Region Skåne Koncernstab Centrum för verksamhetsplanering och analys Ingrid Bengtsson-Rijavec 044 309 33 91 Ingrid.Bengtsson-Rijavec@skane.se Direktiv 2008-03-25 Dnr Projektdirektiv Projekt 11 inom förnyelseprogrammet Projektnamn: Projekt 11 - Organisatorisk enhet Projektbeställare Projektledare Centrum för verksamhetsplanering och analys Förnyelsekontoret/ Ingrid Bengtsson-Rijavec 2008-03-05 Dokumentbeteckning Distributionslista Projekt 11 - Projektdirektiv Projektplan Statusrapport Slutrapport
Projektdirektiv 2 (9) Godkännande av beställning : : Underskrift Beställare Underskrift Projektledare Namnförtydligande Namnförtydligande
Projektdirektiv 3 (9) Revisionshistorik Ver Namn Kommentar
Projektdirektiv 4 (9) Innehållsförteckning 1 Bakgrund, omvärldsbeskrivning... 5 1.1 Bakgrund... 5 1.2 Idé... 5 1.3 Syfte... 5 2 Mål... 5 1. Budgetprocess... 5 2. Budgeteringsverktyg... 5 3. Balanserat styrkort... 5 4. Uppföljningsprocessen... 6 5. Verksamhets resultaträkning... 6 3 Krav på projektet... 6 3.1 Förutsättningar... 6 3.2 Avgränsningar... 6 4 Kopplingar till andra projekt och verksamheter... 6 5 Ramar... 6 5.1 Tidsramar... 6 5.2 Resursram... 8 5.3 Budget och finansiering (kostnadsplan)... 8 6 Risker och möjligheter... 9 7 Leverans och överlämning... 9 8 Styrgrupp... 9
Projektdirektiv 5 (9) 1 Bakgrund, omvärldsbeskrivning 1.1 Bakgrund Under hösten 2007 har en omfattande kartläggning av Region Skånes verksamhet genomförts. Den visar att det finns stora möjligheter att effektivisera och utveckla verksamheten. Karläggningen har lagt grunden till ett förnyelseprogram, som bland annat syftar till att sänka kostnadsnivån samt underlätta för förvaltningarna att uppnå en ekonomi i balans. Målet är högre kvalitet och en starkare ekonomi. Förnyelseprogrammet omfattar i första hand tolv områden. Detta projektdirektiv avser ett av dessa områden -. Arbetet med programmet samordnas av ett Förnyelsekontor på uppdrag av regiondirektören. 1.2 Idé Utveckling av ekonomistyrning och budgetering är ett arbete som ska ske kontinuerligt. Projektet ska därför snarare ses som ett mer strukturerat sätt att arbeta med att utveckla ekonomistyrningen i Region Skåne. 1.3 Syfte Syftet är att utveckla budget- och uppföljningsprocessen och där till hörande verktyg för att nå en förbättrad ekonomistyrning med budgetdisciplin och budget i balans. En god ekonomistyrning där ledning och verksamheten arbetar i en väl utvecklas process och har rätt verktyg kan bidra till att en god ekonomisk hushållning utvecklas och Region Skånes strategiska mål - en långsiktigt stark ekonomi uppnås. 2 Mål 1. Budgetprocess Säkerställa en budgetprocess som ökar delaktigheten såväl på koncernnivå som på förvaltningsnivå. Säkerställa att budgetprocessen ger tillräckligt med tid för förvaltningarna att ta genomarbetade och förankrade interna budgetar. Skapa tydlig, standardiserad process för hur förvaltningarna internt bör skapa sina budgetar. Budgetar som byggs upp nerifrån och upp och som kan konsolideras på koncernnivå. 2. Budgeteringsverktyg Skapa en konsekvent, detaljerad rapporteringsmall som automatiskt tar fram jämförelser och kontroller. Ta fram budgeteringsverktyg för att säkerställa att alla förvaltningar gör sina interna budgetar på samma sätt och som underlättar vid konsolidering och avstämningar.. Steg 2, ta fram ett aktivitetsbaserat budgetverktyg inklusive tydliga kostnads- och effektivitetsdrivare. 3. Balanserat styrkort Utveckla ett balanserat styrkort för Region Skåne med 10 till 15 utvalda parametrar som ska följas upp månatligen (kvalitet, produktivitet, personal och ekonomi).
