Utbf GS-IT 2.0 Kravfångst Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav

Transkript

1 Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav Projekt Version Dnr Kravfångst (4) /6524 Förvaltning/avdelning Sida Utbildningsförvaltningen 1 (108)

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Bakgrund Verksamhetens behov Utbildningsförvaltningens inriktningsförslag och rekommendationer avseende upphandling och förvaltning av GS-IT Projektbakgrund Målbild och behovsanalys Målbild Trender som förändrar behoven av it i skolan Vad forskning och styrdokument säger om behovet av it i skolan Nyttor med it i skolan Utbildningsförvaltningens målbild med it i skolan Hur detta projekt skapar förutsättningar för att nå målbilden Verksamhetens framtida behov Användningsområden för it inom utbildningsförvaltningens verksamhet Verksamhetens behov Skillnader i behov mellan pedagogisk och administrativ miljö Orsaker till skillnader i behov mellan målgrupper inom utbildningsförvaltningen Hur detta projekt skapar förutsättningar för att uppfylla verksamhetens behov Kartläggning av nuvarande leverans Utbildningsförvaltningen står för en stor del av dagens avtal Positiva aspekter för utbildningsförvaltningen i nuvarande leverans Ursprungliga tjänster i avtalet samt åtgärder för att förbättra leveransen Användarnas upplevda brister i dagens leverans Inriktningsförslag och övergripande krav för GS-IT Utgångspunkt och angreppssätt Inriktningsförslag för att uppfylla behoven Tjänster, programvara och applikationer Nivå av managering Digitala enheter Åtkomst, säkerhet och tillgänglighet Administrativt it-stöd Administration Kostnad vs nytta i utbildningsförvaltningens inriktningsförslag Erfarenheter från nationell och internationell benchmark Lyckad it-satsning i Botkyrka kommun Utbildningsförvaltningens rekommendationer avseende upphandling och förvaltning av GS-IT Förslag avseende genomförandet av upphandling av GS-IT : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 2 (108)

3 6.1.1 Hantering av den pedagogiska verksamhetens behov och krav Avtalsmekanismer Upphandlingens genomförande Styrning av avtalet Förvaltningsorganisation och samverkansmodell Sammanfattning av utbildningsförvaltningens förslag till inriktning för GS-IT Källförteckning Appendix Projektbeskrivning Projektbakgrund Projektmål Tidsplan Organisation Projektets omfattning och avgränsningar Arbetssätt Kontinuerlig förankring och kommunikation Kontinuerlig justering Projektets beroende och samverkan med andra projekt och initiativ inom utbildningsförvaltningen Orsaker till skillnader i behov mellan målgrupper inom utbildningsförvaltningen Beskrivning av positiva aspekter för utbildningsförvaltningen i nuvarande leverans Ursprungliga tjänster i avtalet samt åtgärder för att förbättra leveransen Analys ursprungliga tjänster i avtalet Analys av genomförda ändringar Analys av genomförda undantag från GS-IT-leveransen Analys av pågående förbättringsinitiativ Beskrivning av problem och brister i nuvarande leverans Beskrivning av användares upplevda brister i nuvarande leverans Rotorsaker till låg it-tillgång och it-användning Bruttolista med problem och brister i GS-IT leveransen Genomförda externa intervjuer : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 3 (108)

