1 (7) Upphandling av ramavtal avseende Konsulttjänster inom Fjärrvärme, El och Styr samt Vatten och Avlopp Förfrågningsunderlag Upprättad 2009-02-01 Sista anbudsdag 2009-03-09
2 (7) Inbjudan att lämna anbud Härmed inbjuds ni att lämna anbud på ramavtal på en eller flera av följande fackområden: A. Fjärrvärmeproduktion B. Fjärrvärmedistribution C. Elkraft D. El och styr för fjärrvärme E. Avloppslednings- och dricksvattennät F. Processteknik inom VA G. El och styr för VA 1. Allmänt 1.1 Upphandlande enhet (beställare) Vetlanda Energi & Teknik AB (Vetab) Upplandavägen 16 574 22 Vetlanda 1.2 Kontaktperson Grit Hofer 0383-763811 grit.hofer@vetlanda.se 1.3 Orientering om beställarens verksamhet Vetlanda Energi & Teknik AB (VETAB) är ett kommunaltekniskt bolag som är helägd av Vetlanda kommun. Bolagets verksamheter består av eldistribution, miljö- och återvinning, fjärrvärme, laboratorium, vatten/avlopp och bredband. Vetab har ca 80 anställda. Mer information finns på Vetabs hemsida: www.vetabvetlanda.se 1.4 Upphandlingens syfte och upphandlingens omfattning Vetab avser att träffa ramavtal med leverantörer inom nedanstående fackområden: A. Fjärrvärmeproduktion B. Fjärrvärmedistribution C. Elkraft D. El och styr för fjärrvärme E. Avloppslednings- och dricksvattennät F. Processteknik inom VA G. El och styr för VA Beställaren avser att teckna ramavtal med en eller flera leverantörer per fackområde. Rangordning gäller om ramavtal träffas med fler leverantörer. Avtalsperioden ska vara tre år med möjlighet till förlängning ytterligare ett år. Avrop från ramavtal kommer att ske per fackområde. Beroende på tillgänglig kapacitet kan flera avrop ske per fackområde.
3 (7) 1.5 Upphandlingsform Detta är en upphandling genom förenklad förfarande enligt 15 kap lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUFS). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. 1.6 Formella krav på anbud Anbudsgivare ska besvara samtliga frågor och bifoga efterfrågad dokumentation med anbudet. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare enligt registreringsbevis och innehålla företagsnamn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, kontaktperson under anbudstiden inklusive kontaktuppgifter. Anbudsformulär (Bilaga 1) ska vara ifylld. Anbudet samt all begärd korrespondens i detta upphandlingsärende ska vara på svenska. All dokumentation behöver dock inte vara på svenska. Anbudet ska lämnas i slutet ytteremballage tydligt märkt Anbud Konsult LUFS Anbudet ska vara Vetab tillhanda senast 2009-03-09. Anbudsgivare svarar för att anbud är inkommet i rätt tid. Anbud som inkommer för sent beaktas ej. Anbud ska lämnas till Vetab eller insändas per post. Anbud via fax eller e-post accepteras inte. Postadress: Vetlanda Energi och Teknik AB Box 154 574 22 Vetlanda Besöksadress: Upplandavägen 16; Vetlanda Vardagar 8.00-16.00 Anbudet ska vara bindande till och med 2009-05-09 Anbudet ska innehålla priser. Priser ska anges i SEK exklusive mervärdeskatt. Priser ska anges som timkostnad för namngivna personer. Det ska anges om personen är uppdragsledare eller handläggare. I den angivna timkostnaden ska resa till Vetlanda och traktamente ingå. Anbud ska vara uppställt och innehålla uppgifter enligt bifogat anbudsformulär inklusive bilagor. Anbudsformulär ska bifogas anbudet. 1.7 Frågor och förtydliganden Önskar anbudsgivare att förfrågningsunderlaget i något avseende behöver förtydligas ska en sådan begäran ställas skriftligen till beställarens kontaktperson enligt 1.2 senast 2009-02-26. Svar publiceras löpande dock senast den 2009-03-02 på vår webbplats www.vetabvetlanda.se/upphandling. Anbudsgivaren ansvarar för att hålla sig uppdaterad.
