Upphandling av resebyråtjänster

Transkript

1 Upphandling av resebyråtjänster Heidi Ingebrigtsen och Cathrine Lundberg

2 Agenda Anskaffningsprocessen Upphandlingsorganisation Nulägesanalys Behovsanalys Syftet med upphandlingen Kvalificeringskrav och avtalsvillkor ska-krav Utvärderingskrav bör-krav Prövning av anbud Utvärdering av anbud Resultat Implementering av det nya avtalet Frågor på upphandlingen

3 Anskaffningsprocessen 1.1 Initiera anskaffning 1.2 Genomföra upphandling eller avrop 1.3 Teckna avtal 1.4 Följa upp leverans Upprätta anskaffningsbeslut Avropa Upphandla Kommunicera FFU till leverantörer Registrera inkommande anbud Granska anbud Kommunicera tilldelningsbeslut Skriva avtal Mottagande av leverans Följa upp och hantera avvikelser

4 Upphandlingsorganisation Ansvarig chef är beställare av upphandlingen Kravställare och utvärderare är utsedd handläggare (specialist på upphandlingsområdet) och referensgrupp (användare) Upphandlingsledaren är ansvarig för upphandlingens genomförande Upphandlingsledare: Heidi Ingebrigtsen har genomfört 25 offentliga upphandlingar enligt LOU och tidigare arbetat på Energimyndigheten och Utbildningsradion som upphandlare. Specialist : Cathrine Lundberg, CMM Consulting

5 Nulägesanalys Genomförande Analys av siffror från - resebyrån (8 inköpsställen) - resekonto - gamla HR-systemet (Palasso) - ekonomisystemet (Agresso) Analys av administrativ hantering Intervjuer med användare Erfarenheter Splittrat boknings- och inköpsmönster Svårt att hitta jämförbara kostnader i systemen byte HR system Förmånsbilar och hotellboende inspektörernas vardag Inrikes resande i huvudsak Många utvecklingsprojekt på gång samtidigt Siffror: Arbetsmiljöverkets mötes- och reserelaterade kostnader ca 35 milj kr 1/3 förmånsbilarna 1/3 direkta kostnader 1/3 interna och indirekta kostnader

6 Behovsanalys Behov Enhetliga rutiner för beställning, bokning och betalning Ansvarig för funktionen rese management, TM Nytt resebyråavtal inklusive nya typer av tjänster Genomgång av övriga mötes- och reserelaterade avropade avtal Interna nätverket Uppföljning och kommunikation Genomförande Nya styrdokument (policy, regler, rutiner) Utse resesamordnare samt mötessamordnare Reseportal för information, bokning online eller personlig service boka själv eller via administratör Tätare samarbete med upphandlingsfunktionen Starta kontinuerlig dialog med alla interna intressenter Kontinuerlig uppföljning och kommunikation med verksamheten

7 Syftet med upphandlingen Ha ett flerårigt avtal för resebyråtjänster inklusive reseportal, självbokningssystem och mötesrelaterade tjänster Öka avtalslojaliteten hos medarbetare Få tillgång till verktyg som gör det enkelt att boka bra tjänsteresor med tanke på både miljö och pris Underlätta och kostnadseffektivisera administrationen kring möten och resor

8 Kvalificeringskrav och avtalsvillkor ska-krav Registrering, skatter och sociala avgifter (krav 4) Försäkring (krav 5) Finansiell ställning (krav 6) Arbetsmiljöarbete (krav 7) Organisation (krav 8) Underleverantörer (krav 9) Kvalitetsledningssystem (krav 10) Tjänsteutbud (krav 11) Reseportal (krav 12) Självbokningssystem (krav 13) Profilhantering (krav 14) Databokningssystem (krav 15) Kompetens och service (krav 16) Resekonsulter en dedikerad grupp (krav 17) Miljöstatistik (krav 18) Kundansvarig, KAM (krav 19) Personuppgiftshantering (krav 20) Administrativa rutiner (krav 21) Implementering (krav 22) Tjänsteresestatistik (krav 23) Anbudspris (krav 24) Debitering (krav 25) Prisjustering (krav 26) Leveranser (krav 28) Avtalsvillkor (krav 29)

9 Utvärderingskrav bör-krav Krav 12 Reseportal max 15 p systemleverans till myndigheter med reseomsättning på högst tio miljoner 2p översiktlig och självinstruerande 3p möjlighet till SingleSignOn funktion, dvs automatisk inloggning i reseportalen vid inloggning i Arbetsmiljöverkets system 2p automatisk inloggning till självbokningssystem, bokade resor, e-följesedlar för medarbetare 1 p webbstatistik för administratör 2p väderleksinformation 1p flygplatsinformation 1p information om visumkrav och valutakurser 1p anpassningsbart gentemot Arbetsmiljöverkets önskemål 1 p information om utförandekontorets öppettider, kontaktuppgifter och information om 24/7 (24 h service) 1p Krav 13 Självbokningssystem 25p systemleverans till myndigheter med reseomsättning på högst tio miljoner 2p översiktlig och självinstruerande 3p miljöpåverkan av en planerad resa i samma vy 2p utfärdande av e-vouchers eller motsvarande för hotell 1p samtliga skärm- och hjälptexter som normalanvändaren ser på svenska 5p skärm- och hjälptexter som administratören ser på svenska 2p spårbarhet på så sätt att Arbetsmiljöverket vid behov kan granska felaktiga samt lyckade inloggningsförsök. Därtill vilka transaktioner som har gjorts 1p använda tjänsten med normala användarbehörigheter på den lokala datorn 2p insyn hur Arbetsmiljöverkets personuppgifter hanteras 1p stöd för att användas direkt utan behov av någon manuell lokal installation på klienten 5p funktion för att se aktuell driftstatus samt driftstatistik 1p

