Rapport Metodstöd för enhetlig bedömning av stödverksamheten

Regeringsuppdrag Rapport Metodstöd för enhetlig bedömning av stödverksamheten Servicecenteruppdraget 2011:3

ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från www.esv.se. Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. Datum: 2011-04-15 Dnr: 10-1095/2010 ESV-nr: 2011:3 Copyright: ESV Rapportansvarig: Anders Nyström

FÖRORD Förord Regeringen har utsett generaldirektör Katrin Westling Palm till särskild utredare med uppgift att förbereda bildandet av ett servicecenter som ska sköta ekonomi- och personaladministration åt andra statliga myndigheter. Regeringen har också uppdragit 1 till Ekonomistyrningsverkets (ESV) att föreslå en uppsättning administrativa nyckeltal, ta fram en modell för nytto- och kostnadsbedömning och att bistå med stöd till Servicecenterutredningen 2 under utredningens analysfas som sträcker sig till 15 april 2011. Detta är avrapporteringen av ESV:s regeringsuppdrag. I projektgruppen har följande personer, samtliga från ESV, ingått: Mats Andersson, Anna Bengtsson, Hamdi Ercan, Ingemar Eriksson, Susanna Hammarberg, Fredrik Jansson, Leif Lind, Bengt Nordström och Anders Nyström. I detta ärende har generaldirektör Mats Wikström beslutat. Utredare Anders Nyström har varit föredragande. I den slutgiltiga handläggningen har också avdelningscheferna Bo Strömberg, Pia Heyman, Nils Eklund och stabschef Malin Eriksson deltagit. 1 Fi2010/5047 (delvis) 2 Kommittédirektiv 2010:117 3

INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Sammanfattning... 7 2 Inledning... 8 2.1 ESV:s uppdrag... 8 2.2 Genomförande... 8 2.2.1 Arbetet med att ta fram metodstöd... 8 2.2.2 Arbetet med att bistå utredaren... 9 3 Metodstöd för enhetlig bedömning... 10 3.1 Administrativa nyckeltal och indikatorer... 12 3.1.1 Förslag till nyckeltal och indikatorer vid etablering av ett myndighetsgemensamt servicecenter... 13 3.2 Modell för lönsamhetsbedömning... 15 3.2.1 Förslag till modell för lönsamhetsbedömning vid etablering av ett myndighetsgemensamt servicecenter... 16 3.3 Användning och behov av vidareutveckling... 18 Referenser... 19 ESV... 19 Offentligt tryck... 19 Riksrevisionen... 19 Statskontoret... 19 Övriga myndighetsrapporter etc... 19 Övriga skriftliga källor... 20 Muntliga källor... 20 Regelverk och andra styrande förutsättningar... 21 Bilaga 1 ESV:s regeringsuppdrag... 22 Bilaga 2 Administrativa nyckeltal och indikatorer... 25 1 Inledning... 25 2 Nyckeltal för servicecenter... 25 3 Exempel på mått för servicecentertjänster... 25 4 Nyckeltal i ESV:s pilotprojekt... 26 4.1 Nyckeltal för stödfunktioner och lokaler allmän vägledning... 26 4.1.1 Beräkning av kostnader... 26 4.1.2 Verksamhetens kostnader... 27 4.2 Nyckeltal för ledningsfunktion... 28 4.3 Nyckeltal för ekonomifunktion... 29 4.4 Nyckeltal för personal/hr-funktion... 30 4.5 Nyckeltal för övrig stödverksamhet... 31 4.6 Nyckeltal för lokaler... 32 4.7 Administrativa nyckeltal leverantörsfaktura... 34 4.8 Administrativa nyckeltal lönehantering... 36 4

INNEHÅLL Bilaga 3: Bedömning av lönsamheten i att utnyttja tjänster från myndighetsgemensamt servicecenter En vägledning för beslutsfattare... 39 1 Inledning... 39 2 Komponenter i beslutsunderlaget... 41 3 Inför beslut att göra en lönsamhetsbedömning... 43 4 Operativa preciseringar... 44 5 Monetärt värderade effekter... 45 5.1 NU-läget... 46 5.2 NY-läget... 47 5.3 Omställningskostnader... 47 6 Kvalitativt bedömda effekter... 48 6.1 Positiva effekter och möjligheter... 49 6.2 Negativa effekter och risker... 49 6.3 Konsekvensanalys... 50 7 GAP-och åtgärdsanalys... 50 8 Former för uppföljning... 51 9 Sammanfattning... 52 Bilaga 4: Bedömning av lönsamheten i att utnyttja tjänster från myndighetsgemensamt servicecenter En vägledning för de som ska ta fram beslutsunderlaget... 55 1 Inledning... 55 2 Utgångspunkt... 55 3 Lönsamhetskalkyl... 56 3.1 Syfte... 56 3.2 Typ av tjänster... 56 3.3 Driftkostnader i NU läget... 57 3.3.1 Personalkostnader... 57 3.3.2 Systemkostnader... 58 3.3.3 Övriga driftkostnader... 58 3.4 Driftkostnader i NY-läget... 59 3.4.1 Avgift till servicecentret... 59 3.4.2 Kostnader för att hantera beställarrollen och för att följa upp serviceöverenskommelsen... 59 3.4.3 Systemkostnader... 59 3.5 Omställningskostnader... 60 3.6 Kalkylmetod och kalkylparametrar... 61 3.6.1 Kalkylperiodens längd... 61 3.6.2 Prisnivå... 61 3.6.3 Kalkylmetod... 61 3.6.4 Kalkylränta... 61 3.7 Hur man ställer upp lönsamhetskalkylerna... 62 NU läge... 62 NY läge... 62 5

INNEHÅLL Omställningskostnader... 62 3.8 Känslighetsanalys... 63 4 Kvalitativ bedömning av effekter på resursutnyttjandet... 64 4.1 Syfte... 64 4.2 Positiva effekter och möjligheter... 64 4.3 Negativa effekter och risker... 65 4.4 Åtgärdsanalys... 65 5 Förslag till hur genomförandet av NY läget ska följas upp och hur identifierade nyttor ska realiseras... 66 6 Sammanfattning... 66 6

SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning ESV ska enligt regeringsuppdraget föreslå en uppsättning administrativa nyckeltal och en modell för nytto- och kostnadsbedömning, som ska kunna utgöra ett enhetligt beslutsunderlag för att bedöma effektiviseringspotentialen vid en anslutning till det myndighetsgemensamma servicecentret. Dessutom har ESV stöttat Servicecenterutredningen 3 ESV föreslår att följande administrativa nyckeltal primärt används för att följa utvecklingen hos de myndigheter som väljer att utnyttja tjänster hos servicecentret. Tabell 1 Administrativa nyckeltal hos beställarmyndigheterna Område Nyckeltal Kostnadseffektivitet Procentuell förändring per år av ekonomifunktionens kostnader Procentuell förändring per år av personal-/hrfunktionens kostnader Stöd till kärnverksamheten Sammanvägt värde för kundnöjdhet avseende ekonomirutiner Sammanvägt värde för kundnöjdhet avseende personal- /HR-rutiner Regelefterlevnad Sammanvägt EA-värde för tjänsteområde ekonomi Modellen för nytto- och kostnadsbedömning, som ESV har valt att kalla lönsamhetsbedömning, består av två vägledningar. En del som är ämnad för beslutsfattare och en del för dem som ska ta fram beslutsunderlag inför ställningstagande om att utnyttja tjänster från det gemensamma servicecentret eller fortsätta i egen regi. ESV har även bistått utredaren genom ett nära samarbete och dialog mellan ESV och utredningen i frågor kopplade till det uppdrag regeringen gett ESV. 3 Kommittédirektiv 2010:117 7

INLEDNING 2 Inledning I det här avsnittet beskrivs ESV:s regeringsuppdrag och genomförande. 2.1 ESV:s uppdrag I regeringsuppdraget 4 till ESV ingår följande: ESV ska föreslå en uppsättning administrativa nyckeltal och en modell för nyttooch kostnadsbedömning som ska kunna utgöra ett enhetligt beslutsunderlag för att bedöma effektiviseringspotentialen vid en anslutning till det myndighetsgemensamma servicecentret. Denna del av uppdraget ska redovisas till regeringen den 15 april 2011. ESV ska också i sitt uppdrag 5 bistå med stöd till den särskilda utredaren 6 under utredningens analysfas. ESV ska bistå utredaren med analys av vilka myndigheter som under det inledande verksamhetsåret bör anslutas till servicecentret som så kallade beställarmyndigheter och hur regeringens styrning av berörda myndigheter mot en anslutning bör utformas. ESV ska bistå utredaren med stöd avseende servicecentrets finansieringsformer, avgiftsnivå och modell för avgiftsuttag. I övrigt ska ESV ge stöd åt utredaren när det gäller frågor som rör IT-stöd och gränssnittet mellan servicecentret och beställarmyndigheterna samt överföring av andra verksamhetsstöd. 2.2 Genomförande ESV har genomfört uppdraget i projektform med en myndighetsövergripande styrgrupp och en projektgrupp. 2.2.1 Arbetet med att ta fram metodstöd Under projektets gång har kontakter tagits med uppdragsgivaren och ett antal myndigheter för att stämma av och få synpunkter på metodstödet. Projektet har även använt tjänster från Gartner och Accenture för att belysa internationella erfarenheter och erfarenheter från andra sektorer än den statliga. Metodstöd 7 som tagits fram i våra nordiska grannländer har beaktats. Representanter från Försäkringskassan, 4 Fi2010/5047 (delvis) 5 Fi2010/5047 (delvis) 6 Kommittédirektiv 2010:117 7 www.oes.dk/statens-administration, www.sfso.no, www.kiekuhanke.fi 8

INLEDNING Pensionsmyndigheten, Skatteverket, Lantmäteriet och Servicecenterutredningen har lämnat synpunkter på arbetet med enhetliga beslutsunderlag. Därutöver har kommentarer och synpunkter inhämtats från ESV:s ekonomichefs- och controllerråd 8 samt i nätverket 9 för myndigheter med servicecenterlösningar. 2.2.2 Arbetet med att bistå utredaren Stödet till Servicecenterutredningen 10 har lämnats genom ett nära samarbete med och dialog mellan ESV och utredningen i frågor kopplade till det uppdrag regeringen gett ESV. Delar där ESV bistått utredaren framgår också av utredningens betänkande 11. Generaldirektören för ESV har deltagit vid möten med de för utredningen särskilt förordnade experterna. ESV har lämnat stöd till utredningen främst genom att lyfta fram ESV:s tidigare genomförda arbete och löpande omvärldsbevakning avseende olika utformningar av servicecenterlösningar, erfarenheter från användandet av administrativa nyckeltal, erfarenheter från att leda och samordna införandet av e-faktura och e-beställningar, grundläggande principer kring regelverk som ESV förvaltar och frågor kring upphandling av administrativa stödsystem. Utredningen har medverkat vid möten med ESV:s insynsråd, ESV:s ekonomichefsoch controllerråd och nätverket för myndigheter med servicecenterlösningar. 8 Deltagare från följande myndigheter: Arbetsgivarverket, Domstolsverket, Ekonomistyrningsverket, Kammarkollegiet, Kustbevakningen, Länsstyrelsen i Västra Götaland, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Regeringskansliet, Rikspolisstyrelsen, Skogsstyrelsen, Skolinspektionen, Säkerhetspolisen, Trafikverket och Uppsala universitet 9 Deltagare från följande myndigheter: Arbetsförmedlingen, Försvarsmakten, Försäkringskassan, Kammarkollegiet, Lantmäteriet, Luftfartsverket, Länsstyrelsen i Västra Götaland, Regeringskansliet, Rikspolisstyrelsen, Sjöfartsverket, Skatteverket och Trafikverket 10 Kommittédirektiv 2010:117 11 SOU 2011:38 Ett myndighetsgemensamt servicecenter 9

METODSTÖD FÖR ENHETLIG BEDÖMNING 3 Metodstöd för enhetlig bedömning I detta avsnitt beskrivs de administrativa nyckeltal och indikatorer ESV tagit fram, två målgruppsinriktade vägledningar, som tillsammans bidrar till enhetliga beslutsunderlag. Detta samlade metodstöd kan användas vid bedömning av om det är myndighetsekonomiskt lönsamhet att utnyttja tjänster från det myndighetsgemensamma servicecentret. Enligt ESV innebär ett välfungerande administrativt stöd att gällande regler följs, processer och rutiner är kostnadseffektiva samt att ledning och kärnverksamhet får ett bra stöd. Denna syn på vad som ses som ett effektivt administrativt stöd har varit vägledande i arbetet. En verksamhet som klarar att balansera dessa tre aspekter kan fördela sina resurser på bästa sätt. För ensidigt fokus på en specifik aspekt riskerar att påverka de andra aspekterna i negativ riktning. Figur 1 Tre aspekter på en effektiv stödverksamhet ESV har under flera år utvecklat underlag för nyckeltalsmätning för stödfunktioner och lokaler. I ett flertal utredningsprojekt har data från ett stort antal myndigheter samlats in, sammanställts och analyserats. Sammanställningar per myndighetskategori har sedan använts av ESV som referensmaterial för bedömning av stödfunktioners kostnadseffektivitet. Hur väl de olika administrativa funktionerna fungerar som stöd till ledningen och kärnverksamheten är viktigt att beakta vid bedömningen av den samlade effektiviteten i resursanvändningen. En alltför stor fokusering på kostnadseffektivitet kan till exempel försämra stödet till kärnverksamheten. 10

