Tjänsteskrivelse 1 (11) Handläggare: Annika Ljungberg, Personalavdelningen Uppföljning av arbetsmiljöplanen 2014 Bakgrund Systematiskt arbetsmiljöarbete är en viktig del i det dagliga arbetet. Genom att i arbetsmiljöplanen sätta upp tydliga mål och ha aktiviteter som ska leda till måluppfyllelse tillses att förutsättningarna för ett systematiskt arbetsmiljöarbete finns. Beslutsunderlag Socialförvaltningens tjänsteskrivelse den 6 mars 2015 Måluppfyllelse Socialförvaltningens övergripande mål var: Minska sjukfrånvaron Förbättra andelen åtgärdade tillbud och arbetsskador Alla enheter ska genomföra en risk- och sårbarhetsanalys samt upprätta en handlingsplan för allvarliga händelser. Minska sjukfrånvaron Den totala sjukfrånvaron har ökat från 7,13 % till 8,11 % vilket ger en ökning med närmare en procentenhet. Alla verksamheter ökar sin sjukfrånvaro, högst ökning har VO 2 (från 7,95 % till 10,25 %). VO 2 har också totalt sett högst sjukfrånvaro. Socialförvaltningens ökning består till viss del i en ökning av sjukfrånvaron inom intervallet 29-59 dagar där antalet sjukdagar ökat med 1000 dagar fördelat på 86 personer, men den största ökningen beror på att andelen långtidssjukskrivningar (över 59 dagar) ökar. Antalet personer med längre sjukskrivning ökar men det som påverkar mest är att längden på sjukskrivningarna ökar. Det arbetas med rehabiliterande åtgärder där det är möjligt utifrån läkarintygen och diagnos. Vi ser en viss ökning i diagnoser kopplat till psykisk ohälsa vilket kräver lång rehabilitering och för dessa är det inte aktuellt med arbetslivsinriktad rehabilitering förrän de är på bättringsvägen. Långtidssjukskrivningarna är inne i rehabprocessen där tydliga rutiner finns för när man kan göra vad. Processen har under senaste åren skyndats på av striktare regelverk kopplat till
Tjänsteskrivelse 2 (11) försäkringskassans rehabkedja. Samma regelverk gäller idag men upplevelsen är att handläggningen hos försäkringskassan inte sker inom rätt tidsgränser varpå avstämningsmöten inte blir gjorda i tid vilket i sin tur gör att planeringen för återgång i arbete drar ut på tiden. Detta är en process som till viss del ligger utanför kommunen, vilket minskar arbetsgivarens möjlighet till påverkan. Erfarenhet och evidens visar på att kortare frånvaro speciellt om det kommer oftare och oftare tenderar att falla över i en långtidssjukskrivning. Kortare sjukfrånvaro som inte hunnit bli över 59 dagar kan vi påverka, och då främst frånvaro som ligger i intervallet 2-14 dagar som är den sjukfrånvaro som kostar kommunen mest i sjuklön. Sjukfrånvaron upp till 29 dagar har sjunkit jämfört med förra året medan 29-59 dagar har ökat. Det är här förvaltningen valt att lägga fokus inför 2015. Totala sjukfrånvaron 2013-2014 i procent av arbetad tid Totala sjukfrånvaron 2013-2014 (%) av arbetad tid fördelat på kön 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00 Kvinnor 2013 Kvinnor 2014 Män 2013 Män 2014
Tjänsteskrivelse 3 (11) Andel sjukfrånvaro överstigande 59 dagar av total sjukfrånvaro (%) Förbättra andelen åtgärdade tillbud och arbetsskador Under de senaste åren har antalet rapporterade tillbud och skador ökat stadigt, vilket är positivt. Fokus har då förskjutits från att se till att alla händelser rapporteras till att se till att de rapporterade händelserna åtgärdas. Målet har varit att öka andelen rapporterade åtgärder. Eftersom antalet rapporterade händelser inte är konstant så mäter vi i andel åtgärder i relation till hur många händelser som är rapporterade. Under 2014 rapporterades 456 händelser (332 tillbud, 102 skador utan frånvaro så kallade nollskador samt 22 skador med frånvaro som följd). Antal rapporterade händelser 2014
Tjänsteskrivelse 4 (11) Av de 332 rapporterade tillbuden finns det 222 inskrivna åtgärder, vilket motsvarar 67 %. Det är samma andel som förra året då det var 367 rapporterade tillbud varav 245 var åtgärdade (67 %). Den absolut vanligaste åtgärden är en anteckning från arbetsledaren. Ofta handlar det om att chefen pratat med berörd person, handlingsplaner har eller finns upprättade och att man samtalat om vad som hänt i arbetsgruppen. Elva händelser har lett till nytt arbetssätt och fyra händelser har åtgärdats med anpassning av lokaler eller utrustning. Se nedan. Antal rapporterade åtgärder och typ av rapportering 2014 Tillbud Av de 102 rapporterade nollskadorna har 57 inskrivna åtgärder, vilket motsvarar 56 %. Förra året rapporterades 116 nollskador varav 63 hade registrerade åtgärder (54 %). Det betyder att andelen åtgärder ökat med 2 procentenheter. Vanligaste åtgärden är minnesanteckning följt av ny instruktion och nytt arbetssätt. Många av anteckningarna handlar om samtal med berörda och arbetsgruppen med fokus på lösningar. Antal rapporterade åtgärder och typ av rapportering 2014 nollskada * Nollskada är arbetsskada som inte lett till frånvaro
