Slutrapport kraftgrupp Media

Transkript

1 Slutrapport kraftgrupp Media (Fiktivt exempel) Bakgrundsbeskrivning och kort sammanfattning Ledare och deltagare i gruppen var: krafthandledare Philip Jansson, Konsulting AB Innehållsledare Stina Skolman, Universitet 12 deltagare från sex företag från reklam- & mediebranschen (VD samt Projektledare) Gruppen träffades för första gången i mars 2003 och sista mötet hölls i mars Sammantaget träffades gruppen i internatform fem gånger samt två endagsmöte, totalt 12 utvecklingsdagar. Affärsutvecklingsprojekten omfattade tre dagar per företag. Nedan summeras mötestidpunkterna och innehållet. Mellan mötena jobbade deltagarna med olika uppgifter som länkade samman träffarna och länkade till affärsutvecklingsprojektet. Internat/möten Möte I Nutid, framtid och strategi Internat, 2dgr mars 2003 Möte II Omvärld, marknad och trender Internat, 2 dgr maj 2003 Möte III Försäljningsstrategier och prissättning Internat, 2dgr augusti 2003 Möte IV Marknadsföringsstrategi Internat, 2dgr september 2003 Möte V Säljmöte med träindustriftg Möte 1 dag november 2003 Möte VI Nätverkssamarbete Möte 1 dag januari 2004 Möte VII Företagskultur, redovisning och avslutning Internat 2dgr mars 2004 Affärsutvecklingsprojekt Planering och test av gemensamt koncept gentemot nya kundgrupper

2 En beskrivning av möten och teman Nedan beskrivs de olika träffarna och vad som diskuterades under desamma. Här framkommer också vilka aktörer som varit aktiva på olika delar samt hur gruppen av företagare resonerade och fick med sig under resans gång. Denna del avslutas med lärdomar om vad som fungerat bra i kraftupplägget. Där framkommer även vad vi anser vara viktigt att tänka på inför nästa kraftupplägg för att det ska bli än bättre. Möte I- Nutid, framtid och strategi Under det första internatet som varade från lunch till lunch och med jobb fram till sen kväll var ambitionen att 1) lära känna varandra och skapa en god grund för fortsatt utveckling inom gruppen (företagen hade alla gjort affärer med varandra tidigare, men det fanns behov av att lära känna varandra utanför affärskontakterna), 2) göra en inventering av de olika företagen/företagarna för att se vilka behov som fanns och utifrån detta skapa 3) en plan för det fortsatta kraftarbetet. Under båda dagarna jobbade varje företag igenom ett antal frågeställningar som syftade till att identifiera nutid, framtid och tänkbara strategier. Företagens/företagarnas syn på sig själva samt hur de betraktade marknaden var också ett viktigt tema. Varje övning introducerades med teoretiska modeller och resonemang. Utifrån övningar identifierades ett antal luckor eller behov som kraftprogrammet skulle kunna fokusera på. Det visade sig att många behövde hjälp med struktur, ofta hade företagen börjat i småskalighet då de kunde göra allt själva. Allt eftersom företagen vuxit och branschen förändrats hade de kommit att bli allt mer av projektledare utan att egentligen ha de strukturer och stöd som krävs för det. Vidare hade många svårighet att skilja på företaget och rollen som företagare vilket gjorde att man jobbade alldeles för mycket och behövde hjälp med att hantera detta. Det tredje behovet rörde det inofficiella samarbete som hittills förekommit. Möjligheterna till merförsäljning sågs som stora om detta samarbete kunde organiseras bättre. Dessa teman kom vi därför överens om skulle löpa som en röd tråd genom programmet. Under första mötet framkom att kraftprojektet som sådant upplevdes som diffust. Rollen som aktör i kraftprojektet var i detta läge även ny för oss som skulle leda programmet. Vi berättade så mycket vi visste om hur det var tänkt att fungera men en lärdom (se nedan) är att vi kanske skulle kunna lagt mer tid på detta. Deltagarna hade i detta läge inte så mycket önskemål om upplägg utan ansåg att det som togs fram baserat på de två dagarnas diskussion fungerade bra. Efter dessa