sig för högskolan/konsortiet att noggrant planera användningen av det beviljade bidraget, så att hela anslaget säkert används (ytterligare information i kapitel 3.1.). Om stipendier trots detta blir oanvända, bör högskolan/konsortiet omedelbart kontakta CIMO som strävar efter att i stället utbetala bidraget till andra högskolor under läsåret. CIMO skickar en separat faktura för återbetalning av det oanvända bidraget till högskolan/konsortiet efter att slutrapporten har inlämnats Rapportering Mellanrapport Högskolan/konsortiet inlämnar en mellanrapport över genomförd mobilitetsverksamhet under läsåret till CIMO senast 1 mars I mellanrapporten rapporteras följande: Genomförda utbyten fram till mellanrapporten enligt kategori: o Totalt antal deltagare i utbytet, den sammanlagda längden på deras utbyten (månader/veckor) samt totalt stipendiebelopp som beviljats åt dem. Man kan alltså inberäkna alla beviljade bidrag i genomförda utbyten, trots att alla stipendier ur dem inte ännu utbetalts och deltagarna inte ännu åkt ut på utbyte. o Använt OM-bidragsbelopp. Prognos för hela avtalsperioden enligt utbyteskategori: o Totalt antal utresande, den sammanlagda längden på deras utbyten (månader/veckor) samt totalt stipendiebelopp som ska betalas åt dem. o En uppskattning av eventuella oanvända stipendier eller behov av tillägsstipendier. o Överföringar mellan kategorierna 11

12 OBS: För ansökan om tilläggsstipendier bör man fylla i en separat ansökningsblankett för tilläggsbidrag (se kapitel 2.5). Det räcker alltså inte att man nämner behovet av tilläggsbidrag i mellanrapporten. Mellanrapportsblanketten införs på CIMOs Erasmus-webbsidor i början av året. Information om mellanrapporten skickas också ut per e-post via sändlistorna campo och cimeoni Slutrapport Slutrapporten över läsåret skickas till CIMO senast 15 november Slutrapporten består av följande delar: - Uppgifter om alla genomförda utbyten som matats in i det elektroniska rapporteringssystemet. Ur systemet skrivs ut ekonomirapporter som undertecknas och excel-tabeller över utbytesdeltagarna - Meddelande om överföringar - Antal inkommande studerande och praktikanter per land (webropol) - Rapport över användningen av OM-bidraget (fritt formulerad, undertecknad rapport över bidragets användning. Användningen behöver inte specificeras, men bidragets slutbelopp måste anges) - En skriftlig rapport över Erasmus-mobiliteten (webropol) - Rapport över att Erasmus University Charter har följts (sampel på 6 högskolor). Det elektroniska rapporteringssystemet öppnas senast i början av september, vilket ger två månader tid för rapporteringen. Närmare anvisningar för rapporteringen publiceras på CIMOs Erasmus-webbsidor när systemet öppnas och information skickas också ut på e-postlistorna. Rapporteringsanvisningarna ingår som bilaga II i avtalet mellan CIMO och högskolan/konsortiet. CIMO kontrollerar slutrapporten och beräknar det slutliga beloppet för OM-bidraget utgående från antalet genomförda utbyten. Om bidrag bör återbetalas ur en eller flera kategorier, skickar CIMO en faktura till högskolan/konsortiet över beloppet som ska återbetalas. Om den andra förhandsbetalningen av bidraget inte har betalats till högskolan/konsortiet efter mellanrapporten, betalas den eventuella slutdelen efter slutrapporten. Till sist skickar CIMO ett avslutningsbrev till högskolan/konsortiet över att avtalsförhållandet har upphört och eventuell slutbetalning eller faktura över bidrag som ska återbetalas skickas därefter CIMOs Erasmus-dagar CIMO arrangerar årligen 1 2 Erasmus-dagar med syfte att informera högskolorna och konsortierna om administrationen av Erasmus-mobiliteten och diskutera och utbyta god praxis bland högskolorna. Tidpunkt och program för dessa dagar meddelas via CIMOs sändlistor. 12

