Tjänsteskrivelse 1 (1) 20150904 KFN 2015.0028 Handläggare Madelene Hedström Kultur och föreningsnämnden Delårsrapport januariaugusti 2015 KFN Sammanfattning Kultur och föreningsförvaltningen har upprättat delårsrapport för januariaugusti 2015. Rapporten är grundad på de ekonomiska ramar kommunfullmäktige fastställt. Justering av driftramarna för 2015 års löneökningar har gjorts under maj. Delårsrapporten har upprättats i en mer omfattad version till Kultur och föreningsnämnden. Utifrån denna rapport kommer en sammanfattad version att rapporteras vidare till Kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 4 september 2015. Delårsrapport januariaugusti 2015, Kultur och föreningsnämnden. Kultur och föreningsförvaltningens förslag till beslut Kultur och föreningsnämnden godkänner delårsrapport januariaugusti 2015 för Kultur och föreningsnämnden. Hans Lundell Förvaltningschef Madelene Hedström Ekonom Expedieras till Kommunstyrelsen
Delårsrapport Kultur och föreningsnämnden Januari augusti 2015 2015.0028
Innehåll Sammanfattning... 3 Resultatredovisning för verksamheterna... 4 Ekonomi... 14 Driftredovisning... 14 Uppföljning av treårsbudget... 16 Investeringar... 16 Kvalitetsarbete... 17 Kvalitetsåtaganden... 18 Tyck om Karlskoga... 18 Internkontroll... 19 Nyckeltal... 19 Verksamhetsuppföljning... 22 Biblioteket... 22 Sammanfattning... 22 Verksamhet... 23 Kvalitetsarbete... 23 Fritid... 24 Sammanfattning... 24 Verksamhet... 24 Kvalitetsarbete... 28 Kulturskolan... 29 Sammanfattning... 29 Verksamhet... 30 Kvalitetsarbete... 31 2
Sammanfattning Nämndens olika verksamheter är viktiga för kommunens möjligheter att konkurrera om befolkningstillväxt och etableringar. Statistiska Centralbyråns redovisar i sin nationella medborgarundersökning 2014 olika effektmått inom ramen för NöjdRegionIndex (NRI). Exempel på områden och effektmått är kommersiellt utbud 0,0; utbildning 0,2; trygghet 0,4; bostäder 0,8; arbetsmöjligheter 0,9; kommunikationer 0,9; fritidsmöjligheter 1,9. (I fritidsmöjligheter ingår möjligheter att bedriva kulturaktiviteter.) Extra intressant är att jämföra vilken betydelse medborgarna tillmäter kultur och fritid jämfört med det politiskt oerhört heta området utbildning. Sett ur ett medborgarperspektiv svarar alltså kultur och föreningsnämnden för det mest intressanta politikområdet. Kultur och föreningsnämnden arbetar för att uppnå årets målsättningar med hjälp av förvaltningens basverksamhet bibliotek, kulturskola, fritidsverksamhet och föreningsstöd. Dessutom genomförs olika aktiviteter och projekt, såsom idrottsfritids, Kör DeLux, Mötesplats 247, El Sistema och Fritidsbanken. El Sistema är ett projekt som främjar både integration, intresse för musik och gemenskap hos barnen. Fritidsbanken är som ett bibliotek men det som lånas är idrottsutrustning. Förvaltningen har fått i uppdrag att etablera Fritidsbanken i Karlskoga under september i samarbete med Svenska kyrkan, Möckelnföreningarna, Karlskogahem, Arbetsmarknadsenheten och föreningslivet. Det har varit invigning av skateboardanläggningen och utegymmet, anläggningar som är gratis och tillgängligt för alla vilka utökar utbudet av fritidsaktiviteter i Karlskoga. Kultur och föreningsnämnden redovisar ett överskott på 483 tkr mot budget (0,6 %) efter augusti. Överskottet beror främst på högre intäkter än budgeterat, exempelvis har folkhälsonämnden fört över 300 tkr till kulturskolan som avser kultur och föreningsnämndens del i överskottet för ungdomsdialog från 2013. Den intäkten kommer att finansiera delar av El Sistema projektet som startade under augusti. Prognosen för 2015 är ett överskott på 130 tkr då de större utvecklingsprojekten startas upp under hösten och kommer att pågå över årsskiftet. För hela treårsperioden är prognosen ett nollresultat. Nämndens investeringar följer enligt planerat. 3
Resultatredovisning för verksamheterna Tecken förklaringar Måluppfyllelse Målet bedöms möjligt att uppnå Målet bedöms inte vara möjligt att uppnå Målet bedöms delvis vara möjligt att uppnå Bedömning av måluppfyllelsen är inte möjlig Nivåer för styrmått Uppfylld nivå (>95% av målvärdet) Inte uppfylld nivå (<65 % av målvärdet) Delvis uppfylld nivå (6595 % av målvärdet) Ingen utvärdering Trend sedan 2012 Utvecklingen är positiv Utvecklingen är negativ Ingen tydlig utvecklingsriktning Jämfört med andra kommuner Bland de 25 % bästa Bland de 25 % sämsta Bland de 50 % i mitten Medborgar/brukarperspektiv Målen som Kultur och föreningsnämnden har arbetat fram under medborgar och brukarperspektivet syftar till att marknadsföra nämndens verksamheter så att medborgarna ska ha kännedom om de olika aktiviteterna som erbjuds samt att kultur och fritidsföreningarna är både trygga och säkra. Medborgarnas möjlighet att påverka skapar ett demokratiskt samhälle och är en nödvändighet som en del i kommunens verksamhetsutveckling. Nämnden arbetar för att motverka utanförskap hos barn och unga och främja integrationen i kommunen. Under 2014 och 2015 har ett antal åtgärder genomförts för att tillmötesgå medborgare och brukares önskemål om ökad tillgänglighet såsom utökade öppettider på Biblioteket och Strandbadet. En ny webbplats för Biblioteket, ett utegym som är gratis och tillgängligt för alla vid Näset, Nobelhallen har fått en ny mediakub och ny belysning runt Bråtens motionsspår. I augusti var det invigning av skateboardanläggningen. För att motverka utanförskap hos barn och unga samt främja integration fortsätter verksamheten idrottsfritids, även för barn med funktionsnedsättning. El Sistema kommer att starta under hösten i projektform. Träffar i områden med många utlandsfödda planeras i samarbete med föreningsliv och andra aktörer även för 2015. Under hösten kommer Fritidsbanken att startas, ett ställe dit vem som helst kan lämna idrottsutrustning och vem som helst kan låna helt gratis. Resultaten i medborgar och brukarundersökningar som gjordes 2014 är goda för nämndens verksamheter vilket visar att fokus ligger på samtliga medborgare och brukare i kommunen och att bemötandet är en central del om verksamheterna ska få ett gott omdöme. Under 2015 har Konsthallen och Kulturskolan genomfört brukarundersökningar med mycket goda resultat och förhoppningen är att övriga verksamheter ska uppnå lika goda resultat vid höstens mätningar. Mål Styrmått Kommentarer och åtgärder utifrån analys av resultat och genomförda/planerade