Lathund Vakansförmedling

LATHUND 1(58) 2017-05-02 Socialförvaltningen Emmeli Söderberg Projektledare 0171-24915 emmeli.soderberg@habo.se Avd. för stöd till äldre och personer med funktionsvariation Lathund Vakansförmedling

LATHUND 2(59)

LATHUND 3(59) Innehåll RIKTLINJER 4 1 LÄGGA UPP PERSONAL 5 1.1 Lägg upp ny person i bemanningsgruppen 5 1.2 Flytta redan anställd/upplagd ersättare. 6 1.3 Ny bemanningsrad 8 1.4 Vid förändring av eller skapa ny bemanningsperiod 9 1.5 Administrera till vakansförmedlingen 10 1.5.1 Poolkoppling 10 1.5.2 Delegering/Introduktion 11 1.5.3 Kompetenser 12 1.6 Sortera Bemanningsrader 14 1.7 När någon inte jobbar kvar 15 2 SCHEMAPERIOD 16 3 VAKANSFÖRMEDLING 19 3.1 Aktuella vakanser 20 3.2 Skapa vakans 21 3.2.1 Skapa opersonlig vakans 21 3.2.2 Skapa personlig vakans 23 3.3 Skapa vakansperiod 25 3.4 Boka vakanser 27 3.4.1 Ändra vakans eller vakansperiod 29 3.4.2 Avboka eller ta bort bokad vakans 30 3.4.2 Ta bort obokade vakanser 31 3.5 Överblicka bemanningen i bemanningsbilden. 31 3.6 Aktuella ersättare Gäller ersättare som EJ är poolkopplade 33

LATHUND 4(59) 3.7 Önska arbetspass 35 4 SKICKA OCH TA EMOT SMS 37 4.1 Skicka sms till en personalgrupp eller enstaka personal 37 4.2 Sms via Vakansförmedlingen vid tillsättning av vakanser 38 4.2.1 Skicka sms vid bokning 39 4.2.2 Skicka sms vid förfrågan 42 4.1.4Skickade sms, Mottagna sms och avslagssms 44 4.2.3 Skicka sms vid avbokning 47 5 RAPPORTER 49 5.1 Introducerad poolkopplad personal 49 5.2 Vakanser status 50 5.3 Vakanser önskningar 52 5.4 Skickade och mottagna sms 54 6 BEMANNINGSBEHOV 55 7 SCHEMA-ACCESSER 57 8 KORTKOMMANDON 58 Ordlista beskrivning 59 RIKTLINJER Lägg upp personal Vikarier läggs upp i bemanningsgruppen Ersättare med Efternamn, Förnamn Lägg till ny bemanningsrad eller ny bemanningsperiod Lägg upp poolkoppling med samma datum som bemanningsperioden Lägg till introduktion/delegering/kompetens och egenskap Sortera bemanningsraden i bokstavsordning Vakanser

LATHUND 5(59) Lägg upp vakanser/vakansperioder så snart du vet om dem. Alla vakanta pass bokas i förstahand via Vakansförmedlingen, önska arbetspass och smsfunktionen. Inloggning via Enigma och Authenticator Ersättare får via webben tillgång att logga in på intranätet Håboin och därefter BeSched med hjälp av en Enigma Matris alternativt appen Authenticator. När anställningen är inlagd i lönesystemet och vikarien har fått en egen datainloggning kan IT-enheten skapa en personlig Enigma Matris till ersättaren. Maila ersättarens namn till IT-support@ habo.se och be dem om ersättarens användarnamn och lösenord till datorn samt att de skapar en Enigma Matris. Se instruktion för att inlogga med Enigma Matris och Authenticator. Inloggningen är personlig och vikarier ansvarar för att det enbart är de själva som har tillgång till inloggningen. Vikarieansvar Vikarier ansvarar för att lägga sig tillgängliga/önska arbetspass och hålla dessa uppdaterade. Vikarien är skyldig att arbeta när hen bokats på ett pass med samma tider som hen önskat. Smsfunktionen En vikarie bokas till ett vakant pass med samma tider som hen har önskat med ett bekräftelsesms. Skiljer sig arbetstiderna från de önskade ska en förfrågan skickas till en eller flera personer. När någon utav de som fått en förfrågan bokas på arbetspasset skickas automatiskt ett avslagssms iväg till de som ej blivit bokade. Vid avbokning av pass skicka ett avbokningssms till vikarien. Avsluta anställningar När en vikarie inte ska arbeta kvar avslutas bemanningsperioden och anställningen läggs till historiken eller tas bort. Ta sedan kontakt med löneenheten och meddela från vilket datum personen ska avslutas. 1 LÄGGA UPP PERSONAL 1.1 Lägg upp ny person i bemanningsgruppen Öppna bemanningsgruppen som den nyanställda ska ingå i. Timvikarier läggs alltid upp i bemanningsgruppen Ersättare. Gå in på Funktioner och sedan Personallista. TIPS! Du kommer även åt personallistan genom att trycka på F4!

LATHUND 6(59) Bild 1 Personallista Tryck på Ny person och fyll sedan i: Personnummer 12 siffror. ÅÅÅÅMMDD-XXXX Namn Efternamn, Förnamn Anställningsår 1 för tillsvidare, 3 för tidsbegränsat anställda och 6 för timanställda Kategori Vad är personen anställd som? Typ av anställning Tillsvidare, timanställning eller tidsbegränsad anställning Anstlöpnr Låt stå tomt, fylls i av löneenheten Max övertid 200 Mobiltelefon För att smsfunktionen ska fungera E-post förnamn.efternamn@habo.se Anteckning Hemadress eller annat som är bra att veta. Tänk på att personen själv och andra kan se anteckningen! Tryck på Spara 1.2 Flytta redan anställd/upplagd ersättare. Om du lagt upp en NY person, gå till kapitel 1.3. Det går även att flytta en person som redan är upplagd i BeSched till bemanningsgruppen. Öppna personalistan via Funktioner/Personallista Längst ner i finns visningsrutan Visade anställningar där det går att välja bland olika visningsalternativ. Alternativen är:

LATHUND 7(59) Visade anställningar: Aktiva i bemanningsgruppen Visar de personer som har eller har haft en bemanningsperiod i bemanningsgruppen. Aktiva i bemanningsgruppen utan bemanningsperiod Visar de personer som är inskrivna i bemanningsgruppen men inte har en bemanningsperiod. Historik i bemanningsgruppen Visar de anställningar som finns i historiken Samtliga i området Visar samtliga personer i området. Samtliga i området utan bemanningsgrupp Visar samtliga personer i området som inte är kopplade till någon bemanningsgrupp Observera att personen inte kan ha en aktiv bemanningsperiod i annan grupp. Denna måste avslutas innan personen kan läggas i någon annan grupp. Markera personen, personuppgifterna dyker då förifyllda upp i rutorna. Kontrollera därefter att alla uppgifter är korrekta och lägg till Poolkoppling, Delegering/Introduktion, Kompetens och eventuella egenskaper. Tryck på Spara igen.

LATHUND 8(59) 1.3 Ny bemanningsrad Från personallistan kan man via knappen Skapa ny bemanningsrad nå bilden Ny bemanningsrad. (Skapa ny bemanningsrad visas endast för anställningar som inte redan har en befintlig bemanningsperiod). Tanken med denna bild är att snabbt kunna lägga upp en ny bemanningsperiod utan att behöva lämna Personallistan. Bild 2 Ny bemanningsrad Ange Fromdatum, Tomdatum (lämnas blankt om tillsvidareanställning), Tjänstgöringsgrad (för timvikarier anges 0) och välj Avtalsmall. Tryck därefter på OK.

LATHUND 9(59) 1.4 Vid förändring av eller skapa ny bemanningsperiod Om en anställd redan har en upplagd bemanningsperiod i bemanningsgruppen som behöver förnyas eller förlängas görs detta i bilden Bemanningsperioder Tryck på Bemanningsperioder i bilden Personallista eller gå via Funktion/Bemanningsperiod i bemanningsbilden. Kontrollera att rätt person/anställning är markerad, välja annars anställning genom att markera denna. Tryck på Ny period och fyll i From och Tomdatum. Tomdatum lämnas blankt om det är en tillsvidareanställning. Det går även att förlänga en bemanningsperiod genom att markera en bemanningsperiod under Bemanningsperiod i X för vald anställning och därefter ändra Tom-datumet. Kontrollera att det är rätt avtal. Tyck på Ändra sedan på Avsluta.

LATHUND 10(59) 1.5 Administrera till vakansförmedlingen För att underlätta urvalet vid tillsättning av vakanta pass måste vissa inställningar göras på varje upplagd ersättare/person. Även ordinarie personal som vill jobba extra kan kopplas till en pool och på så sätt själv önska arbetspass. 1.5.1 Poolkoppling Bild 5 Koppla anställning till Pool Tryck på Koppla till pool i bilden Personallista. Välj aktuell pool i rullistan under Välj pool. Ange From och Tomdatum, för att underlätta anges samma datum som lagts på bemanningsperioden. Välj sedan Prioritet enligt följande: 1- Tillsvidareanställda utbildad personal, deltid 2- Tillsvidareanställda Icke-utbildad, deltid 3- Utbildad personal, vikarierande 4- Icke-utbildad personal, vikarierande 5- Icke-utbildad personal, under 18 år. Tryck på Spara. Upprepa om personen ska kopplas till ytterligare pool. Tryck sedan på Avsluta.

LATHUND 11(59) 1.5.2 Delegering/Introduktion Bild 6 Personens delegeringar och introduceringar Tryck på Delegering/Introduktion i bilden Personallista Välj önskat Område (Socialförvaltningen) och önskad Bemanningsgrupp som personen ska introduceras i (de grupper som personen ska arbeta i) Bocka i rutan Introducerad. Markera delegering som är aktuella för arbete i vald bemanningsgrupp under Bemanningsgruppens delegeringar. Tryck på enkelpilen för att lägga över en delegering i taget i Personen delegeringar. Tryck på dubbelpilen för att lägga över samtliga delegeringar. Tryck sedan på Spara. Upprepa om personen skall bli introducerad och/eller delegerad i flera olika bemanningsgrupper. Tryck på Spara och sedan Avsluta.

LATHUND 12(59) 1.5.3 Kompetenser Bild 7 Kompetenser Tryck på Kompetenser, markera kompetenser som är aktuella i Kompetensregistret. Tryck på enkelpilen för att lägga över en kompetens i taget, tryck på dubbelpilen för att lägga över samtliga kompetenser i Personens kompetenser. Tryck därefter på OK.

LATHUND 13(59) 1.5.4 Egenskaper Egenskaper används för att skapa ett bemanningsbehov och mäta tätheten för just den egenskapen. En egenskap är personlig och knyts till en person i personallistan. Bild 8 Personens egenskaper Tryck på Egenskaper, välj en aktuell egenskap i rullisten, tryck på pilen. Tryck på Spara. Upprepa vid behov. Tryck på Avsluta för komma tillbaka till personallistan. Tryck på Spara i bilden Personalista och sedan Avsluta för att komma tillbaka till bemanningsbilden.

LATHUND 14(59) 1.6 Sortera Bemanningsrader Funktionen Sortera bemanningsrader hittas i menyn Funktioner. Den används för att sortera personer och bemanningsrader i bemanningsbilden för att de exempelvis ska visas i bokstavsordning eller för att lägga medarbetare som inte är i tjänst längst ner i bemanningsbilden. För att lättare hitta vikarie i bemanningsgruppen Ersättare skall dessa sorteras i bokstavsordning utefter efternamn. Bild 4 Sortera bemanningsrader Välj från vilket datum den nya sorteringen ska gälla under Aktuellt. Markera person i vänstra rutan. Om personen inte finns i listan, försök med att ändra datumet till ett senare. Välj sedan ny plats genom att i högra rutan markera det namn som ska sorteras in under den valda personen. Tryck på sortera. Upprepa till önskad sortering är klar. Tryck på avsluta.

