Sida 1(34) Årsredovisning 2011 Regionservice 1. SAMMANFATTNING OCH SLUTSATS En av de grundläggande tankarna i bildandet av Regionservice är att utnyttja skalfördelar som finns i hanteringen av gemensamma standardiserade serviceprocesser för Västra Götalandsregionen. Efter att Regionservice de första åren har fokuserat på samordning och konsolidering av verksamheter, har nu fokus flyttats över till standardisering och professionalisering för att säkerställa sänkta kostnader relaterat till service inom Västra Götalandsregionen. Under 2011 har arbetet med att utveckla konceptet kring samlat servicepaket till sjukhusen pågått. Arbetet har fokuserat på integrerade tjänster inom: materialförsörjning vårdnära service måltider Servicenämnden har beslutat att ge servicedirektören i uppdrag att tillsammans med berörda sjukhus påbörja projekt för införande av servicepaket. Omfattning och tidplan fastställs tillsammans med berörda sjukhus. I uppdraget ingår även fortsatt införande av materialförsörjning på vårdavdelningar och fortsatt utveckling av Västra Götalandsregionens måltidsprocess. Utöver utveckling av ovanstående projekt har mycket arbete under året bedrivits inom E-handel, Gemensam IT-plattform och den framtida IT-organisationen. Dessa regionala projekt har stor påverkan på Regionservice. Partnerstrategiprocessen har säkrat en ökad involvering av kunderna i Regionservice leveranser. Målet att ge en förbättrad översikt och förbättrad hantering av kundernas behov har nått en första godtagbar nivå. Vidareutvecklingen av processerna för kundinitierad tjänsteutveckling har resulterat i en ökad involvering från kunder i aktuella projekt. Regionservice har dessutom ett starkt ökande deltagande i kundernas bygg- och omstruktureringsprojekt. Processen för att hantera överenskommelser har fått ökad enhetlighet och kvaliteten i tjänstespecifikationer kraftigt förbättrats. Kundrapporteringen har förbättrats väsentligt både avseende kvalitet i innehåll och processen för framtagandet. Processerna för att följa upp och utveckla kundrelationerna har resulterat i gemensamt arbetssätt, förbättrad mötes- och aktivitetsplanering, effektivare möten, ökad automatisering av kundrapportering. Måluppfyllelse inom ramen för Kundserviceprocesserna är god för de fokusområden som definierades för 2011. Arbetetet med servicepaket har också medfört utvecklingsinsatser inom medarbetarområdet. I medarbetarperspektivet är fokus på att stärka servicekulturen inom Regionservice, som ett led i detta genomförs serviceutbildning/bas för alla medarbetare. Hittills har 50 procent av de tillsvidare anställda (exklusive VGR-IT) genomfört utbildningen. Jämfört med samma period föregående år har antalet årsarbetare minskat med 29.
Sida 2(34) Minskningen beror på största delen av vakanshållning och en minskning av visstidsanställda. Sjukfrånvaron är 6,3 procent och ligger på samma nivå som föregående år. Resultatet för 2011 är 22,3 mnkr, vilket är 40 mnkr bättre än föregående år. Årets resultat motsvarar 0.56 procent av Regionservice totala omsättning. Det förbättrade resultatet om 40 mnkr i jämförelse med föregående år består i huvudsak av ökade intäkter inom hjälpmedelsverksamheten utöver budget och en regionbidragsväxling i enlighet med budget. Hjälpmedelsverksamheten har med anledning av den senaste upphandlingen fått en prisbild, som lett till att verksamheten har genererat ett överskott. Investeringarna för året uppgår till 185 mnkr, inklusive persondatorer. Under året har en ny rutin för internleasing av persondatorer införts. Den innebär att Regionservice investerar i datorerna och genom internleasing hyr ut dem till regionens förvaltningar. Årets investeringsnivå har ökat med cirka 65 mnkr under 2011 med anledning av dessa investeringar. 1.1 Sammanfattning medborgarperspektivet KUNDPERSPEKTIV OK Partnerrelation är ett nytt område inom Regionservice med uppdraget att ta fullt och tydligt ansvar för relationen med våra kunder med målsättningen att: Ta ett rejält steg framåt mot att bli en professionell serviceorganisation och förverkliga partnerskapsidén Säkra tillräckliga resurser för kundarbete Skapa ordning och reda i samarbetet med våra kunder genom klarare spelregler, tydligare organisation, roller och ansvar Vidareutveckla kundprocesser och verktyg som fungerar i verkligheten Etableringen av Partnerrelation förväntas främst ge följande effekter: Ökat kundfokus Att säkerställa att vi dels uppfyller kundernas nuvarande krav och behov av service, dels att vi har en effektiv kundbehovsdriven tjänsteutveckling Effektivare kundprocesser Utvecklad styrning Effektiva partnerprocesser, såväl hos Regionservice som hos kund och därmed frigöra resurser till annat eller till lägre kostnader. Ett exempel på detta är etableringen av förvaltningsgemensamma beställningsprocesser Säkerställa tillgänglighet av korrekt information och beslutsunderlag utifrån kundperspektivet till Regionservice ledning, kundansvariga och kundteam Under året har en nöjd-kund-index undersökning genomförts med följande
Sida 3(34) resultat: rätt tjänster 6,7 på 10-gradig skala i rätt tid 7,0 på 10-gradig skala med rätt kvalitet 6,6 på 10-gradig skala Målsättning i verksamhetsplanen var 7,0 I undersökningen har följande delar ingått: Städ, Transporter/Vaktmästeri, Måltider, VGR-IT, Tvätt, Tryckeri, Depå, Inköp Kundservice, Lön, Faktura och Telefoni. 1.2 Sammanfattning verksamhetsperspektivet OK Många aktiviteter har under 2011 på ett bra sätt genomförts inom alla områden för att, i enlighet med strategin, standardisera och professionalisera serviceverksamheten. Under året har arbetet med att utveckla koncept kring samlat servicepaket till sjukhusen pågått. Arbetet har fokuserat på integrerade tjänster inom: materialförsörjning vårdnära service måltider Servicenämnden har beslutat att ge servicedirektören i uppdrag att tillsammans med berörda sjukhus påbörja projekt för införande av servicepaket. Diskussion gällande omfattning och tidplan har skett tillsammans med berörda sjukhus. I uppdraget ingår även fortsatt införande av materialförsörjning på vårdavdelningar och fortsatt utveckling av Västra Götalandsregionens måltidsprocess. Utöver utvecklingen inom ovanstående projekt har mycket arbete under perioden bedrivits inom E-handel, Gemensam IT-plattform och den framtida IT-organisationen. Framförallt E-handel och framtida IT-organisation har stor påverkan på Regionservice verksamhet. 1.3 Sammanfattning medarbetarperspektivet OK Arbetetet med servicepaket har medfört utvecklingsinsatser inom medarbetarområdet. I medarbetarperspektivet är fokus att stärka servicekulturen inom Regionservice. Som ett led i detta genomförs serviceutbildning/bas för alla medarbetare. Hittills har 50 procent av samtliga tillsvidareanställda (exklusive VGR-IT) genomfört utbildningen. Jämfört med samma period föregående år har antalet årsarbetare minskat med