Tjänsteskrivelse 5 (11) Av de 22 skador som ledde till sjukfrånvaro hade 15 registrerade åtgärder, vilket motsvarar 68 %. 2013 rapporterades 29 arbetsskador med frånvaro, och 20 hade åtgärder (69%). Det är en minskning med en procentenhet. Positivt är dock det minskade antalet arbetsskador som ledde till frånvaro. Antal rapporterade åtgärder och typ av rapportering 2014 skada Totalt sett så har andelen rapporterade årgärder ökat med en procentenhet jämfört med förra året. Jämfört med 2012 har det skett en rejäl förbättring. Det finns fortfarande många händelser som inte har rapporterade åtgärder, och ibland skrivs åtgärden direkt i rapporten vilket inte syns i statistiken. Förvaltningen behöver jobba med att få fler åtgärder samtidigt som man bör förbättra kvaliteten på åtgärderna, förbättra uppföljningen av händelserna samt avsluta färdiga ärenden. Flera medarbetare har vid utbildningstillfällen lyft saknaden av återkoppling av rapporterade händelser. Detta trots att punkten arbetsskador och tillbud ska finnas med på dagordningen för APT, under arbetsmiljöpunkten. Förvaltningen startar under 2015 en till samverkansnivå som tre gånger per år kommer att gå igenom sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud, vilket ger tillfälle till bättre uppföljning på områdesnivå. Alla enheter ska genomföra en risk- och sårbarhetsanalys samt upprätta en handlingsplan för allvarliga händelser Under våren 2014 utarbetades en mall för risk- och sårbarhetsanalys, samt förslag på hur man kan ta fram handlingsplan utifrån denna analys. Under hösten var tanken att cheferna skulle få en genomgång i hur man kan arbeta med mallen och att alla enheter skulle göra en analys innan årets slut. Informationen skulle hållas i samband med att cheferna fick
Tjänsteskrivelse 6 (11) information kring förvaltningens krisplan och information av kommunens säkerhetsansvarig vid en chefskonferens. Det gick inte att få till denna information på den chefskonferens som hölls under hösten varpå informationen till cheferna uteblev. Brister och missuppfattningar kring information till cheferna om att denna mall fanns och skulle användas, gjorde att analyserna inte gjordes. Eva Persson och Annika Ljungberg skulle kunna stötta cheferna i arbetet om de önskade. Det gör att detta mål kommer att ligga kvar under 2015. Tid för information och diskussion kommer att hållas den 4 juni 2015. Genomförda aktiviteter Följa riktlinjerna för systematiskt arbetsmiljöarbete i Karlskoga kommun. Under hösten har flertalet av socialförvaltningens chefer och skyddsombud gått arbetsmiljöutbildning, anordnad av personalavdelningen. Utbildningen varvades med faktapass om exempelvis lagstiftning, roller, ansvar, rehab och riskbedömning, och diskussionsfrågor kring case. Förbättra uppföljningen av genomförda/icke genomförda skyddsronder i förberedande arbetsgruppen för att få bra diskussion i skyddskommitté. Kontinuerliga träffar cirka 3 gånger/år i den förberedande arbetsmiljögruppen. Den förberedande arbetsgruppen har legat vilande efter sommaren 2014, vilket berott på olika faktorer. Gruppen har således inte haft träffar enligt ordning. Eftersom vi under 2015 får mer verksamhetsnära samverkansgrupper så föreslår förvaltningen att denna grupp tas bort, då den aldrig riktigt fungerat. Följa upp och analysera sjukfrånvaron i samband med delårsrapporter i ledningsgrupperna och skyddskommitté. Sjukfrånvaron har rapporterats i delårsrapporterna tre gånger per år, redovisning i samverkansgruppen har skett tre gånger under 2014. Sjukfrånvaron har analyserats i förvaltningens ledningsgrupp i oktober för att arbeta fram mål kring sjukfrånvaron inför 2015. Analysen visade som ovan nämnts att det främst är den långa sjukfrånvaron som ökat, vilket ger en stor ökning på den totala sjukfrånvaron. Under hösten genomförde Deloitte AB en revisionsgranskning av arbetet med sjukfrånvaron inom kommunstyrelsens ledningskontor samt socialförvaltningen. Inga förbättringsområden pekades ut. Slutsatsen av granskningen var att de såg positivt på att kommunen uppmärksammat den negativa trenden på sjukfrånvaron och nu söker arbeta fram mål i förvaltningarna.
