Granskning av ekonomiskt bistånd

A U D I T Granskning av ekonomiskt bistånd Gunnar Uhlin

Innehåll 0 Sammanfattning 3 1 Inledning 5 1.1 Bakgrund 5 Syfte 5 Metod 6 2 Styrning av ekonomiskt bistånd 7 2.1 Övergripande styrförutsättningar 7 2.2 Uppdrag 8 2.3 Ansvarig nämnd 10 2.4 Förvaltningen 12 2.5 Uppföljning 13 3 Analys av ekonomiskt bistånd 15 3.1 Utgångspunkt 15 3.2 Kommentar 22 4 Organisation och arbetssätt 23 4.2 Kommentar 25 1 Vad förklarar det ekonomiska utfallet för försörjningsstöd? 1 1.1 Tre komponenter förklarar kostnaden 1 1.2 Vad förklarar behovet av försörjningsstöd? 2 2

0 Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i genomfört en granskning av ekonomiskt bistånd. Det övergripande syftet med granskningen har varit att pröva om ansvaret för ekonomiskt bistånd har skötts på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Granskningen har huvudsakligen fokuserat på frågan om styrning och uppföljning av verksamheten har genomförts på ett tillfredsställande sätt. En övergripande iakttagelse är att, förutsättningarna har förbättrats att kunna genomföra verksamheten med ekonomiskt bistånd på ett ändamålsenligt sätt. Samtidigt framkommer det i granskningen att det finns behov av att utveckla förutsättningarna ytterligare. Utifrån den analys som gjorts av kostnaderna för ekonomiskt bistånd visar det sig att har relativt höga kostnader. I förhållande till, de i granskningen jämförda kommunerna, ligger kostnaderna per invånare påtagligt högre i Åtvidabergs kommun. Det saknas ett ändamålsenligt underlag för att närmare analysera förklaringen till kostnadsskillnaderna. Sannolikt förklaras dock inte de högre kostnaderna, i första hand, av en större andel arbetslösa i Åtvidaberg. Skillnaderna mellan jämförelsekommunerna och är i detta avseende för liten. Andra strukturella faktorer tillsammans med organisationens arbetssätt har troligen större betydelse. Under det senaste året har dock åtgärder vidtagits inom verksamheten som med all sannolikhet har påverkat kostnadsutvecklingen i rätt riktning. Exempel på sådana åtgärder utgörs av inrättandet av en mottagningsfunktion, inriktning mot enhetligare och striktare bedömningar, utbildning i handläggning och dokumentation, m.m.. Det är också betydelsefullt att verksamheten sedan hösten 2005 har en chef på plats. Försörjningsstödsenheten hade dessförinnan, under ca 2 år, ingen direkt chef. En annan faktor som påverkat verksamheten är också de förändringar som skett inom den politiska organisationen. Det har under en period inte funnits ett stabilt politiskt ledarskap för verksamheten. Den sammanfattande slutsatsen i denna granskning är att den samlade styrningen av ekonomiskt bistånd inte har genomförts på ett tillfredsställande sätt. Denna slutsats grundar sig främst på följande iakttagelser: Det saknas en aktuell och relevant målbild för ekonomiskt bistånd. Styrkedjan från fullmäktige till verksamheten är inte sammanbunden (d.v.s. den är inte integrerad över ansvarsnivåerna). Övergripande mål bryts inte ned successivt i ansvarskedjan. Det finns inte mål på operativ nivå till vilka ändamålsenliga arbetssätt har knutits Det saknas en verksamhetsanpassad strategi för genomförandet av ekonomiskt bistånd och en för verksamheten relevant styrmodell. Planerings- och styrprocessen på nämnds- och förvaltningsnivå mynnar inte ut i en årlig verksamhetsplan. Uppföljningen ger en alltför begränsad information om verksamhetens utfall. Viktig kunskap saknas därmed för att bedöma hur behoven utvecklas, vad som görs för att tillgodose dem och vilket resultat som uppnås. Konsekvens av de brister som finns beträffande styrningen av ekonomiskt bistånd är att den inte ger tillräckliga drivkrafter till utvecklingen av och genomförande av en effektiv verksamhet. Den faktiska styrningen blir härigenom inte i alla avseenden ändamålsenlig 3

med en tydlig koppling till uppdraget. Syftet med en styrmodell är att definiera de för verksamheten väsentliga aktiviteter som krävs för att uppfylla målen samt att säkerställa att de genomförs på rätt sätt. Utifrån vad som framkommit i granskningen är det angeläget att ansvarig nämnd (KS) vidtar de åtgärder som krävs för att säkerställa en ändamålsenlig styrning av ekonomiskt bistånd. Förslag En långsiktigt hållbar utveckling av en effektiv verksamhet förutsätter att verksamheten har en tydlig utgångspunkt i sitt syfte och sina mål samt i de aktuella behoven. Behovsgrupper måste tydliggöras och prioriteras och ändamålsenliga förhållningssätt, metoder och insatser utvecklas och erbjudas. Utvecklingsarbetet måste ha en tydlig koppling till verksamhetens syfte och uppdrag samt vara inriktad på att förbättra förmågan till en ändamålsenlig och effektiv verksamhet. Slutligen måste också uppföljningen ge ett underlag för analys och utveckling av verksamheten samt för bedömning av måluppfyllelsen. Följande förbättringsområden har identifierats i den genomförda granskningen: Utforma relevanta inriktningsmål för verksamheten som har en tydlig koppling till verksamhetens uppdrag (enligt SoL) Tydliggör en strategi för hur verksamheten med ekonomiskt bistånd ska utveckla sitt arbete på ett framgångsrikt sätt Definiera en för verksamheten anpassad styrmodell Utforma och fastställ en verksamhetsplan. Verksamhetsplanen bör förtydliga fullmäktiges övergripande mål i delmål och styrtal. Verksamhetsplanen bör kunna fungera som förvaltningens åtaganden Utveckla och inför ett ledningssystem för kvalitet som integreras i den operativa styrmodellen Kartlägg handläggningsprocessen och definiera tillämpningsanvisningar Förbättra uppföljningen av verksamheten Inför återkommande genomgångar av samtliga ärenden Utveckla användningen av individuella planer (arbetsplaner) 4

