SCB-statistik för Kyrkor 2011 (Novemberstatistiken)

SCB-statistik för Kyrkor 2011 (Novemberstatistiken) Ny webbsida www.scb.se/ky för 2011 års upgiftslämnande. Lämplig arbetsgång kan vara att först läsa informationen på sidan och eventuellt skriva ut instruktionen om undersökningen. Vi rekommenderar att därefter köra fram statistikfilen från lönesystemet så att den finns tillgänglig när du loggar in för att lämna/skicka in uppgifterna. All redovisning sker via SCB:s webbplats. Logga in med det Användarid och Lösenord som finns angivet i informationsbrevet från SCB. Först besvaras en fråga om säsongsanställd kyrkogårdspersonal eller, för stiften, en fråga om skogsarbetare. Därefter ska man välja om löneredovisningen ska ske via fil eller i webblankett. Om det är många tjänster att redovisa är rapportering via fil att rekommendera. Senast den 13 december 2011 måste de efterfrågade uppgifterna vara SCB tillhanda. Se till att befattningskoder är inlagda på alla som ska redovisas. Personal som ska redovisas All månadsavlönad personal som varit anställd den 1 november eller fått utbetald lön under november Timavlönade som tjänstgjort minst 6 timmar under oktober månad och fått ersättning under november månad Timanställda (Skolkantorer redovisas som timavlönade den tid de arbetat för Svenska kyrkan) Säsongsanställda ska ingå i löneredovisningen förutsatt att de var anställda 1 november (månadsavlönade) eller arbetade under oktober månad (timavlönade) Månadsavlönad personal som är helt frånvarande under november månad ska tas med och redovisas med en 1:a i kolumn 20 (=frånvaro). Programmet gör det per automatik. Personal som inte ska redovisas Förtroendevalda eller uppdragstagare som arvoderas för något arbete (t ex kassaförvaltare) Praktikanter, lönebidragsanställda Timavlönade som ej tjänstgjort dvs inte fått någon lön utbetald i november Timavlönade som har tjänstgjort mindre än 6 timmar i oktober Tänk också på att Rätta och komplettera vid behov ta bort den felaktiga uppgiften och fyll i den korrekta Personal som inte redovisats tidigare ska tas med om de varit anställda eller erhållit lön i november 2010. Arbetstagare med fler än en befattning redovisas på varje sådan befattning för sig. 1

Instruktion för redovisning av lönestatistik till Svenska kyrkan 2011 Alla personer som ska redovisas till SCB måste ha en bock i rutan Skall ingå i SCB-statistiken. Du måste även ha korrekt information i fälten Löneform, Förvaltningsgren, BSFkod och eventuellt i fälten Befattningskod samt Befattningstext. Löneform Här ska du välja mellan alternativen 10 eller 20. 10 = Arbetstagare med månadslön (arbetstagare som anställts för en sammanhängande period av minst 3 månader och med tjänstgöring minst 40% av en heltid) 20 = Arbetstagare med timlön OBS! I de fall som du har anställda som ligger registrerade med löneform 30 (=annan arbetstagare) måste du ändra löneform till 10 eller 20. Förvaltningsgren Här ska du välja någon av kyrkans förvaltningskoder. Alla koder finns som alternativ. Inplacering sker vid den förvaltning där han/hon har sin 2

huvudsakliga sysselsättning och som är konterat i budgeten. Se förteckning bilaga 1 BSF-kod Befattningskod enligt kyrkans befattningssystem. Kontrollera BSFkoden mot arbetstagarens anställningsbevis eller löneöversynsprotokoll. Koden består av 4 siffror. Undvik att använda en kod som slutar på 99. Se förteckning över BSF-koder bilaga 2. Befattningskod. Befattningskod enligt SCB:s förkortade version av Kommunal befattningskod 2002. Koden består av 4 siffror. OBS! Ifylls endast om BSFkoden slutar med 99. Befattningstext. Ifylls endast vid redovisning på (web-) blankett. Kan anges för att specificera BSF-kod som slutar med 99. Skrivs ej på filen till SCB. Uppgiften utgör endast information för användaren. När du har fyllt i alla nödvändiga uppgifter som behövs kan du gå till Rapporter och fliken Kyrklön Välj Lönestatistik till SCB 3

