PVS-914-5500/12 Upphandlingssektionen

ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Rikspolisstyrelsen 2012-10-29 Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten PVS-914-5500/12 Upphandlingssektionen Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Örebro län Ansvarig upphandlare Annica Östlund Telefon 010-56 338 61 E-post annica.ostlund@polisen.se Beställare Solveig Andersson Upphandlingsförfarande Förenklat förfarande Anbud senast 2012-11-30 Diarienr (åberopas vid korresp) Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, 102 26 Stockholm Anbudssökanden skall vara bunden till sitt anbud t o m 2013-08-01 Avtalsform Tjänsteavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Tidigast fr.o.m 2013-03-01 Två år från avtal 1+1 år Förfrågan avser Drift av personalrestaurang i Rättscenter Örebro 1 INLEDNING 1.1 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, är upphandlande myndighet. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Örebro läns räkning (fortsättningsvis kallad Polismyndigheten). Postadress Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Telefax 010-563 44 44 E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se www.polisen.se

1.2 Annonsering Rikspolisstyrelsen inbjuder till anbudsgivning. Annonsering sker i databasen www.mercell.se. 1.3 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar. 1.4 Frågor och svar Om behov av klargörande uppstår önskar Rikspolisstyrelsen erhålla frågor skriftligen per e-post ställda till ansvarig upphandlare: Annica Östlund: annica.ostlund@polisen.se Frågor skrivs på svenska eller engelska språket. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit senast den 2012-11-16. Sista dagen som Rikspolisstyrelsen publicerar svar på frågor är 2012-11-23. Endast skriftliga svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Frågor och svar publiceras på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Antagen anbudsgivare äger verksamhetens kostnader och intäkter och betalar hyra till Polismyndigheten för köks- och serveringsdel. 2.1 Omfattning Restaurangen ska bedrivas som en intern restaurang för anställda inom Polismyndigheten i Örebro län, Kriminalvården samt Åklagarmyndigheten och deras inbjudna gäster. Matsalen kommer inte att vara tillgänglig för externa gäster. Antalet anställda inom Polismyndigheten beräknas till 520 personer, Kriminalvårdsmyndigheten 160 personer samt Åklagarmyndigheten 35 personer. Av utrymmesskäl är restaurangens möjligheter att servera lunch begränsat till 120 personer samtidigt. Köket är dimensionerat för att klara tillagning av max 150 stycken luncher. Generellt gäller att restaurangverksamheten är öppen samtliga vardagar 07.00-16.00 inklusive under semesterperioden. Eventuella begränsningar av öppettider och Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 2 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

utbud i samband med klämdagar, dag för helgdag och liknande, görs i samråd med Polismyndigheten. Matsalsdelen disponeras enligt överenskommna tider. Intern catering till mötesrum på andra våningsplan kan bli aktuellt. Kaffemaskiner, med fri tillgång till kaffe kommer dock vara placerade i byggnaden i anslutning till personal- och mötesrum. 2.2 Volym I nuläget finns inget avtal eller någon restaurangverksamhet i och med att ombyggnation pågår i lokalerna. Under 2011 var dock försäljningssiffrorna som nedan. Observera att under 2011 var det endast Polismyndigheten som nyttjade restaurangen. Försäljningen uppgick till totalt 980 000 kronor exklusive moms. Varav 347 000 kr utgör luncher 259 000 kr kaffe, fikabröd, smörgåsar inkl beställningar till möten 374 000 kr för kaffe vilket finanseras av myndigheten (3,00 kr/kopp) Summan om 347 000 för luncher utgörs av statistik inhämtad från den leverantör som tidigare levererade färdiga måltider till Polismyndigheten. Maten lagades således inte på plats under 2011. En lunch kostade till en början 55 kr inkl. moms men det höjdes sedermera till 59 kr inkl. moms. Observera att restaurangmomsen var högre under den perioden än vad den är nu. Avseende kaffet om 374 000 så har detta finansierats för personalen av Polismyndigheten. Polismyndigheten har betalat tre (3) kr per kopp till den tidigare leverantören och personalen har därmed haft tillgång till gratis kaffe. Detta upplägg kommer Polismyndigheten fortsätta med. Priset om tre (3) kr per kopp kommer vara fast under det första året av avtalsperioden. Därefter kan detta komma att höjas efter förhandling mellan parterna enligt avtalet. Uppskattningsvis kommer försäljningen att öka till 1 300 000 kr per år då förutom Polismyndigheten även Kriminalvårdsmyndigheten och Åklagarmyndigheten kommer att nyttja restaurangen. 2.3 Utbud Varierat utbud i såväl pris som sortiment eftersträvas. Antagen anbudsgivares möjlighet till intäkter fördelar sig huvudsakligen över följande områden: kaffe bröd, smörgås/konditorivaror lunch take away kiosksortiment Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 3 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