Sida 4(34) 7,4. Det har även skett verksamhetsöverång till RnS av tre årsarbetare vilket innebär en total minskning med 10,4 årsarbetare. Minskningen beror till största delen på vakanshållning och en minskning av visstidsanställda. Följande av fullmäktiges mål har uppfyllts: - Andelen långtidssjukfrånvaro högst 48 procent. Utfallet blev 45,2 procent - Löneskillnader mellan kvinnor och män ska fortsätta minska, måltal minst 91 procent. Utfallet blev 91,6 procent. - Regionen ska sträva efter en jämnare könsfördelning, måltal 23 procent. Utfallet blev 29 procent. - Andelen anställda med ofrivillig deltidsanställning ska minska, måltal högst 1,5 procent. Utfallet blev 0,9 procent. - Andelen anställda med tillfälliga anställningar ska minska, måltal högst 17 procent. Utfallet blev 14,8 procent. Följande av fullmäktiges mål har inte uppfyllts: - Sjukfrånvaron ska minska, måltal högst 5,9 procent. Utfallet blev 6,3 procent. - Andel månadsavlönade med individuell utvecklingsplan, måltal 100 procent. Utfallet blev 72 procent. - Oskäliga löneskillnader enligt BAS ska minska, måltal minst 99,6 procent. Utfallet blev 98,3 procent. 1.4 Sammanfattning ekonomiperspektivet Bra Resultatet för 2011 är 22,3 mnkr, vilket är 40 mnkr bättre än föregående år. Det förbättrade resultatet om 40 mnkr i jämförelse med föregående år består i huvudsak av ökade intäkter inom hjälpmedelsverksamheten samt den regionbidragsväxling, som gjordes under året. Hjälpmedelsverksamheten har med anledning av den senaste upphandlingen fått en prisbild, som lett till att verksamheten har genererat ett överskott. Område Måltider har en negativ intäktsavvikelse och ett negativt resultat, vilket beror på minskade volymer i restaurangerna. Kostnadssidan för område Måltider ligger i princip oförändrad från föregående år och i balans med budget.
Sida 5(34) Investeringsnivån för 2011 uppgår till 185 mnkr, inklusive persondatorer. Under året har en ny rutin för internleasing av persondatorer införts. Den innebär att Regionservice investerar i datorerna och genom internleasing hyr ut dem till regionens förvaltningar. Årets investeringsnivå har ökat med cirka 65 mnkr under 2011 med anledning av dessa investeringar. Ett omfattande arbete har påbörjats för att implementera en ny ekonomistyrningsprocess, som bygger på metoder för kalkylering, uppföljning och styrning av tjänster. Kostnader och intäkter ska mötas på varje tjänst och en mer processorienterat synsätt i styrningen kan på så sätt skapas. Visualisering av information för styrning kommer att ske med hjälp av beslutsstödssystem och implementering av modell för målstyrning kommer att ske. 2. VERKSAMHETENS ÖVERGRIPANDE UPPDRAG Regionservice uppdrag är att återföra medel till kärnverksamheten samt att öka kvalitet och koncernnytta i serviceverksamheterna. För Regionservice har effektiviseringskravet hittills uttryckts genom att ange index för internpriser. Metoden med prisreglering har gällt även för 2011, med denna metod kommer effektiviseringen direkt köpande enheter till del, vilket är i enlighet med fullmäktiges beslut för 2011. Effektiviseringskravet för regionservice har varit 2 procent, vilket innebär att internpriserna jämfört med 2010 sänktes med 0,6 procent (genomsnittlig uppräkning med 1,4 procent minus 2 procent). Undantag för prisregleringen har varit de varor och tjänster som vidareförmedlas av servicenämnden, transfereringar (t ex depåvaror, hjälpmedel och sjuktransporter). Regionservice effektiviseringskrav på 2 procent motsvarar en kostnadssänkning på cirka 50 mnkr för 2011. 3. MEDBORGARPERSPEKTIVET Strategiskt tema: Öka förtroendet från våra ägare, partners och nyttjare av tjänster. Mål: Utveckla partnerskapet Vi har: etablerat partnerstrategier för samtliga större kunder stärkt kundernas involvering i Regionservice tjänsteutveckling samt väsentligt ökat Regionservice medverkan i kundernas bygg- och omstruktureringsprojekt. säkerställt att alla överenskommelser är aktuella och i linje med partnerstrategier vidareutvecklat kundrapporteringen både avseende kvalitet i innehåll och processen för
Sida 6(34) framtagande i projektform inventerat tjänstekataloger och skapat förutsättning för att en enhetlig tjänstekatalog tas fram 2012 genomfört NKI-undersökningar med samma metodik som tidigare år, för att få jämförbarhet och undanröja brist i validitet och reliabilitet. vidareutvecklat kundrelationerna genom gemensamma arbetssätt, förbättrad mötes- och aktivitetsplanering och effektivare möten etablerat en förvaltningsgemensam kundweb Nöjd-kund-index i genomsnitt för förvaltningen (ingående tjänster: Städ, Transporter/Vaktmästeri, Måltider, VGR-IT, Tvätt, Tryckeri, Depå, Inköp Kundservice, Lön, Faktura och Telefoni) rätt tjänster 6,7 på 10-gradig skala i rätt tid 7,0 på 10-gradig skala med rätt kvalitet 6,6 på 10-gradig skala Målsättning i verksamhetsplanen var 7,0 3.2 Insatser för kommunikation Regionservice kommunikationsplanering utgår från förvaltningens strategiska karta. På så sätt säkerställer vi att planerat kommunikationsarbete stödjer verksamhetens mål. För att stärka servicekulturen i förvaltningen har vi under året arbetat med aktivteter för att öka delaktighet, engagemang och stolthet över den egna verksamheten och över Regionservice som helhet. Vi kommer också att arbeta med att öka kommunikationskompetensen hos chefer och ledare. För att sänka kostnaderna relaterat till service kommer vi att arbeta med aktiviteter som syftar till att öka kunskap och ansvarstagande att omsätta fastställda mål och planer till egna handlingar så att verksamhetsmålen uppnås. Under året kommer vi fokusera på att utveckla en effektiv samordnad extern kommunikation. Det innebär att arbeta med att uppnå samstämmiga budskap gentemot partners, kunder och andra intressenter i Västra Götalandsregionen. 3.3 Jämställdhetsintegrering Vid upphandlingar tas särskild hänsyn till olika förutsättningar för könen vid handhavande av produkter som avropas. Detta anges där det är relevant, i kravspecifikationer. Regionservice ska ha en arbetsmiljö med samma förutsättningar för båda könen. Det innebär att förvaltningen ska vidareutveckla genuskunskapen. Det pågår arbete med att ta
