Årsrapport samarbetsavtal Lunds kommun och Lunds universitet

Transkript

1 Årsrapport samarbetsavtal Lunds kommun och Lunds universitet

2 Inledning Lunds kommun och Lunds universitet har ingått ett samarbetsavtal gällande destinationsutveckling. Syftet är att stärka Lund som mötesdestination, förankra och strukturera det redan påbörjade samarbetet mellan Lund Convention Bureau (LCVB) och Lunds universitet, avd Konferens och representation (LU KoR). Det övergripande syftet är att utveckla Lund och Lunds universitet som mötesdestinationer och därigenom attrahera fler nationella och internationella kongresser och möten. Syftet är också att verka för att Lund och Lunds universitets gäster välkomnas på ett professionellt sätt. Härmed kan organisationernas respektive varumärken stärkas. Uppdraget att öka samverkan mellan parterna har givits till LCVB och LU KoR och omfattar en nära och effektiv samverkan mellan Lunds kommun, Lunds universitet, hotellnäringen, mötesanläggningarna och befintliga nätverk. I uppdraget ligger även bearbetning av potentiella mötesägare och mötesvärdar samt marknadsföring av Lund som mötesdestination. Avtalet undertecknades i september 2013 av Per Eriksson, rektor vid Lunds universitet samt Mats Helmfrid, kommunstyrelsens ordförande, Lunds kommun och löper tillsvidare.

3 Lund är en attraktiv mötesdestination! Sverige ses i dag som ett av världens 10-i-topp-länder inom mötesindustrin. Mötesindustrin växer och bidrar till tillväxt, kunskap, attraktivitet för investeringar, ökade reseanledningar samt sätter fokus på landets forskning. Möten och kongresser fyller anläggningar, hotell, butiker och restauranger vilket genererar fler arbetstillfällen. Lund är en liten storstad med ett universitet i absolut världsklass. Här finns ett tusental potentiella kongressvärdar. Genom att bjuda in till ett internationellt vetenskapligt möte kan mötesvärden stärka sitt lärosätes- och institutions varumärke såväl som att öka sitt personliga anseende internationellt. Det bidrar till spridning av aktuell forskning samt till kompetensutveckling för den egna verksamheten. Dessutom genererar kongressdelegater intäkter till staden. En kongressdelegat uppskattas spendera i snitt ca 3500 kronor per dygn på deltagaravgift, hotell, restaurang, taxi, shopping, personliga utlägg m.m. (kan jämföras med en privatresenär som beräknas spendera ca kr/dygn) Lund har både nationella och internationella möten. Under 2014 besökte minst delegater Lund. Vissa av dessa möten uppfyller de specifika ICCA-kriterier* som kan bidra till förbättrad ranking som attraktiv mötesstad. Lund klättrar på ICCA rankingen! Under 2013 och 2014 har LCVB genomfört en gedigen kartläggning över vilka internationella kongresser som förlagts till Lund och vilka av dessa som uppfyller kriterierna för att vara ett så kallat ICCA-möte. Mötesägare och kommunikatörer på Lunds universitet har kontaktats, informerats samt uppmanats att rapportera in dessa möten. Resultatet blev att Lund under 2013 klättrade från 15 till 21 möten på denna internationella rankinglista över möten som cirkulerar runt om i världen. Dessa 21 möten har genererat 3562 deltagare i Lund som har bott på hotell i genomsnitt två nätter. Lund hamnade under 2014 på fjärde plats över svenska mötesplatser på den nationella ICCA rankinglistan. *ICCA (International Congress & Convention Association) startades i början av 1960-talet för att samla information om alla återkommande organisationsmöten och kongresser som roterar runt om i världen. Idag finns medlemmar i 90 länder. ICCA är en viktig källa vid beslut kring vart återkommande vetenskapliga arrangemang kommer att förläggas. För att vara ett ICCA möte krävs det att mötet ska ha deltagare från minst tre länder, anordnas på reguljär basis, flytta mellan olika destinationer och ha fler än 50 deltagare.