4 1. SAMMANFATTNING 1.1 Bakgrund It spelar en allt större roll i vårt samhälle och är ett viktigt redskap för att elever ska kunna ta till sig kunskap på bästa sätt och vara förbereda sig för livet efter sin skoltid. It ska bidra till ett lärande i världsklass för att uppnå Stockholms stads vision för En väl fungerande it-miljö är också viktigt för att den enskilda skolan ska vara ett attraktivt val för både elever och lärare. För att skapa en bra it-miljö krävs att it-lösningen är anpassad till den pedagogiska verksamhetens behov och att den därigenom möjliggör för elever och skolor att uppnå sina mål. Detta projekt har sin bakgrund i en upphandling av gemensam it-service (GS-IT) för stadens stadsdelsnämnder, facknämnder och bolag som genomfördes Projektets övergripande mål har varit att kartlägga och beskriva behov och ta fram övergripande krav utifrån den pedagogiska verksamheten samt föreslå hur dess behov och krav bäst uppfylls i en ny upphandling (GS-IT 2.0). De framtagna förslagen utgår från framtida behov för att möjliggöra hållbara och framåtsyftande lösningar som stödjer ett bra lärande utifrån elevens individuella förutsättningar. Projektet tar utgångspunkt i forskning, lagar (Skollagen), styrande dokument (läroplaner), It-strategi för ett bättre lärande samt visionen om ett Stockholm i världsklass. Slutsatserna i denna rapport har tagits fram genom en noggrann kartläggning av analyser och utredningar av behov och brister som sedan har förädlats i nära dialog med skolorna. Analysen och slutsatserna bygger bland annat på en genomgång av över 250 dokument med tidigare utredningar och synpunkter på GS-IT samt nya aspekter från över 15 genomförda workshops med olika målgrupper från verksamheten. Dessutom har intervjuer hållits med både interna och externa experter och en enkät med över 190 svar har genomförts. En beskrivning av bakgrund, organisation och process finns i kapitel 2 och 3.1 samt appendix Verksamhetens behov Den pedagogiska verksamheten har behov av att använda it på ett kreativt sätt som stödjer lärare i sin undervisning och som underlättar för elever att kunna ta till sig kunskap och förbättra sina resultat. Elever behöver bland annat använda it för att hantera information, kommunicera, utveckla innehåll och lösa problem. För att kunna göra detta på ett bra sätt behöver ett antal behov för den pedagogiska verksamheten vara uppfyllda. Projektet har tillsammans med verksamheten definierat följande sex övergripande behov. Det ska vara möjligt för lärare och elever att oberoende av tid, rum och val av digital enhet (t.ex. dator eller surfplatta) kunna komma åt skolans digitala resurser (t.ex. personlig och delad lagring, skrivare och applikationer) snabbt, enkelt och effektivt. Utbudet av digitala enheter, operativsystem och konfiguration, behöver ge förutsättningar för skolan att leverera en tidsenlig utbildning som möter eleverna utifrån deras förmåga och kompetens. Utbudet behöver också ge möjlighet till att använda digitala enheter som är branchstandard i arbetslivet (t.ex. Mac för bild och musik). : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 4 (108)

5 De digitala enheterna behöver tillåta en flexibel och individanpassad användning bland annat genom att elever och lärare själva ges möjlighet att installera applikationer och kringutrustning. Tjänster, programvaror och applikationer som tillhandahålls inom avtalet behöver vara valbara och möjliggöra en flexibel och kreativ användning av it i skolan. Verksamhetsnära administrativt it-stöd behöver finnas för att säkerställa att it kan integreras i undervisningen på ett innovativt sätt och att tekniska fel som uppstår kan lösas på ett sätt som minimerar påverkan på undervisningen. För att säkerställa en god och effektiv leverans behövs en tydlig styrning och organisation kombinerat med processer och rutiner. Det behöver även finnas tydliga incitament och samverkansformer som möjliggör uppföljning och förbättring av kostnadseffektivitet och leveransens kvalitet för enskilda skolor. Analysen visar att behoven inom utbildningsförvaltningens verksamheter är differentierade. Det finns tydliga skillnader mellan den pedagogiska och den administrativa verksamheten som främst beror på olika förutsättningar och mål med itanvändandet. Även inom den pedagogiska verksamheten skiljer sig behoven på grund av faktorer som exempelvis skolors it-mognad, årskurs, användarens roll, ämne och inriktning, situation samt extra stödbehov och anpassningar för elever i behov av särskilt stöd. En beskrivning av verksamhetens behov finns i kapitel 3.2. Utbildningsförvaltningen är en stor verksamhet inom Stockholms stad och inom befintligt avtal, inte minst när det kommer till antal användare. Hela 75 % av alla registrerade användarkonton och 65 % av antalet datorer inom staden tillhör utbildningsförvaltningen vilket innebär att majoriteten av de som berörs av GS-IT och leveransen av it-stöd finns i skolorna. Andelen förväntas dessutom att öka i eftersom antalet elever beräknas öka under de kommande åren. Införandet av GS-IT har inneburit många fördelar för staden som helhet och även för utbildningsförvaltningen. Bland annat har datortätheten ökat och datorbeståndet har gått från stationära till betydligt fler bärbara (datorer och ipads), vilket har bidragit till en mer mobil arbets- och undervisningsmiljö. Staden har även erhållit en stabil och driftsäker gemensam plattform för arbetsplatssystem. Med GS-IT-avtalet har alla anställda dessutom tillgång till support dygnet runt och det har införts en övergripande kontrollfunktion för licensiering. Kartläggningen visar samtidigt att det finns gap mellan behov och nuvarande leverans för den pedagogiska verksamheten trots de positiva aspekterna och trots att det har genomförts ett antal åtgärder för att förbättra leveransen. Detta styrks av en enkätundersökning som har besvarats av över 190 personer på skolorna som har rollerna behöriga beställare och godkännare för tjänster i nuvarande leverans. Cirka 65% av de som svarat anser att dagens leverans tillgodoser deras behov endast i mycket liten eller i liten utsträckning. Några exempel på brister/gap är: Låg tillgänglighet i form av långa inloggnings- och utloggningstider samt störningar under lektionstid i form av uppdateringar. Begränsad åtkomst till delade resurser när eleven befinner sig utanför skolan samt begränsad funktionalitet för de elever som har med sig egna digitala enheter till skolan (till exempel utskriftsmöjlighet saknas). : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 5 (108)