Sida 7(34) fram material som kan användas på arbetsplatsträffar. Regionservice har tagit fram och fastställt en jämställdhets- och mångfaldsplan. Till denna plan finns en åtgärdsplan som kommer att följas upp i samband med årsredovisningen. 3.4 Funktionshinder Regionservice mångfaldsplan omfattar även medborgare och medarbetare med funktionshinder. Regionservice fokuserar på tillgänglighetsfrågor vid upphandling. Område Inköp följer den handlingsplan som tagits fram i projektet Att ställa tillgänglighetskrav vid upphandling. Innehållet i så kallade Gröna listan har utökats med att skapa lättillgänglig information om tillgänglighetskrav på möbler och vid inredning av lokaler. Personalen inom område Inköp har genomgått en grundläggande utbildning i ämnet. Arbetsprocessen för upphandling har utvecklats för att ge tillgänglighetsfrågorna större del i kommande upphandlingar. Åtgärder för att förbättra tillgängligheten till Regionens hus har genomförts under året. Tillgänglighetsdatabasen är uppdaterad. 3.5 Mångfald Regionservice har tagit fram och fastställt en jämställdhets- och mångfaldsplan. Till denna plan finns en åtgärdsplan som kommer att följas upp i samband med att handlingsplan för 2012 upprättas. Under året har inga förvaltningsövergripande aktiviteter genomförts. Perspektivet och förhållningssättet genomsyrar dock verksamheten. 3.6 Verksamheternas mål i medborgarperspektivet Redovisas i kapitel 3.KUNDPERSPEKTIV 4. VERKSAMHETSPERSPEKTIVET Från att tidigare arbetat mycket med samordning och konsolidering av serviceverksamheterna har det under 2011 varit ett tydligt fokus på att standardisera och professionalisera servicetjänsterna. Det finns goda exempel på standardisering och professionalisering inom alla områden där det tydligt går att se att det långsiktiga arbetet med servicetjänster i Västra Götalandsregionen ger önskat resultat. Under året har det varit fokus på att utveckla konceptet kring samlat servicepaket till sjukhusen. Arbetet har fokuserat på integrerade tjänster inom: materialförsörjning vårdnära service
Sida 8(34) måltider Piloter inom Logistik i Vården, där Materialförsörjning kopplas ihop med vårdnära service, har genomförts med goda resultat tillsammans med flera kunder. Som en fortsättning på detta arbete har det under hösten genomförts projekt för att få fram en lösning beträffande materialförsörjning till tekniskt avancerade avdelningar. Nuvarande leveransmodell för måltider uppfyller inte gällande krav och behov och är därför inte ändamålsenlig. En ny leveransmodell behöver utvecklas och förankras. Slutberedningen av måltiden och den avdelningsnära samverkan mellan måltidskompetens i serviceteamen och vårdpersonalen kommer att utvecklas i syfte att uppfylla fastställda kvalitetskrav gällande bland annat hygien och varmhållning. Produktionen vid respektive sjukhus anpassas för att möjliggöra hög kvalitet och flexibilitet kring specialkoster och sjukhusspecifika måltider. Produktionen av måltider och måltidskomponenter samordnas från flera leverantörer till en regiongemensam standard. Servicenämnden har beslutat att ge servicedirektören i uppdrag att tillsammans med berörda sjukhus påbörja projekt för införande av servicepaket. Omfattning och tidplan fastställs tillsammans med berörda sjukhus. I uppdraget ingår även fortsatt införande av materialförsörjning på vårdavdelningar och fortsatt utveckling av Västra Götalandsregionens måltidsprocess. Utöver utveckling av ovanstående projekt har mycket arbete under året bedrivits inom E-handel, Gemensam IT-plattform och den framtida IT-organisationen. Det fortsatta arbetet med införandet av E-handelsmodellen kommer att ha stor påverkan på Regionservice. Under hösten har en planering genomförts som innebär att Regionservice engagemang i projektet blir större och att förberedelser för mottagande av processerna intensifieras. Flera verksamheter inom Regionservice berörs av dessa processer, framförallt inköp, kundservice, försörjning och ekonomi. Den framtida IT-organisationen innebär att VGR IT den 1/4 lämnar Regionservice, mycket arbete har genomförts för att denna överföring ska bli så bra som möjligt. Regionservice ska också anpassa sin organisation efter den nya IS/IT-styrmodell som ska börja gälla från 2012. En fortsatt utveckling och konsolidering av administrativa tjänster har pågått inom Administrativt Centrum. Under perioden har en omfattande faktainsamling genomförts på Sahlgrenska universitetssjukhuset och Skaraborgs sjukhus som en del i en nationell benchmarking med 15 andra landsting. Benchmarkingen omfattar processerna städ, patientmåltider och materialförsörjning. Resultatet visar att det finns stora förbättringspotentialer genom att införa nya standardiserade arbetssätt i enlighet med de lösningar som är planerade i servicepaketet. Regionservice befintliga projektstyrningsmodell har förbättrats under året i syfte att få ett ännu bättre samlat grepp om styrningen av all verksamhetsutveckling som sker i projektform inom Regionservice. 4.1 Regionfullmäktiges prioriterade mål i verksamhetsperspektivet
Sida 9(34) 4.1.15 Andelen som reser kollektivt istället för att åka bil ska öka Regionservice medarbetare följer regionens resepolicy. OK Svar: Går ej att redovisa då det saknas uppgifter angående hur personalen reser kollektivt. Resandet med bil har minskat vilket redovisas i målet om att antalet resta mil i tjänsten ska minska. 4.1.16 Minska användningen av fossil energi i Västra Götaland Styrtal: Beräknas utifrån andelen förbrukad fossila bränslen (liter) i förhållande till den totala drivmedelsförbrukningen, egna fordon OK Måltal: < 65 procent Resultat: Statistik saknas. Det har köpts in många bränslesnåla biogasbilar till bilpoolerna. Inköpen av etanolbilar minskar till förmån av snålare dieselbilar. 4.1.17 Antalet resta mil i tjänsten ska minska Måltal 2011 Eventuellt eget måltal Utfall 2011 OK Antal körda mil med bil (summan av privat bil, förmånsbil och leasingbilar) Minskning med minst 10% jämfört med 2009 4,6% Antal resta mil med flyg Minskning med minst 5% jämfört med 2009 Ej relevant Styrtal: Antal resta mil i tjänsten med bil Måltal: -5 % Aktiviteter: Använda alternativa/resfria mötesformer när det är möjligt Resultat 2011: Resultat 2009-2011 minskning 4,6 procent. Antalet resta mil ökade med 4 procent 2009-2010 och minskade 2010-2011 med 9 procent. Orsaken till minskningen 2010-2011 är troligen att Bergfotsgatan samlade IT och adminsitrativ personal samt att Gullbergsvass