dagar skickades en preliminär skiss ut på programmet i helhet ut via . Pedagogiska principer för kraftprojektet Vi kom överens om att ha internat med övernattning (kl 10 dag ett till kl 15 dag två). Trots viss skepsis i början visade det sig att alla uppskattade detta och såg det som en viktig förutsättning för lärandet. I egenskap av arrangörer såg vi längre internat som en förutsättning för att kunna komma ifrån det operativa och tänka strategiskt. För att skapa handling och uppföljning och länka samman internaten skulle hemuppgifter genomföras inför internaten. Detta fungerade inte alltid då deltagarna hade svårt att ta sig

3 tid att tänka igenom och förbereda inför internaten (se lärdomar nedan). Under detta första internat kom vi överens om att arrangörerna skulle skissa på ett upplägg och återkomma med förslag på tänkbara delteman och intressanta aktörer att bjuda in. Deltagarna hade i detta läge inte några tydliga idéer om vad de ville skulle vara med eller vilka aktörer de var intresserade att lyssna på. Sammanfattningsvis kan de pedagogiska principerna beskrivas som: kontinuerlig avstämning mot deltagarna om innehåll och upplägg under resans gång kontinuerlig uppföljning av vad som händer i företagen uppgifter att bearbeta och förbereda inför varje möte träffarna läggs i internatform och gärna på landet där deltagarna kan få möjlighet att koppla av De individuella utvecklingsdagarna berördes endast kort under presentationen av kraft. Inga deltagare hade några idéer om vad de i det här läget skulle behöva ha hjälp med. Vi kom överens om att vi skulle återkomma till dessa senare i programmet. Detta gjordes under internat III och presenteras kort längre fram i dokumentet. Möte II omvärld, marknad och trender Under detta andra internat höll vi till ute på landet på ett gästgiveri. Det var spännande att träffa gruppen igen. Inför detta möte hade deltagarna fått förslag på tema och gäster via mail och alla verkade tycka att det var bra. På förslag från arrangörerna bjöds en person in som kunde ge en översyn av reklam- och mediabranschen (Ronny Reklamare) samt en expert på ledarskap från högskolan (Stina Svensson) som skulle berätta lite om olika typer av ledarskap. Ronny gav insikter i hur media branschen såg ut med avseende på antal aktörer, lönsamhet mm. Ronny belyste särskilt hur det såg ut för Småland. Underlag var en helt färsk undersökning han genomfört för Reklamförbundets räkning. Han tog snabbt ned iden om att endast byråer i Stockholm är lönsamma. Det fanns i programmets början ett tydligt Stockholmskomplex och man refererade ofta till Stockholm om än i en raljerande ton. Det blev en bra diskussion och deltagarna fick mer kunskap om branschen och att storskalighet inte alltid är detsamma som lönsamhet. Det visade sig att mindre byråer var bland de lönsammaste i Småland och ofta mer lönsamma än många i Stockholm. Småsaklighet och närhet till den lokala marknaden var alltså en viktig ingrediens för framgång. Ronny var ett mycket uppskattat inslag. Som en fortsättning och fördjupning kring detta gick vi igenom varje företags produkt/tjänstematris samt hur de upplevde sin konkurrenssituation. Att gå igenom sin verksamhet med avseende på detta var en uppgift som deltagarna haft mellan internat I och internat II. Det blev intressanta diskussioner och möjlighet till jämförelse mellan företagen i gruppen. Inte minst jämförelsen var av stort värde. Slutsatsen var att man gjorde och resonerade på relativt skilda sätt i de olika företagen. Synen på konkurrenter och vilken timtaxa man tog ut mm var mycket olika. Många hade inte heller helhetsbilden över vad de egentligen erbjöd och till vem. I vissa fall var bilden mycket spretig och det man tjänade minst pengar på var det man höll på med mest osv. Andra iakttagelser var att man kanske inte hade de kunder

