ESV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag

Transkript

1 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar A Generella krav A-1 Allmänt A-1.01 Ekonomisystemet stödjer de ekonomiadministrativa processer som redovisas i ramavtalsbilaga 2, avsnitt 4.2, Processbeskrivning (förfrågningsunderlagets avsnitt 4.2 ). A-1.02 Moms kan bokföras och redovisas i enlighet med gällande svensk lagstiftning och enligt EV:s förordningar och allmänna råd. A-1.03 Vid konvertering kan belopp i huvudbok och reskontra lagras i ursprungsvaluta. A-1.04 Det går att importera information om valutakurser. B 3 A-1.05 Det går att följa transaktioner från huvudbok hela vägen tillbaka till ursprunglig källtransaktion från Försystem (s.k. full audit trail). A-1.06 Borttag av konton och Koddelar med saldo och transaktioner är inte möjlig. A-1.07 Funktion finns för framtagning av dokument, s.k. blankettgenerator. B 3 A-1.08 Det är möjligt att dokumentera rutiner i form av hjälptext som alla Användare har B 3 tillgång till. A-1.09 Hjälptext är möjlig att skriva ut och exportera till standardiserade programvaror B 3 såsom M Office, Open Office eller motsvarande. A-1.10 Information i Ekonomisystemet får inte gå förlorad vid versionsbyte. A-1.11 Det går att i ystemet definiera arbestflöden för attest av t.ex. kundorder och B 25 bokföringsorder. A-1.12 Arbetsflödsesfunktioner är tillgängliga via web-gränssnitt. B 25 A-1.13 Det går att i systemet definiera händelser som kan generera rapport eller ge signal B 25 om händelsen inträffar. A-2 Hantering av koder A-2.01 Ekonomisystem kan hantera konto och minst 7 Koddelar i redovisningen. A-2.02 Konto och alla Koddelar enligt A-2.01 är sökbara. A-2.03 Ekonomisystem kan hantera konto och minst 10 Koddelar i redovisningen. Varje B 25 Koddel är sökbar. A-2.04 Konton kan i kontoplanen kopplas till statliga inrapporteringskoder, s.k. "-koder". 1/58

2 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar A-2.05 Beskriv i kommentarsfältet hur krav A-2.04 uppfylls. ANGE I den uppsatta kontoplanen i Agresso kan respektive konto kopplas till en -kod om så önskas. Det finns olika alternativ att göra denna koppling på. - Ett alternativ är att i kontoplanen i Agresso koppla respektive konto till en -kod i kolumnen för koncernkonto. Har myndigheten flera företag i Agresso och kanske då även till viss del olika kontoplaner, så kopplas ändå varje konto till korrekt -kod för att på så vis kunna göra uppföljning på koncernkontonivå för hela myndigheten. -koderna motsvarar i detta fall koncernkontoplanen hos myndigheten. - Ett annat alternativ är att via s k relationer göra en koppling mellan konto och -kod. Relationen kan sedan användas vid uppföljning antingen via spontana frågor, frågemallar eller via rapporter. I båda ovanstående alternativ är det inte möjligt att bokföra på -koderna, utan de kan endast användas vid skapande av frågor och rapporter i Agresso. 2/58 A-2.06 Myndighet kan definiera de ingående Koddelarna avseende antal tecken (inom maxgränsen) i alfanumerisk form. A-2.07 Koddel konto innehåller minst 6 tecken och övriga Koddelar minst 8 tecken. A-2.08 Varje Koddel innehåller minst 12 tecken. B 25 A-2.09 Det är möjligt att till samtliga Koddelar påföra Indirekta Koddelar för användning vid uttag av Rapporter.