Här kan du göra urval av anställda. Vill du få med alla anställda behöver du inte fylla i något alls. Vill du göra urval per anställningsnummer och urvalskategori klickar du på guideknappen och markerar ditt urval där. Du kan även skriva in ditt urval direkt på raden. Du kan göra urval på antingen enbart anställningsnummer eller enbart urvalskategori 1 eller en kombination av de båda. Klickar du på knappen Fler urval utökas möjligheterna. I fältet Transaktioner läses för utbetalningsdatum skriver du from-datum 201x1101 och tom-datum 201x1130. Löneutbetalning och frånvaro som avser hela november kommer nu med i rapporten Period avseende arbetad tid för månadsavlönade. Här anger du fr o m datum 201x1001 och t o m datum 201x1031. Totalt arbetad tid ska redovisas för oktober månad. Programmet läser arbetsschemat för oktober månad. I fältet Statistikfil skrivs till skriver du sökvägen till den plats på hårddisken eller servern där du vill spara statistikfilen. Kom ihåg att du måste ha skrivrättigheter till katalogen om den ligger på SQL-servern. När du klickar på OK kommer du till nedanstående dialogruta. 4

De fasta personuppgifterna hämtar programmet från Anställdaregistret. Det krävs att du anger rätt P-fält för respektive information. Timlön ange den eller de lönearter som du betalar ut timlön med. Månadslön ange den eller de lönearter som du betalar ut månadslön med. Beredskapsarbetare, statlig ungdomsplats, inskolningsplats ange den eller de lönearter som du betalar ut ersättning med till beredskapsarbetare, personer som har ungdomsplats eller personer som har inskolningsplats. Om du har arbetsschema på de anställda ska du kryssmarkera rutan Arbetad tid hämtas från kalendarium om schema finns på personen. Programmet läser då giltigt schema för den period som statistiken avser. Lönearter för faktiskt arbetad tid Här ska du ange lönearter som du registrerar faktiskt arbetat tid med. Det gäller timavlönad personal. Det är för att kunna redovisa antal arbetade timmar i oktober månad. 5

Lönearter för frånvaro som ska minska schemalagd arbetstid Ange lönearter för frånvaro. Fasta lönetillägg ange lönearter som avser fasta lönetillägg OB-tillägg ange vilka lönearter som du betalar ut OB-erättning med. Beredskapstillägg - ange lönearter för utbetalning av beredskapstillägg. Övertids-/mertidsersättning här ska du ange de lönearter som avser ersättning för övertid och mertid Övriga tillägg om du har lönearter för andra tillägg än vad som finns nämnda ovan så ska du ange dem i detta fält. Antal betalda mer- och övertidstimmar här ska du ange lönearter för arbetade över- och mertidstimmar. OBS! Om du angivit lönearter för Övertids- och mertidsersättning måste du här ange lönearter för motsvarande timmar. Lönearter som avser frånvaro hel månad för perioden här ska du ange de lönearter med vilka du registrerar tjänstledighet, sjukfrånvaro, föräldraledighet och semester hel månad. Du får ut en Fellista på de anställda som saknar BSF-kod eller någon annan viktig information eller har någon felaktig information. Skriv ut fellistan på skrivare och åtgärda felen och ta ut rapporten på nytt igen. Du får därefter ett meddelande som talar om att statistikfilen skapas. Om det redan ligger en fil med SCB-statistik så får du en fråga om du vill skriva över den befintliga filen och den frågan ska du svara Skriv över på. Filen skapas nu och den heter KyrkSCB.txt och sparas på den plats som du angivit och som meddelandet anger. 6