2.4 Utrustning Polismyndigheten tillhandahåller lokaler med fast utrustning samt inredning i form av möblemang och dylikt för detta uppdrag. All befintlig utrustning som tillhandahålls av Polismyndigheten är införskaffad och anpassad till omfattningen och behov i restaurangverksamheten. Önskar antagen anbudsgivare komplettera med ytterligare maskiner eller utrustning bekostas detta av anbudsgivaren. 2.5 Anbudsgivarens åtagande Anbudsgivarens åtagande omfattar bl.a. att: - svara för driften av restaurangverksamheten i enlighet med förfrågningsunderlaget samt överenskomna krav och utfästelser i lämnat anbud - anskaffa erforderliga tillstånd för restaurangverksamhetens utövande - tillhandahålla och avlöna för restaurangens drift erforderlig och kvalificerad personal - svara för att personalrestaurangen leds av en utbildad och kvalificerad person - svara för att betala personalens arbetskläder enligt branchens skick och sedvänja samt att för övrigt fullgöra de skyldigheter som åvilar arbetstagare - svara för olycksfalls- och ansvarsförsäkring för egen personal - svara för renhållning och städning av kök, utensilier m.m. samt tillhörande utrymmen som omklädningsrum och kontor. Leverantören tillhandahåller utrustning. - svara för daglig avtorkning och återställning av bord och stolar i matsal - aktsamt handha upplåtna lokaler, inredning, utrustning och övriga inventarier samt ersätta skador som av uppsåt, vårdslöshet eller försummelse har vållats av egen anställd personal eller som inhyrts av anbudsgivaren, varmed följer skyldighet att omedelbart underrätta Polismyndigheten då skada eller brist upptäcks på densamma - svara för att soporna kommer till Rättscentrets miljöstation samt sorterat enligt anvisning - erlägga månatlig hyra enligt hyreskontrakt - bekosta låsbyte om nycklar eller kort förkommer (Polismyndigheten fakturerar leverantören) - kunna ta emot beställningar för samt arrangera enklare festarrangemang - tillhandahålla utensilier såsom tallrikar, bestick, glas m.m samt redskap för tillagning av mat - bekosta vatten, el och varmvatten i köksdelen 2.6 Polismyndighetens åtagande Polismyndighetens åtagande omfattar bland annat att: - tillhandahålla kylanordningar och ventilationsanläggning - bekosta reparation och underhåll av lokaler - tillhandahålla erforderliga soprum och sopkärl Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 4 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

- bekosta sotning och rensning av avlopp inklusive fettavskiljare enligt myndighetskrav - svara för och bekosta städning av matsal, fönsterputs, tvätt av möbler, mattor och gardiner samt nödvändigt underhåll av golv i matsal (matsalsdelen ingår ej som en del av det område leverantören betalar hyra för) - tillhandahålla vägganslutning till data- och telefonlinjer (abonnemang tecknas av leverantören) - tillhandahålla all inredning och utrustning/maskiner som finns i lokalen vid tillfället för kontraktets startdatum, se bilaga 4 - svara för och bekosta sophämtning 2.7 Gemensamt åtagande avseende maskiner och inredning Kostnader för reparation, underhåll och ersättningsanskaffning av maskiner och inredning enligt listan i bilaga 4 fördelas enligt följande: Kostnader upp till 15 000 kr. exkl. moms/år betalas av hyresgästen/leverantören. Kostnader mellan 15 000 30 000 kr. exkl. moms/år delas lika mellan hyresgäst/leverantör och hyresvärd/polismyndigheten. Kostnader över 30 000 kr., dock max 100 000 kr. exkl. moms/år betalas av hyresvärden/polismyndigheten. Observera att köket är nybyggt varför det finns garanti på maskinerna under hela kontraktsperioden inklusive optioner. Leverantören av utrustningen kommer även göra en översyn av utrustningen två gånger per år samt kan tillhandahålla två utbildningstillfällen för kökspersonal. Parternas åtaganden regleras i separata affärs- och hyresavtal. 2.8 Betalsystem För antagen anbudsgivare gäller att kunna hantera kontanter, samt vanligt förekommande betal- och kreditkort. Anbudsgivare tillhandahåller själv kassaapparat som behövs för verksamheten och ansvarar för att de är anpasade till Skatteverkets krav på redovisning. Inga subventioner är aktuella. 2.9 Visning av lokalen Om behov finns kan lokalen visas för potentiella anbudsgivare. Detta anmäls till och samordnas av Per-Anders Carlsson, Fastighetschef. Observera dock även att bilaga 4 innehåller en ritning över lokalen. E-post: per-anders.carlsson@polisen.se Telefon: 010-567 33 18 Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 5 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