METODSTÖD FÖR ENHETLIG BEDÖMNING ESV följer upp myndigheternas regelefterlevnad. Denna har följts upp årligen sedan mitten av 90-talet genom EA-värderingen 12. Uppföljningen har haft en tydlig positiv påverkan på myndigheternas regelefterlevnad. I dag uppvisar de flesta myndigheterna god regelefterlevnad och ett bra resultat i EA-värderingen. Regelefterlevnaden kan också mätas genom att använda sig av revisionens bedömningar och egeninitierad granskning. Utgångspunkten för metodstödet är myndighetsförordningens (2007:515) bestämmelser om att ledningen för myndigheten ansvarar inför regeringen för att verksamheten bedrivs effektivt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Av förordningen framgår också att myndigheten ska verka för att genom samarbete ta tillvara de fördelar som kan vinnas för enskilda myndigheter samt för staten som helhet. En konsekvent användning av de av ESV föreslagna nyckeltalen och indikatorerna samt vägledningarna för att bedöma effektiviteten i nuvarande administrativa stöd och lönsamheten i att utnyttja tjänster från servicecentret bidrar enligt ESV:s mening till att skapa enhetliga beslutsunderlag. Det förbättrar också möjligheterna att följa etableringen av det myndighetsgemensamma servicecentret och följa upp effektiviteten för statsförvaltningen som helhet. Beslutsunderlagets syfte är att: vägleda myndigheter inför beslut om att utnyttja tjänster från det gemensamma servicecentret eller att fortsätta i egen regi, stimulera till en dialog mellan det myndighetsgemensamma servicecentret och beställande myndighet, beskriva nödvändiga investeringar och kostnader för att kunna realisera nyttor och kostnadsbesparingar, möjliggöra jämförelse, mellan olika effektiviseringsinitiativ som ledningen överväger. Metodstödets olika delar illustreras av figuren nedan. Delarna redovisas mer detaljerat i avsnitt 3.1 3.2 och bilaga 2 4. 12 http://www.esv.se/amnesomraden/hermes/eavardering 11

METODSTÖD FÖR ENHETLIG BEDÖMNING Figur 2 Översiktsbild av metodstöd för enhetlig bedömning av stödverksamheten 3.1 Administrativa nyckeltal och indikatorer ESV har i olika sammanhang arbetat med nyckeltal för administrativt stöd och lokaler. I detta arbete har en aktiv omvärldsbevakning bedrivits, bland annat genom kontakter med olika konsultorganisationer och forskare. Under 2005 publicerade ESV rapporten Nyckeltal för OH-kostnader 13 och ett par år senare genomfördes ytterligare en undersökning. Denna gång åt Förvaltningskommittén 14 där nyckeltal för ett åttiotal myndigheter sammanställdes. I det nätverk för myndigheter med servicecenterlösningar som ESV hållit samman under ett antal år har nyckeltal varit en central fråga. ESV har också genomfört uppdrag åt utredningar, organisationskommittéer och myndigheter inom området. Erfarenheterna tyder entydigt på att även förhållandevis översiktligt och inte helt lättolkade nyckeltal och indikatorer kan, om de i olika sammanhang används med eftertanke och omdöme, ligga till grund för en fruktbar dialog om styrkor och svagheter i det administrativa stödet. Utöver nyckeltal och indikatorer som behöver tas fram för enskilda effektiviseringsinitiativ, som etablering och utnyttjande av ett myndighetsgemensamt servicecenter eller införande av e-beställningar behövs, enligt vår mening, även nyckeltal och indikatorer som redovisar utvecklingen för den administrativa stödverksamheten mer generellt. Därigenom ges möjlighet att både driva på och följa upp utvecklingen på såväl myndighetsnivå som samlat för statsförvaltningen. En bredare nyckeltalsrapportering ger inte enbart indikationer på om resurser frigörs i de berörda processerna vid enskilda myndigheter genom de olika initiativen utan också på om och hur dessa frigjorda resurser utnyttjas. 13 ESV 2005:3 14 Styra och ställa - förslag till en effektivare statsförvaltning (SOU 2008:118) 12

METODSTÖD FÖR ENHETLIG BEDÖMNING Resonemanget kan beskrivas i följande figur. Figur 3 Administrativa nyckeltal och indikatorer Ett viktigt syfte med nyckeltal och indikatorer är att ansvariga inom myndigheten ges en referensram för bedömning av hur effektiv deras administration är. Det är rimligt att myndighetsledningarna känner till och kan motivera sin resursanvändning i dialogen med Regeringskansliet. De nyckeltal som ESV ser som lämpliga för att ge en bredare bild av utvecklingen baseras på det pilotprojekt 15 som ESV drev under förra året tillsammans med ett trettiotal myndigheter. Beskrivningar av de nyckeltalen som togs fram då återfinns i bilaga 2. 3.1.1 Förslag till nyckeltal och indikatorer vid etablering av ett myndighetsgemensamt servicecenter Servicecenterlösningen ska leda till en mer effektiv stödverksamhet hos beställarmyndigheterna. Det behöver därför finnas nyckeltal och indikatorer som på ett bra sätt speglar vad som sker med de tre ovan beskrivna aspekterna regelefterlevnad, kostnadseffektivitet och stöd till kärnverksamheten. De föreslagna nyckeltalen och indikatorerna bör beräknas innan, under och efter genomförd förändring för att konstatera om beräknad effektivisering uppnåtts. Nyckeltalen och indikatorerna ska inte vara för många eller för detaljerade. De bör ge en överblick över effektivitetsutvecklingen primärt för beställarmyndigheterna men också för servicecenterverksamheten samt för statsförvaltningen som helhet. Förslagen bygger på nyckeltal och indikatorer som redan identifierats och används i olika projekt och initiativ gemensamt för statsförvaltningen eller i enskilda myndigheter. De administrativa nyckeltal och indikatorer som ESV redovisar i denna rapport täcker delar av det tjänsteutbud servicecentret erbjuder från start, till exempel 15 Nyckeltal för stödfunktioner och lokaler (ESV Dnr 49-1006/2009) 13