Nu skapas rapporten och skrivs ut antingen på din bildskärm eller direkt på skrivaren beroende på vad du har valt. Nedan ser du en förklaring till de kolumner som skrivs ut. Personnummer (kolumn 1) Personnummer 10 tkn. Hämtas från anställdaregistret. Löpnummer/tjänstenummer (kolumn 2) Programmet räknar antalet godkända (enligt ovan) anställningar för varje personnummer och numrerar dem från 1 och uppåt. Detta räknande sker varje gång rapporten tas ut, numret sparas inte i databasen. Arbetstagare (kolumn 3) Arbetstagarens namn tas från anställdaregistret. Skall vara skrivet efternamn före förnamn. Förvaltningsgren och BSF-kod (kolumn 4-5) Förvaltningsgren och BSF-kod hämtas från anställdaregistret. Löneform (kolumn 6) Uppgiften redovisas med koden 10 eller 20 och hämtas från anställdaregistret. 10 Månadsavlönad 20 Timavlönad Befattningskod (kolumn 7) Om du registrerat Befattningskod i anställdaregistret så är det den som skrivs ut. Befattningstext (kolumn 8) Kan anges för att specificera BSF-kod som slutar med 99. Uppgiften utgör endast information för användaren. Befattningstext ska inte redovisas i statistikfilen. Uppgiften skrivs ej heller ut på listan. Sysselsättningsgrad (kolumn 9) Beräknas med hjälp av angivna P-fält, (veckoarbetstid/veckoarbetstid heltid)*100, inga decimaler. Skall inte redovisas för anställd med löneform 20 (timanställd). Arbetade timmar (kolumn 10) Uppgiften avser timavlönad personal. Här anges antal arbetade timmar under oktober månad Antal arbetade timmar redovisas inte för anställd med löneform 10 (månadsavlönad). Antal arbetade timmar för personer med löneform 20 (timavlönad) beräknas med hjälp av lönearter angivna i fältet Timlön. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med rätt utbetalningsdatum med. En förutsättning är att lönearter för timlön har enheten timmar. Månadslön (kolumn 11) Observera att det är månadslön heltid som skall anges. 7

För månadsavlönad hämtas månadslön från angivet P-fält för månadslön heltid. För timanställd beräknas månadslön heltid som (165 * P-fält för timlön). För deltidsanställd anges den lön per månad som skulle gälla vid heltidsanställning. Hämtas från angivet P-fält för månadslön heltid För uppehållsanställd anges lön före reduktion med uppehållsfaktorn. Hämtas från angivet P-fält för månadslön heltid Fast tillägg (kolumn 12) Exempel på fasta tillägg är Avtalsbundna tillägg, Funktionsrelaterade tillägg kopplat till speciell funktion, Tillägg för speciellt uppdrag, Övriga fasta tillägg som utgår varje månad med samma belopp (dock ej fast ob-tillägg) Hämtas från transaktioner i fältet Fasta lönetillägg. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Rörliga lönetillägg redovisas i kolumn 13-16 och gäller de faktiska beloppen inarbetade under oktober månad. Om rörliga tillägg utbetalas för längre tid än en månad ska beloppet delas på de månader under vilket beloppet är intjänat. OB-tillägg (kolumn 13) Tillägg för obekväm arbetstid. Obs! Gäller även fast ob-tillägg. Beloppet hämtas från lönearter som är angivna i fältet OB-tillägg. Programmet söker både datumsatta transaktioner och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Beredskapstillägg (kolumn 14) Tillägg för beredskap. Beloppet hämtas från lönearter som angivits i fältet Beredskapstillägg. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som inte är datumsatta. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Övertidstillägg (kolumn 15) Kompensation för utfört övertids- och mertidsarbete. Här avses fyllnadsersättning även fyllnadslön för deltidsanställda (samt lön för extra arbetsuppgifter för kyrkomusiker och vaktmästare med löneformulär). Beloppet hämtas från lönearter som finns angivna i fältet Övertids- /mertidsersättning. Programmet söker efter både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Övriga tillägg (kolumn 16) Tillägg såsom jour, lägerersättning, resetillägg, bilersättning (den skattepliktiga delen) och färdtidsersättning. Tillägg som ej skall redovisas: sjuklön, semesterdagstillägg/semesterlön, kostnadsersättningar (bl.a. traktamente, ersättning för bostadstelefon m.m.) Beloppet hämtas från lönearter angivna i fältet Övriga tillägg. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar 8

transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Antal betalda fyllnads- och övertidstimmar (kolumn 17) Särredovisa antalet utförda och betalda fyllnads- övertidstimmar under oktober månad. Timmarna skall även ingå i kolumn 18. Ingen uppdelning på enkel eller kvalificerad övertid ska göras. Antalet hämtas från lönearter angivna i fältet Antal betalda mer-o övertidstimmar. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Obs! Timmar som enbart tagits ut i form av kompensationsledighet ska inte ingå. Totalt arbetad tid (kolumn 18) För timanställda är detta samma värde som i arbetad tid ovan. Redovisa antalet faktiskt utförda arbetstimmar på ordinarie arbetstid (inkl. obekväm tid, över- och fyllnadstid/mertid) under oktober. Beredskaps- och jourtid, semester, sjukfrånvaro, lediga dagar på grund av omfördelning av arbetstiden ska inte ingå Om antalet arbetade timmar saknas i lönesystemet kan beräkning ske enligt följande: Veckoarbetstid * antal veckor under perioden + (fyllnads- och övertidstimmar) - frånvarotid Faktiskt arbetad tid, frånvaro och övertid läses i allmänhet från transaktioner och då letar programmet först upp transaktioner som har transaktionsdatum som överensstämmer med vald period. Därefter letar det upp transaktioner som saknar transaktionsdatum, men har utbetalningsdatum som faller inom den valda perioden. För övertid och frånvaro kontrolleras enheten på lönearten och inmatat antal räknas om till timmar enligt: Enhet Timme Enhet Dag Enhet Kalenderdag Enhet Månad antalet rakt av veckoarbetstid/5 veckoarbetstid/7 165 timmar * sysselsättningsgrad Tre varianter av beräkning kan förekomma, beroende på förutsättningar: 1. Om arbetsschema finns och kryssrutan är markerad i Arbetad tid hämtas från kalendarium om schema finns på personen hämtas schemalagda timmar från kalendariet. Summa timmar minskas med transaktioner för frånvaro. Frånvarotimmar hämtas från lönearter i fältet Lönearter för frånvaro som ska minska schemalagd tid. Programmet läser transaktionens datum och hänsyn tas till omfattning. Summa arbetade 9

timmar ökas med transaktioner för övertid utifrån de lönearter som finns angivna i fältet Antal betalda mer- o övertidstimmar. 2. Om arbetsschema saknas och/eller kryss saknas i kryssrutan hämtas faktiskt arbetad tid från lönearter i fältet Lönearter för faktiskt arbetad tid. Den skall inte minskas eller ökas, den är faktisk. Däremot kontrolleras enheterna på lönearterna enligt ovan. 3. Arbetsschema saknas eller skall inte användas och det finns ingen faktiskt arbetad tid löneberedd. Då beräknar vi enligt schablon: veckoarbetstid (från P-fält) * antal veckor under perioden (antal dagar i vald period / 7). Drar bort frånvaro och lägger till övertid enligt punkt 1. Uppehållslönefaktor (kolumn 19) Hämtas från anställdaregistret och det P-fält som angetts i rapportbeställningen. Uppehållsfaktor ska redovisas utan decimaler ex. 0.88 = 88 (Kyrkans AB 01 19). Frånvaro (kolumn 20) Anställd med månadslön som varit sjukledig, föräldraledig, tjänstledig eller haft semester hela november månad skall rapporteras som tjänstledig, med en etta i fältet. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med rätt utbetalningsdatum med. Betald mertid och övertid (kolumn 21) Lönearter i fältet Antal arbetade mer- o övertidstimmar används för att hämta transaktioner som avser mer- och övertidsarbete. Programmet tittar efter transaktioner med transaktionsdatum och transaktioner utan transaktionsdatum men med utbetalningsdatum som stämmer in med vald rapportperiod. Kontroll sker mot angivna lönearters enhet så som beskrivs under Totalt arbetad tid. Stenungsund den 10 november 2011 Produktavdelningen 10

Bilaga 1. Förvaltningskoder för kyrkan 0 Gemensam administration 3 Fastighetsförvaltning: Kyrko- och församlingslokaler 4 Fastighetsförvaltning: Övriga fastigheter 5 Begravnings- och serviceverksamhet 50 Kyrkogårdsadministration 51 Begravningsverksamhet enligt begravningslagen 56 Krematorium 59 Serviceverksamhet 6 Församlingsverksamhet 60 Gemensam församlingsadministration (inklusive kyrkobokföring) 61 Gudstjänster och förrättningar (prästuppgifter) 62 Verksamhet på sjukhus och institutioner 63 Kyrkomusiker (kyrkokörer, konserter, musikaliska aktiviteter) 64 Konfirmandundervisning 65 Barnverksamhet (söndagsskola, miniorer m.m.) 66 Ungdomsverksamhet (juniorer, lägerverksamhet m.m.) 67 Vuxenverksamhet 68 Diakoni 69 Övrig församlingsverksamhet 7 Stift 71 Egendomsnämden 11