4 Starka nätverk ger stor effekt! Lunds kommuns och Lunds universitets samarbete visade på behovet att också samverka med näringslivet. Idén om ett nätverk med målet att stärka Lund som destination föddes. Hösten 2013 tog Lunds näringsliv- och turismavdelning initiativet och bjöd in aktörer från både mötes- och besöksnäringen inom Lund. Nätverket Lund Samverkan 2.0 bildades. Syftet var och är att stärka samarbetet inom staden. Med gemensamma marknadsföringsresurser och förbättrad kännedom om varandras verksamheter är målet att sträva mot att stärka Lund som destination. Hösten 2014 var 35 företag och organisationer medlemmar i nätverket och med en budget på ca kr har man genomfört en rad aktiviteter med målet att sätta Lund på kartan som mötes- och turistdestination. Lunds universitets mål med medlemskapet är att fler vetenskapliga arrangemang ska förläggas till lärosätet. För mer information om Lund Samverkan 2.0 se Separat årsrapport för Lunds universitets medverkan i Lund Samverkan 2.0 kommer att sammanställas våren 2015 Stärkta samarbeten mellan regionen, kommunen och universitetet Det finns ett väl fungerande samarbete med Event in Skåne (en del av Region Skåne) vars mål är att attrahera fler arrangemang till Skåne Under 2014 presenterades samverkansavtalet för Event in Skånes styrelse. Event in Skåne var också medarrangör vid ambassadörsmiddagen (se sid 6). Stärkta samarbeten mellan Lunds kommun och Lunds universitet Samarbetsavtalet mellan LCVB och LU KoR har lett till ytterligare samarbeten mellan kommunen och universitetet. Informationsspridning och samarbetet har ökat framför allt med Lunds universitets Samverkansavdelning, Externa relationer (Alumniverksamheten) och sektionen Kommunikation (Jubileumskansliet). EMIL-nätverket 2012 bildade representanter från ESS, MAX IV, Medicon Village, Ideon, LU KoR och LCVB nätverket EMIL. Tillsammans verkar nätverket för att påverka beslutsfattare, organisationer och företag för att förbättra mottagandet av våra gäster. Nätverket har tagit fram ett antal gemensamma dokument som t ex How to get to Lund och Snabbfakta om anläggningar i staden som spridits till hotell, turistbyrå, inom anläggningar och så vidare. EMIL-nätverket har också fört samtal med Skånetrafiken angående möjligheten för tillfälliga gäster (gästforskare, konferensgäster med flera) att på ett enkelt sätt färdas med kollektivtrafiken i Lund.

5 Nyckeltal Antal kongressnätter 2013: nätter* (Fördelat 29 % nationella och 71 % internationella.) Antal kongressnätter 2014: nätter* (Fördelat 16 % nationella och 84 % internationella.) *baserat på arrangemang i möteskalendern på visitlund.se. Antal ICCA-arrangemang 2010: : : : : Slutligt besked maj 2015 Plats på ranking över mötesplatser i världen. 2010: 159 av : 172 av : 157 av : 112 av 371 (Plats 4 i Sverige) 2014: slutligt besked i maj 2015 Deltagare ambassadörsmiddag 2013: 55 pers (ambassadörer inom kultur, sport, möten samt politiker) 2014: 39 pers (ambassadörer inom möten) Sammanfattning Arbetet har sedan starten genomförts inom befintliga verksamhetsbudgetar. Vissa aktiviteter har skett i samarbete med Event in Skåne och Lund Samverkan 2.0 (till exempel Kongresseminarium och Ambassadörsmiddag). Under hösten 2013 hölls ett brett fokus på mötesindustrin i stort. Vid ambassadörsmiddagen 2013 deltog t ex representanter från både kulturarrangemang, sportevents och akademin samt politiker från Lunds kommun. Under 2013 påbörjades arbetet med att ta fram en så kallad BID-mall för att underlätta för mötesvärdar att bjuda in attraktiva kongresser till Lund har fokus varit på mötessegmentet och målgrupperna har framförallt varit mötesägare, mötesvärdar samt kommunikatörer/informatörer inom Lunds universitet. Temat Mötens betydelse för att stärka varumärket har gått som en röd tråd genom aktiviteterna. Stor vikt har lagts vid att sprida vetskap om vad LCVB och LU KoR kan bidra med vid planering och genomförande av vetenskapliga arrangemang. Ett stort arbete har lagts ner för att identifiera och bygga relationer med mötesvärdar, kommunikatörer, informatörer och andra som kan påverka att attraktiva kongresser bjuds in till Lund och Lunds universitet. Fokus har också varit att få vetskap om ICCA-möten och registrera dessa i ICCA-databasen. Målet är att Lund minst ska behålla sin position på fjärde plats i Sverige på ICCArankingen över mötesstäder. Under året har nätverket Lund Samverkan 2.0 utvecklats och stärkts allt mer. LCVB är sammankallande och budgetansvariga och representant från LU KoR ingår i referensgruppen. Målet är att tillvarata synergieffekter och optimera positiva effekter i nätverken. Roger Kellerman, Publisher för tidningen Meetings International och moderator vid kongresseminariet november 2014 (se sid 9). Jag har nog aldrig tidigare under mina 30 år i mötesindustrin känt en sådan påtagligt positiv stämning från alla jag träffade. Här finns en guldgruva, att gräva i, förvalta och utveckla. Jag tror ICCA-statistiken kan fördubblas om vi hittar de möten som redan pågår! Det kan bli en positiv chock i hela vår industri i Sverige när många inser att Lund har en position redan som vi bara behöver registrera, sedan fördubblar vi den, och därefter fördubblar vi den!

