1 Användarmanual Att arbeta med Cubicle 2.0
Innehåll 2 Att komma igång 3 Förberedelser 3 Logga in första gången 3 Startsidan 4 Byt till personlig PIN-kod på kortet 4 Att arbeta i Cubicle 5 Cubicle Explorer 5 Kopiera filer till och från Cubicle 6 Mail 6 Surfa/Använda länkar i mail 6 SPAM-karantän 6 Utskrifter 6 Återställa förlorade data 7 En produkt av 2010 Cubicle AB Publications Cubicle AB Frösundaviks Allé 15, 4tr 16970 Solna Sweden +46 (0)8-655 82 50 www.cubicle.se Byta arbetsplats 7 Om din internetuppkoppling är dålig 7 Logga ut 8
Cubicle - din nya mobila arbetsplats - Att komma igång - Att arbeta på Cubicle är vanebildande och lika enkelt oavsett var du befinner dig! Du slipper de problem som normalt är förknippade med att installera program och uppdatera och underhålla din IT-miljö, allt är förberett och funkar precis som du vill att det skall göra redan från start. Några saker bör du dock kontrollera innan du släpper loss din produktivitet på Cubicle-plattformen. Förberedelser För att kunna logga in på din nya Cubicle-arbetsplats är det viktigt att du har de standardkomponenter som krävs för att använda Cubicle installerade på alla maskiner du kommer att ansluta ifrån. Du behöver minst Microsoft Windows XP Service Pack 3 (vi rekommenderar dock Vista eller senare). För att se vilken version av XP du har högerklickar du på My Computer/Den här datorn och väljer Properties/Egenskaper. Under System framgår det om du har Service Pack 3. Om inte, gå till www.update. microsoft.com för att uppdatera till Service Pack 3. Även om du har SP3 är det bra att med hjälp av Windows Update göra en kontroll av att du har senaste version av viktiga filer innan du loggar in första gången. Du behöver också Microsoft Internet Explorer 6.0 eller senare och gratiskomponenterna Microsoft.NET Framework 3.0 eller senare och Microsoft Base Smartcard Cryptographic Service Provider, dessa är standard i Vista och Windows 7. Kortläsare som ansluts på USB-port medföljer ditt startpaket, men det finns också en mängd andra varianter av SmartCardläsare på marknaden. Avancerade bärbara datorer har idag ofta läsare inbyggda från start men det finns även kortläsare inbyggda i tangentbord samt läsare att sätta i den inbyggda PC-Card-platsen på bärbara datorer. Om du väljer den typen av läsare så var noga med att kontrollera vilken typ av PC- Card-plats du har i din bärbara dator innan du beställer. Det är också viktigt att du laddar ner drivrutiner för din kortläsare om det behövs (normalt gäller det bara för dig som kör Windows XP). Mer information och länkar till installation av dessa komponenter hittar du under fliken Support till höger på www.cubicle.se. Observera att du inte skall vara inloggad när du klickar på support-fliken för att komma åt informationen om vad som krävs för inloggning. Logga in första gången När du anslutit ditt Cubicle SmartCard till din kortläsare och kontrollerat att du har vad som krävs enligt ovan är du färdig att logga in och bekanta dig med din nya arbetsplats. 3
Explorer till ditt skrivbord eller till genvägsfältet i Internet Explorer. 4 Startsidan På startsidan har du tillgång till alla program du abonnerar på. Programmen startas precis som vanligt med ett enkelt klick på respektive programikon. De ser ut och fungerar precis som du är van vid om du kört samma applikationer på din lokala dator eller i ditt nätverk. Första gången du startar ett program och därmed börjar din arbetsdag i Cubicle får du ännu en fråga om PIN-kod. Kontrollera att rätt certifikat är valt och skriv in din tillfälliga PIN. På www.cubicle.se hittar du inloggningsknappen uppe till höger. Efter att ha klickat på den kontrollerar du att rätt certifikat är valt i listan innan du klickar OK. Skriv sedan in din tillfälliga PIN-kod för att öppna startsidan på din Cubiclearbetsplats med direkt tillgång till alla dina program och viktiga funktioner. Om du använder Windows XP kan PINkoden hamna bakom Explorer-fönstret, hitta i så fall PINkodsfönstret genom att klicka på det i aktivitetsfältet längst ner på skärmen. Du kan enkelt skapa en snygg genväg till inloggningssidan genom att gå till www.cubicle.se och dra ut den lilla cubicleloggan till vänster om webadressen i Internet Byt till personlig PIN-kod på kortet Det första du bör göra när du loggat in i Cubicle och startat ett program (som Microsoft Outlook) är att byta till en personlig PIN-kod på ditt kort. För att åstadkomma detta följer du dessa steg: 1. Tryck Ctrl + Alt + Del 2. Välj Ändra lösenord/change a password 3. Välj Andra autentiseringsuppgifter/other Credentials 4. Välj Ändra PIN kod för smartkortet/smart card PIN change Nu är du färdig att börja jobba!
