OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) KALLELSE Medlemmarna i Ouvertyrens Samfällighetsförening kallas till ordinarie föreningsstämma 2015. Tid: Söndagen den 29 mars 2015, kl. 12.00 14.00 Plats: Mörtviksskolans matsal Deltagarförteckning upprättas från kl. 11.40. KOM I GOD TID! Om du inte kan komma personligen kan du deltaga genom ombud. Ett ombud får företräda en fastighet via fullmakt. OBS! Är Ni fler ägare till fastigheten, krävs fullmakt för de ej närvarande, för att kunna registrera sin röst vid eventuell omröstning. Fullmaktsblankett finns som sista blad i denna kallelse. Samtliga boende har yttranderätt vid stämman medan rösträtt endast tillkommer fastighetsägare. VÄLKOMNA! Styrelsen
OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) DAGORDNING, STÄMMA 2015-03-29 1. Stämmans öppnande Bilaga Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar 2. Val av ordförande för stämman 3. Godkännande av dagordning 4. Val av sekreterare för stämman 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare 6. Fastställande av röstlängd 7. Styrelsens årsredovisning./1 8. Revisionsberättelse./2 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Framställningar från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna./3 11. Ersättning till styrelsen och revisorerna 12. Styrelsens förslag till program för anläggnings- och underhållsarbeten./4 13. Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2015../5 14. Val av styrelseledamöter och suppleanter 15. Val av styrelseordförande 16. Val av revisorer och suppleant 17. Val av valberedning och sammankallande i denna 18. Övriga frågor 19. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 20. Stämmans avslutande
1 (8) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 1 ÅRSREDOVISNING Styrelsen för Ouvertyrens Samfällighetsförening överlämnar härmed årsredovisning för verksamheten 2014. Styrelsen vill tacka alla medlemmar för utförda insatser under året som gått. VERKSAMHETSBERÄTTELSE 1 STYRELSE, REVISORER OCH VALBEREDNING Ordförande Johan Holm R 254 Sekreterare Susanne Nilsson R 272 Kassör Stefan Buhr R 134 Övriga ledamöter Mats Brihage R 104 Håkan Granlund R 86 Dan Axelsson R 114 Bengt Tolvers R 34 Suppleanter Jan-Erik Lejerkrans R 268 Ann Preinitz R 212, Brf Ouvertyren Revisorer Kristina Lejerkrans R 268 Sven-Göran Holmberg R 276 Valberedning John Nilsson R 272, sammankallande Mikael Kronsjö R 28 2 SAMMANTRÄDEN Styrelsen har under 2014 hållit 11 (elva) protokollförda sammanträden. 3 ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA Ordinarie föreningsstämma hölls den 30 mars 2014 i Mörtviksskolans matsal. På stämman deltog medlemmar som representerade 17 fastigheter. Dessutom tre boenden ifrån Brf:en, varav en med fullmakt och då rösträtt för Brf Ouvertyrens räkning. Protokollet från föreningsstämman anslogs i föreningslokalen samt på hemsidan www.ouvertyren.se
Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (8) Årsredovisning 2014 4 MEDDELANDEN Styrelsen har gått ut med informationsmeddelanden vid ett några tillfällen. Meddelandena har innehållit information om bland annat vår- och höststädning. Dessutom återfinns aktuella nyheter samt information på vår hemsida. 5 GARAGE OCH PARKERING Fortsatt stor brist på lediga p-ytor. Vi har många som köar för en andra p- plats eller garageplats. Kölistorna finns på hemsidan för uppföljning. Vi har som prioritet att erbjuda samtliga hushåll minst en p-plats vid behov. Hyresavtalen är personliga och enbart upprättade för egentligt behov. Vid påkomst av vidareuthyrning/utlåning av p-yta till andra än sin egen bil, sägs hyresavtalet upp och p-ytan återgår till styrelsens förfogande. Renoveringen av dubbelgaraget har pågått under året. Vi kommer under 2015 slutföra denna renovering med bl.a. förstärkning av plåttaket. Fortsatta renoveringar kommande år är under planering. Vi har som avsikt att fortsätta renovering av våra garage där intentionen är ett garage om året om det är ekonomiskt möjligt. 6 LOKALEN Lokalen används till möteslokal för styrelsen, förvaring av material till städdagarna samt serverrum för Ownits switchskåp och backup. I lokalen har vi även ett brandsäkert dokumentskåp till föreningens räkenskaper (skall sparas i 10 år) samt ritningar och avtal. Vi byggde in Ownits switchskåp under året samt installerade nya säkerhetsdörrar till lokalen samt UC. Detta för att säkra upp lokalerna samt att dörrarna var slitna. 7 TVÄTTSTUGAN Tvättstugan kan bokas via webben, det går även att ladda ner en app till mobilen, för mer info se vår hemsida, www.ouvertyren.se Vid avslutat tvättpass ingår att man städar av efter sig. Du som använder tvättstugan ansvarar för att det är fräscht efter dig.
Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (8) Årsredovisning 2014 8 LEK & PARK, VÄGAR, ÖVRIGT Vi har ett avtal med Ryggarna HB som sköter om vår snöröjning även denna säsong. De har även gjort vissa anläggningsjobb inom området. Kommunen ansvarar för snöröjning och halkbekämpning av: Den kommunala vägen som passerar nedre gården R2-52 Tillfarter från kommunal väg till trapporna invid R74 och R134 samt Gångvägen ifrån busshållplatsen förbi vår föreningslokal/tvättstuga R152. Sommarunderhållet sköts av Trädgård och Plogtjänst AB, som bland annat klipper våra gräsytor och tömmer papperskorgar. Under året har vi tagit ner några träd i området. Dessutom har det tagits bort en massa sly och buskar. Vi har haft två stycken städdagar under året, en på våren samt en på hösten. Städdagarna är bra i flera syften. Dels så får vi det rent och fint runt omkring oss där vi bor, dels får vi möjlighet att träffa flera av våra grannar. En arbetsgrupp har inventerat lekplatserna inom samfälligheten och håller på med en plan inför upprustning och nyinköp till dessa. 9 VVS-ANLÄGGNINGEN Som en fortsättning på det omfattande injusteringsarbetet med byten av slingventiler som gjordes i samfälligheten 2008-2009, så har vi nu gjort ett antal kompletterande åtgärder, bl.a: Installerat flödesmätare på våra vattenslingor, detta för att kunna upptäcka eventuella läckage snabbare. Service på anläggningen samt byte av filter Justerat in effektflödet på fjärrvärmesystemet för att få lägre kostnad på det effektuttag vi faktiskt använder i området. 10 KABEL-TV Föreningen har triple-play avtal med Ownit/Canal Digital. I denna tjänst ingår 100/100 Mbit bredband, IP-telefoni samt Canal Digitals
Ouvertyrens Samfällighetsförening 4 (8) Årsredovisning 2014 T1-Bas digitala kabel-tv utbud. Till detta utbud har varje hushåll rabatt för uppgradering till större TV-paket. Hos Ownit har varje hushåll möjlighet att uppgradera bredbandstjänsten till 1000 Mbit. Se hemsidan för mer information. 11 SOPHANTERING Föreningen har sammanlagt 13 sopkärl för hushållssopor. Dessa sopkärl töms två gånger i veckan, måndagar och torsdagar. För grovsopor och icke brännbart avfall, ansvarar hushållen själva att slänga detta vid kommunens återvinningscentral. Vi ber vänligen men bestämt att ej ställa sopor/skräp bredvid eller på sopkärlen. 12 ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSPLAN Underhållsplanen, med en allmän beskrivande del och en mer specifik och kostnadsbedömd del, sträcker sig fram till 2029. För närvarande pågår underhåll av garage, planering kring lekplatserna samt översyn av hur vi skall hantera underhåll av vattenledningssystemen i området.
