Bildningsnämnden 30 08.04.2015 Stadsstyrelsen 185 01.06.2015 UTREDNING AV IDROTTSTJÄNSTER OCH FÖRVALTNING AV IDROTTSPLATSER BILDN 08.04.2015 30 Beredning och tilläggsuppgifter: controller Saija Männistö 050 3555 051 eller saija.mannisto@porvoo.fi, chef för idrottstjänster Per Högström 0400 212 264 eller per.hogstrom@porvoo.fi, kultur- och fritidsdirektör Merja Kukkonen 4891 754 eller merja.kukkonen@porvoo.fi I utredningen har huvudsakligen deltagit controller Saija Männistö samt chef för idrottstjänster Per Högström och kultur- och fritidsdirektör Merja Kukkonen. I samband med att budgeten för 2015 bereddes kom man med ett alternativ enligt vilket idrottstjänsternas fastigheter ska överföras till systemet med interna hyror. Stadsstyrelsen beslutade vid sitt möte 2.6.2014 att en separat utredning ska göras för en eventuell överföring och att man efter utredningen fattar ett separat beslut om ärendet. Målet för utredningen var förvaltningen av Borgå stads idrottsplatser i nuläget och i ljuset av bokslutsuppgifterna för år 2013. En objektiv utredning var behövlig för att staden kan fatta ett beslut om den framtida handlingsmodellen för förvaltningen av idrottsplatser. Idrottstjänsterna producerar idrottstjänster samt förvaltar och erbjuder idrottsplatser. Det betyder att idrottstjänsterna ansvarar för planering, byggande, förvaltning och underhåll av de idrottsplatser som staden erbjuder med några undantag. Idrottsanläggningarnas uppgifter och resurser presenteras i bilaga 2 och Idrottstjänsternas verksamhet i lokaler och ansvar i bilaga 3. Målet med utredningen av idrottstjänsterna är att presentera nuläget för förvaltningen av idrottsplatserna, gå igenom och bedöma idrottstjänsternas nuvarande kostnader, skilja på kostnaderna för underhåll av fastigheter från kostnaderna för av producering av idrottstjänster, producera en jämförande kalkyl om kostnaderna för fastigheter enligt principen med interna hyror, som ett slutresultat ange totalkostnaderna för produceringen av idrottstjänster samt lyfta fram fördelarna och utvecklingsbehoven med centraliserad och decentraliserad lokalförvaltning. I utredningen konstateras bland annat följande: För idrottstjänsterna avviker handlingsmodellen för ägandet och förvaltningen av fastigheter från den centraliserade modellen som är
i bruk för stadens andra fastigheter. I den centraliserade modellen äger lokalitetsledningen stadens fastigheter, ansvarar för förvaltningen av dem och fastställer den interna hyran för lokaler. Affärsverket Borgå lokalservice sköter fastighetsunderhållet för lokalitetsledningen. Lokalens användare har då inte uppgifter och personal i anslutning till lokalen. Rapporten innehåller flera beskrivningar om översynen av kostnaderna. Ett slutresultat av kostnadsberäkningarna finns i avsnitt 2.3. och bakgrunden till dem i avsnitt 2.5. Nuläget av förvaltningen beskrivs på flera ställen i rapporten och i bilagorna. Nyttan och utvecklingsbehoven i fråga om förvaltningsmodellerna finns på en lista med slutsatser från sida 18. Utredningen visar att det inte är möjligt att i alla objekt skilja på kostnaderna för fastigheten från kostnaderna för produktionen av idrottstjänster, framför allt inte så att kostnaden kan jämföras med andra fastighetskostnader i staden. Fastigheter inom idrottstjänster såsom ishallen och simhallen förutsätter sådant underhåll av fastigheter som inte genomförs i stadens andra fastigheter (t.ex. isskötsel, vattenprocess). Detta har inte hindrat att granska kostnaderna av verksamheten i lokaler eller tänka på ett alternativ att ägandet av fastigheterna och tjänsterna för verksamheten i lokaler kan antingen delvis eller helt och hållet produceras centraliserat. Borgå stads gällande konteringsanvisningar följer Kommunförbundets rekommendationer. Varken specificeringarna eller gällande praxisen för allokering av kostnaderna (personalkostnader, ofördelade poster, kostnader för skolornas salar) inte tillräckligt noggranna, vilket försvårar bedömningen av kostnaderna för objekten eller idrottstjänsterna som helhet. Planeringen av kostnader för lokaler bör omfatta kostnader i anslutning till kapital, dvs. beredskap för behovet av reparation på grund av nedslitning av fastigheter och räntekostnader för bundet kapital. I andra fastigheter i staden omfattar den interna hyran både kostnaderna för underhåll och driftskostnaderna samt posterna i fråga. När det gäller fastigheter som förvaltas av idrottstjänsterna har man hittills inte på samma sätt beaktat hur kapitalposterna påverkar de kommande kostnaderna. Därför är det svårt att göra en intern kostnadsjämförelse för stadens idrottslokaler och t.ex. för lokaler som hyrs externt. Att man för idrottsfastigheterna inte samlar eller planerar reparationsvederlag för att täcka de kommande reparationsbehoven, orsakar delvis också oförutsägbart tryck för de