3 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar A-2.10 Det är möjligt att till samtliga Koddelar påföra Indirekta Koddelar för användning vid B 25 frågor. A-2.11 Det är möjligt att till en Indirekt Koddel påföra en annan Indirekt Koddel, dvs skapa B 25 en hierarki. A-2.12 Koddelarna KONTO och ORG kan påföras giltighetsperiod för registrering. A-2.13 amtliga Koddelar kan påföras giltighetsperiod för registrering. B 25 A-3 Hantering av belopp och valuta A-3.01 Det går att manuellt registrera olika valutakurser. A-3.02 Det går att registrera och hantera belopp om minst 13 heltalspositioner och 2 x decimaler. A-3.03 Det går att registrera och hantera belopp om minst 15 heltalspositioner och 8 B 25 Nej decimaler. A-3.04 Det går att registrera belopp om minst 15 heltalspositioner och 7 decimaler. B 25 Nej 3/58 A-3.05 Det går att registrera, hantera och lagra transaktioner parallellt i EK och annan ursprungsvaluta med automatisk omräkning av bokföringstransaktion till EK. A-3.06 Det är möjligt att skapa Rapporter baserade på historiska utfall lagrade i euro. B 1 A-4 Integration A-4.01 Det finns funktion för automatisk avstämning av redovisningssaldon mot samtliga reskontror. A-4.02 Vid registrering av bokföringsorder uppdaterar transaktionen huvudboken utan att det krävs en manuell uppdateringsrutin. A-4.03 Ekonomisystem innehåller funktion för import från M Excel-kompatibla format till Ekonomisystems registreringsformulär. A-4.04 Det går att ta emot och bokföra transaktioner från reskontror och Försystem (t.ex.personalsystem) med fullständig kontering. A-4.05 Det går att ta emot och bokföra transaktioner från reskontror och Försystem (t.ex.personalsystem) med fullständig kontering och dela upp transaktionerna med användning av motbokningskonto. A-5 Anslagsredovisning B 3

4 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar A-5.01 Bokföring av inkomsttitlar och anslag i huvudbok sker enligt EV:s föreskrifter till anslagsförordning (2011:223) 12. EA-bok 2011:4. A-5.02 Beskriv i kommentarsfältet hur ovanstående krav A-5.01 uppfylls. ANGE Registrering av tilldelade anslag, ingående överföringar, medgivet överskridande, inkomsttitlar, bemyndiganden etc kan göras i en särskild skärmbild i Agresso. Anslagstyper (t ex RAM) och Beloppstyper ( t ex IR) finns definierade i Agresso för att registrering ska kunna göras. Frågor och rapporter kan tas fram som visar registreringar enligt ovan samt anslagsförbrukning. Anslagsavräkning kan i Agresso ske via automatkontering, s k triggrar. Automatkonteringen sker utifrån att en transaktion bokförs i Agresso. Kombinationen konto och t ex finansiär kan vara grunden till att en anslagsavräkning sker, finansiären avgör i detta fall vilket anslag/anslagspost som ska avräknas. Automatkonteringarna kan skapas per transaktion alternativt t ex månadsvis på saldonivå om så önskas. e mer utförlig beskrivning i bilaga Agresso_6 "pecifika statliga förutsättningar, avsnittet Anslagsredovisning. 4/58

5 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar A-5.03 Det går att registrera Anslagsavräkning per Anslag, Anslagspost och Delposter i samband med registrering av transaktioner (leverantörsfakturor, kundfakturor, kostnadsfördelning och övriga bokföringsunderlag). e bilaga 3:1 i Förordning (2000:605) om Årsredovisning och budgetunderlag i EV:s EA-bok 2011:4. 5/58