aktiviteter Karlskogas föreningar är certifierade som en trygg och säker förening. Rapporteras till KF Utbudet av kultur och föreningsverksamhet är känt och tillgängligt för såväl nyinflyttade som för kommuninvånarna. Antal certifierade trygg och säker förening (antal) Öppethållande på huvudbiblioteket utöver tiden 0817 på vardagar (antal timmar) Fem föreningar är certifierade i nuläget. Målsättningen för 2015 är 10 föreningar. Deltagandet på utbildningarna har varit lågt och de föreningar som från början gick med i säker och trygg förening har tappat farten. Utbildningarna kommer att fortsätta under 2015 för att nå så många föreningar som möjligt och två ytterligare föreningar kommer sannolikt bli certifierade under 2015. Det är svårt att motivera Karlskogas föreningar att vara med i projektet. För att vända trenden med nedåtgående besökssiffror har biblioteket utökade öppettider sedan september. Det är ännu svårt att utläsa något resultat av satsningen. Det finns fler åtgärder att göra i framtiden för att öka besöksantalet genom exempelvis meröppet. Trend Jämf 4
Brukarna skall känna sig nöjda med det utbud och de verksamheter/tjänster som Kultur och föreningsförvaltningen tillhandahåller. Öppethållande för allmänheten i simhallen utöver tiden 0817 på vardagar (antal timmar) Andel pojkar (025 år 1 ) i Kulturskolans frivilliga verksamhet (procent) Andel flickor (025 2 år) i föreningsverksamheten (procent) Hur nöjda brukarna är med de verksamheter/tjänster som Kultur och föreningsförvaltningen tillhandahåller (procent) 3 Totalt resultat rapporteras till KF Andel brukare som upplever att nämnden når nivåerna i kvalitetsåtagandena (procent) Tidigare mätt i NKI 4 Andel deltagare som upplever att de får gehör för önskemål och förväntningar på innehållet i kulturskolans kurser (procent) 5 Andelen brukare som är nöjda med bibliotekspersonalens serviceförmåga och kunnighet (procent) 6 Från den 1 januari har öppethållande för allmänheten utökats. På måndagar kl. 9 14 samt utökat öppethållande lördagar och söndagar. Öppethållandet på måndagar har den största besöksstatistiken, även helgtiderna har gett ökat besöksantal. När badet stängs för allmänheten så gäller föreningsmedverkan. Föreningarna har sin verksamhet måndagtorsdag fram till kl. 21.00, fredag till kl.20.30 samt lördag och söndag fram till kl. 20.00. En ny dansform, Breakdance kommer att introduceras från hösten 2015. Förhoppningen är att den kommer att attrahera pojkar. Mäts i oktober. Redovisas i årsbokslutet då föreningarna anmäler antal flickor/pojkar i föreningslivet i sin bidragsansökan under hösten. Arbete pågår ständigt med att tillgodose brukarnas behov och önskemål. Brukarundersökningarna görs under vår och höst. Konsthallen och Kulturskolan har genomfört brukarundersökningar under våren. Resultaten är goda och visar att Konsthallen tangerar och Kulturskolan överträffar målvärdet. Målvärdet är uppnått för både Konsthallen och Kulturskolan. Konsthallen har haft ambitionen på att i högre grad samverka med Konstföreningen som är en stor del av kundgruppen. Kulturskolan har deltagit i ett nationellt projekt under 3 år arrangerat av Kulturskolerådet. Projektet går ut på att ge barn och unga ökad delaktighet och inflytande. Målet är väl uppnått och resultatet visar en tydlig uppåtgående trend. Mäts i november. 1 20122013 mättes åldrarna 020 år 2 20122014 mättes åldrarna 020 år 3 Brukarundersökningar 4 Brukarundersökningar Från och med 2014 byts måttenheten NKI mot andel (%) mycket nöjd/ganska nöjd. 5 Brukarundersökningar 6 Brukarundersökningar 5
Medborgarna ska uppleva ett gott bemötande i kontakt med Kultur och föreningsförvaltningens personal Rapporteras till KF Andel brukare som upplever ett gott bemötandet i kontakten med Kultur och föreningsförvaltningens personal (procent) 7 Andel av medborgarna som upplever ett gott bemötandet när de via telefon ställt en enkel fråga till Kultur och föreningsförvaltningen (procent) 8 Andel av medborgarna som får svar på en enkel fråga via epost till Kulturoch föreningsförvaltningen inom två arbetsdagar (procent) 9 Andel av medborgarna som tar kontakt med Kultur och föreningsförvaltningen via telefon får ett direkt svar på en enkel fråga (procent) 10 Andel lyckade kontaktförsök med en handläggare inom Kulturoch föreningsförvaltningen via telefon (procent) 11 Andel besvarade frågor av en handläggare inom Kultur och föreningsförvaltningen med god kvalité via epost (procent) 12 Mätning sker under vår och höst. 2014 års resultat var högre än målvärdet. Arbetet 2015 är behålla samma nivå. För Konsthallen och Kulturskolan som hittills mätts är resultatet gott och målnivåerna är väl uppnådda. Konsthallen har förbättrat sitt resultat och Kulturskolan ligger kvar på sin höga nivå. Mätning sker under hösten. Mätning sker under hösten. Mätning sker under hösten. Mätning sker under hösten. Mätning sker under hösten. 7 Brukarundersökningar 8 Extern servicemätning 9 Extern servicemätning 10 Extern servicemätning Utfallet har ändrats från 42 % år 2011 och 2012 då resultatet av mätningen 2013 baserar sig på bra eller acceptabla svar på frågorna som ställts. 11 Extern servicemätning 12 Extern servicemätning 6
Medborgarna upplever att de har inflytande över Kultur och föreningsnämndens verksamheter Ungdomar mellan 13 och 25 år stimuleras till att driva egna arrangemang genom Ung peng (antal) Antal medborgare som via tyck om ger förslag som leder till verksamhetsutveckling och förbättringar (antal) Inga ansökningar har inkommit. Informationsblad har tagits fram under våren. Beslut är fattat om Regional Ung Peng som bygger på samverkan mellan regionen och kommunerna. Samverkan består av i delat ansvar för marknadsföring, handläggning och ekonomi. Av antalet inkomna synpunkter har sju förslag lett till förbättringar inom förvaltningen. Kultur och föreningsnämnden prioriterar främjande och förebyggande insatser för ekonomiskt utsatta barn och unga. Antal ferieplatser (antal/år) Fritid kunde erbjuda fyra ferieplatser och biblioteket en plats. Fritid kommer att kunna erbjuda fler ferieplatser från 2016. Andel föreningar som kommunen årligen för samtal med och som arbetar med att nå barn och unga från ekonomiskt utsatta familjer (procent) Föreningsträffarna påbörjas under oktober 2015. Frågan har ställts till föreningarna på tidigare föreningsträffar om de vet om det finns