Revisorerna Till: Uddevalla kommun Kommunstyrelsen 451 81 Uddevalla Löpande granskning 2012 Inom ramen för årets redovisningsrevision har Ernst & Young på uppdrag av kommunrevisionen genomfört en granskning av intern kontroll. Granskningsrapporten innehåller iakttagelser och rekommendationer och översänds med önskemål att senast den 13 maj 2013 erhålla ett svar på vilka åtgärder som kommunstyrelsen ämnar vidta med anledning av de bedömningar och rekommendationer som redovisas i rapporten. Svar önskas elektroniskt till mikaela.bengtsson@se.ey.com. Enligt vårt reglemente skall våra granskningsrapporter redovisas löpande under året till kommunfullmäktige. Vi planerar att lämna bifogade granskningsrapport till vår uppdragsgivare i mars. Uddevalla den 13 mars 2013 ~ Eva Carlsund Ordförande C Bo Sandell Vice ordförande
Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Uddevalla Kommun Löpande granskning 2012 721 ERNST & YOUNG
Innehållsförteckning 1. Inledning 1.1. 1.2. 2 Bakgrund 2 Granskningsansats 2 2. Iakttagelser och förslag till förbättringar 3 2.1. Bokslutsprocessen 3 2.2. Löneprocessen 3 2.3. Kravhanteringsprocessen 4 2.4. Anläggningstillgångar 4 2.5. Exploatering 5 2.6. Avstämningar 6 2.7. Försäkring 6 2.8. Övriga noteringar 6 2.9. Uppföljning av tidigare års rapporter 7 1
1. Inledning 1.1. Bakgrund Som ett led i årets redovisningsrevision har våra noteringar från granskning av intern kontroll i redovisningen under 2012 sammanställts. Sammanfattningsvis är det vår bedömning att den interna kontrollen i allt väsentligt fungerar tillfredsställande. Det finns ett mindre antal iakttagelser med förslag till förbättring för att ytterligare stärka den interna kontrollen. Vår granskning täcker endast områden och aspekter väsentliga för revisionen och är ej av sådan omfattning att den täcker in alla svagheter i rutiner och intern kontroll. 1.2. Granskningsansats Vår granskning av den interna kontrollen omfattar: Granskning och bedömning av följande rutiner och konton enligt upprättad riskanalys: 1 Bokslutsprocessen 2 Löneprocessen 3 Inköpsprocessen 4 Kravhanteringsprocessen 5 In- och utbetalningsprocessen 6 Anläggningstillgångar 7 Exploatering 8 Pensionsredovisning Ovanstående granskning innebär i de flesta fall att vi följer hela flödet, dvs. från det att en intäkt eller kostnad genereras till dess att registrering sker i huvudboken och slutligen blir reglerad. Övrig granskning som utförs är: Analys av aktiveringar och avskrivningar på anläggningstillgångar. Kontroll av avstämningar på väsentliga konton som kundfordringar, leverantörsskulder, likvida medel etc. Granskning av fullmakter för bankutbetalningar. Granskning av momsredovisning. Granskning av ett urval av lönetransaktioner efter genomförd registeranalys för perioden 2012-01-01 2012-09-30. Försäkring, genomgång av kommunens försäkring. Uppföljning av lägesrapport från 2011 års granskning. 2
2. Iakttagelser och förslag till förbättringar 2.1. Bokslutsprocessen Bokslutsprocessen är en central process då det sker en mängd avstämningar, reserveringar och bedömningar som kan påverka bokslutet. Den risk för fel, i redovisningen, som föreligger i bokslutsarbetet innebär att bokslutsprocessen alltid bedöms som väsentlig. Vi har gått igenom rutiner för bokslutsarbetet rörande ansvar, avstämningar, periodiseringar samt hur dessa rutiner dokumenterats i ekonomihandboken. 2.1.1. Gjorda iakttagelser I samband med vår genomgång av bokslutsprocessen har vi noterat följande: Varje förvaltning har ansvar att följa sin ekonomi och göra avstämningar/uppföljning mot budget. Centralt sker rimlighetsbedömningar och jämförelser mot årets budget och föregående års utfall. Inga löpande bedömning sker av eventuellt nedskrivningsbehov av de materiella anläggningstillgångarnas bokförda värden. Kontroll av att enskilda anläggningstillgångar och avstämning mot anläggningsregistret sker av förvaltningen. Någon central uppföljning sker inte. 2.1.2. Rekommendation Vi rekommenderar att en bedömning av eventuella nedskrivningsbehov sker årligen. Denna analys bör dokumenteras och godkännas av ansvarig befattningshavare. Vi rekommenderar att central kontroll utförs gällande väsentliga anläggningstillgångar. Se vidare 2.4.2. 