LATHUND 15(59) 1.7 När någon inte jobbar kvar Gå in på Funktioner sedan Personallista. Markera personen som ska sluta. Tryck på bemanningsperioder. Avsluta bemanningsraden genom att ändra Tomdatumet till sista anställningsdagen. Tryck på Ändra och sedan Avsluta. Om bemanningsraden inte avslutas innan den läggs till historiken, kommer personen ligga kvar i bemanningsbilden. Markera sedan personen i personallistan igen och tryck på Till historik eller Ta bort. Om personen läggs till historiken kan anställningen aktualiseras igen vid ett senare tillfälle. Om personen tas bort helt försvinner personen permanent från systemet och måste läggas upp på nytt vid eventuell återanställning. Ta kontakt med din löneadministratör och meddela att personen i fråga inte kommer arbeta kvar. På detta sätt finns det enbart aktuella anställningar i BeSched och lönesystemet.

LATHUND 16(59) 2 SCHEMAPERIOD Kapitel 2 Schemaperiod gäller enbart tillsvidareanställda eller vikarier som ska gå på schema. Gå i annat fall vidare till kapitel 3 Om en person är anställd tillsvidare eller om en vikarie ska gå på schema måste en schemaperiod kopplas på bemanningsraden. Gå in på Funktioner/Schemaperioder eller Funktioner/Personallista och tryck på Hantera schemaperioder. Bild 9 Schemaperioder Markera personen i listan under Bemanningsrader och ange det datum som schemat ska börja gälla. Välj schema i rullisten under Schema och markera därefter schemarad. Ange From och Tomdatum och klicka Spara

LATHUND 17(59) BeSched gör då följande kontroller: - Att bemanningsperioden löper under hela schemaperioden, en obruten bemanningsperiod - Att anställningens tjänstgöringsgrad är lika som tjänstgöringsgraden på schemaraden Bemanningsperiod Bild 10 Bruten bemanningsperiod Förläng bemanningsperioder genom klicka på Bemanningsperioder. Skapa där en ny bemanningsrad eller förläng aktuell bemanningsperiod. Partiell ledighet Den tjänstgöringsgrad som finns på schemat måste motsvara personens tjänstgöringsgrad. När den markerade schemaradens tjänstgöringsgrad är lägre än personens tjänstgöringsgrad visas ett meddelande där möjligheten att ange en partiell ledighet finns. Bild 11 Partiell ledighet Här väljer man mellan att ange en partiell ledighet, Ja, eller att sänka anställningens sysselsättningsgrad, Nej. Om Ja, visas en bild där typ av ledighet och omfattning av ledigheten anges.

LATHUND 18(59) Bild 12 Registrera partiella ledigheter I bilden visas Anställningsinformation Schemainformation Partiella ledigheter Välj typ av partiell ledighet i rullisten och fyll i den omfattning som ledigheten ska vara. Det går att ange en eller flera partiella ledigheter men den sammanlagda omfattning ska motsvara den Omf att ange som partledighet som är angiven under Schemainformation. Tryck på Lägg till och sedan Spara.

LATHUND 19(59) 3 VAKANSFÖRMEDLING Bild 13 Aktuella vakanser

LATHUND 20(59) 3.1 Aktuella vakanser Under Vakansförmedling finns Aktuella Vakanser som har skapats i den inloggade bemanningsgruppen för de kommande 30 dagarna. Befinner du dig i poolbemanningsgruppen Vakanser hittar du alla vakanser för alla bemanningsgrupper som är kopplade till poolen. Det går att förfina sökresultaten på olika sätt. Via datum Genom att söka på del av bemanningsgruppens namn Status; Alla, avvakta, ej löst Vakansorsak; Semester, sjuk, tjänstledighet, kompledighet/flex Tillsatta; Ej tillsatta, tillsatta eller alla. Låsta; Ej låsta, låsta eller alla. När valen gjorts, tryck på sök. Det nya förfinade resultat listas och visas i kolumner: From för start av vakansen Tom - Visas enbart om vakansens slutdatum skiljer sig från startdatum eller om det är en vakansperiod Bok senast - Visas om vakansen måste bokas innan ett visst datum. Bemanningsgrupp - Namn på bemanningsgruppen vari vakansen skapats Tider - Passets arbetstider Total tid Totala arbetstiden för vakansen eller vakansperioden Kategori USK/VB/pass/etc. Status Avvakta/ej löst Skickat Skickade sms Mottaget Mottagna sms Senast mottaget Det senaste mottagna sms:et Namn Eventuellt namn på personen som ska ersättas Tillsatt Visar ett X om vakanser är tillsatt Vakansid Vakansen unika ID-nummer Ersättare Namn på ersättarens som är bokad på vakansen Skapad datum som vakansen skapades Skapad av Signatur för den som skapade vakansen Kommenterad Eventuell kommentar av vakansen

LATHUND 21(59) 3.2 Skapa vakans Det finns olika sätt att skapa vakanser. Vakanser kan vara personliga och opersonliga. De personliga vakanserna är kopplade till en medarbetare/bemanningsrad och innebär att viss information redan är ifylld, medan de opersonliga vakanserna skapas utan något förifyllt. Beroende på den vakans som ska skapas kan det ena eller andra sättet vara mer aktuellt att använda. När en opersonlig vakans bokas visas enbart en stjärna (*) i bemanningsbilden. När en personlig vakans bokas visas turens ID på den bokade ersättaren vilket gör det lättare att överblicka vem vikarien ersätter. Nedan finns instruktioner för båda tillvägagångssätten med det rekommenderas att så långt som möjligt skapa personliga vakanser. 3.2.1 Skapa opersonlig vakans För att skapa en opersonlig vakans markeras Vakant i övre vänstra hörnet i bemanningsbilden. Klicka sedan på det datum vakansen ska tillsättas. Det går även att skapa en opersonlig vakans genom att gå till Vakansförmedling/Skapa vakans. Bild 14 bemanningsbild 5 veckor, skapa en opersonlig vakans