- Att arbeta i Cubicle - Din Cubicle-arbetsplats är smidig att använda och erbjuder fantastisk säkerhet både när det gäller backuper och skydd mot virus/spam. I det här avsnittet berättar vi mer om hur du skall gå till väga för att få ut så mycket som möjligt av Cubicle. För mer allmänna frågor om funktioner och hur du använder program som Microsoft Outlook eller Windows-komponenter som Utforskaren hänvisar vi till tillverkarnas manualer och programsupport. utrymme heter Personlig (P:) och ligger synlig överst till vänster i Cubicle Explorer. Hit har bara du åtkomst. Du skapar mappar och hanterar filer precis som du är van vid ifrån Windows Utforskaren/Explorer. 5 Cubicle Explorer Med Cubicle Explorer navigerar du på din personliga lagringsarea precis som på din hårddisk. Ditt privata Under disk Gemensam (G:) hittar du de företagsgemensamma lagringsytor som administratören på ditt företag givit dig tillgång till. Detta utrymme delar du med dina kollegor. Arbetar du på samma dokument som dina arbetskamrater kommer ni att bli upplysta om att en nyare version finns sparad av en kollega sedan du öppnade din version. Du kan då välja att antingen spara i nytt namn för att inte skriva över din kollegas arbete - eller få upp den nyare versionen. Att arbeta i grupp är alltså lika smidigt som om ni satt i rummen bredvid varandra även om ni loggat in på Cubicle från helt olika platser i världen.
6 Att kopiera filer till och från Cubicle Du kopierar filer och mappar mellan din lokala PC och din Cubicle genom att helt enkelt högerklicka på filen i filhanteraren på din PC och välja Kopiera. Sedan ställer du dig bara där du vill lägga filen i Cubicle Explorer och högerklickar på en tom yta och väljer Klistra in. Du flyttar filer åt andra hållet på precis samma sätt. Vill du välja flera filer eller mappar kan du hålla ctrl nedtryckt när du markerar filer innan du högerklickar och väljer kopiera. Notera att det inte går att dra-och-släppa filer mellan din Cubicle och din lokala PC eller tvärtom. Mail Mail fungerar precis som du är van vid och du och dina kollegor har tillgång till alla Exchange-/Outlook-möjligheter till gemensamma adresslistor etc. Vill du bifoga filer som finns på din lokala PC kopierar du dessa enligt ovan, sedan ställer du dig bara i det vanliga textfältet i ett mail du håller på att skriva och väljer Klistra in. Filen hamnar då som en bifogad fil i ditt mail. Surfa/Använda länkar i mail För att skydda ditt företags viktigaste uppgifter är säkerhetsnivån på Cubicle mycket hög. Det gör att det inte är fritt att surfa till siter där virus och skadlig kod kan finnas. Skall du surfa på nätet gör du därför det från den lokala Internet Explorer du har i din egen dator. Detta kan orsaka problem om du försöker klicka på länkar i mail, ofta kommer de inte att gå att öppna. Gör därför alltid till en vana att kopiera web-adresser du får i mail och klistra in dem i din egen browser istället för att försöka klicka på dem i Cubicle. För fall där det är knappar och annat man skall klicka på rekommenderar vi att du har en egen gratis web-mail som Microsoft Hotmail som du kan vidarebefordra mail med komplicerade länkar och kod till. SPAM-karantän Inkommande e-post tvättas från spam och virus via Microsoft tjänst Forefront Online Security for Exchange. Du kan logga in via en webbläsare för att kontrollera eventuell spam som fastnat och släppa den för leverans till din mailbox. Skulle ett spam ha fastnat skickar Microsoft ett e-post meddelande till dig och meddelar detta. För att kontrollera eller släppa spärrade mail öppnar du en webbläsare och går till adressen nedan: https://quarantine.messaging.microsoft.com/ Där loggar du på med din e-post adress och ett lösenord