2.10 Anbud Anbud skall lämnas på hela åtagandet. Upphandlande myndighet har för avsikt att teckna avtal med en (1) anbudsgivare. 2.11 Avtalstid Avtalet träder i kraft då det är undertecknat av båda parter, dock tidigast den 1 mars 2013, och är giltigt två år framåt i tiden. Polismyndigheten äger rätt, men ej skyldighet, att förlänga avtalet med ett plus ett (1+1) år. 2.12 Avtalsform Avtalet ger antagen anbudsgivare rätt att disponera och driva restaurangverksamheten i Rättscenter Örebro. Anbudsgivaren betalar hyra till Polismyndigheten för nyttjandet av lokalerna och utrustningen. Anbudsgivarens intäkter utgörs av försäljningen av måltider och varor. Av hyresnämnden godkänt avstående från besittningsskydd är en förutsättning för affärs- och hyresavtalets tecknande. 2.13 Avrop Rätt att avropa från Avtalet tillkommer Polismyndigheten i Örebro län, Kriminalvården i Örebro län samt Åklagarmyndigheten i Örebro län. 2.14 Anbudslämning Anbud skall vara Rikspolisstyrelsen tillhanda senast den 2012-11-30 till den adress som uppges under punkt 7.7. Anbudsgivaren svarar för att anbud är inkommet i tid. För sent inkomna anbud kommer inte att beaktas. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren och eventuella underleverantörer som ska utföra den aktuella tjänsten samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och fogar det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av kontraktet lämnas även underleverantörernas företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och bifogas anbudet. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 6 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

3.2 Uteslutningsgrunder/Registrering Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara fria från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU. Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudsgivaren/underleverantörerna är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad. Anbudsgivaren och underleverantörer skall underteckna sanningsförsäkran i bilagt Anbudsformulär och foga den till anbudet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren/underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga den del av sanningsförsäkran som avser underleverantörer till antalet underleverantörer. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina skatte-, avgifts- och registreringsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. För anbudsgivare som inte är skatte-, avgifts- och registreringsskyldig i Sverige skall till anbudet bifogas underlag från behörig myndighet i det landet där anbudsgivaren är verksam att anbudsgivaren och underleverantörer fullgjort sina förpliktelser i det landet. 3.3 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningsår. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela. Rikspolisstyrelsen kommer att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen sker med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat på uppgifter från det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala. I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (exempelvis utländska eller nystartade företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska ställning genom att exempelvis bifoga anbudet: sin årsredovisning från det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret; annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet; Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 7 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

en moderbolagsgaranti eller likvärdig garanti, utfärdad av anbudsgivarens moderbolag eller annan garant som har erhållit riskklass 3, i vilken anbudsgivarens åtaganden enligt ramavtalet garanteras som för eget åtagande; bankgaranti eller revisorsintyg utvisande att anbudsgivaren har tillräckliga ekonomiska medel eller ekonomisk täckning för utförande av uppdraget. Inlämnade handlingar får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud med undantag för årsredovisning som får omfatta det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret. 3.4 Miljö Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga en beskrivning av det miljöarbete som denne tänker utföra i samband med tjänsten. Som bevis för att företaget har sett över sin verksamhet ur ett miljöperspektiv godtas även certifiering enligt ISO 14001. Kopia på certifiering skall i sådana fall bifogas. 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN 4.1 Arbetsledare - Referensuppdrag Tilltänkt arbetsledare skall namnges i anbudet. Arbetsledaren skall ha minst två års erfarenhet från att leda ett restaurangkök av samma omfattning som i denna upphandling. Den/de åberopade erfarenheten/rna skall ha påbörjats eller avslutats efter oktober 2009. För att visa att arbetsledaren uppfyller kravet skall till anbudet bifogas en beskrivning från minst ett (1) referensuppdrag innehållande uppdragets karaktär och omfattning, tidsperiod som uppgår till minst två år samt beställare eller uppdragsgivare. Referensperson skall anges med relevanta kontaktuppgifter såsom telefonnummer, e-post eller dylikt. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 Pris Anbudsgivaren skall ange pris i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 8 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

Pris skall anges för den hyra som anbudsgivaren är beredd att betala. Anbudsgivaren kommer att betala hyra för serveringsdelen, köksdelen samt tillhörande förråd och omklädningsrum. Ytan för detta uppgår till ca 85 kvm. Pris skall anges för en komplett lunchmåltid innehållandes varmrätt, sallad, bröd och smör. Sallad innehåller minst tre ingredienser. De av anbudsgivarna angivna priserna kommer att ligga till grund för utvärderingen enligt punkten 6. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 Beställningsuppgifter Anbudsgivaren uppmanas att i anbudet ange de uppgifter som är nödvändiga för att kunna göra avrop eller lägga beställningar, såsom telefonnummer, e-post, adress m.m. Uppgifterna lämnas förslagsvis i Anbudsformuläret. 5.3 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polismyndigheten i Örebro län och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av samtliga kommersiella villkor. 5.4 Särskilda kontraktsvillkor 5.4.1 Säkerhet Arbetsledare Den arbetsledare som ska arbeta i restaurangen kommer, innan tecknande av avtal, att kontrolleras mot belastningsregistret enligt förordning (1999:1134) om belastningsregister. Personal Personal som ska arbeta i restaurangen kommer att kontrolleras mot belastningsregistret enligt förordning (1999:1134) om belastningsregister. Leverantören är skyldig att underrätta arbetsledare och personal om att en säkerhetsprövning kommer att göras. 5.4.2 Avstående från besittningsskydd Anbudsgivaren skall avstå sin besittningsrätt till lokalen när avtalet löper ut samt om avtalet sägs upp av någon part på andra grunder. Undertecknande av Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 9 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

