KrAftkonceptet en sammanfattning

Transkript

1

2 KrAftkonceptet en sammanfattning En kraftgrupp består av, 5-7 företag Minst 2 personer per företag KrAftprogrammet omfattar, 12 dagar under 12 månader 3 affärsutvecklingsdagar per företag En uppföljningsdag ca 6 månader efter programmet avslutats Kraftgruppens arbete leds av ett team, Innehållsledare från högskolan krafthandledare med näringslivserfarenhet kraftprogrammet organiseras genom att, Ett utvecklingstema bestäms av deltagarna i samråd med ledningsteamet. Ledningsteamet utformar därefter förslag till program. Affärsutvecklingsprojekt i de enskilda företagen är tydligt kopplat till programmet. KrAftprogrammets ekonomi Deltagaravgift: :- /företag (inkl 2 personer) Budget för gruppen är deltagaravgifterna multiplicerat med två (gäller i intervallet 5-7 deltagande företag), dvs KK skjuter till samma summa som företagens samlade deltagaravgift.

3 Kriterier för prioriterade kraftgrupper under 2005 Koppling till forskningsprofiler på den högskola/universitet som gruppen kopplas upp mot. Ett geografiskt fokus på vita fläckar (framförallt Mälardalen och storstäder). Grupper som har potential till vidare kontakt med högskolan Grupper som består av företag med tillväxtpotential Idéer som avser att vidareutveckla konceptet Uppstarter som avser engagera nya personer i ledningsteamet

4 Formaliteter är ett försök att samla all information om kraftkonceptet. Här diskuteras syftet med programmet, inriktning samt ledningsteamets (krafthandledaren/ innehållsledarens) arbetsuppgifter och rollfördelning. Blanketter och nödvändiga uppgifter för uppstart inkluderas som bilagor. kraft:s syfte och mål 1. Att underlätta deltagarnas kontinuerliga arbete med sin strategiska affärsutveckling genom ökad kunskap, möjlighet att reflektera samt stöd för genomförande av affärsutvecklande handlingar. 2. Övergripande målet med verksamheten är (dessutom) att deltagarna upplever att kontakten med högskolan/universitetet har bidrag till att utveckla deras affärer på ett sätt som gör att de vill fortsätta samverka med högskola/universitet. Långsiktigt viktiga mål är även att sträva efter att skapa pedagogiska modeller för att överföra kunskap och kompetens mellan högskola och företag. fördjupa samarbetet mellan högskolor och universitet sammanföra företagare på ett sätt som möjliggör kunskaps- och erfarenhetsutbyte direkt mellan företag. En kraft-grupp kan formeras på många olika sätt. Det vanligaste är att en person som har goda företagskontakter, initierar arbetet. Första steget är att komma överens om en plan för uppstarten. (Planen kan lämpligen beskrivas i form av en offert, se underlag i bilaga 1). Med uppstart av en kraftgrupp avses att deltagande företagare har deltagit på ett informationsmöte och därefter anmält sig till kraft samt att programplanen är godkänd. Som bilaga två återfinns anmälningsblanketten och i bilaga tre instruktioner till programplanen. Det bör poängteras att formeringen av en kraftgrupp innebär att ledningsteamet (se nedan) och deltagarna i gruppen är överens om ett utvecklingstema och dess innebörd. Deltagarna skall även anse att temat är kopplat till strategiska utvecklingsbehov i deras respektive företag. Det är ytterst viktigt att deltagarnas behov och intresse styr utvecklingen av temat. Anmälningsblanketten (bilaga 2) är uppdelad i två delar. Kontrakt A är det formella kontrakt som måste undertecknas av representant för det deltagande företaget. Kontrakt B är ett förslag till ett frivilligt kontrakt som vi rekommenderar ledningsteamet att arbeta med i gruppen. Det är frivilligt att skicka in detta kontrakt, (men det kan vara en poäng att inkludera det i slutrapporten). Programplanen (bilaga 3) är det dokument i vilket ledningsteamet redogör för kraftgruppens utvecklingstema, programmets utformning (så långt det är fastställt), målen med programmet, affärsutvecklingsprojektet (ett gemensamt eller flera

5 företagsspecifika) samt arbetsfördelningen mellan krafthandledaren och innehållsledaren. I programplanen bifogas även en budget samt plan för utbetalningar. Programplanen kan endast godkännas efter att ledningsteamet träffat och överlagt med av kraftkonsortiet utsedd representant. Detta möte (ca halvdag) kan delvis ses som ett planeringsmöte och delvis som ett erfarenhetsseminarium. Programmets upplägg Ledningsteamet för en kraftgrupp består av två personer, krafthandledaren och innehållsledaren. Dessa två är gemensamt ansvariga för utformning och genomförande av kraftprogrammet.. Här nedan har vi schematiskt skissat på ledningsteamets uppgifter. a) Ledningsteamet skall skapa ett relevant innehåll i kraftprogrammet. Det innebär att ledningsteamet i inledningen av kraft-gruppens arbete måste bygga upp en förståelse för deltagarnas behov. Dessa behov skall speglas i det överenskomna utvecklingstemat och de mål som kopplas till temat. Det är ledningsteamets uppgift att omsätta utvecklingstemat till ett utvecklingsprogram som leder till måluppfyllelse. b) Ledningsteamet skall underlätta deltagarnas lärande så att deltagarna, utifrån programmets innehåll, kan skapa affärsutvecklingsmöjligheter i det egna företaget. c) Ledningsteamets uppgift slutar inte med att understödja reflektionen och dialogen vid kraft-gruppens möten utan det skall även arbeta med att aktivt stödja nydanande affärsutvecklingsprojekt i de enskilda företagen. Projektet/projekten skall kopplas till programmets tema och återkopplingar sker därmed naturligt under de gemensamma träffarna. 1 Det är ett krav att innehållsledaren har en anställning på en högskola/universitet. krafthandledaren skall tillföra relevant näringslivserfarenhet. För att det skall skapas en positiv gruppdynamik i kraftgruppen är det viktigt att gruppen gemensamt sätter upp regler för arbetet. I bilaga två (kontrakt B) återfinns ett förslag på områden som bör ingå i ett kontrakt mellan deltagarna i kraftprogrammet. Gäster/experter som inbjuds till kraftprogrammet har flera olika roller. Gästerna skall genom sin expertis höja deltagarnas kunskapsnivå. Gästerna skall även bidra till reflektion/diskussion genom att koppla till företagens verksamhet, så att de underlättar affärsutveckling i företagen. Tanken med gäster/experter i programmet är även att kontaktytorna gentemot högskolan skall breddas. 1 Det finns två typer av grupper. I den första finns det ett affärsutvecklingsprojekt, som också knyter mycket väl till gruppens utvecklingstema, t ex ett gemensamt produktutvecklingsprojekt. I den andra typen finns det ett övergripande utvecklingstema, som de deltagande företagens enskilda affärsutvecklingsprojekt knyter an till. T ex är tema generationsskifte och ett företag i gruppen driver ett projekt som syftar till att förnya och utveckla styrelsen.