10 Utvärderingskrav bör-krav Krav 16 Kompetens och service 10 p ett telefonnummer och en e-postadress som avser samtliga tjänster. I samtliga tjänster innefattas såväl bokningstjänster som 24 timmarsservice och användarsupport. Krav 17 Resekonsulter En dedikerad grupp 5 p miljörådgivning vid bokningstillfället, dvs koldioxidutsläppsinformation avseende tjänsteresan. Krav 18 Miljöstatistik 1 p miljöstatistik gällande de statliga ramavtalen för hyrbil och taxi. Krav 22 Implementering 8 p anbudsgivarens organisation för implementeringen 2 p vilka aktiviteter som ska genomföras 2 p tidsplan 2p Förväntningar på Beställaren 2p Krav 27 SLA 15 p vilken tid som samtal, , fax besvaras, 2 p vilken tid reklamationer, krediteringar utförs 1p vilka garantier som erbjuds (bästa pris, leverans, service etc), 1p vilken tid leverans av biljett normalt sker, 1p vilken tid och hur bekräftelse av mottagen beställning utförs, 1p vilken tid och hur bekräftelse av definitiv bokad resa kommuniceras till resenären, 2p vilka åtgärder som vidtas om inte avtalad servicenivå hålls, 6p vilka SLA och vilken assistans som tillhandahålls för särskilda händelser som strejk, naturkatastrofer och andra extraordinära tillstånd 1p Krav 28 Leveranser 1 p vid förfrågan, kostnadsfritt, leverera färdhandlingar via sms eller bud till det mobilnummer eller den adress som Beställaren uppger. Här kan man ändra texten genom att visa Sidhuvud och Sidfot

11 Prövning av anbud Genomförande Fyra anbud Via Travel American Express Business Travel BIG Travel Sweden Abdona Prövningen visade att samtliga anbud uppfyller de i förfrågningsunderlaget ställda ska-kraven. Erfarenheter Vi fick be samtliga fyra anbudsgivare att än en gång lämna inloggningsuppgifter för testmiljö som visar anbudets kravuppfyllande Vi bad tre anbudsgivare bekräfta samarbete med uppgivna underleverantörer Två av anbudsgivarna använde en tredje anbudsgivare som systemleverantör/underleverantör

12 Utvärdering av anbud Genomförande Utvärderingsgrupp om 5 personer med olika befattningar testar reseportal och online system individuellt vad gäller bör-kraven Intressant utvärdering av Samtliga skärm- och hjälptexter som normalanvändaren ser på svenska En sammanställning görs och olika synpunkter dokumenteras Övriga bör-krav utvärderas och dokumenteras Erfarenheter Värdefullt att medarbetare med olika referensramar deltar i utvärderingen Inget av visade system fick poäng för översiktligt och självinstruerande, dvs god användarvänlighet Mycket diskussion om tredje-parts - info som dyker upp i systemen Många frågor och diskussioner runt de statliga hotellavtalen och hur de visas i systemen

13 Leverantör Bokningsavgifter Tilläggstjänster Anbuds pris Krav 12 Krav 13 Tekniska lösningar Krav 16 Krav 17 Krav 18 Krav 22 Krav 27 Krav 28 Personlig service Totalt Resultat Via Travel 12,78 1,88 14, ,00 71,66 American Express Business Travel 12,72 2,17 14, ,00 82,90 Big Travel Sweden 12,37 3,97 16, ,00 61,34 Abdona 16,00 4,00 20, ,00 77,

14 Implementering av det nya avtalet Genomförande American Express Business Travels implementerings team projektledare. Erfarenheter Implementeringstid ca 3 mån (jul- och nyårshelg) = Start nytt avtal 31 januari Genomgång av interna processer, vänt på många stenar. Nya resesamordnaren Louisa har fått växa in i sin roll. Kommunikationsplan upprättad för både direkt kommunikation och info på Insidan. Avtal och arbetssätt förankrat i högsta ledningsgruppen Veckovisa telefonmöten håller tempot och fokus på projektplanen Överlämning från Cathrine till Louisa Interna nätverket växer fram främst kontakter med IT och Kommunikation Styrgruppen består av fyra av Arbetsmiljöverkets avdelningschefer