LATHUND 22(59) Bild 15 Skapa vakans (opersonlig) Dagens datum, område och bemanningsgrupp förifyllt men kan ändras. Fyll i Start och Sluttid, Rast och Tidstyp. Klicka sedan på Lägg till. Välj vilka urvalskriterier som är relevanta: Kategori, Introducerad, Delegering och Kompetens. Välj eventuellt datum för Boka senast, Vakansorsak samt eventuell Vakansinformation. Vakansinformation kan exempelvis vara; Boka om Kajsa inte friskanmäler sig innan kl. 12 imorgon eller Passet kanske kan nollas, dubbelkolla innan bokning. Tryck på Spara för att återuppta arbetat senare i Vakansförmedlingen eller välj att Spara och boka för att komma direkt in i bilden Boka vakans, se avsnitt 3.4

LATHUND 23(59) 3.2.2 Skapa personlig vakans Fördelen med att skapa en personlig vakans är att det i vakansförmedlingen går att se för vem en ersättare är bokad samt att turid följer med till ersättarens bokade arbetspass i bemanningsbilden. Bild 16 bemanningsbild 5 veckor, skapa en opersonlig vakans För att skapa en personlig vakans markera Vakant i övre vänstra hörnet. Markera sedan personen/bemanningsraden som ska ersättas. Klickar sedan på turen/tiden på den dagen som ska tillsättas. Bild 17 Skapa Vakans (Personlig) Den personliga vakansen skapas med samma uppgifter som är kopplade till bemanningsraden och den tur som har markerats., tur, område, bemanningsgrupp, starttid, sluttid, introducerad samt urvalskriterierna är förifyllda.

LATHUND 24(59) Kontrollera att urvalen för vakansen är korrekt. För att ändra arbetstiden markera turen i listan under Tider i vakansen, tiden kan då ändras under Starttid och Sluttid. Tryck sedan på Ändra. Välj eventuellt datum för Boka senaste, Vakansorsak samt eventuell vakansinformation. Vakansinformation kan exempelvis vara; Boka om Kajsa inte friskanmäler sig innan kl. 12 imorgon eller Passet kanske kan nollas, dubbelkolla innan bokning. Tryck på Spara vakansen för att återuppta arbetat senare i Vakansförmedlingen eller välj att Spara och boka för att komma direkt in i bilden Boka vakans, se avsnitt 3.4.

LATHUND 25(59) 3.3 Skapa vakansperiod En vakansperiod kan skapas om en medarbetare ska ersättas under mer än en dag/ett arbetspass. Det finns två sätt att skapa en vakansperiod, båda beskrivs nedan. Klicka på Vakansförmedling och Skapa vakansperiod. Om en medarbetare/bemanningsrad är markerad i bemanningsbilden när du öppnar bilden Skapa vakansperiod kan du hämta dennes tider direkt till listan. Under Turer i vakansperioden, välj datum From och Tom för de pass som ska tillsättas och tryck på Hämta turer för perioden. (Personlig vakansperiod) Om inte en bemanningsrad är markerad, välj, Starttid, Sluttid, Rast och Arbetstyp för det första arbetspasset och tryck sedan på Lägg till. Upprepa tills alla pass finns med i listan. (Opersonlig vakansperiod) Bild 18 Skapa vakansperiod Välj vilka urvalskriterier som är relevanta: Kategori, introducerad, delegering och kompetens. Välj eventuellt datum för Boka senaste, Vakansorsak samt eventuell vakansinformation. Vakansinformation kan exempelvis vara; Boka om Kajsa inte friskanmäler sig innan kl. 12 imorgon eller Passet kanske kan nollas, dubbelkolla innan bokning. Tryck på Spara för att återuppta arbetat senare i Vakansförmedlingen eller välj att Spara och boka för att komma direkt in i bilden Boka vakans.

LATHUND 26(59) Du kan även skapa en personlig vakansperiod genom att markera vakant i övre vänstra hörnet och sedan markera medarbetaren/bemanningsraden som ska ersättas. Du klickar sedan på första turen/tiden på den dagen som ska tillsättas, håller ner musknappen och drar över datum som vakansperioden ska innehålla. Bild 19 bemanningsbild 5 veckor, skapa en personlig vakansperiod Bild 20 Skapa vakansperiod Den personliga vakansperioden skapas med samma uppgifter som är kopplade till bemanningsraden och den tur som har markerats., Område, Turid, Bemanningsgrupp, Starttid, Sluttid, Introducerad samt Urvalskriterierna är förifyllda.

LATHUND 27(59) Kontrollera att urvalen för vakansen är korrekt, välj eventuellt datum för Boka senast, Vakansorsak samt eventuell vakansinformation. Vakansinformation kan exempelvis vara; Boka om Kajsa inte friskanmäler sig innan kl. 12 imorgon eller Passet kanske kan nollas, dubbelkolla innan bokning. Tryck på Spara för att återuppta arbetat senare i Vakansförmedlingen eller välj att Spara och boka för att komma direkt in i bilden Boka vakans. 3.4 Boka vakanser För att påbörja eller att återuppta arbetet med att boka skapade vakanser, öppna Aktuella Vakanser under Vakansförmedlingen. (Kapitel 3.1, bild 13) Det går även komma till Boka vakans direkt när en vakans skapas. Markera den vakans eller vakansperiod som ska tillsättas. Tryck sedan på Sök bokningsbara. I bilden ser du detaljer kring vakansen så som, Arbetstid/Arbetstider, Vakansinfo och eventuell Kommentar. I bilden listas automatiskt de ersättare som matchar urvalskriterierna för vakansen och som lagt sig tillgänglig/önskat arbetspass. Ersättarna sorteras efter prioritering med de högst prioriterade längst upp. Bild 21 Boka/Avboka vakans

