JURIDISKA FAKULTETEN vid Lunds universitet Handledning till Schem ma- ochh lokalbokningssystemet Version 1.0
Innehåll INLEDNING 11 1.1 Hur kommer jag åt systemet? 2 1.2 Inloggning 33 2.1 Val av termin 44 2.2 Söka ut schema 55 2.3 Resultat av en sökning på kurs eller person. 77 2.4 Funktioner i schemat 88 3.1 Typ av lokalbokning 1010 3.2 Bokning av föreläsningssal eller grupprum. 1010 3.2.1 Val av tid 1010 3.2.2 Välj lokal 1111 3.2.3 Hyrestagare 1212 3.2.4 Lokalbokningsaktivitet 1212 3.2.5 Mina val 1313 3.2.6 Bokningssummering 1414 3.2.7 Bokningsbekräftelse 1414 3.2.8 Avboka 1616
Inledning Under flera år har Juridiska fakulteten haft olika typer av system och lösningar för schemaläggning av fakultetens kurser samt lokalbokning. För två år sedan började Utbildningsservice och IT-avdelningen gemensamt att titta på den lösning som användes av merparten fakulteter vid Lunds Universitet. I samband med detta arbete startades ett projekt med syftet att införa TimeEdit för hela universitetet. Då Juridiska fakulteten hade uppmärksammat fördelar med systemet valde fakulteten att gå med i projektet. Handledningen du nu har i din hand är ett resultat av ett års arbete både på fakultetsnivå men även på universitetsnivå. Allt har inte blivit precis så som önskats, men fakultetens förhoppning är att fördelarna kommer att överväga nackdelarna. Du som lärare kan numera välja att t.ex. söka fram ditt personliga schema, oberoende av en specifik kurs. Givetvis kan du även söka ut ditt schema baserat på en enskild kurs. Du kan välja att exportera ditt schema till olika format såsom excel, elektroniska kalenderposter samt att i framtiden prenumerera på ditt schema direkt till din elektroniska kalender. Våra studenter kan på samma sätt se sitt schema på olika vis t.ex. via en sökning på studentgrupp eller en sökning på en specifik kurs. Även studenterna kan exportera sitt schema. Du som lokalbokare kan på ett snabbt och enkelt vis se vilka lokaler som är lediga genom att endast välja tid. Våra förhoppningar är att fakulteten kommer att ha stor nytta av TimeEdit och att det på sikt skall leda till ett effektivare schema- och lokalbokningsprocess som sparar tid för samtliga personalkategorier, samtidigt som det ökar kvaliteten för våra studenter. 1
1 Att komma inloggning åt systemet och 1.1 Hur kommer jag åt systemet? Att komma åt systemet kan göras på flera olika vis, men vi kommer här att beskriva det sättet vi anser är enklast. Börja med att gå in på www.jur.lu.se och välj sedan Om fakulteten : Välj därefter Lokalbokning och schemaremiss. När du klickat på Lokalbokning och schemaremiss når du följandee sida. Det är den centrala autentiseringstjänst (CAS) vid Lunds Universitet. U 2
1.2 Inloggning För att kunna logga in i systemett så måste du känna tilll dina Lucatt uppgifter. Användarnamnet är oftast baserat på jur- och sedan första f bokstaven i förnamnet samt de två första bokstäverna i efternamnet t. Lösenordet kan du få av IT-avdelningen om du saknar detta. Ovan ser du hur det ser s ut innan du trycker Login. Om du har fyllt i rätt uppgifter skall du mötas av följande sida. Har du problem med m din inloggning så kontaktar du IT-avdelningen. 3
2 Söka ut schema för läraree och personal 2.1 Val av termin Personal HT innebär att det där finns möjlighet att söka ut schemat för innevarande eller kommande hösttermin. Personal VT innebär motsvarandm de möjlighett att söka ut schemat för innevarande eller kommande vårtermin. Välj det alternativ som passar dig. 4
2.2 Söka ut schema Nedan har vi gjort en sökning påå LAGA och systemet har h då funnit en kurs som överensstämmer med sökordet.. Här skriver du in kursens kurskod Här väljer du kurs eller person. om du valt Kurs eller namn om du valt person istället. Du kan lämna detta fält tomt men då får du samtligaa kurser som finns schemalagda i systemet eller all personall som finns inlagd. Sökningen påbörjass så fort du börjar skriva in textt och oftast har du redann sökt ut kursen innan du har hunnit skriva klart. Skulle systemett ha myckett att göra så kan du behöva klicka på knappen bredvid Söka Kurs På sammaa sätt fungerar det med personal. Och nedan visas v möjligheten att söka på både för- och efternamn. Du väljer Vilhelm det önskade sökresultatet genom att klicka på det, exempelvis Persson i ovan sökning. 5