Sida 10(34) togs i bruk och många därmed åkte kollektivt. 4.1.18 Användningen av miljö- och hälsofarliga kemikalier i den egna verksamheten ska fasas ut Varning Basår (ange år) Måltal VGR totalt 2012 Andel utfasningsämnen som fasats ut av totala mängden utfasningsämnen, volym. Avser ämnen i VGRs utfasningslista och anges i procent. 25% Andel utfasningsämnen som fasats ut av den totala mängden utfasningsämnen, antal. Avser ämnen i VGRs utfasningslista och anges i procent. 25% Eventuellt eget måltal 2011 Utfall 2011 Mängden är 123,3 liter och vi vet ej minskning/ökning. Bronopol (moppkonserveringsmedel) står för största andelen. Substitut och nya rutiner för minskning sökes. Antalet utfasningsämnen är desamma dvs 13 ämnen. Regionservice ska ta fram en plan för vilka kemikalier som ska fasas ut under året. Endast använda kemikalier som är upphandlade enligt regionens inköpsprocess. 4.1.19 Alla verksamheter ska arbeta systematiskt med miljöledningssystem OK Måltal 2011 VGR totalt Andel årsarbetare som omfattas av miljöledningssystem av totala antalet årsarbetare (inklusive miljödiplomering för primär- och tandvård). 75% Eventuellt eget måltal 2011 Utfall 2011 Endast Tvätteriet omfattas av ISO 14.001 dvs ca 8,6 procent av årsarbetarna. Regionservice har infört miljöledningssystem och har gjort förvaltningens
Sida 11(34) miljöhandbok tillgänglig på intranätet. Uppföljning sker enligt regionens rutiner för miljöredovisning. Utfallet: Målet ej nått förutom Tvätteriet Alingsås som sedan ett antal år har varit certifierade enligt ISO 14.001, dvs 300 av Regionservice 3493 årsarbetare. Under 2012 ska arbetet fortsätta med miljöledningssystem för hela Regionservice. 4.1.20 Andelen ekologiska livsmedel ska öka och uppgå till mer än 30 procent i Västra Götalandsregionen som helhet Varning Kommentar Inköp av ekologiska livsmedel skall följa de riktlinjer område Måltider tagit fram. Mål ej nått. Endast 15 procent ekologiska livsmedel 2011. Ekonomiska skäl har bidragit till att andelen ekologiska livsmedel inte ökat. Aktivitet - Fortsatt arbete med ekologisk varukorg - Fortsatt dialog med miljösekretariatet gällande bla redovisning av andel Arbetet med att nå måltalet med ekologiska livsmedel har försvårats i och med den överprövade livsmedelsupphandlingen som har inneburit ökade råvarukostnader. Arbete med en ny upphandling är påbörjad och beräknas vara slutförd under våren 2012. Måltal VGR totalt 2011 Eventuellt eget måltal 2011 Utfall 2011 Andel ekologiska livsmedel (%) 30% 15% 4.1.21 Energiförbrukningen i regionens verksamheter ska minska Bra Regionservice arbetar kontinuerligt med att minska energiförbrukningen i tvätteriet. Styrtal: antalet förbrukade kwh/kg tvätt. Måltal: 2,2 kwh/kg Resultat 2011: 2,16 kwh/kg tvätt Utöver Tvätteriet förbrukar köken mycket energi, tyvärr kan Västfastigheter inte särredovisa energiförbrukningen för köken. Aktivt arbete med information till medarbetare på gällande mediaförbrukning sker.
Sida 12(34) 4.2 Verksamheternas mål i verksamhetsperspektivet Strategiskt tema: Säkerställa sänkta kostnader relaterat till service inom VGR Regionservice strategier Aktiviteter för genomförande Fortsatt dialog och överenskommelser Renodla, standardisera och öka med våra partners om kvalitet och produktiviteten i serviceprocesserna effektiviseringar och i samverkan med våra partners Kommentar: Dialog har skett med ägare och kunder med fokus på införandet av servicepaket och materialförsörjning Mätning och uppföljning av våra tjänster (benchmarking, best-practice och nyckeltal, prestationsmått etc) Kommentar: Strukturerad benchmarking har genomförts i ett nationellt program för städ, patientkost och materialförsörjning. Löneprocessen har benchmarkats med hjälp av extern konsult. Områdena har arbetat vidare med prestations- och nyckeltal. Fortsatt utveckling av processer och hur dessa ska styras och följas upp Konsolidera och ta hem synergier Kommentar: Fokus sker på servicepaket och materialförsörjning. Genomföra utvalda piloter inom materialförsörjning och arbetsplatstjänster. Utvärdera dessa och ta fram beslutsunderlag för fortsatt implementering. Kommentar: Har genomförts med gott resultat. Beslutsunderlag har arbetats fram inom ramen för servicepaketet Starta implementering efter beslut. Kommentar: En första definition av tjänsterna har gjorts, mätmodell samt planering av mätning för att fastställa utgångspunkt har genomförts, planering av genomförande av
Sida 13(34) Synliggöra den totala kostnaden för service inom VGR pilotprojekt har gjorts Genomföra Framtidens Måltider enligt plan; utveckla demonstrationsanläggning samt framtida koncept. Utvärdera resultat och ta fram beslutsunderlag för fortsatt implementering. Kommentar: Efter dialog och förankring har inriktningen korrigerats, se sammanfattning. Implementera ny organisation för Regionservice Kommentar: Ok, är genomförd, vissa korrigeringar har gjorts beträffande ledningskansliet. Implementera en ny styrmodell i linje med Regionservice organisationsstruktur Kommentar: Styrmodellen utvecklas inom ramen för införandet av servicepaket samt i sin helhet av ekonomienheten. Arbetet har påbörjats. Styrmodellen förankras med ägaren i särskilt uppdrag. Aktivt delta i de VGR-övergripande initiativen kring Inköp, Gemensam ITplattform, e-handel, Redovisning samt Läkemedelsförsörjningsprojektet Kommentar: Ja, mycket fokus på framförallt E-handel. Mäta och följa upp den totala effekten för VGR Styrtal Effekthemtagning av strategiska initiativ Kommentar: Ingår i arbetet med styrmodell enligt ovan. Måltal Enligt effekthemtagningsplan Kommentar: Mätning av effekthemtagningen har inte genomförts under perioden.
