Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering

SOLLENTUNA KOMMUN I Kommunstyrelsen 2013-12- 0 6 j SOLLENTUNA KOMMUN 2013-12-03 Revisorerna Kommunstyrelsen Barn och ungdomsnämnden Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har genomfört en granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering. Granskningens syfte har varit att besvara följande revisionsfråga: År den interna kontrollen tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av leverantörsfakturering? För att besvara revisionsfrågan har följande kontrollmål bedömts: Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor. Alla utförda tjänster faktureras. Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor. Upprättade fakturor överensstämmer med underlag. Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt. Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna. Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering inte fullt ut är tillräcklig. Bedömningen baseras på de intervjuer som gjorts samt de verifleringar som genomförts avseende barnomsorgsavgifter och s.k. ströfakturering. De interna kontroller som beskrivits av berörda enheter/ förvaltningar och som delvis är dokumenterade bedöms ge bra förutsättningar för att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering utifrån ovan nämnda kontrollmål. 1

Vi har dock noterat brister och förbättringsområden enligt följande: Det finns inom redovisningsenheten inga systematiska kontroller avseende den s.k. ströfåktureringen. Den interna kontrollen är inte tillräcklig och behöver förstärkas. Nämndernas internkontrollplaner omfattar endast i begränsad omfattning kundfakturering. Det saknas reglering avseende hantering av närståendetransaktioner/- ärenden. Efter genomförd verifiering på tre enheter/förvaltningar bedöms den interna kontrollen ge bra förutsättningar för att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering. Det saknas dock dokumentation kring de kontroller som utförs. För att tydliggöra och möjliggöra uppföljning av de kontroller som utförs på olika enheter/förvaltningar, rekommenderas att dessa kontroller dokumenteras. Granskningen visar att det inte finns några systematiska kontroller avseende fakturering av barnomsorgsavgifter på barn- och utbildningskontoret. Genomförda intervjuer visar att det finns ett behov av att interna kontroller utvecklas i de system som används på barn- och utbildningskontoret, främst avseende de inkomstuppgifter som lämnas av vårdnadshavare och som ligger till grund för att rätt avgift fakturereras. Detta för att dels säkerställa att vårdnadshavare erhåller korrekta kundfakturor, dels för att säkra kommunens intäkter. En fullständig verifiering avseende barnomsorgsavgifter har inte kunnat genomföras. Endast nio av 30 kundfakturor har kunnat kontrolleras som avsetts, vilket beror på att barn- och utbildningskontoret inte inkommit med nödvändiga uppgifter som ligger till grund för faktureringen. Detta ger ytterligare indikationer på svagheter i den interna kontrollen. Rapporten översädes härmed till kommunstyrelsen och barn- och ungdomsnämnden med begäran om svar senast den 30 januari 2014. För kommunens revisorer Rolf Hagstedt Ordförande 2

www.pwc.se Revisionsrapport Linda Yacoub Sandra Feiff Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering pwc

Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering f Ange datum Linda Yacoub Anders Haglund Projektledare Uppdragsledare

Granskning av intern kontroll avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning i 2. Inledning 2 2.1. Bakgrund 2 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål 2 2.3. Revisionsmetod och avgränsning 2 3. Kundfakturering i 3 3.1. Redovisningsenhetens rutiner för kundfakturering 3 3.2. Rutinbeskrivning för kundfakturering i 4 3.3. Kravprocessen 5 3.4. Intern kontroll avseende kundfakturering 6 4. Ströfakturering 7 4.1. Verifiering av ströfakturering 8 4.1.1. Kontroll av underlag för fakturering 8 4.1.2. Kartläggning av rutiner för ströfakturering inom kommunen 8 5. Fakturering av barnomsorgsavgifter 11 5.1. Rutiner för fakturering av barnomsorgsavgifter 11 5.1.1. Ansökan och administration av barnomsorgsplatser 11 5.1.2. Avgifter och fakturering 13 5.1.3. Behörighet till system 13 5.1.4. Betalningsbevakning 14 5.1.5. Intern kontroll 15 5.1.6. Verifiering av barnomsorgs avgifter 16 6. Bedömning och rekommendationer 18 6.1. Avstämning mot kontrollmål 18 6.2. Svar på revisionsfråga 20 Bilaga 1

i. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i genomfört en granskning avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering. Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende tillförlitlighet i system och rutiner för kundfakturering inte fullt ut är tillräcklig. I Övrigt hänvisar vi till de iakttagelser och bedömningar som redovisas i avsnitt 6. 1 av 21

