Beslut Rektor 2011-03-28 MDH 1.2-172/11 Handläggare Ekonomiadministration i EU-projekt Beslut Rektor beslutar att högskoleförvaltningen ska ansvara för all ekonomiadministration i högskolans samtliga EU-finansierade projekt, i enlighet med bilagda handling Ekonomiadministration i EU-projekt vid Mälardalens högskola. Ekonomichefen ges i uppdrag att i samråd med berörda organisatoriska enheter implementera arbetssättet och vid behov fatta beslut om hur enskilda arbetsuppgifter ska hanteras. Målet är att alla nya EU-projekt hanteras enligt detta beslut från och med 1 oktober 2011. För befintliga projekt är utgångspunkt att de senast 31 december 2011 ska hanteras enligt detta beslut. Ekonomichefen ges i uppdrag att i samråd med berörda organisatoriska enheter fastställa en plan för övergången och vid behov i enskilda fall besluta om annat datum. Kostnaden för genomförande samt ökad bemanning inom högskoleförvaltningen under hösten 2011 beräknas till 350 tkr och finansieras med rektors strategiska medel. Den årliga kostnaden därefter för den tillkommande verksamheten hos förvaltningen beräknas till 1 400 tkr. Hänsyn till detta tas i budgetarbetet för 2012. Kostnaden motsvarar de som redan idag finns hos akademierna och för högskolan som helhet innebär det därför på sikt ingen ökad kostnad. I det fall det i en övergångsperiod uppstår ökade kostnader för en enskild akademi ska hänsyn tas även till detta i budgetarbetet för 2012. Motivering De höga krav som ställs av EU på mottagare av EU-bidrag i kombination med höga bidragsbelopp ger stora ekonomiska risker för högskolan. Risken finns också upptagen i högskolestyrelsens riskhanteringsplan. För att minimera riskerna är det av avgörande betydelse att ekonomiadministrationen (enligt definitionen i bilagda handling Ekonomiadministration i EU-projekt vid Mälardalens högskola) i varje enskilt EU-finansierat projekt under hela projekttiden utförs av personal med kompetens inom området. I dag ansvarar varje organisatorisk enhet för detta för de projekt som är placerade vid enheten. Omfattningen vid varje organisatorisk enhet är förhållandevis liten och kan variera mycket. Det gör det svårt att över tid ha nödvändig kompetens för arbetet. Expedierat enligt sändlista
Genom att samordna ansvaret för allt ekonomiadministrativt arbete centralt inom förvaltningen ges bättre förutsättningar att över tid säkra kompetensbehovet. Ett samlat ansvar ger också möjlighet att i större utsträckning än idag arbeta proaktivt och få ökad beredskap att hantera fler och större projekt i framtiden, oavsett var i organisationen de placeras. Detta har stor betydelse då EU förväntas vara en av högskolans största finansiärer under de kommande åren. Ett centraliserat ansvar för ekonomiadministrationen i EU-projekten gör att vissa arbetsuppgifter kommer att utföras parallellt, av EU-ekonomer för EU-projekten och akademiernas ekonomer för den övriga verksamheten. Likaså kommer projektledare och andra personer på akademierna att ha kontakter med både EU-ekonomer och akademiekonomer. Det är viktigt att förvaltning och akademi löpande för dialog om hur detta ska hanteras för att på bästa sätt använda högskolans samlade resurser. I detta ska stor vikt läggas vid hur det påverkar högskolans risker och vid behov beslutar ekonomichefen om hanteringen av enskilda arbetsuppgifter. Det övergripande ansvaret för EU-projekten påverkas inte utan kvarstår hos den akademi eller annan organisatorisk enhet som sökt och erhållit de enskilda projekten. För att det ekonomiadministrativa arbetet ska