LATHUND 28(59) Om ingen har önskat arbetspass under vakansen tider eller i övrigt inte uppfyller kriterierna kan sökningen utökas. I Urval finns flera urvalmöjligheter: Kategori Introducerad Poolkopplad personal: Önskat arbetstid hela vakansens tid; Önskat arbetstid del av vakansen tid; Ej önskat arbetstid under vakansens tid Övriga ersättare Delegering Kompetens Tillgänglighet: Helt obokade under hela vakanstiden; Har obokade dagar inom vakansperioden; Alla För valen och tryck sedan på Sök för att göra en ny sökning. Egen sortering av ersättare kan göras genom att klicka på respektive kolumnrubrik. Om en ersättare markeras i bilden visas dennes Delegering inlagt i personallistan Kompetens inlagt i personallistan Schemalagd tid - antalet inbokade timmar per månad max 165 tim Önskade arbetspass personens tillgänglighet Schemalagda arbetspass redan inbokade arbetspass. När valet av ersättare är klart trycker du på Boka. Ett bekräftelsesms kan då skickas ut till vikarien. Se mer om sms i kap. 54. Om den schemalagda tiden överstiger 155 timmar/mån visas texten i rött för att uppmärksamma att personen närmar sig 165 timmar och kvalificerad övertid.

LATHUND 29(59) 3.4.1 Ändra vakans eller vakansperiod För att ändra arbetstid eller urvalskriterier för en vakans, markera vakansen i bilden Aktuella vakanser som nås via Vakanförmedling. Tryck sedan på Ändra vakans. För att ändra en vakansperiod behöver den först delas upp till enskilda vakanser. Markera vakansperioden. Tryck sedan på Dela upp period. Vakansperioden delas nu upp till vakanser, en för varje arbetspass. Välj vakans som ska ändras. Tryck därefter på Ändra vakans. Bild 21 Ändra vakans

LATHUND 30(59) 3.4.2 Avboka eller ta bort bokad vakans Öppna upp Vakansförmedlingen/Aktuella vakanser. Om du vill avboka eller ta bort en vakans söker du ram Tillsatta vakanser i Vakansförmedlingen. Välj vakans och tryck sedan på Avboka eller Ta bort. Det går inte att ta bort en hel vakansperiod utan perioden måste först delas upp i vakanser. Markera vakansperioden, tryck på Dela upp. Markera därefter vakansen som ska avbokas eller tas bort. Bild 22 Boka/avboka vakans Om vakansen avbokas går det att boka en annan ersättare på samma vakans. Om vakansen har bokats men inte behövs längre kan den istället tas bort. BeSched varnar då att vakansen är tillsatt. Väljs ja, avbokas ersättaren samtidigt som den tas bort.

LATHUND 31(59) 3.4.2 Ta bort obokade vakanser Öppna upp Vakansförmedling/Aktuella vakanser. Sök fram vakansen som ska tas bort. Markera vakansen och tryck sedan Ta bort. Det går inte att ta bort en hel vakansperiod utan perioden måste först delas upp i vakanser. Markera vakansperioden, tryck på Dela upp. Det går därefter att ta bort en vakans åt gången. 3.5 Överblicka bemanningen i bemanningsbilden. För att det ska gå och få en överblick hur det ligger till med bemanningen i bemanningsbilden finns ett par hjälpmedel. Klicka på Visa och sedan Täthet i menyn i bemanningsbilden.

LATHUND 32(59) En ruta visas då längst ner i bilden. De olika tiderna kan ändras för att se hur många som är inplanerade en viss tid. För att se vilka som är inplanerade, högerklicka på någon utav siffrorna som visar antalet inplanerade. En ruta med namn på närvarande och frånvaranda medarbetare visas då. För att överblicka antalet tillsatta och icke tillsatta vakanser visas svarta alternativt röda rutor runt varje dag och tur. När en röd ruta visas runt ett pass eller dag innebär det att det finns en skapad vakans för det datumet och den turen som ännu inte är tillsatt. En svart ruta innebär att en vakans för datumet och turen är skapad och tillsatt med en ersättare. Skapad och tillsatt opersonlig vakans Tillsatt personlig vakans Skapad men ej tillsatt personlig vakans

LATHUND 33(59) 3.6 Aktuella ersättare Gäller ersättare som EJ är poolkopplade Under Vakansförmedling/Aktuella ersättare kan alla ersättare som INTE är poolkopplade sökas ut. För poolkopplade ersättare används ej denna funktion utan Vakansförmedlingen och Aktuella vakanser. Aktuella ersättare kan används då flera vakanser ska bokas in på en och samma ersättare. Öppna bemanningsgruppen du ska boka i alternativt poolbemanningsgruppen Vakanser. Antingen lämnas alla fält tomma eller anges en eller flera sökkriterier så som Namn, Personnummer, Fromdatum, Tomdatum, Kategori, Område, Bemanningsgrupp, Delegering, Kompetens och Introducerad. Tryck sedan på Sök. Bild 23 Aktuella ersättare I bilden visas information om den ersättare som markerats. Det går att se schemalagda arbetspass och schemalagd tid per månad. Det går även att öppna kalendern för att se ersättarens arbetstider de kommande veckorna. Markera önskad ersättare och klicka på Boka. Bilden Boka ersättare öppnas

LATHUND 34(59) Bild 24 Boka ersättare I bilden Boka ersättare listas alla vakanser som är skapade i inloggad bemanningsgrupp. Du kan förfina sökresultatet under Sök vakanser genom att ändra sökkriterierna: From och Tom, Kategori, Vakansorsak, Introducerad, Delegering och Kompetens. De vakanser som ej är tillsatta och som matchar de sökkriterier som angivits visas i listan Bokningsbara Vakanser. Om kolumn nummer två innehåller ett X, uppfyller den ersättare som valts de kriterier som är ställda på vakansen. De vakanser som skall bokas in på personen markeras med ett kryss i rutan i kolumnen Boka. Klicka därefter på Boka och Stäng.