13 Högskolan ska delta i minst ett sådant evenemang årligen Arkiveringstid för dokumenten Dokumenten gällande Erasmus-verksamheten bör arkiveras omsorgfullt med tanke på eventuella inspektioner. Europeiska kommissionen förutsätter att de arkiveras i minst fem år och finska bokföringslagen kräver arkivering i minst sex år, räknat från avtalets slutbrev som skickas efter att avtalets slutrapport har godkänts och som avslutar avtalsförhållandet Uppföljning och revision Avtalet mellan CIMO och Europeiska kommissionen förpliktar CIMO att följa upp genomförandet av programmet Erasmus vid de finländska högskolorna och praktikkonsortierna. Uppföljningen omfattar som mest allt stöd och all rådgivning som CIMO kan erbjuda högskolorna för att verkställa programmet. Under separata uppföljningsbesök insamlas information om genomförandet av Erasmus-utbytena samt om programmets kvalitet, resultat och effekter. Besöken syftar vidare till att kartlägga och sprida god praxis samt avhjälpa eventuella brister. Lyckade besök gagnar bägge parterna högskolan har möjlighet att ge förslag till utveckling av CIMOs tjänster och programadministration, och samtidigt ges möjlighet att tillsammans evaluera högskolans internationella verksamhet och diskutera dess utvecklingsbehov. Därtill kan man fundera på samarbetet mellan CIMO och högskolorna samt genomförandet av programmet Erasmus överlag. En skriftlig rapport görs utgående från besöket. Syftet med Erasmus-programmets dokumentkontroll och inspektionerna är att säkerställa att Erasmus-mobiliteten har genomförts enligt rapporten och att programmens medel används enligt villkoren i finansieringsavtalet. Dokumentkontrollen görs genom slumpmässigt urval efter slutrapporteringen. CIMO inbegär kopior av dokumenten för vissa av utbytesdeltagarna. Dessutom utförs årligen några inspektioner och så kallade systeminspektioner till de största bidragsmottagarna. Vid en systeminspektion analyseras högskolans processer för stipendieadministrationen och en normal dokumentkontroll görs. Kontrollerna gäller alltid den senast rapporterade avtalsperioden. Dokumenten som kontrolleras vid dokumentkontroll och inspektioner finns listade per kategori i bilaga ADMINISTRATION AV ERASMUS-BIDRAGET VID HÖGSKOLAN 3.1. Allmänna anvisningar Erasmus-anslaget ska bokföras på högskolans konto som ett separat moment så att alla betalningar kan utredas fullständigt vid en eventuell revision. 13

14 Det lönar sig för högskolan/konsortiet att planera användningen av det beviljade bidraget och överföringar mellan funktionerna noggrant för hela avtalsperioden så att alla anslag säkert används. CIMO är tvungen att återbetala oanvända medel till kommissionen. Därför är det bra om högskolan följer upp genomförandet av utbyten under läsåret och kontrollerar behovet att anhålla om tilläggsbidrag, överföra bidrag mellan verksamheterna eller öka stipendierna åt dem som reser på utbyte. Eventuella överföringar mellan verksamheterna bör meddelas CIMO och de ska beaktas vid uppgörandet av slutrapporten så att de totala summorna stämmer. Närmare anvisningar för överföringar finns i kapitel 3.2. Om högskolan verkar genomföra färre utbyten än beräknat, rekommenderas det att de enskilda deltagarna i stället får större stipendier. Stipendiet kan förstoras också i efterskott genom att betala en tilläggssumma åt deltagarna till exempel efter att de inlämnat sin utbytesrapport. Här måste man dock följa de högsta stipendiebeloppen som definieras i kapitel 3.3 och komma ihåg att rapportera stipendiet till CIMO enligt det slutliga beloppet. Det är möjligt att utbetala stipendier och göra ändringar i bokföringen även efter att Erasmus-kontraktsperioden är slut, men inte mera efter att högskolan lämnat in sin Erasmus-slutrapport till CIMO. Om stipendier trots detta blir oanvända, bör högskolan omedelbart kontakta CIMO. Deltagarna beviljas stipendium enligt utbytets längd. I student- och praktikantutbytet definieras stipendiets storlek per en utbytesmånad. Definition av en månad: månadens dag N följande månads dag N-1 till exempel den 5 september 4 oktober Om utbytesperioden är längre än tre månader, berättigar minst två veckors (=14 dagar) studieeller