fungera enligt detta beslut är det viktigt att förvaltningen alltid informeras redan då ansökan av EU-medel planeras. Genomförandet ökar kostnaderna för förvaltningen men då det handlar om arbetsuppgifter som idag utförs på akademinivå innebär det inte högre kostnader för högskolan som helhet. Det kan dock under en övergångsperiod, då resurser byggs upp på förvaltningen samtidigt som akademierna ska minska sina resurser, bli en tillfällig kostnadsökning. Det kommer visa sig under införandet om detta blir fallet, och hänsyn kan då tas till det i budgetarbetet för 2012. På sikt är det viktigt att i budgetarbetet för kommande EU-projekt ta tillvara möjligheter att få finansiering från EU för det ekonomiadministrativa arbetet. Detta beslut har fattats av rektor efter föredragning av förvaltningschef Marie Eriksson. Ingegerd Palmér Rektor Föredragande Expedierat enligt sändlista
Ekonomiadministration i EU-projekt vid Mälardalens högskola Nulägesbeskrivning MDh har idag ett 40-tal aktiva EU-finansierade projekt. Den akademi eller annan enhet som driver det enskilda projektet har, förutom det övergripande ansvaret för projektet i övrigt, också ansvaret för den ekonomiska planeringen och redovisningen. Det innebär bland annat ansvar för att projektens budget är riktiga, att den ekonomiska redovisningen är korrekt och att underlagen för den uppfyller EU:s krav. Det är främst IDT och HST som har aktiva EUprojekt i dagsläget. Högskolans EU-projekt omfattar uppskattningsvis 60-70 Mkr. EU har generellt höga krav avseende redovisning av såväl genomförd verksamhet som ekonomisk redovisning och, inte minst, det dokumenterade underlaget för densamma. På IDT ligger det övergripande administrativa samordningsansvaret hos forskningssamordnargruppen och akademins ekonomer har en mer begränsad roll. Det är definierat ett antal arbetsmoment som ekonomerna ska bistå med under projektens gång. Det handlar till stor del om att bokföra kostnader utifrån färdiga underlag och att ta fram ekonomiska uppföljningsrapporter. HST har valt att ha en ekonom som spindeln i nätet i samtliga EU-projekt. Ekonomen är med i såväl ansökningsfas (med fokus på budget) som under hela projektets gång och har en framskjuten roll som expert inom sitt område, men även som projektledarens stöd i administrativa frågor i ett lite vidare perspektiv. När HST får ett projekt beviljat möts forskningsledare, forskningssamordnare, projektledare, administrativ chef och ekonom för att gå igenom villkoren för projektet. Här diskuteras vem som gör vad, vem levererar till vem, medfinansiering, behov av anställningar, behov av upphandlingar, partnerkontrakt, leveranser osv. Ekonomens ansvar vid detta möte är att presentera vilka underlag som behövs för att redovisningen säkerställs i projektet. Ekonomen ansvarar därefter för att alla underliggande dokument för redovisningen (så som tidrapporter, lönespecifikationer, reseräkningar och fakturor) upprättas och dokumenteras på rätt sätt. Ekonomen gör också eventuella budgetrevideringar och håller samman rapporteringen till EU eller koordinator. Skillnaden mellan IDT-modellen och HST-modellen kan sägas ligga i gränsdragningen mellan forskningssamordnare och ekonom. IDT är i dagsläget inne på att förskjuta gränsen, till att mer likna HST-modellen. Det bör nämnas att även UKK har ett antal EU-projekt, även om det inte är så många jämfört med HST och IDT. I dagsläget hanteras ekonomiadministrationen tillfälligt av en ekonom från centrala ekonomisektionen (EKA) på grund av att en av akademins ekonomer slutat.