6 Låg kvalitet och begränsat utbud av digitala enheter för utbildningar och ämnen som är inriktade mot exempelvis bild, musik och datorteknik inte alltid får tillgång till ändamålsenlig hårdvara. En låst datormiljö medför begränsningar för elever och lärare att installera eller uppdatera programvara när det behövs. Dagens supportmodell kräver att lärare hanterar supportärenden för såväl sig själva som för eleverna vilket medför administrativt arbete och stör undervisningen. Användare får inte tillräckligt med stöd, utbildning och information om hur programvara kan användas i pedagogiken och hur it-verktygen ska användas för att uppnå bättre resultat. Brister i processer och rutiner för bland annat beställningar, fakturering, applikationshantering och kontohantering. Svårigheter att följa upp kostnader på grund av otydliga fakturor och bristande möjlighet att kunna följa upp leveransen på enhetsnivå. Ovanstående punkter är några exempel. En genomgripande kartläggning av nuvarande leverans och dess positiva aspekter samt brister finns i kapitel Utbildningsförvaltningens inriktningsförslag och rekommendationer avseende upphandling och förvaltning av GS-IT 2.0 Den pedagogiska verksamheten har en differentierad behovsbild där behov, och därmed även krav på leveransen, skiljer sig mellan administrativ personal, lärare och elever. Behoven skiljer sig betydligt även mellan olika skolor samt inom samma skola på grund av bland annat it-mognad, elever i olika åldrar, elever med olika behov och utbildningar med olika inriktning. Kraven på en kommande leverans av GS-IT behöver därför utformas för att kunna möta de sammanlagda behoven för användarna i den pedagogiska verksamheten såväl som för de administrativa användarna på skolorna och centralt. It-miljön för lärare och elever behöver designas och hållas ihop utifrån behoven i den pedagogiska verksamheten med ett sammanhållet koncept där avtal, teknikval och supportalternativ samt administration och processer bildar en helhetslösning, i vilken man tar stor hänsyn till undervisningssituationen och som bidrar till en minskad administration för lärare. Den renodlat administrativa personalen bör hanteras i samma avtal och koncept som övriga förvaltningar och bolag. Grundläggande infrastrukturtjänster bör i grunden vara samma där det bedöms lämpligt vara gemensamma för den pedagogiska och administrativa itmiljön. Utöver en hög och jämn tillgänglighet så behövs en större valbarhet för skolorna när det gäller exempelvis tjänster, nivå av öppenhet, digitala enheter och support för att hantera de betydande skillnaderna i behov inom den pedagogiska miljön. Projektets inriktningsförslag bygger vidare på existerande lösning och flera av de förbättringsinitiativ som genomförts, men tar utgångspunkt i den pedagogiska miljön med lärare och elever. Förslagen syftar till att öka användningen av IKT i undervisningen för att förbättra elevers resultat och dessutom minska lärarnas administrativa börda. Inriktningsförslag för GS-IT 2.0 sammanfattas nedan: : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 6 (108)