praktikperiod inom påföljande månad i regel till en hel månads stipendium. Däremot kan ett utbyte på 2,5 månader inte avrundas till tre månader och det uppfyller inte kravet på minimilängd för utbyte. Stipendierna bör fördelas enligt rättvisa, genomsynliga och offentliga principer. Urvalet av stipendiater och stipendiernas fördelning bör dokumenteras, och högskolan bör spara ansökningarna och andra dokument gällande urvalet i fem år efter inlämnad slutrapport. Vid fastställandet av stipendiernas storlek kan man beakta exempelvis värdlandets boende- och levnadskostnader samt eventuell extern finansiering, exempelvis lön som studenten får för sin praktik. Också deltagarens eventuella specialbehov kan utgöra motivering till beviljande av ett större stipendium. Stipendierna är inte avsedda att täcka alla utgifter som orsakas av vistelsen utomlands. Om utbytesstipendiet blir större efter att man ingått stipendieavtalet, exempelvis för att högskolan får tilläggsbidrag för mobilitet inom Erasmus, behöver ett nytt stipendieavtal inte ingås, utan det räcker att man meddelar deltagaren i utbytet om saken per e-post. Om stipendiebeloppet däremot minskar, måste man ingå en skriftlig, undertecknad avtalsändring med utbytesdeltagaren. Extra EILC-stipendium åt studerande som deltar i EILC-språkkurser (före den egentliga Erasmus-stipendieperioden) inkluderas i studentens stipendieavtal/blankett för stipendiemottagande utöver det egentliga Erasmus-stipendiet. 14

15 Det går inte att använda finansiering från flera olika program som administreras av EU eller CIMO för samma utbytesperiod. Om studerande har fått en utbytesplats i Europa via CIMOs praktikprogram och får stipendium av CIMO för praktiken kan de inte dessutom få Erasmus-stipendium av högskolan för samma praktik. Detta gäller närmast ett fåtal praktikanter som valts till europeiska kultur- och vetenskapsinstitut eller till internationella organisationer, eftersom CIMOs praktikprogram i övrigt numera gäller länder utanför Europa eller länder som inte kan delta i Erasmus. Obs. Om högskolan vill kan den dock betala Erasmus-stipendium till studerande som reser på IAESTE-praktik, eftersom IAESTE-praktikanterna inte får stipendium av CIMO och arbetsgivarna oftast betalar dem en mycket anspråkslös lön Överföring av bidrag mellan utbyteskategorierna Beroende på det beviljade bidragets storlek och antal utbyten som genomförs i respektive kategori, kan högskolan under läsåret anse det nödvändigt att utnyttja flexibiliteten i avtalet och överföra bidrag mellan kategorierna. Från och med läsåret ökar möjligheterna till överföring avsevärt jämfört med tidigare. Högskolan kan vid behov överföra medel mellan bidragskategorierna enligt följande principer: högst 100 % av studentutbytesstipendierna kan överföras till praktikantutbytesstipendier, eller tvärtom högst 100 % av lärarutbytesstipendierna kan överföras till personalutbytesstipendier eller tvärtom högst 100 % av OM-bidraget kan överföras till student- och praktikantutbyte och/eller lärar- och personalutbyte högst 20 % av lärar- och personalutbytesstipendierna kan överföras till student- och praktikantutbytesstipendier student- och praktikantutbytesstipendier får inte överföras till övriga kategorier. Övriga överföringar tillåts inte. Även i det fall att högskolan/konsortiet överför hela OMbidragsbeloppet till utbytesstipendier, är högskolan skyldig att säkerställa kvaliteten i utbytesverksamheten. Om högskolan/konsortiet beslutar att göra överföringar, bör man skriftligen meddela CIMO om detta. Utförda överföringar rapporteras också i samband med slutrapporten på en separat blankett Utbetalning av stipendium åt utresande Studentutbyte Högskolan betalar stipendium till sina studerande som reser på Erasmus-utbyte. Studenten undertecknar en bekräftelse över mottagande av Erasmus-stipendium innan stipendiet utbetalas 15