barn och unga med i föreningslivet som lever i ekonomiskt utsatta familjer. Inga konkreta svar har kunnat ges gällande detta. Svaret är att man tror det finns men det finns inget sätt att kunna mäta detta. Resultat för styrmått Styrmått Resultat 2012 Resultat 2013 Resultat 2014 Målvärde 2015 Resultat 1.1.1 Antal certifierade trygg och säker förening (antal) 2 5 5 10 5 1.2.1 Öppethållande på huvudbiblioteket utöver tiden 08 17 på vardagar (antal timmar) 1.2.2 Öppethållande för allmänheten i simhallen utöver tiden 0817 på vardagar (antal timmar) 1.2.3 Andel pojkar (025 år 13 ) i Kulturskolans frivilliga verksamhet (procent) 1.2.4 Andel flickor (025 år) i föreningsverksamheten (procent) 17 17 18 18 18 23 23 23 26 26 23 27 Bild 16 Dans 6 Musik 44 Teater 24 Snitt 22 Bild 13 Dans 11 Musik 45 Teater 26 41 42 40 42 2.1.1 Hur nöjda brukarna är med de verksamheter/tjänster som Kultur och föreningsförvaltningen tillhandahåller (procent) 14 Totalt resultat rapporteras till KF Biblioteket 86 Konsthallen 74 Kulturskolan 85 Lokalbokningen 80 Nobelhallen/stadion 80 Strandbadet 61 Totalt 81 96 94 92 71 87 Totalt 88 94 93 95 93 93 93 Totalt 93 92 98 13 20122013 mättes åldrarna 020 år 14 Brukarundersökningar 7
2.1.2: Andel brukare som upplever att nämnden når nivåerna i kvalitetsåtagandena (procent) Tidigare mätt i NKI 15 87 82 70 72 Biblioteket 73 Konsthallen 75 Kulturskolan 78 Lokalbokningen 77 Strandbadet 96 100 98 91 88 80 85 82 nollmätning 81 94 2.1.3: Andel deltagare som upplever att de får gehör för önskemål och förväntningar på innehållet i kulturskolans kurser (procent) 16 77 77 94 82 99 2.1.4 Andelen brukare som är nöjda med bibliotekspersonalens 97 99 92 98 17 serviceförmåga och kunnighet (procent) 2.2.1: Andel brukare som upplever ett gott bemötandet i kontakten med Kultur och föreningsförvaltningens personal (procent) 18 2.2.2: Andel av medborgarna som upplever ett gott bemötandet när de via telefon ställt en enkel fråga till Kultur och föreningsförvaltningen (procent) 19 Biblioteket 75 Konsthallen 75 Kulturskolan 75 Lokalbokningen 75 Nobelhallen/stadion 75 Strandbadet 75 Totalt 75 94 100 94 86 93 Totalt 93 80 80 80 80 80 80 78 100 88 95 89 99 2.2.3: Andel av medborgarna som får svar på en enkel fråga via epost till Kultur och föreningsförvaltningen inom två arbetsdagar (procent) 20 67 66 83 88 2.2.4: Andel av medborgarna som tar kontakt med Kultur och föreningsförvaltningen via telefon får ett direkt svar på en enkel fråga (procent) 21 2.2.5: Andel lyckade kontaktförsök med en handläggare inom Kultur och föreningsförvaltningen via telefon (procent) 22 2.2.6: Andel besvarade frågor av en handläggare inom Kultur och föreningsförvaltningen med god kvalité via e post (procent) 23 2.3.1: Ungdomar mellan 13 och 25 år stimuleras till att driva egna arrangemang genom Ung peng (antal) 75 42 67 80 75 42 67 75 83 60 100 80 4 2 5 8 0 2.3.2: Antal medborgare som via tyck om ger förslag som leder till verksamhetsutveckling och förbättringar (antal) 13 7 3.1.1: Antal ferieplatser (antal/år) 7 9 Dans 7 Fritid 9 3.1.2 Andel föreningar som kommunen årligen för samtal med och som arbetar med att nå barn och unga från ekonomiskt utsatta familjer (procent) 8 Fritid 4 Bibliotek 1 Ej mätt 40 Ej mätt 15 Brukarundersökningar Från och med 2014 byts måttenheten NKI mot andel (%) mycket nöjd/ganska nöjd. 16 Brukarundersökningar 17 Brukarundersökningar 18 Brukarundersökningar 19 Extern servicemätning 20 Extern servicemätning 21 Extern servicemätning Utfallet har ändrats från 42 % år 2011 och 2012 då resultatet av mätningen 2013 baserar sig på bra eller acceptabla svar på frågorna som ställts. 22 Extern servicemätning 23 Extern servicemätning 8
Medarbetarperspektiv De anställda inom Kultur och föreningsnämndens verksamheter ska känna motivation och engagemang i sitt arbete och på så sätt ge bästa möjliga service och kvalité till medborgarna. De ska även arbeta efter en helhetssyn inom kommunens alla verksamheter och då framförallt gentemot medborgare, i enlighet med kommunens värdegrundsarbete. Kultur och föreningsnämndens presidium har haft träffar med andra nämnders presidier för kunskapsutbyte och samarbete över gränserna, med brukarna och medborgarna i fokus. I bred samverkan har förvaltningen tagit fram ett antal friskfaktorer som bidrar till att man trivs på arbetet och vill bidra med sin kompetens och sitt engagemang. Som chef på förvaltningen har man ett uttalat uppdrag att hålla dialogen om friskfaktor levande. Ny medarbetarundersökning genomfördes hösten 2014 och resultatet presenterades i februari 2015. Resultaten är något lägre än vid mätningen 2012 och en förvaltningsgemensam handlingsplan kommer att presenteras under hösten. Mål Styrmått Kommentarer och åtgärder utifrån analys av resultat och genomförda/planerade aktiviteter Anställda inom Kultur och föreningsnämnden upplever arbetstillfredsställelse med arbetet. Medarbetarindex (procent) 24 Medarbetarundersökningens resultat från 2014 presenterades i februari. Förvaltningens resultat är något lägre än föregående mätning. Respektive avdelning har utarbetat handlingsplaner som sammanställs till en förvaltningsövergripande handlingsplan under hösten. Trend Jämf Ledarskapsindex (procent) 25 Hur många medarbetare som kan rekommendera den egna arbetsplatsen (procent) 26 Medarbetarnas upplevda motivation i arbetet (index 0 100) 27 Medarbetarnas uppfattning om sin närmaste chef (index 0 100) 28 Medarbetarnas uppfattning om tydligheten i styrningen på arbetsplatsen (index 0100) 29 Frisknärvaro (procent) Se ovan. Se ovan. Se ovan. Se ovan. Se ovan. Frisknärvaron fram till augusti är något lägre än förra året för motsvarande period. I förhållande till kommunen har förvaltningen ett högt resultat. 24 Medarbetarundersökningen som genomförs vartannat år 25 Medarbetarundersökningen som genomförs vartannat år 26 Medarbetarundersökningen som genomförs vartannat år 27 Medarbetarundersökningen/HME undersökningen 28 Medarbetarundersökningen/HME undersökningen 29 Medarbetarundersökningen/HME undersökningen 9