6 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar A-5.04 Beskriv i kommentarsfältet hur ovanstående krav A-5.03 uppfylls. ANGE Registrering av tilldelade anslag, ingående överföringar, medgivet överskridande, inkomsttitlar, bemyndiganden etc kan göras i en särskild skärmbild i Agresso. Anslagstyper (t ex RAM) och Beloppstyper ( t ex IR) finns definierade i Agresso för att registrering ska kunna göras. Frågor och rapporter kan tas fram som visar registreringar enligt ovan samt anslagsförbrukning. Anslagsavräkning kan i Agresso ske via automatkontering, s k triggrar. Automatkonteringen sker utifrån att en transaktion bokförs i Agresso. Kombinationen konto och t ex finansiär kan vara grunden till att en anslagsavräkning sker, finansiären avgör i detta fall vilket anslag/anslagspost som ska avräknas. Automatkonteringarna kan skapas per transaktion alternativt t ex månadsvis på saldonivå om så önskas. e mer utförlig beskrivning i bilaga Agresso_6 "pecifika statliga förutsättningar, avsnittet Anslagsredovisning. 6/58 A-5.05 Det går att direkt eller indirekt ange Finansieringsform i samband med registrering och bokföring av transaktion.

7 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar A-5.06 Beskriv i kommentarsfältet hur krav A-5.05 uppfylls. ANGE Finansiär kan anges i ett särskild objektfält direkt vid registrering av transaktioner i Agresso. Alternativt så kan finansiär ges med automatik utifrån värdet i en annan konteringsdimension. T ex så kan registrerat projekt ge rätt finansiär i samband med registrering av transaktioner (kallas i Agresso för kodkomplettering). Är det mer komplicerade samband t ex att två (eller flera) konteringsdimensioner ska ge finansiär vid transaktionsregistrering så finns funktion för detta (det kallas för värdematris i Agresso). Ett annat alternativ kan vara att finansiär ges med hjälp av definierade automatkonteringar. 7/58 A-5.07 A-5.08 A-5.09 A-5.10 A-5.11 A-5.12 Det går att söka och ta ut Rapporter på Anslagsavräkning per Anslag, Anslagspost och Delpost. Det går att registrera Anslagsavräkning i samband med användning av periodiseringsnycklar eller fördelningsnycklar enligt samma regelverk som för övriga transaktioner. Finansieringsformen kan styra utbetalningar mot Räntebärande eller Icke räntebärande flöde enligt beskrivning i ramavtalsbilaga 2.2, tandardkonfigurering av Ekonomisystem, avsnitt (förfrågningsunderlagets bilaga 3, avsnitt ). Det går att koppla beställningar till Beställningsbemyndiganden och regeringsärenden över minst fem år framåt. Det går att budgetera och registrera Beställningsbemyndiganden över minst fem år framåt. Rapport kan tas fram som innehåller uppgifter per Anslag, per Anslagspost och per Delpost enligt bilaga 3:1 i Förordning (2000:605) om Årsredovisning och budgetunderlag i EV:s EA-bok 2011:4. B 25 x x x

8 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar A-6 Kostnadsfördelning A-6.01 Det går att identifiera kostnader som skall kostnadsfördelas via märkning av transaktion eller via Koddelar/ kontering. A-6.02 Det går att ange och styra kostnadsfördelning till kostnadsbärande Koddel. A-6.03 Det går att registrera fördelningsnycklar för beräkning och fördelning av kostnader. A-6.04 Det går att använda olika fördelningsnycklar för olika ändamål och tillfällen. A-6.05 Det går att styra när kostnadsfördelning skall ske. (Månadsvis, kvartalsvis, tertialvis, halvårsvis eller årsvis). A-6.06 Fördelningsnycklar kan användas på samtliga värdetyper. (Bugdet,prognos, utfall, B 25 ack utfall etc.). A-7 Koncern- och företagsfunktioner A-7.01 Det går att arbeta med obegränsat antal parallella Redovisningsföretag och Interna Företag via samma inloggning. A-7.02 Det finns funktioner för att konsolidera redovisningen för en koncern. A-7.03 Det finns funktioner för borttag av interna transaktioner i koncernen. B 25 A-7.04 Registrering och underhåll av samtliga Konton- och Koddelar samt tillhörande B 25 statistik- och styrinformation för alla Företag inom en Myndighetskoncern kan hanteras av ett utsett Företag. A-7.05 Det går att sätta upp och administrera olika ekonomimodeller, inklusive konto- och B 25 Koddelar, för olika Företag inom en Myndighetskoncern. A-7.06 Flera Redovisningsföretag och Interna Företag samt hela eller delar av en Myndighetskoncern kan använda ett gemensamt leverantörsregister. A-7.07 En Myndighetskoncern kan använda ett gemensamt kundregister. B 25 8/58

