SIQ Processrapport från program i processutveckling 2006 Ögonkliniken Södra Älvsborgs Sjukhus Borås Processledare: Zana Rekathati; ögonläkare Processdeltagare: Kristina Öberg Olsson; sjuksköterska CVU Rapportserie 2006:26
Process: Att vårda patient med glaukomrelaterade ögonproblem Arbetsställe: Ögonkliniken SÄS Borås Översikt av processen: På kliniken har vi cirka 4500 registrerade patienter med diagnos okulär hypertension eller glaukom (H40.0 och H40.1) som tillsammans står för ca 8000 av mottagningens besök (beräknat på en tvåårsperiod). Patienterna kommer på regelbundna kontroller med varierande intervall beroende på sjukdomens svårighetsgrad och behov av uppföljning. Återbesöksfrekvensen kan variera från 6 till 18 månader men kan, om det behövs, även vara tätare än ett halvår. Vid varje besök genomförs olika undersökningar för att fastställa sjukdomens progress och kontrollera effekten av ordinerade läkemedel. Vi har olika typer av glaukommottagningar där patienten antingen träffar läkare eller sjuksköterska och mottagningar där en sjuksköterska förbereder patienten inför läkarbesöket, i det senare fallet begränsas patientens tid hos respektive vårdgivare till 10 minuter. Patienter som nyss fått sin glaukomdiagnos får komma på ett 30 minuter långt kvalitetssäkrat mottagningsbesök. Patienten träffar en sjuksköterska med utbildning inom glaukom och får grundlig information om sin sjukdom och hjälp med att träna hur ögondroppar ska tas. De som varit intresserade av att ingå i något av klinikens processteam har fått ansöka om en plats, det är sedan klinikledningen som tagit beslut om vilka som ska ingå i teamet och medlemmarna är rekryterade ur klinikens samtliga personalkategorier. Teamen träffas en gång varannan vecka och två gånger om året har vi en gemensam uppföljningsdag för klinikens samtliga process- och platsteam. Processledaren sitter dessutom med i klinikledningen. Processansvarig: Zana Rekathati Processdeltagare (i CVU): Kristina Öberg Olsson Processteam på klinik: Carina Bedin, Johan Björck, Katerina Dimitriou, Pia Gäfvert, Bo Jacobsson, Inga- Lill Olausson, Andrea Smitran
Processens definition: Att vårda patient med glaukomrelaterade ögonproblem 1. Vilka tjänster levereras? Utredning och behandling av patient med glaukomrelaterade ögonproblem Återbesök Remissvar Information till patient/närstående Utbildning; externa vårdgivare, ST-distriktsläkare 2. Vem är kunden? Patient med glaukomrelaterade ögonproblem Optiker Primärvård Privatpraktiker Anhöriga/närstående ST-distriktsläkare 3. Vad behövs för att vi skall kunna leverera tjänsten? Personal med glaukomutbildning Remiss Utrustning för undersökning och utredning Journalhanteringssystem Läkemedel för diagnostik och behandling Dokument för information 4. Vem förser oss med det som behövs? Inremittenter; optiker, primärvård, privatpraktiker, patient Remissbedömare Administration; läkarsekreterare, ekonom Klinikledning; utbildad personal, utrustning Apotek Processteam 5. Vad är vår värdeförädling/syftet med processen? En tillfredsställd och välinformerad patient med välreglerat tryck, individuellt anpassad behandling och kontroller samt vårdgivarkontinuitet och kostnadseffektivitet.
