Årsrapport 2014 1 Leif Johansson, Xrayfoto AB Lund Samverkan 2.0 - turism, möten och event
I januari 2014 stod vi med en tom spelplan, och ett år senare har vi tillsammans med er i näringen utvecklat spelreglerna och presenterat nya spelpjäser. Det goda samspelet mellan kommun och näringsliv är en av anledningarna till att vi redan i januari 2015 är 47 partner i Lund Samverkan 2.0. Under det kommande året är vi redo att kasta tärningarna och ge oss in den digitala världen. Spelreglerna runt om oss förändras fort och nu är Lund en nyckelspelare. Per Persson, Näringsliv- och turismchef 2
Lunds kommuns satsning på turism- och mötesindustrin Lunds kommun har länge arbetat aktivt med frågan om att stärka Lund som en attraktiv plats att besöka, bo och verka på. Arbetet har bestått av analys av förutsättningar, förankring och samverkan. För att stärka Lunds position just inom turism- och mötesindustrin påbörjade Lunds kommun genom Lunds Turistbyrå (Lund TB) och Lund Convention Bureau (Lund CVB) tillsammans med besöksnäringen att gemensamt arbeta fram vilka utmaningar som fanns. Man tittade på prioriterade övergripande områden där det fanns möjlighet att utvecklas gemensamt. Arbetet fokuserades snabbt på att få igång en bättre fungerande samverkan för besöksnäringen samt hur man skulle kunna skapa ett antal gemensamma marknadsaktiviteter och därmed öka antalet besökare till Lund inom privat- och affärsmarknaden. Allt arbete utmynnande 2014 i projektet som valdes att kallas Lund Samverkan 2.0 - turism, möten och event (Samverkan). Alla aktörer i Lunds kommun som attraherar besökare till Lund är välkomna att medverka i Samverkan Tanken är att partnerna ska representera hela besöksnäringen från både hotell, evenemang, besöksmål, transportföretag, handel, restauranger och mötesanläggningar. Som partner i Samverkan får man medverka i projektets kampanjer, samverkansaktiviteter, möjlighet att delta i inspirationsmöten samt att medverka i referensgrupper för projektet. Projektets Vision: Tillsammans ska vi bli bäst på att locka besökare till Lund! Syfte och övergripande målsättning: Syftet är att skapa samverkan mellan de olika aktörerna inom besöksnäringen i Lund och stärka vår vi-känsla. Vi ska även sprida kännedomen samt proaktivit sälja in Lund och dess utbud för att öka antalet besökare till Lund inom privat- och affärsmarknaden. 3
Partnerskap Alla partner 2014 skrev på avtal som sträcker sig över 2 år med start 2014. Projektet ska ses som en start på ett långsiktigt engagemang för att stärka Lund som attraktiv plats att besöka samt att öka antalet besökare på våra prioriterade marknader. Under 2014 uppgick antalet partner till 32 st inkl. Lunds kommun. För de partner som vill engagera sig mer inom Samverkan finns möjligheten att ingå i de två referensgrupper som fungerar som styrgrupper och arbetsgrupper för projektet. Referensgrupperna har inriktningen privatmarknaden och affärsmarknaden/evenemang. Alla som ingår i referensgrupperna ställer upp på fri basis med arbetstid för att se till att alla utvalda aktiviteter under året utförs på bästa vis. Alla partner uppdateras kontinuerligt om arbetet i projektet genom visitlund.se, nyhetsbrev och utskick inför kampanjer eller samverkansaktiviteter. Referensgrupperna har bestått av minimum 3 och max 5 personer från besöksnäringen. Lund TB och Lund CVB har haft två referenspersoner i varje grupp men har bara haft en röst per grupp. Samma deltagare från näringen har suttit med under hela 2014 och inför 2015 har minst en deltagare per referensgrupp byts ut. Lunds TB och CVB har varit mötessammankallande och ansvariga för budget, uppföljning samt att projektets verksamhet presenteras för samtliga medlemmar Samverkan. Medverkande i referensgrupperna 2014 Privatmarknaden: Helena Görtz - Lunds Turistbyrå Jenny Larsson - Lunds Turistbyrå Charlotta Olsson - Park inn by Radisson Leif Bryngfors - Vattenhallen Science Center Måns Friberg - StayAt Lund Daniel Eriksson Lunds Universitets museer Affärsmarknaden/ Evenemang: Sofia Björk Lund Convention Bureau Boel Starbrant - Lund Convention Bureau Thomas Ivarsson - Scandic Star Anna Nyström Flyinge AB Stina Åkesson AF-Borgen Lena Birgersson - Thomanders Jul Ewa Wendel - Konferens och Representation LU 4