4 (7) 2 Krav på Leverantören 2.1 Beskrivning av företaget Anbudsgivare ska i anbudet lämna en kort beskrivning av företagets verksamhet, affärsidé och antalet anställda. Det ska framgå hur det säkerställs att anbudsgivaren har resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget/en. Anbudet ska innehålla en kort beskrivning av anbudsgivarens interna system och rutiner för kvalitetssäkring av genomförda arbeten. 2.2 Juridisk ställning Anbudsgivare ska kunna dokumentera att denne och eventuell underleverantör uppfyller kraven enligt 15 kap. 13 LOU avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare ska som bevis bifoga: Kopia av företagets registreringsbevis inte äldre än ett år, utfärdat av behörig myndighet. Sanningsförsäkring och accept av kommersiella villkor (bilaga 2), ifylld och undertecknad av behörig företrädare. Som bevis kommer Vetab att begära upplysningar av skatteverket. För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådan anbudsgivare ska till sina anbud bifoga liknande intyg från motsvarande myndighet i anbudsgivarens hemland. 2.3 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren ska ha en tillräckligt stabil ekonomisk ställning för att utan problem kunna bedömas klara av de åtaganden ett uppdrag medför. Anbudsgivaren riskkvalificering enligt kreditupplysningsföretag ska vara minst 3 eller motsvarande om inte förklaring har lämnats som kan godtas av beställaren. Anbudsgivaren ska som bevis bifoga: Årsredovisning för senaste räkenskapsåret, förutsatt att sådan upprättats. Om årsredovisning inte kan redovisas får den ekonomiska ställningen redovisas på annat sätt. Utdrag från kreditupplysningsföretag (Upplysningscentralen UC, eller motsvarande i anbudsgivarens hemland) som visar anbudsgivarens riskklass. Uppgifterna får inte vara äldre än 3 månader. Anbudsgivaren ska inneha företags-/ansvarsförsäkring för sin verksamhet. Anbudsgivaren ska som bevis bifoga: Kopia av giltig ansvarsförsäkring, med uppgift am försäkringsbolag och försäkringsnummer.
5 (7) 3 Krav på tjänsten (Kravspecifikation) 3.1 Beskrivning av uppdraget Uppdraget/en kan inkludera utredningsarbete, projekteringsarbete, beräkningsarbete, fältarbete, projektledning, byggledning, kontroll, besiktning, framtagandet av bygghandlingar, framtagandet av handlingar för myndighetskontakter, framtagandet av förfrågningsunderlag mm. De konsulttjänster som Vetab efterfrågar är: för fackområde A - Fjärrvärmeproduktion: att vara expert och diskussionspart i vårt arbete projektering av om- och tillbyggnad av värmeproduktionsanläggningar att utreda specifika frågeställningar rådgivning i driftfrågor för fackområde B - Fjärrvärmedistribution: att vara expert och diskussionspart i vårt arbete projektering utbyggnad av fjärrvärmenät att utreda specifika frågeställningar rådgivning i driftfrågor för fackområde C - Elkraft: att vara expert och diskussionspart i vårt arbete projektering av eldistributionsanläggningar 0, 4 45 kv att utreda specifika frågeställningar rådgivning i driftfrågor för fackområde D - El och styr för fjärrvärme: att vara expert och diskussionspart i vårt arbete projektering av el och styr för fjärrvärme att utreda specifika frågeställningar rådgivning i driftfrågor för fackområde E Avloppslednings- och dricksvattennät: att vara expert och diskussionspart i vårt arbete projektering av utbyggnad av ledningsnät för vatten och avlopp, inkl pumpstationer rådgivning i driftfrågor att utreda specifika frågeställningar för fackområde F Processteknik inom VA: att vara expert och diskussionspart i vårt arbete projektering av om- och nybyggnation av vattenverk och avloppsreningsverk rådgivning i driftfrågor att utreda specifika frågeställningar för fackområde G - El och styr för VA: att vara expert och diskussionspart i vårt arbete projektering av el och styr för VA