Från krav (de viktigaste) till processmått/-mål: Kundkrav Processmått Nuläge Mål Gott bemötande Antal nöjda patienter 90 % gällande bemötande i % Information Antal välinformerade? % 90 % patienter i % Adekvat behandling Välreglerat tryck Välreglerat tryck hos flertalet patienter Kontroll av sjukdomens progress Återbesöksfrekvens i enlighet med PM och ~1, 7 återbesök/patient ~1, 3 återbesök/patient Vårdgivarkontinuitet Interna krav Kundfokus Effektivitet Kostnadsmedvetenhet Följsamhet av PM och Personal med glaukomutbildning Delaktighet i och kännedom om verksamhetsplan Avvikelsehantering Externa krav Vårdgaranti Arbetsmiljö Lagar och förordningar Beställningar Sektorsrådets rekommendationer Antal besök hos samma vårdgivare i % Antal nöjda patienter gällande kundfokus i % Kostnadsberäkning per patient Återbesöksfrekvens i enlighet med PM och Antal av personalen som har glaukomutbildning Antal medarbetare som har kännedom om och deltar i arbetet med verksamhetsplanen Antal rapporterade avvikelser/anställd Antal patienter (nybesök) som får tid inom tre månader. Antal funktionella och anpassade arbetsplatser Efterlevnad av lagar och förordningar Uppfyllande av beställning i % Efterlevnad ~1, 7 återbesök/patient 1 avvikelserapport/ anställd Vårdgarantin uppfylls ~1, 3 återbesök/patient 2 avvikelserapporter/ anställd Uppfyllande av vårdgaranti 100 % 100 %
Analys av Strul /Problem/Risker: Strul /Problem/Risk Bristande information till patient Patienten har bristfällig kunskap om sin sjukdom och vikten av behandling Bristande compliance Vårdgivarnas varierande följsamhet av PM och Ökande återbesöksfrekvens Glaukomjournal som inte används av alla vårdgivare Ingen anteckning i journal angående ordination och administration av läkemedel Ej standardiserad utrustning på undersökningsrummen Konsekvens Låg kunskap hos patient Bristande compliance Ökande återbesöksfrekvens på grund av ej förväntad trycksänkning Ökande återbesöksfrekvens Ont om återbesökstider Mer arbete med flera ställen att söka information på i journalen, svårt att få en överblick. Risk för att fel läkemedel ges inför undersökning Mer arbete med att leta reda på den utrustning som behövs
Så här har vi gått/går vi vidare: Vi har regelbundna genomgångar av våra lokala PM och samt de regionala vårdprogrammen tillsammans med vårdgivarna. Syftet är att minska spridning av olika vårdgivares bedömning av patienternas återbesöksbehov och förhoppningen är att vi ska sänka vår återbesöksfrekvens. Uppnår vi detta finns möjlighet att göra mottagningstiden per patient längre och detta skulle innebära att vi har tid att ge grundligare information om till exempel droppteknik. Ett av våra större strul /problem har varit en inte enhetlig dokumentation av undersökningsresultat som inneburit mer arbete då man fått söka information på minst tre olika ställen (glaukommodul, datorjournal och extern modul) något som kunnat resultera i att man missat viktig information. Vi har under hösten infört ett system som innebär att alla undersökningsdata dokumenteras i datorjournalen. Den information som varit spridd på olika platser har sammanfattats i patientens ordinarie journal så att man endast behöver läsa på ett ställe. Problemet med att ordination och administration av läkemedel inte dokumenterats gällde för alla patienter på ögonmottagningen och har åtgärdats genom att vissa uppgifter redan är inskrivna när journalanteckningen påbörjas och att man har möjlighet till snabbval både vad det gäller ordination och administration. Platsteam mottagning har genomfört en översyn av alla undersökningsrum och har därefter standardiserat utrustning, läkemedel och blanketter efter vårdgivarnas önskemål. Vi har under hösten tagit fram en pärm där all information till glaukompatienter samlats tillsammans med våra PM och. Att allt informationsmaterial är samlat på ett ställe gör dels att man slipper lämna undersökningsrummet för att hämta de broschyrer som saknas och på så vis sparar vårdpersonalen dyrbar tid, dels att risken för att man glömmer delar av informationen minskar. Dessutom har ett droppschema anpassats till glaukompatienternas behov. Vi har startat inspelningen av en ny informationsfilm för glaukompatienter. Processteamen kommer att ta med KPP (kostnad per patient) när handlingsplaner upprättas. Våra erfarenheter: Vi insåg tidigt under utbildningen att vi gjort vår kartläggning lite för vid och kunde därför begränsa den ordentligt genom att skala bort sådana aktiviteter som inte tillhörde vår process. Detta är en värdefull erfarenhet och hjälper oss att inte sväva ut i vårt fortsatta arbete, det har blivit lättare att identifiera de problem/arbetsområden som vi ska ägna oss åt. Det har dessutom varit mycket intressant och lärorikt att få inblick i andra specialiteters verksamhet och arbete med processer. Även om områdena skiljer sig mycket åt har vi kunnat se likheter och fått infallsvinklar som hjälpt oss att bearbeta vår egen process, de olika teamens presentationer har varit mycket intressanta att lyssna till.