9 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar A-7.08 En Myndighetskoncern kan använda en gemensam kundreskontra. B 3 Kundreskontran hanteras som gemensam för en myndighetskoncern genom att frågor kan ställas över gränserna dvs över olika myndigheter. Utbetalningar för flera myndigheter kan ske från en koncernmoder, likväl som återredovisning av kundinbetalningar kan läsas in i koncernmodern för att därefter med automatik fördelas till korrekt myndighet. Påminnelsehanteringen sköts i respektive myndighet, men om behov finns är det möjligt att via anpassning generera påminnelser i samtliga företag via en enda gemensam rapportbeställning. 9/58 B Registrering och indatahantering B-1 Registrering, indatahantering - allmänt B-1.01 Det finns stöd för automatisk nummersättning av verifikationer med unik nummerserie beroende på transaktionstyp från den källa transaktionen härstammar. B-1.02 Det går att använda separata verifikationsnummerserier med automatisk nummersättning för verifikat per Användare/användargrupp. B-1.03 Det är möjligt att registrera texter på verifikation som helhet och för respektive konteringsrad. B-1.04 Verifikationstexter med minst 50 tecken per transaktionsrad kan registreras och sparas. B-1.05 Verifikationstexter med minst 200 tecken per transaktionsrad kan registreras och sparas. B-1.06 Det går att söka från registreringsfält (spec. Koddel) direkt till underliggande kodtabell. B-1.07 Det går att söka från registreringsfält (spec. Koddel) direkt till underliggande kodtabell på kod eller del av kod och benämning. B 3 B 25 B 1 B 25

10 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar B-1.08 Det går att definiera vilka fält som måste/kan fyllas i vid registrering. B-1.09 Det går att presentera de senast använda Konto-/Kodkombinationer vid B 1 registrering. B-1.10 Det går att definiera obligatoriska och icke obligatoriska fält för registrering av uppgifter i kundregistret. B-1.11 Det är möjligt att för datafält definiera värden som anges som default vid B 25 registrering av nya transaktioner. B-1.12 Det är möjligt att vid registrering av verifikat: spara (parkera) verifikatet, gå ur B 3 formuläret (registreringsbilden) och sedan komma tillbaka för att slutföra registreringen. B-1.13 Det går att koppla dokument till objekt (t.ex. koppla leverantörsfaktura, B 25 bokföringsorder och kundfaktura till anläggningstillgång, dokument till kund- och leverantörsfakturor). B-1.14 Det går att använda antalsredovisning i samband med registrering och inläsning av B 1 transaktioner. B-1.15 Utfall, budget och prognos kan registreras. B-1.16 Motpart (e Ekonomimodell FFU bil 5) kan registreras i huvudboken och i kund- och leverantörsreskontra. B-1.17 Det går att Logga samtliga transaktioner för registrering och ändring med användarid och tidsstämpel och logg ska vara tillgängliga för utskrift. B-2 Registrering, indatahantering - kodkomplettering B-2.01 Automatkonteringar kan skapas baserade på konto och kod-kombination. B-2.02 Automatkontering kan ske direkt vid registrering av transaktioner. B 25 B-2.03 Automatkontering kan ske på saldonivå. B-3 Registrering, indatahantering - validering, kontroll B-3.01 Det ska finnas en möjlighet att validera valfritt indata mot gällande regelverk. B-3.02 ambandskontroller mellan Koddelar kan ske vid registrering. B-3.03 Det finns inbyggda datumkontroller av registrering mot stängda perioder. Omfattar även transaktioner från Försystem. B-3.04 Användares godkännande krävs för att spara inläst fil. 10/58