LATHUND 35(59) 3.7 Önska arbetspass En poolkopplad ersättare får tillgång till Önska arbetspass i Besched och de kommer även kunna önska arbetspass via webben när de fått tillgång till inloggning för intranätet. Administratörer kan önska arbetspass åt ersättare genom att markera dennes namn i bemanningsbilden. Gå till sedan till Vakanförmedling/Önska arbetspass. På arbetsplatsen når ersättaren Önska arbetspass på samma sätt. För att ersättaren ska nå önska arbetspass hemifrån, se lathunden för inloggning med Enigma/Authenticator. Bild 25 Önska arbetspass I bilden syns personuppgifter, poolkopplade anställningar, önskade arbetspass, bokade arbetspass och alla arbetspass.

LATHUND 36(59) För att önska arbetspass, välj vecka genom att klicka med pilen vid veckonumret framåt eller bakåt. De dagar som ligger före dagens datum är inaktiva och kan inte väljas. Markera önskningar om arbetspass genom att klicka aktuella tider och dagar. Upprepa om tider ska önskas för fler veckor. Det går även att önska Egna tider. Tryck på rutan under aktuellt datum. Bild 26 Egna tider Fyll i Starttid, Sluttid och eventuell Kommentar. Tryck på Spara och Avsluta. När ersättare söks ut till vakanta pass via vakansförmedlingen listas de ersättare som uppfyller alla kriterier för vakansen och som har önskat arbetspass under vakansens arbetstider. Sökningen kan sedan utökas, se kapitel 3.4 Boka vakanser.

LATHUND 37(59) 4 SKICKA OCH TA EMOT SMS Det finns olika sätt att skicka och ta emot SMS i BeSched, dels via bemanningsbilden Skicka e-post och sms, dels via Vakansförmedlingen i samband med arbetet med vakanser. Smsen skickas via Telenor och kostar 45 öre per sms. 4.1 Skicka sms till en personalgrupp eller enstaka personal I bilden Skicka e-post och sms kan man enkelt skicka ut meddelanden till all personal i en bemanningsgrupp. Bilden nås via bemanningsbilden och menyn E-post och sms. Via knappen Till väljs mottagare. Det går att skicka sms till enstaka eller flertalet personer men även till hela bemanningsgrupper. Det går också att skriva in e-postadresser och telefonnummer manuellt. Ange sedan meddelandet och tryck på Skicka e-post eller Skicka sms. Bild 27 Skicka e-post och sms Bild 28 Välj mottagare

LATHUND 38(59) 4.2 Sms via Vakansförmedlingen vid tillsättning av vakanser Alla sms som skickas via Vakansförmedlingen sparas i en logg. Smsen är kopplade till respektive vakans, inte till en ersättare. Det går därför att hålla kolla på vilken eller vilka ersättare som har fått sms angående en viss vakans och om och vad de har svarat. Smsloggen går även att se som en rapport, se kapitel 5.4 Öppna Vakansförmedlingen Aktuella vakanser - och välj ut en vakans att arbeta med. Det går även att skapa en personlig vakans och gå direkt till bilden Boka/avboka vakans. I kolumnen Skickat, Mottaget och Senast mottaget finns ett X om något har skickats eller mottagits. Längst ner i högra hörnet finns Skickade sms och Mottagna sms. Du når även Skickade sms och Mottagna sms i bilden Boka/avboka vakans. Bild 29 Aktuella vakanser

LATHUND 39(59) 4.2.1 Skicka sms vid bokning När en ersättare bokas i vakansförmedling går det att skicka ut ett bekräftelsessms. De fördefinierade bekräftelsessmsen är: Vakans Hej! Du har lagt dig tillgänglig för arbete och nu blivit är inbokad på arbetspass den 5/5 på Bemgrupp 1. Du arbetar mellan 12:00-19:30 (Arbetstid) 19:30-04:20+ (Jour). Välkommen! Detta sms går ej att svara på. Vakansperiod Hej! Du har lagt dig tillgänglig för arbete och nu blivit är inbokad på arbetspass 2017-05-05 till 2017-05-06 i Bemgrupp 1 Arbetspassen är: 5/5 12:00-19:30 Arbetstid 19:30-04:20+ Jour 6/5 11:40-01:45+ Arbetstid Välkommen! Detta sms går ej att svara på.

LATHUND 40(59) Bild 30 Boka/avboka vakans I bilden ovan visas de ersättare som uppfyller vakansens krav och som har önskat och inte har önskat arbetspass. Vakansens urval kan justeras om det saknas vikarier som uppflytter kraven, se kapitlet om Vakansförmedlingen. I bilden Bokas/avboka vakans finns det flera smsfunktioner. Om en ersättare som har önskat arbetspass samma tider som vakansen, markera ersättaren och tryck på Boka.

LATHUND 41(59) Möjligheten att skicka en bekräftelse till ersättaren om det bokade passet finns då. Det går att ändra och lägga till i texten i de fördefinierade meddelandena, nedan syns mallarna för Vakans bekräftelse och Vakans Avslag. Vid en bokning är det enbart bekräftelsemeddelandet som skickas ut. Bild 31 Skicka bekräftelse. Vakans XXXXX Tryck på Skicka SMS och avsluta alternativt Avsluta.

LATHUND 42(59) 4.2.2 Skicka sms vid förfrågan Ett förfrågningssms kan skickas ut till en eller flera ersättare för ett undersöka intresset för ett vakant arbetspass eller en vakansperiod om det inte finns någon som redan har önskat arbetspass. De fördefinierade mallarna för förfrågningssms är: Vakans Hej! Kan du arbeta den 5/5 klockan 12:00-19:30 (Arbetstid) 19:30-04:20+ (Jour) i Bemgrupp 1? Svara på detta sms snarast om du är intresserad! Vänliga hälsningar, Socialförvaltningen, Vakansperiod Hej! Vi har lediga arbetspass på Bemgrupp 1 under perioden 5/5-6/5 Arbetspassen är: 5/5 12:00-19:30 Arbetstid 19:30-04:20+ Jour 6/5 11:40-01:45+ Arbetstid Svara på detta sms snarast om du är intresserad! Med vänlig hälsning, Socialförvaltningen

LATHUND 43(59) I kolumnen längst till vänster i bilden Boka/avboka vakans finns funktionen Skicka sms som använda vid förfrågningssms. Bild 32 Skicka sms vakans XXX I bilden finns möjlighet att välja Markera alla eller Avmarkera alla. Det går även att välja ut enstaka ersättare att skicka förfrågningssms till. Det fördefinierade meddelandet syns i rutan för meddelande och går att ändra. När du är klar tryck på Skicka eller Skicka och stäng. Om det har skickats ut sms gällande vakansen tidigare finns dessa under Visa skickade sms. Där går det att kontrollera exempelvis om en kollega har skickat ut sms gällande vakansen tidigare alternativt vilka som redan har fått en förfrågan.