2. Inledning 2.1. Bakgrund tillhandahåller och utför en mängd olika tjänster för vilka man debiterar avgift till invånare, andra kommuner, företag m fl. Det handlar exempelvis om VA-avgifter, renhållningsavgifter, barnomsorgsavgifter etc. Att ha väl fungerande rutiner och system är således viktigt för att säkerställa en tillförlitlig hantering av kommunens fakturering. Redovisningsrevisionella insatser styrs av risk och väsentlighet. Dessa tjänster genererar stora intäkter till kommunen (väsentlighet). Det finns dessutom risker förknippade med faktureringsadministrationen, exempelvis bristande avstämningsrutiner mellan försystem och redovisningen som kan leda till att fakturering av brukare inte sker eller sker på ett felaktigt sätt. 2.2. Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen tillräcklig avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering? Följande kontrollmål ska besvaras inom ramen för denna granskning: 1. Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor. 2. Alla utförda tjänster faktureras. 3. Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor. 4. Upprättade fakturor överensstämmer med underlag. 5. Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt. 6. Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna. 2.3. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen sker genom dokumentstudier av tillämpliga styrdokument och rutinbeskrivningar. Bearbetning och granskning sker även av vissa register och underliggande räkenskapsmaterial. Intervjuer sker med berörda befattningshavare. Verifiering sker av att identifierade nyckelkontroller fungerar konsekvent över tiden. Verifiering sker genom test av samtliga identifierade nyckelkontroller för att säkerställa att de utförs konsekvent över tid. Verifieringen omfattar de kundfaktureringsprocesser som bedöms väsentliga till belopp och transaktionsvolym. Granskningen omfattar samtliga nämnder. Rapport har varit föremål för faktaavstämning. 2 av 21

3. Kundfakturering i Sollentuna kommun Kundfaktureringen inom olika verksamhetsområden inom utgör en väsentlig del av kommunens intäkter. Per 31 december 2012 hade 103 000 kundfakturor skickats ut till ett belopp om totalt 429 mnkr. Fördelningen åskådliggörs i nedanstående tabell: Konto Kundfakturering Nämnd/förvaltning (ansvar) Belopp (kr) 15112 Hyror 15 580 404 15113 Gatubyggnadskostnader 2 198 15114 Tomträttsavgälder 6 076 396 15115 Kulturskolsavgifter 3 832 270 15116 Barnomsorgsavgifter Barn- och utbildningskontoret 76 400 675 15117 Omsorgsverksamhet helinackordering 18 950 616 gruppbostäder 15119 Ströfakturering Redovisningsenheten/ kommunledningskontoret 162 031161 15121 Utbildningsersättning 74 924 805 15126 Räntefakturering 151171 Omsorgsavgifter korttidsfamiljehem 17 574 561 151172 Äldreomsorg 53 494 486 Dröjsmålsräntor 2 780 Totalt 428 870 352 Utifrån ovanstående kommer särskild granskning riktas mot barnomsorgsavgifter samt ströfakturering. Ströfakturering omfattar fakturering av avgifter på samtliga nämnder inom kommunen. Fakturering av avgifter för avfallshantering och sophämtning, vatten samt el hanteras av kommunens bolag. Även fakturering av hyror görs av kommunens bostadsbolag, dock faktureras hyror avseende ett antal, av kommunen ägda lokaler och stödhem, av kommunen. 3.1. Redovisningsenhetens rutiner för kundfak turering Redovisningsenheten inom kommunledningskontoret ansvarar för hantering av kundfordringar och kundfakturor samt betalningsbevakning. Utifrån de olika nämndernas/förvaltningarnas försystem skickas fakturaunderlagsfiler till kundreskontran i kommunens ekonomisystem, Raindance, för bearbetning där sedan fakturafiler sänds till fakturautställare för utskrift av kundfakturor. Betalningspåminnelser avseende barnomsorg skrivs ut på fil och sänds till fakturautställaren för 3 av 21