7 Tjänster, programvaror och applikationer GS-IT 2.0 behöver innehålla en större valbarhet avseende tjänster och applikationer och det behöver tas fram en pedagogisk tjänstekatalog för att hantera tjänster som är specifika för den pedagogiska miljön. Utbildningsförvaltningen har fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende tjänster, programvaror och applikationer: Central distribution av mjukvara för den pedagogiska miljön behöver vara valbar, det kan till exempel vara skillnader mellan hur man vill hantera mjukvarudistribution för olika plattformar (ex Mac och PC) utan att kompromissa med krav på att skolorna ska vara korrekt licensierade. Utbildningstjänster som stödjer skolan i ett effektivt användande av it behöver kunna avropas inom ramen för avtalet t.ex. innovativt lärande, pedagogiskt metodstöd och komma-igång-hjälp avseende de digitala enheter som man har i sitt utbud. Det behöver vara möjligt för elever och lärare att ta med sin egen digitala enhet till skolan och där få utökad åtkomst till t.ex. Internet, utskrift, gemensam och personlig lagring samt av utbildningsförvaltningen utvalda applikationer. Avtalet behöver tillåta leverantören att erbjuda tjänster för digitala enheter med låg manageringsnivå samt åtkomst till tjänster via digitala enheter som inte beställs via avtalet (exempelvis kunna erbjuda installation av Antivirus via en självserviceportal). Öppenhet Grad av öppenhet ( managering från leverantör ) behöver vara valbar och det ska vara möjligt för de användare som har detta behov att installera och uppdatera program på datorn. Projektet har intervjuat 14 kommuner och alla bekräftar behovet av olika nivåer av managering och öppenhet för olika digitala enheter och användare. Öppenhet är viktigt i den pedagogiska miljön bland annat eftersom elever och lärare har behov av att kunna installera applikationer med kort framförhållning. Att kunna installera program under lektionstid möjliggör en kollaborativ lärmiljö där elever kan bidra och integreras i undervisningen genom att exempelvis komma med tips på programvara som direkt kan användas vilket stimulerar kreativitet och elevernas lust att lära. Utbildningsförvaltningen har fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende öppenhet/ nivå av managering: Det ska, om behov finns, vara möjligt för användaren att ta bort, installera och uppdatera program på datorn, som komplement till den centrala applikationsleveransen utan att göra avkall på kravet på korrekt licensiering. Varje skolas rektor ska besluta om vilken grad av centralt fördefinierade nivåer av öppenhet som ska kunna ges till elever och lärare för skolans datorer och andra digitala enheter. Kravet på korrekt licensiering kan exempelvis uppnås genom en kombination av åtgärder som exempelvis automatisk inventering av vad som är installerat med rapportering till utbildningsförvaltningen centralt och till rektorer, möjlighet att centralt lägga till vissa program som ej möjliga att installera samt utökade manuella rutiner genom att utbildningsförvaltningen på regelbunden basis utför stickprovskontroller. Utbildningsförvaltningen och stadens licensåterförsäljare ska erhålla rapporter över vad skolorna har installerat. Skolpersonal behöver utbildas och informeras om sitt ansvar, och rektorns övergripande ansvar för sin verksamhet tydliggöras. Dessutom behöver det : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 7 (108)

