Anskaffning av telefonväxel med IP-funktionalitet till LU Syftet är att ge en samlad bild av vad det innebär för LU att lämna den gamla 80- och tidiga 90-tals PBX-tekniken och gå över till modern teknik med stöd för såväl digital- som IP-baserad teknik och med rik funktionalitet Uppläggningen av presentationen är att jag först gör en presentation av hela processen med Försök Upphandling Avtal Erfarenhet och bedömningar Därefter redovisar Jan Engvald den tekniska utvärderingen av telefonväxlar och ger argument för gjort val mm 1
Motiv för upphandling Tvingande förnyelse bl a på grund av att reservdelar förgammal analog teknologi från början av 80-talet för hälften av anknytningarna inte längre går att få En önskan att erbjuda telefoni som en tjänst på ett integrerat tele- och datanät och att kunna erbjuda nya funktioner integrerade med andra nättjänster. Lägre kostnader än för traditionell växeltelefoni 2
Förberedelser Kortfattat om förutsättningarna Ca 6500 anknytningar i närmare 200 byggnader A345 från 1982, moderniserad till Meridian 1990, uppdelat på ett antal växlar i grupp. Televerket som leverantör med Internordia som alternativ leverantör Nytt hänvisningssystem Netwise CMG anskaffat 2003 Uppstädning av televäxelavtal med Telia Harmonisering av avtal: underhåll och leasing så att gammal utrustning kan avvecklas utan större kapitalförluster Kartläggning av befintliga växlar och anknytningar 3
Förberedelser (forts) Kartläggning av datanät (ryggradsnät, fastighetsnät) Kartläggning av användarnas placering, nuvarande teknik, behov, tillgång till ryggradsnät och fastighetsnät mm Ekonomiska utmaningar Från gåvoekonomi till kapitalkostnader Dubblerade kostnader under en övergångsperiod Hantera korta avskrivningsperioder 4
Telestrategiutredningen Startade en telestrategiutredning 1999. Sex personer som varit med fram till upphandlingens genomförande Förstärkt gruppen med en konsult under de första två åren Konferenser, utställningar, studiebesök, seminarier Besök hos tillverkare bl a Ericsson, Cisco,Nortel, Siemens och EADS Presentationer av tillverkare bl a roadmaps Under försöksinstallationer hos oss har vår personal deltagit i kurser hos tillverkarna 5
Försöksverksamheter I samverkan med tillverkarna har ett antal moderna IP-baserade försöksanläggningar installerats och testats i vår miljö: Cisco med drift på Trafikflyghögskolan i Ljungbyhed (10-tal användare) samt test på LDC med inriktning mot softphone (40-tal licenser) Siemens på Juridikum dimensionerat för ett 50-tal användare EADS på Institutionen för Astronomi (drygt 100 användare) där försöken permanentats under 2 år Nortel Succession 1000 för ett fåtal användare (blev endast release 1) Avaya med ett modernt produktionssystem för digital och IP-telefoni Alcatel-utrustning testades aldrig, kom in sent i processen 6
Försöksverksamheter (forts) Mycket varierande resultat från försöken. Samverkan med Meridian resp Netwise CMG stötestenar. Utrustningen utgjordes i flesta fall av mycket tidiga versioner och mycket hände under försöksperioden med utrustningarna: nya strategier, nedlagda produkter, nystart, förseningar jämfört med roadmaps, tekniska problem, bristande ljudkvalitet mm. Avaya testades sist, produkten mer mogen därför, hög kompetens hos Avayas tekniker, bra samverkan med Meridian, bra förslag för samverkan med Netwise. 7
Migrationsfrågor Allt på en gång eller successivt under en period (hur många steg under hur lång period)? Hur förbereda för vald strategi: Samlevnad gammalt och nytt Nytt hänvisningssystem som kan hantera Meridian och skall kunna hantera nytt system parallellt med Meridian (Netwise CMG valdes) Hur hålla användarna skadeslösa för tvingande byten av relativt ny utrustning Avtalstid 4+2*2 år för planerat ramavtal baserat på tekniska,ekonomiska och juridiska bedömningar. 7-8 års teknisk och ekonomisk livslängd. 5 års avskrivningstid. Hänsyn måste tas till nästa generation av ryggradsnät (vårt GigaLUNETprojekt) och fastighetsnät (kommande centralt ansvar för fastighetsnät) 8
Strategiska och tekniska frågor Varför inte bara IP-teknik? För dåligt IP-nät på många ställen inom LU, helt förnyat först ca 2007-2008 Måste ersätta gammal analog teknologi snarast, ingen bra lösning att bygga ut Meridiansystemet med mer digital teknik I praktiken krävs att digital- och IP-teknik kan blandas i ny växel Viktiga tekniska frågor som skall hanteras Integrera med Meridian och Netwise CMG IP-telefoni med kvalitet, funktionalitet, ljud, bra pris mm Softphonestöd Hantera analoga utrustningar CTI-lösningar 9