6 Genomförda aktiviteter Hösten 2013 Samarbetsavtal tecknas mellan Lunds kommun och Lunds universitet I september 2013 undertecknas avtalet av Per Eriksson, rektor vid Lunds universitet samt Mats Helmfrid, kommunstyrelsens ordförande i Lunds kommun och löper tillsvidare. Framtagning av BID-mall Med målet att ge Lunds universitets verksamheter möjlighet att på ett kostnads- och tidseffektivt sätt bjuda in vetenskapliga kongresser erhölls ett finansiellt stöd från Event in Skåne (Region Skåne). Bidraget användes till att ta fram en så kallad BID-mall (BID = bud eller anbud som en destination i konkurrens med andra sätter ihop för att förmå en organisation att förlägga sitt möte just till denna destination). BID:en/anbudet innehåller bl a en presentation av destinationen, kravspecifikation sammanställd av organisationen, förslag på lämpliga anläggningar, hotell, sociala program, transport samt ekonomisk offert. Ambassadörsmiddag i Rådhuset Den 10 december 2013 genomförde LCVB, Event in Skåne och LU KoR en ambassadörsmiddag för 55 personer. Kommunfullmäktiges ordförande bjöd in mötesägare och lokala ambassadörer inom kultur, sport och event i Lund samt Lunds politiker till Rådhuset. Syftet med arrangemanget var att uppmärksamma mötes- och eventvärdar som genomfört arrangemang i Lund under året. Syftet var också att lyfta vikten av möten för politiker och andra beslutsfattare.