1 Inledning 1.1 Bakgrund Ekonomiskt bistånd består av två delar: Försörjningsstöd Ekonomiskt bistånd till livsföring i övrigt Behovet av försörjningsstöd har till stor del samband med hur olika strukturella faktorer utvecklas i samhället. Det finns t.ex. ett uppenbart samband mellan arbetsmarknadens utveckling (konjunkturens utveckling) och behovet av försörjningsstöd. På samma sätt påverkas t ex behovet av hur olika transfereringssystem utvecklas och tillämpas. Socialtjänstens uppdrag är krävande eftersom de inte enbart handlar om att tillgodose det direkta behovet av försörjning. Den stora utmaningen ligger i att medverka till att enskildas och gruppers resurser frigörs och att hinder för egen försörjning övervinns. Detta kräver i sin tur, en kunskap om behovens orsaker, en förmåga att identifiera signifikanta behovsgrupper och att för dem utveckla, utforma eller initiera ändamålsenliga insatser. Individ- och familjeomsorgens verksamhet i har kännetecknats av svårigheter att hålla budget. Framförallt har kostnaderna för försörjningsstöd och för placeringar medfört förhållandevis stora budgetöverskridanden. Övergripande kan det dessutom konstateras att socialnämnden sammantaget under en längre tid inte klarat sin ekonomi på ett tillfredsställande sätt och att fullmäktige därför beslutat om att avveckla nämnden och att överlämna ansvaret för nämndens verksamhet till kommunstyrelsen. I ett revisionellt perspektiv är det därför sannolikt så att nämnden brustit i sin förmåga att upprätthålla en tillfredsställande styrning och kontroll av verksamheten. Syfte Det övergripande syftet med granskningen har varit att pröva om ansvaret för ekonomiskt bistånd har skötts på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Granskningen har huvudsakligen fokuserat på frågan om styrning och uppföljning av verksamheten har genomförts på ett tillfredsställande sätt. Följande frågeställningar har då bl.a. berörts: Hur har behoven utvecklats över tid? Finns det strukturella faktorer som kan förklara ett ökat behov? Hur styrs arbetet med ekonomiskt bistånd? - Vilka mål finns? - Strategi Hur fungerar sambandet mellan mål, behov, arbetssätt och uppföljning? Har behovsgrupper identifierats och anpassade arbetssätt i förhållande till dessa? Hur är verksamheten organiserad? Är organisationen ändamålsenlig? Är metod- och kompetensutvecklingen ändamålsenlig? 5

Hur hanteras avvikelser vid budgetuppföljningen? Vilka analyser görs och hur säkerställs att åtgärder vidtas? Hur fungerar samverkan med försäkringskassa, arbetsförmedling, m.fl. Metod Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier och intervjuer. De dokument som har studerats är bl.a. budget, verksamhetsberättelser samt ekonomisk uppföljning. Dessutom har befintlig statistik analyserats. Övriga dokument som har ingått är riktlinjer, delegationsordning m.m. Intervjuer har genomförts med: Förvaltningschef Chef för individ och familjeomsorg Handläggare Representant från kommunstyrelse och sociala utskottet 6

2 Styrning av ekonomiskt bistånd 2.1 Övergripande styrförutsättningar Rätten till ekonomiskt bistånd regleras i socialtjänstlagen (SoL). Ekonomiskt bistånd berörs specifikt i 4 kap. 1-5 och i 9 kap 1-4. Den grundläggande förutsättningen framgår av 4 kap. 1 : Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd av socialnämnden för sin försörjning (försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt Ekonomiskt bistånd består av två grundläggande komponenter: Försörjningsstöd Ekonomiskt bistånd till livsföring i övrigt En grundläggande princip i socialtjänsten som har sin utgångspunkt ifrån socialtjänstlagens s k portalparagraf (1 kap. 1 ) är den enskildes ansvar för sitt liv. Förhållningssättet från socialtjänsten bör därför vara att i första hand förstärka och komplettera människors egna resurser. Istället för att ta över hela ansvaret ska socialtjänstens insatser gå ut på att frigöra och utveckla människornas egna resurser. Biståndet får därför inte utformas så att det blir passiviserande och i sig leder till ett biståndsberoende. Samtidigt måste det hela tiden finnas en avvägning mot att krav inte får drivas hur långt som helst. Ytterligare en förutsättning enligt socialtjänstlagen är att den enskilde skall vara med på de insatser som erbjuds. Den enskildes eget ansvar, då ekonomiskt bistånd söks, betonades starkt i regeringens proposition 1996/97. Där framgår bl.a. att den enskilde inte kan anses ha rätt till ekonomiskt bistånd enlig SoL om han inte efter förmåga försöker bidra till sin egen försörjning. I skyldigheten att söka arbete inbegrips i princip också deltagande i den verksamhet som anordnas för arbetslösa t.ex. arbetsmarknadsutbildning, beredskapsarbete, arbetsrehabiliterande åtgärder m.m. 2.1.1 Riksnorm Försörjningsstöd definieras i 4 kap. 3 SoL och består av två delar riksnorm och övrigt försörjningsstöd. Riksnormen för försörjningsstöd fastslås för varje år av regeringen genom ändringar i Socialtjänstförordningen. Riksnormen grundar sig på Konsumentverkets senaste pris- och konsumtionsundersökningar och delas upp på olika hushållsgrupper och åldersintervaller. 2.1.2 Ledningssystem för kvalitet i verksamhet Socialstyrelsen kom i början av september 2006 ut med föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:11), Ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS. Innan fanns det allmänna råd (SOSFS 2000:15) om kvalitetsarbete inom individ- och familjeomsorg samt äldre- och handikappomsorg (SOSFS 2000:15). I den nyutkomna författningen har dessa tidigare allmänna råd slagits samman och byggts ut med föreskrifter. Där det har varit möjligt har föreskriften anpassats till motsvarande för 7

hälso- och sjukvård. Författningen har lagt ett tydligt fokus på nämndens ansvar att styra socialtjänstens kvalitetsarbete. Enligt föreskriften skall ledningssystemet bl a säkerställa att uppföljningsbara mål utifrån SoL fastställs, att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet fastställs, att enskilda och grupper ges delaktighet i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten, att kvalitetsarbetet dokumenteras och följs upp. Vidare sägs att nämnden bör verka för att ledningssystemet integreras med befintliga system för budget- och verksamhetsplanering. Författningen räknar upp 9 områden som omfattas av ledningssystemet. Däribland ingår handläggning och dokumentation m.m. av ärenden som rör enskilda. Ledningssystemet skall inom detta område säkerställa att det finns rutiner för: 1. handläggning och dokumentation av ett ärende, 2. dokumentation av genomförandet av en beslutad insats, 3. hur uppgifter skall lämnas mellan den som fattar beslut om en insats och den som ansvarar för det praktiska genomförandet av en insats, i förekommande fall efter prövning enligt bestämmelserna i sekretesslagen (1980:100) och bestämmelserna om tystnadsplikt i SoL eller LSS, och 4. uppföljning och utvärdering av en beslutad insats. Enligt de allmänna råden bör ovanstående punkt 1 omfatta; hur olika typer av utredningar skall genomföras, hur målen för en planerad eller beslutad insats skall formuleras, hur beslut skall formuleras, och hur ett överklagande skall hanteras. Ytterligare exempel på områden som omfattas utgörs av synpunkter och klagomål på verksamheten och uppföljning och utvärdering av verksamheten. 2.1.3 Kommentar Den nya författningen om ledningssystem kan tolkas som en skärpning av tidigare allmänna råd om kvalitetssystem i och med att den numera även innehåller föreskrifter. Ett tydligt krav ställs på nämnden (KS) att inrätta ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Detta ledningssystem bör i sin tur integreras i den tillämpade styrmodellen. En viktig del i ledningssystemet är att uppföljningsbara mål formuleras och fastställs och att kvalitetsarbetet dokumenteras och kontinuerligt följs upp. Med utgångspunkt ifrån denna granskning framkommer att det sannolikt måste göra en del utvecklingsarbete för att dels utveckla en verksamhetsanpassad styrmodell och dels för att integrera ledningssystemet i styrmodellen. 2.2 Uppdrag 2.2.1 Budget 2006 för I kommunens budget för 2006 framgår för socialnämnden och ledningen av verksamheten; verksamhetsidé, inriktnings-, resultat- och kvalitetsmål. Målen riktar sig till verksamheten i sin helhet. Av resultatmålen framgår bl.a. att system för att utveckla kvaliteten ska tillskapas inom samtliga verksamhetsområden. Ett specifikt mål utgörs av att 95 % av de sökande ska uppleva att de är tillfredsställda med handläggningstid, information och bemötande i samband med handläggning och bedömning av ansökan om insatser. Vidare sägs att endast 5 % av överklagade ärenden ska ändras i läns- 8