Bilaga 2. Befattningssystem för kyrkan, BSF Församlings- och främjandeuppgifter Pedagogiska uppgifter m.m. 1101 Församlingspedagog 1102 Förskollärare 1103 Förskollärare/förest. 1104 Assistent i församlingsarbete/tjänstebiträde 1105 Fritids/ungdomsledare 1106 Barntimmeledare 1107 Konsulent på stifts-/ nationell nivå 1108 Familjerådgivare/terapeut 1199 Annan arbetstagare med pedagogiska, kurativa el. terapeutiska uppgifter Diakoniuppgifter 1201 Församlingsdiakon 1202 Församlingsdiakon/arbetsledare 1203 Sjukhusdiakon 1204 Stiftsdiakon 1299 Diakon med annan specialuppgift Prästuppgifter 1301 Kyrkoherde 1302 Komminister 1303 Komminister/arbetsledare 1304 Sjukhuspräst 1305 Biskop 1306 Domprost 1307 Stiftsadjunkt 1308 Stiftsadjunkt/arbetsledare 1309 Kontraktsadjunkt 1310 Pastorsadjunkt 1399 Präst med annan specialuppgift Kyrkomusikaliska 1401 Kantor 1402 Organist 1403 Domkyrkoorganist 1499 Annan arbetstagare med kyrkomusikaliska uppgifter i församlingen Uppgifter inom mark- och fastighetsförvaltning Specialistuppgifter 2101 Trädgårdsingenjör 2102 Fastighetsförvaltare/-tekniker 2199 Annan arbetstagare med specialistuppgifter Arbetsledande uppgifter 2201 Kyrkogårdsföreståndare 2202 Arbetsledare 2203 Krematoriemästare/föreståndare 12

2204 Skogvaktare 2299 Annan arbetstagare med arbetsledande uppgifter Servicetekniska uppgifter 2301 Kyrkvaktmästare 2302 Kyrkogårdsarbetare 2303 Församlingshemsvärd/husmor 2304 Städare 2305 Krematorievaktmästare 2306 Skogsarbetare 2307 Fastighetsskötare 2308 Maskinreparatör 2309 Hantverkare 2310 Ekonomibiträde 2399 Annan arbetstagare med servicetekniska uppgifter Chefsuppgifter 2401 Chef inom kyrkogårdsförvaltningen 2402 Chef inom fastighetsförvaltningen 2499 Annan arbetstagare med chefsuppgifter inom huvudområdet Administrativa uppgifter Specialist/handläggaruppgifter 3101 Kamrer/ekonom 3102 Utredare 3103 Annan utredare/specialist inom förvaltningsområdet 3104 HR-specialist 3105 Stiftsjägmästare 3106 Stiftsjurist 3107 Informatör 3108 IT-tekniker 3109 IT-samordnare 3199 Annan arbetstagare med specialist-/handläggaruppgifter Assisterande uppgifter 3201 Assistent 3202 Löneassistent 3203 Ekonomiassistent 3204 Förvaltningsassistent 3205 Informationsassistent 3206 Kontorsvaktmästare 3207 Kyrkobokföringsassistent 3299 Annan arbetstagare med assisterande uppgifter Chefsuppgifter 3301 Kanslichef/verksamhetschef 3302 Kyrkokamrer 3303 Avdelnings-/enhetschef 3399 Annan chef inom inom förvaltningsområdet 13

Befattningskoder Dessa koder ska anges för att precisera befattningen då BSF-koden slutar på 99. Kodningen enligt befattningstyp 99 ska användas mycket restriktivt. Befattningstext Bef-kod Befattningstext Bef-kod Administratör 2531 Kock / kokerska 8135 Antikvarie 2320 Konsulent 7250 Arkivarie 2321 Kulturhandläggare 2274 Arkivassistent 2352 Kurator 3303 Assistent i sjukhuskyrkan 8938 Lärare 2995 Bibliotekarie 2230 Pedagog 2112 Biblioteksassistent 2282 Personaladministratör 9152 Chaufför 7651 Projektanställd 0429 Dataansvarig 0947 Projektledare 0715 Diakon med annan 9900 Präst med annan 9900 specialuppgift specialuppgift Flyktingsamordnare 3252 Psykolog 1300 Föreståndare 8040 Receptionist 9564 Förman 6600 Redaktör 9189 Församlingsmedhjälpare 8935 Sekreterare 0090 Församlingsmusiker 8916 Serveringsbiträde 8149 Grävmaskinförare 7646 Sjuksköterska 1137 Guide 2495 Skolkonsulent 2055 Handläggare 9247 Tekniker 6300 Informatör 2496 Utbildningsassistent 2065 Ingenjör 5622 Vakt 9929 Inköpare 9205 Vaktmästare 9840 Jordbruksförvaltare 7151 Verkstadsmekaniker 7957 Klockare 8908 14