6 (7) att utreda specifika frågeställningar rådgivning i driftfrågor 3.2 Krav på kompetens Anbudsgivaren ska visa sin lämplighet genom att i anbudet beskriva utbildnings- och yrkesmässiga kvalifikationen. Anbudsgivaren ska ha tillräckliga personella resurser för uppdraget/en. Anbudsgivare ska tillhandahålla minst en konsult med minst 3 års erfarenhet av området. Anbudsgivaren ska bifoga: CV på de personer som kommer i fråga för genomförande av uppdraget/en. 3.3 Referensuppdrag Anbudsgivaren bör uppvisa hög kvalitet för utförda referensuppdrag. Anbudsgivaren ska bifoga en lista på relevanta uppdrag utförda de senaste 3 åren avseende respektive fackområde som bevis för tidigare uppdrag av liknande art. I underlaget ska ingå: kontaktperson för respektive uppdrag med uppgift om namn, telefonnummer och e- postadress, uppgifterna om kontaktpersoner ska vara aktuella 3.4 Krav på teknisk utrustning Tillgänglig teknisk utrustning för genomförande av uppdrag inom respektive fackområde ska anges i anbudet. 4 Anbudsprövning och Utvärderingskriterier Först prövas att anbuden uppfyller de formella kraven enligt kapitel 1.6. Därefter prövas att anbuden uppfyller de krav som ställts på leverantören (kapitel 2), dvs. kvalificering av leverantör. De anbud som visat sig uppfylla dessa krav genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven är uppfyllda (kapitel 3). Samtliga ska-krav i förfrågningsunderlaget måste vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna antas. Bland de anbud som därefter kvarstår kommer Vetab att anta de/det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet/en för respektive fackområde utifrån följande kriterier: 1. Kompetens och erfarenhet 2. Referenser 3. Pris För att klargöra det ekonomisk mest fördelaktiga anbudet beräknas ett jämnförelsepris på följande sätt: SEK/tim utvärderingspris (beräkning enligt 4.3) - SEK/tim utvärdering kompetens/erfarenhet (enligt 4.1) - SEK/tim utvärdering referenser (enligt 4.2) Summa = Jämförelsepris SEK/tim 4.1 Kompetens och erfarenhet Vetab kommer att bedöma konsultens/konsultgruppens erfarenhet och kompetens utifrån den CV/de CV som bifogats anbudet enligt 3.2. Kriteriet värderas till max 350kr/tim.
7 (7) 4.2 Referenser Vetab kommer att bedöma konsultens/konsultgruppens förmåga att genomföra uppdrag genom referenstagning utifrån nedanstående frågor: Bedöm konsultens sakkunskaper inom aktuellt uppdrag? Bedöm hur väl konsulten håller sig inom tidsramar? Bedöm hur väl konsulten håller sig inom kostnadsramar? Hur fungerar tillgängligheten hos företaget gällande möten, telefon och e-post? Hur nöjd är du med konsultens insats? Vetab kommer att inhämta referensutlåtanden från tre referensuppdrag. Vetab väljer referenterna från listan enligt 3.3 eller andra för Vetab kända referenter. I de fall anbudsgivaren tidigare har genomfört uppdrag åt Vetab är denne en av referenterna. Varje fråga är värd högst 4 poäng enligt betygsskalan 1-4 där 1=lägst/mindre bra och 4=högst/utmärkt. Vetab kommer att beräkna ett genomsnitt av tre referenser. Erhållna poäng värderas på följande sätt: : >1 2 ger 0kr/tim; >2 3 ger 50 kr/tim; >3 4 ger 100 kr/tim. Max 4 poäng kan erhållas. 4.3 Pris Utvärderingspriset är ett beräknat pris som endast används i utvärderingssyfte. Utvärderingspriset beräknas på följande sätt: beräkning av genomsnittlig timtaxa för namngivna handläggare beräkning av genomsnittlig timtaxa för namngivna uppdragsledare viktning av resultaten: genomsnittlig timtaxa handläggare - 70% genomsnittlig timtaxa uppdragsledare - 30% summering av resultaten Upplysningar om tilldelningsbeslut Vetab kommer att skicka upplysningar om tilldelningsbeslut till anbudsgivarna så snart tilldelningsbeslut har fattats. Bilagor till detta dokument Det kompletta underlaget för denna upphandling består av följande dokument: Förfrågningsunderlag / Inbjudan att lämna anbud detta dokument Bilaga 1 Anbudsformulär (fylls i) Bilaga 2 Sanningsförsäkring (fylls i) Bilaga 3 Kommersiella villkor konsulttjänster