11 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar B-4 Registrering, indatahantering - periodisering B-4.01 Transaktioner kan periodiseras över minst 12 månader (även mellan bokföringsår). B-4.02 Periodisering kan göras linjärt genom att endast ange startmånad och slutmånad med automatisk utfördelning över månaderna. B-4.03 Transaktioner kan periodiseras manuellt med olika belopp per månad. B-4.04 Det finns funktion som automatiskt kan vända interimsposter i nästkommande period. B-5 Registrering, indatahantering - korrigeringar B-5.01 Vid rättning av verifikat hänvisas till ursprungsverifikatet. Hänvisning kan läggas in i extra informationsfält och där innehålla verifikationsnummer, bokföringsdatum och ursprungligt bokfört belopp. B-5.02 På ursprungsverifikatet kan anges hur rättning genomförts. Hänvisning kan läggas in i extra informationsfält och där innehålla rättningsverifikatets verifikationsnummer, bokföringsdatum och bokfört belopp. B-5.03 Rättning noteras med automatik på ursprungsverifikatet. B 25 11/58

12 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar B-5.04 Beskriv i kommentarsfältet hur krav B-5.03 uppfylls. ANGE De rader som ska rättas, reverseras, väljs i Markera poster för reversering i Agresso Ekonomi/Huvudbok. Ett reverseringsförslag skapas där man i fältet "typ av verifikation" väljer vilken sorts verifikation som ska återföras. Man kan antingen låta transaktionsverifikationstexten till den reverserade verifikationen hänvisa till referensnumret på den ursprungliga, reverserade transaktionen eller hämta verifikationstexten från den ursprungliga, reverserade transaktionen eller både och. När rapporten Reverseringsbekräftelse har körts uppdateras Huvudboken med ovanstående text. B-5.05 Registrerade verifikat går inte att ändra (med undantag för tillägg i anteckningsfält). B-5.06 Registrerade transaktioner kan i efterhand kompletteras med anteckningar. B 25 12/58 C Huvudbokföring C-1 Huvudbokföring, periodavslut, bokslut C-1.01 Det går att lägga upp stående bokföringsorder med möjlighet till automatisk Vändningsfunktion i kommande perioder. C-1.02 Det går att rätta felaktigt bokfört verifikat genom att det skapas ett rättningsverifikat med omvänd kontering. C-1.03 Det går att köra om kostnadsfördelningar, ränteberäkningar och periodiseringar samt att skapa rättningsverifikat med omvänd kontering. C-1.04 Det går att registrera bokföringsorder och läsa in bokföringstransaktioner med minst 500 konteringsrader. C-1.05 Det går att registrera bokföringsorder och läsa in bokföringstransaktioner med mer än konteringsrader. B 25 B 3 B 3 B 1

13 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar C-1.06 Det går att elektroniskt attestera bokföringsorder. B 25 C-1.07 Attestant ska automatiskt få signal om att bokföringsorder finns att attestera. B 25 C-1.08 Debet- eller kreditregistrering kan väljas beroende på val av konto vid registrering. B 1 C-1.09 Det går att via Användares Behörighet bestämma vilka perioder Användaren kan bokföra mot. C-1.10 Det går att öppna och stänga redovisningsperioder för inläsning och registrering av redovisningstransaktioner. C-1.11 Avslutad period/räkenskapsår kan stängas definitivt. C månatliga redovisningsperioder kan hanteras baserade på månader, samt minst en omföringsperiod (bokslutsmånad). C-1.13 Det går att arbeta med minst 4 perioder öppna parallellt, även över bokföringsår. C-1.14 Det går att överföra utgående balans (UB) till ingående balans (IB) vid årsskifte med automatik och på flera valfria Kodkombinationer. C-1.15 Det går att föra över UB på under-konton till IB på överordnat konto. x C-1.16 Rättelse av IB kan ske manuellt. x C-1.17 Det är möjligt att stänga en period för användning av vissa transaktionstyper, t.ex. B 25 stänga en period för registrering av leverantörsfakturor men fortfarande tillåta bokföringsorder. C-1.18 Det finns funktioner för konvertering av register vid förändringar i kodstruktur, t.ex. vid sammanslagning av Kostnadsställen. Konvertering kan ske för - enskilda Företag - valfria grupper av Företag - för alla Företag. B 3 D Leverantörsfakturahantering D-1 Leverantörsfakturahantering - registrering, indatahantering D-1.01 Det finns funktion för ankomstregistrering av fakturor. 13/58