rätt/kammarrätt. Av kvalitetsmålen framgår bl.a. att förvaltningen genom att utveckla kvalitetssystem skall säkerställa att omsorgstagaren får uppleva att han har fått den kvalitet han förväntade sig. På motsvarande sätt finns sedan verksamhetsidé, inriktnings- och resultatmål formulerade för nämndens olika verksamhetsområden. För individ- och familjeomsorgen utgörs inriktningsmålen av socialtjänstlagens övergripande ambition. Två resultatmål redovisas varav det ena även riktar sig till ansvaret för ekonomiskt bistånd. Det målet avser rättsäkerhet enligt ovanstående mål om endast 5 % av överklagade ärenden ska ändras i länsrätt/kammarrätt. 2.2.2 Individ- och familjeomsorgsplan Fullmäktige fastställde 2002 en plan för individ- och familjeomsorg. I denna finns bl.a. redovisat individ- och familjeomsorgens inriktningsmål. Inriktningsmålen överensstämmer med de som framgår av nämndens budget för 2006. Av planen framgår bl.a. beträffande ekonomiskt bistånd: IFO skall genom samarbete med arbetsförmedlingen, försäkringskassan och andra myndigheter verka för att människor ges möjlighet till egen försörjning Den enskildes försörjning skall i första hand ske genom arbete eller annan meningsfull sysselsättning. Insatserna skall inriktas på att stärka människor som har en svag ställning på arbetsmarknaden Socialbidrag skall ge människor grundläggande stöd till livsuppehället och utformas så att det stärker den enskildes ansvar för sin situation. Dessutom redovisas mål för ett kvalitativt arbetssätt. Bland dessa mål kan nämnas att handläggningstiden skall vara en vecka från det att en komplett ansökan inkommit. Vidare framgår att handläggningen skall vara likvärdig. Därutöver framkommer mål i form av aktiviteter som skall genomföras för specifika behovsgrupper. Tanken är att individ- och familjeomsorgsplanen skall revideras under 2007. 2.2.3 Kommentar Det är en begränsad målbild, som framgår av fullmäktiges budget, beträffande ansvaret för ekonomiskt bistånd. Det mål som redovisas i budgeten rör i första hand rättsäkerhet. I IFO-planen redovisas mål beträffande samverkan, att den enskildes försörjning i första hand skall ske genom arbete eller annan verksamhet samt att försörjningsstödet skall utformas så att det stärker den enskildes ansvar för sin situation. Ytterligare mål finns beträffande kvalitativt arbetssätt. Den övergripande målbilden från fullmäktige bör vara både tydlig och relevant samt ett uttryck för de prioriteringar som fullmäktige gör. I kommunen finns också en IFO-plan som är tänkt att revideras. Om kommunen väljer att ha en särskild plan för IFO är det viktigt att kommunens budget integrerar de styrsignaler som framgår av IFO-planen så att målbilden blir kongruent. Möjligen kan fullmäktige i budgeten välja att prioritera vissa delar av planens mål över åren. En sypunkt är att det är väsentligt att målen formuleras i någon form av genomtänkt struktur. 9

Det mest väsentliga är dock vad som händer i nästa led, d.v.s. hur nämnd och förvaltning svarar på de övergripande styrsignaler som följer av budget och plan. 2.3 Ansvarig nämnd 2.3.1 Bakgrund Fram till och med den 10 maj 2006 var socialnämnden ansvarig nämnd för ekonomiskt bistånd. Fr.o.m. den 11 maj 2006, enligt ett beslut av kommunfullmäktige, övertogs ansvaret av kommunstyrelsen. Inom kommunstyrelsen inrättades samtidigt ett socialt utskott. Bakgrunden till beslutet var ett förväntat budgetöverskridande och kommunstyrelsens anhållan med anledning därav till kommunfullmäktige att få ta över socialnämndens ekonomiska ansvar. Detta ledde senare fram till ett förslag om en förändring i nämndorganisationen. Därefter, 2006-11-22, har kommunfullmäktige beslutat om en ny politisk organisation för kommunen fr.o.m. 2007. Beslutet innebär i kortfattat att den politiska organisation fr o m 1 januari 2007 består av kommunstyrelse, bygg-, miljö- och räddningsnämnd samt valnämnd. Till kommunstyrelsen knyts fem utskott där vård- och omsorgsutskottet ersätter det sociala utskottet. 2.3.2 Nämndplan Förutom kommunens budget och IFO-planen från 2002 har det inte funnits någon nämndplan eller verksamhetsplan för individ- och familjeomsorg som förtydligat vad som skall uppnås och hur det skall åstadkommas. Det saknas ett åtagande både på nämnds- och verksamhetsnivå. Årliga verksamhetsberättelser har dock redovisats för IFO-verksamheten. Det sociala utskottets roll har i första hand varit att på kommunstyrelsens uppdrag ansvara för myndighetsutövningen. Den ekonomiska uppföljningen har fortlöpande redovisats till kommunstyrelsen. Ytterst har dock kommunstyrelsen det politiska ansvaret för att det finns tillfredsställande förutsättningar för styrning och uppföljning av verksamheten. 2.3.3 Riktlinjer För handläggning av ekonomiskt bistånd finns av socialnämnden fastlagda riktlinjer (2004-10-22). Kommunens riktlinjer behandlar försörjningsstöd, ekonomiskt bistånd för livsföring i övrigt och egna medel. Av riktlinjerna framgår socialtjänstlagens övergripande mål med ekonomiskt bistånd. Vidare beskrivs omfattningen av försörjningsstöd och bistånd till livsföringen i övrigt. Riktlinjerna tar också upp hur inkomster, utgifter och kapital skall hanteras inom ramen för den utredning som görs. Det framgår också vilka förutsättningar som gäller för särskilda grupper. 10