1 (2) Upphandling av Ramavtal avseende konsulttjänster inom Fjärrvärme, El och Styr samt Vatten och Avlopp Bilaga 1 ANBUDSFORMULÄR Anbudsgivarens organisationsuppgifter Företagsnamn Organisationsnummer Adress Postadress Telefonnummer E-post Firmatecknare Kontaktperson rörande detta anbud Kontaktperson Telefonnummer Mobiltelefonnummer E-post Anbudsområde Anbudsgivaren ska ange de fackområden anbudet avser. Sätt kryss för avsett område. A - Fjärrvärmeproduktion B - Fjärrvärmedistribution C - Elkraft D - El och styr för fjärrvärme E - Avloppslednings- och dricksvattennät F - Processteknik inom VA G - El och styr inom VA
2 (2) Anbuds giltighet Detta anbud förklarar vi bindande, från vår sida, under 60 dagar räknat från anbudstidens utgång. Ort och datum Underskrift av firmatecknare Namnförtydligande Anbud uppställt enligt följande: Bilaga 1: Anbudsformulär (bilaga 1 förfrågningsunderlag) Bilaga 2: Beskrivning av företaget (enligt 2.1) Bilaga 3: Prislista (enligt 1.6) Bilaga 4: Beskrivning av system för kvalitetssäkring (enligt 2.1) Bilaga 5: Registreringsbevis (enligt 2.2) Bilaga 6: Sanningsförsäkring (bilaga 2 förfrågningsunderlag) Bilaga 7: Årsredovisning (enligt 2.3) Bilaga 8: Utdrag från kreditupplysningsföretag (enligt 2.3) Bilaga 9: Ansvarsförsäkring (enligt 2.3) Bilaga 10: CV (enligt 3.2) Bilaga 11: Referensuppdrag (enligt 3.3) Bilaga 12: Teknisk utrustning (enligt 3.4)
1 (1) Bilaga 2 - Sanningsförsäkran Härmed försäkras på heder och samvete att anbudsgivaren.. inte är dömd för sådana brott enligt 10 kap 1 Lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster som innefattar deltagande i en kriminell organisation bestickning bedrägeri penningtvätt Vidare försäkras att anbudsgivaren enligt vad som anges i 10 kap 2 (LUFS) inte är i konkurs, i likvidation eller under tvångsförvaltning inte är föremål för ackord eller för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande inta har inställt sina betalningar inte är underkastad näringsförbud inte är dömd för brott anseende yrkesutövningen inte gjord sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen Vidare försäkras härmed att anbudsgivaren accepterar de i upphandlingen bifogade kommersiella villkoren, bilaga 3 Ort och datum Underskrift av firmatecknare. Namnförtydligande
1 (4) Bilaga 3 - KOMMERSIELLA VILLKOR - KONSULTTJÄNSTER För uppdraget gäller ABK 96 där inte annat anges. 1 Avtalsperiod Avtal avses löpa fr o m 2009-05-04 t o m 2012-05-04, med möjlighet till förlängning ytterligare ett år. 2 Parternas förhållningssätt Uppdragsgenomgångar Efter avrop av uppdrag kommer en uppdragsgenomgång att ske vid det första projektmötet. Inställelsetid Anträffbar för möten inom 5 arbetsdagar i övrigt tillgänglig under kontorstid på telefon eller e-post. Förmåga Leverantören ska bibehålla förmågan som uppgavs i anbudet. Ansvar och befogenheter Om leverantören finner att uppdragets art eller omfattning behöver förändras under uppdragets gång ska samråd ske med beställaren. Beställaren ska skriftligen godkänna förändringen innan den får genomföras. Konsultens oberoende Konsulten ska vara oberoende av leverantörer, entreprenörer eller andra eventuella intressenter i de projekt som kan bli aktuella. Beställarens åtagande Beställaren svarar under uppdragstiden för de myndighetskontakter som kan bli aktuella (bygglov, tillstånd etc.) om inte annat överenskommes. Sekretess I de fall Leverantören kommer att medverka i upphandlingsarbete, anbudsvärdering eller dylikt omfattas han av samma sekretessbestämmelser som enligt gällande lag är tillämplig på beställaren. Leverantören skall iaktta den sekretess som betingas av beställarens affärsmässiga intressen och beträffande de uppdrag som leverantören kommer att medverka i. 3 Uppdragets omfattning Uppdraget Leverantören ska utföra tjänster i enlighet med Vetabs förfrågningsunderlag daterad 2009-02-01. Precisering av uppdraget Precisering av uppdraget kommer att ske i samband med avrop av uppdrag.