Partner 2014 Lunds TB, Lund CVB-Lunds kommun, Högevall - Lunds kommun, Park Inn by Radisson, Scandic Star, Elite Hotel Ideon, Grand Hotel, Hotel Lundia, Hotel Finn, Hotel Concordia, Ideon AB, Anagram, Flyinge AB, Inner Future, Björkelunds Logi & Trädgård, Hotel Ahlström, Sparbanken Skåne Arena, Mossagården, Handelsföreningen i Lund, EOS, Tegners matsalar, Djingis Khan, Hotel Duxiana, Kulturen, Lugi, Medicon Village, AF-Borgen, Thomanders Jul, StayAt Lund, Hotel ibis Styles Lund, Lunds universitet: Historiska Museet, Botaniska Trädgården Skissernas Museum, Avdelningen Konferens och representation och Vattenhallen Science Center. Finansiering För att finansiera valda samverkansaktiviteter och marknadsaktiviteter i Samverkan har upplägget varit baserat på typ och storlek av verksamhet. Lunds kommun har tillfört 50 % av näringens insats (max 150 000 sek). Insatsnivåer har varit följande: Nivå 1) 5 000 sek/år Besöksmål, krögare, butiker och mindre företag med 2-3 anställda. Nivå 2) 10 000 sek/år Hotell <100 rum samt konferensanläggningar och transportföretag. Nivå 3) 25 000 sek/år Hotell >100 rum Alla partners har fått samma möjlighet till synlighet i kampanjer oavsett vilken insatsnivå man har gått in med. Under 2014 uppgick intäkterna till 435 000kr varav Lunds kommun gick in med 150 000kr. Efter avslutat år fanns det 167 193kr kvar som överfördes till 2015 års budget. 5
Uppföljning av 2014 års aktiviteter /Privatmarknaden Tävling på Köpenhamns station 5 april Beskrivning: Locka fler Köpenhamnsbor till Lund. Två personer stod på Köpenhamns station i 3 timmar och delade ut flyers samt lockade besökarna med en tävling där de kunde vinna flera fina priser bland annat övernattningar i Lund med besök på museum. Målsättning: Dela ut 600 flyers och 30 personer som tävlade på plats Utfall: Delade ut alla 1000 flyers och det var 3% som tävlade varav fler än hälften gick in på hemsidan i efterhand för att tävla. Insikt: Trodde att det skulle vara fler som tävlade på plats än i efterhand. Är nöjda med utfallet, både när det gäller antalet utdelade flyers och tävlingsdeltagare. Medverkan på Swedish workshop 11-12 maj Beskrivning: Medverkan på Swedish Workshop, en återkommande mötes- och marknadsplats mellan Sveriges turistnäring och utländska researrangörer. 2- dagars speedmeetings med researrangörer från Europa, Asien och USA för att sälja in Lund som destination. Målsättning: Få 20-30 kontakter att skicka erbjudande till samt att bjuda in till en visningsresa. Utfall: Vi hade 12 förbokade möten med turoperatörer från Tyskland, Holland, Danmark, Norge och Kina. En av turoperatörerna vill få med en övernattning i Lund i sitt program. Visningsresan är planerad till att genomföras under 2015. Insikt: Några visste redan en del om Lund och vissa visste inte så mycket, men vi skickade även ut mail efter workshopen med det material de önskade och svarade på deras frågor. Det fanns ett intresse av Lund som stad och besöksdestination. Enkät, juli-augusti Beskrivning: För att veta vilka områden/målgrupper man ska satsa på krävs det bra underlag för att ta rätt beslut. En enkätundersökning på Ipads på Lunds Turistbyrå för att få reda på varför besökarna åker till Lund, hur länge de stannar, hur de hittar information om Lund och vilket land de kommer från. Målsättning: 500 enkätsvar Utfall: 285 enkätsvar, det var en person i varje sällskap som svarade Insikt: Det var problem med tekniken de första veckorna, vilket resulterade i att svar försvann. Det tog längre tid än beräknat för varje person att fylla i enkäten och personalen på Turistbyrån fick stå bredvid hela tiden om besökaren behövde hjälp. Om enkäten ska göras igen, så ska den kanske göras i ett annat format. 6