utskrift då dessa uppgår till en större volym. Ett mindre antal betalningspåminnelser skrivs ut som pappersfakturor lokalt. Ett antal försystem används inom olika verksamheter inom kommunen. Vård- och omsorgskontoret använder försystemet Combine för äldreomsorg, barn- och utbildningskontoret använder försystemet Hypernet för barnomsorg och grundskola, och miljö- och byggnadskontoret försystemet Ecos. Ekonomisystemet Raindance innehåller en s k stående faktureringsmodul där hyror, tomträttsavgälder samt vissa omsorgsavgifter hanteras. För att dessa kundfakturor ska hanteras i modulen ska de uppgå till fasta belopp, fasta konteringsrader, fasta kunder och i vissa fall, fasta textrader. 3.2. Rutinbeskrivning för kundfakturering i Sollentuna kommun I detta dokument anges målen för redovisningsenhetens kundfakturering, vilka är att erbjuda kommunens kunder en god service, effektivisera kommunens fakturerings-, inbetalnings- och kravrutiner, minimera kommunens hanteringskostnader, att fakturor betalas utan dröjsmål samt att minimera kommunens kundförluster. Enligt kommunen är dokumentet utformat 2003 och har reviderats vid ett antal tillfällen, en stor omarbetning genomfördes våren 2013. Nedan presenteras de mest centrala delarna som berör kundfakturering: KundfaJkturering Beskrivning Kunduppgifter Kommunen ska sträva efter att organisationeller personnummer ska användas som kundnummer på grund av kravet om säker identifiering. Underlag för fakturering Blanketter för underlag ges på kommunens intranät, Solsidan. Fakturaunderlaget ska sändas till redovisningsenheten. Vid löpande fakturering, exempelvis hyror kan underlagen registreras i ekonomisystemets ståendefaktureringsmodul där underlagen genererar fakturor med viss automatisk. Kravet är att fakturan ser nästintill likadan ut vid varje tillfälle. Faktureringsavgift Fakturakredit Inbetalningshantering Enligt beslut av fullmäktige (1989-10-16) ska inga fakturaavgifter tas vid fakturering av avgifter eller taxor. Kommunens fakturor har vanligtvis 30 dagars kredittid. Fakturan kan betalas manuellt, OCRbetalning via internetbank, med autogiro eller elektronisk faktura (efaktura). Man 4 av 21

kan också kombinera efaktura med autogiro. B etalningsbevakning Dröjsmålsränta Om inte fakturan betalas på förfallodagen inleds kravprocessen med betalningspåminnelse, inkasso och ansökan om betalningsföreläggande eller stämning. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen och får debiteras from den dag som infaller 30 dagar efter att faktura avsänts till kunden. 3.3. Kravprocessen Vidare redogörs för kravprocessen i redovisningsenhetens rutin. Tidigast fem till tio dagar efter förfallodatum skapar handläggare på redovisningsenheten en betalningspåminnelse. Anledningen till spännet, varierar mellan olika fakturatyper, som exempelvis barnomsorg och äldreomsorg. Det skickas ut en påminnelse innan inkassoåtgärder sätts in, med undantag för äldreomsorgsavgifter där två påminnelser skickas ut. Det tas inte ut någon avgift för påminnelsen dock förekommer räntefakturering. Kommunens inkassoverksamhet ska bedrivas enligt god inkassosed. Kundfakturor som inte har betalats 15-20 dagar efter förfallodatum blir inkassoärenden. Inkassoärenden hanteras manuellt (ett i taget) av redovisningsenheten genom en egen inkassohantering, "Inkasso Direkt". Vid inkassoärenden avseende barnomsorg läses en ärendefil in från Raindance till Inkasso Direkt. Kommunen har ca 1 000 inkassoärenden per år. Om ingen betalning sker efter inkassokravet sker en ansökan om betalningsföreliggande hos Kronofogdemyndigheten av kommunen. Preskriptionstiden är tre år för privatpersoner och tio år för näringsidkare. Det är upp till varje handläggare att följa ärendet och ange när preskriptionstiden träder i kraft. Två handläggare på redovisningsenheten arbetar löpande med inkassoärenden, men samtliga som arbetar med kundfakturering på redovisningsenheten har tillgång till Inkasso Direkt. En av dessa har begränsad behörighet och verksamhetsansvarig för faktureringsservice fungerar som backup till de två handläggare som arbetar löpande med inkass ohanteringen. Vid en osäker kundfordran ska fordran tas upp till det belopp som beräknas inflyta. En osäker fordran får inte tas upp i kommunens bokföring som en tillgång enligt kommunens redovisningsreglemente. Kommunen har ingen beloppsgräns för vilka fakturor som blir aktuella för betalningspåminnelser eller går vidare till inkasso. Grundtanken är att alla medborgare ska behandlas lika. Makulering av kundfakturor sker endast centralt, d v s av redovisningsenheten. För att makulering ska ske krävs ett pappersunderlag som attesterats av behörig medarbetare. 5 av 21