Särskilda anvisningar ges beträffande hanteringen av riksnorm, försörjningsstöd utöver riksnorm och bistånd till livsföringen i övrigt. 2.3.4 Delegationsordning För området vård och omsorg finns en delegationsordning fastställd av kommunstyrelsen (2006-11-29). Av delegationsordningen framgår att socialsekreterare och handläggare får fatta beslut om försörjningsstöd enligt fastställd norm. För ekonomiskt bistånd i övrigt finns en beloppsrelaterad delegationsstege som utgår från enhetschef. När det gäller ekonomiskt bistånd till begravningskostnader och utgifter i omedelbar anslutning till dödsfall har handläggare och socialsekreterare delegation att besluta. 2.3.5 Kommentar För att styrningen inom kommunen av ekonomiskt bistånd ska ha förutsättningar att kunna bli effektiv krävs att verksamheten (förvaltningen) svarar på de övergripande styrsignalerna genom att formulera förtydligande verksamhetsmål. Fn upprättas dock ingen verksamhetsplan på nämnds-/förvaltningsnivå. Detta är en uppenbar svaghet i styrkedjan. Syftet med den tillämpade styrningen är att övergripande prioriteringar som framgår av fullmäktiges styrsignaler skall omvandlas till ändamålsenliga aktiviteter som genomförs i verksamheten. En väl fungerande styrning av verksamheten förutsätter att: 1. Varje nämnd/styrelse har ett tydligt övergripande uppdrag från fullmäktige. Vad de ska ansvara för bör framgå av reglementen och vad som ska uppnås bör framgå av mål. 2. Nämndens/styrelsens uppgift är att tolka och förtydliga det övergripande uppdraget omvandla det i konkreta mål, anpassa resurserna samt följa upp och redovisa resultat. Denna omvandling underlättas av en för kommunen gemensam styrmodell. 3. Nämnden/styrelsen måste utveckla och bygga upp verksamhetsspecifika system och verktyg för styrning, ledning, uppföljning och kontroll. En gemensam modell för styrning och kontroll (intern kontroll) kan underlätta detta arbete. 4. Nämnden/styrelsen kan säkerställa att dessa system och verktyg tillämpas. 5. Nämnden/styrelsen måste kunna redovisa hur uppdraget har genomförts och vilka resultat som uppnåtts i förhållande till mål och uppdrag samt hur nämnden/styrelsen går till väga för att upprätthålla en tillfredsställande kontroll. Den faktiska tillämpningen av styrsystemet, i detta sammanhang, innebär att det brister i relevans och ändamålsenlighet, p.g.a. att den tillämpade styrmodellen saknar väsentliga komponenter som skall kunna säkerställa en ändamålsenlig styrning. 11

2.4 Förvaltningen 2.4.1 Förvaltningens styrmodell För att kunna styra och leda på ett effektivt sätt är det en fördel om det finns en intern styrmodell. En modell som bidrar till att precisera målen, tydliggöra de viktigaste arbetssätten för att nå målen och definiera hur uppföljningen ska genomföras. Det främsta syftet med en styrmodell är att förtydliga det övergripande uppdraget som följer av fullmäktiges mål samt nationella författningar och omvandla dessa till genomförbar- och uppföljningsbar verksamhet. I granskningen framkommer ingen tydligt definierad och dokumenterad styrmodell. Nämnden och förvaltningen har f.n. inte utformat ett ledningssystem för kvalitet i verksamheten. 2.4.2 Handläggningsprocess En grundläggande förutsättning för att kunna kvalitetssäkra handläggningen av ärenden är att en ändamålsenlig process med underliggande rutiner har definierats och dokumenterats. Det framkommer i granskningen att någon regelrätt kartläggning av handläggningsprocessen inte har gjorts tillsammans med framtagande av tillämpningsanvisningar. Däremot framkommer i riktlinjerna vissa delar av rutinbeskrivningar t.ex. beträffande ekonomisk utredning. Vidare finns rutinstöd i form av checklista vid mottagning av ansökan, lathund för upprättande av utredning m m. 2.4.3 Kommentar Det har tidigare påpekats att der finns brister i styrningen framförallt beroende på att styrkedjan som tar vid efter fullmäktige blir otydlig. Detta förklaras av att det inte på nämnds- och förvaltningsnivå finns en styr- och planeringsprocess som fångar upp och tydliggör fullmäktiges styrsignaler. För att sköta verksamheten på ett ändamålsenligt sätt är det ett grundkrav att det finns en tillämpad styrning som innehåller förtydligade mål, åtagande och uppföljning. Av avgörande betydelse för att kunna prioritera och fastställa relevanta delmål för verksamheten är en god kännedom om hur behoven ser ut, totalt sett, och för prioriterade behovsgrupper. God styrning av verksamheten förutsätter med andra ord tillgång till en relevant styrmodell som tydliggör mål, åtaganden, arbetssätt och uppföljning. För att säkerställa att handläggningen kontinuerligt ska kunna genomföras på ett rättssäkert och i övrigt ändamålsenligt sätt är det viktigt att handläggningsprocessen definieras tillsammans med att tillämpningsanvisningar utformas. Detta är också en förutsättning för att kunna leva upp till de krav som föreskriften om ledningssystem för kvalitet i verksamhet ställer. Nedan redovisas en förenklad processbeskrivning av handläggningsprocessen: 12

Handläggningsprocessen - SoL Särskild pärm/ Personakt Ansökan/annat sätt Nej Ej inleda utredning Kommunicera Underrätta Besvärshänvisning Förhandsbedöma Ja Avslag Nej Ta emot ansökan/ anmälan Från den enskilde? Ja Inleda utredning Utreda Bedöma Fatta beslut Bifall Expediering, underrättelse Verkställande av beslutet Ev formulera mål och plan 2.5 Uppföljning 2.5.1 Månatlig uppföljning av ekonomiskt utfall Månadsvis följs det ekonomiska utfallet upp för ekonomiskt bistånd. Månadens utfall jämförs med en periodiserad månadsbudget samt med föregående års utfall per respektive månad. Uppföljningen görs dels i förhållande till utfall/budget i kr och dels i förhållande till utfall/budget i procent. Av budgetuppföljningen 2006 t o m november framgår att utfall ligger något under budgeten för 2006 och utfallet 2005. Budgeten 2006 anpassades efter utfallet 2005. Det tycks som att de två senaste årens ökning av kostnaderna för ekonomiskt bistånd har brutits. 2.5.2 Verksamhetsberättelsen I verksamhetsberättelsen för 2005 avseende ekonomiskt bistånd redovisas under rubriken måluppfyllelse att samarbetet med försäkringskassan under året har försvårats p.g.a. myndigheternas mer restriktiva tillämpning av sina respektive regelverk. För övrigt redovisas det ekonomiska utfallet för ekonomiskt bistånd. Utfallet översteg budget med 1 921 tkr eller med 38 % och var ca 1 200 tkr högre än utfallet året innan. Den förklaring som ges är den höga arbetslösheten i Åtvidaberg och dels Försäkringskassans och Arbetsförmedlingens striktare bedömning. Genom att dessa myndigheter gör en mer restriktiv bedömning minskar inkomstmöjligheterna för dem som har behov av utfyllnad i form av försörjningsstöd. Detta skulle motivera att färre hushåll i genomsnitt behöver ett större bidrag. Det kan dock nämnas att motsvarande förhållande inte har kunnat noteras i jämförelsekommunerna där medelbidraget per hushåll istället minskade 2005 i förhållande till 2004. Ingen redovisning ges beträffande i vilken grad rättsäkerhetsmålet har uppnåtts. 13

