Personalekonomisk redovisning och bokslut 2014 1
Innehållsförteckning personal PERSONALEKONOMISK REDOVISNING 3 Personalstruktur 3 Anställningsform 3 Åldersstruktur 3 Åldersfördelning över tid 3 Sysselsättningsgrad 3 Personalkostnader 4 Total personalkostnad 4 Mer- och övertid 4 Timlönekostnader 4 Arbetad tid och frånvaro 4 Sjuklönekostnad 4 Semesterlöneskuld 4 Genomsnittslön 4 Personalomsättning 4 Rekrytering 5 Avslutade anställningar 5 Prognos för kommande pensionsavgångar 5 PERSONALBOKSLUT 6 Delaktighet och inflytande 6 Medarbetarundersökning 6 Arbetsmiljö och hälsa 6 Hälsofrämjande arbete 6 Hälsoinspiratörer 6 Aktivitetstävling 6 Arbetsmiljöutbildning 6 Frisktal 6 Sjukfrånvaro och rehabilitering 6 Jämställdhet och mångfald 7 Könsfördelning 8 Könsfördelning chefer 8 Vad kvinnor tjänar i förhållande till männen 8 Lönekartläggning 8 Jämställdhet och mångfaldsplan 8 Förnyelse och utveckling 8 Introduktionsdag för nyanställda 8 Feriearbete, högskolepraktikanter och sommarlovsentreprenörer 8 Kompetensutveckling 8 Attraktiva villkor 9 Satsningar 9 Rekryteringsförmåga 9 2
Personal ekonomisk redovisning Pajala kommuns personalekonomiska redovisning och bokslut ger en bild av organisationen och läget mer vår personal. Nulägesbilden är ett viktigt verktyg för att sätta upp mål för framtiden och stämma av om vi uppnår dem. Med stöd av följande underlag kan vi utveckla kommunen som arbetsgivare. Organisationen är uppdelad enligt följande: KS - Kommunstyrelsen (inklusive plan- och miljö), KUN- Kultur och utbildning, SOC socialförvaltningen. Redovisningen är sammanställd av personal- och löneenheten. Personalstruktur Anställningsform I Pajala kommun jobbar anställda under ett antal olika kollektivavtal. De flesta går under allmänna bestämmelser (AB). Andra avtal är PAN för anhörigvårdare och personliga assistenter, avtalet för deltidsbrandmän (RIB) och bestämmelser för arbetstagare i arbetsmarknadspolitiska insatser (BEA). Den 31 december 2014 hade 634 personer tillsvidareanställningar i Pajala kommun. Det motsvarar 588 helårsarbetare. Antalet månadsavlönade (aktiva tillsvidareanställningar samt tidsbegränsat anställda med månadslön) var 707 personer. 2013 2014-29 år 35 54 30-39 år 66 66 40-49 år 146 144 50-59 år 234 231 60-99 år 142 139 Medelålder 50 50 Åldersfördelning över tid Nedanstående tabell visar åldersfördelningen i organisationen 2010 och 2014. Andelen personer under 30 har ökat 2014 jämfört med 2010. Gruppen 60 år eller äldre har också ökat sedan 2010. 60-99år 50-59 år 40-49 år 30-39 år -29 år 2010 2014-300 -200-100 0 100 200 300 2013 2014 Tillsvidareanställda (även vilande tjänster) 623 634 motsvarande årsarbetare 580 588 Månadsavlönade AB, bestående av: 680 707 tillsvidareanställda AB (enbart aktiva anställningar) 549 561 visstidsanställda AB, månadsavlönade 131 146 Visstidsanställda AB, timavlönade 402 524 PAN, BEA 44 40 RIB 98 104 Åldersstruktur Nedanstående tabell visar åldersfördelningen bland tillsvidareanställd personal. Medelåldern 2014 var 50 år. Sysselsättningsgrad I kommunens rekryteringsriktlinjer anges att innan rekryteringsåtgärder vidtas ska det prövas om det finns medarbetare på arbetsstället som önskat högre sysselsättningsgrad, vilket också finns reglerat i lagen om anställningsskydd (LAS). I tabellen nedan visas den genomsnittliga sysselsättningsgraden för månadsavlönade, fördelat på förvaltning och kön. Lägst genomsnittlig sysselsättningsgrad hade kvinnor inom socialförvaltningen och högst hade män inom kommunstyrelsen. Samtliga månadsavlönade 91,9 94,9 92,5 KS 95,2 96,3 95,7 KUN 92,9 94,3 93,2 SOC 90,7 93,9 91,1 3