16 (bilaga V a 1, som finns på CIMOs Erasmus-webbsidor). Högskolan behåller bekräftelsen. Högskolan ska exempelvis vid revision kunna bevisa att stipendiet har utbetalats till studentens konto. Dessutom krävs intyg över studier utomlands (för detta ändamål kan man använda t.ex. bilaga V a 4, Letter of Confirmation). Studentstipendierna är avsedda att ersätta extra kostnader som uppkommer i samband med utbytet, såsom resekostnader, språkstudier samt högre levnadskostnader i värdlandet. Stipendiet ska utbetalas till studerande innan Erasmus-utbytet börjar. Stipendier beviljas enskilda studerande enligt längden på utlandsstudierna. Läsåret bör det månatliga stipendiet vara mellan euro. Om högskolan är tvungen att betala mindre stipendier än detta, lönar det sig att ansöka om tilläggsbidrag av CIMO. Högskolan kan också sända studerande på utbyte utan stipendium. Dessa studerande rapporteras till CIMO på samma sätt som övriga Erasmus-utbytesstuderande och de beaktas i beräkningen av genomförda utbyten. Utbyten med nollstipendium bör uppfylla alla övriga krav på Erasmusstudentutbyte som ingår i kapitel Praktikantutbyte Högskolan/konsortiet betalar stipendium till sina praktikanter som reser på Erasmus-utbyte. Ett stipendieavtal (Placement Agreement) ingås över praktikantutbytet. Det undertecknas av sändande högskola/konsortium och studenten. I avtalet ingår praktikens längd, stipendiets storlek och betalningsvillkor. Avtalsmallar finns på finska, svenska och engelska (bilaga V b 1). Dessutom finns det en blankett för insamling av uppgifter om praktikantutbytet (bilaga V b 4). Det är inte obligatoriskt att använda den, men högskolan/konsortiet kan om man vill bifoga den till stipendieavtalet och med hjälp av den samla in uppgifter som behövs av studenterna för slutrapporten. Högskolan/konsortiet kan välja om man betalar praktikantutbytesstipendiet till studenterna i en eller två rater. Om stipendiet betalas i en rat, betalas det i sin helhet efter att stipendieavtalet har undertecknats. Om stipendiet betalas i två rater, betalas den första delen (t.ex. 80 %) efter att stipendieavtalet undertecknats. Den andra delen (t.ex. 20 %) betalas efter att studenten har lämnat in sin praktikrapport till högskolan. Stipendieavtalet måste uppdateras enligt det valda utbetalningssättet. Högskolan ska vid revision kunna bevisa att stipendiet har utbetalats till studentens konto. Ifall praktiken avslutas i slutet av september, dvs. i slutet av avtalsperioden, eller praktiken undantagsvis fortsätter efter avtalsperiodens slut (dock senast till ), kan högskolan/konsortiet be praktikanten lämna in sin slutrapport snabbt och betala den andra raten så att den har betalts innan högskolan/konsortiet inlämnar sin slutrapport till CIMO senast Praktikstipendiet är avsett att ersätta tilläggskostnader som uppstår av utbytet. Stipendier beviljas åt enskilda studerande enligt längden på utlandspraktiken. Läsåret bör det månatliga stipendiet vara mellan , med undantag för Bulgarien, Litauen, Rumänien, Polen, Estland och Lettland, där det högsta beloppet är 400 /mån. Praktikstipendier kan i genomsnitt vara större än studentutbytesstipendierna, eftersom praktikanterna inte alltid får studentförmåner i värdlandet. Enskilda praktikstipendier kan dock 16

17 vara mindre än det genomsnittliga studentutbytesstipendiet, exempelvis ifall praktikanten får lön. Högskolan kan också sända studerande på Erasmus-praktik utan stipendium. Dessa studerande rapporteras till CIMO på samma sätt som övriga Erasmus-praktikanter och de beaktas i beräkningen av genomförda utbyten. Utbyten med nollstipendium bör uppfylla alla övriga krav på Erasmus-praktikantutbyte som ingår i kapitel Lärar- och personalutbyte Högskolan betalar Erasmus-stipendium till egna anställda som åker på lärar- och personalutbyte samt åt personal från utländskt företag som inbjudits på lärarutbyte till högskolan. Erasmusstipendiet är ett helhetsstipendium (klumpsumma) som kan användas för att täcka reseoch uppehållskostnader som orsakas av utbytet. Det högsta beloppet för stipendium inom lärar- och personalutbytet fastställs