Kultur och föreningsnämnden ska verka för ökat kunskapsutbyte och goda relationer mellan de olika nämnderna. Dialogträffar med övriga nämnders presidier omkring gemensamma frågor och utvecklingsprojekt (antal/år) Dialogträffar har genomförts med två nämnder där gemensam strategi för gemensamma frågor har diskuterats. Ytterligare tre är inbokade under hösten. Dialogträffarna är informella möten. Resultat för styrmått Styrmått Resultat 2012 Resultat 2013 Resultat 2014 Målvärde 2015 Resultat 4.1.1: Medarbetarindex (procent) 30 64 55 4.1.2: Ledarskapsindex (procent) 31 63 54 4.1.3: Hur många medarbetare som kan rekommendera den egna arbetsplatsen (procent) 32 4.1.4: Medarbetarnas upplevda motivation i arbetet (index 0 100) 33 4.1.5: Medarbetarnas uppfattning om sin närmaste chef (index 0100) 34 4.1.6: Medarbetarnas uppfattning om tydligheten i styrningen på arbetsplatsen (index 0100) 35 72 60 76 72 78 77 72 79 73 66 75 4.1.7: Frisknärvaro (procent) 71 75 79 77 53 4.2.1: Dialogträffar med övriga nämnders presidier omkring gemensamma frågor och utvecklingsprojekt (antal/år) 3 4 4 30 Medarbetarundersökningen som genomförs vartannat år 31 Medarbetarundersökningen som genomförs vartannat år 32 Medarbetarundersökningen som genomförs vartannat år 33 Medarbetarundersökningen/HME undersökningen 34 Medarbetarundersökningen/HME undersökningen 35 Medarbetarundersökningen/HME undersökningen 10
Utvecklingsperspektiv Ett rikt kultur och fritidsutbud är viktigt för företagens utveckling och rekrytering av kompetent personal, därför är Kultur och föreningsnämndens ambition att Karlskogas näringsliv ska se nämndens verksamheter som en resurs. Marknadsföring av nämndens verksamheter skedde i liten skala under 2014 så utmaningen 2015 ligger i att hitta fler arenor och nätverk för detta. Nämndens verksamheter ska medverka och skapa förutsättningar för större arrangemang i kommunen som gör staden Karlskoga attraktiv och känd nationellt. Hittills i år har ett antal större evenemang ägt rum och fler planeras under hösten. Kulturskolan kan erbjuda estetiska miljöer som stimulerar, tillvaratar och utvecklar kreativa och estetiska kompetenser hos barn och ungdomar. De arbetar för att stärka och underlätta övrig inlärning och skapa meningsfullhet samt samarbeten med studieförbunden för att korta kötiderna. Biblioteket arbetar med läslust där Biblioteket ska bli en mötesplats och inom Fritid finns flera samarbeten för att stärka barn och unga. Alla dessa samarbeten leder till att främja de många olika vägarna till det livslånga lärandet och stärka individerna. Mål Styrmått Kommentarer och åtgärder utifrån analys av resultat och genomförda/planerade aktiviteter Utbudet av Kulturoch föreningsverksamheten är känt och tillgängligt för företagare Kultur och föreningsnämnden ska verka för att den kulturella och den föreningsdrivna kompetensen långsiktigt bidrar till att utveckla trivsel och gemenskap som blir värdeskapande för människor i Karlskoga och som ger staden liv och puls. Rapporteras till KF Kultur och föreningsnämndens verksamheter bedrivs ansvarsfullt och kostnadseffektivt Marknadsföra kultur och föreningsverksamheten till företagare inom kommunen i årliga träffar (antal träffar) Elevplatser (025 år 36 ) i kulturskolan skall uppgå till minst (antal) Elever (025 år) som har stått i kö längre än 12 månader ska minska (antal/år) Kultur eller idrottsevenemang med minst 300 personer i publik (antal) Kostnad för brukarnöjdhet (kr/invånare och nöjdhetspoäng) 37 Fritid har varit med på ett frukostmöte, arrangerat av Karlskoga Näringsliv och Turism AB. De som deltog var både politiker, tjänstemän och företagare. Inventering av fler marknadsföringsarenor för nämndens verksamheter pågår. Mäts i oktober Mäts i oktober Arbetet med att stödja de föreningar som planerar stora evenemang har fortgått. Mellan januari och augusti har det varit evenemang såsom BIK Karlskogas A lagsmatcher/träningsmatcher, Bofors Gymnastikförenings kavalkad, NM i bowling, Vårsimiaden, Valborgsmässifirande vid Björkborns herrgård, Rising Stars och Nationaldagsfirande vid Hembygdsgården. Rapporteras i årsredovisningen Trend Jämf 36 20112013 mättes åldrarna 020 år 37 Måttet består av två måttenheter som sätts i relation till varandra brukarnöjdhet och nettokostnad per invånare. Måttet kostnad per invånare redovisas med viss eftersläpning. Från och med 2014 byts måttenheten NKI till andel (%) mycket nöjd/ganska nöjd) 11
Kulturskolan är en självklar del av utbildningen i Karlskoga Kulturoch föreningsnämnden ger tillsammans med civilsamhället stora möjligheter till bildning inom kultur och fritidsområdet. Strandbadets snittkostnader/öppettimma 38, beräknat på årsbasis för Bokningsbar tid(kronor/timme) Öppethållande tid för allmänheten (kronor/timme) Bibliotekets snittkostnader/öppettimma, beräknat på årsbasis (kronor/timme) 39 Rapporteras till KF Andel elever som fortsätter år 2 på Kulturskolan (procent) Antal samarbets /samverkansprojekt med andra aktörer (antal) Rapporteras i årsredovisningen Rapporteras i årsredovisningen Mäts i oktober Ett antal lyckade sammarbetsprojekt har resulterat i ett mervärde för Karlskogas medborgare. Exempelvis har ett utegym och en skateboardanläggning invigts under året, gratis och tillgängligt för alla. Lovverksamhet och idrottsfritids bedrivs tillsammans med föreningsverksamheten i kommunen och arbetsmarknadsenheten ansvarar för verksamheten kring Knappfors. Ett tätt samarbete sker tillsammans med Simföreningen och Bofors gymnastikförening. Länsstyrelsen har beviljat ekonomiskt stöd till projektet ITguider som syftar till att öka den digitala delaktigheten i samhället och minska utanförskap samt digitala klyftor hos människor. I samarbetet med Rädda barnens lästanter har alla elever i årskurs 2 gjort ett inspirerande besök på biblioteket som väcker elevernas läslust. Språkcaféer i samarbete med ABF för nyanlända och utlandsfödda har pågått och har utökas till att även erbjuda läxläsningshjälp. Karlskoga symfoniorkester, Bofors Musikkår och Teaterföreningen Lyset är samarbetspartner som bidrar till att kvalitén höjs och det blir ett publikt intresse för konserter och föreställningar. 38 Ej Träningspasset. 39 Externa uppdrag ingår ej i beräkningen 12