LATHUND 44(59) 4.1.4Skickade sms, Mottagna sms och avslagssms Ersättare kan endast skicka svarssms på ett förfrågningssms som har skickas ut. Mottagna sms går att se via Mottagna sms i bilden Vakansförmedling samt under kolumenen Senast mottaget och Mottaget. Mottagna sms går även att söka ut som en rapport, se kapitel 5.4 Överblick för mottagna sms återfinns i bilden Aktuella vakanser. Uppdatera sidan genom att klicka på Sök. Om ett nytt sms har mottagit som inte har blivit läst visas detta i rött i kolumnen Mottagna sms. Markera vakansens rad och tryck sedan på Mottagna sms i nedre högra hörnet. Bild 33 Aktuella vakanser nytt mottaget sms.

LATHUND 45(59) Bild 34 Mottagna sms Vakans XXXX I bilden Mottagna sms visas de svar som har inkommit på sms. Om en eller flera ersättare har tack ja till det vakanta passet, markeras denna/en av dem. Tryck sedan på Boka markerad anställning. Ett avslagssms kommer då skickad till de personer som inte har blivit bokade samt ett bekräftelsesms kommer skickas till den person som bokats på passet Standardmallen för avslagssms är: Vakans Hej! Arbetspasset den 5/5 klockan 12:00-19:30 (Arbetstid) 19:30-04:20+ (Jour) i Bemgrupp 1 är tillsatt med en annan person. Vi återkommer när vi har nya pass! Med vänlig hälsning, Socialförvaltningen Detta sms går ej att svara på. Vakansperiod Hej! Arbetspassen i Bemgrupp 1 under perioden 5/5-6/5 har blivit tillsatta med en annan person. Vi återkommer när vi har nya pass! Med vänlig hälsning, Socialförvaltningen Detta sms går ej att svara på.

LATHUND 46(59) I Vakansförmedling Aktuella vakanser, i Boka/avboka vakans samt i bilden Mottagna sms vakans XXXX går det att Visa skickade sms vakans XXXX Här visas en sammanställning av alla sms som har skickats gällande den aktuella vakansen. Bild 35 Visa skickade sms vakans XXXX

LATHUND 47(59) 4.2.3 Skicka sms vid avbokning Vid avbokning av arbetspass går det att skicka ett avbokningssms till ersättaren. Det görs genom att söka ut den tillsatta vakansen i Vakansförmedlingen, markera den aktuella vakansen och tryck därefter på Avboka för att öppna bilden Boka/Avboka vakans. Bild 36 Avboka vikarier Vid avbokning går det att välja om Avbokningssms ska skickas ut eller ej. Om en bokad vakans däremot enbart tas bort utan avbokning skickas automatisk ett avbokningssms ut till ersättaren i fråga.

LATHUND 48(59) Standardmallen för avbokningssms är: Vakans Hej! På grund av förändrade förutsättningar måste vi tyvärr avboka dig för arbete den 5/5 klockan 12:00-19:30 (Arbetstid) 19:30-04:20+ (Jour) på Bemgrupp 1.Vi hörs snart igen! Med vänlig hälsning, Socialförvaltningen Detta sms går ej att svara på.

LATHUND 49(59) 5 RAPPORTER Besched kan sammanställa flertalet rapporter som kan vara till hjälp i arbetat med vakansförmedlingen. Nedan presenteras ett urval av dessa. Tryck på Rapporter i bemanningsbilden. 5.1 Introducerad poolkopplad personal Rapporten Introducerad poolkopplad personal visar information om de personer som är poolkopplade till vald pool och introducerade på en eller flera bemanningsgrupper. Välj pool i rullisten, tryck på Visa alternativt Excel för att visa rapporten i en Excel-fil Bild37 Välj mottagare

LATHUND 50(59) Bild 38 Rapport: Introducerad poolkopplad personal Rapporten visar alla anställningar som är introducerade och kopplade till vald poolgrupp, sorterat på bemanningsgrupp. Rapporten innehåller namn på den anställde, telefon samt from och-tomdatum för poolkopplingen. 5.2 Vakanser status Rapporten Vakanser Status visar vakanserna i inloggad bemanningsgrupp. I bilden anges From- och Tomdatum, om tillsatta eller ej tillsatta samt låsta eller ej låsta vakanser ska visas och eventuell status för vakansen. Bild 39 Vakanser Status

LATHUND 51(59) Tryck på Visa för att öppna rapporten alternativt Excel för att visa rapporten i en Excel-fil. Bild 40 Rapport: Vakanser - Status Rapporten visar: Angivet urval Området och bemanningsgruppen vakansen avser för vakansen VakansId och TurId Starttid, Sluttid och Rast Antal arbetade timmar och tidstyp Kategori, namn och anställningsnummer på ordinarie person Namn och anställningsnummer för ersättare som bokats på vakansen Status på vakansen

LATHUND 52(59) 5.3 Vakanser önskningar Rapporten visar önskade arbetspass för ersättare som är kopplade till en poolbemanningsgrupp. Om rutan Endast introducerad personal bockas för visas enbart ersättare som är introducerade i den inloggade bemanningsgruppen. Välj önskade datum, bocka eventuellt för rutan Endast introducerad personal, bocka även för rutan Redan inplanerad tid ska redovisas för att se vilka av de önskade passen som redan har bokats. Tryck sedan på Visa eller Excel för att öppna upp rapporten i en Excel-fil. Bild 41 Vakanser - önskningar