Sida 14(34) Mätningen kommer att samordnas med arbetet med ny styrmodell för Regionservice. 4.3 Prestationer Regionservice bedriver ett kontinuerligt arbete med att utveckla metoder för att mäta och värdera effektivitet och produktivitet. För 2011 är mätningen strukturerad i tre typer av mått Generella nyckeltal Används på alla verksamheter Redovisar någon form av fakta eller kunskap Här ingår regionfullmäktiges prioriterade mål för berörda verksamheter Prestationsmått mäter verksamhetens volymer målsättningen är att de ska beskriva minst 80 procent av verksamhetens volym Produktivitetsmått (Kvot) Mäter volymer i förhållande till använda resurser ur ett tids-, kostnads- respektive kvalitetsperspektiv Ovanstående mått följs områdesvis på en detaljerad nivå. 4.3.1 Tabellsammanställning, prestationer Analyslänkar Prestationer 2011 Prestationer VGR IT 2011../../userfiles/1/documents/1636_2559_5E343.xls../../userfiles/1/documents/1636_2559_83B42.doc 4.3.2 Utfall jämfört med föregående år, prestationer För 2011 har Regionservice en ny struktur på prestationsmått. Det innebär att jämförelse med tidigare år inte är relevant. 5. MEDARBETARPERSPEKTIVET Antalet anställda uppgick den siste december 2011 till 3 839 varav 3 272 tillsvidareanställda samt 567 visstidsanställda varav 411 timavlönade. Omräknat till årsarbetare är det 3 493. Från december 2010 har antalet anställda minskat med 23 personer vilket motsvarar 7,4 årsarbetare. Genom verksamhetsövergång har tre årsarbetare tillkommit. Det innebär en faktisk minskning med 26 personer motsvarande 10,4 årsarbetare. Minskningen av personal är en åtgärd för att få ekonomi i balans. Minskningen beror till största del på att vakanser inte
Sida 15(34) tillsätts samt en minskning av visstidsanställda. Medelåldern har ökat med ett år till 48 år. Kvinnors medelålder är 2,5 år högre än männens medelålder. Personalomsättningen har ökat med nästan 3 procent till 7,2. Nästan hälften av personalomsättningen är pensionsavgångar. VGR IT har en ökad personalomsättning beträffande framförallt nyckelpersoner. Detta har inneburit en ökad bemanning från konsultföretag samtidigt som det pågår ett strategiskt arbete med att minska konsultberoendet. Även område inköp har haft vissa svårigheter att bemanna sina vakanser. Andelen tillsvidareanställda är 85 procent och visstidsanställda är 15 procent varav timavlönade 11 procent. Kvinnors andel av antalet chefer är 62 procent. De flesta finns som första linjens chefer. Sjukfrånvaron är 6,3 procent. Sjukfrånvaron har ökat med 0,1 procentenheter från föregående år. Serviceutbildning/bas fortskrider enligt plan. 50 procent av de tillsvidareanställda ( VGR IT ej medräknad) har gått serviceutbildningen. Inför de förändringar som VGR IT står inför beslutades att VGR IT inte ska delta i serviceutbildningen. Löneöversynsarbetet är klart och de allra flesta fick ny lön med aprillönen. Uppföljningsmöten med personalorganisationerna har genomförts. Utfall av löneöversyn 2011 hamnade på 2,2 procent vilket var enligt plan. Nästan hälften av alla anställda, 49 procent, finns inom område kök, städ och tvätt. Därefter kommer arbetsgrupper inom teknik/hantverk och administration med ca 25 procent vardera. 5.1 Regionfullmäktiges prioriterade mål i medarbetarperspektivet 5.1.1 Sjukfrånvaron ska fortsätta att minska Varning Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid per personalgrupp och kön Personalgrupp Kvinnor Män Totalt Sjuksköterskor, barnmorskor 2,3 2,3 Undersköterskor m.fl. Läkare Tandläkare Tandsköterskor, -hygienister m.fl. Läkarsekreterare Rehabilitering och förebyggande 2,6 0,2 2,3
Sida 16(34) Sjukhustekniker/labpersonal 9,4 4,3 4,9 Utbildning, kultur och fritid 1,2 0 1,2 Teknik, hantverkare 6,2 5,4 5,6 Kök, städ, tvätt 8,7 6,3 8,2 Administration 4,8 3 4,4 Summa 7,1 5 6,3 Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid 2011 2010 Kvinnor 7,1 6,9 Män 5 5 Totalt 6,3 6,2 Andel långtidssjukfrånvaro 2011 2010 Kvinnor 48,4 47 Män 37,6 35,9 Totalt 45,2 43,8 Sjukfrånvaron är 6,3 procent för 2011 vilket innebär en ökning med 0,1 procentenheter från föregående år. Regionservice måltal om högst 5,9 procents frånvaro har därmed inte uppnåtts. Kvinnors sjukfrånvaro är 7,1 procent och männens sjukfrånvaro är 5 procent, vilket innebär att kvinnor ökat sin sjukfrånvaro med 0,2 procentenheter medan männans sjukfrånvaro är oförändrat sedan föregående år. Andelen långtidssjukskrivna (> 60 dgr) har ökat med 1,4 procentenheter från föregående år. Måltalet om att andelen långtidssjukskrivna ska uppgå till högst 48 procent har klarats av genom att utfallet för långtidssjukskrivna blev 45,2 procent. Förvaltningen har under året fokuserat på att arbeta aktivt med rehabilitering och proaktivt med arbetsmiljöfrågor såsom exempelvis genomförande av skyddsronder med tillhörande handlingsplaner. Vidare har arbete skett med att ta fram enhetliga rutiner, metoder och system för att strukturera och systematiskt arbeta med ständiga förbättringar. Inom område Måltider utbildades cheferna i rehabilitering och personalekonomi. Vidare har flera förebyggande insatser såsom hälsofrämjande aktiviteter gjorts. Bl a har område Närservice tagit beslut att ge ekonomiskt bidrag till medarbetarna för inköp av ergonomiskt anpassade skor att använda i arbetet. Under början av året avslutades Projekt åter i arbete och sjukskrivningsverktyget Sickan stängdes ner. Projektet visade för