Resultat för styrmått Styrmått Resultat 2012 Resultat 2013 Resultat 2014 2015 Målvärde Resultat 5.1.1: Marknadsföra kultur och föreningsverksamheten till företagare inom kommunen i årliga träffar (antal träffar) 2 4 1 6.1.1: Elevplatser (025 år 40 ) i kulturskolan skall uppgå till minst (antal) 6.1.2: Elever (025 år) som har stått i kö längre än 12 månader ska minska (antal/år) 1 478 1 198 1 087 1 350 22 60 6.1.3: Kultur eller idrottsevenemang med minst 300 personer i publik (antal) Totalt 40 Bibliotek 2 Fritid 34 Kultur 4 Totalt 40 3 35 5 Totalt 43 0 17 3 20 6.2.1: Kostnad för brukarnöjdhet (kr/invånare och nöjdhetspoäng) 41 6.2.2: Strandbadets snittkostnader/öppettimma 42, beräknat på årsbasis för Bokningsbar tid (kronor/timme) Öppethållande tid för allmänheten (kronor/timme) 2 007 4 514 29,65 Biblioteket Konsthallen Kulturskolan Lokalbokningen Nobelhallen/stadion Strandbadet 3 687 5 182 2 312 5 155 6.2.3: Bibliotekets snittkostnader/öppettimma, beräknat på årsbasis (kronor/timme) 43 7.1.1: Andel elever som fortsätter år 2 på Kulturskolan (procent) 5 093 5 044 6 526 44 7.2.1: Antal samarbets/samverkansprojekt med andra aktörer (antal) Bibliotek 9 Fritid 9 Kultur 3 4 8 3 40 20112013 mättes åldrarna 020 år 41 Måttet består av två måttenheter som sätts i relation till varandra brukarnöjdhet och nettokostnad per invånare. Måttet kostnad per invånare redovisas med viss eftersläpning. Från och med 2014 byts måttenheten NKI till andel (%) mycket nöjd/ganska nöjd) 42 Ej Träningspasset. 43 Externa uppdrag ingår ej i beräkningen 44 Inklusive arkiv och museum från 2014 13
Ekonomi Driftredovisning Delår janaug 2014 Bokslut 2014 Utfall janaug 2015 Prognos 2015 Budget 2015 Avvikelse 2015 Kostnader 60 095 93 306 60 664 92 423 92 023 400 *Varav personal 26 868 39 375 27 202 40 629 39 629 1 000 *Varav personal bemanningenheten 149 201 181 Intäkter 9 229 14 895 8 579 13 701 13 171 530 Nettokostnader 50 866 78 411 52 085 78 722 78 852 130 Nettobudget 51 848 78 948 52 568 78 852 78 852 0 Resultat i förhållande till budget 982 537 483 130 0 130 Nettokostnader per verksamhet Nämnd 347 650 452 885 885 0 Ledning 1 703 3 869 1 317 2 332 2 931 599 Bibliotek 12 478 18 143 12 319 18 877 18 207 670 Kulturskolan 10 535 16 257 11 609 17 506 17 002 504 Fritid 25 803 39 492 26 388 39 652 39 827 175 Summa nettokostnader 50 866 78 411 52 085 79 252 78 852 400 Delår janaug 2014 Bokslut 2014 Utfall janaug 2015 Prognos 2015 Budget 2015 Avvikelse 2015 Intäkter per verksamhet Nämnd 0 0 0 0 0 0 Ledning 170 11 1 1 0 1 Bibliotek 1 169 2 135 1 121 1 728 1 728 0 Kulturskolan 3 626 5 180 3 247 4 749 4 245 504 Fritid 4 264 7 569 4 210 7 223 7 198 25 Summa intäkter 9 229 14 895 8 579 13 701 13 171 530 Kommentarer driftredovisning Kultur och föreningsnämnden redovisar ett överskott på 483 tkr mot budget (0,6 %) efter augusti. Överskottet beror främst på högre intäkter än budgeterat, exempelvis har folkhälsonämnden fört över 300 tkr till kulturskolan som avser kultur och föreningsnämndens del i överskottet för ungdomsdialog från 2013. Den intäkten kommer att finansiera delar av El Sistema projektet som har startat under augusti. Kulturskolan har från årsskiftet förändrat avgiftssystemet för normalavgiften som sänkts från 770 kr/termin till 700 kr/termin. Ambitionen är att på sikt få in fler deltagare i verksamheten, men till en början har det resulterat i något lägre intäkter. Två musiklärare har anställts inom ramen för El Sistema verksamheten på 60 % vardera och finansieras av en ramförstärkning 20162018 och ett bidrag från Postkodslotteriet. 14
Bibliotekets prognos för 2015 är ett underskott på 670 tkr som avser utbyten av personaldatorer, personalutbildningar, Earkiv samt utställningen Art kod som kommer i höst som en återkoppling till medborgardialogen för barn och unga. Kostnader för E arkivprojektet och kommer att regleras under 2016 då 400 tkr är tilldelat i nämndens driftram för projektet. Fritid kommer under året ha en del kostnader för verksamhetsanpassningar på sina anläggningar för att föreningsverksamheten inte ska bli lidande eller verksamhetsytorna obrukbara. Exempelvis har förbättringar av verksamhetsytor gjorts tillsammans med Rävåsens IK då damlaget i fotboll har gått upp en division. Arbete med att byta ut rostiga rör till istillverkningen i Nobelhallen har pågått under sommaren. Under hösten kommer en manskapsvagn bytas ut vid Kilsta där bågskytteklubben har sin verksamhet och förbättringar av verksamhetsytor kommer att göras på fotbollsplanen Trekanten. Efter augusti finns det ett överskott på föreningsbidragen som beror på avdrag för sena ansökningar och en förening som tackat nej till årligt bidrag. Detta har möjliggjort att fler särskilda bidrag till föreningslivet kan beviljas under året. För fritid är det svårt att förutspå de kostnader som är väderberoende, främst på anläggningarna Kemab Arena och Nobelhallen. Blir det en normalkall vinter och inga större oförutsedda kostnader uppstår räknar fritid med ett överskott på 200 tkr för året. En mindre summa finns budgeterad för oförutsedda kostnader, men ett större maskinhaveri på exempelvis Strandbadet eller Nobelhallen kan medföra stora kostnader vilket gör prognosen något osäker. Personalkostnaderna är något höga efter augusti vilket beror på ett beviljat avgångsvederlag, personalkostnader för Earkiv projektet och El Sistema samt utbetalning av sparade semesterdagar inom förvaltningen. Nämndens driftramar har justerats med 2015 års löneökningar. Under hösten kommer vikariekostnaderna att öka på Strandbadet i samband med ett erfarenhetsutbyte. All personal kommer att få möjlighet att prya under en vecka på något annat badhus. Förvaltningens utvecklingsprojekt kommer att pågå över årsskiftet 2015/2016 vilket gör att ledning kommer få ett överskott 2015 som regleras inom nuvarande treårsbudget. Beroende på vilka utvecklingsprojekt som startas under året, driftkostnader inom väderberoende verksamheter samt vilka verksamhetsanpassningar som beslutas genomföras, kommer prognosen för året att troligtvis att ändras. Prognosen totalt sett för 2015 är ett överskott på 130 tkr som kommer att regleras inom nuvarande treårsbudget. 15