6 Av ovanstående följer att ledningsteamet noga måste planera gäster/experters medverkan. Erfarenheterna från tidigare grupper är att det är viktigt att ge utrymme för diskussion och reflektion, att det ofta blir bra om man har två gäster, en som presenterar ett exempel ( t ex en VD) och en som kopplar till forskningen (från högskolan) och att gästerna förbereds noga på vad som förväntas av dem. Det är till skillnad från vanliga föredrag/föreläsningar oerhört viktigt att alla aktiviteter i en kraftgrupp utgår från och återknyter till deltagarnas företag/problem. I kompetensdatabasen på återfinns både tips på innehåll/övningar och tips på gäster från högskolan som tidigare medverkat i kraft (för inloggningsuppgifter maila marcus.lundgren@ihh.hj.se). Budgeten (se bilaga 3) för en kraft grupp beräknas enligt formeln deltagaravgiften multiplicerat med två när vi rör oss mellan företag. Vid sex deltagande företag blir detta :- x 6 företag x 2 (KKs andel) = :- i budget. Avgiften är alltså per företag inte per deltagande person. Vid fler än två personer från ett företag utgår i regel en avgift om :- per person. Avgiften tillfaller gruppens budget. Budgeten skall täcka kostnader för planering, programmets genomförande och uppföljning/utvärdering. Följande övergripande kostnadsposter bör ingå; tid för innehållsledare och krafthandledare, omkostnader för dessa två personer samt kostnader för gästers medverkan i programmet. Fakturering av ersättning sker efter överenskommelse. Första utbetalning kan dock först ske när följande inträffat. kraftgruppens deltagare är fastställda Deltagande företag har skickat in kontrakt och anmälningsavgiften fakturerats krafthandledare och innehållsledare accepterat kontrakt om rättigheter till utvecklat material. (se bilaga 4) kraftgruppens utvecklingstema är definierat Programplan och budget har upprättats och diskuterats med av kraft utsedd representant (innehåll sammanfattas i bilaga 3) Vi betalar som regel ut budgeterade medel i samband med förbrukning. Sista fakturering (20% av budgeten) kan dock först ske i samband med att gruppens arbete avrapporteras. Det ställs därefter 15000:- till ledningsteamets förfogande för att arrangera en uppföljningsträff ca 6 månader efter det att programmet avslutats. För att resursen skall betalas ut krävs det en kort redogörelse för träffens innehåll, deltagarna samt rapport om deltagarnas eventuella kontakt med högskolan efter avslutat program. 2 Vårt mål är att skapa kraftgrupper med 5-7 företag. I något fall kan gruppen startas med mellan 4-9 företag. I de fall som antalet deltagande företag faller utanför intervallet 5-7 följer inte budgeten formeln som angetts i detta dokument.

7 Avrapporteringen sker dels genom en skriftlig slutrapport om 5-10 sidor och dels genom deltagande i ett erfarenhetsseminarium (se nedan). I den skriftliga avrapporteringen skall framgå följande; Mötestider Programmets omfattning Programmets innehåll Innehållskommentarer (se exempel i bilaga 5) Redogörelse för inbjudna gästers insatser och deras kontaktuppgifter En redogörelse för kraftgruppens affärsutvecklingsprojekt, med en redovisning av uppnådda resultat Ledningsteamet skall även reflektera över gjorda erfarenheter, gruppens eventuella fortlevnad samt förutsättningarna för fortsatta kontakter med högskolan. Som nämndes ovan återfinns ett fiktivt exempel på slutrapport i bilaga sju. Processstöd I genomförandet av kraft-programmet kommer ledningsteamet att stöttas från konsortiets sida. Detta sker dels genom erfarenhetsseminarier och dels genom stödstrukturen. Erfarenhetsseminarium paket i tre steg Steg 1. Introduktionsmentorskap Potentiella Innehållsledare/krAfthandledare som skall starta en kraftgrupp skall träffas och diskutera kraftupplägg med en erfaren kraftmedarbetare under en halv dag. Underlag för mötet blir programplanen, samt analysen av ett kraftcase (som väljs utifrån gruppens tilltänka utvecklingstema). Syftet med mötet är att kvalitetssäkra programmet, introducera stödstrukturen samt stämma av arbetsprocessen. Avsikten är även att ytterligare en-två träffar planeras under kraftprogrammets genomförande. Steg 2. Reflektionsseminarium I Denna nationella träff om ca 1,5 dag genomförs 1-2 månader innan/efter uppstarten. Här kommer de nya innehållsledarna/krafthandledarna att träffa dem som är mitt inne i programmet och de som just avslutat sina grupper, vilket innebär att många erfarenheter kan överföras. Övrig input i mötet är - Forskare reflekterar (de doktorander som studerar lärprocesser i kraftgrupper) - Tipsboken (med tips om hur man driver utvecklingsprocessen) - Stödstrukturen på webben (t ex kraftgruppscasen) Steg 3. Reflektionsseminarium II Efter att arbetet i gruppen avslutats och utvärderingen av arbetet är klar 3 deltar ledningsteamet i ett andra reflektionsseminarium under ca 1,5 dag. Här får innehållsledare/krafthandledare möjlighet att reflektera över grupprapporterna 3 Efter att ledningsteamet skickat in sin slutrapport genomförs telefonintervjuer med representanter från minst hälften av de deltagande företagen. Resultatet sammanställs i en utvärderingsrapport.