Sanningsförsäkran godtas som accept av detta. Separat överenskommelse komkommer att tecknas för detta med antagen anbudsgivare. 5.4.3 Mervärdesskatt Anbudsgivaren är skyldig att vara registrerad för mervärdesskatt för att bedriva verksamhet i lokalen. 5.4.4 Tillagning av mat Maten ska tillagas i köket i Rättscentret, den kan således inte tillagas på annan plats och fraktas till Rättscentret för servering. 5.4.5 Miljömärkta rengöringsmedel De rengöringsmedel som leverantören använder sig av vid städning samt diskning av utensilier och dylikt ska som minst vara märkta med Svanen eller liknande miljömärkning. 6 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE Nedan beskrivs hur utvärderingsprocessen kommer att genomföras. 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga i tid inkomna anbud i två (2) på varandra följande faser i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa utvärderingsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga för tilldelning av kontrakt. Skulle två eller fler anbudsgivare lämna samma pris kommer decimaler att användas vid uträkningen nedan, är även dessa samma sker tilldelande av kontrakt via lottning. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivaren uppfyller de ställda kraven i punkten 3, Krav på anbudsgivaren, samt om anbud är korrekt inlämnade och innehåller all den dokumentation avseende de uppgifter som infordrats. Enbart de anbud som uppfyller kraven och är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till fas 2, Utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 10 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

6.4 Utvärderingskriterier Kriterierna kommer att viktas enligt nedan: Utvärderingskriterie Vikt Månadshyra (exkl. moms) 50 % Pris för komplett lunch (exkl. moms) 50 % Vid bedömningen av kriteriet Månadshyra kommer den anbudsgivare som har lämnat högst hyra per månad att erhålla tre (3) poäng. Anbudsgivare som lämnat uppgift om lägre hyra kommer att erhålla en lägre poäng motsvarande den procentuella differensen mellan deras hyra och den högsta hyran. Exempel: Hyra som är tio (10) % lägre än den högsta hyran erhåller 3x0,9=2,7 poäng. Vid bedömningen av kriteriet Pris för komplett lunch kommer den anbudsgivare som har lämnat lägst pris för en komplett lunch att erhålla tre (3) poäng. Anbudsgivare som lämnat högre pris på komplett lunch kommer att erhålla en lägre poäng motsvarande den procentuella differensen mellan deras pris lägsta pris på dagen lunch. Exempel: Pris per lunch som är 10 % högre än lägsta pris på lunch erhåller 3x0,9=2,7 poäng. Anbudsgivares totala poäng enligt de båda kriterierna kommer att adderas och den anbudsgivare som efter utvärderingen enligt ovan erhåller högst poäng kommer att antas som leverantör. 7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan. 7.1 Anbudets språk All dokumentation i detta upphandlingsärende inklusive all korrespondens önskas på svenska. Certifiering kan dock inlämnas på engelska. För övriga språk krävs översättning av auktoriserad översättare. 7.2 Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, lämnas skriftligen i ett kopieringsvänligt exemplar. Anbud via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. Det är önskvärt att hålat A4-papper används samt att pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande undviks. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 11 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

7.3 Anbudets disposition Anbudet disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga anbudet bör placeras sist i anbudet som särskild bilaga. 7.4 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 1 augusti 2013, trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats enligt LOU. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av anbudets giltighetstid. 7.5 Anbudets undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som undertecknat anbud. 7.6 Anbudsförsändelse Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. PVS-914-5500/12 ANBUD Personalrestaurang 7.7 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 30 november 2012. Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbud kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. 7.8 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 12 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

7.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 7.10 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som sluts mellan upphandlande myndighet och leverantörer. 7.11 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Annica Östlund Upphandlare Bilagor 1. Anbudsformulär 2. Avtalsunderlag 3. Hyresavtal jämte bilagor (två stycken) 4. Inventarier i det uthyrda utrymmet 5. Avstående från besittningsskydd Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 13 av 13 Anbudsförfrågan PVS-914-5500/12

Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen AVTALSUNDERLAG Bilaga 2 Diarienr (åberopas vid korrespondens) PVS-914-5500/12 AVTAL DRIFT AV PERSONALRESTAURANG Rättscenter Örebro Kvarteret Porten