Ouvertyrens Samfällighetsförening 5 (8) Årsredovisning 2014 RESULTATRÄKNING 2014-01-01 2013-01-01 Belopp i kr Not 2014-12-31 2013-12-31 Rörelsens intäkter Samfällighetsavgifter inkl parkering/garage 4 225 454 4 132 897 Övriga intäkter 1 617 054 233 847 Summa rörelsens intäkter 4 842 508 4 366 744 Rörelsens kostnader Reparationer och underhåll 2-604 327-1 303 323 Driftskostnader 3-3 282 598-3 501 228 Arvode styrelse/revisorer -227 602-159 999 Avskrivning markanläggningar 4-245 097-45 108 Övriga kostnader -33 742-33 655 Summa rörelsens kostnader -4 393 366-5 043 313 RÖRELSERESULTAT 449 142-676 569 Resultat från finansiella poster Ränteintäkter och liknande intäkter 1 062 6 309 Räntekostnader och liknande kostnader -100 966-73 498 Summa finansiella poster -99 904-67 189 Resultat efter finansiella poster 349 238-743 758 ÅRETS RESULTAT 349 238-743 758 Förändring av underhållsfond Årets resultat enligt resultaträkningen ovan 349 238-743 758 Ianspråkstagande av underhållsfond 150 000 982 711 Stadgeenlig reservering -50 000-50 000 Reservering av medel, utöver stadgeenlig reservering -450 000-450 000 Årets resultat efter förändring av underhållsfond -762-261 047
Ouvertyrens Samfällighetsförening 6 (8) Årsredovisning 2014 BALANSRÄKNING Belopp i kr Not 2014-12-31 2013-12-31 TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Byggnader och mark Markanläggningar 4 3 109 281 687 849 Pågående nyanläggning, fiberinstallation 0 2 376 575 Summa anläggningstillgångar 3 109 281 3 064 424 OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader 292 101 272 185 Summa kortfristiga fordringar 292 101 272 185 Kassa och bank 686 375 1 122 761 Summa omsättningstillgångar 978 476 1 394 946 SUMMA TILLGÅNGAR 4 087 757 4 459 370 EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL Bundet eget kapital Underhållsfond 1 110 014 760 014 Fritt eget kapital Balanserat resultat 200 000 461 047 Årets resultat efter förändring av underhållsfond -762-261 047 Summa eget kapital 1 309 252 960 014 SKULDER Långfristiga skulder Fastighetslån 2 193 178 2 370 300 Summa långfristiga skulder 2 193 178 2 370 300 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 70 796 524 809 Upplupna kostnader 245 235 219 937 Förutbetalda samfällighetsavgifter 214 418 346 855 Övriga kortfristiga skulder 54 878 37 455 Summa kortfristiga skulder 585 327 1 129 056 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 4 087 757 4 459 370
Ouvertyrens Samfällighetsförening 7 (8) Årsredovisning 2014 NOTER 2014-01-01 2013-01-01 Not 1 Övriga intäkter 2014-12-31 2013-12-31 Avgift triple-play, Ownit 496 008 124 002 Avgift tvättstugan 55 127 59 439 Gästparkering 65 919 50 406 617 054 233 847 2014-01-01 2013-01-01 Not 2 Reparationer och underhåll 2014-12-31 2013-12-31 Renovering av dubbelgaraget 320 669 883 188 Förbättring UC - mätare/effektreglering 48 960 Underhåll garageportar 33 082 Installation säkerhetsdörrar K7 30 162 Renovering brunn mellanparkeringen 29 682 Belysningsstolpar 25 038 Inbyggnation av fiber/server i K7 21 750 Diverse underhåll 94 984 54 135 Byte hängrännor och stuprör 111 489 Underhåll undercentralen 88 750 Läckage 83 386 Fartgupp på innergårdar 43 750 Byte av belysningsarmaturer 38 625 604 327 1 303 323 Not 3 Driftskostnader 2014-12-31 2013-12-31 Fjärrvärme 1 568 121 1 885 410 Triple-play, Ownit 464 400 113 774 Kallvatten 354 017 291 140 Snöröjning 305 881 542 901 Sophämtning 247 750 214 538 Övriga driftskostnader 240 121 234 695 El 102 308 105 689 Kabel-TV 0 113 081 3 282 598 3 501 228 Not 4 Byggnader och mark 2014-12-31 2013-12-31 Ingående anskaffningsvärden 902 112 902 112 Årets aktivering 2 666 529 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 3 568 641 902 112 Ingående avskrivningar -214 263-169 155 Årets avskrivningar -245 097-45 108 Utgående ackumulerade avskrivningar -459 360-214 263 Utgående restvärde enligt plan 3 109 281 687 849