8 tillsammans med andra. Kopplingar mellan företag i olika grupper kan göras och vidare kontakter planeras. För initial information om webbstöd kontakta gärna Marcus.lundgren@ihh.hj.se. Marcus kommer att förse er med uppgifter så att ni kan utnyttja stödstrukturen i uppstarten av den nya kraftgruppen. Avsikten är att krafts stödstruktur utnyttjas för att lagring av de uppgifter som diskuteras ovan (programplan, budget samt slutrapport). Bilagor som även kan skrivas ut från (finns under länken nerladdningsbart): Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Offert om formering av kraftgrupp Innehåller exempel på den information som kraft vill kräver inför uppstart av kraftgrupp. Kontrakt A & B Kontrakt/anmälningsblankett för deltagande företag. Det är handledaren/innehållsledarens ansvar att se till att företagen fyller i och skickar in kontrakt A. Budgeten kommer först att ställas till ledningsteamets förfogande då samtliga av gruppens företag skickat in kontrakt A. Innehåll programplan och budget Kontrakt om rättigheter till utvecklade produkter. Fiktivt exempel på slutrapport Slutrapporten bör skickas in senast två veckor efter avslutat program. Vi förbehåller oss rätten att hålla inne 20% av budgeten till slutrapporten godkänts. Vill du veta mer? På finns det mer information samt adresser till kontaktpersoner Där finner du även detta häfte med samtliga bilagor. Alternativt maila: info@kraftprov.nu

9 Bilaga 1 Offert om formering av kraftgrupp I en offert vill vi se följande information. Vem är du? Dvs vilken är din bakgrund? Vilken är den intressanta målgruppen? Dvs tilltänkta kraftgruppen? Vilket/vilka utvecklingstema är intressanta för gruppen (motivering) Vilken roll vill du inta i fortsättningen efter detta uppdrag? T ex enbart arbeta med formering av kraftgruppen eller jobba som en i ledningsteamet. Vi vill även ha en aktivitetsplan och budget för ditt arbete. I aktivitetsplanen bör följande ingå. Under vilken tidsperiod som arbetet skall utföras Namn och adress på de företag som skall kontaktas (om möjligt namn på kontaktperson) o Vi utgår från att det görs ett utskick och minst ett personligt besök på vart och ett av de potentiellt deltagande företagen. Förslag på tidpunkt/lokal för ett information/uppstartsmöte med intresserade företag. Detta är ett möte som kraft kommer att vara representerat på. Avslutande rapportering om uppstarten. I rapporten framgår antingen skäl till varför uppstarten misslyckades eller erfarenheter från uppstarten som är överförbara till kraftprogrammet. Om lyckad uppstart bör en kort beskrivning av företagens verksamhet inkluderas (några rader om vart och ett). Under 2005 har vi begränsade resurser. Vi har i samråd med vår finansiär därför beslutat att prioritera grupper som uppfyller ett eller flera av nedanstående kriterier; Gruppens företag/tema har en tydlig koppling till en forskningsprofil på den högskola/universitet som gruppens innehållsledare kommer ifrån Gruppens företag befinner sig inom ett område där krafts aktivitet är låg (StorStockholm, Mälardalen, Dalarna, Värmland, Göteborg, Västra Götaland, Malmö Är exempel på sådana område) Företagen i gruppen har en klar tillväxtambition/tillväxtpotential Nya personer involveras i kraft (som resurspersoner, krafthandledare eller innehållsledare).

10 Allmän information: Vi tillämpar timkostnad 550:- exklusive moms. Vi betalar rimliga omkostnader ( t ex resor, men var god specificera så långt som möjligt) Är du anställd på universitet eller högskola vill vi att faktureringen sker från huvudarbetsgivare I normalfallet gäller beslutet om att resurs anslagits under två månader.

11 Bilaga 2 Till det utvecklingsintresserade företaget/företagaren Du/ni har beslutat er för att arbeta enligt kraft konceptet. Vi är mycket glada över det beslutet och ser framemot att få utvecklas tillsammans med er. kraftkonceptet bygger på följande utgångspunkter: Programmet är behovsanpassat. Det är viktigt att programmets tema är relevant för dig. Det är utifrån gruppens identifiering av ett relevant utvecklingstema som programmets aktiviteter skall planeras. Programmet är handlingsorienterat. Det skall finnas tydliga kopplingar mellan konkreta nyttiga projekt i ditt eget företag och programmets innehåll. Programmet syftar till vad vi kallar genomtänkt affärsutveckling, dvs längden på programmet, den ständiga bollplankandet med jämlikar samt seriositeten hos arrangörerna skall förse dig med en god grund för en långsiktig genomtänkt strategisk utveckling av företaget. krafthandledar resursen ger stöd i diskussioner och dialoger men även vid genomförande av förändringar i de enskilda företagen. Vi hoppas att ovan nämnda utgångspunkter känns tilltalande. För att vi skall bygga en kreativ utvecklingsmiljö krävs emellertid mer än allmänna utgångspunkter. Här nedan följer underlag för två kontrakt. Det första kontraktet (A) är en formell anmälan/betalning till kraftkonsortiet. När det undertecknats och faxats till oss samt betalningen inkommit har ni rätt att ta del av utvecklingsprogrammet. Det andra kontraktet (B) är informellt. Det är ett kontrakt som sluts mellan de deltagande företagarna i kraftgruppen. Från arrangörernas sida tar vi oss friheten att föreslå en del punkter som erfarenhetsmässigt är mycket viktiga för att arbetet i en kraftgrupp skall fungera. Ett kontrakt är ömsesidigt. Vi är därför mycket intresserade av att få era reaktioner på vårt erbjudande och genomförandet av detsamma. Har ni frågor/synpunkter på kraftprogrammet hör av er till Anders Melander alt eller mail Anders.Melander@ihh.hj.se

12 Kontrakt A Anmälan till kraftprogrammet Nedanstående blankett faxas till (att: Marcus Lundgren) VG Texta Företagets namn: Adress: Postnummer: Ort:. Företagets organisationsnummer:.. Eventuell koncerntillhörighet: Antal anställda: Ungefärlig omsättning innevarande år:. Deltagare: Namn Tel: e-post (1)... (2)... (3)*... *(I normalfallet två personer. Om överenskommits att tre personer skall deltaga faktureras :- för denna person) kraftgruppens namn/krafthandledare:... Mot betalning av :- (exklusive moms) kommer vi att få möjlighet att delta i ett utvecklingsprogram fokuserat på för vårt företag strategiskt viktiga frågeställningar. Programmet omfattar 12 utvecklingsdagar. Dialogen leds av kvalificerad personal från högskolor och universitet. I samband med genomförandet av programmet kommer deltagande företag att erbjudas en fri resurs om 24 timmar. Resursen skall användas till att underlätta genomförandet av affärsutvecklingsprojekt i det enskilda företaget. Tiden utnyttjas enligt överenskommelse mellan ledningsteamet och det deltagande företagets representanter i kraftprogrammet. Betalning sker snarast, dock senast 10 dagar efter kraftprogrammets första möte. Vi skickar faktura efter det att vi mottagit denna blankett... Ort och datum.. Namnteckning Eventuella frågor kring blankettens faktauppgifter var god kontakta Marcus Lundgren (marcus.lundgren@ihh.hj.se).