Visningsresa för turistbyråer i Öresundsregionen 13 november Beskrivning: Bjuda in turistbyråer i Skåne/Danmark till en visningsresa i Lund för att öka kunskapen om Lund. Målsättning: Minst 20 anmälda deltagare. Utfall: 20 personer från tio olika kommuner i Skåne. Insikt: Var väldigt lyckad visningsresa och det var många olika turistbyråer som medverkade. Bra blandning på stoppen med både föreläsning om Lund och visning av nytillkomna hotell. Tyvärr kom ingen från någon turistbyrå i Danmark. Wonderful Copenhagen hade en intern aktivitetsdag just den dagen men var intresserade av att komma en annan gång. Hade behövt bättre bearbetning för att få med någon från Helsingör eller Dragör. Internt värdskap för besöksnäringen Beskrivning: Digitalt produktblad till front-office funktioner som beskriver besöksmålen i Lund. Målsättning: Alla i front-office funktioner har fått ökad kännedom om Lunds besöksmål vilket underlättar deras arbete med att sälja in hela Lunds utbud till sina gäster. Insikt: Vi insåg att det redan fanns en färdig produkt som heter Lund till fots och därför gjordes det ett nytryck av den på engleska och tyska istället för att ta fram en ny produkt. Digital produktmanual på svenska och engelska Beskrivning: Broschyr/manual med aktiviteter samt listning över boende och större evenemang, vilken delades ut till turoperatörer på Swedish Workshop. Målsättning: Få fler turoperatörer/bussresearrangörer att erbjuda Lund i sitt utbud med hjälp av produktmanualen. Insikt: Behöver påminna aktörerna i Lund Samverkan 2.0 att manualen finns och att de också kan använda den när de säljer in sin anläggning. Bättre synlighet i Köpenhamn Beskrivning: Synlighet på Köpenhamns Turistbyrå för att locka internationella dagsresenärer. Vi var med på Köpenhamns I-spot som både finns på turistbyrån, Rådhusplatsen, CPH Airport och som en App för nedladdning. Målsättning: 1200 visningar/klick på infosidan om Lund Insikt: Svårt att få statistik av Köpenhamns turistbyrå över hur många som hade varit inne på sidan som handlade om Lund. 7
Affärsmarknad Visningsresa kongressköpare 2 juni Beskrivning: Visa upp Lunds olika mötesarenor och sprida kunskap om MAX IV och ESS. Målgruppen var mötesbokare på företag i Lund samt Lunds universitet. Målsättning: 20 deltagare. Utfall: 10 deltagare samt ytterligare 10 nya kontakter. Insikt: Många lokala mötesbokare tror att de har full insikt kring Lunds olika mötesanläggningar, vilket de inte har. Visningsresa PCO s och DMC s 4 juni Beskrivning: Visning av mötes- och eventlokaler samt delaktighet i aktivitet och TV-inspelning. Målgruppen var kongressarrangörer sk PCO s (Professional Congress Organizers) samt DMCs (Destination Management Companies) i Skåne. Målsättning: 10 nya kontakter på visningsresa. Utfall: 25 nya kontakter, 11 deltagare på visningsresa och 3 nya förfrågningar. Insikt: Allmän kännedom om Lund finns, men eventaktörerna blir förvånade över Lunds varierande utbud och vilka möjligheter det finns i Lund. Midsommarevent Charlottenborg, Köpenhamn 17 juni Beskrivning: Tourism in Skåne arrangerade ett Svenskt midsommarfirande på Charlottenborg Museum i centrala Köpenhamn. Målgruppen var danska mötesbokare; chefsassistenter och sekreterare på och i danska företag och organisationer. Lund hade en monterplats med grupperbjudande från näringen. Tävling med pris från Kulturen och StayAt. Målsättning: 20-30 kontakter att skicka erbjudande till samt 5 st som deltar på visningsresa. Utfall: Ca 50 anmälda, 30 deltagare på plats. Insikt: Många danskar har kännedom om Lund, men saknar medvetenheten om närheten mellan Lund och Danmark. Workshop med danska företag på Svenska Ambassaden i Köpenhamn 2 oktober Beskrivning: Ett arrangemang i Tourism in Skånes regi. Lund CVB samt ett 20 tal utställare från Skånes många mötesanläggningar fanns på plats för både förbokade och spontana möten med danska mötesbokare. Med oss hade vi ett erbjudande om 15% på gruppbokningar på anläggningar i Lund Samverkan 2.0. Målsättning: 20-30 kontakter att skicka erbjudande till Utfall: 30 anmälda deltagare varav 20 deltagare på plats Insikt: Många danskar har kännedom om Lund, men saknar medvetenheten om närheten mellan Lund och Danmark. 8