14 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar D-1.02 Det går att registrera ny leverantör i samband med ankomstregistrering av faktura, utan att lämna ankomstregistreringen. D-1.03 Det är möjligt att makulera preliminärbokförd faktura varvid alla konteringar ska vändas automatiskt. D-1.04 Det går att söka mot underliggande kodtabeller direkt från enskilt fält i samband B 25 med registrering. D-1.05 Vid definitivbokning vänds preliminärbokföringen automatiskt. D-1.06 Det går att periodisera förutbetalda kostnader över minst 12 månader framåt (inkl över årsskifte) minst i samband med registrering och bokföring av faktura. D-1.07 D-1.08 Det går att registrera valfri text/notering på minst 100 tecken till varje faktura och fakturarad vid ankomstregistrering som enbart intern information. Det går att registrera valfri text om minst 100 tecken till varje faktura och fakturarad vid ankomstregistrering som information som följer med till leverantören vid betalning. B 25 D-1.09 Vid ankomstregistrering går det att få automatisk bokföring av preliminär kostnadskontering, moms och leverantörsskuld. D-2 Leverantörsfakturahantering - koder och register D-2.01 Vid uppläggning av leverantör i leverantörsregister skapas ett unikt leverantörsid. 14/58 B 25, men vad vi förstår kan dock 100 tecken inte följa med till leverantören vid betalning pga att bankfilen inte kan ta emot detta? B 25

15 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar D-2.02 Det går att registrera följande leverantörsspecifik information i leverantörsregistret: - LevID - firmanamn - organisationsnummer - fullständiga adressuppgifter - VAT-nr - bg/pg/bankkonto - IBAN, BIC, WIFT-kod - er referens - vår referens - F-skattenummer - betalningsvillkor - momskod - motpartsbegrepp - factoring - partsidentitet. 15/58 D-2.03 Dubbelupplägg av leverantörsid tillåts inte. D-2.04 Det går att registrera och söka på följande leverantörsspecifika information i leverantörsregistret: - certifiering/auktorisation, - producent/underleverantör (om annan än leverantör), - avtalsreferens, - bransch, - fakturaformat, - fritextfält, - samt minst 5 fria fält. B 3 D-2.05 Det går att gruppera leverantörer i leverantörskategorier i leverantörsregistret. D-2.06 Det går att bokföra minst 5 olika Kategorier av leverantörer på specifika konton enligt en förinställing eller val som Myndighet kan göra. D-2.07 Det går att spärra leverantör mot avrop/beställningar i leverantörsregistret. B 25