13 Kontrakt B (Förslag) kraftprogrammet bygger på att det skapas en positiv gruppdynamik. Det innebär att deltagarna själva måste engagera sig i sina egna såväl som de andra deltagarnas problemställningar och åsikter. Det är deltagarna som tillsammans med programledningen (krafthandledaren och högskolerepresentanten) skapar en dynamisk utvecklingsmiljö. För att en sådan miljö skall komma till stånd är det viktigt att alla är överens om en del regler. Erfarenheten säger oss att följande punkter är viktiga. Mål För att arbetet skall bli meningsfullt bör det finnas någon form av mål att mäta resultaten mot. Gruppen skall därför formulera ett gemensamt övergripande mål (ett utvecklingsmål). För att kunna genomföra en utvärdering av arbetet inom gruppen bör även det enskilda företaget formulera ett mål med deltagandet. Innehåll kraftgruppens deltagare skall tillsammans med handledare och innehållsledare från högskolan identifiera ett utvecklingstema. Det finns inget krav på att alla aktiviteter skall vara färdigplanerade vid uppstarten men det är viktigt att ni är överens om programmets inriktning. Mötestider/Mötesfrekvens Det är viktigt att de gemensamma möten sker ganska ofta (minst en dag per månad). Det är en fördel om mötena är minst en halvdag (4 timmar). Mötesplats Fördelen med att träffas hos varandra är att man kan få en inblick i varandras verksamhet. Å andra sidan är en neutral mötesplats (kursgård eller dylikt) bra för att koppla loss från den dagliga verksamheten. Kanske kan detta kombineras? Mötesnärvaro Ett program av den här typen kräver närvaro! Det är viktigt för allas del att ni kommer överens om hur ni ser på frågor som återkommande frånvaro, ringande telefoner etc. Om öppenhet Fysisk närvaro räcker inte. Det krävs även ett engagemang och en öppenhet. En förutsättning för att det skall bli effekter från programmet är att alla är beredda att dela med sig av sina erfarenheter utan att misstänka att förtroende kan missbrukas. Öppenhet inåt och slutenhet utåt är en bra princip! Om arbetsetik kraft programmet är inget program för enbart kunskapsinhämtning. De som vill allmänbilda sig kan med fördel vända sig till något annat program. Syftet med kraftprogrammet är att skapa varaktig och uthållig affärsutveckling i de deltagande företagen. Det säger sig själv att det då krävs ett engagemang även mellan gruppens träffar. En rekommendation är att ovanstående punkter tillsammans med andra som ni anser vara av viktigt diskuteras i gruppen och att det därefter formuleras ett skriftligt dokument som alla signerar (gäller även ledningsteamet).

14 Bilaga 3 Programplan och budget för en kraftgrupp Nedanstående uppgifter skall mailas eller skickas till Marcus Lundgren i samband med uppstart av ny kraftgrupp (mail: marcus.lundgren@ihh.hj.se). Nedanstående uppgifter skall ingå i programplan och budget. Programplanen kan endast godkännas efter att ledningsteamet träffat och överlagt med en av kraftkonsortiet utsedd representant. a) KrAftgruppens namn. b) krafthandledare med kontaktuppgifter (adress, telefon & ). c) innehållsledare med kontaktuppgifter (adress, telefon & ). d) Lista med kontaktuppgifter till deltagare (företag, namn, position, adress, telefon & ). e) Eventuell annan finansiering av antingen gruppens deltagaravgift eller verksamhet utanför kraftprogrammet (t ex Mål 3, Länsstyrelsen etc.)? f) Beskrivning av kraftgruppens utvecklingstema. g) Programplan och upplägg (genomgång av gruppens planerade arbetssätt, mål med programmet samt innehåll). Se gärna bilaga sex (exempel slutrapport) för inspiration. Budget kraftgrupp Förenklad fördelning av kostnader mellan krafthandledare och innehållsledare: (Utgå gärna från bifogade mallen på nästa sida) Kostnad tid krafthandledare. Omkostnader krafthandledare (resor/övernattningar etc.). Kostnad tid innehållsledare. Omkostnader innehållsledare (resor/övernattningar etc.). Kostnader externt (gästföreläsare etc.). Summa kostnader kraftgrupp. När och hur ersättning skall utbetalas till innehållsledare, krafthandledare samt andra involverade i programmet. Observera att 20% av budgeten betalas först ut efter godkännande av slutrapport (se bilaga sex). OBServera även att vi utgår från att ledningsteamet avsätter resurser för deltagande i erfarenhetsseminarium.

15 Budget kraftgrupp Utgifter Kostnad tid krafthandledare: Omkostnader krafthandledare: Budget Kommentarer: Utfall Kostnad tid innehållsledare: Omkostnader Innehållsledare: Kostnader externt (gästföreläsare etc.): Övrigt: Summa utgifter: Intäkter Deltagaravgift (38350xantal företag): Antal företag: KK-bidrag: Summa intäkter: Faktureringsrutiner: Extern finansiering:

16 Bilaga 4 AVTAL OM ÖVERLÅTELSE AV RÄTTIGHETER Bakgrund Kraft, expertkompetens Strategisk Affärsutveckling är ett program, beslutat av Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutvecklings (KK-stiftelsens), vilket avser utveckling av skräddarsydda utbildningar för små och medelstora företag. Internationella Handelshögskolan i Jönköping (IHH) fungerar som projektägare till Kraftprojektet. Det har vid anslagsbeslutet hos KK-stiftelsen varit en väsentlig förutsättning att det träffas erforderliga uppgörelser om ägande- och nyttjanderätten till såväl Kraftprogrammets upplägg, varumärket Kraft såväl som resultat, såsom texter och webb-baserade utbildningsverktyg, eller annat som framkommer inom verksamheten i programmet. Utgångspunkten är att Kraftprogrammets upplägg och varumärke endast får utnyttjas efter överenskomelse med projektägaren, dvs IHH. Vad gäller resultat får dessa fritt nyttjas av andra universitet och högskolor i icke kommersiellt syfte. Förutsättning för fri nyttjanderätt gäller dock att den mottagande läroanstalten svarar för kostnaderna för överföringen. I den mån högskola eller universitet avser att använda sin fria nyttjanderätt i annat kommersiellt syfte än Kraft, skall skälig ersättning utgå till Kraftprogrammet vid IHH. Särskild överenskommelse om ersättning till upphovsman skall därvid träffas mellan IHH och upphovsman. Avtal Härmed överlåter undertecknad samtliga äganderätter, upphovsrätter och andra immateriella rättigheter till IHH vad avser de resultat mm, som ovan nämnts, som åstadkommes i ovan nämnda program där undertecknad avses delta. Som kompensation åtar sig IHH att till undertecknad utge ersättning i förhållande till de intäkter IHH erhåller för kommersiell användning av resultatet. Ersättningen beräknas som IHHs faktiska intäkter minskat med IHHs administrativa kostnader för intäkternas förvärvande. Ort:....../Datum:.... underskrift.... namnförtydligande personnummer

17 Bilaga 5 Slutrapport kraftgrupp Media (Fiktivt exempel) Bakgrundsbeskrivning och kort sammanfattning Ledare och deltagare i gruppen var: krafthandledare Philip Jansson, Konsulting AB Innehållsledare Stina Skolman, Universitet 12 deltagare från sex företag från reklam- & mediebranschen (VD samt Projektledare) Gruppen träffades för första gången i mars 2003 och sista mötet hölls i mars Sammantaget träffades gruppen i internatform fem gånger samt två endagsmöte, totalt 12 utvecklingsdagar. Affärsutvecklingsprojekten omfattade tre dagar per företag. Nedan summeras mötestidpunkterna och innehållet. Mellan mötena jobbade deltagarna med olika uppgifter som länkade samman träffarna och länkade till affärsutvecklingsprojektet. Internat/möten Möte I Nutid, framtid och strategi Internat, 2dgr mars 2003 Möte II Omvärld, marknad och trender Internat, 2 dgr maj 2003 Möte III Försäljningsstrategier och prissättning Internat, 2dgr augusti 2003 Möte IV Marknadsföringsstrategi Internat, 2dgr september 2003 Möte V Säljmöte med träindustriftg Möte 1 dag november 2003 Möte VI Nätverkssamarbete Möte 1 dag januari 2004 Möte VII Företagskultur, redovisning och avslutning Internat 2dgr mars 2004 Affärsutvecklingsprojekt Planering och test av gemensamt koncept gentemot nya kundgrupper

18 En beskrivning av möten och teman Nedan beskrivs de olika träffarna och vad som diskuterades under desamma. Här framkommer också vilka aktörer som varit aktiva på olika delar samt hur gruppen av företagare resonerade och fick med sig under resans gång. Denna del avslutas med lärdomar om vad som fungerat bra i kraftupplägget. Där framkommer även vad vi anser vara viktigt att tänka på inför nästa kraftupplägg för att det ska bli än bättre. Möte I- Nutid, framtid och strategi Under det första internatet som varade från lunch till lunch och med jobb fram till sen kväll var ambitionen att 1) lära känna varandra och skapa en god grund för fortsatt utveckling inom gruppen (företagen hade alla gjort affärer med varandra tidigare, men det fanns behov av att lära känna varandra utanför affärskontakterna), 2) göra en inventering av de olika företagen/företagarna för att se vilka behov som fanns och utifrån detta skapa 3) en plan för det fortsatta kraftarbetet. Under båda dagarna jobbade varje företag igenom ett antal frågeställningar som syftade till att identifiera nutid, framtid och tänkbara strategier. Företagens/företagarnas syn på sig själva samt hur de betraktade marknaden var också ett viktigt tema. Varje övning introducerades med teoretiska modeller och resonemang. Utifrån övningar identifierades ett antal luckor eller behov som kraftprogrammet skulle kunna fokusera på. Det visade sig att många behövde hjälp med struktur, ofta hade företagen börjat i småskalighet då de kunde göra allt själva. Allt eftersom företagen vuxit och branschen förändrats hade de kommit att bli allt mer av projektledare utan att egentligen ha de strukturer och stöd som krävs för det. Vidare hade många svårighet att skilja på företaget och rollen som företagare vilket gjorde att man jobbade alldeles för mycket och behövde hjälp med att hantera detta. Det tredje behovet rörde det inofficiella samarbete som hittills förekommit. Möjligheterna till merförsäljning sågs som stora om detta samarbete kunde organiseras bättre. Dessa teman kom vi därför överens om skulle löpa som en röd tråd genom programmet. Under första mötet framkom att kraftprojektet som sådant upplevdes som diffust. Rollen som aktör i kraftprojektet var i detta läge även ny för oss som skulle leda programmet. Vi berättade så mycket vi visste om hur det var tänkt att fungera men en lärdom (se nedan) är att vi kanske skulle kunna lagt mer tid på detta. Deltagarna hade i detta läge inte så mycket önskemål om upplägg utan ansåg att det som togs fram baserat på de två dagarnas diskussion fungerade bra. Efter dessa dagar skickades en preliminär skiss ut på programmet i helhet ut via . Pedagogiska principer för kraftprojektet Vi kom överens om att ha internat med övernattning (kl 10 dag ett till kl 15 dag två). Trots viss skepsis i början visade det sig att alla uppskattade detta och såg det som en viktig förutsättning för lärandet. I egenskap av arrangörer såg vi längre internat som en förutsättning för att kunna komma ifrån det operativa och tänka strategiskt. För att skapa handling och uppföljning och länka samman internaten skulle hemuppgifter genomföras inför internaten. Detta fungerade inte alltid då deltagarna hade svårt att ta sig