4 man ville men inte heller hade tid att avsätta tid för att marknadsföra sig och skapa nya kundkontakter. Stina Svensson berättade om sin resa genom livet, och ledarskapets olika roller. Hon gav också alla en enkät att fylla i som sedan skulle ligga till grund för en ledarprofiler. Deltagarna var i början en aning skeptiska till Stina och hennes berättelse men fann efter ett tag att det fanns generella lärdomar att dra. Vissa var mer kritiska än andra som tyckte att det var en bra input i den personliga utvecklingen. Det bestämdes att Stina efter analys av deltagarnas profiler skulle boka in några timmar för återföring. Detta skulle göras med vara och en av deltagarna när det passade i deras kalender. Resurspersoner: Ronny Reklamare, Ronnys Infobyrå AB, Box 102, Staden, , , Specialområde: Reklam, mediebranschen, marknadsföring Stina Svensson, Högskolan xx, Bygatan 3, Storstaden, , , Specialområde: Ledarskap Möte III - försäljningsstrategier och prissättning Det tredje internatet hölls på Fredensborgs Herrgård och ägnades åt försäljning och prissättning. Inför detta tillfälle hade gruppen ombetts förbereda underlag kring sin egen situation med avseende på försäljning mm (se bilaga). Några timmar avsattes till att diskutera igenom den första punkten och sen kom Gunnar Äng som bjudits in för att tala om prissättning och försäljning. Gunnar gav till att börja med en bild av hur man kan tänka kring olika typer av produkter och tjänster utifrån livscykelresonemang och andra teoretiska modeller. Han gav dock också ett antal konkreta modeller kring försäljningsplanering och försäljningsargument i specifika försäljningssituationer. Han kom även att prata om småföretag och han hade mycket intressanta tankar kring detta. Legitimitet fick han eftersom han själv varit småföretagare och något av ett proffs på att försäljning. Det blev en hel del diskussion i gruppen och det upplevdes som ett bra inslag. Vår upplevelse var att deltagarna kände sig stärkta i sina roller. (här bör dock poängteras att gruppen var ojämn). Efter Gunnars inslag fortsatte diskussionen i gruppen utifrån de olika uppgifterna de hade förberett. Gunnars inslag blev en mycket bra grund för de fortsatta resonemangen. En deltagare var tvungen att avvika innan middagen. Då det var en deltagare som var en av de tongivande i gruppen beslutade gruppen som helhet att bryta upp efter middagen. Många var, något som återkom många gånger, stressade och hade svårt att koppla bort jobbet. Vi avslutade därför mötet sen kväll efter middagen. Innan vi bröt upp gjordes en kort utvärdering av mötena hittills samt vad fortsättningen skulle innehålla. Deltagarna var nöjda och tyckte att inslagen hade varit intressanta. Redan nu sade man dock att man hade svårt att hinna med att göra de olika uppgifterna till respektive tillfälle. Dock upplevde man att man hade börjat tänka mer i termer av affärsmässighet vad gällde t ex kunder, produkt- och tjänsteutbud, lönsamhet, försäljning mm. Resurspersoner:

5 Gunnar Äng, Högskolan i Staden, box 321, Staden, , Specialområde: Försäljning, prissättning Möte IV - marknadsföring och strategi: ett konkret case Hur kan vi formera oss som grupp? Vilka styrkor har var och en av oss? Hur kan ett konkret försäljningsupplägg se ut mot träindustrin i Småland? Detta var frågorna för denna fjärde träff. Uppgiften inför mötet var att fundera över den egna verksamheten och dess styrkor och möjligheter. Det ingick också att företagen skulle tänka igenom hur en gemensam försäljningsstrategi gentemot träindustrin skulle kunna se ut. Simon Olov Persson (SOP) var inbjuden för att ge en kortare introduktion till träindustrin som marknad. Han menade på att marknaden bestod av många små företag där man i huvudsak hade ett starkt produktionsfokus men där man samtidigt upplevde ökad konkurrens från bland annat öststaterna. Behovet av att kommunicera till marknaden och bättra på marknadstänkandet bedömde Simon Olov som mycket stort. Träindustrin var heller