Visningsresa för mötesbokare på Lunds universitet 22 oktober Beskrivning: Visa upp Lunds varierande mötesarenor för målgruppen mötesbokare och administratörer på Lunds universitet. Målsättning: 10 deltagare och nya kontakter. Utfall: 12 deltagare och nya kontakter. Insikt: Uppskattades att bli uppdaterad på Lunds varierade utbud. Många använder sig av samma lokaler år från år, då det är smidigt. Kongresseminarium på Lunds universitet 12 november Beskrivning: Syftet var att lyfta vikten av bra nationella och internationella vetenskapliga möten och uppmärksamma dess positiva effekter för Lund och Lunds universitet. Detta genomfördes med 6 st olika föreläsare från universitet, näring och kommun. Målgruppen var kommunikatörer, informatörer och potentiella mötesvärdar vid Lunds universitet samt politiker och andra mötes- och varumärkesintresserade. Det gavs också möjlighet att träffa representanter från arenor och mötesanläggningar från Lund Samverkan 2.0. Även Event in Skåne och Lunds universitet var medarrangörer av arrangemanget. Målsättning: 70 deltagare och kontakter att kunna skicka erbjudande till. Utfall: 80 personer inklusive 15 utställare från Lund Samverkan 2.0. Insikt: Detta var den främsta och mest omfattande aktiviteten under 2014. Positiv feedback från både deltagare, föreläsare och utställare. Visningsresa för Reachem 3 december (Lunds Universitets nya upphandlade PCO) Beskrivning: I november 2014 blev det klart att Reachem, www.reachem.se är Lunds universitets nya upphandlade PCO. Företaget finns i Stockholm och vi gjorde därför en specialvisning av Lund. Under 2015 kommer ytterligare medarbetare på Reachem till en visningsresa i Lund. Vi kommer också vid tillfälle att bjuda in dem till en av våra besöksnäringsträffar så de får presentera sig för Lunds besöksnäring. Insikt: Då det inte finns någon lokal förankring är det viktigt att vi kan påverka och förmedla detta. 9
Gemensamma aktiviteter för privat och affärsmarknaden 2014 TUR-Event i Göteborg 20-21 mars Beskrivning: Deltagande med monter i TUR-Event, del av TUR-mässan med seminarier och case kring möten, konferenser, upplevelser och evenemang. Målgrupp främst svenska beslutsfattare och mötesplanerare samt nationella bussresearrangörer. Lockade med erbjudande från diverse anläggningar i Lund som vände sig mot gruppsegmentet. Målsättning: 10 förbokade möten på plats och 20-50 kontakter att skicka erbjudande till. Utfall: 12 förbokade möten genomfördes och 60 nya kontakter som vi skickat erbjudande till. Totalt var 101 personer med i vår tävling där biljetter till Lund Comedy Festival lottades ut. Insikt: Svårt att nå rätt målgrupp via mässmedverkan. Internt värdskap 11 juni Beskrivning: Öka kännedom om våra respektive anläggningar och ge tid för social samvaro. Började med föredrag på MAX IV Lab och därefter experiment och fysikshow på Vattenhallen med avslutande buffé. Målsättning: 30-50 deltagare Utfall: Ca 25 föranmälda varav 13 deltog. Insikt: Krävs engagemang och välvilja att delta så att utfallet blir positivt samt att det förläggs vid ett tillfälle då det inte krockar med annat. Inköp av gemensamma fria bilder Beskrivning: Finns en brist på fria bilder med hög kvalité från Lund och därav har vi under hösten 2014 använt oss av modeller vilka är fria att använda för alla i Lund Samverkan 2.0. Målsättning: 10-15 bilder som ska gå att kombinera med anläggningars eget bildutbud och på så vis uppvisa en tydlig bild från Lund. Utfall: 114 fria bilder går att ladda ner via Flicker Insikt: Vi behöver utöka bildutbudet från fler årstider, vilket sker under 2015. 10