19 tid att tänka igenom och förbereda inför internaten (se lärdomar nedan). Under detta första internat kom vi överens om att arrangörerna skulle skissa på ett upplägg och återkomma med förslag på tänkbara delteman och intressanta aktörer att bjuda in. Deltagarna hade i detta läge inte några tydliga idéer om vad de ville skulle vara med eller vilka aktörer de var intresserade att lyssna på. Sammanfattningsvis kan de pedagogiska principerna beskrivas som: kontinuerlig avstämning mot deltagarna om innehåll och upplägg under resans gång kontinuerlig uppföljning av vad som händer i företagen uppgifter att bearbeta och förbereda inför varje möte träffarna läggs i internatform och gärna på landet där deltagarna kan få möjlighet att koppla av De individuella utvecklingsdagarna berördes endast kort under presentationen av kraft. Inga deltagare hade några idéer om vad de i det här läget skulle behöva ha hjälp med. Vi kom överens om att vi skulle återkomma till dessa senare i programmet. Detta gjordes under internat III och presenteras kort längre fram i dokumentet. Möte II omvärld, marknad och trender Under detta andra internat höll vi till ute på landet på ett gästgiveri. Det var spännande att träffa gruppen igen. Inför detta möte hade deltagarna fått förslag på tema och gäster via mail och alla verkade tycka att det var bra. På förslag från arrangörerna bjöds en person in som kunde ge en översyn av reklam- och mediabranschen (Ronny Reklamare) samt en expert på ledarskap från högskolan (Stina Svensson) som skulle berätta lite om olika typer av ledarskap. Ronny gav insikter i hur media branschen såg ut med avseende på antal aktörer, lönsamhet mm. Ronny belyste särskilt hur det såg ut för Småland. Underlag var en helt färsk undersökning han genomfört för Reklamförbundets räkning. Han tog snabbt ned iden om att endast byråer i Stockholm är lönsamma. Det fanns i programmets början ett tydligt Stockholmskomplex och man refererade ofta till Stockholm om än i en raljerande ton. Det blev en bra diskussion och deltagarna fick mer kunskap om branschen och att storskalighet inte alltid är detsamma som lönsamhet. Det visade sig att mindre byråer var bland de lönsammaste i Småland och ofta mer lönsamma än många i Stockholm. Småsaklighet och närhet till den lokala marknaden var alltså en viktig ingrediens för framgång. Ronny var ett mycket uppskattat inslag. Som en fortsättning och fördjupning kring detta gick vi igenom varje företags produkt/tjänstematris samt hur de upplevde sin konkurrenssituation. Att gå igenom sin verksamhet med avseende på detta var en uppgift som deltagarna haft mellan internat I och internat II. Det blev intressanta diskussioner och möjlighet till jämförelse mellan företagen i gruppen. Inte minst jämförelsen var av stort värde. Slutsatsen var att man gjorde och resonerade på relativt skilda sätt i de olika företagen. Synen på konkurrenter och vilken timtaxa man tog ut mm var mycket olika. Många hade inte heller helhetsbilden över vad de egentligen erbjöd och till vem. I vissa fall var bilden mycket spretig och det man tjänade minst pengar på var det man höll på med mest osv. Andra iakttagelser var att man kanske inte hade de kunder

20 man ville men inte heller hade tid att avsätta tid för att marknadsföra sig och skapa nya kundkontakter. Stina Svensson berättade om sin resa genom livet, och ledarskapets olika roller. Hon gav också alla en enkät att fylla i som sedan skulle ligga till grund för en ledarprofiler. Deltagarna var i början en aning skeptiska till Stina och hennes berättelse men fann efter ett tag att det fanns generella lärdomar att dra. Vissa var mer kritiska än andra som tyckte att det var en bra input i den personliga utvecklingen. Det bestämdes att Stina efter analys av deltagarnas profiler skulle boka in några timmar för återföring. Detta skulle göras med vara och en av deltagarna när det passade i deras kalender. Resurspersoner: Ronny Reklamare, Ronnys Infobyrå AB, Box 102, Staden, , , Specialområde: Reklam, mediebranschen, marknadsföring Stina Svensson, Högskolan xx, Bygatan 3, Storstaden, , , Specialområde: Ledarskap Möte III - försäljningsstrategier och prissättning Det tredje internatet hölls på Fredensborgs Herrgård och ägnades åt försäljning och prissättning. Inför detta tillfälle hade gruppen ombetts förbereda underlag kring sin egen situation med avseende på försäljning mm (se bilaga). Några timmar avsattes till att diskutera igenom den första punkten och sen kom Gunnar Äng som bjudits in för att tala om prissättning och försäljning. Gunnar gav till att börja med en bild av hur man kan tänka kring olika typer av produkter och tjänster utifrån livscykelresonemang och andra teoretiska modeller. Han gav dock också ett antal konkreta modeller kring försäljningsplanering och försäljningsargument i specifika försäljningssituationer. Han kom även att prata om småföretag och han hade mycket intressanta tankar kring detta. Legitimitet fick han eftersom han själv varit småföretagare och något av ett proffs på att försäljning. Det blev en hel del diskussion i gruppen och det upplevdes som ett bra inslag. Vår upplevelse var att deltagarna kände sig stärkta i sina roller. (här bör dock poängteras att gruppen var ojämn). Efter Gunnars inslag fortsatte diskussionen i gruppen utifrån de olika uppgifterna de hade förberett. Gunnars inslag blev en mycket bra grund för de fortsatta resonemangen. En deltagare var tvungen att avvika innan middagen. Då det var en deltagare som var en av de tongivande i gruppen beslutade gruppen som helhet att bryta upp efter middagen. Många var, något som återkom många gånger, stressade och hade svårt att koppla bort jobbet. Vi avslutade därför mötet sen kväll efter middagen. Innan vi bröt upp gjordes en kort utvärdering av mötena hittills samt vad fortsättningen skulle innehålla. Deltagarna var nöjda och tyckte att inslagen hade varit intressanta. Redan nu sade man dock att man hade svårt att hinna med att göra de olika uppgifterna till respektive tillfälle. Dock upplevde man att man hade börjat tänka mer i termer av affärsmässighet vad gällde t ex kunder, produkt- och tjänsteutbud, lönsamhet, försäljning mm. Resurspersoner:

21 Gunnar Äng, Högskolan i Staden, box 321, Staden, , Specialområde: Försäljning, prissättning Möte IV - marknadsföring och strategi: ett konkret case Hur kan vi formera oss som grupp? Vilka styrkor har var och en av oss? Hur kan ett konkret försäljningsupplägg se ut mot träindustrin i Småland? Detta var frågorna för denna fjärde träff. Uppgiften inför mötet var att fundera över den egna verksamheten och dess styrkor och möjligheter. Det ingick också att företagen skulle tänka igenom hur en gemensam försäljningsstrategi gentemot träindustrin skulle kunna se ut. Simon Olov Persson (SOP) var inbjuden för att ge en kortare introduktion till träindustrin som marknad. Han menade på att marknaden bestod av många små företag där man i huvudsak hade ett starkt produktionsfokus men där man samtidigt upplevde ökad konkurrens från bland annat öststaterna. Behovet av att kommunicera till marknaden och bättra på marknadstänkandet bedömde Simon Olov som mycket stort. Träindustrin var heller inte någon marknad som mediabyråer hade ägnat något större intresse tidigare varför potentialen ansågs stor. SOP berättade om industrin, hur den såg ut, vilka typer av företag som fanns där osv. Det gav en bra grund för fortsatt resonemang om marknadsföringsstrategi. Innan SOP lämnade gruppen skissade vi på en dag där två företag skulle bjudas in och gruppen skulle få chans att sälja in sina tjänster. Dag nummer två ägnades åt att gå vidare och konkretisera olika roller i det kommande projektet. Vem ska göra vad? Gruppen som sådan kompletterar varandra såväl till kompetenser som till drivkraft. En person var mest drivande och det var också han som från början tagit initiativ till att bjuda in SOP. Innan gruppen skiljdes åt gick varje företagare igenom vad han/hon gjort sedan det senaste mötet och vad ambitionen var att göra till kommande möte. Mål sattes upp för respektive företagare. Det visade sig att många hade tankar om vad som skulle göras men att det svårt att få tid till att agera i praktiken. Det handlade om konkreta frågor som att boka in försäljningsbesök, om att höja priset, om att ta bort vissa olönsamma tjänster ur sortimentet osv. Resurspersoner: Simon Olov Persson, Träcentrum, box 321, Staden, , Specialområde: Träindustrin, Marknadsföring Möte V Möte med träindustrin Syftet med mötet i Staden var att ge gruppen möjligheter att komma in med förslag på positionering av ett nytt varumärke. Det var också en möjlighet att jobba tillsammans med en konkret uppgift och därigenom prova vilka kompetenser var och en stod för/kunde tillföra gruppen. Träindustrin i Småland är för övrigt en stor näring där behovet av marknadstänkande är stort. Enligt SOP som är ansvarig för IUC i Rökelle är det en underskattad och framför allt obearbetad marknad från ett marknadsföringsperspektiv. SO Persson sammanförde gruppen med företrädare för företagen Träbolaget AB och Träverken AB. Målet var lansering av ett nytt varumärke kallat Möbler från Xxxköping. Mötet initierades av en av deltagarna i gruppen. Gruppen presenterade sig själva och ägarna till de båda möbelföretagen gav förutsättningar och historik av sina respektive möbelföretag. Dagen mynnade ut i att gruppen lovade återkomma med ett

22 konkret förslag till lansering. Efter flera möten med ett eller fler av företagarna i kraftgruppen kunde ett förslag presenteras. Förslaget antogs och lanseringen av Möbler från Xxxköping skedde på Möbelmässan i Stockholm i februari Möte VI Nätverk Med bakgrund av det samarbete som tidigare skett och den gemensamma marknadsföringsinsatsen mot träindustrin genomfördes en dag med fokus på nätverkande. Gäst denna dag var Lena Bypol och Bengt Sten. Lena är VD för en ekonomisk förening som startats av deltagarna i en tidigare kraftgrupp och Bengt har forskat på nätverk under en lång tid. Lena började med att berätta sin historia och deltagarna utnyttjade verkligen möjligheten att ställa frågor. Därefter sammanfattade Bengt diskussionen och kopplade till forskningen inom ämnet. På eftermiddagen diskuterade gruppen sitt eget nätverk under några timmar. Resurspersoner Lena Bypol, Nätverket ek. för., box 421, Staden, , Specialområde: nätverk Bengt Sten, Högskolan, box 77, Staden, , Specialområde: Kluster, strategiska nätverk, allianser. Möte VI företagskultur, revision och avslut Det sista internatet kom att hållas i Kalmar och två personer var inbjudna att bidra med sina tankar. Mötet började med att gå igenom vad som hänt sedan sist och alla deltagarna verkade ha behov av att prata av sig. Därefter kom Karl Pluring från Föreningssparbanken i Kalmar och berättade hur han jobbade med företagskultur. Det gav en hel del intressanta lärdomar om ledarskap samtidigt som personen också var en kund till en av företagarna. Han berättade lite om vad han såg som viktiga aspekter i samarbetet med en reklambyrå och vad han uppfattade som kvalitet. Diskussionen om vad som utgör kvalitet i mediabranschen var en röd tråd i alla de träffar som gruppen hade. Många upplevde att kunden inte kunde värdera deras kompetens och kvalitet utan att de blev utkonkurrerade av t ex mindre tryckerier. Anders tog även upp diskussionen om vad en kund är och hur man kan se/hantera kunder i den dagliga verksamheten. Nästa pass introducerades av en Erik Persson från revisionsbyrån Svensson & Persson. Han pratade om vad som var specifikt för enskilda firmor, HB och AB. Han berättade även i vilka sammanhang som AB var lämpligt respektive t ex EF och HB. Vissa i gruppen hade HB men kom under programmets gång att starta AB. I den efterföljande diskussionen jämförde deltagarna sina olika former med varandra och diskuterade om/hur man skulle bilda ett gemensamt bolag i framtiden. Efter dessa båda sessioner gick vi på studiebesök till en av deltagarnas kontor som låg i Kalmar. Därefter blev det middag och avkoppling. Dag nummer två började med att deltagarna fick tillbaka protokoll som de fört under den första dagen. Där hade de intervjuat varandra och skrivit ned vad de hade satt upp som mål med kraft. Det visade sig att de flesta beskrivningarna av vad dom ville uppnå var vaga. Det handlade om att blir säkrare i sig själv, utveckla sitt företag, hitta samarbetspartners, få tid att reflektera osv. Personerna fick nu återigen intervjua varandra och jämföra dåtid med nutid. Därefter fick de också med sig sina papper över nutid,