inte någon marknad som mediabyråer hade ägnat något större intresse tidigare varför potentialen ansågs stor. SOP berättade om industrin, hur den såg ut, vilka typer av företag som fanns där osv. Det gav en bra grund för fortsatt resonemang om marknadsföringsstrategi. Innan SOP lämnade gruppen skissade vi på en dag där två företag skulle bjudas in och gruppen skulle få chans att sälja in sina tjänster. Dag nummer två ägnades åt att gå vidare och konkretisera olika roller i det kommande projektet. Vem ska göra vad? Gruppen som sådan kompletterar varandra såväl till kompetenser som till drivkraft. En person var mest drivande och det var också han som från början tagit initiativ till att bjuda in SOP. Innan gruppen skiljdes åt gick varje företagare igenom vad han/hon gjort sedan det senaste mötet och vad ambitionen var att göra till kommande möte. Mål sattes upp för respektive företagare. Det visade sig att många hade tankar om vad som skulle göras men att det svårt att få tid till att agera i praktiken. Det handlade om konkreta frågor som att boka in försäljningsbesök, om att höja priset, om att ta bort vissa olönsamma tjänster ur sortimentet osv. Resurspersoner: Simon Olov Persson, Träcentrum, box 321, Staden, , Specialområde: Träindustrin, Marknadsföring Möte V Möte med träindustrin Syftet med mötet i Staden var att ge gruppen möjligheter att komma in med förslag på positionering av ett nytt varumärke. Det var också en möjlighet att jobba tillsammans med en konkret uppgift och därigenom prova vilka kompetenser var och en stod för/kunde tillföra gruppen. Träindustrin i Småland är för övrigt en stor näring där behovet av marknadstänkande är stort. Enligt SOP som är ansvarig för IUC i Rökelle är det en underskattad och framför allt obearbetad marknad från ett marknadsföringsperspektiv. SO Persson sammanförde gruppen med företrädare för företagen Träbolaget AB och Träverken AB. Målet var lansering av ett nytt varumärke kallat Möbler från Xxxköping. Mötet initierades av en av deltagarna i gruppen. Gruppen presenterade sig själva och ägarna till de båda möbelföretagen gav förutsättningar och historik av sina respektive möbelföretag. Dagen mynnade ut i att gruppen lovade återkomma med ett

6 konkret förslag till lansering. Efter flera möten med ett eller fler av företagarna i kraftgruppen kunde ett förslag presenteras. Förslaget antogs och lanseringen av Möbler från Xxxköping skedde på Möbelmässan i Stockholm i februari Möte VI Nätverk Med bakgrund av det samarbete som tidigare skett och den gemensamma marknadsföringsinsatsen mot träindustrin genomfördes en dag med fokus på nätverkande. Gäst denna dag var Lena Bypol och Bengt Sten. Lena är VD för en ekonomisk förening som startats av deltagarna i en tidigare kraftgrupp och Bengt har forskat på nätverk under en lång tid. Lena började med att berätta sin historia och deltagarna utnyttjade verkligen möjligheten att ställa frågor. Därefter sammanfattade Bengt diskussionen och kopplade till forskningen inom ämnet. På eftermiddagen diskuterade gruppen sitt eget nätverk under några timmar. Resurspersoner Lena Bypol, Nätverket ek. för., box 421, Staden, , Specialområde: nätverk Bengt Sten, Högskolan, box 77, Staden, , Specialområde: Kluster, strategiska nätverk, allianser. Möte VI företagskultur, revision och avslut Det sista internatet kom att hållas i Kalmar och två personer var inbjudna att bidra med sina tankar. Mötet började med att gå igenom vad som hänt sedan sist och alla deltagarna verkade ha behov av att prata av sig. Därefter kom Karl Pluring från Föreningssparbanken i Kalmar och berättade hur han jobbade med företagskultur. Det gav en hel del intressanta lärdomar om ledarskap samtidigt som personen också var en kund till en av företagarna. Han berättade lite om vad han såg som viktiga aspekter i samarbetet med en reklambyrå och vad han uppfattade som kvalitet. Diskussionen om vad som