Projektdirektiv 6 (9) Skapa processer som snabbt tar fram nödvändig data i samband med månadsskiften 4. Uppföljningsprocessen Skapa en strukturerad månatlig uppföljningsprocess som ska brytas ner och byggs upp varje månadsslut 5. Verksamhets resultaträkning Ett långsiktigt mål bör vara att skapa resultaträkningar för verksamheterna/ avdelningarna för att säkerställa att klinikerna kan ta kontroll över sin verksamhet samt kommunicera med ledningarna på ett effektivts sätt 3 Krav på projektet 3.1 Förutsättningar Yttersta ramverket för arbetet är kommunallagens krav på att fastställa årlig budget för verksamheten och att ha en ekonomi i balans. 3.2 Avgränsningar I första hand riktar sig arbetet till att skapa förutsättningar för en mer tydlig och utvecklad ekonomistyrning i Region Skåne. Fokus kommer att ligga på att ta fram centrala regelverk och processer som förvaltningarna ska ha som riktlinje för sitt arbete inom förvaltningarna. Arbetet måste ske i nära samarbete med förvaltningarna. Arbetet kommer att koncentreras på att skapa tydliga regelverk och processer som förvaltningarna har att förhålla sig till. Fokus kommer således att ligga på vad som måste uppfyllas för att Region Skånes ekonomistyrning ska utvecklas inte på hur förvaltningarna ska göra. 4 Kopplingar till andra projekt och verksamheter Budgetprocessen har kopplingar till många av projekten i förnyelsearbetet. Budgetprocessen binder ihop Region Skånes verksamheter och beskriver utvecklingen under den kommande treårsperioden. Informationsflödet från de andra projekten i förnyelsearbetet är en avgörande faktor för trovärdigheten i detta projekt särskilt vad gäller förändrad budgetprocess. 5 Ramar 5.1 Tidsramar Mot bakgrund av att arbetet är ett ständigt pågående utvecklingsarbete finns ingen yttre tidsram för arbetet. I det följande redovisas tidsramarna för de lika delprojekten inom projekt 11. Budgetprocessen Arbetet pågår med såväl framtagande av planeringsdirektiv och uppdrag 2009. Målsättningen för året är att öka förvaltningarnas delaktighet i arbetet med att ta fram en strategikarta för koncernen har uppnåtts. Nästa fas i arbetet är att omsätta koncernens strategikarta på förvaltningsnivå och inom förvaltningarna. Planeringsdirektiven ska fastställas av regionstyrelsen i juni 2008 och av fullmäktige i november 2008.
Projektdirektiv 7 (9) När det gäller uppdrag 2009 har möten genomförts med samtliga sektorsansvariga och funktionsansvariga för att informera om såväl processen och syftet med uppdrag 2009. Arbetet med att öka kunskapen om förvaltningarnas budgetprocess kommer att påbörjas under hösten 2008. Syftet är att hitta goda exempel, vidareutveckla, standardisera och implementera. Uppdragen ska fastställas av KL i juni. Förvaltningarna arbetar med uppdragen under sommaren och senhösten. Uppdrag och förvaltningarnas resultatbudgetar beslutas av respektive nämnd/ regionstyrelsen. Fortsatt utveckling av ersättningsmodell till sjukhusen. Arbete pågår. Nio områden har identifieras och godkänts av KL. Syftet med förändringarna är bland annat att öka incitamenten i förvaltningsledet att arbeta mer med kvalitet. Ett annat syfte är att ersättningsmodellen ska få ett större genomslag i förvaltningens arbete med att ta fram sin internbudget. I dialogerna kring budget 2009 har ekonomicheferna informerats och förvaltningscheferna kommer att informeras den 10-11 april. Enkät om hur ersättningsmodellen används lokalt har genomförts (förvaltningschefer, ekonomichefer och verksamhetschefer). För att skapa delaktighet i arbetet har arbetsgrupper bestående av representanter från förvaltningar och KS skapats. Budgeteringsverktyg Förslag till standardiserad resultatbudget för förvaltningarna har tagits fram i samband med fastställande av budget 2008. Mallen ska vidareutvecklas för att kunna skickas ut i juni 2008 med förslag till uppdrag 2009. Periodiserad personalresursbudget på förvaltningsnivå ska tas fram till marsuppföljningen 2008. Anvisningar är under framtagande. Produktionsbudget på förvaltningsnivå ska tas fram till marsuppföljningen 2008. Anvisningar är under framtagande. Ska kompletteras med extern försåld vård. Arbete pågår (arbetsgrupp är tillsatt) för att ta fram IT-stöd/system för budgetering och personalbudgetering. Förslag om att Raindance modul som budgetverktyg samt PEKU vad gäller personalbudgetsystem är under utredning. Systemen ska visas upp på ekonomichefsmöte den 18 april. Arbetsgruppen