23 strategi och vision som skrivits ned under första möte. De reviderade dessa och kommenterade vad som hade förändrats och vad som var intakt. De ombeds mer specifikt att kommentera förändringen med avseende på: 1. Vad har hänt med företaget: Produkt/tjänsteutbud Marknad Kunder Försäljning Lönsamhet Struktur/administration Strategiskt 2. Vad har händ med dig som företagare/person? Det visade sig att det för vissa skett större förändringar som kunde hänföras till kraft medan andra gjort förändringar av andra skäl. Många upplevde att det hänt mycket på det personliga planet och att man nu var tryggare. Man vågar mer och ser helheten på ett annat sätt än tidigare. Tankesätt och förmågor har förändrats till det bättre. Man har fått kraft att göra förändringar om än i det lilla (som att flytta till andra lokaler, som att jobba mer ihop, som att våga ta nya projekt och nya kunder). Gruppen har företagaren styrka och därmed har arbetet i kraft haft konkret verkan. Andra poängterade mer det ökade samarbetet inom gruppen som viktigaste förändringen. Det hände allt mer att man gick samman olika konstellationer och offererade större arbeten. Vissa menade att detta kanske skulle ha varit fallet ändå men här är vi, i egenskap av ledare, mer skeptiska till om så verkligen hade blivit fallet. Kontinuiteten i kraft och diskussionerna under resans gång har sannolikt bidragit med sitt. Gruppen var, som tidigare nämnts, relativt heterogen och vissa upplevde därför att de fått ut mer av kraft än andra. Slutligen visade det sig att lönsamheten varierade kraftigt mellan deltagarna. Även här har kanske de som varit svagast i att ta betalt fått mer självförtroende. De har fått aktörer att jämföra sig med. Man har jämfört branscher och företag och annat i och med de olika seminarierna och på så sätt fått en bättre känsla för vilka man är och vad man kan. Resurspersoner: Karl Pluring, Föreningssparbanken, box 232, Staden, , Specialområde: Företagskultur Erik Persson, Revisionsbyrå Svensson & Persson, Dygatan 1, Staden, , Specialområde: Bolagsformer Affärsutveckling Affärsutvecklingsprojektet handlade om arbetet med att utveckla det informella samarbetet mellan företagen. En genomlysning av företagens processer genomfördes under enskilda möten. Därefter genomfördes flera möten med mindre grupper där olika frågor diskuterades på djupet ( t ex juridiska frågor, riskdelning i större projekt, gemensamma inköp samt gemensam marknadsföring)

24 Framtiden Gruppen har under perioden förstärkt sitt samarbete vilket innebär att det med stor sannolikhet kommer att bli så att de fortsätter att träffas även efter avslutat program. Kontakterna med högskolan har inneburit att det skrivs en examensuppsats om gruppen för närvarande. Kontakten med Bengt Sten är även sådan att han fortsättningsvis kommer att fungera som bollplank i samarbetsfrågor. Lärdomar från arbetet med kraft Sammanfattningsvis så har arbetet med kraft fungerar bra även om det finns vissa saker som kan förbättras. Följande lärdomar vill vi lyfta fram: Internat fungerar bra. Man behöver komma bort från vardagen för att få tid och ro att reflektera. Det är viktigt att från början vara tydlig med förutsättningarna, något som är svårt första gången som man kör en kraftgrupp. Hög delaktighet i upplägg och planering kan avhjälpa detta. Dock är det svårt då deltagarna från början inte har så mycket kunskap om vad kraft är, varför de är där eller vad de vill med kraft. Är inte heller ledarna varma i kläderna kan det lätt uppstå missförstånd. Det har varit låg aktivitet mellan mötena och många jobbar inte med de uppgifter som var tänkta att skapa en bro och kontinuitet mellan träffarna. Här är viktigt att vara tydlig i början av kraft. Skapa gärna ett kontrakt där det specificeras tydligare vad som krävs av såväl deltagare som ledare. Man har inte tagit möjligheten att påverka innehållet i kraft eller att ta till vara tid för utvecklingsdagar mm. En deltagare har varit aktiv hela tiden och kommit med förslag på föredragshållare mm men övriga gruppen har haft lite att önska. Undantaget var sista mötet då en deltagare var aktiv i att föreslå namn på personer från det egna nätverket som skulle vara av intresse. Här hade dock ledarna önskat ett mer interaktivt förhållningssätt. Det fungerar bra att ta in externa personer som ger nya tankar. Dock är det svårt att bryta tanken och risken är att, utan professionell ledning, blir tankarna inte förändrade utan endast ett bekräftande av nuet. Som ledare upplever vi att det har hänt en hel del i de olika företagen som ett resultat av kraft. Som nämndes ovan har gruppen varit heterogen varför alla inte fått med sig lika mycket. Det strategiska tänkandet har stärkts i gruppen som helhet. Alla är stärkta i rollen som småföretagare. Man behöver inte vara stor och i Stockholm för att lyckas. Affärsmässigheten med avseende på produkt- och tjänsteportföljsmix, kundmix, lönsamheten, prissättning mm har ökat. Många har börjat våga säga nej till uppdrag och prioritera lönsamma framför olönsamma uppdrag. Deltagarna upplever att det funnits en styrka i att träffas kontinuerligt vid sidan om jobbet, att ha fått tid till tanke och reflektion och att ha fått ett nytt nätverk som fungerar bra tillsammans jobbmässigt. Man agerar mycket mer i nätverk och mindre som egen ensamföretagare. Lärdomarna från bearbetningen av en ny marknad, träindustrin, har också varit stora.

25 Uppföljning av budget med kommentarer: Budget kraftgrupp Media Utgifter Kostnad tid krafthandledare: Omkostnader krafthandledare: Budget Kommentarer: Utfall Fakturering direkt på kraftkonsortiet Fakturering direkt på kraftkonsortiet Kostnad tid innehållsledare: Mer externa experter som istället för innehållsledaren ledde några träffar Omkostnader Innehållsledare: Kostnader externt (gästföreläsare etc.): Pga nya ämnesval anlitades mer externa experter Övrigt: Summa utgifter: Intäkter Deltagaravgift (38350xantal företag): Deltagarna betalade 19175, resterande del av deltagaravgiften finansierades Mål Antal företag: 6 6 KK-bidrag: Summa intäkter: Faktureringsrutiner: Intäkter: kraft fakturerar företagen deltagaravgiften Utgifter: Universitetet fakturerar kraft i två omgångar för projektledningskostnader Handledaren fakturerar kraft i två omgångar för sina kostnader Extern finansiering: Mål3 finansierar hälften av deltagaravgiften