du väljer genom att klicka på länken Need your password?. Utskrifter Utskriftshanteringen i Cubicle är unik. Du behöver inte förlita dig på skrivardrivrutiner som skall installeras i Cubicle, istället använder du din vanliga drivrutin på din lokala PC. För att vara säker på att det fungerar smidigt skall du se till att välja skrivaren du vill skriva till som standardskrivare i Windows. Det gör du genom att gå till dina skrivarinställningar i kontrollpanelen i Windows, och sedan högerklicka skrivaren och välja Välj som standardskrivare/set as default printer. När du skriver ut från Cubicle kommer din skrivardrivrutin upp och den fungerar precis som vanligt med alla de
inställningar du är van vid. Det kommer att stå redirected efter skrivarrutinen som en indikation på att Cubicle använder dina lokala drivrutiner. Återställa förlorade data Om du råkar radera en fil eller göra en förändring som du vill återställa har det aldrig varit enklare än i din Cubicle. Såhär går du tillväga: 1. I Cubicle Explorer högerklickar du på den mapp där din förlorade fil/mapp låg och väljer Properties 2. Klicka på fliken Previous Versions 3. Välj ett datum och klockslag som du vill återställa från och klicka på Open 4. Nu öppnas mappen som den såg ut vid den valda tidpunkten och du kan enkelt dra och släppa tillbaka den fil/mapp du vill återställa. Observera att om bara du vill återfå en tidigare version utan att skriva över arbete som du gjort sedan den tidigare versionen säkerhetskopierades väljer du istället att lägga filen i en annan mapp än tidigare för att inte skriva över data. Byta arbetsplats I Cubicle kan du när du vill byta arbetsplats och dator. Lämna bara de dokument du jobbar i öppna när du rycker ut ditt SmartCard och stänger av din dator (för säkerhets skull är det alltid bra att spara dina ändringar först eftersom osparad data går förlorad om du inte öppnar en ny session innan du loggas ut automatiskt). När du loggar in igen från en annan dator inom en timme kommer oavsett vilken av Cubicle-programmen du öppnar först alla dina öppna fönster från din avbrutna session upp precis som du lämnade dem. Det är bara att jobba vidare precis där du var alltså, att lämna jobbet och fortsätta hemma har aldrig varit smidigare. En timme efter att du dragit ut ditt SmartCard och stängt av datorn bryts sejouren och du loggas ur Cubicle automatiskt. Om du bara rycker ur kortet och låter Cubicle vara igång med program uppe på den första arbetsplatsen kan du öppna och ta över sejouren på en annan dator utan tidsbegränsning. Notera dock att om internetuppkopplingen bryts eller datorn stängs av på den första arbetsplatsen så har du bara en timme på dig från detta tillfälle. Om din internetuppkoppling är dålig Om du sitter på en dålig internetuppkoppling eller får andra problem med din anslutning kan du uppleva tillfälliga problem i kontakten med Cubicle. Bilden kommer då att frysa i väntan på att du skall återanslutas. Det kan ta en stund men ha tålamod, Cubicle kommer att starta igen om en uppkoppling finns. Du behöver självklart inte heller vara rädd för att förlora data om detta skulle inträffa, din sejour på Cubicle hålls öppen under en timme och du förlorar aldrig 7
något av ditt arbete när du återansluter är du tillbaka i de dokument du hade öppna. 8 Logga ut När du arbetat klart för dagen kan du logga ur din Cubicle med knappen Cubicle Exit på startsidan. Detta är dock inget krav, det räcker bra med att du stänger dina program och Internet Explorer innan du stänger av din dator. Varje gång du går in på startsidan kommer du att tillfrågas om din PIN-kod, så har du stängt ner dina öppna program och Internet Explorer så är dina data säkra.
Anteckningar 9
10 En produkt av