METODSTÖD FÖR ENHETLIG BEDÖMNING saknas indikatorer för uppföljning av regelefterlevnad på det personaladministrativa området och nyckeltal för e-beställningar. Kostnadseffektivitet ESV föreslår att uppföljningen görs i form av procentuell förändring av varje funktions kostnad. Trots att uppföljningen av kostnadseffektiviteten hos beställarmyndigheterna kommer att ge en riktig bild av totalt uppnådd kostnadseffektivisering föreslås uppföljning även hos det myndighetsgemensamma servicecentret. Ökade volymer genom att flera kunder utnyttjar tjänster från centret bör leda till en effektivisering per hanterad enhet hos det myndighetsgemensamma servicecentret. Per beställarmyndighet Procentuell förändring per år av ekonomifunktionens 16 kostnader, (se bilaga 2) Procentuell förändring per år av personal-/hr-funktionens 17 kostnader, (se bilaga 2) Det myndighetsgemensamma servicecentret Servicecentret definierar själv relevanta mått per tjänst som primärt speglar utvecklingen av kostnader/tid per hanterad enhet. Exempel på mått för servicecentertjänster som används i dag redovisas i bilaga 2. Måtten ska jämföras med andra servicecenter, som drivs både i offentlig och privat regi, genom medverkan i benchmarkingnätverk. Samma mått används över tiden för samtliga servicecenter för att möjliggöra uppföljning av utvecklingen från år till år samt mellan servicecentren. Vissa av måtten bör även ingå som en del av det avtal om servicenivåer (SLA) som upprättas mellan servicecentret och beställarmyndigheten. Stöd till kärnverksamheten Förslaget bygger på regelbundna enkäter som omfattar minst ett mått för kundnöjdhet per tjänst. De enskilda måtten vägs samman till ett värde per tjänsteområde. Per beställarmyndighet Sammanvägt värde för kundnöjdhet avseende ekonomirutiner Sammanvägt värde för kundnöjdhet avseende personal-/hr-rutiner Det myndighetsgemensamma servicecentret 16 Direkta kostnader för funktionen ( exklusive fördelningar) 17 Direkta kostnader för funktionen ( exklusive fördelningar) 14

METODSTÖD FÖR ENHETLIG BEDÖMNING Sammanvägt värde för kundnöjdhet avseende ekonomirutiner för samtliga beställarmyndigheter Sammanvägt värde för kundnöjdhet avseende personal-/hr-rutiner för samtliga beställarmyndigheter Regelefterlevnad För uppföljning av följsamhet till gällande regelverk föreslås ett sammanvägt EAvärde för tjänsteområde ekonomi. Värdet beräknas utifrån de enskilda värden som är mest relevant för tjänsten i fråga. Mätning görs per beställarmyndighet men summeras även för samtliga beställarmyndigheter till ett mått för servicecentret. Det bör också göras jämförelser med utvecklingen för myndigheter som inte valt att utnyttja tjänster från servicecentret. Per beställarmyndighet Sammanvägt EA-värde för tjänsteområde ekonomi Det myndighetsgemensamma servicecentret Genomsnitt av sammanvägda EA-värden inom tjänsteområde ekonomi för samtliga beställarmyndigheter 3.2 Modell för lönsamhetsbedömning ESV har valt att använda begreppet lönsamhetsbedömning istället för nytto- och kostnadsbedömning. Lönsamhetsbedömning är det begrepp ESV tidigare använt i de vägledningar vi tagit fram och i samband med centrala initiativ som exempelvis införandet av e-faktura och elektroniska beställningar i staten. Modellen lönsamhetsbedömning består av två vägledningar och en sammanfattande bedömning med förslag till beslut. En del som är ämnad för beslutsfattare och en del för dem som ska ta fram beslutsunderlag. Uppdelningen har gjorts eftersom representanter för flera myndigheter framfört önskemål om det. De två vägledningarna ger en struktur för arbetet och kan tillämpas även om processen mot ett slutligt ställningstagande sker stegvis med en successivt ökande ambitionsnivå och precision. Därmed erhålls ett stöd för att inte någon principiellt viktig aspekt förbises, oavsett om underlaget används för ett preliminärt eller ett slutligt ställningstagande. Vägledningarna och förslag till disposition av beslutsunderlag redovisas i bilaga 3 4. 15

METODSTÖD FÖR ENHETLIG BEDÖMNING Utformningen av vägledningarna förutsätter att ett myndighetsgemensamt servicecenter är etablerat och bygger på de riktlinjer som framgår av direktivet 18 till servicecenterutredningen. 3.2.1 Förslag till modell för lönsamhetsbedömning vid etablering av ett myndighetsgemensamt servicecenter Lönsamhetsbedömningen fokuserar på monetära och kvalitativa effekter i den beställande myndigheten. Kostnadseffekter och andra konsekvenser för det myndighetsgemensamma servicecentret förutsätts vara beaktade i priserna för de tjänster som fortlöpande ska levereras till den beställande myndigheten. Därigenom bör lönsamhetsbedömningen ge en rättvisande bild också ur ett samlat statsförvaltningsperspektiv. I figuren nedan framgår de olika beståndsdelarna i vägledningarna och beslutsunderlaget. Beståndsdelarna beskrivs kortfattat här. För en mer ingående beskrivning hänvisas till bilaga 3 4. Figur 4 Komponenter i beslutsunderlaget I samband med att beslut fattas om att göra en lönsamhetsbedömning klargörs följande: 18 Kommittédirektiv 2010:117 16

METODSTÖD FÖR ENHETLIG BEDÖMNING huvudsyftet, det vill säga det huvudsakliga skälet eller skälen för att just nu pröva att utnyttja tjänster från det gemensamma servicecentret samt om det finns vissa aspekter som är särskilt viktiga att beakta i analysen omfattningen, det vill säga vilka typer av tjänster som ska prövas för att eventuellt beställas från det gemensamma servicecentret I operativa preciseringar behandlas de mer detaljerade antagandena och avgränsningarna som krävs för att det ska vara möjligt att konkret ta fram en lönsamhetsbedömning. Som exempel kan nämnas vilket tidsperspektiv som ska vara utgångspunkt för lönsamhetsbedömningen och om omfattningen av extern leverans kan tänkas utvecklas stegvis. I monetärt värderade effekter behandlas den del av lönsamhetsbedömningen som kan värderas i monetära termer. Här beräknas samtliga kostnader för: NU-läget, det vill säga den lösning som myndigheten för närvarande har NY-läget, det vill säga en lösning som baseras på att tjänster från det gemensamma servicecentret utnyttjas omställningen från NU- till NY-läge. I kvalitativt bedömda effekter behandlas den andra delen av lönsamhetsbedömningen, som består av sådana effekter som inte är möjliga att värdera i monetära termer, men som är av väsentlig betydelse för ställningstagandet. Det handlar om att identifiera positiva effekter och möjligheter respektive negativa effekter och risker samt att analysera konsekvenserna av dessa. I GAP- och åtgärdsanalys sammanställs beräknade kostnader för varje år under kalkylperioden. När myndigheten identifierat de viktigaste positiva respektive negativa effekterna som man inte kan värdera i monetära termer, behöver man diskutera vilka åtgärder som kan behövas för att potentiella möjligheter ska tillvaratas och potentiella risker hanteras. Förslag till hur detta ska gå till ingår i beslutsunderlaget. Om åtgärderna är förenade med betydande kostnader tas de med i lönsamhetskalkylen. I förslag till uppföljning görs en analys av och lämnas förslag till hur ett beslut baserat på detta underlag bör följas upp. Figuren ovan är också en utgångpunkt för hur beslutsunderlaget bör disponeras. 17