16 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar D-2.08 Det går att uppdatera registrerade leverantörsuppgifter i leverantörsregistret, med spårbarhet till tidigare värden. D-2.09 Det går att använda obligatoriska och icke obligatoriska fält för registrering av uppgifter i leverantörsregistret. De obligatoriska fälten bestäms av Myndighet. D-2.10 Det går att märka leverantörsfaktura som är under reklamation eller B 3 garantiutredning. D-3 Leverantörsfakturahantering - Integration D-3.01 Leverantörsreskontran är integrerad med och uppdaterar huvudboken löpande. 16/58 D-3.02 D-3.03 Vid preliminärbokning och definitivbokning utförs kontrollberäkning och bokföring av moms. Det går att styra kontering och bokföring av valutadifferenser vid utlandsbetalningar till ursprungskonteringen och valutadifferenskonto baserat på beloppets storlek. B 25 B 25 D-3.04 Det går att överföra fakturainformation till anläggningsregistret i samband med B 3 registrering av leverantörsfaktura. D-3.05 Utbetalningsfil till banker kan innehålla betalningar avseende flera myndigheter. D-3.06 Det går att genomföra avstämning mellan leverantörsreskontra och huvudbok. D-4 Leverantörsfakturahantering - reskontra D-4.01 Det går att genomföra delbetalningar per faktura. D-4.02 Det går att beräkna förfallodagmed hänsyn till inbyggd kalender och ta hänsyn till helgdag och tidigarelägga eller flytta fram förfallodag till närmaste vardag. B 25 D-4.03 Det går att spärra en enskild faktura mot utbetalning. D-4.04 Det går att spärra leverantör mot utbetalning. D-4.05 Det går att skapa automatiskt betalningsförslag till och med vald förfallodag baserat på statusnivåerna attesterad och klar för betalning.

17 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar D-4.06a Det går att skapa ett gemensamt betalningsförslag till och med vald förfallodag baserat på statusnivåerna attesterad och klar för betalning för flera Myndigheter. 17/58 D-4.06b Det går att skapa ett gemensamt betalningsförslag till och med vald förfallodag baserat på statusnivåerna "attesterad" och "klar för betalning" för flera Myndigheter eller Redovisningsföretag uppdelat per Myndighet eller Redovisningsföretag. B 25 D-4.07 Det går att använda registrerad kreditnota som delbetalning, B 25 D-4.08 Det går att automatiskt matcha debet och kreditfakturor mot samma leverantör och B 3 betala ut eventuell mellanskillnad. D-4.09 Det går att genomföra ändringar avseende föreslagna betalningar före sändning till betalningsförmedlare. D-4.10 Det går att skapa utbetalningsfil som innehåller Betalningsbemyndigande. D-4.11 Det går att använda minst 4 betalningsvillkor för olika leverantörer. D-4.12 Det går att manuellt ändra betalningsvillkor för faktura. D-4.13 Det går att skapa utbetalningsunderlag avseende utbetalningar som inte avser leverantörsfaktura. D-4.14 Det går att skapa kontering och bokföring av utbetalningar som inte är leverantörsfaktura. D-4.15 Vid kreditsaldo i leverantörsreskontran genereras kravbrev/ utbetalningsanmodan. B 1 D-4.16 D-4.17 D-4.18a D-4.18b Det går att hantera fakturor i utländsk valuta vad gäller bokningar av valutakursdifferenser, betalning av faktura och bokning av moms. Det går att i en betalningsfil skicka många Redovisningsföretag i samma fil med kontoinformation som är unik per Redovisningsföretag. Det finns funktion för elektronisk återrapportering och avprickning av betalningar från plusgiro, bankgiro och bankkonto enligt Riksgäldens ramavtal med banker. Det finns funktion för elektronisk återrapportering och avprickning av betalningar från plusgiro, bankgiro och bankkonto enligt Riksgäldens ramavtal med banker. Fil från bank kan innehålla data för flera Redovisningsföretag. B 25 B 25

18 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar D-5 Leverantörsfakturahantering - informationssökning, rapportering D-5.01 Det går att presentera leverantörsskulderna i leverantörsreskontrarapport - per leverantör - per organisatorisk enhet - per konto - per Motpart - per Motpartstyp - per faktura. D-5.02 D-5.03 D-5.04 D-5.05 Det går att ta fram utbetalningsprognos från leverantörsreskontran för olika perioder Det går att söka ut information om ej attesterade bidrag/fakturor, per - datum - organisatorisk enhet - projekt - attestant. Det går att ta fram åldersanalys över reskontran (dvs. presentation över åldersfördelningen av skulderna). Det går att söka (enskilt och i kombination) och presentera fakturor baserat på följande begrepp: - betalningsväg - leverantör - konteringsdel - verifikationsnr - leverantörens betalningssätt - fakturanr - fakturadatum - betald/obetald - förfallodag - betaldag - belopp EK - belopp ursprungsvaluta - attestberättigad. B 25 18/58