3*4* Intern kontroll avseende kundfakturering Kommunen och redovisningsenheten har inga systematiska kontroller avseende kundfaktureringen. Redovisningsenheten bedömer att den kontroll som utförs i samband med betalningsbevakningen är en tillräcklig kontroll avseende kundfaktureringen. Utöver denna görs enligt uppgift månadsvisa avstämningar av samtliga balanskonton som är kopplade till kundreskontran samt avstämning av barnomsorg-, kulturskole- och äldreomsorgsfiler från Extens för att säkerställa att fakturaunderlagsfilernas belopp som importeras till Raindance överensstämmer med vad som blir importerat till Raindance. Kommunen använder webbtjänsten Business Check för sökning av person- och organisationsnummer, inkomstkontroll, kontroll av betalningsanmärkningar, kontroll om personer avlidit, kontroll om bolag är i konkurs samt kontroll av folkbokföringsadresser. Tjänsten är kopplad till Skatteverkets databaser samt SPAR (Statens personadressregister). De tre handläggare som centralt arbetar löpande med kundfakturering samt hanterar ströfakturering och verksamhetsansvarig för faktureringsservice som fungerar som backup, har full tillgång till kundreskontran i Raindance, dvs befogenhet att utföra samtliga steg i processen/flödet avseende kundfakturering. Kommunens internkontrollplan för 2013 omfattar inte kontroll av kundfakturering. 6 av 21

4. Ströfakturering Den största delen av kundfaktureringen inom kommunen, både till belopp och antal kundfakturor, hanteras genom så kallad ströfakturering. Per 31 augusti 2013 hade 4 183 stycken kundfakturor till ett belopp om 92 mnkr, hanterats genom ströfakturering. Ströfaktureringen omfattar fakturering av många olika sorters avgifter, bl a bygglovs avgifter och planavgifter. Ströfaktureringen hanteras centralt, d v s av redovisningsenheten, där tre handläggare löpande hanterar samtliga steg i processen/flödet. En medarbetare är verksamhetsansvarig för faktureringsservice inom redovisningsenheten. Enligt uppgift fakturerar verksamhetsansvarig inte vanligtvis, utan fungerar som backup i sällsynta fall (även för krav och inkasso). En handläggare, med en annan handläggare som backup, registrerar dagligen de uppgifter som ligger till grund för kundfakturorna. Registrering av kundfakturor sker varefter underlag erhålls, dvs det sker ingen prioritering av vissa avgifter. Både manuella fakturaunderlag och underlag som importeras via fil (Ei) ligger till grund för de transaktioner som släckas ut till kund via falcturor. Underlagen ska vara signerade av handläggare på annan enhet/förvaltning inom kommunen. Enligt uppgift sker registeringen utan att handläggarna ifrågasätter uppgifterna eller underlagen. Underlagen kan bestå av pappersunderlag eller inkomma via fil (Ei) från olika enheter/förvaltningar. För att säkerställa att underlag/transaktioner inte faller bort under vägen, dvs från de olika enheterna/förvaltningarna till redovisningsenheten, samt att upprättade falcturor överensstämmer med underlag, gör redovisningsenheten en avstämning av de filer som de importerar till Raindance. I övrigt får kommunens interna uppdragsgivare en faktureringsjournal där de kan stämma av att de underlag de lämnat till redovisningsenheten stämmer vad gäller antal, belopp och kontering. De ser även om rätt kund fakturerats samt att faktura- och förfallodatum är korrekt. Redovisningsenheten har ingen rutin som medför att kontroll görs av att den avgift/taxa som registrerats på utskickad kundfaktura av handläggare på redovisningsenheten, överensstämmer med det underlag som skickats från de olika enheterna/förvaltningarna. Redovisningsenheten har inte heller någon rutin som säkerställer att upprättade falcturor baseras på överenskomna villkor, dvs handläggarna på redovisningsenheten gör ingen kontroll av att avgifter på underlagen som inkommer från enheterna/förvaltningarna överensstämmer med av kommunfullmäktige/nämnd beslutade taxor. Enligt redovisningsenheten ligger det kontrollansvaret på den enhet/förvaltning som lämnar underlag till redovisningsenheten. Enligt uppgift fakturerar handläggarna på redovisningsenheten utifrån de underlag som inkommer från enheterna/förvaltningarna om de inte upptäcker uppenbara fel, såsom intäktsredovisning på ett kostnads- eller balanskonto, konteringskoder som inte finns upplagda, felaktigt momskonto, ingen moms, ingen ansvars- eller verksamhetskod på 7 av 21