Tjänsteskrivelse 7 (11) Utarbeta ett stödmaterial för risk- och sårbarhetsanalys och handlingsplan på enhetsnivå där rutiner kring hur man ska handla vid oförutsedda händelser tydliggörs. Under våren 2014 arbetades ett stödmaterial fram. Där finns mall för hur man kan skriva och en mall för handlingsplan. Det har brustit i kommunikationen ut till enheterna kring att detta ska göras och hur de kan få stöd. Detta kommer att blir ett arbete som ska göras under 2015. Genomföra medarbetarundersökning hösten 2014. 87 procent av socialförvaltningens medarbetare svarade på medarbetarundersökningen som genomfördes under veckorna 44-47. Enheterna ska göra en riskbedömning inför sommaren. Övervägande del av enheterna har gjort riskbedömningar innan sommaren 2014. VO 1 har även gjort den på områdesnivå. Det ger enheterna möjlighet att förebygga eventuella brister eller otydligheter innan sommaren kommer och många ordinarie medarbetare är på semester. Erbjuda fördjupning av LISA (it-system) för att förbättra andelen rapporterade åtgärder. Personalavdelningen har erbjudit fördjupning i LISA där cheferna fått kontakta personalavdelningen för utbildningstillfälle. Inga chefer har begärt fördjupning, men behovet kvarstår. Sammanfattning Socialförvaltningen har uppnått ett av sina tre mål. Målet kring sjukfrånvaron kommer att preciseras mer inför 2015 års arbetsmiljöplan, målet kring risk- och sårbarhetsanalys kommer verkställas under 2015. Det mål som uppnåtts kring andel åtgärdade tillbud och arbetsskador kommer att utvecklas och finnas som aktivitet under 2015. Den förberedande arbetsgruppen föreslås avvecklas då ny samverkansnivå implementeras. Socialförvaltningens förslag till beslut Socialnämnden godkänner rapport om uppföljning av arbetsmiljöplanen 2014. Annika Ljungberg Personalspecialist
Tjänsteskrivelse 8 (11) Bilaga rapportering av antal rapporterade händelser Se diagram sidan 3. Typ av händelse, tillbud Av de 332 tillbud som rapporterats har 117 handlat om psykisk påfrestning (exempelvis stress, kränkning). Övervägande av dessa händelser är kopplat till ett boende och en daglig verksamhet inom handikappomsorgen, där brukare mått dåligt i sin sjukdom och det har av personalen upplevts som stressande och påfrestande. Handlingsplaner finns upprättade på enheterna, vilka inte alltid hjälper. 89 tillbud är kopplat till hot (hotfull situstion, uttalanden, handlingar). Diskussioner i arbetsgrupperna samt upprättande av handlingsplaner är vanligaste åtgärden. I 45 fall har personalen varit nära att skadas av person. Det handlar om brukare som hyttar, nyps, tar tag i dig eller liknande händelser. 12 tillbud har inträffat kopplat till brand, eller elektricitet. Det är främst på boenden där någon dragit på spisen, glömt slå av spisen eller glömt mat på spisen. Här finns oftast timer för att minska risken för brand.
Tjänsteskrivelse 9 (11) Typ av händelse, arbetsskada och nollskada Den absolut vanligaste nollskadan (33 st) är att man blir skadad av annan person, brukare. Det är oftast kopplat till omvårdnadsarbetet där brukaren av olika anledningar skadar personalen. Förvaltningen har under flera år arbetat med bemötande och förhållningssätt, men ibland är brukarens upplevelser av situationerna omedvetna och/eller beroende av dagsform som kan vara svår att förutse. Näst vanligaste skadan är fall. Några gånger kopplat till förflyttningar mellan brukare men vanligast till och från arbetet under isiga perioder. Fysisk överbelastning, såsom lyft eller ansträngande/häftig rörelse har skett i 8 fall. Vanligaste orsaken anges vara att brukaren knäat eller att denne höll på att glida ner mellan exempelvis stol och säng. Vanligaste platsen det händer Mest händelser sker inomhus i enskilda boenden eller enskilt hem det gäller både tillbud och arbetsskador. Det är ju där brukarna vistas och det är ju oftast i kontakten med brukarna de flesta händelser uppkommer.
Tjänsteskrivelse 10 (11) Vanligaste skadan Vanligaste skadan är blåmärke eller rodnad, näst vanligast är smärta utan egentlig synlig eller varaktig skada. Eftersom vanligaste skadan är att man blir skadad av annan person som slår, river eller nyps, så blir inte alltid den skadan så synlig men likväl lika viktig att rapportera. Skadade kroppsdelar Flest skador sker på arm, finger, hand och ansikte. Det är de ställen som slagen träffar. När det gäller knän, ben och rygg så är det mer kopplat till fall eller förflyttningar.
Tjänsteskrivelse 11 (11) Klassificering av händelser De flesta händelserna är av mindre allvarlig karraktär. Några av de allvarligt registrerade är inte enligt Arbetsmiljöverkets definition att anse som allvarliga och några har inte fyllt i klassifikationen. De allvarliga händelser som skett är ett fall där en brukare hotat personalen med yxa, en personal halkade så illa att hon fick fraktur, ett eltillbud som kunnat leda till brand samt tunga dörrar på nya boendet.