Sida 17(34) Regionservice del på ett gott resultat genom att ett antal långtidssjukskrivna helt eller delvis kom i arbete. En ökning av indragna sjukpenningar från försäkringskassan har skett vilket innebär att Regionservice fått betala sjuklön under en längre period vilket inneburit ökade kostnader. 5.1.2 Alla anställda ska ha tillgång till kompetensutveckling och en individuell utvecklingsplan Varning Andel månadsavlönade med individuell utvecklingsplan 2011 2010 Procent 72 78 Målet att samtliga anställda har en individuell utvecklingsplan har inte kunnat uppnås. Måltalet på 100 procent har dock aldrig infriats. Dock har en förbättring skett under ett antal år. Denna trend bröts 2011 genom att andelen med individuell utvecklingsplan minskade med 6 procentenheter. Det finns fortfarande en kultur inom område kök,städ och tvätt att utvecklingsplanerna mer är en del i utvecklingssamtalet och ses inte som en individuell utvecklingsplan utan snarare som som grupputveckling. Åtgärder för att förbättra måltalet är informations- och utbildningsinsatser för chefer. Andelen som har haft utvecklingsamtal med sin chef har också minskat från föregående år med 4 procentenheter till 81 %. Detta gäller även chefers utveckingssamtal med sina chefer där det blivit en minskning med 6 procentenheter till 72 procent. 5.1.3 Löneskillnaderna mellan män och kvinnor ska fortsätta minska Bra Medellön Anställda månadsavlönade Personalgrupp Kvinnor Män Kvinnor/Män % Antal Andel Andel Kvinnor män Sjuksköterskor, barnmorskor 32100 1 100 Undersköterskor m.fl. Läkare Tandläkare Tandsköterskor, - hygienister m.fl. Läkarsekreterare Rehabilitering och förebyggande 28895 28500 101,4 42 88,1 11,9 Sjukhustekniker/labpersonal 23629 24283 97,3 58 12,1 87,9
Sida 18(34) Utbildning, kultur och fritid 30100 1 100 Teknik, hantverkare 25405 24655 103 827 26,7 73,3 Kök, städ, tvätt 29837 20721 100,6 1549 80,1 19,9 Administration 26726 33805 79,1 950 74,8 25,2 Summa 23331 25462 91,6 3428 64,7 35,3 Medellön månadsavlönade, kr 2011 2010 Kvinnor 23331 22728 Män 25462 24767 Totalt 24082 23442 Kvinnor/Män % 91,6 91,8 Måltalet för kvinnors medellön i förhållande till männens medellön sattes till lägst 91 procent. Målet har uppfyllts genom att utfallet blev 91,6 procent. Det är inom område administration som den största löneskillnaden mellan kvinnor och män finns. Övriga områden är i stort sett likvärdiga vad gäller medellön mellan kvinnor och män. Vid en jämförelse med föregående år har dock en svag minskning skett (0,2 procentenheter). Förvaltningen har arbetat aktivt med BAS och regionens önkvärda lönestruktur vid såväl löneöversyn som vid nyanställningar. 5.1.4 Oskäliga löneskillnader mellan män och kvinnor, enligt BAS, ska åtgärdas OK Oskäliga löneskillnader mellan kvinnor och män enligt BAS ska åtgärdas. Måltal för Regionservice om att uppnå minst 99,6 procent 2011 har inte uppnåts. Utfallet blev 98,3 procent. Detta måltal tillkom under året så därför kan ingen jämförelse med föegående år ske. Aktiviteter för att uppnå målet har varit att ta fram handlingsplan för att uppnå regionens önskvärda lönestruktur. Prioriteringar utifrån handlingsplan beaktades vid löneöversynen för 2011. 5.1.5 Regionen ska sträva efter en jämnare könsfördelning Bra Antal anställda per personalgrupp och Totalt kön Andel 2011 Andel 2010 Personalgrupp Kvinnor Män KvinnorMän Sjuksköterskor, barnmorskor 1 100 100 Undersköterskor m.fl. Läkare Tandläkare Tandsköterskor, -hygienister m.fl. Läkarsekreterare Rehabilitering och förebyggande 43 88,4 11,6 90,5 9,5
Sida 19(34) Sjukhustekniker/labpersonal 58 12,1 87,9 17,582,5 Utbildning, kultur och fritid 1 100 100 Teknik, hantverkare 910 26,6 73,4 25,8 74,2 Kök, städ, tvätt 1851 79,5 20,5 79,8 20,2 Administration 975 74,9 25,1 75,2 24,8 Summa 3839 64,9 35,1 64,6 35,4 Regionservice strävar efter en jämnare könsfördelning. Måltal för andelen personalgrupper med könsfördelning inom intervallet 40-60 procent, har satts till 23 procent. Beräkning har skett utifrån etikett per personalgrupp och huvudgrupp och utfallet för 2011 är 29 %. Ser man andel med könsfördelning 40-60 procent enbart till etikett så är det ingen etikettsgrupp som uppnår målet. Ser man däremot till Regionservice måltal har det uppnåtts. Aktiviteter som skett under året har varit att tydliggöra hur strukturen ser ut för att sen kunna beakta detta vid rekryteringar. Noteras att de största grupperna inom Regionservice är kvinnodominerade. Kvinnors andel av totalt antal anställda är 65 procent. 5.1.6 Andelen anställda med ofrivilliga deltidsanställningar ska minska Bra Antal Ofrivilligt deltidsanställda Tillsvidareanställda Personalgrupp Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Sjuksköterskor, barnmorskor Undersköterskor m.fl. Läkare Tandläkare Tandsköterskor, -hygienister m.fl. Läkarsekreterare Rehabilitering och förebyggande Sjukhustekniker/labpersonal Utbildning, kultur och fritid Teknik, hantverkare 1 1 2 215 586 801 Kök, städ, tvätt 24 3 27 1190 278 1468 Administration Summa 25 4 29 2121 1151 3272 Andel ofrivilligt deltidsanställda av tillsvidareanställda 2011 2010 Kvinnor 1,2% 1% Män 0,3% 0%
Sida 20(34) Totalt 0,9% 0,7% Andelen anställda med ofrivilliga deltidsanställningar ska minsk. Måltalet är satt till högst 1,5. Måltalet har klarats då endast 0,9 procent av de tillsvidareanställda är ofrivilligt deltidsanställda. Aktiviteter under året är att vid vakanser och nya uppdrag se över arbetsorganisationen och schema för att i möjligaste mån kunna erbjuda utökad sysselsättningsgrad. 5.1.7 Andelen anställda med tillfälliga anställningar ska minska Bra Antal tillfälligt anställda Personalgrupp Totalt Andel Kvinnor Andel Män Sjuksköterskor, barnmorskor Undersköterskor m.fl. Läkare Tandläkare Tandsköterskor, -hygienister m.fl. Läkarsekreterare Rehabilitering och förebyggande 3 100 Sjukhustekniker/labpersonal 1 100 Utbildning, kultur och fritid Teknik, hantverkare 109 24,8 75,2 Kök, städ, tvätt 383 73,6 26,4 Administration 71 80,3 19,7 Summa 567 65,3 34,7 Andel tillfälligt anställda av samtliga anställda 2011 2010 Kvinnor 14,9 13,6 Män 14,6 18 Totalt 14,8 15,2 Andelen anställda med tillfälliga anställningar ska minska. Måltalet om högst 17 procent har uppnåtts. Tillfälligt anställda utgjorde 14,8 procent av totalt anställda vilket det är en minskning med 0,4 procentenheter från föregående år. Aktiviteter har varit bl a att till viss del inrätta personalpool för att minska antalet visstidsanställda. Till detta har en minskning av timavlönade skett för att minska personalkostnaderna och få ekonomin i balans.