enligt utbytets verkliga längd och värdland. De högsta landsvisa stipendiebeloppen för respektive land följer LLP-programguiden 2012 och de finns i bilaga 3 i slutet av denna guide. Det högsta beloppet som kan täckas med Erasmus-stipendium för ett enskilt utbyte fastställs alltså enligt det dagliga maximibeloppet för värdlandet: dagligt maximibelopp x antal resedagar = det största godkända bidragsbeloppet (se också exempelkalkylerna nedan). Trots att stipendiet kan användas för rese- och uppehållskostnader, rapporteras stipendierna inom lärar- och personalutbytet i slutrapporten till CIMO under rubriken subsistence (Obs! travel=noll). För läsåret har CIMO beviljat i genomsnitt 490 i stipendium per lärar- och personalutbyte, så det är möjligt att överskrida stipendiets maximibelopp närmast vid korta utbyten. Utbytets längd (totalt antal dagar som utbytesresan tagit) måste kunna bevisas (t.ex. med resebiljetter och reseräkning). I praktiken kan Erasmus-stipendiet för dem som deltar i lärar- och personalutbytet också vara mindre än det belopp som CIMO har allokerat. I det fall betalar den avsändande högskolan själv största delen av utbytets kostnader. Det går att anhålla om tilläggsstipendier också för lärar- och personalutbyte från CIMO våren Lärare och personal kan åka på utbyte också utan Erasmus-stipendium (s.k. nollstipendium) och dessa utbyten rapporteras också till CIMO, ifall utbytet i övrigt uppfyller alla villkor för Erasmus-utbyte. 17

18 3 exempel på beräkning av stipendiets högsta belopp: 5 dagars lärar- eller personalutbyte till Belgien: För 1 7 dagar är Belgiens högsta dagliga bidragsbelopp 170 euro/dag -> högsta stipendium för besöket är 5 x 170 = dagars lärar- eller personalutbyte till Turkiet: För 1 7 dagar är Turkiets högsta dagliga bidragsbelopp 140 euro och för 8 14 dagar 56 euro/dag. högsta stipendium för besöket är 7 x x 56 = dagars lärar- eller personalutbyte till Estland: För 1 7 dagar är Estlands högsta dagliga bidragsbelopp 130 euro, för 8 14 dagar 52 euro och för dagar 20 euro/dag. högsta stipendium för besöket är 7 x x x 20 = Stipendiet kan inte utbetalas åt deltagaren förrän han/hon har godkänt Erasmus-stipendiet och alla de skyldigheter som hör till det. Som intyg över detta gäller beslut om beviljande av stipendium eller undertecknad bekräftelse över mottagande av Erasmus-stipendium (mall i bilaga VI b och VII b). En separat engelskspråkig modellblankett finns för personer från företag som inbjuds på lärarutbyte (bilaga VI c). Obs! Ifall stipendiet inte betalas i förväg till utbytesdeltagarens konto, utan högskolan ersätter utbyteskostnaderna utgående från en reseräkning, räcker som bekräftelse godkänd reseplan och -räkning med Erasmus som referens. Följande dokument krävs för lärar- och personalutbyte inom Erasmus: Eftersom det högsta beloppet för Erasmus-stipendiet för lärar- och personalutbyte baseras på maximistipendier per land och dag, måste längden på varje utbyte bevisas med resebiljetter och/eller hotellfaktura som visar ankomstdag till och avresedag från värdlandet. Därtill krävs intyg över att högskolan har betalat stipendiet till läraren/personalmedlemmen eller ersatt kostnaderna för utbytet direkt till personen (t.ex. kopia av reseräkningen). Om stipendiet har betalts direkt till ett konto tillhörande läraren/personalmedlemmen krävs också en kopia av gireringen. Högskolorna ska också arkivera den mottagande läroinrättningens eller organisationens bekräftelse över utbytesperioden som visar utbytesperiodens längd och genomförande. En arbetsplan bör uppgöras för varje lärar- och personalutbyte. Denna beskrivs närmare i kapitel