1 PARTER Mellan Polismyndigheten i Örebro län ( Polisen ) och företaget med organisationsnummer org. nr. och säte box/gata, postnummer postadress ( Leverantören ) har följande avtal, jämte bilagor, ( Avtalet ) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet driva personalrestaurang i Rättscenter i Örebro för Polisen. Polisen och Leverantören kan i Avtalet refereras till, individuellt som part och kollektivt som parter. 2 BEHÖRIGHET ATT FÖRETRÄDA POLISEN Behörighet att företräda Polisen vad gäller Avtalet och andra rättshandlingar i anslutning till Avtalet samt tvist angående tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden tillkommer Polismyndigheten i Örebro län samt Rikspolisstyrelsen/Polisens verksamhetsstöd/affärsenheten/upphandlingssektionen. 3 AVTALSHANDLINGAR Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar: 1. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet 2. Detta avtal, Avtalet, daterat 201å-mm-dd 3. Skriftliga ändringar och tillägg till hyresavtal 4. Hyresavtal inklusive bilagor 5. Kompletteringar/förtydliganden till Förfrågningsunderlaget 6. Förfrågningsunderlaget, daterat 2012-10-29 inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar 7. Eventuella förtydliganden och kompletteringar till anbud 8. Leverantörens anbud, daterat 201å-mm-dd Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Allmänna leveransvillkor eller motsvarande standardavtal som Leverantören eventuellt tillämpar för sin verksamhet är inte bindande för Polisen. 4 AVTALSTID Avtalet träder i kraft den dag då det undertecknats av båda parter, dock tidigast den 1 mars 2013 och gäller två år framåt i tiden. Polisen äger rätt men har ej skyldighet att förlänga Avtalet med ett plus ett (1+1) år med i övrigt oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leverantören senast nio (9) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut utan uppsägning. 5 AVTALETS OMFATTNING Leverantören ska svara för drift av personalrestaurang samt leverans till konferensrum. Restaurangen ska drivas som en intern restaurang för anställda inom Polisen, Kriminalvårdsmyndigheten samt Åklagarmyndigheten och deras inbjudna gäster. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 2(12) Avtalsunderlag PVS-914-5500/12 Bilaga 2

Tillagning av mat ska ske i Rättscentrets kök. Leverantören ska tillhandahålla ett sortiment av minst följande: Kaffe Två (2) dagens rätt En (1) dagens vegetariska rätt Take away Kiosksortiment med bl.a. frukost och konditorivaror Leverantören åtar sig att eftersträva ett varierat utbud av mat och övrigt sortiment. Av matsedlar skall tydligt framgå om rätten är gluten-, laktos-, nöt- och/eller äggfri. Vidare skall personal som tillagar eller serverar rätterna kunna redogöra för rätternas innehåll. I samband med frukost eller lunch får drycker med en alkoholhalt överstigande 2,8 volymprocent ej serveras. 5.1 Öppettider De till restaurangverksamheten och i uppdraget ingående tjänsterna skall bedrivas helgfri måndag till fredag, året runt med följande öppettider: Lunch 10:30 13:30 Övrig verksamhet 07:00 16:00 Det står leverantören fritt att utöka ovanstående öppettider. Inskränkningar i öppettider, semesterstängning och stängning vid andra tillfällen kan endast ske efter separat skriftlig överenskommelse mellan Parterna från fall till fall. 5.2 Avtalsförutsättningar Detta Avtal gäller under förutsättning att: 1. Leverantören godtas av Polisens hyresvärd såsom andrahandshyresgäst. 2. Hyresnämnden godkänt Parternas överenskommelse om avstående från besittningsskydd. 3. Avtal för drift av personalrestaurang samt hyreskontrakt är avhängiga varandra. Upphör Avtalet så upphör även hyreskontraktet att gälla. Upplåtelse av lokalerna sker endast på grund av att det föreligger behov av att det bedrivs restaurangverksamhet i dem och det är av synnerlig vikt för Polisen att Leverantören bedriver verksamhet i enlighet med Avtalet. 5.3 Uppföljning Under Avtalstiden kan Polisen komma att genomföra kontinuerliga uppföljningar för att tillse att Leverantören uppfyller sina åtaganden gentemot Polisen inklusive att leverantören i största möjliga mån arbetar enligt den miljöplan som anbudsgivaren ingett, se bilaga 1. Leverantören ska biträda Polisen vid uppföljning och utvärdering av verksamheten samt lämna erforderliga statistikuppgifter. En gemensam utvärderingsgrupp bör inrättas, bestående av minst en representant från respektive Part. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 3(12) Avtalsunderlag PVS-914-5500/12 Bilaga 2