8 detaljeras hur ansvarsfördelningen bör vara mellan leverantören, utbildningsförvaltningen och skolan för respektive nivå av öppenhet så att alla aktörer känner till och kan sitt ansvar. Utbud av digitala enheter För att möta de differentierade behoven inom den pedagogiska verksamheten behöver utbudet av datorer och digitala enheter vara tids- och ändamålsenligt, kompletteras med vissa nya plattformar (ex. Mac) samt kunna uppdateras över tid. Utbildningsförvaltningen har fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende utbud av digitala enheter: Utbudet av datorer och andra digitala enheter som erbjuds behöver vara tidsenligt och ändamålsenligt och uppdateras löpande, med en livscykelhantering som där det bedöms lämpligt medger att leverantören kan tillhandahålla uppgradering av komponenter för att bibehålla hög prestanda även för befintlig utrustning. Avtalet behöver göra det möjligt att komplettera dagens utbud med vissa nya plattformar (idag finns behov av PC/Mac/Surfplattor) men även tillåta en flexibilitet att uppdatera utbudet över tid. Leverantören ska vara drivande och utbildningsförvaltningen ansvarar för bedömning vid urvalet av digitala enheter för den pedagogiska verksamheten. Det bör undersökas om det går att erbjuda finansierings-/avtalsformer som, där utbildningsförvaltningen bedömer att det är lämpligt, ger en möjlighet att köpa ut datorer och andra digitala enheter, till exempel efter avslutad gymnasieutbildning. Åtkomst, säkerhet och tillgänglighet För att skapa förutsättningar för en ökad it-användning behöver tekniklösningen klara krav på hög och jämn tillgänglighet till skolans system och resurser vid arbete i och utanför skolans lokaler. Leverantören behöver också ta ett större ansvar för tjänsternas tillgänglighet på enskilda skolor. Utbildningsförvaltningen har fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende åtkomst, säkerhet och tillgänglighet: Tekniklösningen behöver klara krav på hög och jämn tillgänglighet i skolans system och resurser vid arbete i och utanför skolans lokaler. Leverantören behöver ges möjlighet att ta ett större ansvar för tjänsternas tillgänglighet på enskilda skolor ex. genom att leverantören ges åtkomst för att kunna övervaka och felsöka i de lokala nätverken. I framtiden förväntas antalet elever och lärare som har med sig sina egna digitala enheter till skolan öka. Kommande avtal behöver i större utsträckning jämfört med idag erbjuda tjänster som är plattformsoberoende och även tillhandahållas för egna digitala enheter, till exempel tillgång till internet, utskrifter och viss annan grundläggande funktionalitet. Verksamhetsnära administrativt it-stöd Den pedagogiska verksamheten har i och med det stora antalet elever, och då särskilt yngre användare och de direkta problem som kan uppstå i undervisningssituationen, ett unikt behov av verksamhetsnära administrativt it-stöd med pedagogisk kompetens. Stödbehovet innefattar både mer funktionellt tekniknära it-stöd för digitala enheter och kringutrustning men även stöd för hur it kan användas i pedagogiken. När trettio elever i början av en lektion samtidigt ska starta och komma igång att arbeta med sina datorer eller andra digitala enheter, ställs höga krav på att allt fungerar som det ska. När något : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 8 (108)

9 fallerar kan inte läraren bedriva undervisning och samtidigt bistå elever med it-stöd. Det är vanligen inte heller möjligt för läraren att kontakta och ha en pågående dialog med Service Desk under lektionstid. Att elever själva har kontakt med leverantören kan vara en lösning för äldre elever med personliga digitala enheter, en lösning som används till exempel för 1:1-satsningen för gymnasiet. Det bedöms dock inte vara lämpligt eller tillräckligt för exempelvis yngre elever, elever i behov av särskilt stöd eller för opersonliga/delade datorer och digitala enheter generellt. Avtalet bör därför låta skolorna avropa olika fördefinierade nivåer av support från leverantören, för att komplettera med administrativt it-stöd från skolans personal i gränssnittet mellan användaren och leverantören. På skolorna finns redan idag ett antal roller som är utpekade att hantera olika delar av administrationen kring nuvarande leverans av GS-IT till exempel behöriga beställare/godkännare, it-kontaktpersoner samt den nyetablerade rollen som tagits fram i 1:1-satsningen för gymnasiet utökad skoladministratörsroll. I GS-IT 2.0 föreslås en utveckling av dessa roller där utpekade personer, efter godkännande från leverantören, i den pedagogiska it-miljön med elever och lärare ska kunna ges möjlighet att utföra enklare administrativt stöd och även ha tillgång till hjälpmedel och verktyg för att kunna avlasta läraren vid behov av stöd under lektioner. Det administrativa stödet behöver vara verksamhetsnära samt en integrerad del av skolans rutiner och processer. Exempel på åtgärder som kan behöva utföras lokalt är: Hantera lösenord för både anställda och elever. Ominstallera datorer/digitala enheter (vissa elever ska kunna göra detta själva) och grupper av datorer i datorsalar/vagnar. Installera mjukvara lokalt. Beställa applikationer till de digitala enheterna för central distribution. Bistå användarna med uppdateringar av digitala enheter utanför lektionstid, exempelvis genom att schemalägga uppdateringar till tider när det passar den egna verksamheten. Tilldela skrivare till digitala enheter eller grupper av digitala enheter. Enklare hårdvarusupport, exempelvis byta trasiga tangentbord. Avlasta läraren i klassrummet med akut felavhjälpning för aktuella tekniska problem, med metoder som tagits fram av leverantören (exempel från dagens leverans kan vara profilrensning och bitlockeråterställning ). Kunna se och följa upp alla ärenden som skolans personal och elever har lagt hos Service Desk, för att identifiera övergripande problem och fortbildningsbehov. Vad som är lämpligt att möjliggöra för skolan själv att hantera utvärderas och beslutas löpande tillsammans mellan utbildningsförvaltningen och leverantör i nära dialog med SLK/IT. Leverantören behöver när så överenskommes ta fram lösningar med processer och verktyg som fungerar både för distanssupport och så att skolan kan använda befintlig personal. Vilka verktyg som bör tas fram, detaljeras förslagsvis under 2014 i kravspecifikationsarbetet tillsammans med SLK/IT. : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 9 (108)