2.5.3 Årsredovisningen I den senaste årsredovisningen, år 2005, framgår att bedömningen görs att merparten av aktuella mål har uppnått en godtagbar nivå. Någon närmare redovisning av underlag till bedömningen framgår inte. För verksamhetsområdet ekonomiskt bistånd redovisas antalet hushåll som erhållit försörjningsstöd. Utfallet var 237 (263 året innan). Förklaringen till att kostnaden ändå hade ökat var att under 2005 hade både Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen blivit mer restriktiva i sina bedömningar. Någon närmare analys av hur det ökade medelbidraget per hushåll påverkats av medelbidragstiden och av medelbidraget per månad redovisas inte. (se bilaga 1) 2.5.4 Kommentar Krav som bör ställas på uppföljningen av verksamheten är att den ska kunna ge information om t.ex. Ekonomiskt utfall Innehållet i verksamheten: - Av vilka orsaker bistånd har sökts - Till vilka ändamål bistånd har givits - Hushållstyper Måluppfyllelse Det kan konstateras att den uppföljning av ekonomiskt utfall som görs månadsvis i förhållande till budget är tillfredsställande. Därutöver finns det via en regelbunden uppföljning begränsade möjligheter att få information om den verksamhet som genomförts. Den utfallsanalys som redovisats i bokslut och verksamhetsberättelse 2005 stödjer denna slutsats. Analyserna som presenteras baseras inte på fakta. Det verksamhetssystem (IT-stöd) som används, Sofia IFO, uppfattas inte som helt ändamålsenligt. Det finns dock möjlighet att från systemet ta ut mer differentierad verksamhetsstatistik. För att kunna följa upp och analysera verksamheten krävs tillgång till detaljerade uppgifter om verksamhetens utfall. Utifrån en analytisk utgångspunkt kan utfallet för ekonomiskt bistånd brytas ned i tre komponenter som tillsammans förklarar kostnadsutfallet. Dessa komponenter är: Det totala antalet bidragshushåll under perioden Medelbidragets storlek i kronor per månad och hushåll Medelbidragstiden, d.v.s. genomsnittligt antal bidragsmånader per hushåll och period 14

Figur 1 - Faktorer som förklarar det ekonomiska utfallet för försörjningsstöd För att kunna följa och förklara utfallet är det väsentligt att dessa uppgifter tas fram. Ytterligare information behövs dock beträffande utfallet i form av bl.a. uppgifter om hur biståndet fördelar sig på orsak och ändamål. Detta förutsätter i sin tur att det finns relevanta orsaks- och ändamålskoder som tillämpas konsekvent. Utöver ovanstående måste det finnas en uppföljning av de mål som fastställts för verksamhetsområdet. Uppfyllelsen av mål som har formulerats måste kunna återredovisas utifrån ett relevant underlag. 3 Analys av ekonomiskt bistånd 3.1 Utgångspunkt För att få en bild av kostnaderna för ekonomiskt bistånd och hur dessa har utvecklats i över tid har en jämförelse gjorts med ett antal kommuner. Data för jämförelsen har hämtats från WebOr Kommunanalysen som är framtagen av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) som stöd för nyckeltalsjämförelser. Innehållet i WebOr Kommunanalysen bygger i huvudsak på nationellt insamlad offentlig statistik om kommuners ekonomi och verksamheter. Databasen innehåller dessutom information om demografi, personal, arbetslöshet, sjuktal, m.m. För att få fram jämförelsekommuner har den funktion i WebOr som väljer ut jämförelsekommuner använts. Följande kommuner ingår i jämförelsegruppen: Sävsjö Ovanåker Valdemarsvik Grästorp Älmhult Bollebygd Härjedalen Kinda Överkalix Berg 15

Först görs en jämförelse av totala kostnaderna för IFO och därefter av kostnaderna för ekonomiskt bistånd 3.1.1 Totala kostnader för IFO Kostnaderna för IFO totalt består i huvudsak av följande delverksamheter (inom parantes anges nettokostnaderna 2005 för ): Barn- och ungdomsvård (1 028 kr/inv) Missbruksvård för vuxna (175 kr/inv) Övrig vuxenvård (53 kr/inv) Ekonomiskt bistånd (779 kr/inv) Familjerätt (7 kr/inv) Kostnad IFO, totalt 2 500 2 000 1 500 Kr/Inv 1 000 500 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Åtvidaberg Likn. Åtvidaberg, Ind. o fam.omsorg Utifrån diagrammet kan det konstateras att Åtvidaberg har en något högre total kostnad per invånarna 2005 än genomsnittet för jämförelsekommunerna. Kostnadsutvecklingen har i storts sett följts åt under perioden med undantag av 2002, då Åtvidaberg hade en kraftigare ökning och 2003 då jämförelsekommunerna hade en fortsatt ökning samtidigt som Åtvidabergs kostnader kraftigt minskade. Därefter har kostnaderna i Åtvidaberg ökat relativt snabbt. En jämförelse av redovisade kostnader kommuner emellan ger inget självklart besked om kostnadsnivån är rimlig i förhållande till kommunens förutsättningar. 3.1.2 Skillnad mellan redovisad kostnad och standardkostnad I nedanstående diagram görs en jämförelse av den redovisade nettokostnaden för individ- och familjeomsorg i förhållande till standardkostnaden. För att genomföra jämförelsen har den redovisade nettokostnaden dividerats med den genomsnittliga nettokostnaden i riket. Därefter divideras den kommunala standardkostnaden med den genom- 16