Leverantören bör noga följa utvecklingen inom verksamhetsområdet och efter Polisens godkännande genomföra förändringar i syfte att utveckla verksamheten. 5.4 Lokaler Anvisade och av berörda myndigheter godkända lokaler upplåts till Leverantören med för verksamhetens bedrivande erforderlig fast och lös egendom. Leverantörens tillgång till lokalerna regleras i särskilt hyreskontrakt med Polisen. I detta kontrakt och i en särskild handling som godkänts av hyresnämnden har Polisen och Leverantören kommit överens om att Leverantören avstår från besittningsskydd enligt 12 kap. 56-60 jordabalken. Hyreslagen gäller. 5.5 Registrering hos kommunen Leverantören ska registrera verksamheten hos kommunen och utföra de egenkontroller av verksamheten som krävs för att uppfylla kraven om god hantering av livsmedel. Leverantören står kostnaden för registreringen samt för övriga avgifter till kommunen avseende inspektioner och dylikt. 5.6 Momsregistrering Anbudsgivaren måste vara momsregistrerad för att bedriva verksamhet i lokalen. 5.7 Miljömärkta rengöringsmedel De rengöringsmedel som leverantören använder sig av vid städning samt diskning av utensilier och dylikt ska som minst vara märkta med Svanen eller liknande miljömärkning. Stickprover kommer att göras under avtalsperioden. 5.8 Säkerhet Arbetsledare Den arbetsledare som ska arbeta i restaurangen kommer, innan tecknande av avtal, att kontrolleras mot belastningsregistret enligt förordning (1999:1134) om belastningsregister. Personal Personal som ska arbeta i restaurangen kommer att kontrolleras mot belastningsregistret enligt förordning (1999:1134) om belastningsregister. Leverantören är skyldig att underrätta arbetsledare och personal om att en säkerhetsprövning kommer att göras. 5.9 Övrigt Leverantören ska vara aktsam om lokaler och utrustning. Representanter från Polisen kommer att förrätta besiktning av lokalerna före och efter avtalstiden början och slut samt löpande minst en gång per verksamhetsår. Polisen kallar Leverantören till besiktning. Leverantören svarar därvid för sina egna kostnader vid besiktningen. Iakttagelser vid besiktning dokumenteras i besiktningsprotokoll och undertecknas av bägge parter. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 4(12) Avtalsunderlag PVS-914-5500/12 Bilaga 2

5.10 Kontaktpersoner (infogas vid avtal) Polisen: Solveig Andersson, 010-00 000 00 Leverantören: NN, 00-000 00 00 6 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Leverantören förbinder sig att utföra Tjänsten professionellt, med omsorg och i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av Polisen. Leverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet. Leverantören skall: Svara för driften av restaurangverksamheten i enlighet med förfrågningsunderlaget daterat 2012-10-29 samt överenskomna krav och utfästelser i lämnat anbud Erlägga månatlig hyra enligt hyreskontrakt Anskaffa och inneha erforderliga tillstånd för restaurangverksamhetens utövande Tillhandahålla och avlöna för restaurangverksamhetens drift erforderlig och kvalificerad personal Svara för att personalrestaurangen leds av utbildad och kvalificerad person Svara för och betala personalens arbetskläder enligt branschens skick och sedvänja samt i övrigt fullgöra de skyldigheter som åvilar arbetsgivare Svara för olycksfalls- och ansvarsförsäkring för egen personal Svara för renhållning och städning av kök och utrustning, utensilier m.m., samt tillhörande utrymmen som omklädningsrum och kontor. Leverantören ska även tillse att adekvat utrustning används. Svara för daglig avtorkning och återställning av bord och stolar i matsal Aktsamt handha upplåtna lokaler, inredning, utrustning och övriga inventarier samt ersätta skador som av uppsåt, vårdslöshet eller försummelse har vållats av egen anställd personal eller inhyrts av Leverantören, varmed följer skyldighet att omedelbart underrätta Polisen då skada eller brist upptäcks på densamma Svara för att soporna kommer till Rättscentrets miljöstation samt sorteras enligt anvisningar Bekosta låsbyte om nycklar eller kort förkommer (faktureras Leverantören av Polisen) Kunna ta emot beställningar för samt arrangera enklare festarrangemang Bekosta vatten, el och varmvatten i köksdelen Tillhandahålla utensilier såsom tallrikar, bestick, glas m.m samt redskap för tillagning av mat Tillhandahålla de antal kassaapparater som behövs för verksamheten samt ansvarar för att de är anpassade till Skatteverkets krav på redovisning 6.1 Nycklar och kort Leverantörens personal ska själva kvittera ut de nycklar och inpasseringskort de behöver för att kunna bedriva verksamheten. Efter avslutat uppdrag ska samtliga nycklar och kort återlämnas till Polisen. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 5(12) Avtalsunderlag PVS-914-5500/12 Bilaga 2

6.2 Namn Leverantören får ej namnge restaurangen på ett sådant sätt att det kan väcka anstöt. Namnet ska godkännas av Polisen. 7 LEVERANTÖRENS INTÄKTER Leverantörens erhåller för sina tjänster samtliga försäljningsintäkter från restaurangverksamheten. 7.1 Måltidspris Priset för en komplett lunchmåltid är det av Leverantören i anbudet angivna priset enligt bilaga 2 till Avtalet. Efter de första sex (6) månaderna finns möjlighet justera priset efter överenskommelse med Polisen. Priset får dock inte höjas med mer än 8 %. Efter denna höjning finns möjlighet att efter överenskommelse med Polisen justera priset årligen med samma procentuella höjning som enligt Skatteverkets schablon. 7.2 Kaffepris Priset för en kopp kaffe är bestämd till tre (3) kr per kopp. Priset kommer vara fast under det första året av avtalsperioden. Därefter kan detta komma att höjas efter förhandling mellan parterna. 8 POLISENS ÅTAGANDEN Polisen åtar sig att avropa Tjänsterna från Leverantören under hela avtalstiden med följande inskränkningar och undantag: i. Polisen lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden. ii. Avtalet inskränker inte Polisens rätt att låta utföra Tjänsten/Tjänsterna med egen personal eller med anlitande av tredje part i de fall omständigheterna påfordrar skyndsam åtgärd eller i de fall antalet uppdrag överskrider eller förväntas överskrida Leverantörens kapacitet; Polisen skall: Bereda Leverantörens personal tillträde till de lokaler/platser där Tjänsten ska utföras Tillhandahålla reparationer och underhåll av lokaler Tillhandahålla erforderliga soprum och sopkärl Svara för och bekosta sophämtning Bekosta sotning och rensning av avlopp inklusive fettavskiljare enligt myndighetskrav Tillhandahålla ventilationsanläggningar och kylanordningar Svara för och bekosta städning av matsal, fönsterputsning, tvätt av möbler, mattor och gardiner samt nödvändigt underhåll av golv i matsalen Tillhandahålla vägganslutning till data- och telefonlinjer (abbonnemang tecknas av leverantören) Driva, sköta och underhålla fastigheten Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 6(12) Avtalsunderlag PVS-914-5500/12 Bilaga 2