REVISIONSBERÄTTELSE för Ouvertyrens samfäl I ig hetsfören i n g Verksamhetsperioden 20 1 4-0 1-0 1 -- 2014-12-31 Undertecknade, utsedda att granska Ouverlyrens samfilllighetsftirenings fiirvaltring och råikenskaper fiir år 2014, far hiirmed avlåimna ftiljande berättelse. Granskningen har utfiirts enligt god revisionssed. Vi har tagit del av de handlingar, som kunnat ge oss upplysning om ftireningens verksamhet och ekonomi. Under revisionen har icke framkommit anledning till anmiirkning beträfflande foreningens, bokforing eller forvaltrningen i övrigt. Vi fiireslår diirfiir, att resultatr2lkningen och balansriikningen faststiills samt att styrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet ftir verksamhetsperioden 2014-01 -0t -- 2014-12-3 t. Skogås 2015-02-16 trr,t4. t. *,... y'ur.>, ti-e. * s "'/ " Kristina Lejerkrans
1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 3 FRAMSTÄLLNINGAR FRÅN STYRELSEN OCH MOTIONER FRÅN MEDLEMMARNA Framställningar från styrelsen Styrelsen föreslår avgiftshöjning per tvätt från 21,50 till 35 kr. Anledningen är att tvättstugan skall bära sina egna kostnader, precis som garagen och p-platserna gör. Motioner från medlemmar 1. Jag föreslår att man gör markeringar motsvarande p-platsernas ytterlinjer även på bakomliggande staket. Det skulle underlätta vid parkering framför allt vintertid, då markeringarna på marken kanske inte syns ordentligt p.g.a. snö/is. Dick Magnusson, R82 Styrelsens svar: Vi har avsatt pengar i underhållsfonden för att i år byta ut påkörningsskydden. I samband med detta kommer vi måla nya parkeringslinjer, både på mark och på påkörningsskydd/staket. 2. Genomgång och upprustning av områdets lekplatser. Dick Magnusson, R82 Styrelsens svar: Vi har inom styrelsen utsett en lekplatsgrupp under hösten 2014. De har gått runt och inventerat områdets lekplatser och konstaterat att ett renoveringsbehov finns. En prioriteringslista har tagits fram och vi kommer starta med att renovera Loket under året. Har ni idéer kring lekplatserna är ni välkomna att kontakta Bengt Tolvers i styrelsen senast 25/4 2015. 3. En liten förvaringsbänk vid sandlådan för gemensamma hinkar och dylikt kanske skulle vara bra? Dick Magnusson, R82 Styrelsens svar: Visst låter det bra. Det finns 5000 kr per gård för inköp av gårdsförbättrande åtgärder i budgeten. Vi föreslår att ni pratar med varandra inom gårdarna för inköp av exempelvis förvaringsbänk.
1 (1) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 4 STYRELSENS FÖRSLAG TILL PROGRAM FÖR ANLÄGGNINGS- OCH UNDERHÅLLSARBETEN Underhålls- och förnyelseplan 2015-2029 Av föreningens stadgar framgår att det årligen skall avsättas minst 50 000 kronor i en underhålls- och förnyelsefond. Vad dessa pengar skall användas till framgår av denna underhålls- och förnyelseplan. Enligt den fastighetsrättsliga beskrivningen i anläggningsbeslutet är föreningen skyldig att tillse att följande delar finns och underhålls: Garage Tvättstuga Gångvägs- och parkeringsbelysning med tillhörande ledningar Parkeringsplatser och asfalterade fordonsvägar inom föreningen. Asfalterade gångvägar Lekplatser samt övriga friytor Uppsamlingsledningar för spill- och dagvatten med tillhörande brunnar. Fjärrvärmeanläggning bestående av undercentral med tillhörande värmeväxlare, pumpar, styrutrustning samt övrig utrustning. Ledningar för värme, tappvarmvatten och kallvatten från anslutningspunkten till de enskilda radhusens avstängningsventiler. Lokalt nät för TV och dataöverföring. Hängrännor och stuprör. Underhåll av träd och buskar. Ouvertyrens samfällighetsförening tog över anläggningen i samband med Huge Fastigheters försäljning av radhusen till de boende. Vid övertagandet den 1 juli 2003 fanns inga pengar i underhålls- och förnyelsefonden. Ovanstående byggnader och anläggningar är nu över 30 år gamla, vilket innebär att framtida underhåll kommer att vara relativt omfattande och därmed kostsamt. Med hänsyn till detta beslutade stämman att avsätta ett större belopp än det som enligt stadgarna måste avsättas. 2014 avsattes 500 000 Kronor.