METODSTÖD FÖR ENHETLIG BEDÖMNING 3.3 Användning och behov av vidareutveckling ESV avser att informera och sprida kunskap om metodstödet, dess syfte och användningsområde. Det kommer i huvudsak att ske genom ESV:s ordinarie kanaler som publicering av metodstödet på vår webbplats 19, ordinarie nyhetsbrev riktade till myndigheterna, riksdag och Regeringskansliet, frukostseminarier och i andra riktade informationsinsatser vända till myndigheterna och Regeringskansliet. Metodstödet både de administrativa nyckeltalen och indikatorerna samt vägledningarna för att ta fram ett enhetligt beslutsunderlag behöver utvecklas vidare. Inte minst om metodstödet, i likhet med vad som har skett för stödet kopplat till e-faktura och e-beställning, tillhandahålls via internet ges betydande möjligheter till pedagogisk utveckling. Vidare kan utveckling ske av kalkyl- och sammanställningsmallar samt av mer kompletta checklistor kopplade till olika komponenter i vägledningarna för beslutsunderlaget. Sådana checklistor kan utvecklas utifrån de exempel som nu finns i förslaget till vägledningar samt bör successivt justeras och kompletteras efter hand som erfarenheter vinns. De administrativa nyckeltal och indikatorer som ESV redovisar i denna rapport täcker delar av det tjänsteutbud servicecentret erbjuder från start, till exempel saknas indikatorer för uppföljning av regelefterlevnad på det personaladministrativa området och nyckeltal för e-beställningar. När servicecentret utvecklar sitt tjänsteutbud till andra områden eller breddar utbudet inom ekonomi- och personaladministrationen kommer det att krävas motsvarande utveckling av gemensamma nyckeltal. ESV:s erfarenheter från tidigare arbete med utveckling av administrativa nyckeltal och indikatorer pekar på att detta arbete bör bedrivas i samverkan mellan myndigheterna, det myndighetsgemensamma servicecentret och ESV, så att beskrivningarna av vad nyckeltalen innefattar och hur de beräknas blir enhetliga och förankrade samt att det säkerställs att nyckeltalen kan tas fram utan allt för stor resursåtgång. 19 www.esv.se 18

REFERENSER Referenser ESV Att styra med generella krav i staten - Ett regeringsuppdrag (ESV 2003:30) Effektivare statlig administration (ESV 2006:16) Effektivare statlig verksamhet med privat medverkan? (ESV 2006:15) Förenkling av ekonomiadministrationen för små myndigheter - ett regeringsuppdrag (ESV 2004:1) Förstudie om e-fakturering för statliga myndigheter (ESV 2005:21) Gemensamma lösningar för effektivare administration (ESV 2007:33) Införandet av elektroniska inköp i staten (ESV 2008:14) Nyckeltal för OH-kostnader (ESV 2005:3) Nyckeltal för stödfunktioner och lokaler (ESV Dnr 49-1006/2009) Räkna på lönsamheten vägledning för lönsamhetskalkyler vid statlig verksamhetsutveckling (ESV 2005:13) Ramverk för programstyrning av IT-baserad verksamhetsutveckling (ESV 2008:11) Räkna på lönsamheten vägledning i exemplets form (ESV 2004:24) Shared Service Koncentrerad administration (ESV 2006:25) Offentligt tryck Budgetpropositionen för 2011 (Proposition 2010/11:1) Ett myndighetsgemensamt servicecenter för en effektivare statlig administration, (Kommittédirektiv 2010:117), Regeringen Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (Proposition 2009/10:175), Regeringen Sammanställning över remissyttranden avseende Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86), Finansdepartementet Riksrevisionen IT inom statsförvaltningen har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet (RiR 2011:4), Riksrevisionen Statliga IT-projekt som överskrider budget (RiR 2011:5), Riksrevisionen Statskontoret Ska vi blanda in Polisen? Nytt servicecenter för staten (Statskontoret 2011:1) Övriga myndighetsrapporter etc Effektivisera genom att automatisera ärendehandläggningen (Verva 2006:3) 19

REFERENSER Hitta potentialen (VERVAV 2007:1) Samhällsekonomiska principer och kalkylvärden för transportsektorn: ASEK 4 (SIKA PM 2008:3) Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86), E- delegationen Vägledning för nyttorealisering extern remissversion mars 2011, E- delegationen Övriga skriftliga källor Gartner: Case study: The National Business Center reduced costs and improved services in multitower shared services, (ID:G00171750), Massimilano Claps Gartner: Case Study: The Workforce Strategy Was Key to Indiana's IT Consolidation, (ID: G00173747), Massimilano Claps Gartner: Government consolidation: Three ways to cut through organizational resistance, (ID:G00206747), Massimiliano Claps Gartner: Shared services in Government: Obscured by the cloud?, (ID:G00157854), Andrea Di Maio Muntliga källor Representanter från följande myndigheter och andra organisationer har bidragit på olika sätt i arbetet med denna rapport: Accenture Arbetsförmedlingen Arbetsgivarverket Domstolsverket Försvarsmakten Gartner Försäkringskassan Kammarkollegiet Kustbevakningen Lantmäteriet Luftfartsverket Länsstyrelsen i Västra Götaland Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Regeringskansliet Rikspolisstyrelsen Servicecenterutredningen Sjöfartsverket Skatteverket Skogsstyrelsen Skolinspektionen 20

REFERENSER Säkerhetspolisen Trafikverket Uppsala universitet Regelverk och andra styrande förutsättningar Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll Lag (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Internrevisionsförordningen (2006:1228) Myndighetsförordningen (2007:515) Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS2001:1), Arbetsmiljöverket 21