Likaså finns ett antal EU-finansierade projekt centralt placerade hos EER (Robotdalen, PRIM, Aut.region). Även här sköts ekonomiadministrationen av EKA, på ett sätt som liknar HSTmodellen. En uppskattning av hur mycket arbetstid som idag läggs ned totalt motsvarar 3-4 heltidstjänster fördelat på: - IDT 1,2-1,5 heltid ca 0,7 ekonom, minst 0,5 ekonomjobb inom forskningssamordnargruppen. - HST 0,3-0,4 heltid I snitt, mycket varierande över tid. - UKK 0,2-0,3 heltid Utförs av EKA-ekonom idag. Mycket varierande över tid. - EKA 1,2-1,5 heltid Centralt placerade projekt, där Robotdalen är det största. Dessutom en del övergripande arbete tillsammans med Grants Office Risker EU.s höga krav på ekonomisk redovisning och underlag för redovisningen innebär risk för återbetalningsskyldighet i de fall högskolan inte fullgör EU:s krav. Det är en betydande risk för högskolan eftersom det är stora belopp som erhålls från EU. En godkänd slutredovisning till EU innebär inte heller att risken upphör för det projektet. Revision kan ske upp till 10 år efter avslutat projekt och felaktigheter och/eller otillräcklig dokumentation kan innebära återbetalningsskyldighet. Det innebär att det belopp som angivits ovan, 60-70 Mkr för de nu aktiva projekten, ur risksynpunkt ska adderas med ansvaret i alla projekt som avslutats de senaste 10 åren. Då det kan gå lång tid från faktisk verksamhet till revision är det stor risk att vi får svårt att ta fram erforderliga underlag om vi haft löpande rutiner som inte direkt säkerställer en tillräcklig dokumentation. Detta kan ytterligare försvåras då personal som ansvarat för projekten inte längre är anställda av MDH. En stor risk ligger också redan i budgeteringsfasen. Felaktigheter där kan vara svåra att justera i efterhand och innebära kostnader som högskolan inte budgeterat för. För att minimera riskerna för återbetalningsskyldighet på grund av felaktig/bristfällig ekonomisk redovisning och/eller underlag, samt undvika felaktigheter i budget, är det av avgörande betydelse att konstant över tid ha kompetent personal involverade i projekten, från ansökningsfas till avslutande. I dagsläget åvilar det alltså akademierna att lösa detta. Sammanfattning och förslag Omfattningen av EU-projekt vid MDH innebär betydande ekonomiska risker. Ansvaret att budgetera rätt och ha en korrekt ekonomisk redovisning och dokumenterat underlag för den, har respektive organisatoriska enhet som ansvarar för de enskilda projekten (normalt en akademi). Det är den enskilda akademin som över tid ansvarar för att säkerställa att det finns
kompetent personal att hantera detta. Då omfattningen per akademi är begränsad och dessutom varierar i omfattning över tid, samtidigt som regelverken löpande förändras, blir detta en näst intill omöjlig uppgift. Antingen blir det få enskilda personer på respektive organisatorisk enhet som ska besitta kvalificerad kunskap och det är därmed mycket sårbart då någon slutar. Alternativet är fler personer som arbetar med frågorna men till mycket liten del av sin tid, vilket inte ger utrymme för att löpande hålla uppe kompetensen. Det är viktigt att se ansvar och risker kopplade till den ekonomiska redovisningen i sitt sammanhang. Risker återfinns inom följande områden: - Projektets genomförande/ leverans av verksamhet - Att medfinansiering finns - Budgetprocessen - Den löpande ekonomiska redovisningen Nedanstående förslag berör de två sista punkterna. Det övergripande verksamhetsansvaret för projekten ska vara kvar hos akademin. Likaså har akademin ansvaret för medfinansiering och det enskilda projektets budget vad gäller de ekonomiska delarnas koppling till projektets verksamhet och akademins verksamhet i övrigt. För att minimera risken för återbetalningsskyldighet och öka beredskapen för en ökad EU-finansiering bör högskolan: 1. Ge en kvalificerad ekonom en central roll i alla EU-finansierade projekt, på motsvarande sätt som HST-modellen. Från ansökningsfas, över genomförande och avslut. En mer detaljerad beskrivning framgår av bilaga 1 nedan. 2. Överföra ansvaret för att tillhandahålla denna ekonomkompetens till samtliga högskolans EU-projekt till förvaltningens ekonomisektion (EKA), för att på så sätt samla all ekonomkompetens inom området. 3. Utveckla samarbetet mellan EKA och Grants Office för att säkerställa en samlad kompetens inom förvaltning av EU-finansierade projekt, som stöd till akademierna. Detta innebär: - Ansvaret för att det finns tillräcklig ekonomkompetens till varje EU-projekt flyttas från akademin till förvaltningen. - Tre-fyra ekonomer kan till betydande del av sin arbetstid arbeta med högskolans EUprojekt. Denna grupp kan över tid ha nödvändig kompetens inom området.