utgör kvalitet i mediabranschen var en röd tråd i alla de träffar som gruppen hade. Många upplevde att kunden inte kunde värdera deras kompetens och kvalitet utan att de blev utkonkurrerade av t ex mindre tryckerier. Anders tog även upp diskussionen om vad en kund är och hur man kan se/hantera kunder i den dagliga verksamheten. Nästa pass introducerades av en Erik Persson från revisionsbyrån Svensson & Persson. Han pratade om vad som var specifikt för enskilda firmor, HB och AB. Han berättade även i vilka sammanhang som AB var lämpligt respektive t ex EF och HB. Vissa i gruppen hade HB men kom under programmets gång att starta AB. I den efterföljande diskussionen jämförde deltagarna sina olika former med varandra och diskuterade om/hur man skulle bilda ett gemensamt bolag i framtiden. Efter dessa båda sessioner gick vi på studiebesök till en av deltagarnas kontor som låg i Kalmar. Därefter blev det middag och avkoppling. Dag nummer två började med att deltagarna fick tillbaka protokoll som de fört under den första dagen. Där hade de intervjuat varandra och skrivit ned vad de hade satt upp som mål med kraft. Det visade sig att de flesta beskrivningarna av vad dom ville uppnå var vaga. Det handlade om att blir säkrare i sig själv, utveckla sitt företag, hitta samarbetspartners, få tid att reflektera osv. Personerna fick nu återigen intervjua varandra och jämföra dåtid med nutid. Därefter fick de också med sig sina papper över nutid,

7 strategi och vision som skrivits ned under första möte. De reviderade dessa och kommenterade vad som hade förändrats och vad som var intakt. De ombeds mer specifikt att kommentera förändringen med avseende på: 1. Vad har hänt med företaget: Produkt/tjänsteutbud Marknad Kunder Försäljning Lönsamhet Struktur/administration Strategiskt 2. Vad har händ med dig som företagare/person? Det visade sig att det för vissa skett större förändringar som kunde hänföras till kraft medan andra gjort förändringar av andra skäl. Många upplevde att det hänt mycket på det personliga planet och att man nu var tryggare. Man vågar mer och ser helheten på ett annat sätt än tidigare. Tankesätt och förmågor har förändrats till det bättre. Man har fått kraft att göra förändringar om än i det lilla (som att flytta till andra lokaler, som att jobba mer ihop, som att våga ta nya projekt och nya kunder). Gruppen har företagaren styrka och därmed har arbetet i kraft haft konkret verkan. Andra poängterade mer det ökade samarbetet inom gruppen som viktigaste förändringen. Det hände allt mer att man gick samman olika konstellationer och offererade större arbeten. Vissa menade att detta kanske skulle ha varit fallet ändå men här är vi, i egenskap av ledare, mer skeptiska till om så verkligen hade blivit fallet. Kontinuiteten i kraft och diskussionerna under resans gång har sannolikt bidragit med sitt. Gruppen var, som tidigare nämnts, relativt heterogen och vissa upplevde därför att de fått ut mer av kraft än andra. Slutligen visade det sig att lönsamheten varierade kraftigt mellan deltagarna. Även här har kanske de som varit svagast i att ta betalt fått mer självförtroende. De har fått aktörer att jämföra sig med. Man har jämfört branscher och företag och annat i och med de olika seminarierna och på så sätt fått en bättre känsla för vilka man är och vad man kan. Resurspersoner: Karl Pluring, Föreningssparbanken, box 232, Staden, , Specialområde: Företagskultur Erik Persson, Revisionsbyrå Svensson & Persson, Dygatan 1, Staden, , Specialområde: Bolagsformer Affärsutveckling Affärsutvecklingsprojektet handlade om arbetet med att utveckla det informella samarbetet mellan företagen. En genomlysning av företagens processer genomfördes under enskilda möten. Därefter genomfördes flera möten med mindre grupper där olika frågor diskuterades på djupet ( t ex juridiska frågor, riskdelning i större projekt, gemensamma inköp samt gemensam marknadsföring)