BILAGA 1 ESV:S REGERINGSUPPDRAG Bilaga 1 ESV:s regeringsuppdrag 22

BILAGA 1 ESV:S REGERINGSUPPDRAG 23

24 BILAGA 1 ESV:S REGERINGSUPPDRAG

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER Bilaga 2 Administrativa nyckeltal och indikatorer 1 Inledning I ESV:s pilotprojekt 20 som genomfördes under förra året avseende nyckeltal för stödfunktioner och lokaler beskrevs nyckeltal för funktioner för ledning, ekonomi, personal/ human resources (HR), och övrig stödverksamhet (reception, diarieföring, juridiskt stöd med mera) samt lokaler. Även nyckeltal för leverantörsfakturor och lönespecifikationer beskrevs. Beskrivningarna av samtliga nyckeltal redovisas nedan för att ge en heltäckande bild, till exempel när man följer eller följer upp initiativet. 2 Nyckeltal för servicecenter Följande nyckeltal har tagits fram för servicecenterinitiaitivet: Procentuell förändring per år av ekonomifunktionens kostnader (se beskrivning nedan i avsnitt 4.1.1 beräkning av kostnader och 4.3 Nyckeltal för ekonomifunktion) Procentuell förändring per år av personal-/hr-funktionens kostnader (se beskrivning nedan i avsnitt 4.1.1 beräkning av kostnader 4.4 Nyckeltal för HR- /personalfunktion) 3 Exempel på mått för servicecentertjänster I detta avsnitt redovisas exempel på mått som myndigheter i nätverket för servicecenter-lösningar använder i sin nuvarande verksamhet och förslag på mått som behöver definieras. Allmänt Kundmätning en gång per år. Ekonomitjänster Leverantörsfakturahantering: Antal leverantörsfakturor per ÅA (Finns även i ESV:s pilotprojekt, avsnitt 4.7 nedan) 20 ESV Dnr 49-1006/2009 25

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER Kundfakturering: Antal kundfakturor per ÅA Kundreskontrahantering: Antal kundfakturor per ÅA Anläggningsredovisning: Återstår att definiera Löpande redovisning och bokslut: Återstår att definiera Tilläggstjänster: Återstår att definiera Löne-/PA-tjänster Löneadministration 8-17-tjänstemän: Antal lönespecifikationer per ÅA( Finns även i ESV:s pilotprojekt,avsnitt 4.8 nedan) Löneadministration 24/7-schema/OB: Antal lönespecifikationer per ÅA (Finns även i ESV:s pilotprojekt, avsnitt 4.8 nedan) Reseräknings- och utläggsadministration: Antal reseräkningar per ÅA Beslutskrivning: Antal beslutskrivningar per ÅA Tilläggstjänster: Återstår att definiera Elektroniska personalakter: Återstår att definiera 4 Nyckeltal i ESV:s pilotprojekt 4.1 Nyckeltal för stödfunktioner och lokaler allmän vägledning Vägledningen avser nyckeltalen för funktionerna för ledning, ekonomi, personal/hr och övrig stödverksamhet (reception, diarieföring, juridiskt stöd med mera) samt lokaler. 4.1.1 Beräkning av kostnader Beräkningen av kostnader ska basera sig på utfall enligt senaste bokslut och verksamheten avseende bokslutsåret. Vägledning för beräkning av kostnader för funktioner Utgå om möjligt från de totala kostnaderna för mest relevant kostnadsställe för berörd funktion Ta bort kostnader som inte omfattas av beskrivningen för berörd funktion om de är väsentliga och rimligt lätta att identifiera. Lägg till väsentliga kostnader som finns bokförda på annat ställe och är rimligt lätta att identifiera (kostnader för personer som huvudsakligen är sysselsatta med de arbetsuppgifter som i beskrivningen anses ingå i funktionen, till exempel controller eller ekonomi- och HR-personal på avdelningsnivå eller vid regionala enheter). Kostnader i övrigt för verksamhetschefer eller anställda i kärnverksamhet tas inte med även om de delvis skulle kunna hänföras till funktionen. 26

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER Vissa kostnader som inte har en entydig placering flyttas inte, utan får ligga kvar där de är bokförda (till exempel planering, intern styrning och kontroll). I beräkningen ingår kostnad för personal (lön, sociala kostnader, direkt individrelaterade kostnader för egen utbildning resor med mera) samt köpta tjänster som är direkt kopplade till funktionen. Kostnaderna ska inte innehålla pålägg för lokaler, IT och annan overhead. Kostnad för personal som arbetar inom två eller flera stödfunktioner fördelas restlöst på de olika funktionerna enligt tidredovisning eller uppskattning. (Kostnaderna för till exempel en administrativ chef fördelas på de funktioner som den administrativa chefen ansvarar för.) Vid beräkning av årsarbete används 1600 timmar. Kostnader ska inte dubbelräknas, det vill säga en kostnadspost ska bara hänföras till ett nyckeltal. 4.1.2 Verksamhetens kostnader Med verksamhetens kostnader, som ingår som nämnare i flera nyckeltal, avses de kostnader myndigheten har haft för egen verksamhet för att fullfölja myndighetens instruktionsenliga uppdrag. I de allra flesta fall sammanfaller det med de kostnader som redovisas under rubriken Verksamhetens kostnader i resultaträkningen. Justering av Verksamhetens kostnader i specifika fall Om Verksamhetens kostnader omfattar stora poster som inte alls på motsvarande sätt påverkar dimensioneringen av stödfunktionerna i myndigheten ska dessa exkluderas. Exempel är genomgångskostnader som direkt faktureras vidare till annan verksamhet eller kostnader för inhyrd personal som självständigt sköter avgränsade delar av verksamheten (entreprenadarbeten som del av kärnverksamheten). I vissa sammanhang kan det vara motiverat att beräkna kompletterande mått där funktionskostnaderna relateras till annat än verksamhetens kostnader, till exempel årsarbeten eller antal medarbetare. 27

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER 4.2 Nyckeltal för ledningsfunktion Figur 5 Kostnader för ledningsfunktion i procent av verksamhetens kostnader Kostnad för ledningsfunktion *100 Summa verksamhetens kostnader Detta ingår i nyckeltalet för ledningsfunktionen: Generaldirektörs (eventuellt också överdirektörs) verksamhet. (På små myndigheter kan myndighetens ledning också arbeta med kärnverksamheten en del av sin tid. I dessa fall ska kostnaden för denna del dras ifrån) Eventuell styrelse/råd eller annan extern grupp som är ansluten till myndighetens ledning Funktioner vars huvuduppgift är att stödja myndighetens ledning i dess arbete med verksövergripande styrning myndigheten verksamhet, som stabsfunktion, funktion för strategisk ledning, planeringsfunktion och motsvarande samt funktion för övergripande omvärldsanalys samt övergripande IT-ansvarig (arkitektur och säkerhet) och övergripande verksamhetscontroller i den mån dessa har en självständig ställning fristående från IT-respektive ekonomifunktionen Den del av arbetet med säkerhet och intern styrning och kontroll som utförs inom dessa funktioner Verksjurist/chefsjurist med övergripande ansvar för myndighetsfrågor Intern revision Direkta kostnader som resor, logi med mera för planeringsinternat och liknande som myndighetens ledningsgrupp genomför, kompetensutveckling inom ledning och styrning för ledningen och de funktioner som omfattas av nyckeltalet Detta ingår inte i nyckeltalet för ledningsfunktionen: Lönekostnader för andra medlemmar i ledningsgruppen än de som beskrivs ovan, för deras deltagande i ledningsgruppsmöten (inklusive förberedelser) Eventuella platschefer och motsvarande vid geografiskt eller funktionellt spridd verksamhet Det ledningsstödjande arbete som utförs av funktioner som omfattas av andra nyckeltal Vägledning för tolkning av nyckeltalet för ledningsfunktion: Särskild strategisk funktion saknas eller är mycket liten och övriga ledningsstödjande funktioner som ekonomi och HR/personal står för en stor del 28