Uppföljning av treårsbudget Period 2014 2016 Redovisning tkr Ingående Utfall Prognos balans 2014 2014 2015 Resultat i förhållande till budget 114,5 537 130 0 Prognos 2014 2016 Kommentarer treårsbudget Kultur och föreningsnämndens totala resultat från föregående treårsbudget 20112013 blev ett överskott om 229 tkr. Enligt gällande överföringsregler för resultatet har nämnden fört med sig ett överskott om 114,5 tkr som ingående balans 2014. Under förutsättning att uppdragsverksamheten inte minskar kommer kulturskolan att göra ett nollresultat för treårsperioden. Biblioteket kommer att använda en del av tidigare överskott till verksamhetsanpassningar i bibliotekets lokaler för att komma vidare med Mötesplats 247 och att starta upp ett bibliotekscafé. Anläggningarna på fritid är mycket väderberoende och om det blir normala temperaturer samt att inga större kostsamma reparationer uppstår kommer fritid göra ett nollresultat vid utgången av 2016. Prognosen för nämnden vid utgången av 2016 är ett nollresultat. Investeringar Investeringar (tkr) Utfall janaug 2015 Prognos 2015 Budget 2015 Avvikelse 2015 Belysning Näsets utegym 0 86 86 0 Strandbadet entré 227 305 305 0 Skateboardanläggning 3 361 4 037 4 037 0 Strandbadet 68 400 400 0 Mediakub Nobelhallen 209 441 441 0 Fritidsanläggningar 133 170 170 0 Stränder 48 64 64 0 Ismaskin 0 1 200 1 200 0 Pedagogisk utrustning kulturskolan 8 144 150 6 Akustikåtgärder kulturskolan 0 30 30 0 Lärarinstrument kulturskolan 0 300 300 0 Bildkonst 70 70 64 6 Varav överförs till nästa år Summa investeringsutgifter 4 124 7 247 7 247 0 0 Kommentarer investeringar För de investeringsprojekt som pågått över årsskiftet 2014/2015 har kvarvarande investeringsmedel flyttats till 2015 års budget, totalt 4,7 mnkr. På Strandbadet har ljudisolering monterats på väggarna i undervisningsbassängen och under sommarstängningen (v 2831) påbörjades upprustningen av kassasystemet/passersystemet. Det nya systemet är ännu inte i bruk då det återstår några delar att installera. Även receptionen har renoverats under denna period och väntas vara klar i början av september. Ett nytt passersystem kommer att ge bättre kontroll vid insläpp av besökare samt underlätta den 16
ekonomiska redovisningen. Golvet i Träningspasset har renoverats under sommaren. En större insatts har gjort på Sandtorpsbadet då stranden schaktades och iordningställdes. Det ställdes även dit en badhytt samt ett antal sittbänkar. Skateparken är i stort sett klar, lite kringarbeten återstår. Ny sarg och plexiglas i Nobelhallen började monteras i början av juni och är i skrivande stund inte riktigt färdig på grund av att plexiglaset inte riktigt uppfyller de krav som beställaren har. Under hösten kommer en digital skärm att monteras upp på ytterväggen av Nobelhallen för de resterande medlen gällande Mediakuben. En maskin, luftare, till fotbollsplanerna har köpts in. Under hösten påbörjas upphandlingen av en ny ismaskin. Under perioden har det varit många kontakter med föreningslivet gällande både verksamhetslokaler och förrådsutrymmen. Bofors Gymnastikförening har en stor verksamhet och till största delen används Bregårdsskolans idrottshall. Det stora problemet där är förrådsutrymmen eftersom deras verksamhet kräver en hel del olika redskap. För 2016 har nämnden fått 10 tkr i ökad drift för en ny förrådsutbyggnad, Bregårdsskolans idrottshall. Kulturskolans investeringar fortgår enligt plan. Kvalitetsarbete Kommunens kvalitetsgrupp har sedan hösten 2014 arbetat med projektet Försöksverksamhet med Ständiga förbättringar, KS 2013.0371. Enligt projektdirektivet ska projektet leverera ett förslag till ett gemensamt strukturerat arbetssätt för att ta tillvara medarbetarnas idéer till förbättringar och utveckling av verksamheterna. Genom det uppbyggda IT systemet ska arbetssättet också säkerställa att inlämnade idéer blir hanterade beslut fattade om genomförande eller ej och att återkoppling ges till idéergivaren under processen. Projektet omfattar även en tesperiod utifrån fastställt arbetssätt. Arbetssättet har fått namnet Idékedjan och testperioden inleddes med kickoff den 24 mars och pågår året ut. Biblioteket utgör kultur och föreningsförvaltningens testpilot. På kommunens intranät finns all information om Idékedjan för både medarbetare och chefer, där finns även formuläret för att lämna idéer. Utvärdering och beslut om fortsättning kommer att ske efter testperiodens slut. Antal idéer som inkommit via detta system för kommunen som helhet är 172, av dessa har 7 inkommit från Biblioteket. 17
Arbetet med kvalitetsutvecklingsprojektet Att mäta det omätbara har fortskridit. Syftet är att skapa statistiskt jämförbara nyckeltal mellan olika kommuners verksamheter inom fritid och kultur. Projektet bedrivs tillsammans med flera andra kommuner, med Karlskoga som motor. Ett antal grundläggande nyckeltal för Bibliotek och Kulturskola har arbetats fram och en rapport kommer att redovisas under hösten 2015. De årliga brukarundersökningarna för Konsthallen och Kulturskolan har genomförts. Båda visar att brukarna generellt är mycket nöjda med verksamheterna. Målen för samtliga styrmått som mäts via brukarenkäter har uppnåtts. Vissa med god marginal dessutom. Trots goda resultat ger brukarenkäter anledning att fundera över förändringar och förbättringar av olika slag för att tillgodose brukarnas önskemål och förväntningar. Med väl genomtänkta frågor och en god efterföljande analys utgör brukarenkäter en viktig del av underlaget för verksamhetsutvecklingen. Inom ramen för Att mäta det omätbara har några av frågorna i Kulturskolans enkät utformats som underlag för kvalitativa nyckeltal som kommer att vara jämförbara Kulturskolor i andra kommuner. För Biblioteket kommer motsvarande göras. Brukarenkäter har framtagits även för rådgivningen och kommer att genomföras under hösten. Kvalitetsåtaganden Kvalitetåtaganden finns för Biblioteket, Konsthallen samt konsten i kommunala lokaler, Kulturskolans kurser, Lokalbokningen och Strandbadet. Bibliotekets, Kulturskolans och Lokalbokningens åtaganden reviderades under 2014 och Strandbadets återinfördes 2014. Förutom vid de egna verksamheterna finns de tryckta åtagandena att tillgå även vid kommunhusets reception och i 35:anhusets reception. På kommunens webbplats finns också information om kvalitetsåtagandena. Enligt brukarundersökningarna är det dock fortfarande mer än 65 % som inte har känner till dem. Tyck om Karlskoga Förvaltningen har mottagit 16 synpunkter för perioden januariaugusti, varav sju lett till förbättring. Samtliga gäller fysisk miljö. Några förslag som inkommit under den senaste perioden är följande. 1. Duschar Strandbadet fler handduschar i damernas duschrum önskas. Svar/åtgärd: Duscharna består av paneler och fler handduschar än vad som finns idag har inte lyckats lösas än. 2. Utegym tunga moduler Svar/åtgärd: Idag finns skyltar som visar hur man lyfter modulerna. Det finns också både tunga och lätta moduler. 3. Önskemål om kallvattendusch i Strandbadet. Svar/åtgärd: Kallvattendusch har installerats i herrarnas duschrum. 4. Önskemål om gungar och bänkar i Lunedet. Svar/åtgärd: Bänkar har placerats ut, fler gungor har hänvisats till gatu/park som i sin tur har hänvisat till framtida planering. 5. Farliga stolpar i Aggerudshamnen. Svar/åtgärd: Kultur och föreningsförvaltningen har vidarebefordrat synpunkten till samhällsbyggnadsförvaltningen. 6. Dålig information på hemsidan gällande renoveringen av Nobelhallen. Svar/åtgärd: Både kultur och föreningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen har förbättrat informationen på hemsidan. 18