Sammanfattning Referensgrupperna såg 2014 som ett test år där besöksnäringen tillsammans provade sig fram för att hitta den bästa strukturen och de mest välinvesterade marknadsaktiviteterna. Det var många mindre aktiviteter som genomfördes, vilka inte alla nådde fram till de uppsatta målen. Inför 2015 kommer det genomföras större aktiviteter som har tydligare mätbara mål. Den främsta styrkan under 2014 har varit att alla under ett gemensamt paraply har lyft fram ett enat Lund och värnat om det som finns i vår stad. Alla har fått möjlighet att utvidga sitt kontaktnät och kunnat finna nya samarbetsformer med företag och personer som inte tidigare funnits. Nedan följer citat från några partner i referensgrupperna: Positiva effekter med Lund Samverkan 2.0: Att bredda mitt nätverk inom kommun, universitet och näringsliv - leder till korta snabba kontaktvägar och oväntade samverkansmöjligheter. Samlade krafter/resurser ger större muskler/handlingskraft/kreativitet. Blicken har höjts från den egna verksamheten till att vara som en del av Lund, med Lund i fokus. Lärdomar 2014 Hur snabbt Lund kunde samla en grupp med oerhört kompetenta, engagerade och målinriktade människor som utan att begära något tillbaka gav allt för att sätta Lund på kartan. Coolt! Hur öppna och generösa alla är. Verkar inte vara något större problem att hålla isär kollega och konkurrentbegreppen. Viktigt i en framtid att få med hela Samverkan på tåget så att det inte bara blir referensgruppens ansvar att se till att saker blir gjorda. Förväntningar på samarbetet 2015 Nu har vi lärt känna varandra. Det ska bli intressant att se vart vi landar med den digitala strategin. Vi behöver sätta upp tydligare och smarta mål. Samverkan ger oss också stora möjligheter att på olika sätt marknadsföra Lund som besöksmål. 11
2015 För 2015 kommer samma upplägg och partnerskap gälla, förutom att alla nya partner skriver på ett 1-årsavtal vilket bidrar till att alla avtal löper under samma avtalsperiod. Årets stora aktivitet är en digital satsning som görs främst på den svenska marknaden men också till viss del mot det danska närområdet. Satsningen genomförs med kommunikationsbyrån Resultify. Syftet är att öka Lunds närvaro digitalt och på det sättet attrahera nya besökare speciellt under sommaren. Fokus i Samverkan kommer även vara bearbetning av turoperatörer, bussresearrangörer genom bland annat medverkan på ITB, världens största resemässa. Andra aktiviteter är lokala visningsresor för mötesköpare samt utökat kontaktnät och synlighet på Lunds universitet. Familj och vänner till studenter i Lund ses också som en målgrupp som kan öka antalet besökare till Lund. Ambitionen är också att fortsätta stärka vårt interna samarbete i form av kickoff, föreläsningar etc. Det kommer även utarbetas en 3-års plan för att ha en tydlig riktning inför framtiden. Medverkande i referensgrupper 2015 Privatmarknaden: Helena Görtz - Lunds Turistbyrå Jenny Larsson - Lunds Turistbyrå Leif Bryngfors - Vattenhallen Sciene Center Måns Friberg - StayAt Lund Oskar Petersson - Grand Hotel/Hotel Lundia/ Hotel Finn Maria Bohlin - Kulturen Affärsmarknaden/ Evenemang: Martina Åkerlund - Lund Convention Bureau Boel Starbrant - Lund Convention Bureau Mikael Petersson - Elite Hotel Ideon Anna Nyström - Flyinge AB Eva Wendel-Höiland -Lunds universitet Stina Åkesson - AF-Borgen Nya partners 2015 Klostergatans vin och delikatess, Patisseriet, M.E.A.T, TOYO, Lunds Konsthall - Lunds Kommun, Finn Inn, Häckeberga slott, Lunds domkyrkoförsamling, The More Hotel, Skånetrafiken, Nova Lund och Lunds Saluhall Budget 2015 Under 2015 kommer de uppskattade inkomsterna när alla avtal för de nya partnerna är påskrivna uppgå till 545 000kr där näringen går in med 395 000kr och Lunds Kommun går in med 150 000kr. Efter avslutat 2014 fanns det 167 193 kr kvar som överfördes till 2015 års budget och detta gör den att den totala budgeten uppgår till 712 193 000kr för 2015. 12
För mer information om Lund Samverkan 2.0 Lunds Turistbyrå Lund Convention Bureau Jenny Larsson 046-35 59 64 Boel Starbrant 046-35 59 82 Helena Görtz 046-35 50 26 Martina Åkerlund 046-35 83 40 www.visitlund.se/information/pressbransch/lund-samverkan-20 Foton i detta dokument är tagna av: Gustaf Johansson, MacNeale AB, Leif Johansson - X-Ray Foto och Lunds kommun. 13