8 Framtiden Gruppen har under perioden förstärkt sitt samarbete vilket innebär att det med stor sannolikhet kommer att bli så att de fortsätter att träffas även efter avslutat program. Kontakterna med högskolan har inneburit att det skrivs en examensuppsats om gruppen för närvarande. Kontakten med Bengt Sten är även sådan att han fortsättningsvis kommer att fungera som bollplank i samarbetsfrågor. Lärdomar från arbetet med kraft Sammanfattningsvis så har arbetet med kraft fungerar bra även om det finns vissa saker som kan förbättras. Följande lärdomar vill vi lyfta fram: Internat fungerar bra. Man behöver komma bort från vardagen för att få tid och ro att reflektera. Det är viktigt att från början vara tydlig med förutsättningarna, något som är svårt första gången som man kör en kraftgrupp. Hög delaktighet i upplägg och planering kan avhjälpa detta. Dock är det svårt då deltagarna från början inte har så mycket kunskap om vad kraft är, varför de är där eller vad de vill med kraft. Är inte heller ledarna varma i kläderna kan det lätt uppstå missförstånd. Det har varit låg aktivitet mellan mötena och många jobbar inte med de uppgifter som var tänkta att skapa en bro och kontinuitet mellan träffarna. Här är viktigt att vara tydlig i början av kraft. Skapa gärna ett kontrakt där det specificeras tydligare vad som krävs av såväl deltagare som ledare. Man har inte tagit möjligheten att påverka innehållet i kraft eller att ta till vara tid för utvecklingsdagar mm. En deltagare har varit aktiv hela tiden och kommit med förslag på föredragshållare mm men övriga gruppen har haft lite att önska. Undantaget var sista mötet då en deltagare var aktiv i att föreslå namn på personer från det egna nätverket som skulle vara av intresse. Här hade dock ledarna önskat ett mer interaktivt förhållningssätt. Det fungerar bra att ta in externa personer som ger nya tankar. Dock är det svårt att bryta tanken och risken är att, utan professionell ledning, blir tankarna inte förändrade utan endast ett bekräftande av nuet. Som ledare upplever vi att det har hänt en hel del i de olika företagen som ett resultat av kraft. Som nämndes ovan har gruppen varit heterogen varför alla inte fått med sig lika mycket. Det strategiska tänkandet har stärkts i gruppen som helhet. Alla är stärkta i rollen som småföretagare. Man behöver inte vara stor och i Stockholm för att lyckas. Affärsmässigheten med avseende på produkt- och tjänsteportföljsmix, kundmix, lönsamheten, prissättning mm har ökat. Många har börjat våga säga nej till uppdrag och prioritera lönsamma framför olönsamma uppdrag. Deltagarna upplever att det funnits en styrka i att träffas kontinuerligt vid sidan om jobbet, att ha fått tid till tanke och reflektion och att ha fått ett nytt nätverk som fungerar bra tillsammans jobbmässigt. Man agerar mycket mer i nätverk och mindre som egen ensamföretagare. Lärdomarna från bearbetningen av en ny marknad, träindustrin, har också varit stora.

9 Uppföljning av budget med kommentarer: Budget kraftgrupp Media Utgifter Kostnad tid krafthandledare: Omkostnader krafthandledare: Budget Kommentarer: Utfall Fakturering direkt på kraftkonsortiet Fakturering direkt på kraftkonsortiet Kostnad tid innehållsledare: Mer externa experter som istället för innehållsledaren ledde några träffar Omkostnader Innehållsledare: Kostnader externt (gästföreläsare etc.): Pga nya ämnesval anlitades mer externa experter Övrigt: Summa utgifter: Intäkter Deltagaravgift (38350xantal företag): Deltagarna betalade 19175, resterande del av deltagaravgiften finansierades Mål Antal företag: 6 6 KK-bidrag: Summa intäkter: Faktureringsrutiner: Intäkter: kraft fakturerar företagen deltagaravgiften Utgifter: Universitetet fakturerar kraft i två omgångar för projektledningskostnader Handledaren fakturerar kraft i två omgångar för sina kostnader Extern finansiering: Mål3 finansierar hälften av deltagaravgiften