Strategiska och tekniska frågor (forts) Handikappanpassning Säkerhet SIP GSM-integration Fiber-to-desktop mm 10
Upphandling Våren 2003 redo för upphandling Statskontorets ramavtal för televäxlar från 2003 ej användbart Valde modellen med eget ramavtal 4+2*2 år bl a för att hålla öppet för stegvis anskaffning utan låsning till plan på förhand Valde selektiv upphandling med kvalificering av 5-7 anbudsgivare Skallkraven lades i selektionsomgången: Samverkan med Meridian via QSIG med specifika funktioner Kommunikation med Netwise CMG Samma funktionalitet för digitala telefoner och IP-telefoner Dokumenterad återförsäkran från tillverkaren Garantera lokal närvaro för underhåll, inget extra för resor o upphehälle Tydliga utvärderingskriterier redovisade i upphandlingsunderlaget 11
Upphandling (forts) Svar 03-08-14 från 10 anbudsgivare, valde 6 för inbjudan (Avaya, Siemens, EADS,Telia, Dotcom, TDC Internordia). Tre föll bort pga att skallkrav ej uppfylldes, alla Cisco-baserade. Bravida uppfyllde skallkraven men hade avsevärt lägre poäng än de 6 bästa. Omgång 2 inbjöds de 6 kvalificerade. FFU avsåg ramavtal med förslag till ett första avrop omfattande 4000 anknytningar. Inga nya skallkrav förutom att förslaget skulle skala till 10 000 anknytningar. Sista dag 03-11-26 Mycket tydliga utvärderingskriterier Produktkrav Pris Kommersiella villkor samt företagsuppgifter Offerter från alla inbjudna, totalt 7 offerter, två från TDC (Nortel resp Alcatel): Avaya MultiVantage, Siemens HiPath 4000, EADS NeXspan, Dotcom med AlcatelOmniPCX, Telia med Nortel Succession 1000M samt TDC med Alcatel OmniPCX resp Nortel Succession 1000M 12
Upphandling (forts) Detaljerad utvärdering, upphandlingsverktyg som stöd, 100 frågor viktade Sista skedet i utvärdering var en förtydligandeomgång baserat på 33 frågor framvaskade ur inkomna offerter. Tillverkarna besöktes, mycket klargörande Gjorde en ambitiös analys av pris/prestanda baserat på förslag till 1a avrop, pris för detta samt prestanda i relation till ideallösning Remarkabelt: Siemens, Telia/Nortel,TDC/Nortel gammal teknik, den nya skalade ej EADS offererade ny utrustning men för mer än 5000 anknytningar krävs i praktiken gammal teknik Alcatel- och Avaya-lösningar med ny teknik som skalar Delvis dålig kvalitet på förslag till 1a avrop (såväl utformning som pris) 13
Upphandling (forts) Avaya valdes baserat på följande värden Anbudsgivare System Meritvärden Produkt Pris Kom. villkor Summa Plac ering Avaya MultiVantage 61,00 17,61 1,65 80,26 1 Siemens HiPath 4000 37,95 13,56 2,38 53,89 2 TDC AlcatelOmniPCX 40,33 10,36 1,52 52,20 3 Dotcom AlcatelOmniPCX 40,99 6,37 3,55 50,91 4 EADS NeXspan 37,03 2,42 3,68 43,13 5 TDC Succession 1000M 31,78 7,78 1,35 40,91 6 TeliaSonera Succession 1000M 31,91 6,82 0,70 39,40 7 14
Upphandling (forts) Avtal med Avaya med bl a Balanserat köpare säljare avtal Speciellt bra villkor 1a avrop Fast pris/anknytning för installation Avaya Global Service tar underhåll, garanterar 10 år Första releasebyte utan kostnad Avaya tar över service på befintlig Meridianutrustning Avaya tar service på dedicerade switchar för IP-telefonin Villkoren så bra att nuvarande månatliga abonnemangsavgift inte behöver höjas efter viss täckning av extrakostnader för införandet 15
Upphandling (forts) Driftstart successivt från juli 2004 Totalt 4000 anknytningar i första omgången, resterande ca 3000 anknytningar under kommande året Andelen IP-telefoner uppskattas till 80-90% Efterhand lära oss hur ny funktionalitet bäst kan utnyttjas i vår miljö Startar försök med GSM-integration snarast efter första installationsfasen 16
Upphandlings- och utvärderingsdokument Förfrågningsunderlag: selektionsomgången resp slutlig omgång Total sammanställning av alla frågor med svar per anbud med kommentarer och utvärderingsvärden (ca 155 sidor) för slutomgången Våra 33 förtydligandefrågor Utvärderingsrapporten med tilldelningsbeslut Ramavtalet med Avaya Dessutom finns arbetsmaterial men delvis av litet intresse nu eftersom teknik och utrustning förändrats kraftigt under utredningsperioden 17
Avslutande kommentarer LU kommer att ställa upp som referensanläggning för Avayaprospekts Avser att informera statskontoret om upphandlingen och hoppas att de har intresse av underlag och resultat Om något u/h intresserade av mer information från vår upphandling kan vi bidra så länge det är intressant (färskvara) Senare när utrustningen är tagen i drift i stor skala kan en sammanställning av erfarenheterna vara av intresse Ingen överklagade tilldelningsbeslutet 18