7. Önskemål om bord och bänkar på stranden framför Strandbadet: Svar/åtgärd: Detta är åtgärdat. 8. Önskemål om vägskyltning från stora rondellen till Lunedets camping. Svar/åtgärd: Håller med synpunktsinlämnaren men det är vägverkets väg och de har sina regler för skyltning. Dock ska vi göra ett nytt försök med att försöka få upp en skyltning om att det finns en camping i kommunen. 9. Önskemål om en ny skylt med anvisning till var spelpjäserna till spelet på Kyrkstigen finns. Idag finns de att hämtas ut på biblioteket om man vill spela på Kyrkstigen, men skylten har varit borta i över ett år. Svar/åtgärd: Synpunkten kommer att åtgärdas, enligt uppgiftlämnarens önskemål. 10. Önskemål om en annan webbläsare till bibliotekets publika datorer. Idag är det Internet Explorer. Svar/åtgärd: Alternativ webbläsare kommer installeras på bibliotekets publika datorer. Biblioteket åtgärdar ärendet enligt uppgiftslämnarens önskemål. Internkontroll Kultur och föreningsnämnden har för 2015 två fastställda nämndspecifika interkontrollområden (KFN 2014.0082 92) Tidigare genomförda internkontroller På nämndens aprilsammanträde rapporterades den genomförda kontrollen av tidigare genomförda internkontroller. Granskningen omfattade ett trettiotal internkontroller från år 2000 och framåt. Utredarens dokumentering, förslag till eventuella åtgärder och nämndens beslut har granskats. Alla internkontroller var väl genomförda och föranledde inga ytterligare åtgärder. I några fall fanns dock en otydlighet i nämndbesluten, varför nämnden beslutade att förslagsunderlaget till nämndbeslut i framtiden ska förtydligas. PS Självservice Internkontroll av PS Självservice kommer att rapporteras till nämndens sammanträde i november. Nyckeltal 2012 2013 2014 2015 45 Volymer Biblioteket Lån (antal) 243 695 220 540 215 167 133 880 Elån (antal) 4 977 6 468 Virituella besök på Bibliotekets olika webbsidor (antal) 39 778 37 317 Lån/invånare (antal) 8,2 7,4 7,2 4,4 Mediaenheter (antal) 213 557 214 325 208 203 Fysiska besök totalt (antal) 221 573 170 999 161 716 103 482 Fysiska besök/öppendag (antal) 699 534 502 493 Fysiska besök/invånare (antal) 7,5 5,7 5,4 3,4 45 Till och med augusti, om inget annat anges. 19
Bibliotekets öppettimmar per vecka sommartid/vintertid (antal) 53/57 53/57 57/61 57/61 Kundkontakter till: Energi och klimatrådgivaren (antal) Konsumentrådgivare (antal) Budgetskuld rådgivare (antal) 608 585 123 647 552 130 462 512 140 88 345 101 20
Arkiv Förfrågningar (antal) 220 288 303 201 Besök (antal) 80 146 82 107 Inleveranser till arkiven (antal) 117 114 166 73 Museer Besökare Alfred Nobels Björkborn (antal) 21 984 10 487 9 753 Besökare Arbetarmuseet Gråbo Kulturområdet Rosendal (antal) 5 241 5 829 5 003 Fritid Deltagande i lovverksamhet (antal) 800 721 906 932 Idrottshallar, nyttjandegraden av bokningsbar tid (procent) 84 84 81 66 Strandbadet, antal nyttjandetimmar/vintervecka (antal) 88 88 88 89 Nobelhallen, nyttjandegraden av bokningsbar tid (procent) 75 Is 90 Inlines 75 Is 84 Inlines 73 Is 69 Inlines 0 46 KEMAB arena, nyttjandegraden av bokningsbar tid (procent) 86 82 63 Badgäster i Strandbadet (antal per år) 104 251 141 000 138 837 75 124 Varv/vecka i Nobelspåret (antal) 1 400 1 553 1 635 Barn och ungdomar i föreningsverksamhet (antal) 5 446 5 542 5 224 Deltagare i idrottsfritids 57 112 74 Idrottsevenemang på regional, nationell eller internationell nivå (antal) 7 5 1 Idrottslag i högsta eller näst högsta divisionerna (antal) 4 3 3 Lag i högsta divisionen i de fem största publika arenaidrotterna (fotboll, innebandy, ishockey, handboll, bandy enligt Riksidrottsförbundet) på dam och herrsidan (antal) 0 0 0 Kulturskolan Kölista till Kulturskolan (antal) 298 183 181 Återanmälningsfrekvens (%) 71 58 58 Andel sökande barn/ungdomar till Kulturskolan i åldersgruppen 615 år (procent) 13 10 10 7,1 47 Andel aktiva barn/ungdomar i Kulturskolan, åldersgruppen 615 år (procent) 22 20 17 17,1 Besökare Konsthallen (antal) 7 761 7 762 6 400 4 600 Andel elever i grundskolan och gymnasiet som har fått information om kulturskolans utbud för att utveckla kreativa och estetiska kompetenser hos barn och ungdomar (procent) 100 Antal prova på dagar 4 3 4 46 Inget inlinesgolv inlagt på grund av renovering i Nobelhallen. 47 Avser janjul 2015. 21
Kvalitet Möte mellan föreningar, politiker och tjänstemän inför överenskommelser om ekonomiskt stöd (antal) 59 58 52 Föreningar som uppbär ekonomiskt stöd (antal) Barn och ungdomsföreningar Sociala föreningar Kulturföreningar Etniska föreningar Samlingsföreningar Uppdragsföreningar Studieförbund Nyttjandegrad av erbjudanden/biljetter till nyinflyttade (procent) 4 60 9 10 0 1 8 58 9 10 0 1 8 51 9 11 0 2 8 0,1 % Andel sjukfrånvaro av total arbetad tid, totalt (procent) 4,7 4,5 6,7 7,3 Andel sjukfrånvaro av total arbetad tid, kvinnor (procent) 7,4 7,1 10,9 10,4 Andel sjukfrånvaro av total arbetad tid, män (procent) 1,3 1,5 1,6 3,1 Verksamhetsuppföljning Biblioteket Sammanfattning Under perioden januari till april har organisatoriska förändringar skett och kommer i sin helhet vara klara först under senhösten 2015. Utredningen angående servicecenter i Karlskoga och de synpunkter som inkommit har gjort att rådgivarna som är placerade på biblioteket och ingår i biblioteksorganisationen, kommer finnas kvar och inte flyttas till servicecentret. Kvalitetsarbetet för biblioteket har under perioden bestått i en påbörjad kommunövergripande biblioteksplan. Arbetet har fortgått under perioden aprilaugusti. Ett nytt kommunövergripande arbetssätt kommer att testas via Idékedjan, där medarbetare kan lämna förbättringsförslag. Arbetet fortgår och hittills har sju förbättringsförslag via idékedjan inkommit. Nämnden fick i april en rapport om det pågående arbetet i biblioteksutvecklingsprojektet Mötesplats 247. På aprilnämnden fick förvaltningen i uppdrag