Personalkostnader Total personalkostnad Den totala personalkostnaden för 2014 uppgick till cirka 316 mkr, vilket motsvarar 64 procent av kommunens totala driftskostnader under året. Mer- och övertid Kostnaden för fyllnads- och övertid har ökat. Under 2014 var den totala kostnaden 5,6 miljoner kronor. Det motsvarar ungefär 15 årsarbetslöner. 6 5 4 3 2 1 0 1,9 1,5 1,7 2,5 Timlönekostnader Kommunens kostnader för timlön (exkl. projektkostader) uppgick 2014 till 25,6 miljoner. Det är en ökning från tidigare år med 4,1 miljoner. Antalet timavlönade (timanställda) ökade från 402 personer 2013 till 524 personer 2014. Mkr 2013 2014 Timlönekostnad 21,5 25,6 Arbetad tid och frånvaro Den totala arbetstiden för tillsvidareanställd personal under 2014 utgjorde cirka 75 procent av faktisk arbetstid. Den största frånvaroorsaken var semester följt av sjukfrånvaro. Den största förändringen från 2013 är att frånvaron på grund av sjukdom bland tillsvidareanställd personal har ökat med 1,5 procentenheter. 2013 2014 Arbetad tid 76,2 74,8 Frånvaro i förhållande till total lönekostnad 2,9 3,1 1,6 1,5 23,8 25,2 Sjukdom 5,5 7,0 Föräldrapenning/VAB 3,3 3,5 Semester 9,2 9,1 Studier 1,2 0,6 Enskild angelägenhet 0,2 0,2 3,9 1,7 Fyllnadstid, mkr Övertid, mkr 4 Annan tjänstgöring, fackligt arbete, militärtjänst och övrigt 4,4 4,7 Sjuklönekostnad Enligt lagen om sjuklön, SjLL, betalar arbetsgivaren sjuklön under de första 14 dagarna i en sjukperiod, vilket motsvarar 80 procent av den lön och andra anställningsförmåner som den anställde gått miste om till följd av nedsättningen i arbetsförmågan. Från dag 15 kan den anställde också få kompletterande ersättning med rätt till sjuklön enligt kollektivavtal (Allmänna bestämmelser, AB). Den totala kostnaden för sjuklön 2014 uppgick till 8,5 miljoner kronor (exkl. sociala avgifter). Det är en ökning från 2013 med 1,2 miljoner. Tabellen nedan visar sjuklönekostnaden de senaste fem åren fördelat per förvaltning. Totalt, mkr 6,0 5,7 5,2 6,3 8,5 KS 0,6 0,5 0,6 1,1 1,8 KUN 2,3 2,2 1,6 1,8 2,6 SOC 3,1 3,1 3,0 3,3 4,0 Semesterlöneskuld Semesterlöneskulden uppgick 2014 till 15,4 miljoner (exkl. sociala avgifter). 2013 var semesterlöneskulden 13,6 miljoner. Genomsnittslön I nedanstående diagram visas medellönerna i Pajala kommun. 2014 är medellönen för män 26 936 kr och för kvinnor 26 306 kr. Se mer om lön och kön under Jämställdhet och mångfald. 27500 27000 26500 26000 25500 25000 24500 24000 23500 Kvinnor Män Samtliga Personalomsättning Personalomsättningen är en beskrivning av hur många som avgått och rekryterats. I statistiken nedan ingår bara tillsvidareanställda. Medarbe-
tare som bytt tillsvidaretjänst inom kommunen är inte inräknade. Rekrytering Under 2014 fick 44 nya personer tillsvidareanställningar. 2013 var siffran 40. Avslutade anställningar Under 2014 avslutades 45 tillsvidareanställningar. Tabellen visar avgångsorsakerna pension, egen begäran samt annan orsak. 2013 2014 Nya anställningar 40 44 Avgångar, totalt 48 45 Egen begäran 25 19 Pension 18 24 Annan orsak 5 2 Prognos för kommande pensionsavgångar Enligt gällande riksdagsbeslut har den anställde avgångsskyldighet vid 67 års ålder. Samtidigt kan medarbetaren avgå med pension tidigast från och med 61 års ålder. Detta innebär att tidpunkten för pensionsavgången är någonstans mellan 61 till 67 år. Nedanstående tabell visar antalet pensionsavgångar per förvaltning och år. Prognosen baseras på pensionsavgång vid 65 års ålder. Det innebär 251 pensioneringar innan år 2025. Det utgör 40 av dagens personalstyrka på 634 medarbetare. Räknar man att alla medarbetare som med dagens bestämmelser har rätt att ta pension vid 61 års ålder innan 2025 gör det, så blir antalet 338 pensioneringar. Det innebär att 53 av dagens personalstyrka kan gå i pension innan utgången av 2024. 