Nätverksdag Offentliga rummet 2006-05-29 Sundsvall 1
Effektivare anskaffning genom samverkan Enskild kommun anskaffar systemstöd Behovsanalys Teknik Funktion Avrop/ Upphandling Förvaltning/ Utveckling Sambrukande kommuner anskaffar systemstöd Behovsanalys Behovsanalys Behovsanalys Behovsanalys Teknik Funktion Avrop/ Upphandling Förvaltning/ Utveckling Minskad tidsåtgång för enskild kommun Ökad kvalitet Lägre kostnader (investering / årskostnader) 2
Avrop/ Upphandling Minskad tidsåtgång för enskild kommun Genom att dela på arbetsbördan minskas tidsåtgången för enskild kommun Genom att Sambruk kan återvinna material från redan genomförda projekt sparas tid i kommande projekt Exempel: Fem kommuner samverkar i ett avrop av en produkt inklusive implementering Förfrågan Utvärdering/referensbesök mm Avtalskonstruktion/ förhandling Total arbetsinsats 1000 mantimmar Var och en skulle kunna genomfört samma avrop på 800 timmar, men med lägre kvalitet. 800x5 = 4000 timmar totalt 3000 sparade timmar 3
Avrop/ Upphandling Ökad kvalitet Fler ögon på samma material Hinner med både bredd och djup Erfarenheter från genomförda avrop återförs i nya projekt 4
Avrop/ Upphandling Lägre kostnader (investering / årskostnader) Hittills genomförda avrop har inneburit lägre kostnader för enskilda kommuner, i MBA-projektet finns även kommande prisjustering med i avtalet Exempel: Licenspris Återvinning av komponenter som t.ex integrationer Samordning / Likriktnig av implementeringsprojekt leder till lägre kostnader för leverantörer, vilket gör att de har större möjligheter till rabatter 5
Exempel på avtalsstruktur efter gemensam avropsförfrågan Samarbetsavtal Sambruk- Leverantör Bilaga Sambruks rabatter Bilaga Avropsavtal Mall Avropsavtal Kommun # Avropavtal Kommun # Avropsavtal Kommun # Avropsavtal Mall 2. Svarsbrev 2 TietoEnator 3. Frågebrev 2 TietoEnator 4. Svarsbrev 1 TietoEnator 5. Frågebrev 1 TietoEnator 6. Svar på avropsförfrågan Avrop Digital Assistent 2005-04-18 samt bilagor 7. Svarsbrev nr 1 från Sambrukskommunerna 8. Frågebrev nr 1 från TietoEnator 9. Avropsförfrågan Digital Assistent 2005-02-22 samt bilagor 10. Ramavtal 6670/04 mellan Statskontoret och TietoEnator Public & Healthcare AB 6
Nätverksdag Offentliga rummet 2006-05-29 Sundsvall 7
Projektstartsmöte Grafsik utformning Leveransprocessen enligt avtalstexten Avtalstecknande Informationsinsamling Leverans av tilläggstjänst MBA (Installation av MBA) Utbildning Beslut om driftstart Driftstart Möte med genomgång av protokoll 7 dagar 15 arbetsdagar Avtalad leveransdag tilläggs och stödtjänster Avtal 90 Svar 1 Frågor 2 Svar 2 Frågor 3 Svar 3 Avtal Förfrågningsunderlag Anbud Frågor 1 Integrerade i avtal Projektaktiviteter Test Max 14 dagar Max 14 dagar Leveranskontroll Max 5+5 arbetsdagar Excel-fil med samtliga frågor till beställaren Månad 1 Månad 2 Månad 3 Månad 4 Månad 5 Månad 6 8
Avropsprocess 1-2 v 1-2 v 3-4v 3-5 v 1v 1dag = 9-13 veckor Analys kravspec/ ramavtal Produktion av avropsförfrågan Anbudstid Utvärdering Avtalstext Avtalsförhandling Beslut Avrop eller upphandling Avropsförfrågan sänds till leverantörer Anbud kommer från leverantörer Beslut Val av leverantör Avtal undertecknas 9
Upphandlingsprocess 1-2 v 1-2 v 3-8 v 3-5 v 1v 1dag 2 veckor = 11-19 v Analys kravspec/ ramavtal Anbudstid Utvärdering Produktion av förfrågningsunderlag Avtalstext Avtalsförhandling Tilldelningsbeslut Beslut Avrop eller upphandling Förfrågningsunderlag sänds till leverantörer Anbud kommer från leverantörer Beslut Val av leverantör Avtal undertecknas 10