ska undersöka dels om förvaltningarna fortfarande är intresserade av UsiL s system dels vad som behövs för att implementera systemet i koncernen. Vissa utvecklingskostnader kan behövas. Om detta faller väl ut är det en fråga om KL beslut i maj 2008. Balanserat styrkort Balanserad styrning har vidareutvecklats sedan budget 2008. I nuläget pågår ett förankringsarbete vad gäller framtagen strategikarta. Förankring har skett i KL och hos förvaltningscheferna. I nästa steg ska förankring ske i regionledningen. Processen påbörjas den 25 mars 2008. Kommer vara en stående punkt på RL dagordning under våren. Se noteringarna under budgetprocessen planeringsdirektiv. Uppföljningsprocessen Arbete pågår för att utveckla relevanta nyckeltal som är mätbara och uppföljningsbara inom ramen för den balanserade styrningen. Inom ekonomiområdet finns redan väl fungerande nyckeltal. Utveckling ska ske för att ta fram nyckeltal som på ett bra sätt beskriver verksamheten. Följande aktiviteter är på gång;
Projektdirektiv 8 (9) Framtagande av Regionala öppna jämförelser som bygger på Nationella öppna jämförelser. Region Skåne avser att under april 2008 presentera en rapport som beskriver regionala nyckeltal inom följande områden medicinska indikatorer, tillgänglighet och ekonomi. Arbetet ska vara årligen återkommande. Resultatet ska bla användas i uppdrag 2009. Förstudierapport avseende införande av KPP är färdigställd. Avvaktar beslut från KL att dra igång. Projektet kan delas upp i följande delprojekt PKS-Lab (är pågående men resurser saknas för detta i IT-budgeten), projekt regionalt vårddatalager, utdatahantering i LIS, projektgrupp produktifiering regionalt, projektgrupp kostnadsfördelning regionalt, projektgrupper för införande på respektive förvaltning. Ökat användande av TKB. Under våren 2008 har insatser genomförts för att Region Skåne i större utsträckning än tidigare ska kunna använda totalkostnadsbokslutet (TKB) i våra jämförelser, inte bara på Skånenivå utan på sjukhus och kliniknivå. Arbetet är bland annat en viktig del i det förarbete som måste göras om KL beslutar att KPP ska införas i Region Skåne. Kommer att ingå som en del i arbetet med kostnadsfördelning regionalt som har som mål att ta fram fördelningsnycklar som är lika för samtliga förvaltningar. Arbetsgrupp har inrättats med representanter från KS och förvaltningarna för att arbeta med att ta fram relevanta nyckeltal som ska spegla verksamheten. Samma projektledare som i TKB- projektet och i KPP-projektet. Benchemarking i Regionens ledningsinformationssystem (LIS) är under fortsatt utveckling där fokus nu ligger på att utveckla verksamhetsdata. Under våren har ett utvecklingsarbete genomförts för att kunna göra jämförelser av vårdtider mellan enheterna i Region Skåne. Arbetet håller på att kvalitetssäkras av medicinska rådgivare. Verksamhetens resultaträkning Detta projekt är av mer långsiktig karaktär och kräver att en hel del andra utvecklingsområden är på plats. I nuläget har inga konkreta aktiviteter påbörjats men samtliga aktiviteter ovan ska leda till att skapa förutsättningar för resultaträkningar på avdelnings-/kliniknivå som ska leda till ett bättre sätt att kommunicera med ledningarna. 5.2 Resursram En stor del av arbetet sker inom ramen för befintlig organisation, till största delen inom ramen för Centrum för verksamhetsplanering och analys. För ökad delaktighet krävs engagemang från förvaltningarna. 5.3 Budget och finansiering (kostnadsplan) De kostnader som är förknippade med projekt 11 rör sig i första hand om kostnader för införande av KPP. Särskild budget har lämnats in till KL för detta delprojekt. Medel för KPP är upptaget som förslag i IT-budgeten, totalkostnad beräknad till 3 mkr (inklusive interna personella resurser). Årlig driftskostnad och support av KPP beräknas uppgå till 0,5 mkr.
Projektdirektiv 9 (9) 6 Risker och möjligheter Möjligheter kommer att bidra till en mer professionell ekonomistyrning i Region Skåne Risker att KL inte känner ägarskap för de åtgärder som vidtas. De förändringar som kommer föreslås inte får förankring i verksamheten. Svårigheten att skapa en trovärdig budget och uppdrag i skuggan av alla förändringar som sker. Om man landar fel i budget och uppdrag (för mycket sker vid sidan av) kommer budgeten att tappa kraft som styrdokument. 7 Leverans och överlämning Kontinuerlig leverans. 8 Styrgrupp är styrgrupp för förnyelsearbetet och i detta ingående projekt.