Sida 21(34) 5.1.8 Kostnaderna för bemanningsföretag ska minska Ingen status Kostnader för bemanningsföretag, tkr Läkare Sjuksköterskor Övriga Summa 2011 2010 Anlitande av bemanningsföretag förekommer mycket blygsamt inom RnS vilket innebär att detta mål inte varit föremål för någon aktiv insats under 2011. 5.3 Kompetensförsörjning 5.3.1 Personalvolym Anställda 2011 2010 Personalgrupp Antal Andel Antal Andel Sjuksköterskor, barnmorskor 1 0 1 0 Undersköterskor m.fl. Läkare Tandläkare Tandsköterskor, -hygienister m.fl. utbildning, kultur och fritid 1 0 1 0 Rehabilitering och förebyggande 43 1,1 42 1,1 Sjukhustekniker/labpersonal 58 1,5 63 1,6 Teknik, hantverkare 910 23,7 939 24,3 Kök, städ, tvätt 1851 48,2 1847 47,8 Administration 975 25,4 969 25,1 Summa 3839 100 3862 100 Anställda Anställningsform Period 2011 Period 2010 Antal Kvinnor, % Män, % Antal Kvinnor, % Män, % Tillsvidareanställd 3272 65 35 3276 65 35 Visstidsanställd 156 63 37 195 51 49 Timavlönad 411 66 34 391 61 49 Summa 3839 65 35 3862 65 36 Regionservice har minskat antalet anställda med 23 personer, samtidigt har 3 personer tillkommit genom verksamhetsövergång. Det innebär en nettominskning med 26 anställda
Sida 22(34) jämfört med samma period föregående år. Minskningen har skett genom att använda färre visstidsanställda. Andelen tillsvidareanställda är 85 procent, visstidsanställda 15 procent, varav timavlönade 11 procent. Det är i stort sett som tidigare år. Antalet årsarbetare har minskat med 10,4, samtidigt som 3 årsarbetare tillkommit genom verksamhetsövergång. Det innebär en nettominskning med 7,4 årsarbetare jämfört med föregående år. Områdena Måltider och Närservice har en överanställning i jämförelse med budget. Under våren har bemanningsöversyn och schemaförändringar genomförts. Kontinuerligt arbete pågår för att försöka finna nya sätt att nyttja befintliga resurser över gränserna inom och mellan områdena. Som ett led i detta arbete görs en kompetenskartläggning. Genom att identifiera behov och tillgång tydliggörs för medarbetarna de krav som ställs på befattningarna. Könsfördelningen är i stort densamma som tidigare år. Största andelen medarbetare finns inom område kök, städ, och tvätt, 49 procent, och därefter kommer teknik, hantverk och administration med ca 25 procent vardera. Någon förändring sedan föregående år har inte skett. Medelåldern har ökat med ett år från ifjol, till 48 år. Personalomsättningen har ökat med nästan 3 procentenheter till 7,2 procent. Tar man bort dem som gått i pension är personalomsättningen 3,9 procent. Under de närmaste åren kommer ett stort antal medarbetare att gå i pension. Även under 2011 har område inköp haft en stor omsättning av inköpare/upphandlare samt svårigheter att rekrytera denna grupp. Detta försvårar möjligheten att leva upp till verksamhetsmålen. 5.3.1.1 Personalstruktur Anställda och årsarbetare per personalgrupp Anställda Årsarbetare Personalgrupp Period Period 20112010 Period DiffPeriod 20112010 Diff Sjuksköterskor, barnmorskor 1 1 1 1 Undersköterskor m.fl. 0,1 +0,1 Läkare Tandläkare Tandsköterskor, -hygienister m.fl. Läkarsekreterare 0,8 +0,8 Rehabilitering och förebyggande 43 42 + 1 41,9 40,8 + 1,1 Sjukhustekniker/labpersonal 58 63-5 57,1 59,9-2,8 Utbildning, kultur och fritid 1 1 1,8 1+ 0,8 Teknik, hantverkare 910 939-29 858,7 883,3-24,6 Kök, städ, tvätt 1851 1847 + 4 1593,1 1578,8+14,3 Administration 975 969 + 6 938,9 936,1 +2,8 Personal i bolag
Sida 23(34) Totalt 3839 3862-23 3493,4 3500,9-7,5 Förändringarna som redovisas är av mindre art och påverkar inte personalstrukturen i någon större omfattning. Största huvudgrupp är kök-städ och tvätt som har 49 procent av samtliga medarbetare. Sen följer administration och teknik-hantverk med ca 25 procent vardera. Områdena arbetar aktivt med en personal- och kompetensförsörjningsplan. Arbetet ska resultera i framtagandet av gapanalyser som belyser skillnader mellan befintlig och efterfrågad kompetens inom verksamheterna. En del av verksamheterna har kommit en bra bit på väg i arbetet med att ta fram en kompetensstrategi som sträcker sig framåt i tiden, och med utgångspunkt bla från tjänstestrategi. Inom område Närservice pågår arbete med att tydliggöra vad som ingår i servicearbetarens roll. Samtidigt pågår arbete med att anpassa organisationen till de serviceteam som håller på att införas. Serviceutbildningen är en viktig del av det förändringsarbete som pågår. Serviceutbildningen/bas pågår för fullt och totalt har 1537 medarbetare deltagit hittills. 5.6 Jämix Regionservice har en positiv ökning av årets Jämix tal från 106 ifjol till 117 för 2011. Största förbättringen som påverkat Jämixtalet är en förbättring av andelen tillsvidareanställda i förhållande till visstidsanställda. Vid en jämförelse med VGR så har Regiosnervice bättre värde på jämställda löner mellan könen samt andelen tillsvidareanställda i förhållande till visstidsanställda. Regionservice ligger sämre till vid jämförelse med andelen som har heltider och männens uttag av föräldraledighet. 5.7 Verksamheternas mål i medarbetarperspektivet Strategisk tema: stärka servicekulturen inom Regionservice. Strategi: Skapa en gemensam och tydlig servicekultur Aktiviteter: Serviceutbildning/bas (2 dgr) genomförs för medarbetare och chefer. Måltal: Andel tillsvidareanställda som genomgått serviceutbildning/bas Måltal: 50 procent Genom beslutet att VGR IT ska flyttas till regionkansliet deltar inte VGR IT i serviceutbildningen. Andelen tillsvidareanställda exklusive VGR IT som genomgått serviceutbildningen under 2011 är 50 procent, vilket innebär att måltalet uppnåtts. 6. EVENTUELLA ÖVRIGA PERSPEKTIV
Sida 24(34) 6.1 Verksamheternas mål i övriga perspektiv Säkerhet Säkerhetsarbetet i allmänhet går sakta framåt. Regionservice krishanteringsförmåga, det proaktiva säkerhetsarbetet samt arbetet med informationssäkerhet har inte utvecklats under året. Utbildningsinsatserna har fortskridit under 2011. Regionservice har idag ett 50-tal utbildade säkerhetsombud och organisationen börjar formas. Det har också skett en stor utbildningsinsats i personsäkerhet, i samverkan med HR, enligt regional riktlinje. Ett av de högst prioriterade målen för 2011 var att införa lokal tjänsteman i beredskap(ltib). Denna aktivitet har försenats på grund av att funktionen inte är bemannad men beräknas starta under första kvartalet 2012. Inom brandskydd har det skett ett omfattande arbete. En riktlinje för hur Regionservice ska bedriva sitt systematiska brandskyddsarbete är framtagen(sn 61-2011) och godkänd. I samband med omorganiseringen har en revidering utförts av krishanteringsplanen. Samtidigt togs ett helhetsgrepp kring epidemi- och pandemiplanen som nu är en integrerad tilläggsplan till krishanteringsplanen. Fördjupad information samt regional redovisning finns att läsa i: Sammanställning RNs säkerhetsarbete inkl bilaga 1 Bilaga 2 - Regional redovisning RM 1 Bilaga 3 - Regional redovisning RM 2 Resultat utifrån intern handlingsplan 2011 Process Systematisk styrning av säkerhetsarbetet 1. Andel ledningsgrupper som har informerats om styrande dokument och ansvarsfördelning av säkerhetsarbetet Måltal klart Q2 Vi är inte riktigt nära att nå målen. En hel del arbete återstår 2. Regionservice har inrättat en TiB-funktion Måltal Q4 Vi är på gång att nå målet. Vi är på rätt väg Det är beslutat att vi ska införa en LTiB enligt framtaget förslag, årets alla dagar 06-18. Arbete pågår med att bemanna funktionen. Funktionen träder troligtvis i kraft under första kvartalet 2012. 3. Det finns en övergripande risk- och krishanteringsgrupp/råd Måltal Q4 ej påbörjat, Vi är inte riktigt nära att nå målen. En hel del arbete återstår 4. LIS finns integrerat i ledningshandboken Måltal Q3 vi är långt ifrån att uppnå uppsatta mål. Mycket arbete återstår.