2.2. Löneprocessen Personalrelaterade kostnader utgör den enskilt största kostnaden för kommunen. Av den anledningen granskar vi årligen kommunens lönehantering. 2.2.1. Gjorda iakttagelser I tidigare års granskningar har vi noterat att systemförvaltaren och löneassistenterna kan genomföra ändringar i fasta register, dvs. ändra personuppgifter och löneuppgifter på respektive person. Logglista över vem som registrerat olika uppgifter i systemet kan begäras ut. Detta sker dock inte regelmässigt utan endast vid behov. Under året har en registeranalys gjorts av samtliga lönetransaktioner i Uddevalla kommun för perioden januari till september. Via ett särskilt analysprogram har dessa transaktioner stickprovsmässigt granskats vad avser avvikande poster. 3
Quality ln Everything We Do Avvikelser har bland annat sorterats efter: > Större enskilda transaktioner överstigande 40 tkr > Stora eller avvikande totala bruttolönebelopp under hela perioden > Orimliga källskatteavdrag överstigande 50% eller understigande 23% av bruttolön > Stora och avvikande poster för övertidsersättningar Vid granskningen har det inte framkommit några väsentliga iakttagelser att rapportera. Stickprovsmässig granskning av kommunens skattedeklaration avseende sociala avgifter samt källskatteavdrag har genomförts utan anmärkning. 2.2.2. Rekommendation Vi anser att ändringar av grunddata i löneregistret skall granskas av person som inte har behörighet att registrera grunddata. I den skriftliga lönerutinen måste det framgå att uppföljning skall ske mot logglista avseende förändring av fasta uppgifter. Vi rekommenderar att granskning av logglista av ändringar av grunddata formaliseras och utförs månadsvis. 2.3. Kravhanteringsprocessen 2.3.1. Gjorda iakttagelser Genomgång har skett av rutin för kravhantering. I samband med denna har vi noterat följande: Kommunen efterlever inte fastställ kravrutin då påminnelser och inkassokrav skickas senare än vad som är fastställt. Förtydligande av gällande kravrutin ska enligt uppgift ske i samband med implementeringen av det nya ekonomisystemet. Respektive förvaltning har ansvaret att följa upp ej betalda fakturor som skickats på inkasso. Detta hanteras olika hos förvaltningarna vilket inneburit att det förekommit brister i uppföljningen hos några av förvaltningarna. 2.3.2. Rekommendation Vi rekommenderar att kommunen säkerställer att gällande kravrutin efterlevs. Uppföljning av fordringar som skickats till inkasso behöver följas upp kontinuerligt av förvaltningarna enligt gällande kravrutin. I samband med implementering av det nya ekonomisystemet har det skett ett förtydligande av kravrutin samt policy för nedskrivningar. 2.4. Anläggningstillgångar 2.4.1. Gjorda iakttagelser Det finns av kommunstyrelsen fastställda principer för bedömning av avskrivningstider för olika anläggningstillgångar. I samband med aktivering av en tillgång prövar varje förvaltning vilken klassificering tillgången bör ha i enlighet med dessa regler. Eventuella avvikelser från dessa principer ska beslutas av 4
ekonomiavdelningen. Det förekommer däremot ingen kontroll centralt, från ekonomiavdelningens sida, att dessa regler efterlevs. En bedömning av avskrivningstider och tillgångars eventuella nedskrivningsbehov bör ske årligen. Beslut om eventuell nedskrivning fattas av ekonomiavdelningen utifrån förslag från förvaltning. Tidigare gjorda nedskrivningar ska prövas årligen för att bedöma om det finns skäl för återföring. Det saknas en dokumenterad kontroll av att detta genomförs. Avyttringar eller utrangeringar av tillgångar och som ska tas bort ur anläggningsregistret attesteras inte av ansvarig befattningshavare. En sådan kontroll är viktigt för att säkerställa att avyttringen blir korrekt bokförd. Det sker ingen bekräftelse i samband med del- och årsbokslut på att anläggningsregistret överensstämmer med de tillgångar som finns hos förvaltningen. Denna avstämning bör genomföras och dokumenteras. Kommunen saknar en samlad rutin för att genomföra inventeringar av väsentliga tillgångar. Inför bytet av affärssystem har dock en genomgång skett av samtliga anläggningstillgångar och utrangering har gjorts av sådana inventarier som inte längre finns. I samband med vår granskning av anläggningstillgångar framkom att en attest vid inköp utförts av person som inte fanns med i beslutad attestlista. Attestanten har lagts in som behörig i systemet utan att undertecknat underlag funnits. 