7 Genomförda aktiviteter 2014 Sammanställning av checklista för mötesvärdar Lunds universitet För att underlätta planeringsprocessen för en kongress har en checklista tagit fram för potentiella värdar. Checklistan är publicerad på samt på Kontakt med LU avd Alumn och karriär Under våren 2014 etablerades kontakt med Lunds universitets Alumnkoordinator och inför sommaren och vintern finns det en alumnsida på där alumner välkomnas tillbaka till Lund med olika erbjudande. Hösten 2014 gjordes en samannonsering i Nyhetsbrevet Lundensaren som kommer ut fyra gånger per år och har ca läsare. Etablerad kontakt för framtida samarbete kring Lund universitets 350-års jubileum Sedan maj har ett antal möten ägt rum mellan LCVB, LU KoR, Turistbyrån, Event in Skåne och Lunds universitets jubileumskoordinator med syftet att vi ska lära känna varandra och finna former för samarbete kring jubileet. Jubileumsverksamheten och Alumniverksamheten har även presenterats på kommunens nätverksträff. Möte med LU kommunikatörsnätverket SAMKOM Syftet var att få bättre insikt i varandras arbeten, skapa relationer samt öka kännedomen om vad LU KoR samt LCVB kan bistå med i planeringen av kongresser. Det informerades om vad ICCA-möten är och varför dessa är viktiga för Lunds universitet. Samtidigt diskuterades vilka behov verksamheterna har av stöd i dessa frågor. Som ett resultat av mötet väcktes till exempel idén att i samband med vetenskapliga konferenser och kongresser sprida det vetenskapliga e-magasinet Lund University Research Magazine. Etablerat samarbete kring Lundarundan Under några dagar i juli 2013 bjöd Lunds universitet in alla som blivit antagna till universitetet för första gången på en guidad tur. Det kallades att gå en "Lundarunda". Inför sommaren 2014 utvecklades aktiviteten med Lunds Turistbyrå och även under 2015 kommer Lundarundan ske i gemensam regi. Presentation av samarbetet för Event in Skånes styrelse Den 3 juni 2014 bjöds LCVB och LU KoR in till Event in Skånes styrelsemöte för att presentera samarbetet, vårt resultat samt framtida mål. Mötet förlades till Lunds universitet. Rektor Per Eriksson hälsade välkomna och gav samtidigt sin bild av vikten av fler vetenskapliga arrangemang på Lunds universitet. Vid mötet diskuterades även hur Lund tillsammans med Malmö och övriga i regionen kan stärka samarbetet för att regionen ska bli en mer konkurrenskraftig och attraktiv mötesplats.

8 Genomförda aktiviteter forts 2014 Lund och Malmö i tidningen Meetings International Tillsammans med Event in Skåne och Malmö CVB har LCVB tagit fram en specialutgåva av tidningen Meetings International*. Syftet är att sätta fokus på vikten av att ha kongresser samt vilka positiva effekter dessa kan bidra till. Syftet är också att visa på goda exempel samt sprida vad en Convention Bureau kan hjälpa till med. I tidningen uttalar till exempel rektor Per Eriksson följande Om man inte har kongresser och konferenser kan man inte utveckla forskningen i världen. Det går helt enkelt inte att tänka sig en akademisk värd utan möten, konferenser och kongresser. Tidningen har under sommar-höst 2014 delats ut till alla befintliga och potentiella mötesägare inom LU, alla politiker, relevanta beslutsfattare inom Lunds kommun och Lunds universitet samt spridits inom besöksnäringen och näringslivet i Lund. LU KoR bistår med spridningen på Lunds universitet. * Tidningen Meetings International är ett magasin som bl a innehåller artiklar om mötesindustrin och effekter som kan uppnås. Digitalversion: Workshop kring förnyande av Mötesindustriveckan i Malmö Mötesindustriveckan, MIV, är Svensk Mötesindustris årliga mötesplats. Under åren genomfördes Mötesindustriveckan i samarbete med TUR-mässan i Göteborg. Sedan 2011 står Mötesindustriveckan på egna ben för att fokusera på tillväxt och utveckling genom möten i hela landet. Mötena var då förlagda till Göteborg och Stockholm. För första gången kommer Mötesindustriveckan att förläggas till Skåne. MIV15 genomfördes på MalmöMässan den 20-22/ LCVB och LU KoR har under våren och hösten deltagit i den referensgrupp som tillsammans med Anagram (som projektleder MIV15) arbetat med att ta fram ett nytt upplägg med fler nya målgrupper för att lyfta Mötesindustriveckan.