att tillsammans med Möckelnföreningarna och Karlskoga Folkhögskola skriva fram en uppdragsbeskrivning till ideell sektor och Möckelnföreningarna. Uppdraget ska bestå i hur Möckelnföreningarna och ideell sektor kan gå in i en samverkansform tillsammans med biblioteket och Karlskoga Folkhögskola för att samtliga tre parter ska nå målen i sina respektive utvecklingsprojekt. För bibliotekets del gäller det biblioteksutvecklingsprojektet, Mötesplats 247. För Möckelnföreningarnas del möjliggör uppdraget för den ideella sektorn att bli en reell och viktig aktör i kommunal verksamhet. Syftet med uppdraget är att skapa mervärde för medborgarna. Uppdraget presenteras på septembernämnden. Under 2016 kommer biblioteket byta biblioteksdatasystem från Libra till Bookit. Arbetet och förberedelserna för konverteringen har påbörjats. I och med detta ser även Karlskoga och Degerfors kommun över det avtal kring den gemensamma katalog och datasystemlösning som varit gällande sedan slutet av 1980talet. 22
Earkivsprojektet fortgår enligt plan. Verksamhet Organisatoriska förändringar har skett på biblioteket under perioden januariapril 2015. Kommunikatör och kvalitetsledare flyttades från biblioteket och har nu sin placering direkt under förvaltningschef från 1 april. Förordnandet för bibliotekets enhetschefer upphörde den 31mars 2015. I samband med detta görs ytterligare en organisatorisk förändring, det vill säga att de tre enhetscheferna ersätts med en biträdande avdelningschef/bibliotekschef. Denna organisatoriska förändring kommer vara genomförd i sin helhet under hösten 2015. Rekrytering av biträdande bibliotekschef/verksamhetsledare pågår. Under perioden aprilaugusti har Energi & Miljö som första bolag lämnat in sitt arkiv till kommunarkivet. Under januariaugusti har verksamheten bland annat bestått av: Program och evenemangsverksamhet till och med maj månad, ungefär. Förberedelse av höstprogrammet Klassbesök av alla åk. 2 som kommit på biblioteksbesök tillsammans med Rädda barnen. Omfattande gallringsarbete på biblioteket. Introduktion av semestervikarier. Rådgivarna har haft en sommarutställning i biblioteket på temat semestertider. Arkivet har haft en sommarutställning i biblioteket under temat Mat och Livsmedelsbutiker i Karlskoga. Rekrytering och introduktion för vikarierande personal på arkivet. Earkivsprojektet som just nu genomförs tillsammans med Kumla, Lekeberg, Laxå, Askersund och Hallsberg fortgår enligt plan. Just nu ligger fokus på en systeminventering och innan semestern färdigställdes en Effekt och nyttokalkyl. Kalkylen visar att de största nyttor ett Earkiv ger är Bevarande, Tillgänglighet och Effektivitet. Under hösten kommer en nulägesanalys att genomföras och vi kommer också att besöka konferenser och andra kommuner i syfte att dela erfarenheter. Förstudien beräknas vara klar i början av december och resultatet kommer att presenteras under december/januari. Därefter föreslås ett förberedelseprojekt i syfte att förbereda verksamheten och arkiven för ett kommande införande. Kvalitetsarbete Arbetet med Mötesplats 247 har fortsatt och en avrapportering gjordes för nämnden i april. Biblioteket är en av 15 testpiloter i kommunen som påbörjar ett nytt arbetssätt kring att fånga upp medarbetares goda idéer för att förbättra och utveckla verksamhet och arbetsmiljö via Idékedjan. Testperioden pågår från mars/april till årets slut. Hittills har sju förbättringsförslag inkommit. Arbetet med kommunövergripande biblioteksplan är påbörjad. Representanter från samtliga förvaltningar har bjudits in och bidragit till biblioteksplanen. Arbetet fortgår under 2015. 23
Fritid Sammanfattning Fritid ansvarar för föreningsstöd i form av föreningsbidrag och subventionering av lokaler, lokalbokning bokning av idrottsanläggningar såsom idrottshallar, Nobelanläggningarna, bollplaner, isbanor, mötes och festlokaler i Nya Folkets hus. Friluftsanläggningen Lunedet och Knappfors, friluftsverksamhet med spår och leder, lovverksamhet, Strandbadet, Näset och badplatser. Lotterimyndighet med ansvar för lotteritillstånd. Inom fritidsavdelningen arbetar 23 personer. Nämnden har gett förvaltningen i uppdrag att börja arbeta med att etablera Fritidsbanken i Karlskoga kommun. Fritidsbanken är som ett bibliotek men det som lånas är idrottsutrustning. Värdegrunden är att det ska vara gratis, alla ska få låna och det ska inte pratas om utsatthet. Inledande diskussioner har redan tagits med olika intressenter som har visat stort intresse och verksamheten startas upp i september. En föreningsdag hölls på Näset den 9 maj där nästan 50 föreningar deltog och marknadsförde sin verksamhet. En efterlängtad skatepark är nu färdigställd och invigdes den 24 augusti. Verksamhet Från januari 2015 öppnade Strandbadet upp med nya öppettider för allmänheten. På helgerna är det sammanlagt utökat med tre timmar och måndagar är nu öppet för allmänheten. Med de nya öppettiderna skapades nya rutiner för städ och underhåll samt ett nytt schema för personalen. De nya rutinerna har fallit in bra i det nya schemat men utvecklas och förbättras hela tiden. Nytt för 2015 är även schemalagd lunch för personalen. Vilket har visat sig vara svårt att hitta en schemalösning på men man jobbar pågående med att hitta den bästa lösningen. Personalgruppen har gemensamt jobbat med den psykosociala arbetsmiljön tillsammans med en konsult för att skapa en bättre arbetsmiljö med tydliga riktlinjer. Ett projekt påbörjas nu under hösten. All personal kommer att göra erfarenhetsutbyten med andra badhus. Personalen kommer att prya under en vecka på olika badhus och göra en skriftlig dokumentation av pryoveckan. Samarbetet med skolan och de simskolor som bedrivs har löpt på bra under våren och det märks ett ökat tryck för simundervisning för FBKelever. (förberedelseklass). Tillsammans med barn och utbildningsförvaltningen köptes det in ett 50tal burkinis för att skapa bättre förutsättningar för nyanlända elever (flickor) att vara med i simundervisningen. Samarbetet med bemanningsenheten har ännu inte kommit igång men ambitionen är att det ska vara igång under hösten. I juni monterades ljudisolering på väggarna i undervisningsbassängen. Personalen upplever en positiv effekt och att arbetsmiljön blivit till det bättre runt denna bassäng. Under sommarstängningen (v 2831) påbörjades upprustningen av kassasystemet. Det nya systemet är ännu 24