8.1 Utrustning Polisen tillhandahåller lokaler med fast utrustning samt inredning i form av möblemang och dylikt för detta uppdrag. All befintlig utrustning som tillhandahålls av Polismyndigheten är införskaffad och anpassad till omfattningen och behov i restaurangverksamheten, se bilaga 3. Önskar antagen anbudsgivare komplettera med ytterligare maskiner eller utrustning bekostas detta av anbudsgivaren. 9 PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN AVSEENDE UTRUSTNING Kostnader för reparation, underhåll och ersättningsanskaffning av maskiner och inredning enligt listan i bilaga 3 fördelas enligt följande: Kostnader upp till 15 000 kr. exkl. moms/år betalas av hyresgästen/leverantören. Kostnader mellan 15 000 30 000 kr. exkl. moms/år delas lika mellan hyresgäst/leverantör och hyresvärd/polismyndigheten. Kostnader över 30 000 kr., dock max 100 000 kr. exkl. moms/år betalas av hyresvärden/polismyndigheten. 10 PARTERNAS INFORMATIONSSKYLDIGHET Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Avtalet. 11 AVROP Rätt att avropa från Avtalet tillkommer Polismyndigheten i Örebro län, Kriminalvården i Örebro län samt Åklagarmyndigheten i Örebro län. 12 FAKTURERING M.M. Se hyresavtalet. 13 BEFRIELSEGRUNDER Part är befriad från sina åtaganden enligt Avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet än Polisen samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 7(12) Avtalsunderlag PVS-914-5500/12 Bilaga 2

För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda Avtalet genom skriftligt meddelande till motparten om utförande av tjänsten enligt Avtalet försenas mer än nittio (90) dagar till följd av befrielsegrundande hinder. 14 HÄVNING Båda parter äger rätt att häva Avtalet utan kompensation till motparten, i fall motparten har gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte rättat till kontraktsbrottet inom trettio (30) dagar från mottagandet av meddelande (med beskrivning av kontraktsbrottet) från den hävande parten. Polisen äger därutöver rätt att häva Avtalet enligt följande: i. Utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Tjänsten är felaktig, inte fullgörs eller fullgörs för sent och detta inte beror på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet som omfattas av punkten 13 Befrielsegrunder ii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, vid varje försök av Leverantören att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta Avtal; iii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantörens ekonomiska ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att Polisen får rimlig anledning att tro att Leverantören inte kan uppfylla Avtalet; iv. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantören har försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknade förfarande; v. utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt; vi. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantörens företrädare, genom lagakraftvunnen dom, dömts för brott varå fängelse i två (2) år kan följa; vii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantörens anställda på serveringsstället, genom lagakraftvunnen dom, dömts för brott varå fängelse i två (2) år kan följa och Leverantören inte omedelbart byter ut den aktuella anställda då detta kommit till Leverantörens kännedom; viii. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantören får nedslag vid kommunens livsmedelsinspektioner och detta inte åtgärdas av Leverantören enligt instruktion från kommunens livsmedelsinspektörer; ix. utan kompensation till Leverantören och omedelbart om kommunens livsmedelsinspektioner leder till stängning av verksamheten. Hävning enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till motparten för att vara giltig. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 8(12) Avtalsunderlag PVS-914-5500/12 Bilaga 2