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER av stödet till myndighetsledningen, särskilt på mindre och medelstora myndigheter (ger lägre värde) Personer i ledande befattningar i kärnverksamheten (till exempel avdelningschefer, platschefer och seniora medarbetare) används som resurser för den strategiska styrningen av myndigheten (ger lägre värde). 4.3 Nyckeltal för ekonomifunktion Figur 6 Nyckeltal 1: Kostnader för ekonomifunktion i procent av verksamhetens kostnader Kostnad för ekonomifunktion exklusive EA-system *100 Verksamhetens kostnader Figur 7 Nyckeltal 2: Kostnader för ekonomifunktion i procent av verksamhetens kostnader Kostnad för ekonomifunktion inklusive EA-system *100 Verksamhetens kostnader Detta ingår i nyckeltalet för ekonomifunktionen 21 : Extern rapportering Redovisning och bokslut Löpande bokföring och transaktionshantering Distribution av kundfakturor Kostnad för skanning av leverantörsfakturor Balansräkning/Likviditet/Kassa Ekonomistyrning, inklusive arbete med intern styrning och kontroll (till den del det hanteras inom ekonomifunktionen) Prissättning inkl samråd ESV Avgifter till banker Kostnad för extern revision Avgift samråd prissättning Kostnader för EA-system (förvaltning, underhåll, licenser, drift). De myndigheter som inte har tillgång till uppgifterna gör en uppskattning (Ange vid inrapportering till ESV hur beräkningen gjorts) Detta ingår ej i nyckeltalet för ekonomifunktionen: Arbete med reseräkningar och personalens utlägg (Personal) Internrevision (Ledning) Upphandling/inköp (Övrig stödverksamhet) 21 Lägg till väsentliga kostnader som finns bokförda på annat ställe (se allmän vägledning) 29

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER Vägledning för tolkning av nyckeltalet för ekonomifunktionen: Kostnader för arbete med intern styrning och kontroll kan för vissa myndigheter delvis ha förts till ledningsfunktionen (ger lägre värde) Ekonomirutiner (till exempel kontering av fakturor, sammanställning av rapporter och analyser) kan för vissa, främst större myndigheter, i olika omfattning ha hanterats av personer som är placerade utanför den centrala ekonomifunktionen (ger lägre värde) Ekonomifunktionen kan, främst på mindre och medelstora myndigheter, i varierande grad även svara för verksamhetsmässig resultatredovisning och analys (ger högre värde) Kvaliteten på rapporter och annat stöd till ledning och verksamhetsansvariga kan variera (ger högre eller lägre värde) 4.4 Nyckeltal för personal/hr-funktion Figur 8 Nyckeltal 1: Kostnader för personal/hr-funktion i procent av verksamhetens kostnader Kostnad för personal/hr-stöd exklusive HR-system*100 Summa verksamhetens kostnader Figur 9 Nyckeltal 2: Kostnader för personal/hr-funktion i procent av verksamhetens kostnader Kostnad för personal/hr-stöd inklusive HR-system *100 Verksamhetens kostnader Detta ingår i nyckeltalet för personal/hr-funktionen: 22 Alla arbetsuppgifter som i de flesta fall utförs av en centralt placerad personal/hr-funktion, som arbete med arbetsrättsliga frågor och intern policy, strategisk kompetensförsörjning och rekrytering/avveckling, arbetsmiljö, rehabilitering, konflikthantering, coachning av chefer och löne- och personaladministration I kompetensförsörjning ingår personalavdelningens insatser för kompetens- och karriärplanering samt kursadministration som utförs av personalfunktionen I lönehantering ingår administration av tid, lön och reseräkningar Kostnader för HR-system (förvaltning, underhåll, licenser, drift). De myndigheter som inte har tillgång till uppgifterna gör en uppskattning (Ange vid inrapportering till ESV hur beräkningen gjorts) 22 Lägg till väsentliga kostnader som finns bokförda på annat ställe (se allmän vägledning) 30

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER Vägledning för tolkning av nyckeltalet för personal/hr-funktionen: Vid främst större myndigheter kan HR-resurser finnas decentraliserat i organisationen som inte har kunnat lätt identifieras och tagits med i beräkningen (ger lägre värde) Kraven på vad chefer självständigt ska kunna klara inom personal/hr-området kan variera (ger högre eller lägre värde) Kvaliteten på stödet till chefer och medarbetare kan variera (ger högre eller lägre värde) Om alla kostnader för rekrytering ligger på personalfunktionen kan det påverka nyckeltalet (ger högre värde) 4.5 Nyckeltal för övrig stödverksamhet Figur 10 Nyckeltal 1: Kostnader för övrig stödverksamhet i procent av verksamhetens kostnader Kostnader för övrig stödverksamhet exklusive ärendesystem *100 Verksamhetens kostnader Figur 11 Nyckeltal 2: Kostnader för övrig stödverksamhet i procent av verksamhetens kostnader Kostnad för övrig stödverksamhet inklusive ärendesystem *100 Verksamhetens kostnader Detta ingår i nyckeltalet för övrig stödverksamhet: Kostnader för diarieföring/registratur i huvuddiariet och arkiv kopplat till detta. Reception oavsett om den bedrivs i egen regi eller hyrs in Personella resurser inom telefonväxel. Eventuell inköps/upphandlingsfunktion inklusive juridisk hantering kopplat till upphandling. Kostnader för vaktmästeri inklusive inköp och hantering av förbrukningsmaterial, posthantering, porto mm. Säkerhet i aspekt skalskydd för fastigheter och personskydd Allmänt juridiskt stöd Förvaltning och administration av lokaler Kostnad för möbler och annan inredning Kostnader för förvaltning, underhåll, licens och drift av inköps- och ärendesystem. De myndigheter som inte har tillgång till uppgifterna gör en uppskattning (Ange vid inrapportering till ESV hur beräkningen gjorts) 31

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER Detta ingår inte i nyckeltalet för övrig stödverksamhet: Systemkostnader för telefonväxel 4.6 Nyckeltal för lokaler Figur 12 Lokalkostnad i procent av verksamhetens kostnader Lokalkostnad *100 Verksamhetens kostnader Detta ingår i nyckeltal för lokalkostnad: Kostnader enligt definitionen för S-koderna S-5000-5099. Detta ingår inte i nyckeltal lokalkostnad: Kostnaderna för förvaltning och administration av lokalerna se under övrig stödverksamhet. Figur 13 Lokalkostnad per kvadratmeter Lokalkostnad Antal kvadratmeter Antal kvadratmeter beräknas enligt följande: Lokalarea, LOA Figur 14 Lokalkostnad per medarbetare Lokalkostnad Antal medarbetare Antal medarbetare beräknas enligt följande: Medeltal anställda enligt årsredovisningen 32