19 Rörlighet utan hinder - stipendier åt personer med specialbehov Programmet för livslångt lärande stöder också personer med specialbehov så att de obehindrat ska kunna delta i programmet. Till denna specialgrupp räknas personer som på grund av sitt fysiska eller psykiska hälsotillstånd inte skulle kunna delta i programmet Erasmus utan extra ekonomiskt stöd. Tilläggsstöd kan beviljas såväl studerande som högskolepersonal. Även personer som bjuds in på lärarutbyte från företag kan beviljas tilläggsstöd. Högskolan ska redan i utbytets ansökningsskede utreda eventuella specialbehov bland de sökande. Det är bäst att reservera gott om tid för utbytesarrangemangen om en person behöver specialarrangemang till exempel i fråga om sitt boende, att röra sig eller studierna på utbytesorten. I dessa fall ska arrangemangen inledas ungefär 6 månader före utbytet i samarbete med den mottagande högskolan/organisationen. För läsåret har CIMO reserverat totalt i Erasmus-bidrag för tilläggsstipendier åt personer med specialbehov. Större stipendier kan beviljas om: deltagaren har t.ex. ett handikapp eller en sjukdom som orsakar betydande tilläggskostnader under utbytet och tilläggskostnaderna inte kan ersättas ur andra källor. Om den som deltar i utbytet inte har ett stort behov av extra stöd, kan högskolan/konsortiet bevilja den utresande ett större stipendium inom ramen för Erasmus-stödets maximibelopp. En studerande i specialgruppen kan till exempel beviljas högst 350 euro/månad för Erasmusstudentutbyte, trots att stipendiet för övriga utbytesstuderande skulle vara 200 euro/månad. Högskolorna ska informera om möjligheten att få specialstöd när utbytesplatserna lediganslås. Specialbidrag som högskolan beviljat beaktas också vid ansökan om tilläggsstipendier. Om behovet av specialstöd är större, kan högskolan/konsortiet ansöka separat tilläggsbidrag från CIMO. För detta finns en ansökningsblankett på CIMOs Erasmus-sidor, som högskolan fyller i tillsammans med den som deltar i utbytet. På ansökningsblanketten beskrivs personens handikapp eller sjukdom och dess inverkan på utbytesarrangemangen. I ansökan specificeras kostnaderna som utbytet orsakar och storleken på personens Erasmus-stipendium och eventuella andra bidrag. Till ansökan bifogas läkarintyg eller motsvarande dokument som beskriver handikappets eller sjukdomens art och dess inverkan på utbytesperioden. Ansökningstiden är fortlöpande, men det är skäl att ansöka tilläggsstöd flera månader före utbytet, så att det går att garantera att utbytet kan genomföras. Det är exempelvis bäst att redan på våren ansöka om stöd för en person med specialbehov som ska åka på utbyte på höstterminen. CIMO fattar separat beslut om det bidrag som beviljas i varje enskilt fall. Man bör observera, att Erasmus-stipendiet inte är avsett att täcka alla kostnader som utbytet orsakar. Tilläggsbidrag som beviljats av CIMO åt deltagare i specialgruppen rapporteras separat i slutrapporten vid punkten supplement for disability. 19

20 Närmare information om stödtjänster som europeiska högskolor erbjuder handikappande finns i Guide om tillgänglighet vid universitet och högskolor (The Higher Education Accessibility Guide): Högskolorna ska gärna också uppdatera sina egna uppgifter i HEAG-databasen, så att de finns tillgängliga för inkommande utbytesstuderande. CIMO har i samarbete med nätverket ESOK för tillgängliga högskolestudier gjort upp checklistan Internationellt studentutbyte utan hinder för sändande och mottagande högskolor och utresande utbytesstuderande som stöd för utbytesarrangemangen. Checklistan har gjorts på finska, svenska och engelska. Den finns på CIMOs webbplats och som avtalsbilaga till mobilitetsfunktionen inom Erasmus på sidan Administration och avtalsbilagor Bidrag för organisation av mobiliteten (OM) Bidraget som beviljats högskolan/konsortiet för organisation av mobiliteten kan användas till sådan verksamhet som sammanhänger med utbytets arrangemang och stödfunktioner och som följer de allmänna reglerna som tillämpas på anslag beviljade ur Europeiska kommissionens medel (utgifterna bör verifieras i bokföringen, avtalets giltighetstid bör följas; jfr de allmänna villkoren i finansieringsavtalet). Bidraget för organisation av mobiliteten kan användas exempelvis till följande verksamhet: förberedelse av utresande och inkommande deltagare