en resultatpost. Handläggarna granskar inte om fakturering sker korrekt utifrån taxebestämmelser eller dylikt, det ansvaret ligger helt på de interna uppdragsgivarna. Däremot görs en sådan granskning i undantagsfall inom förskoleverksamheten och skolbarnomsorgen, dvs barn- och utbildningskontoret skickar manuella ändringar av redan utskickade fakturor till redovisningsenheten. De flesta korringeringar sker dock genom verksamhetssystemet Extens. 4*1. Verifiering av ströfakturering Verifieringen av ströfakturering har genomförts i två steg, vilka beskrivs nedan. I steg ett har en verifiering av ett antal kundfakturor genomförts. I steg två har en kartläggning av rutiner för ströfakturering på ett antal förvaltningar skett. 4.1.1. Kontroll av underlag för fakturering Som ett led i granskningen har verifiering skett av ett antal fakturor som hanterats via ströfakturering. En utdrag avseende ströfaktureringen inom kommunen har erhållits och ett urval av dessa har sedan valts ut för kontroll med en fördelning över olika förvaltningar/enheter inom kommunen. Totalt har 30 kundfakturor som fakturerats i mars och juni 2013 kontrollerats. För dessa har kontroll skett av att kommunens mall för fakturaunderlag (blankett) använts där uppgift avseende bl a fakturanummer, resultatenhet, avdelning, referens, ska anges. Därutöver har kontroll skett av att underlag med specifikation till den avgift som ska faktureraras kund finns bifogat blanketten. För samtliga kontrollerade fakturor har kommunens blankett använts och uppgifter ifyllts. Dock finns för 23 av 30 fakturor inga underlag som specificerar vad som debiterats kunden, vilket medfört att det pris som debiterats kunden inte har kunnat stämmas av mot aktuell taxa eller andra beslutade avgifter. Detta avser bl a bygglov där en ansökan rimligen borde bifogas. Slutsatsen av verifieringen är att totalt återfanns endast sju av 30 underlag med specifikation avseende vad som debiterats kunden. 4.1.2. Kartläggning av rutiner för ströfakturering inom kommunen En kartläggning av rutiner för hantering av kundfakturering inom olika förvaltningar och enheter har genomförts för att få en helhetsbild av kundfaktureringen inom kommunen. Utifrån verifieringen valdes tre förvaltningar ut som förekommit ett flertal gånger. Dessa förvaltningar har sedan ombetts inkomma med svar på frågor samt material som bedöms som väsentlig för granskningen. Förvaltningarna har bl a ombetts ange om det finns interna kontroller som säkerställer att en ändamålsenlig hantering av kundfakturering säkerställs samt beskriva hur detta i så fall sker. Nedan anges de påståenden som skickats ut till förvaltningarna i samband med kartläggningen. > Försystem/verksamhetssystem används. > Policy avseende kundfakturering finns. > Rutinbeskrivning avseende kundfakturering finns. > Interna kontroller som säkerställer att nedanstående uppfylls finns. 8 av 21