snittliga standardkostnaden i riket. I kostnadsutjämningen beräknas en standardkostnad för varje verksamhet i kronor som kommunen skulle ha om den bedrev verksamheten på en genomsnittlig nivå med hänsyn till de egna strukturella faktorerna enligt kostnadsutjämningen. I det tredje steget jämförs indextalen för kommunens kostnad med kommunens standardkostnad och en beräkning görs av hur den redovisade kostnaden avviker i förhållande till standardkostnaden. En positiv avvikelse innebär att kommunen har en kostnadsnivå som är högre än vad strukturen motiverar, en negativ avvikelse visar det omvända. Avvikelsen kan bero på att kommunen bedriver verksamheten på en annan ambitions- eller effektivitetsnivå än riksgenomsnittet. Det kan också bero på strukturella faktorer som inte beaktas i utjämningen. Skillnad redovisad kostnad och standardkostnad 70 60 50 40 Procent 30 20 10 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005-10 Åtvidaberg Likn. Åtvidaberg, Ind. o fam.omsorg Av jämförelsen framgår att Åtvidaberg under perioden 1998 2002 låg på en kostnadsnivå för individ- och familjeomsorg som låg på en högre nivå än jämförelsekommunerna. År 2002 var kostnaderna väsentligt högre. Därefter sker en närmast dramatisk förändring under 2003 som leder till att kostnaderna i Åtvidaberg nästan kommer ner till standardkostnaden och samtidigt under jämförelsegruppens kostnadsnivå. Därefter ökar kostnaderna igen relativt snabbt under perioden fram till 2005. Åtvidaberg är då åter på en nivå som ligger högre än jämförelsekommunerna. 3.1.3 Vad förklarar skillnaderna? En viktig förklaring till den samlade kostnadsutvecklingen utgörs av att kostnaderna för barn- och ungdomsvård sedan 1998 trendmässigt har ökat. En viss minskning skedde då under 2001 och 2003. Under 2005 skedde sedan en mycket markant ökning av kostnaderna. Den genomsnittliga utvecklingen av kostnaderna för barn- och ungdomsvård under perioden överensstämmer i stort mellan Åtvidaberg och jämförelsekommunerna. 17

Barn- och ungdomsvård 1200 1000 800 Kr/Inv 600 400 200 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Åtvidaberg Likn. Åtvidaberg, Ind. o fam.omsorg För delverksamheten missbruksvård, vuxna så har utvecklingen under perioden varit relativt likartad mellan jämförelsekommunerna. Den främsta skillnaden är att Åtvidabergs kommun hade en väsentligt lägre utgångsnivå 1998 och en påtagligt lägre nivå 2005. Missbruksvård, vuxna 400 350 300 250 Kr/Inv 200 150 100 50 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Åtvidaberg Likn. Åtvidaberg, Ind. o fam.omsorg En viktig förklaring till att har högre kostnader för IFO än jämförelsekommunerna är i första hand högre kostnader för ekonomiskt bistånd. En närmare analys av dessa kostnader görs i nästa avsnitt. 18

3.1.4 Ekonomiskt bistånd Av nedanstående diagram framgår hur kostnaderna för ekonomiskt bistånd utvecklats för och för jämförelsekommunerna. Ekonomiskt bistånd 900 800 700 835 793 703 743 829 664 779 600 607 613 608 Kr/Inv 500 400 544 539 542 547 544 524 300 200 100 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Åtvidaberg Likn. Åtvidaberg, Ind. o fam.omsorg Av diagrammet framgår att utvecklingen av ekonomiskt bistånd i Åtvidaberg i viss utsträckning avviker i förhållande till jämförelsekommunernas. Under 2000 till 2002 ökade kostnaderna medan de i jämförelsekommunerna i det närmaste var oförändrade. Därefter skedde en markant minskning under 2003 för att återigen öka fram till och med 2005. Efter 2003 skedde en viss minskning av kostnaderna i jämförelsekommunerna. Ett konstaterande är att Åtvidabergs kostnader för perioden hela tiden legat klart över jämförelsegruppens utom 2003. Särskilt tydligt är detta åren 1998, 2002 och 2005. I ett längre perspektiv och utan närmare information om förhållandena ter sig denna nedgång i kostnaderna för det ekonomiska biståndet närmast remarkabel. Förändringen mellan 2002 och 2003 framstår tydligt när kostnaderna för ekonomiskt bistånd studeras särskilt. I det följande diagrammet redovisas kostnaderna totalt för ekonomsikt bistånd exklusive introduktionsersättning. Kostnadsminskningen mellan 2002 och 2003 var ca 3,5 mkr. Vilket motsvarar en kostnadsminskning med ca 38 %. 19

Ekonomiskt bistånd 10000 9000 8000 7000 6000 Tkr 5000 4000 3000 2000 1000 0 2000 2001 2002 2003 2004 2005 För att få en närmare bild av skillnaderna mellan och jämförelsekommunerna har en särskild boxanalys gjorts i Webor. Av den framgår för år 2005 att: Administrativa och övriga kostnader inte skiljer sig åt mellan kommunerna Kostnaderna för det ekonomiska biståndet är ca 67,6 % högre per invånare i Åtvidaberg än genomsnittet för jämförelsekommunerna Antalet bidragshushåll per 1 000 invånare är ca 56,7 % högre d.v s. 19,8 mot 12,6 i jämförelsekommunerna Medelbidraget per hushåll är ca 6,9 % högre i Åtvidaberg d.v.s. 28,9 tkr mot 27 tkr i jämförelsekommunerna. För Åtvidaberg ökade dock medelbidraget från 22,6 tkr 2004 till 28,9 tkr 2005. I jämförelsekommunerna minskade medelbidraget under samma period. 3.1.4.1 Andel arbetslösa Det finns ett antal faktorer som förklarar behovet av ekonomiskt bistånd. En av dessa är andel arbetslösa (årsmedelvärde). Det finns även andra faktorer som påverkar behovet. För en närmare genomgång av vilka faktorer som påverkar behovet av ekonomiskt bistånd hänvisas till bilaga 1. Nedanstående diagram redovisar andel av befolkningen 16-64 år, arbetslösa och i konjunkturberoende program i form av årsmedelvärde. 20

Andel arbetslösa, 16-64 år 8,00% 7,00% 7,00% 6,80% 6,53% 6,00% 5,00% 6,00% 5,60% 6,20% 4,00% 3,00% 2,00% 1,00% 0,00% 2003 2004 2005 Procent Åtvidaberg Likn. Åtvidaberg, Ind. o fam.omsorg Under perioden 2003 2005 har legat på en högre nivå än jämförelsegruppen. Som störst var skillnaden 2004. Därefter har Åtvidaberg till skillnad från jämförelsegruppen haft en viss nedgång av andelen arbetslösa. En slutsats som kan dras av denna jämförelse är att ökningen av kostnaderna för ekonomiskt bistånd under 2005 knappast kan förklaras av en ökad arbetslöshet. 3.1.4.2 Arbetsmarknadsåtgärder Ytterligare en faktor som kan vara intressant att belysa i samband med ekonomiskt bistånd är kommunens kostnader för arbetsmarknadsåtgärder. Ett hypotetiskt samband finns mellan behovet av försörjningsstöd och förekomsten av arbetsmarknadsåtgärder. Arbetsmarknadsåtgärder som riktas till grupper som t.ex. inte har rätt till a-kassa bör minska behovet av försörjningsstöd samtidigt som kostnaderna för arbetsmarknadsåtgärder ökar. 21