kommande investeringsåren. Eftersom principerna för beräkningen och uppföljningen avviker från varandra är det svårt att skapa en pålitlig bild hur stor ansvaret är för reparationer. Fastigheternas underhåll genomförs på olika sätt som beror på att fastigheterna har en annorlunda förvaltningsmodell. Idrottstjänsterna har i utredningen betonat att deras sätt att genomföra reparationer i anslutning till fastighetens skick under dess livscykel avviker från den centraliserade modellen. Enligt sin egen utredning strävar Idrottstjänsterna efter att genomföra underhållsreparationer och planenlig årlig service i byggnader så att byggnadens totalkostnader minskar under deras livscykel. Enligt idrottstjänsternas erfarenhet har den årliga servicen enligt den centraliserade modellen inte kunnat genomföras på ett sådant sätt som tillfredställer kunden. En annorlunda uppföljning av underhållsreparationer och sättet att genomföra dem leder till att fastigheternas underhållsreparationer och bedömningarna av konditionsklassen inte är jämförbara mellan de fastigheter som ägs av idrottstjänsterna och fastigheter med den centraliserade modellen. På grund av faktorerna ovan (den gällande praxisen med specificering och allokering, bokföring av kapitalkostnaderna) kan man inte heller på ett tillförlitligt och lätt sätt räkna ut med vilken summa kommunen årligen understöder idrottsföreningar och organisationer genom att ta ut hyror för användningen av lokaler som är lägre än kostnadsnivån. Nyttan och bristerna i den centraliserade modellen med tanke på ägandet och användningen av fastigheten och de transparenta kostnaderna för fastigheten, på samma sätt som nyttan och bristerna i den nuvarande decentraliserade modellen med tanke på ägandet och användningen av fastigheten och de transparenta kostnaderna för fastigheten presenteras i slutet av rapporten på sidorna 18 20. Controller Saija Männistö konstaterar i slutet av redningen: När de olika alternativen övervägs bör det centrala målet vara att samma principer tillämpas vid bedömning, värdering och planering av all egendom samt kostnaderna och resurserna i kommunen. Principerna bör grunda sig på rätta och transparenta uppgifter. Med avvikande praxis är det svårare att dra slutsatser och bedöma helheter. Om man inte fattar ett beslut om att överföra idrottslokalerna till den centraliserade modellen, bör man enligt bedömaren dock förbättra transparensen i kostnader och resurser för de brister som beskrivits i rapporten. Enligt bedömaren bör man kritiskt granska hur systemet med de interna hyrorna fungerar och målmedvetet sträva efter att förbättra och eliminera bristerna i beräkningen.
Både i den här utredningen och generellt verkar det som att den övriga organisationen inte tillräckligt väl känner till den nytta som eftersträvats genom den centraliserade modellen och systemet med den interna hyran i anslutning till modellen. Den valda verksamhetsmodellen och fastställandet av den interna hyran bör utvecklas regelbundet och också aktivt klargöras för de interna kunderna. Samtidigt bör betonas att man med modellen söker stöd för stadens målsättning att för aktörer ordna så fungerande lokaler som möjligt med rimliga kostnader. Produktiviteten av modellen och målet med hur nyttan förverkligas bör följas upp genom att mäta och informera om resultaten. Den interna hyran och förvaltningen av fastigheter har genomförts på det nuvarande sättet sedan år 2006, och därför ska det redan vara möjligt att granska systemet med ett tillräckligt tidsperspektiv. Bilagor: Utredning: Handlingsmodell för förvaltning av idrottsplatser Bilaga 1 Idrottsplatser Bilaga 2 Idrottstjänsternas verksamhet i lokaler Bilaga 3 Idrottstjänsternas uppgifter och resurser Bilaga 4 Personal Bildd: Nämnden presenterar till stadsstyrelsen -att idrottshallen, Aurorahallen, simhallen och ishallen enligt utredningen ska överföras till kapitalhyran, dvs. när det gäller beredskap för behovet av reparation på grund av nedslitning av fastigheter och räntekostnader för bundet kapital. Det här får inte orsaka besparingar inom kultur- och fritidstjänster/idrottstjänster utan kapitalhyran bör öka ramar med en motsvarande summa för