19 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar D-5.06 Det går att söka ut motkonto till leverantörsskuldkontot på verifikation i B 3 leverantörsreskontran. D-5.07 Det går att söka leverantörer som är spärrade. B 3 D-5.08 Det går att söka statistik över anskaffningar som saknar beställning. B 25 D-5.09 Reklamerade fakturor och fakturor under garantiutredning är sökbara. B 3 D-5.10 Det går att söka ut kreditsaldon i leverantörsreskontran. B 3 D-6 Leverantörsfakturahantering - övrigt D-6.01 Det går att koppla leverantörsfaktura till kundorder för vidarefakturering. B 1 D-6.02 Det går att importera information om konkursdrabbade leverantörer. B 1 E Kundfakturahantering E-1 Kundfakturahantering - kundorder E-1.01 Det går att skapa kundorder. E-1.02 Det går att registrera försäljning av varor och tjänster på kundorder. E-1.03 Det går att hämta information från kundregister till kundorder. E-1.04 Det går att annullera kundorder. E-1.05 Det går att komplettera och justera belopp och text på kundorder. E-1.06 Det går att godkänna och klarmarkera kundorder för fakturering, delfakturering och kreditering. E-1.07 Det går att söka ut kundorder som ej fakturerats. E-1.08 Det går att hämta information om artiklar och priser från register till kundorder. 19/58 E-1.09 E-1.10 E-1.11 E-1.12 Det går att skapa kontering på kundorder baserat på information från erforderliga register. Det går att i fritextfält på kundorder ange tilläggsinformation som sedan skrivs ut på faktura. Det går att registrera flera orderrader på kundorder med olika konteringar per orderrad. Det går att importera kundorderunderlag från andra system enligt FTI veorder version 2.0. e ramavtalsbilaga 2.3, Integration av Ekonomisystem, avsnitt 4.4, tandarder för vefaktura (förfrågningsunderlagets bilaga 4, avsnitt 4.4 ). B 25 B 25 x

20 EV - Ekonomistyrningsverket Funktionella och tekniska krav, Ekonomisystem Bilaga 2a till förfrågningsunderlag Nr Beskrivning ka/bör Poäng 1 2 Kommentar E-1.13 Det går att skapa stående kundordrar för återkommande fakturering med visst B 3 intervall under vald tidsperiod (uthyrning/avisering av hyra). E-1.14 Det går att ange priser i olika valutor på kundorder med automatisk omräkning till B 3 EK (bokföring sker i EK). E-1.15 Det går att skapa Rapport på inneliggande kundordrar med olika status. B 3 E-2 Kundfakturahantering - fakturering E-2.01 Det går att fakturera kundorder med status klar för fakturering. E-2.02 Det går att manuellt skapa faktura direkt utan underliggande kundorder. E-2.03 Det går att manuellt skapa faktura baserat på information från underliggande kundorder och kundregister. E-2.04 Det går att skapa olika Fakturatyper. E-2.05 Det går att styra kontering baserat på: B 25 - Fakturatyp - kund - typ av vara och tjänst. E-2.06 Det går att styra språk i fakturan (svenska alternativt engelska) baserat på uppgifter i kundregister. B 25 E-2.07 Det går att samfakturera flera kundordrar mot en och samma kund. B 3 E-2.08 Det går att delfakturera kundorder. E-2.09 Det går att redovisa tidigare delfakturor samt eventuellt avtalat fastpris på fakturan B 1 vid delfakturering och slutfakturering. E-2.10 Det går att aggregera fakturarader. B 25 E-2.11 Det går att fakturera i utländsk valuta. B 25 E-2.12 Myndighet kan fritt välja kredittid vid fakturering. E-2.13 Det går att beräkna moms automatiskt baserat på: - Fakturatyp - kund - typ av vara och tjänst. 20/58