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER Figur 15 Antal kvadratmeter per anställd Antal kvadratmeter Antal medarbetare Vägledning för tolkning av nyckeltalen: Myndigheter som har speciella lokalbehov är jämförbara endast med samma kategori av myndigheter (universitet och högskolor, bibliotek, museer, myndigheter som har en stor andel laboratorielokaler) Det finns en extern statistik som gör det möjligt att jämföra med omvärlden (bland annat finns konsultbolag som har som affärsidé att redovisa marknadshyrorna i hela landet på en förhållandevis detaljerad nivå). Städkostnader per ytenhet eller medarbetare Hyreskostnaderna enligt ovan presenterade definition svarar enligt den undersökning som genomförts för över 90 procent av lokalkostnaderna inom staten. Den största posten av de resterande 10 procenten är städkostnaderna. Det är också en tjänst som ofta är föremål för upphandling. Det kan därför finnas anledning att vid olika tillfällen beräkna de båda sistnämnda nyckeltalen, det vill säga kostnaden per anställd respektive ytenhet för enbart städkostnaderna. 33

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER 4.7 Administrativa nyckeltal leverantörsfaktura Figur 16 Övergripande beskrivning av leverantörsfakturaprocessen Ovanstående figur beskriver leverantörsfakturaprocessen. Beräkning av nyckeltalen utgår från denna process som omfattar aktiviteter från inkommen faktura till korrekt betalning. Mera detaljerad beskrivning av leverantörsfakturaprocessen finns nedan. Nyckeltal Figur 17 Antal leverantörsfakturor per handläggare per månad Antal leverantörsfakturor per år Antal handläggare * 12 Antal handläggare beräknas som totalt antal timmar för handläggning av leverantörsfakturor per år dividerat med 1600. Beskrivning av leverantörsfakturaprocessen Nedan följer en sammanställning av aktiviteter/arbetsuppgifter som ingår i leverantörsfakturaprocessen, vilka alla medför en kostnad som ligger till grund för beräkningen av nyckeltalet. Figur 18 Processdelar och aktiviteter i leverantörsfakturaprocessen Processdel Aktivitet Systemadministration Underhåll av redovisningsplan, attest- och leverantörsregister Fakturan ankommer Öppnas Datumstämplas Manuell ankomststämpling Digitalisering Tolkning av data Registrering av data Skanning Manuell komplettering Komplettera fakturor med exempelvis referensnummer, rätt attestant etcetera Kontakta organisationen/leverantörer för att få kompletterande uppgifter då referensinformation saknas. Uppdatera leverantören 34

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER Processdel Aktivitet Påminna om kontering och attestering, allmän informationsspridning (exempelvis om stängning av system, systemstopp, sista datum för attest, nya förhållningssätt för attestanter etcetera) Hantera påminnelser från leverantörer/inkasso Registerunderhåll periodiska fakturor Bilagehantering (exempelvis skanning) Underhåll av felkorgar i EFH-systemet, ex då fakturor är uppdelade på flera ansvariga attestanter och det saknas summor Kontering Huvudbokskontering i de fall den sköts centralt Support i konteringsfrågor Definitivbokföring Efterkontroll Definitivbokföra faktura Betala (exempelvis betalningsförslag, granskning av förslag, betalningsbekräftelse och produktion av betalfil) Hantering av fellistor Återredovisa betalningar i ekonomisystem 35

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER 4.8 Administrativa nyckeltal lönehantering Figur 19 Övergripande beskrivning av lönehanteringsprocessen Nyckeltal Figur 20 Antalet lönespecifikationer per handläggare per månad Antal lönespecifikationer per år Antal handläggare * 12 Antal handläggare beräknas som totalt antal timmar för hantering av löner per år dividerat med 1600. 36

BILAGA 2 ADMINISTRATIVA NYCKELTAL OCH INDIKATORER Processbeskrivning för lönehantering Processen omfattar löneperiod (från öppning till stängning av perioden) Sammanställning över aktiviteter som ingår i löneprocessen (vilka medför en kostnad som ligger till grund för beräkning av nyckeltalet) Figur 21 Processdelar och aktiviteter i lönehanteringsprocessen Processdel Aktiviteter Kontrollera och rapportera Upplägg av nyanställda Kontroll av manuella månadsrapporter Manuella utbetalningar, återkrav av för mycket erhållen lön Kontroll av tjänstledigheter mot avtal, anställningsbeslut, ersättning för sjuk- och friskvård Kontrolluppgifter Kontroll/rapport av retroaktiva lönelistor vid lönerevision Registrering i lönesystem av månadsrapporter på timanställda, manuell hantering av tillägg/avdrag/utlägg, namnändring, kortnummer, löner, lönetillägg, förmånsbilar, nyanställning, anställningsformer, tjänstgöringens omfattning, adresser, kostnadsställen, tjänstledigheter, Registrering av månadsrapporter för personal som ej använder tidredovisningssystem Upplägg av behörighet till egenrapporteringssystem av nyanställda och borttag när anställning upphör, schema, upplägg och ändring av attestanter, partiella sjukledigheter, Upplägg av nyanställda i reseräkningssystem, borttag av avslutad personal samt koppling av attestanter Kompletteringar vid anmälan om arbetsskada Bevaka Bevakning och utbetalning av slutlön när anställning upphör Bevakning av tjänstledigheter Bevakning av sjukledighet från och med dag 15 Bevakning av föräldraledigheter Bevakning av semesteruttag Listor över tidsbegränsade tjänster Överföra från andra moduler/försystem Överföring från egenrapporteringssystem och reseräkningssystem till lönesystem Hantera fellistor Rättning av fellistor från löne- och ekonomisystem Interkontroll Internkontroll X % av löneunderlag, signallistor som höga nettolöner, ej gjorda avdrag, inkl skatteavdrag (kan vara under punkt 1??) Internkontroll, X % av slumpvis utvalda anställda kontrolleras varje månad. Kontrollen avser utbetald lön och alla lönehändelser för aktuell månad Lönekörning Preliminär och definitiv lönekörning Ekonomikörning till redovisningssystem Lämna underlag till externa och interna intressenter E-bemyndigar löner till bank Underlag för redovisning av löneskatt Sända filer till Statens tjänstepensionsverk, Statistiska Centralbyrån och Arbetsgivarverket Manuella utbetalningar och återkrav av för mycket erhållen lön Utdatahantering - uttag av underlag för att skapa utbetalning och omföringsunderlag till Ekonomi, utbetalning till Statens tjänstepensionsverk och Kronofogden Utredning av lönekonto 37