2013 var prognosen att 9 medarbetare skulle pensioneras under 2014 (=avgångsålder vid 65 år). Den faktiska siffran för 2014 blev som tabellen ovan visade, totalt 24 pensionsavgångar. 40 35 30 25 20 15 10 5 0 KS KUN SOC Avgångsålder 65 år 61 år Antal tom 2024-12-31 251 338 Andel av dagens 629 TV-anställda 40 53 5
Personal bokslut Vår organisation bygger på våra gemensamma mål och uppdrag. Utgångspunkten för Pajala kommuns personalarbete är sammanfattat i vår personalpolicy. Vad vi står för och vad vi vill uppnå är indelat i fem olika synsätt: delaktighet och inflytande, arbetsmiljö och hälsa, jämställdhet och mångfald, förnyelse och utveckling samt attraktiva villkor. Delaktighet och inflytande Pajala eftersträvar en organisation där alla medarbetare ges möjlighet till delaktighet och inflytande, med stöd av bland annat vårt samverkanssystem och strävan efter tydlig kommunikation och bra information. Medarbetarundersökning För att stämma av hur organisationen fungerar genomför vi regelbundna medarbetarundersökningar. Under 2013 genomfördes den senaste undersökningen bland Pajala kommuns anställda. Arbetsplatserna har arbetat med åtgärdsplaner utifrån undersökningen. 2015 kommer medarbetarundersökningen åter att genomföras. Det ger oss en bild av var vi har kommit och vad vi behöver arbeta med framöver. Arbetsmiljö och hälsa Pajala kommun ska jobba med arbetsmiljö och hälsa på ett sådant sätt som skapar förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Hälsofrämjande arbete Företagshälsovård och hälsofrämjande grupper Pajala kommun har avtal med företagshälsovården Pajalahälsan AB. De utför hälsoundersökningar, utbildningar, gruppbehandling och samverkar med kommunen i rehabiliteringsfrågor. Pajala kommuns medarbetare har också under 2014 haft möjlighet att delta i grupper för rökavvänjning, viktreducering och sömnförbättring som ordnats av Pajalahälsan. Hälsoinspiratörer Cheferna har det övergripande ansvaret för hälsooch friskvårdsarbetet. Till stöd i arbetet har de en hälsoinspiratör. Inspiratören ska hjälpa, stödja samt ge tips och råd till arbetskamraterna. Målsättningen är att arbeta förebyggande med aktivitetssamordning och friskfaktorer. Utöver detta finns en hälsosamordnare centralt i organisationen som bland annat har som uppgift att stödja och hjälpa inspiratörerna. Under 2014 har hälsoinspiratörerna deltagit i fortbildning. Aktivitetstävling Under våren 2014 genomfördes för tredje året i rad aktivitetstävlingen Rörliga halvtimmar för samtliga av kommunens anställda. Totalt deltog 222 medarbetare fördelade på 24 lag. Totalt antal aktiviteter var 15 165 vilket innebar 68,3 aktiviteter/person under mars-april-maj. Pajala kommun har även under 2014 gett anställda möjlighet att delta i P4:s friskvårdssatsning Radioaktiv. Arbetsmiljöutbildning Under 2014 har ledare och arbetstagarorganisationer utbildats i arbetsmiljölagstiftning med fokus på psykosocial arbetsmiljö. Frisktal Frisktalet definieras som den andel av anställda i procent som inte har några sjukskrivningsdagar alls under året. Målet är självklart att uppnå ett högt frisktal