15 SKADESTÅND Häver Polisen Avtalet enligt punkten 14 Hävning äger Polisen rätt till skadestånd. Framställan om krav på skadestånd enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till Leverantören för att vara giltig. Föreligger ersättningsgill skada enligt denna punkt är Polisen skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida inte dessa åtgärder ej orsakar oskälig kostnad, eller eljest är oskäligt betungande. 16 ANSVARSBEGRÄNSNING Leverantören är inte i något fall skyldig att ersätta Polisen för indirekt- eller följdskada, eller skada på grund av förlorad vinst, förlorade besparingar eller förlorade intäkter, dock förutsatt att skadan inte har orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet. 17 FÖRSÄKRING Leverantören är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden enligt Avtalet. Ersättning för skada är inte begränsat till det belopp som Leverantören erhåller från försäkringen. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Polisen uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. 18 SÄKERHET OCH SEKRETESS Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom Polisen gällande säkerhets- och sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda, anlitade konsulter och underleverantörer beaktar dessa regler och föreskrifter. Leverantören är skyldig att informera sig och sina anställda, anlitade konsulter och underleverantörer om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt denna punkt 18 gäller även då Avtalet i övrigt har upphört att gälla. 19 VERKSAMHET Leverantören eller någon på Leverantörens sida får inte under avtalstiden utöva verksamhet som i något avseende negativt kan påverka Polisens förtroende för Leverantören avseende Leverantörens åtaganden enligt Avtalet eller som kan skada Polisens anseende. 20 MARKNADSFÖRING Leverantören äger inte rätt att använda Polisens namn eller det faktum att Leverantören utför tjänster åt Polisen i reklam- och marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från Polisen. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 9(12) Avtalsunderlag PVS-914-5500/12 Bilaga 2

21 PERSONAL Leverantören förbinder sig att vid utförandet av Tjänsten använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet. För det fall att någon av de personer som utför Tjänsten blir otillgänglig för Tjänstens utförande eller om Polisen anser att någon av dessa personer saknar tillräckliga kvalifikationer eller av andra skäl inte är lämplig för samarbetet mellan parterna ska Leverantören omedelbart vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till bristen. Leverantören ska därvid söka ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens, utbildning och erfarenhet, dock förutsatt att det kan ske utan påverkan på kvalitet eller tiden för Tjänstens utförande. Förändring i personalstyrkan berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Lönenivån för personal ska som minst vara i paritet med Riksavtalet Visita-HRF. Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. Leverantören ska ha en platschef eller motsvarande som skall svara för kontakterna med Polisen. På grund av arbetets art krävs att platschefen skal behärska svenska språket väl i tal och skrift. Övrig personal bör ha goda kunskaper i svenska språket. 22 UNDERLEVERANTÖR Leverantören svarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. Leverantören äger inte rätt att anlita/byta underleverantör för utförande av i Avtalet nämnda åtaganden eller del därav utan skriftligt medgivande från Polisen 23 STATISTIK Leverantören skall på begäran av Polisen redovisa ekonomiskt utfall för verksamheten, försäljningsvolymer och där så är möjligt, statistik över antalet gäster och sålda produkter. 24 UPPSÄGNING Polisen äger rätt att när som helst under avtalstiden, genom skriftligt meddelande till Leverantören, säga upp Avtalet med nio (9) månaders varsel. Om detta inte innebär utövande av Polisens hävningsrätt enligt punkten 14 Hävning äger Leverantören rätt att utfå skälig ersättning för fram till uppsägningstidpunkten nedlagda investeringar som har direkt anknytning till Leverantörens åtaganden enligt detta Avtal jämte skälig vinst därpå samt utfå skälig ersättning för direkta avvecklingskostnader. Den totala ersättningen får dock ej överskrida det belopp som Leverantören kan förvänta sig att erhålla om Avtalet fullföljdes, exklusive eventuella förlängningsår, med avdrag för vad som tidigare utbetalats. Avveckling ska ske utan dröjsmål och Leverantören ska vidtaga alla erforderliga åtgärder för att minimera samtliga kostnader. Leverantören äger inte rätt att uppbära ersättning för det som kan komma till nytta i Leverantörens övriga verksamhet eller för vilket Leverantören erhåller ersättning på annat sätt. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 10(12) Avtalsunderlag PVS-914-5500/12 Bilaga 2

Polisen äger rätt att med biträde av auktoriserad revisor och/eller annan expert granska erforderligt underlag för bedömning av Leverantörens ersättningskrav. 25 MEDDELANDEN Meddelanden mellan parterna enligt Avtalet ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser: För Polisen namn efternamn titel adress postnummer postadress Telefon: Mobil: E-post: För Leverantören namn efternamn titel adress postnummer postadress Telefon: Mobil: E-post: Det åligger parterna att hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefonnummer samt e-postadresser. För fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet är Polisen endast skyldig att kontakta Leverantören på de kontaktuppgifter som anges ovan eller de ändrade kontaktuppgifter som Polisen fått del av. 26 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET Leverantören äger inte rätt att helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet till tredje part utan skriftligt medgivande från Polisen. 27 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till Avtalet eller annan rättshandling i anslutning till Avtalet är bindande endast i den utsträckning dessa är skriftligen avfattade och behörigen undertecknade av Parterna. 28 FRISTÅENDE PARTER Parterna är fristående organisationer och detta Avtal ska inte anses utgöra grund för partnerskap, anställning, agentrelation eller dylikt samarbete. Med undantag för vad som särskilt avtalats mellan parterna under detta Avtal eller annars, ska ingen av parterna äga rätt att agera på ett sätt som ger uttryck för eller antyder ett samarbete mellan parterna utöver den mellan fristående organisationer och inte heller företa åtgärder som kan uppfattas som bindande för den andra parten. Personalrestaurang Rättscenter Örebro Sida 11(12) Avtalsunderlag PVS-914-5500/12 Bilaga 2