Arbetsmarknadsåtgärder, nettokostnad Kr/Invånare 500 450 400 350 300 250 200 150 100 50 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Åtvidaberg Likn. Åtvidaberg, Ind. o fam.omsorg Jämförelsen visar att Åtvidaberg fram till och med 2001 hade högre kommunala nettokostnader för arbetsmarknadsåtgärder än kommunerna i jämförelsegruppen. Därefter har de legat på en lägre nivå. Minskningen av kostnaderna mellan 2001 och 2002 var betydande. 3.2 Kommentar Det framstår som att det, under de senaste åren, fram till och med år 2005 har funnits en mindre god överensstämmelse mellan budget för ekonomiskt bistånd och faktiskt utfall. Under 2005 var kostnaderna väsentligt högre än budgeten. Detta förhållande väcker i sin tur frågan om hur budgeten faktiskt fungerar som styrinstrument för ekonomiskt bistånd. Rent principiellt är det i biståndsbesluten som behoven tolkas och omsätts till beslut och insatser. Härigenom uppstår också resursförbrukningen. Ytterst är det lagstiftningen om rätten till bistånd (SoL) och tolkningen av den med stöd av kommunens mål och riktlinjer som avgör resursförbrukningen inte resursfördelningen i budgeten. Två olika styrprinciper möts inom verksamheten ekonomiskt bistånd styrning via rätten till bistånd enligt lagstiftningen och ekonomistyrningens krav på budgethållning. Mellan dessa styrsätt kan lätt konflikter uppkomma. En budget som är lägre än förväntat utfall utifrån tidigare års förbrukning innebär enligt gängse synsätt ett förändringskrav. En logisk tolkning blir då att åtgärder måste vidtas för att göra verksamheten mer ändamålsenlig i den meningen att behovet av t.ex. ekonomiskt bistånd minskar. Denna uppgift blir särskilt grannlaga i en verksamhet där behoven till stora delar styrs av strukturella faktorer. Utifrån ambitionsnivån uttryckt i mål och budget måste dock verksamheten redovisas vilka åtgärder som planeras att bli vidtagna för att tillgodose de krav som riktas mot den. Det kan knappast i något läge i sig vara kontroversiellt att minska kostnaderna för ekonomiskt bistånd genom insatser som leder till att den enskilde kan leva ett självständigt liv. Förutsättningen för att kunna leva upp till detta är dock att rätt arbetssätt (metoder och förhållningssätt) utvecklas för olika signifikanta behovsgrupper. Det är det tilläm- 22

pade styrsystemets uppgift att ge drivkrafter till att så sker. Som tidigare konstaterats har inte styrsystemet fungerat tillfredsställande i detta avseende. Oavsett budgetförutsättningar ligger det i socialtjänstens legitima intresse att verka för att enskilda ska kunna leva ett självständigt liv med möjlighet att på egen hand klara sin försörjning. De insatser som erbjuds ska därför syfta till att frigöra och utveckla enskilda och gruppers resurser. Biståndet ska inte utformas så att det blir passiviserande och leder till ett biståndsberoende. Insatserna ska vara individuellt anpassade så att brister och hinder av olika slag kan övervinnas. En bedömning är att enheten för ekonomiskt bistånd inte har en tillräckligt systematisk och heltäckande uppföljning av ärendeutveckling, kostnader per försörjningshinder (orsak), kostnader per ändamål m m. Detta påverkar i sin tur förmågan negativt att kunna utforma riktade insatser och specifika metoder för särskilt utsatta grupper. Uppföljningen borde få en närmare koppling till relevanta mål/åtaganden, identifierade avvikelser i förhållande till dessa och vilka åtgärder som faktiskt kommer att vidtas för att hantera dessa. I annat fall finns en risk att uppföljningen till stora delar endast fungerar som en beskrivning och ett konstaterande av utvecklingen. Socialtjänstlagens intentioner ställer således stora krav på att verksamheten ska arbeta systematiskt och målinriktat för att på individnivå uppfylla lagens syfte. Särskilt utmanande blir situationen då behovet av försörjningsstöd ökar på ett markant sätt. En viktig förutsättning för att kunna göra detta är att det finns en förmåga att beskriva och analysera orsaken till ökade behov av försörjningsstöd. Budgetförutsättningar och styrsystemet kräver dessutom avvikelsehantering. I ett nästa steg är det sedan nödvändigt att definiera och prioritera olika behovsgrupper för vilka särskilt anpassade insatser ska utformas. Arbetet måste både på övergripande och på individuell nivå bedrivas målinriktat. Om budgeten för ekonomiskt bistånd har en ram som är lägre än utfallet året innan måste det för att styrningen inte skall bli orealistisk mötas av att det till budgeten finns en framtagen och beslutad handlingsplan som definierar vilka åtgärder som ska vidtas för att uppnå denna kostnadsminskning. Ytterligare ett konstaterande är att har en högre kostnad för ekonomiskt bistånd per invånare än jämförelsekommunerna. I förhållande till den begränsade statistik som funnits tillgänglig är det dock svårt att dra slutsatser om vad som kan förklara skillnaderna. När det gäller arbetslösheten har det dock inte framkommit väsentliga skillnader mellan kommunerna. har en något högre arbetslöshet som dock sannolikt inte förklarar den relativt stora skillnaden i kostnader för ekonomiskt bistånd som framkommit. Kommunen redovisar samtidigt lägre kostnader för arbetsmarknadsåtgärder än jämförelsekommunerna. Det är sannolikt att kostnaderna också har påverkats av enhetens arbetssätt. 4 Organisation och arbetssätt 4.1.1 Organisation av handläggningen Ekonomiskt bistånd är organiserat inom Socialförvaltningens individ- och familjeomsorgsverksamhet. Chefen för IFO är också arbetsledare för biståndsfunktionen. Enhetschefstjänsten för IFO tillsattes under hösten 2005. 23