2.4.2. Rekommendation Vi rekommenderar att rutinen vid registrering av avskrivningstider för väsentliga tillgångar stärks och att detta dokumenteras och godkänns innan registrering. Vi rekommenderar att en bedömning av eventuella nedskrivningsbehov sker årligen. Denna analys bör dokumenteras och godkännas av ansvarig befattningshavare. Vi rekommenderar att det i samband med del- och årsbokslut skickas ut ett utdrag ur anläggningsregistret till ansvariga vid respektive förvaltning för att bekräfta att tillgångarna existerar. Denna bekräftelse bör dokumenteras. Vi rekommenderar att inventerŕng av väsentliga inventarier sker löpande. Vi rekommenderar att kommunen säkerställer att attestregler efterlevs och att registrering av nya attestanter föranleds av ett undertecknat attestuppdrag. 2.5. Exploatering 2.5.1. Gjorda iakttagelser I samband med genomgång av kommunens anvisningar för exploateringsredovisning har vi i tidigare rapporter noterat att redovisning av VA-anslutningsavgifter redovisades som en minskning av investeringsutgifterna. Uddevalla Kommun har 5
ändrat dessa rutiner och följer numera gällande rekommendation. Kommunens ekonomihandbok har dock inte uppdaterats gällande detta. 2.5.2. Rekommendation Vi rekommenderar att anvisningarna i ekonomihandboken uppdateras vad avser redovisning av erhållna anslutningsavgifter. 2.6. Avstämningar Vi har stickprovsvis granskat månadsvisa avstämningar av kassa och bank, kundfordringar, leverantörsskulder och skattekontot. Vi har även granskat den redovisning av moms som månadsvis lämnas till skatteverket. Den moms som redovisas beräknas fortfarande enligt schablon, då det kräver omfattande arbete att hänföra momsen till ursprungliga transaktioner. Schablonberäkningen skall uppdateras varje år, men för 2012 har inte detta blivit gjort utan samma schablon har använts som för 2011. 2.6.1. Gjorda iakttagelser Månadsvisa avstämningar av kassa och bank, kundfordringar och leverantörsskulder utförs. Avstämningar på skattekontot sker vid bokslutet men också löpande under året. 2.7. Försäkring Vi har i årets revision kontrollerat om kommunens tillgångar är försäkrade. 2.7.1. Gjorda iakttagelser Vi har i likhet med föregående år noterat att byggnader och mark är försäkrade till fullvärde. Det finns en specifikation till försäkringsbrevet som i detalj redogör för vilka byggnader som är försäkrade. Vi har även noterat att maskiner och inventarier är försäkrade till fullvärde. Enligt uppgift från försäkringsmäklare sker denna bedömning schablonmässigt. 2.8. Övriga noteringar 2.8.1. Ekonomihandboken Ekonomihandboken finns på Portalen (intranätet). Den är genomgången och uppdaterad ordentligt senast 2007. Det saknas rutin och ansvarsfördelning för när och hur ofta uppdatering skall göras. Ambitionen är att uppdateringar ska ske löpande men så har inte skett. I samband med bytet av affärssystem kommer en ny genomgång att genomföras. 6
2.8.2. Rekommendation Vi rekommenderar kommunen att ta fram rutiner och fastställa ansvar för uppdatering av ekonomihandboken. Där bör framgå vilket ansvar/funktion som ansvarar för uppdatering och hur ofta uppdatering skall ske. 2.9. Uppföljning av tidigare års revisionsrapporter 2.9.1. Uppdatering av ekonomihandboken Uppdatering av ekonomihandboken gällande Redovisning av exploateringsfastigheter. Någon uppdatering har inte skett under 2012. 2.9.2. Inventarieförteckning Kommunen saknar inventarieförteckning över inventarier till mindre belopp såsom stöldbegärliga inventarier. I samband med att det nya redovisningssystemet används i större utsträckning kommer, enligt uppgift från ekonomiavdelningen, även detta att ses över 2013. 2.9.3. Förteckning konstföremål En fullständig förteckning av kommunens konstföremål har saknats. Ett nytt system för detta har upphandlats. Registrering i detta system pågår och beräknas vara klart under första delen av 2013. Uddevalla den 20 februari 2013 ~.. Anna de Blanche Revisor ans Gavi Auktorisefad och certifierad kommunal revisor 7