10 Utbildningsförvaltningen har fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende verksamhetsnära administrativt it-stöd: Avtalet bör låta skolorna avropa olika nivåer av support från leverantören, för att komplettera med administrativt it-stöd från skolans personal i gränssnittet mellan användaren och leverantören. Administration Förutom tekniska lösningar behöver administrativa processer och rutiner kring avtalet tas fram. Kvalitet i leveransen (SLA) behöver kunna följas upp på skolnivå och prismodellen behöver återspegla valbarheten avseende enheter och tjänster. Utbildningsförvaltningen har fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0 avseende administration: Prismodellen behöver innefatta en årlig process som säkerställer konkurrenskraftiga priser på digitala enheter och tjänster samt uppdatering av tjänstekataloger, sortiment och prislistor. SLA:er behöver kunna följas upp på skolnivå och leverantören behöver ha ett åtagande att säkerställa att leveransen uppfyller dessa krav för varje enskild skola. Utbildningsförvaltningens ansvar För att säkerställa att verksamheten har det it-stöd som krävs för skolans utveckling samt att It-strategi för ett bättre lärande kan realiseras har utbildningsförvaltningen fattat följande inriktningsbeslut för GS-IT 2.0: Ansvarar för arbetet med att fördjupa och detaljera kraven på GS-IT 2.0 för den pedagogiska verksamheten (elever och lärare) i nära samverkan med skolorna och med SLK/IT. Den renodlade administrativa personalen bör hanteras i samma koncept som övriga förvaltningar och bolag. Tar en aktiv roll i förberedelser och genomförande av upphandling av GS-IT 2.0 t.ex. genom att ingå i utvärderings- och förhandlingsteamet för områden relevanta för den pedagogiska verksamheten. Tar ett ägandeskap och huvudansvar för förvaltning av den pedagogiska it-miljön inklusive digitala enheter och för den pedagogiska verksamheten gemensamma tjänster och applikationer. En tjänstekatalog för den pedagogiska verksamheten införs och förvaltas av utbildningsförvaltningen. Skapar en förvaltningsorganisation för den pedagogiska miljön med resurser för sitt uppdrag i enlighet med stadens arbete med förvaltningsmodellerna PM3/Fguide för att säkra en verksamhetsnära utveckling. Ansvarar för projektledning av migreringen till ny(a) leverantör(er) avseende utbildningsförvaltningens del av leveransen av det som idag omfattas av tjänstekatalog A (arbetsplatssystem) och C (Service-Desk). Kostnad vs nytta i utbildningsförvaltningens inriktningsförslag I takt med den förväntade ökningen av tillgång och användning av it inom den pedagogiska verksamheten kommer även kostnaderna för it påverkas. Utgångspunkten i denna rapport har därför varit att kostnader måste skapa tydlig nytta för skolorna. Stor vikt har även lagts vid att ge kostnadseffektiva förslag som syftar till att minska de indirekta kostnaderna förknippade med dagens GS-IT leverans, framförallt de administrativa kostnader som uppstår när lärartid och lektionstid för elever går åt till att hantera it-support. : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 10 (108)