- Alla utförda tjänster faktureras. Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor. Upprättade fakturor överensstämmer med underlag. Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt. Fullständig information finns på fakturor. - Intäkter bokförs till rätt belopp på rätt enhet. > Reglering kring närståendetransaktioner/ ärenden finns. > Tvåhandsprincipen tillämpas. > Antal involverade handläggare inom kundfaktureringsprocessen. > Nämndens interkontrollplan för 2013 omfattar kontroll av kundfakturering. Nedan ges en sammanfattande bedömning av de rutiner som förvaltningarna beskrivit samt den dokumentation som erhållits i samband med kartläggningen. Det bör noteras att bedömningen endast görs utifrån beskrivningar samt erhållna dokument. De interna kontroller som förvaltningarna anger genomförs har inte verifierats i samband med granskningen. I bilaga redovisas en utförlig beskrivning av de svar som lämnats av förvaltningarna. Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgskontoret använder två försystem för hantering av vård- och omsorgsavgifter, ett verksamhetssystem, Combine och ett tidmätningssystem, Mobipen. Vård- och omsorgsnämndens policy består av nämndens författningssamling. Förvaltningen har ingen särskild rutinbeskrivning utan redovisningsenhetens rutinbeslcrivning för kundfakturering följs. I samband med granskningen har förvaltningen inkommit med beskrivningar över de olika stegen i kundfaktureringsprocessen. Dessa bör förslagsvis dokumenteras och resultera i en förvaltningsspecifik rutinbeskrivning. Processen är lång med olika moment och ett stort antal involverade personer innan brukaren erhåller korrekt faktura. Förvaltningen belyser själva vikten av att dokumentera en processkartläggning av kundfakturering som omfattar hela kedjan. Förvaltningens utförare har ett stort ansvar i processen då vårdbiträden matar in värden i Mobipen som avser dagliga utförda tjänster. Det ligger i deras intresse att uppgifterna är korrekta då utförarna får sin kompensation för utförd tjänst inom hemtjänsten via systemet Mobipen. Enhetens interna kontroller bedöms utgöra bra förutsättningar för att uppnå en ändamålsenlig hantering av kundfakturering. Enligt uppgift har förvaltningen en reglering kring närståendetransaktioner/-ärenden. Förslagsvis bör även dessa regler dokumenteras och ingå som ett steg i kundfaktureringsprocessen på förvaltningen. Tvåhandsprincipen bedöms tillämpas utifrån den beskrivning som lämnats av enheten, dock har ingen verifiering skett. Internkontrollplanen för 2013 omfattar kontroll av att avgiftsbeslut till brukare är korrekta samt kontroll av att process vid utbetalande av fakturerade ersättning är korrekt. Förslag ges till att rutin läggs upp för kontinuerlig stickprovskontroll. Miljö- och byggnadsnämnden Bygglovsenheten Bygglovsenheten använder ett försystem (CASTOR 8) för hantering av bygglovsavgifter. Förvaltningens policy består enligt uppgift av taxan som fastställs av kommunfullmäktige. Denna har dock, trots förfrågan inte erhållits. Enheten har en ru- 9 av 21

tinbeskrivning avseende administrationen av samt överföring av fakturaunderlag till ekonomisystemet. Dessa bedöms inte vara tillräckliga styr- och stöddokument avseende kundfakturering då de inte omfattar väsentliga kontrollmoment. Dock bedöms de interna kontroller som enheten beskrivit utgöra bra förutsättningar för att uppnå en ändamålsenlig hantering av kundfakturering. Det ska noteras att verifiering av de interna kontroller som enheten uppgett inte har skett i samband med granskningen. Förvaltningen har ingen särskild reglering kring närståendetransaktioner/-ärenden, men följer enligt uppgift kommunens regler om jäv. En medarbetare får inte på något sätt vara jävig i handläggning av kundfakturering eller i samband med beslut. Tvåhandsprincipen bedöms tillämpas utifrån den beskrivning som lämnats av enheten, dock har ingen verifiering skett. Enligt uppgift omfattar inte miljö- och byggnadsnämndens internkontrollplan för 2013 kontroll av kundfakturering. Kundfakturering ingick i internkontrollplanen för 2011 och kommer att ingå i 2014 års internkontrollplan. Socialnämnden Jourhemspoolen och Familjepoolen Enheten använder inget försystem. Enhetens policy består enligt uppgift av samverkansavtal för Jourhemspoolen samt Familjepoolen. Enheten har rutinbeskrivningar för kundfakturering, vilka bedöms innehålla tydliga instruktioner med väsentliga kontrollmoment. Enhetens interna kontroller bedöms utgöra bra förutsättningar för att uppnå en ändamålsenlig hantering av kundfakturering. Vad gäller närståendetransaktioner/-ärenden anger enheten att hantering av närståendes fakturor inte förekommer på enheten. Det ska noteras att verifiering av de interna kontroller som enheten uppgett inte har skett i samband med granskningen. Enligt uppgift tillämpas tvåhandsprincipen på enheten i enlighet med kommunens attestreglemente som fr o m fr o m 2013-10-14 har ett ändrat attestförfarande som anger att en ekonomisk transaktion ska attesteras av två personer. Enligt uppgift omfattar inte socialnämndens internkontrollplan för 2013 kontroll av kundfakturering. 10 av 21