9 Kongresseminarium kring möten som verktyg i varumärkesarbetet Med syfte att lyfta vikten av bra nationella och internationella vetenskapliga möten och uppmärksamma dess positiva effekter för Lund och Lunds universitets varumärke har vi som mål att fler potentilla mötesvärdar ser nyttan av att vara värd för en vetenskaplig kongress. Målgrupp: Kommunikatörer, informatörer och potentiella mötesvärdar vid Lunds universitet samt andra mötes- och varumärkesintresserade. Upplägg: Under en förmiddag i universitetshusets aula presenterades gavs deltagarna möjlighet att lära sig mer om mötesindustrin och dess effekter samt hur vi kan ha nytta av det inom universitetet. Deltagarna blev också uppdaterade i hur långt kommunen kommit i projektet framtida kongressanläggning i Lund. Som en del i Lund Samverkan 2.0 projektet, gavs möjlighet att träffa representanter från stadens arenor och mötesplatser. Vid aktiviten deltog 80 personer och 15 utställare. Pehr Palm, VD Event in Skåne Tack för allt jobb ni gjort, väldigt bra planerat och genomfört. En av våra bästa säljaktiviteter Ambassadörsmiddag med mötesägare inom Lunds universitet i fokus 2014 bjöd Lunds kommun och Lunds universitet, i samarbete med Event in Skåne, in till en ambassadörsmiddag. Årets middag kom att fokusera på segmentet mötes- och kongressvärdar. Middagen förlades till Lunds universitets huvudbyggnad. Förvaltningschef Susanne Kristensson från Lunds universitet deltog samt Lunds kommuns Näringslivs- och turismchef Per Persson. Syfte: Uppmärksamma ambassadörer på Lunds universitet som verkar för att öka antalet vetenskapliga arrangemang inom universitet samt bjuda in till nätverkande dem emellan samt ytterligare lyfta positiva effekter av vetenskapliga möten. Mål: Att mötesambassadörer upplever att de bidrar till att stärka universitetets och sin institutions varumärke genom vetenskapliga arrangemang. Få fler att vilja bjuda in och ta sig an värdskapet av en kongress. Upplägg: Middag, moderator som gjorde en presentationskavalkad av deltagarna/mötesägarna med framgångs historier som lyfte ambassadörskapet samt avslutande underhållning.

10 Mål och strategi inför 2015 Mål 2015 Öka antalet registrerade ICCA-arrangemang från 21 till 25 st Identifierat och haft möte med minst 10 potentiella mötesvärdar kopplade till ICCA-arrangemang Genomfört minst en aktivitet gemensamt med Lund Samverkan 2.0 Utöka antalet relevanta mötesambassadörer med 20 %. Under 2015 kommer fortsatt fokus vara på mötessegmentet. Ett övergripande mål är att ytterligare öka kännedomen internt inom Lunds kommun och Lunds universitet om vad Lund Convention Bureau och LU avd Konferens och representation kan bistå med i samband med planering och genomförande av kongresser samt att sprida vetskapen om den BID-mall och checklista som finns tillgängliga. Ett viktigt arbete är också att öka kännedomen om vad ICCA är samt att få fler att rapportera genomförda arrangemang som kan registreras i systemet. I detta arbete vill vi fortsätta med det redan fungerande samarbetet som finns med Event in Skåne. LCVB kommer från och med januari 2015 bli medlemmar i ICCA och får då tillgång till det register med kongresser som cirkulerar runt i världen. I samband med detta kommer vi även framöver att lägga stort fokus på att identifiera och stärka relationer med mötesvärdar, mötesägare och andra påverkare kring möten. LCVB och LU KoR kommer att fortsätta medverka i Lund Samverkan 2.0 och verka för att dra nytta av synergier vi ser. Inom Lund Samverkan 2.0 görs till exempel varje år en aktivitet med fokus på Lunds universitet. Det kan vara seminarium, mässa, site visits för destinations managers och mötesägare. LCVB och LU KoR kommer gemensamt att fortsätta verka för att öka utbudet av attraktiva mötesplatser för större kongresser och bidra till att fler vetenskapliga arrangemang förläggs till Lund och Lunds universitet. Kontakt: Lunds universitet, avdelning konferens och representation Eva Wendel Höiland eva.wendel@konferens.lu.se Lunds kommun, Lund Convention Bureau, Boel Starbrant boel.starbrant@lund.se Lunds kommun, Lund Convention Bureau, Sofia Björk sofia.bjork@lund.se Foto: McNeale AB, X-Ray Foto, Gustaf Johansson