I schemautsökningen har vi satt standardtider. Dessa tider är satta efter när terminen startarr och slutar. Det går inte att söka påå scheman som ligger utanför dessa tidsramar. Det är dock möjligt att avgränsa sökningen till en viss period inom i tidsramen genom att välja ändra tid. Valda kurser eller personer visas också i rutan. Efter att kurs k och/eller person är vald, klicka på Visa schema. Under Historik ser du dina senaste sökningar. Det är här möjligt m att göra en snabbsökning genom att klicka på något av de tidigaree sökorden i rutan. Som framgår här är det möjligt att kombinera person ochh kurs vid en sökning. Det är även möjligt att kombinera flera kurser och personer för att få en mer definierad sökning. Minustecknet används för att ta bortt en sökparameter. 6
2.3 Resultat av en sökning på person. kurs eller När sökningen är genomförd blirr resultatet att ett schema visas förr samtliga valda sökobjekt. Så här kan ett schema för en sökning kursen LAGA01 komma att se ut och så här ser en motsvarande e sökning på person ut: 7
2.4 Funktioner i schemat I schemat finns det ett antal matnyttiga funktioner. Längst nere till högerr på sidan har du följande funktioner: Om du vill ha en länk till schemat för att till exempel kunna skicka tilll en kollega klickar du här. Observera att personen som ska s se länken måste ha en Lucat-identitet eftersom systemet kräver inloggning. Du kan även spara länkenn som favorit för att få fram schemat utan att behöva göra en ny sökning. Schemat visas alltidd till en början i textformat. Du kan här välja att visa schemat grafiskt.. Det finns även möjlighet att anpassa schemat efter personliga preferenser. Om du klickar på knappen anpassa visas följande ruta: Med dessa funktioner kan man anpassa schematss grafiska vy. Om du vill exportera schemat klickar du här. Flertalett alternativ kommer då visas, se ruta nedan. 8
Denna funktion gör att du kan prenumerera på schemat i din elektroniska kalender. Observeras bör att i skrivandets stundd fungerar inte denna funktion i webbingången för anställda. Det ärr dock möjligt att prenumerera på sitt schema redann nu men prenumerationen måste då göras från webingången för studenter.. icall Gör att du kan lägga in schemaposternaa i en elektronisk kalender. Dockk sker ingen automatisk uppdatering av kalendern vid förändringarr i schemat. PDFF Ger dig schemat i en pdf fil som du kan skicka ellerr skriva ut. Excel Sammaa som ovan fast i.xlsx-format. 9
3 Lokalbokning 3.1 Typ av lokalbo okning Lokalbokningenn är uppdelad i två typer, lokalbokning samt studentsgrupprumsbokning. Studentgrupprumen har lyfts ur den vanliga lokalbokningen då grupprumen främst bokas avv studenter via receptionen. För att boka ordinarie föreläsningssalar eller liknande används Lokalbokning. 3.2 Bokning av föreläsningssal eller grupprum. 3.2.1 Val av tid Oavsett vilken typ av lokal som ska bokas ser bokningsgränssnittet likadant ut: Först välj tid för bokningen. 10
3.2.2 Välj lokal Välj sedan lokal, det bästa sättet att hitta en ledig lokal är att klickaka på Sök Lokal så kommer allaa lokaler som är lediga vid den specifika tidenn att visas. Välj sedan den lokal som önskass bland de tillgängliga enligt e sökresultatet. Om lokalen du önskar inte finns med bland sökresultaten är den upptagen. Om du vill ha den specifika lokalen måste du göra om sökningen och välja en annan tid då lokalen är ledig. Klicka då på Välj tid för att börja om och göra om sökningen. I exemplet nedan haren tid i oktober 2012 valts. Bildenn visar vadsom var ledigt under den valda tiden: 11