och ett lågt sjuktal. I nedanstående tabell redovisas frisktalet per förvaltning/kön för månadsanställda. Frisktalet för samtliga anställda har sedan 2010 sjunkit med 4 procentenheter. Månadsanställda 2014 Frisktal samtliga 35 54 39 KS 38 59 48 KUN 33 58 39 SOC 35 47 36 Sjukfrånvaro och rehabilitering Enligt kommunens riktlinjer ska arbetsgivaren utreda behov av rehabilitering när en medarbetare varit sjukskriven fyra veckor, haft upprepad korttidsfrånvaro eller när medarbetaren själv begär det. Definitionen av upprepad korttidsfrånvaro är när medarbetaren har haft sex frånvarotillfällen eller mer under en 12-månadersperiod. 6
Total sjukfrånvaro I nedanstående tabeller redovisas den totala sjukfrånvaron i procent av arbetstid. Första tabellen är indelat på åldersgrupper. Den andra tabellen presenterar variationen mellan förvaltningarna. 1 Åldersindelat Total sjukfrånvaro 6,0 3,5 5,5-29 år 3,1 3,1 3,1 30-49 år 4,8 2,6 4,3 50 - år 7,4 4,2 6,7 Förvaltningsindelat Total sjukfrånvaro 6,0 3,5 5,5 KS 8,4 3,3 6,2 KUN 5,9 5,0 5,7 SOC 5,6 2,5 5,2 Sjukfrånvaro 60 dagar eller mer I nedanstående tabell redovisas hur stol andel av sjukfrånvaron som längre sjukskrivningar (överstigande 59 dagar). Sjukfrånvaro >59 dagar, andel av total sjukfrånvaro 46,7 32,8 45,1 KS 65,8 22,9 57,5 KUN 54,4 51,8 53,9 SOC 37,1 11,3 35,8 riekostnad och produktionsstörningar. Sjuklönekostanden exkl. sociala avgifter har ökat med 1,2 miljoner mellan 2013 och 2014 (se tidigare avsnitt personalkostnader). Andelen längre sjukskrivningsperioder ökade under 2014 men är fortfarande lägre än 2010. 2012 hade andelen längre perioder gått ner till 36,6 av sjuktalet. Sedan dess har andelen ökat med 8,5 procentenheter. Den samlade bilden av sjukfrånvaron 2014 är att medarbetarna är mer sjuka och i längre perioder. Sjuktal 4,5 4,0 3,8 4,5 5,5 Sjukfrånvaro >59 dagar, andel av total sjukfrånvaro 50,4 42,5 36,6 39,1 45,1 Tillbud och arbetsskador Tillbudsrapporteringen är ett viktigt inslag i det förebyggande arbetet och syftar till att förhindra att faktiska olyckor sker. Socialförvaltningen är den förvaltning som rapporterar flest tillbud och majoriteten rör hot/våld. Under 2014 rapporterades totalt 30 tillbud varav 14 av dessa hade inträffat under 2013. Ett av tillbuden var också att betrakta som allvarligt och anmäldes därmed också till arbetsmiljöverket. Antalet anmälda arbetsskador under 2014 var 20 och även här rapporterades majoriteten från socialförvaltingens område. Olyckor på arbetsplatsen var den vanligaste orsaken till arbetsskada. Sjuktal över tid Tabellen nedan visar hur sjukfrånvaron har sett ut de senaste fem åren samt hur stor andel av sjukfrånvaron som är sjukperioder på 59 dagar eller mer. Sjuktalet för 2014 översteg 5, vilket inte skett sedan 2006. Från föregående år har sjuktalet ökat med en procentenhet. Sjuklön är en del av kostnaden för organisationen när en medarbetare är sjuk. Andra kostnader är till exempel kvarkvarande kostnader för lokaler, administration, vika- 1 Statistiken inkluderar samtliga anställda i Pajala kommun. Intermittent anställda personer som bara står i anställningsrelation med arbetsgivaren de dagar de arbetar, ingår också i statistiken. Sjukfrånvaro redovisas bara för dem med fastställt arbetsschema. Det innebär att sjuktalet kan påverkas av att intermittent anställda bidrar med arbetad tid men inte alltid med sjukfrånvaro. Sjuktalet för enbart månadsavlönade medarbetare är 6,0. 7 Tillbud och arbetsskador Arbetsskador 20 KS 7 KUN 0 SOC 13 Tillbud 30 KS 1 KUN 6 SOC 23 Jämställdhet och mångfald Vårt ställningstagande är att Pajala kommun som arbetsplats ska kännetecknas av respekt och insikt om alla människors lika värde. Alla ska ha samma rättigheter och möjligheter. Nyckeltalen avspeglar bara jämställdhet. Detta beror på att vi inte kart-