Sida 25(34) Nuvarande ledningshandbok saknar struktur och förankring. Att bygga ut det med informationssäkerhet är förmodligen ingen framgångsfaktor. Ett omtag behövs av hela ledningshandboken för en bättre integration. 5. En förvaltningsövergripande risk- och sårbarhetsanalys är genomförd i syfte att utveckla säkerhetsarbetet och krishanteringsplanen Måltal Q4 Vi bedömer att vi når våra mål. Analysen är genomförd. Analysobjekt vid tillfället var införande av servicepaket. 6. Andel områden som arbetar samordnat med KAMS-frågor Måltal 50 procent Vi är på gång att nå våra mål. Vi är på rätt väg Samordning sker inom kvalitet, miljö- och säkerhet. Det finns ett visst samarbete etablerat med arbetsmiljö. Med ny miljöstrateg kommer med all sannolikhet även samarbetet med miljö att etableras på sikt. 7. Andel områden som har en handlingsplan för säkerhetsarbetet Måltal 50 procent - Vi bedömer att vi når våra mål. Det finns en övergripande handlingsplan och det har påbörjats ett visst arbete med att ta fram handlingsplaner inom några områden. 8. Andel områden som har regelbunden ledningsgenomgång av säkerhetsarbetet Måltal 50 procent - Vi är inte riktigt nära att nå målen. En hel del arbete återstår I nuläget fungerar ledningsgenomgångar i en för låg omfattning. Det är svårt att få tid i ledningsgrupperna framförallt på områdesnivå. Det saknas fortfarande lokala handlingsplaner för säkerhetsarbetet vilket inte underlättar uppföljning. Kund Vi levererar servicetjänster med rätt kvalitet och i rätt tid 1. Vi har en metod för att arbeta systematiskt med kontinuitetsplanering Måltal Q1 vi har uppnått målet Genom ett stöd från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap(msb) på 300 konsulttimmar har ett metodstöd för kontinuitetsplanering tagits fram. 2. Andel områden som har påbörjat arbetet med kontinuitetsplanering Måltal 25 procent Vi är långt ifrån att uppnå uppsatta mål. Mycket arbete återstår. Det är svårt att få verksamheterna att ta sig tid till denna aktivitet som är tidskrävande men så viktig. Ett försök är utförts inom Närservice och Måltider inom projektet att starta upp Rågården 3. Andel områden som har en plan för underhåll och övning av kontinuitetsplaner Måltal 25 procent - Vi är långt ifrån att uppnå uppsatta mål. Mycket arbete återstår. Det saknas planer vilket därmed saknas underhåll och övning. 4. Andel avvikelser mot kund som är åtgärdade inom angiven tid Måltal 75 procent - Vi är på gång att nå våra mål. Vi är på rätt väg Sedan starten av MedControl PRO har mycket arbete lagts på utbildning och hantering
Sida 26(34) av inkomna ärenden. Fokus har legat på avvikelser från kund. Det har också varit stora problem att få in de olika rollerna i systemet i samband med omorganiseringen.regionserivce har nu en lokal systemförvaltare på plats och som kommer att avlasta en hel del samt ha tid att driva MedControl. 5. Förankrad tydlig målsättning kring mål 4 i den regionala säkerhetsstrategin Måltal Q3 - Vi är inte riktigt nära att nå målen. En hel del arbete återstår Målet tolkas olika av olika förvaltningar vilket medfört att målet kommer att justeras och formuleras om i ny kommande regional säkerhetsstrategi. Vi avvaktar ny strategi. 6. Andel områden som gjort risk- och sårbarhetsanalys på sina kritiska processer Måltal 25 procent - Vi är inte riktigt nära att nå målen. En hel del arbete återstår Det görs endast sporadiska analyser. Vi saknar en kultur i proaktivt säkerhetsarbete. 7. Andel områden som arbetar systematiskt med avvikelsehantering Måltal 25 procent - Vi är på gång att nå våra mål. Vi är på rätt väg Mycket arbete pågår med MedControl PRO såsom att rapportera samt handlägga ärenden från kund. Det är en bit kvar innan vi uppnår systematik. 8. Antal personer som är utbildade i risk-, sårbarhets- och händelseanalys Måltal 15 st - Vi är inte riktigt nära att nå målen. En hel del arbete återstår Vi har ett flertal personer utbildade i olika metoder men det utförs endast ett fåtal riskanalyser. Medarbetare Säkerhetsmedvetna medarbetare 1. Andel medarbetare som informerats om god säkerhetskultur Måltal 50 procent - Vi är inte riktigt nära att nå målen. En hel del arbete återstår 2. Andel områden som mäter säkerhetskultur Måltal 10 procent - Vi är långt ifrån att uppnå uppsatta mål. Mycket arbete återstår. 3. Andel utbildade säkerhetssamordnare Måltal 100 procent - Vi har uppnått målet Alla samordnare har genomgått VGR säkerhetsutbildning med högskolepoäng. 4. Andel utbildade säkerhetsombud Måltal 90 procent - Vi har uppnått målet De två utbildningar som har varit planerade 2011 är genomförda. Vi har nu totalt ett 50-tal utbildade säkerhetsombud. 5. Andel utbildade medarbetare i personsäkerhet Måltal 100 procent - Vi är på gång att nå våra mål. Vi är på rätt väg Sex av sju områdesledningar har fått utbildning och inom ledningskansliet har ingen utbildning skett. Utbildningen har skett i samverkan med HR och utbildning på områdesnivå pågår. Utbildningen ska vara kontinuerlig och här saknas en plan. Ekonomi Kostnadseffektivt säkerhetsarbete 1. Andel områden som har indikatorer i syfte att följa upp och korrigera avvikelser Måltal 50 procent - Vi är inte riktigt nära att nå målen. En hel del arbete återstår