LATHUND 53(59) Bild 42 Rapport: Vakanser - önskningar Rapporten visar: Angivet urval Namn, personnummer, telefonnummer och eventuell e-postadress Anställningsnummer, Starttid och Sluttid för önskningen Redan inplanerade arbetspass med tid och tidstyp. Registreringsdatum och signatur för den som lagt in önskningen Område och bemanningsgrupp

LATHUND 54(59) 5.4 Skickade och mottagna sms Rapporten visar skickade och mottagna sms. Det får att söka sms via, Områden, Bemanningsgrupp, Person, Vakansid samt vilken sorts sms du vill visa. Bild 43 Skickade och mottagna sms Bild 44 Rapport: Skickade och mottagna sms

LATHUND 55(59) 6 BEMANNINGSBEHOV För att kontrollera ett schema eller en bemanning mot personalbehovet kan funktionen Bemanningsbehov användas. Öppna via bemanningsbilden Funktioner/Bemanningsbehov. Bild 45 Bemanningsbehov Dygnet kan delas upp i flera intervaller. I intervallen anges hur många personer som behövs för att täcka behovet, antingen per Kategori eller per Egenskap. Välj Kategori eller Egenskap som behovet ska specificeras för i respektive rullista. Dygnet kan delas in i intervaller efter önskemål. Utgångsläget är ett intervall som täcker hela dygnet, 00.00-24.00. Ange intervallernas start och sluttider i fälten i ramen Tidsintervall och klicka på Spara intervall. En lodrät linje visas då i veckomallen för start och sluttid i intervallet. För att definiera nästa intervall klicka på uppåt-pilen vid Int Nr. Ange start och sluttid. Klicka på Spara Intervall Klockslagen för intervallen kan anges med en noggrannhet på femton minuter. För att definiera behovet klicka på aktuell dag och inom aktuellt intervall i ramen Veckomall. Ange intervallet, exempelvis 1-1 eller 2-3.

LATHUND 56(59) När behovet är definierat, klicka på Spara mall varvid veckomallen kopieras till den nedre listan. Om behovet avviker från mallen någon vecka, andes det i den nedre listan som visar behovet för varje vecka. För att byta vecka används antingen rullisten till höger alternativt att veckonumret skrivs in i rutan för vecka. Om ytterligare mallar ska skapas för en annan kategori eller egenskap, upprepa stegen ovan. För att jämföra bemanningsbehovet för en kategori eller egenskap, gå in på Visa i bemanningsbilden. Tryck på Täthet. Tätheten visas då längst ner i bemanningsbilden. Gå återigen in på Visa och välj sedan Urval. Markera sedan egenskap eller kategori, tryck på OK. För att visa hela bemanningen igen, tryck på Visa/Urval och sedan Alla. Jämförelse med avvikande behov kan göras endast i Bemanning - 5 veckor.

LATHUND 57(59) 7 SCHEMA-ACCESSER Funktionen Schema-accesser ger möjlighet att kontrollera vem som använder ett scheman just nu i en bemanningsgrupp. Schema-accesser säkerställer att inte två användare med skrivbehörighet kan arbeta i samma schema. Undantag är användare med individbehörighet, de kan arbeta i sin egen schemarad. Om ett schema är upptaget av annan användare visas ett meddelande med vilken användare som använder schemat. Om BeSched stängs på ett felaktigt sätt kan det i vissa fall låsa schemat, trots att det inte används. Även vid dessa tillfällen visas meddelandet nedan. Gå in i Funktioner/Schemaaccesser. Där visas en bild med vilket schema som är upptaget och av vilken användare samt dennes behörighet. Bild 38 Bemanningsbehov De uppgifter som visas i fältet är Schemanamn, Användarnamn och Access Kasta ut är bara tillgängligt om annan användare har schemat öppet eller om schemat har låsts. Med full behörighet till Schema-accesser användare kastas ut från ett schema. Med begränsad behörighet till Schema-accesser kan användaren ta bort själv från ett schema. Markera användaren och tryck på Kasta ut. Kontrollera noggrant att det är rätt användare som tas bort! Då en användares kastas ut från ett schema visas ett meddelande om detta på skärmen hos den användaren.

LATHUND 58(59) 8 KORTKOMMANDON I BeSched finns ett antal kortkommandon som kan användas för snabbare kunna förflyttning mellan olika bilder. F1 Hjälp - Användardokumentation Ctrl+F1 Bemanningsperioder F2 Nytt schema Ctrl+F2 Schemaperioder F3 Turlista Om schema är öppet Ctrl+F3 Vakanta rader F4 Personallista Ctrl+F5 Bevilja avvikelser F5 Personalinformation Ctrl+F6 Attestera ersättningar/avdrag F6 Schema - Turer Ctrl+F7 Tidkontroll F7 Schema - Tider Ctrl+6 Skapa vakansperiod F8 Schema Rad Ctrl+7 Skapa vakans F9 Bemanning 5 veckor Ctrl+8 Aktuella ersättare F11 Bemanning 1 Vecka Ctrl+9 Aktuella vakanser F12 Bemanning 1 Dag Ctrl+X Klipp ut (Schemarad) Alt+N Motsvarar NY-knappen i alla bilder Ctrl+C Kopiera (Schemarad) Del Radera (Schemarad) Ctrl+V Klistra in (Schemarad) Ctrl+F Ctrl+P Ctrl+A Personsökning Skriv ut aktuell bild Avsluta

LATHUND 59(59) Ordlista beskrivning Ersättare timanställd vikarie eller annan medarbetare som hoppar in extra Bemanningsbild Startsidan efter att du loggat in eller bytt bemanningsgrupp/hämtat igen på 5-veckor, 1 vecka eller 1 dag Bild/bilden rutan eller sidan som är öppnas Inloggad bemanningsgrupp den bemanningsgrupp som öppnad när du loggat in eller tryckt på Hämta igen Turid bokstäverna som motsvarar ett arbetspass, ex B1C