- Sårbarheten vid personalförändringar minskar drastiskt. - Högskolan får en helt annan beredskap än idag att hantera nya EU-projekt, oavsett vid vilken akademi/enhet de placeras. EU kommer att vara en av de viktigaste finansiärerna av forskning och innovationsaktiviteter vid Mälardalens högskola, kanske den viktigaste, inom en snar framtid. Högskolan får kapacitet att öka antalet EU-finansierade projekt där MDH är koordinator. - Den samlade kraften inom EKA/Grants Office kan arbeta proaktivt för att bland annat säkerställa en bra budgetering, kvalitetssäkra de beslut som tas av rektor vad gäller avtal med EU och partners och utveckla rutiner för redovisning och arkivering. Av bilaga 1 framgår ansvarsområden och arbetsuppgifter fördelat på projektens olika faser. Förslaget rör alltså bara EU-projekten och akademierna har fortsatt ansvaret för att ha tillräcklig ekonomkompetens för den övriga verksamheten inkluderande att i samarbete med EUekonomen hålla ihop EU-projekten med övriga verksamheten (t ex avseende medfinansiering). Gränsdragningen mellan EU-ekonom/akademiekonom som blir följden enligt bilaga 1 kanske kan förskjutas något men det är ingen idé att krympa EU-ekonomens område för mycket, det måste vara en total omfattning som motiverar minst tre personer i en central enhet annars kvarstår grundproblemet att säkra kompetensen över tid. Det som upplevs som en fördel i dag och som skulle riskeras med den förändring som föreslås, är i första hand den närhet enskilda forskare/projektledare upplever att de har till sin akademiekonom i det dagliga arbetet. Det finns också en risk att centralt placerade personer inte ser och förstår behovet av flexibilitet i det avseendet att man måste vara beredd att ta tag i saker som ligger utanför det formella uppdraget, när situationen i det enskilda fallet så kräver. Egentligen en principfråga som alltid finns vid liknande organisationslösningar och som är ett reellt hot mot ett effektivt arbete; det riskerar att bli fokus mer på gränsdragningen i ansvarsområden/arbetsuppgifter än på själva verksamheten. Detta måste naturligtvis beaktas. Redan idag agerar ekonomer på EKA som projektekonomer i projekt placerade på annan organisatorisk enhet och lärdom kan dras från erfarenheter därifrån. HST-modellen i sig ger också en naturlig direkt kontakt mellan projektledare och ekonom.
Bilaga 1 Ansvarsområden och arbetsuppgifter för EU-ekonom och akademi EU-ekonom ska delta redan i planeringsarbetet med projektens struktur, för att säkerställa att hänsyn tas till detta. I praktiken innebär det att EU-ekonom alltid ska ingå i projektledningsgrupp eller motsvarande. Akademin ansvarar för att meddela förvaltningen när planer finns att söka EU-medel. Vidare ansvarar akademin (normalt sett genom projektledaren) för att EU-ekonomen löpande informeras om allt som har betydelse för ekonomens arbete, till exempel budgetförändringar, förändringar avseende vilka personer som ska arbeta i projektet, förändringar av projektstrukturen etc. EU- ekonomen ska på motsvarande sätt underrätta akademin om allt som kan vara av betydelse för akademins ställningstaganden och arbete. EU-ekonomen ska också bidra med underlag från EU-projekten till akademins budget, uppföljningar och bokslut. Flera konkreta ekonomiadministrativa arbetsuppgifter i EU-projekten är sådant som parallellt hanteras på akademin för övrig verksamhet. Förvaltning och akademi ska löpande ha dialog om hur den exakta arbetsfördelningen ska se ut för de enskilda projekten men förvaltningen har alltid möjlighet att bestämma fördelningen av enskilda ekonomiadministrativa arbetsuppgifter, för att säkerställa helhetsgreppet avseende EU-projekten i denna del. EU-ekonomens ansvarsområden: Ansökningsfas: - Delta i upplägget av projektets struktur - Budget - Dialog med akademiekonom om behov av medfinansiering och andra frågor som berör akademins ekonomi och administrativa rutiner Uppstartsfas (när projekt erhållits): - Delta i alla uppstartsmöten Struktur och rutiner för: - Löpande ekonomiska redovisningen - Tidredovisning - Reseräkningar etc - Fakturahantering - Dokumentation av handlingar kopplat till ovanstående områden
Driftsfas: - Löpande ekonomisk redovisning - Tidredovisning - Fakturahantering - Reseräkningar, utlägg etc - Dokumentation - Rekvisitioner - Budgetrevideringar - Löpande ekonomisk rapportering, internt och externt - Delta vid revisioner - Leverera underlag avseende EU-projekten till akademin för arbetet med akademins samlade budget, bokslut och uppföljningar Avslutsfas: - Rapportering till EU - Rapportering internt - Arkivering (samlat med övrigt för projektet, i enlighet med akademins rutiner)