1 (3) OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Bilaga 5 STYRELSENS FÖRSLAG TILL BUDGET OCH DEBITERINGSLÄNGD FÖR 2015 KOSTNADER Resultat 2014 BUDGET 2015 Skötsel Allmän 133 341 kr 150 000 kr Skötsel Tvättstuga 84 425 kr 85 852 kr Gårdarna 1 316 kr 25 000 kr Kallvatten 354 017 kr 360 000 kr Sophämtning 247 750 kr 250 000 kr Snöröjning / sandupptagning 305 881 kr 500 000 kr Kabel TV / Triple-play 464 400 kr 496 008 kr El 102 308 kr 112 000 kr Fjärrvärme 1 568 121 kr 1 640 000 kr Administration 21 040 kr 30 000 kr Arvode Styrelse/Revisorer 227 602 kr 232 400 kr Försäkringar 33 742 kr 34 000 kr Avsättning till underhållsfond 500 000 kr 580 000 kr Bankkostnader samt ränta 100 966 kr 85 000 kr Avskrivningar 245 097 kr 311 760 kr SUMMA KOSTNADER 4 390 005 kr 4 892 020 kr INTÄKTER Intäkter Samfällighet 3 720 792 kr 3 720 792 kr Intäkter Parkering/Garage 504 662 kr 518 220 kr Intäkter Triple-play Ownit 496 008 kr 496 008 kr Intäkter Gästparkering 65 919 kr 65 000 kr Intäkter Tvättstuga 55 127 kr 90 000 kr Ränteintäkter 1 062 kr 2 000 kr Övriga intäkter SUMMA INTÄKTER 4 843 570 kr 4 892 020 kr RESULTAT 453 565 kr 0 kr
Ouvertyrens Samfällighetsförening 2 (3) Föreningsstämma 2015 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2015 DEBITERINGSLÄNGD 2015/2016 Debiteringslängden föreslås avse perioden 1 maj 2015 30 april 2016. Avgift per fastighet. Adress Månadsavgift / fastighet och Årsavgift / per fastighet och (Fastighet på adress månad år nedan) Rondov. 2-18 1920 23040 Rondov. 20-44 2091 25092 Rondov. 46-52 1920 23040 Rondov. 54-74 1920 23040 Rondov. 76-80 2101 25213 Rondov. 82-102 2091 25092 Rondov. 104-126 2091 25092 Rondov. 128-134 2101 25213 Rondov. 136-138 1593 19116 Rondov. 140-142 1837 22050 Rondov. 144-146 1593 19116 Rondov. 148-150 1837 22050 Rondov. 154-156 1593 19116 Rondov. 158-160 1834 22013 Rondov. 162-164 1593 19116 Rondov. 166-172 1707 20480 Rondov. 174-180 1593 19116 Rondov. 182-188 1707 20480 Rondov. 190-196 1593 19116 Rondov. 198-200 1837 22050 Rondov. 202-204 1593 19116 Rondov. 206-212 1707 20480 Rondov. 214-220 1593 19116 Rondov. 222-224 1837 22050 Rondov. 226-228 1593 19116 Rondov. 230-236 1707 20480 Rondov. 238-240 1593 19116 Rondov. 242-278 2101 25213 Rondov. 280-282 1593 19116 Rondov. 284-286 1837 22050 Rondov. 288-290 1598 19176 Rondov. 292-294 1837 22050 Rondov. 296-298 1593 19116 Rondov. 300-302 1837 22050 Rondov. 304-306 1593 19116 Rondov. 308-314 1707 20480 Rondov. 316-322 1593 19116 Rondov. 324-330 1707 20480 Rondov. 332-334 1593 19116
Ouvertyrens Samfällighetsförening 3 (3) Föreningsstämma 2015 Bilaga 5 Styrelsens budgetförslag samt debiteringslängd för 2015 UTDEBITERING AV SAMFÄLLDA KOSTNADER Betalning sker månadsvis i förskott. Vid betalning används de månadsvis utdelade inbetalningskorten. Betalningen skall finnas på föreningens bankkonto senast på fakturan angivet datum varje månad. HANTERING AV PÅMINNELSER Vid ej betalda avgifter utgår maximalt två (2) betalningspåminnelser. Påminnelseavgift är för närvarande 45 kronor. Vid utebliven betalning trots påminnelse kontaktas inkassobolag för indrivning av skulden. Detta sker 30 dagar efter ordinarie fakturas förfallodatum.
OUVERTYRENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING 1 (1) FULLMAKT för... på Rondovägen... att föra min talan och i händelse av val avge min röst under Ouvertyrens samfällighetsförenings ordinarie föreningsstämma 2015. Skogås den../. 2015.. Namnteckning.. Namnförtydligande Rondovägen. Egenhändig namnteckning bevittnas Namnteckning.. Namnteckning Namnförtydligande.. Namnförtydligande OBS! Enligt 49 i lag om förvaltning av samfälligheter kan medlems rösträtt utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem (fastighet).