lägger andra områden som t ex etnisk tillhörighet eller sexuell läggning. Könsfördelning Av organisationens 634 tillsvidareanställda 2014 var 81 kvinnor och 19 män. Det är samma fördelning som 2013. Alla tillsvidareanställda Könsfördelning chefer För chefsgruppen är fördelningen 29 män och 71 kvinnor. Andelen män i ledande position har ökat från föregående år (m= 25 och k= 75 ). Ledare män 19 kvinnor 81 99,3 99,2 97,9 97,4 97,7 Kr -134-185 -526-687 -630 Lönekartläggning Arbetsgivare är skyldiga att var tredje år göra en lönekartläggning. Syftet är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män. I revisionen som gjordes 2012 fanns löneskillnader som inte gick att förklara med sakliga grunder. Handlingsplanen var att följa upp detta i samband med de årliga lönerevisonerna samt att vid behov göra justeringar. Inför 2015 års lönerevison kostaterar arbetsgivaren att skillnaderna är åtgärdade. Hösten 2015 kommer nästa lönekartläggning för jämställda löner att ske. Jämställdhet- och mångfaldsplan Pajala kommun har under 2014 påbörjat arbetet med att uppträtta en ny jämställdhets- och mångfaldsplan som ska gälla för 2015-2018. män 29 kvinnor 71 Förnyelse och utveckling Lärande och utveckling är viktigt för att vi ska kunna utföra våra arbeten med kvalitet och effektivitet. Det innebär också att vi introducerar nya medarbetare på ett bra sätt och tar tillvara de kompetenser de bär med sig. Ledningsgruppen består av 42 män och 58 kvinnor (12 personer totalt). Ledningsgrupp män 42 kvinnor 58 Vad kvinnor tjänar i förhållande till männen Nedanstående tabell grundar sig på medellönerna per månad för män och kvinnor i Pajala kommun. 2014 tjänar kvinnliga medarbetare i snitt 97,7 av vad de manliga medarbetarna tjänar. Uttryckt i pengar tjänar kvinnor i snitt 630 kronor mindre i månaden än män. Introduktionsdag för nyanställda Pajala kommun har anordnat en gemensam introduktionsdag för alla nyanställda under år 2014. Introduktionsdagen syftar till att ge medarbetaren en god helhetsbild av Pajala kommun som arbetsgivare, men ska även bidra till en känsla av sammanhang i arbetet. Ett annat syfte är att få en inblick i de olika verksamhetsområdena. Feriearbete, högskolepraktikanter och sommarlovsentreprenörer Samtliga ungdomar som är födda 1996 och 1997 har erbjudits feriearbete under sommaren 2014. Totalt 32 ungdomar tackade ja till feriejobb, jämfört med 26 ungdomar föregående år. Dessutom arbetade två ungdomar som sommarlovsentreprenörer. Under sommaren engagerades även fyra högskolepraktikanter. Kompetensutveckling Under året har bland annat en kommunövergripande utbildning med fokus på psykosocial arbetsmiljö genomförts. Det har också påbörjats en 8