11 Inriktningsförslagen har utformats för att möta verksamhetens behov utan att driva onödig komplexitet och kostnad samt eliminera kostnadsdrivare i dagens avtal. Det finns flera element i dagens leverans som är kostnadsdrivande utan tydlig koppling till nytta. Den begränsade valbarheten innebär att skolor får betala även för tjänster och funktioner som de inte använder. Ett exempel på detta är de kostnader för konton som inte används som idag belastar utbildningsförvaltningen samt kostnader för datorer och annan utrustning med en låg användning. Utbildningsförvaltningens inriktningsförslag stödjer en ökad valbarhet även för digitala enheter, antalet fördefinierade valmöjligheter har dock anpassats för att hålla nere kostnader och komplexitet. Utbudet kommer att innehålla såväl billigare standardmodeller som de senaste kraftfulla modellerna. Med möjlighet till lokalt administrativt it-stöd som kan ta ett större ansvar och får möjlighet att lösa vissa typer av problem lokalt, förväntas många problem kunna avhjälpas på ett mer kostnadseffektivt sätt, särskilt i undervisningssituationen. Det behöver göras prioriteringar och avvägningar mellan vilka krav som ska ställas i kommande upphandling och vilka kostnader kraven medför. Innan det är möjligt att göra en väl underbygd prioritering behöver det dock i ett nästa steg först utredas hur den pedagogiska verksamhetens behov kan uppfyllas på ett så kostandseffektivt sätt som möjligt. Den föreslagna valbarheten kommer göra det möjligt för skolor att välja lösningar utifrån sina behov och resurser, inklusive en möjlighet att i större utsträckning endast avropa de tjänster de har behov av och välja bort tjänster de inte nyttjar, vilket förväntas ge en positiv effekt på prisbilden för den enskilda skolan. Projektets inriktningsförslag har jämförts med lösningar i andra kommuner och analysen visar att flertalet förslag som exempelvis olika nivåer av öppenhet och lokalt administrativt it-stöd används av andra kommuner med goda resultat och utan att upplevas som kostnadsdrivande. En beskrivning av benchmarkanalysen samt rekommendationer gällande projektets inriktning och utbildningsförvaltningens ansvar finns i kapitel 5 och 6. Nästa steg I nästa fas av arbetet med GS-IT 2.0 behöver inriktningsförslagens utformning och konsekvenser utredas vidare. Exempel på utredningsområden är: Vilka specifika tjänster och funktioner som ska vara obligatoriska respektive valbara, olika lösningar för applikationshantering och licenshantering, innehåll och konsekvenser av den föreslagna pedagogiska tjänstekatalogen samt vilka typer av utbildningstjänster som ska kunna erbjudas inom ramen för GS-IT 2.0. Hur manageringsnivåerna bör utformas och vilka som bör erbjudas för respektive typ av digital enhet samt exakt vilka möjligheter användaren får vid respektive nivå av managering. Ansvarsfördelning mellan leverantören, utbildningsförvaltningen och den enskilda skolan behöver också detaljeras och fastställas. Hur utbudet av digitala enheter ska utformas och hur ofta det ska uppdateras samt lämpliga finansierings- och avtalsformer. Supportmodeller, inklusive vilken ansvarsfördelning och vilka supportflöden som är mest lämpade för den pedagogiska verksamheten. : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 11 (108)

12 Vilka administrativa processer och rutiner som behöver justeras i ett kommande avtal. Parallellt med det detaljerade kravställningsarbetet bör utbildningsförvaltningen göra en översyn av befintliga åtkomstmetoder för verksamhetssystem inklusive förslag till anpassningar samt analysera påverkan på it-säkerhet. Det bör också utredas vilken åtkomst användaren ska få till stadens it-miljö med sin egna digitala enhet samt hur tillgängligheten kan förbättras i ett kommande avtal. : Analys av nuvarande leverans och framtida behov och krav 12 (108)