För handläggning av ekonomiskt bistånd finns fyra tjänster: två socialsekreterare och två biståndshandläggare. En av tjänsterna som biståndshandläggare kommer att konverteras till en socialsekreterartjänst. Ursprungligen fanns tanken att biståndshandläggarna skulle arbeta med enklare biståndsärenden (s.k. soft-karaktär). I praktiken arbetar samtliga handläggare med samma typer av ärenden. Under oktober 2006 tillskapades en mottagningsfunktion. Funktionen är bemannad med en av socialsekreterarna. Sammanlagt avsätts motsvarande 0,5 tjänst för mottagningen. Ambitionen är att utöka tjänsten under året. Uppgiften för mottagningsfunktionen är att informera, ta det första nybesöket och att fatta de beslut som hör till grundutredningen. I biståndsenheten ingår också en flyktinghandläggare. I kommunen finns en arbetsmarknadsenhet som handläggarna samverkar med. Vid enheten finns tillgång till budget- och skuldrådgivning. Organisationens kapacitet i tjänster bygger på en allmän bedömning av vilket resursbehov som krävs för verksamheten. 4.1.2 Samverkan med andra Enheten för ekonomiskt bistånd samverkar med försäkringskassan, arbetsförmedlingen, kommunens arbetsmarknadsenhet och i viss mån med primärvården. Inom ramen för bedömarteamet sker en samverkan kring individärenden mellan socialförvaltning, försäkringskassa, arbetsförmedling och primärvård. Enskilda personer aktualiseras hos teamet efter eget medgivande. Uppfattningen är att bedömarteamet är ett väl fungerande forum. Bedömning är att samverkan i stort fungerar bra. Med arbetsförmedlingen har enheten regelbundna träffar. Försäkringskassans mer restriktiva tolkning av sitt regelverk har varit påtaglig och upplevs försvåra samverkan. Det finns flera exempel på indragen sjukpenning. 4.1.3 Bedömningar av ansökningar För att varje klient ska få sin ansökan bedömt på ett korrekt sätt är det viktigt att det finns enhetliga kriterier för bedömningarna. De grundläggande förutsättningarna för sådana kriterier framgår av nämndens/styrelsens riktlinjer för ekonomiskt bistånd. Dessa riktlinjer bedöms som väl etablerade och vägledande för handläggningen. Inom enheten genomförs gemensamma ärendedragningar en gång per vecka. Varje handläggare tar med sig de ärenden som denne vill diskutera. I övrigt sker vid behov fortlöpande diskussioner mellan handläggarna kring hur ärenden ska bedömas. Rättsfall bevakas via rättsdatabasen. 4.1.4 Rutiner finns för kontroll av klientens uppgifter Det framkommer av intervjuerna att de uppgifter som klienterna lämnar regelmässigt kontrolleras. Kontroller som genomförs är t ex av ersättningar som utbetalas via försäkringskassan, bilregistret samt patent- och registreringsverket. Alla nybesök uppmanas också att ta med sig ett antal definierade underlag. 24

Den samlade bedömningen är att det finns definierade och tillämpade rutiner för kontroll av klienternas uppgifter. 4.1.5 Klientarbetet Kännetecknande för det nuvarande arbetssättet är att den första linjen utgörs av mottagningsfunktion som också tar emot samtliga nybesök. Uppfattningen från handläggarna är att mottagningsfunktionen är effektiv och att den i sig har bidragit till en minskning av antalet bidragshushåll. Arbetet inom enheten har förändrats mot att ställa tydligare krav samt att arbeta mer lösningsfokuserat. Arbetsplaner upprättas i större utsträckning. I första hand formuleras övergripande mål som dock inte bryts ned på delmål. Ett särskilt projekt har genomförts riktad till ensamstående mammor. F.n. är inriktningen att prioritera ungdomar men även personer med missbruksproblem. En uppdragsutbildning i handläggning och dokumentation har genomförts för handläggarna. 4.1.6 Personal Personalgruppen har varit stabil under senare tid. Enligt personalen har man utvecklat en samsyn. Förutsättningarna för verksamheten har utvecklats och förbättrats under senare tid. Personalen har tillgång till extern handledning. 4.2 Kommentar I granskningen framkommer att förutsättningarna för arbetet har utvecklats under senare tid. Exempel på förändringar som har genomförts är inrättandet av en mottagningsfunktion, utveckling av förhållningssätt där bl.a. tydliga krav ställs och lämnade uppgifter kontrolleras, utbildningsinsatser genomförts, behovsgruppsinriktat arbete (ensamstående mammor) m.m.. Dessa exempel är steg i rätt riktning mot en effektivare verksamhet. Fortfarande finns ett antal väsentliga utvecklingsområden som bör hanteras för att förbättra förutsättningarna ytterligare. Följande utgör exempel på utvecklingsområden: En väsentlig förutsättning för att verksamheten ska kunna bli effektiv är en god kunskap om de behov som finns hos dem som söker bistånd. Kartläggning och analys av behov och hinder måste knytas till olika behovsgrupper. Risker som motverkar möjligheten till ett självständigt liv bör identifieras och hanteras utifrån behovsgruppsanpassade insatser. Det är också viktigt att göra en prioritering av olika behovsgrupper. Utveckling av en strategi och styrmodell utifrån verksamhetens uppdrag och förutsättningar En förbättrad uppföljning Utvecklad användning av arbetsplaner Fokusering på grupper med långvarigt bidragsberoende 25

Möjligheten till egen försörjning är av grundläggande betydelse för att människor ska kunna ta ansvar för sin egen tillvaro. Det vilar därför ett stort ansvar på verksamheten att utforma ändamålsenliga förhållningssätt, metoder och insatser. För utformandet av en effektiv verksamhet är det en fördel om kunskapen om behoven tillsammans med verksamhetens uppdrag/åtagande bildar utgångspunkt för utformandet av en strategi för hur verksamheten ska arbeta i syfte att på ett så framgångsrikt sätt som möjligt lösa sin uppgift. Uttryckt på ett annat sätt kan det sägas att det är nödvändigt att tydliggöra de för verksamheten kritiska framgångsfaktorerna. 26

Utkast Bilaga 1 1 Vad förklarar det ekonomiska utfallet för försörjningsstöd? 1.1 Tre komponenter förklarar kostnaden Utifrån en analytisk utgångspunkt kan utfallet för försörjningsstöd brytas ned i tre komponenter som tillsammans förklarar kostnadsutfallet. Dessa komponenter är: Det totala antalet bidragshushåll under perioden Medelbidragets storlek i kronor per månad och hushåll Medelbidragstiden, d.v.s. genomsnittligt antal bidragsmånader per hushåll och period Figur 1 - Faktorer som förklarar det ekonomiska utfallet för försörjningsstöd 1.1.1 Antalet hushåll Antalet hushåll som har behov av försörjningsstöd påverkas bl.a. av strukturella faktorer som t.ex. befolkningsutveckling, konjunktur och invandring. Socialtjänstens organisation och arbetssätt påverkar också antalet ärenden. Mottagningsfunktionen har i detta sammanhang sannolikt en viktig betydelse. Genom att på ett skyndsamt och professionellt sätt fånga upp personer som vänder sig till socialtjänsten är det möjligt att ge en ändamålsenlig vägledning. I förlängningen kan detta innebära att personen inte fullföljer sin ansökan. Ytterligare en viktig roll för mottagningsfunktionen är att göra en inledande kvalificerad bedömning så att rätt insats kan erbjudas. 1.1.2 Medelbidragstiden Genomsnittligt antal bidragsmånader per hushåll påverkar kraftigt kostnaderna för försörjningsstöd. Hjälptidens längd är avhängigt två faktorer: Hjälpbehovets art och omfattning Insatser som tillhandahålls av socialtjänsten både på en individuell och på en allmän nivå 1