utbildningssatsning på strategisk lönebildning. Personal i olika verksamheter har också getts möjlighet att gå kurser i finska och meänkieli. Socialförvaltningen Likt 2013 har det under 2014 har det varit en återhållsamhet vad avser utbildningar. De flesta kompetenshöjande åtgärderna är helt eller delvis finansierade av stimulans- och/eller projektmedel. En del av det som genomförts är hygien- och läkemedelsutbildningar till samtlig baspersonal, enhetschefer, hälso-och sjukvårdspersonal. Andra insatser är utbildning i ProCapita, metoden ÄBIC (äldres behov i centrum) ledarutbildning och utbildningar/föreläsningar om våld i nära relationer till flera olika personalgruppen inom socialtjänsten. Kultur- och utbildning Lärarna har genom kollektivavtal rätt till 16 kompetensutvecklingsdagar per år. Under året har de olika verksamheterna inom KUN deltagit i nätverksträffar, interna fortbildningsinsatser, externa utbildningar samt gemensamma utbildningsdagar. Flera verksamhetsområden har fortbildat sig inom digitala frågor och informations- och kommunikations. Inom förskolan har man bland annat fortsatt med språkutvecklingsfrågor. I skolan har man bland annat arbetat med likabehandlings- och värdegrundsarbete och matematiklyft för lärarna. Några ledare går den statliga rektorsutbildningen. Kommunstyrelsen inkl. plan- och miljö Verksamheterna har arbetat med fortbildning och kompetensutveckling genom externa utbildningar, nätverksträffar med seminarium och workshops, sammarbeten samt studiebesök på andra kommuner. Under året har även olika internutbildningar hållits för personal inom organisationen. Attraktiva villkor Grunden för anställningsvillkoren i Pajala kommun är reglerat i lagar och kollektivavtal på central och lokal nivå. Utöver det så arbetar kommunen med att utveckla anställningsvillkor som tilltalar såväl befintliga som potentiella medarbetare. Satsningar Kommunen har antagit en personalpolicy för att skapa samsyn och tydlighet i personalpolitiken och medarbetarskapet. Verksamheterna har börjat jobba med policyn under året och det kommer att fortsätta under 2015. 9 Under året har även en utbildningssatsning på lönebildningsprocessen gjorts. Förvaltningscheferna samt personalutskottets ledamöter deltog. Detta kommer att följas upp under 2015 genom att även chefer och fackliga företrädare utbildas. Under 2014 påbörjades också ett arbete med att utveckla Feriejobbsprocessen. Syftet är bland annat att öka kunskapen och intresset för våra välfärdsjobb och förhoppningsvis få ungdomarna att vilja söka sig tillbaka till oss när de slutfört sina studier. Rekryteringsförmåga Inom kommunens olika område arbetar många olika yrkeskategorier. Rekryteringsförmågan påverkas av arbetsgivarens ställning (attraktivitet) men också av demografiska faktorer och läget på arbetsmarknaden i stort. Socialförvaltningen Under 2014 har tillgången på vikarier inom vårdoch omsorg varit mycket bekymmersam, då tillgången på vikarier varit dålig. Detta har varit särskilt framträdande i kommunens byar och avser både äldreomsorg och personlig assistans. Ett annat yrkesområde där det varit svårt att hitta personal med kompetens är socialsekreterare. Bristen på socionomer är ett problem både lokalt, regionalt och nationellt. Socialförvaltningen har haft en viss omsättning bland enhetschefer, till dessa tjänster har dock tillgången på sökande varit tillräcklig. Kultur- och utbildning Pajala kommun har en hög andel behöriga lärare. Det har dock blivit svårare att hitta behöriga lärare i flera ämnen under de sista åren. Kommunstyrelsen inkl. plan- och miljö Rekryteringsförmågan skiljer sig åt mellan olika verksamheter. Utmaningar har varit att snabbt och effektivt tillsätta tjänster på grund av för få sökanden med den efterfrågade kompetensen. En annan utmaning har varit att få kandidater med rätt utbildning som också har hunnit bygga viss arbetslivserfarenhet. Den samlade bedömningen av 2014 års rekryteringar är dock att verksamheterna fått den kompetens som efterfrågats.