2 (4) Myndighetskontakter Handläggs av beställaren om inte annat överenskommes under pågående uppdrag. Kostnadsstyrning Beställaren svarar för kostnadsstyrande beslut via projektmöten. Datorstöd Ritningsarbete ska levereras digitalt i Auto-CAD och pdf format och efter beställning i pappersform. Text och tabeller ska redovisas digitalt i pdf, MS Office och efter beställning i pappersform. 4 Organisation Leverantörens projektorganisation Leverantörens organisation ska anges, för beställarens godkännande, innan uppdraget startar. Leverantören ska namnge de personer, som leverantören avser använda för uppdrag till följd av ramavtalet. Namngivna personer hos leverantören, får ej ersättas, utan beställarens godkännande i de enskilda uppdragen. Underleverantör Endast av beställaren godkända underleverantörer får anlitas. Leverantören ansvarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. Samordning Leverantören kan komma att delta som ensam konsult, generalkonsult eller sidokonsult i avropade uppdrag. Samordning mellan konsulter vid delade uppdrag åvilar beställaren om inte annat överenskommes vid avrop. Möten i uppdraget Beställarens och leverantören kommer i varje enskilt fall överens om leverantörens deltagande i möten. 5 Genomförande av uppdrag Beställarens granskning av uppdraget För granskning av handlingar ska beställaren beredas tillräcklig tid vid varje granskningstillfälle, minst 5 arbetsdagar. Denna granskning befriar inte leverantören från ansvar. 6 Tider Tidplan Tidplan bestäms för varje enskilt uppdrag. Uppdragsstart Starttider bestäms i varje enskilt uppdrag. Färdigställandetid Färdigställandetid bestäms vid varje enskilt uppdrag.
3 (4) Vite vid försening Vite utgår ej i normalfallet. Vite kan i särskilda fall komma att utgå vid försening om så avtalats vid beställning. Vites storlek skall anges i beställningsskrivelse. 7 Ansvar Ansvarstidens början Leverantören ska, när han anser att uppdraget är slutfört, skriftlig anmäla detta till beställaren. 8 Nyttjanderätt och äganderätt Beställaren har exklusiv rätt till användning av överlämnat material till egna arbeten, inklusive rätten att ändra och korrigera materialet. Arkivering av handlingar Arkivering av kopierbara handlingar ska ske hos beställaren. 9 Ersättning Rörligt arvode Ersättning utgår enligt i kontraktet redovisad lista på timarvoden och övrig ersättning. Leverantören ska på begäran i samband med beställning kunna göra en uppskattning av kostnaden för uppdraget. Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten Leverantören ska meddela beställaren för godkännande innan ändringar och tilläggsarbeten påbörjas. Ersättning för kostnadsändring Priser ska anses som en fast timkostnad t.o.m. 2010-12-31. Priser justeras en gång per kalenderår i enlighet med utvecklingen av, via SCB:s hemsida, tillgängliga tjänsteprisindex TPI SPIN 2002 74.202 ( annan teknisk konsultverksamhet ). Som basmånad gäller oktober 2009. Regleringsmånad är oktober året före regleringstidpunkten. 10 Betalning Betalning sker endast mot faktura. Av faktura ska framgå aktuell handläggare hos beställaren samt art och omfattning av utfört arbete, specificerat per person och utrustning under den period fakturan avser. Fakturamärkning anges i beställningsskrivelse. Korrekta fakturor betalas 30 dagar från fakturans ankomstdag. Expiditions-, order-, faktuerings-, eller liknande avgifter accepteras inte. Förskott beviljas inte.
4 (4) 11 Hävning och Avbeställning Beställaren har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på obestånd så att Leverantören inte kan fullgöra sitt åtagande. 12 Tvist Enligt ABK 96.