i student-, praktikant-, lärar- och personalutbyte samt uppföljning och utvärdering av utbytet urval och orientering av och andra stödfunktioner för utresande utbytesdeltagare språkkurser för utresande och inkommande utbytesdeltagare produktion och spridning av informationsmaterial om Erasmus-utbytet förberedande besök inför Erasmus-utbyte till högskolor och företag samt besök för uppföljning och utvärdering av utbytet till samarbetshögskolor verksamhet som hänför sig till användning av ECTS-systemet verksamhet som hänför sig till användning av bilagan till examensbetyget (Diploma Supplement) löneutgifter för internationella enhetens personal. OBS: OM-bidraget kan inte användas till utresande studerandes försäkringar, utan studenten betalar de försäkringar som behövs med sitt Erasmus-stipendium. 20

21 Eftersom OM-bidraget beviljas som en klumpsumma utgående från enhetspriserna per utresande deltagare i utbytet, kontrollerar CIMO inte bidragets användning i samband med rapporteringen eller inspektioner. För att få OM-bidrag bör högskolan/konsortiet bara i slutrapporten bevisa antalet genomförda utbyten. Utgifterna som betalats ur OM-bidraget bör dock kunna verifieras i bokföringen. 4. PRINCIPERNA FÖR GENOMFÖRANDE AV UTBYTET 4.1. Bilaterala avtal mellan högskolorna Erasmus-utbytena grundar sig på bilaterala avtal mellan högskolorna. Från och med läsåret krävs inte längre något bilateralt avtal för personalutbyten. Högskolorna kan själva ta fram en mall för bilaterala avtal, men avtalen bör alltid uppfylla minimikraven som framgår i bilaga IV till finansieringsavtalet för mobilitetsverksamhet. Om högskolan kräver språkkunskaper på en viss nivå av inkommande utbytesstuderande eller utbyteslärare, ska kravet skrivas in i det bilaterala avtalet. Det rekommenderas att man i avtalet också skriver in hur avtalet kan sägas upp. Praktikant-, lärar- och personalutbyten med företag kräver dock inte bilateralt avtal mellan högskolan och företaget, utan ett separat avtal kan ingås för varje utbyte. Det behövs inte heller något bilateralt avtal för praktikantutbyte till högskolan, utan mottagande högskola betraktas i detta fall som ett företag. Högskolorna kan dock om de vill avtala om praktikantutbyte i sitt bilaterala avtal och därigenom skapa en grund för fortlöpande samarbete för att genomföra praktikantutbyte. Företag har en vid definition i programmet Erasmus. Som företag (enterprise) kan betraktas vilken som helst privat eller offentlig organisation som har ekonomisk verksamhet, exempelvis ett företag, ett forskningscentrum, familjeföretag, en föreningen eller person som arbetar som frilans. För att kunna vara mottagande part i ett Erasmus-utbyte måste företaget eller organisationen vara juridisk person i utbytets målland Länder som deltar i programmet Erasmus Partnerhögskolan/företaget bör ligga i ett land som deltar i programmet Erasmus. Dessa är: EU:s medlemsländer Belgien, Bulgarien, Cypern, Danmark, Estland, Frankrike, Grekland, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Nederländerna, Polen, Portugal, Rumänien, Slovakien, Slovenien, Spanien, Storbritannien, Sverige, Tjeckien, Tyskland, Ungern och Österrike. EES/EFTA-länderna Norge, Island, Liechtenstein och Schweiz samt Kroatien och Turkiet. 21

22 Makedonien kan efter en paus igen läsåret sända ut studerande och lärare (SMS, STA) på utbyte till andra länder, men kan inte ta emot utbyten från andra länder Student- och praktikantutbyte Behörighetsvillkor för utresande studerande Studerande som åker på Erasmus-utbyte måste vara examensstuderande vid en högskola i Finland under hela utbytesperioden. Alla examensstuderande oavsett nationalitet kan åka på Erasmus-utbyte, alltså även medborgare i så kallade tredje länder. Stipendium kan endast beviljas en studerande som är inskriven vid högskolan och avlägger en grund- eller forskarexamen. Hemhögskolan bör ha Erasmus University Charter. Praktikantutbytet för sin del kräver att hemhögskolan har en Extended Erasmus