3.2.3 Hyrestagare Nästa steg är objektett hyrestagare. I dagsläget har vi ingen användning för denna ruta men när vii önskar att hyra ut våra lokaler till andra fakulteter eller verksamheter blir rutan extra viktig. Detta på grund av att TimeEdit har ett inbyggt debiteringssystem, där hyrestagaren automatiskt debiteras för en lokal som inte tillhör den egna verksamheten.. Trots attt fältet inte är nödvändigt för bokningen som sådan fyller det en funktion ur statistisk synvinkel. Därför börr alla välja Juridiska institutionen vid v en bokning. Denna hittas snabbastt genom en sökning på 202011. 3.2.4 Lokalbokningsaktivitet Nästa steg är att välja lokalbokningsaktivitet, dvs. vilken typ av aktivitet som lokalen ska bokas för. Genom att klicka på Sökk Lokalbokningsaktivitet dyker alternativen nedan upp. Listan på lokalbokningsaktiviteter är generell för hela universitetet. Möjligheten att förändra vilka aktiviteter som finns att välja på är därför begränsadd dåvi måste varaa överens med övriga fakulteter. De aktiviteter som finnss i dagsläget torde täcka de behov som finns. Klicka på det alternativ som passar er bokning bäst. 12
3.2.5 Mina val Efter att ni har valt lokalbokningsaktivitet ska Mina val se ut somm nedan. Det finns nu möjlighet att fylla på med fler val som personal och utrustning. För tillfället finns inte alla anställda inlagdaa som bokningsbara objekt i systemet, utan främstt undervisande personal. Under hösten kommer samtliga anställda att finnas som bokningsbara objekt. Om bokningen gäller en person som ej finns inlagd i systemet välj fortsätt. Då Juridiska Fakulteten inte har någon lös utrustning i form av projektorer eller liknande behöver inte utrustningsvalet fyllas i. Klicka istället direkt på Fortsätt. Skulle något vara fel i vyn Mina val klickar man på minustecknem et för att ta bort det felaktiga valet. Man kann också boka flera lokaler genom att trycka på plustecknet. 13
3.2.6 Bokningssummering Efter Mina val är gjorda visas följande vy: I fältet Egen text kan man skriva valfri informations om bokningen som inte annars framgår. Exempelvis s kan man skriva in en persons p namn om personen inte finns inlagd som bokningsbar under Mina val. Man kan även skriva in ytterligare information om bokningen samt bifoga t.ex. en webblänk. Länken blir då klickbar i schemat. Avsluta med att klicka på Boka. Lokalen är nu bokad! 3.2.7 Bokningsbekräftelse Om du bokar lokalen för någonn annans räkning eller vill haa en egen bekräftelse till din e-mail fyller du i den aktuella e-mail adressen i rutan och klicka på Skicka bekräftelse. Klicka därefter på Klar. 14
Om du har valt att skicka en boknigsbekräftelse via mail får du följande besked i din webbläsare: Och så här ser bokningen ut i mailklienten. 15
3.2.8 Avboka Om du skulle behöva avboka en bokning så väljer du Lokalbokning : Genom attt klicka på en av dina bokningar under Minaa 5 senaste bokningar kan du avboka denna bokning. Genom att klicka på Avboka så är avbokningen genomförd. 16
4 Schema för lokal eller studentgrupprum Om du vill se hur våra lokaler ärr bokade vid en viss tidd kan du söka ut ett schema för en specifik lokal. Välj ett av alternativen Lokalschema eller Studentgrupprumsschema beroende på vilken typ av lokal du vill se schemat för. Efter du valt lokaltyp klickar du på Sök Lokal för att a få fram samtliga av Juridiska fakultetens lokaler av den typen som finnss inlagda i systemet. Genom attt klicka på den eller dee lokaler du vill titta på och sedan välja visa schema får du upp en liknande vy som visass i avsnitt 2.3 och du kan givetvis göra samma saker med detta schema som beskrivs i avsnitt 2.4. 17
5 Slutord Systemet har potential att göra väldigt mycket och det finns många funktioner att välja och lära sig. Genom att använda systemet kommer man dock snabbt in i det och har ni problem, frågor eller synpunkter får ni gärna kontakta support@jur.lu.se. Systemet varken driftas eller utvecklas av Juridiska fakultetens IT-avdelning utan av en förvaltningsgrupp utsedd av Lunds universitet. Juridiska Fakultetens representant i gruppen är Ingela Brandt och hon är också den som kan svara på frågor gällande systemets framtida funktioner samt föra fram våra önskemål om förändringar. Handledningen kommer att finnas i digital form på adressen: www.jur.lu.se/it. Där kommer även uppdaterade versioner av denna handledning att publiceras. 18