att trygga tjänsterna - att stadens fastighetsvisa budgetar bör preciseras så att fastighetsvisa kostnader och innehåll kan specificeras -att idrottstjänsterna ansvarar för idrottsplatsernas service och underhåll. Således ger utredningen inte en orsak att överföra idrottslokaler till systemet med intern hyra. -att anteckna utredningen om idrottstjänster till andra delar för kännedom. Beslut: Nämnden presenterar till stadsstyrelsen -att idrottshallen, Aurorahallen, simhallen och ishallen enligt utredningen ska överföras till kapitalhyran, dvs. när det gäller beredskap för behovet av reparation på grund av nedslitning av fastigheter och räntekostnader för bundet kapital. Det här får inte
orsaka besparingar inom kultur- och fritidstjänster/idrottstjänster utan kapitalhyran bör öka ramar med en motsvarande summa för att trygga tjänsterna - att stadens fastighetsvisa budgetar bör preciseras så att fastighetsvisa kostnader och innehåll kan specificeras -att idrottstjänsterna ansvarar för idrottsplatsernas service och underhåll. Således ger utredningen inte en orsak att överföra idrottslokaler till systemet med intern hyra. -att anteckna utredningen om idrottstjänster till andra delar för kännedom. STST 01.06.2015 185 Stadens fastighetsegendom sköts med undantag av idrottslokaler med en centraliserad modell där målet i första hand är att få kostnadsbesparingar genom centraliserade verksamheter, ökad flexibilitet och effektivare operativ verksamhet. Beställar-utförar-modellens verksamhetsmässiga nytta kommer genom flexibelt anlitande av personal i olika uppgifter, vilket ger synergiförmåner och besparingar i helhetsarbetstiden. Ett annat viktigt mål i den centraliserade modellen är att få ett bättre grepp av helheten med anknytning till lokalerna och tjänsterna som del av hela stadens verksamhet samt att på detta sätt trygga bevarandet av värdet på hela stadens byggnadsegendom. Att nyttan kan fås fullskaligt förutsätter att förvaltningen av lokalerna och deras tjänster centraliseras och att det finns en ansvarig part inom kommunen. I den centraliserade modellen har de som använder lokalen inga uppgifter och ingen personal som anknyter till fastighetsvården och i stället för att producera lokalitetstjänster kan de koncentrera sig på att sköta sina kärnuppgifter. Det tredje målet är att en granskning av verksamhetslokalernas kostnader innehåller alla kostnader för lokalen. Kostnader som föranleds av lokalen är också kostnader som anknyter till kapitalet, dvs. förberedelse på saneringsbehovet som orsakas av nedslitningen av lokalen samt räntekostnaden för det bundna kapitalet. Med hjälp av den interna hyran kan alla kostnader för verksamhetslokalerna riktas till slutprodukten eller tjänsten och med hjälp av den är det också möjligt att förbättra effektivering av bruket av lokalerna och riktandet av resursbruket. Enligt utredningen av förvaltningen av idrottslokaler är allokeringen av kostnaderna för idrottsfastigheter idag inte tillräcklig för att man skulle kunna uppskatta vad idrottstjänsternas lokalitetsverksamhet i
sin helhet kostar. Bl.a. avsaknaden av kapitalkostnaderna i beräkningen orsakar dessutom oförutsett tryck på kommande investeringsår. I utredningen visar man också andra iakttaganden som den decentraliserade handlingsmodellen orsakar. Till följd av den decentraliserade modellen har stadens byggnadsstock ingen enhetlig livscykelplanering, upphandlings- och andra avtalspraxis och uppföljnings- och utvärderingsförfaranden. Den decentraliserade handlingsmodellen medför också osäkerhet i fastigheternas ansvarsfrågor. Den decentraliserade modellen och avvikande praxis gör det svårare att dra slutsatser om hela stadens fastighetsmassa, att få en samlad bild samt att genomföra riskhanteringen. Målet ska vara enhetliga koncernprinciper i ledningen, planeringen och utvärderingen av kommunens egendom och resurser. Bilagor: Utredning: Handlingsmodell för förvaltning av idrottsplatser Bilaga 1 Idrottsställen Bilaga 2 Idrottstjänsternas lokalitetsverksamhet och ansvar Bilaga 3 Idrottsanläggningarnas uppgifter och resursering Bilaga 4 Personal Tf. sd: Stadsstyrelsen antecknar idrottsutredningen för kännedom. Stadsstyrelsen återkommer till besluten om handlingsmodellen av lokalernas förvaltning i samband med budgetberedningen i augusti. Beslut: Stadsstyrelsen beslutade enhälligt anteckna idrottsutredningen för kännedom. Stadsstyrelsen återkommer till besluten om handlingsmodellen av lokalernas förvaltning i samband med budgetberedningen i augusti.