University Charter. Endast sådana studerande kan delta i studentutbytet som har slutfört första årets högskolestudier. Däremot kan man delta i Erasmus-praktik redan under det första studieåret. Studerande inom programmet Erasmus Mundus kan få Erasmus-stipendium i det fall att de inte tidigare har utnyttjat den här möjligheten (se 4.3.2) och inte får något stipendium ur programmet Erasmus Mundus Flera utbytesperioder för samma studerande Samma studerande kan resa utomlands inom ramen för programmet Erasmus en gång på studentutbyte en gång på praktikantutbyte Samma studerande kan dock delta i Erasmus-utbyten i sammanlagt högst 24 månader. Därefter går det inte att delta i Erasmus-utbyte ens utan stipendium. Om en studerande har varit på praktik inom programmet Leonardo som del av sina högskolestudier, kan han eller hon inte längre delta i Erasmus-praktikantutbytet. Däremot är Leonardo-praktik som utgjort del av yrkesutbildning på andra stadiet inget hinder för att delta i Erasmus-praktik Villkor för utbytesperioden Stipendium beviljas endast för följande slag av verksamhet utomlands: heltidsstudier på grund-, ämnes- och fördjupad nivå samt forskarstudier inkluderande arbete på doktorsavhandling (men inte sådan forskning som inte ingår i något utbildningsprogram) som leder till examen och som utförs vid den mottagande läroinrättningen 22

23 praktikperiod som syftar till att öka praktikantens kunskaper, kompetens och färdigheter. Praktikantens hemhögskola bör tillgodoräkna praktiken som en del av hans/hennes examen. Praktiken bör ske som huvudsyssla. Erasmus-programmet ställer inget minimikrav på antalet studiepoäng som måste avläggas under utbytet, men både studierna och praktiken under utbytet utomlands ska genomföras som huvudsyssla. Som stöd för planeringen av utbytet kan man använda ECTS-systemet där en termin motsvarar 30 ECTS-poäng och ett läsår 60 ECTS-poäng. Högskolan kan själv ställa ett minimikrav på antal studiepoäng som måste avläggas under utbytet för att säkerställa att studierna framskrider inom den rekommenderade tiden och att utbytesperioden inte förlänger studietiden nämnvärt Lämpliga praktikplatser Lämpliga Erasmus-praktikplatser är företag och privata/offentliga organisationer i ett annat programland. Praktiken kan också ske vid en högskola. Typiska praktikplatser vid högskolor är exempelvis fristående institutioner, såsom sjukhus, laboratorier och bibliotek. I sådana fall tolkar sändande högskola om det är fråga om en studie- eller praktikperiod och betalar stipendium enligt detta. Det finns dock vissa organisationer som inte godkänns som Erasmus-praktikplatser: Organisationer inom Europeiska unionen, som finns listade på följande webbplats Organisationer som administrerar EU-program (t.ex. nationella programkontor) Studentens hem- eller studielands beskickningar utomlands (ambassader, konsulat) Övriga organisationer som representerar studentens hem- eller studieland utomlands (t.ex. kultur- och vetenskapsinstitut, regionala representationer, skolor, exportcentra) kan godkännas som praktikplatser förutsatt att det säkerställs att den mångkulturella dimensionen av Erasmuspraktiken förverkligas. Detta är den sändande högskolan uppgift och det mångkulturella mervärdet som praktiken ger ska anges på Training Agreement-blanketten som har uppdaterats för detta syfte för läsåret Med studentens hem- eller studieland avses den sändande högskolans land och/eller studentens ursprungsland/land vars medborgare hon eller han är. Byte av praktikplats som avviker från Training Agreement under praktikperioden är tillåtet bara i undantagsfall och med välgrundade motiveringar. Byte av praktikplats måste meddelas CIMO och en ny Training Agreement måste göras upp för den nya praktikplatsen Kombinerad praktik- och studieperiod En studentutbytesperiod kan också inkludera praktik, då talar man om en så kallad kombinerad period. Villkor för en kombinerad period är att praktiken sker under värdhögskolans övervakning och 23