5. Fakturering av barnomsorgsavgifter ga. Rutiner för fakturering av barnomsorgsavgifter Fakturering av barnomsorgsavgifter hanteras av barn- och utbildningskontoret inom. Per 31 december uppgick intäkterna avseende barnomsorg till 76 mnkr och omfattade 70 200 fakturor. Varje månad skickas cirka 5 850 fakturor avseende barnomsorgsavgifter. Kommunen har särskilda rutiner för fakturering av barnomsorgsavgifter. Rutinerna är skärpta sedan januari 2002 där förändringarna främst avser snabbare utskick av betalningspåminnelse, inkassokrav och avstängning från omsorgsplats. 5.1.1. Ansökan och administration av barnomsorgsplatser Administrationen av barnomsorgavgifter avseende placering på förskola och fritidshem sköts av fyra handläggare på barn- och utbildningskontoret. Administrationen av barnomsorgavgifter sker i Hypernet och Extens. Hypernet är en webbaserad valmodul och används för ansökan och förvaring av personuppgifter. Även inkomsthantering och placering sker i denna modul. Extens är en master för den ekonomiska delen och det är i detta system faktureringsfiler genereras. Extens har använts av kommunen sedan 1998. Ansökan om plats inom barnomsorgen och skolbarnomsorgen ska ske av vårdnadshavare genom e-tjänst på kommunens webbplats 1. Vårdnadshavare erhåller ett användarkonto (användarnamn och lösenord) och e-legitimation genom e-tjänsten. Vårdnadshavare kan genom detta användarkonto ansöka om plats för sitt barn, ändra omsorgstid för sitt barns placering, säga upp placeringen samt ändra sina inkomstuppgifter. Utifrån ansökan sker sedan registrering efter anmälningsdatum. Det är först när barnet är tre månader som ansökningsdatum blir ködatum. Alla som önskar plats i s barnomsorg och skolbarnomsorg har rätt att göra ett val. På kommunens webbplats finns det även möjlighet för vårdnadshavare att se lediga platser på förskolor. När en enhet anmäler till barn- och utbildningskontoret att de har lediga platser läggs de upp på webbplatsen. Uppgifterna uppdateras en gång i veckan. Om vårdnadshavare är intresserade av en plats, ska kontakt tas med angiven verksamhet. Vårdnadshavare kan göra fem olika val inom barnomsorg. 1 http://www.soilentuna.se/soilentuna-kommun/barn--utbildning/forskola-och-familje 11 av 21

Sollentuna kommu Politik Nyh.stsr Evenemang ^'::X E. säkerhet Kartor Jobba hos oss Kontakt Bygga, bo & miljö Omsorg 5. socialt stod Se & göra Näringsliv Trafik & teknik Om Sollentuna Barn &. utbildning * Forskola och pedagogisk omsorg -* Att välja barnomsorg Lediga platser Är du folkbokford i en annan kommun? Oinloggad ansökan (for folkbokförda i annan kommun)? Har du skyddad adress? Har du inte svenskt personnummer eller ar asylsökande? Bor du i Sollentuna men vill söka barnomsorg i annan kommun? Syskonrabatt Start /... / Att välja barnomsorg Att välja barnomsorg I vår e-tjänst för barnomsorg kan du: ansöka om barnomsorgsplats för ditt barn andra omsorgstid för ditt barns placering säga upp ditt barns placering välja skola för ditt barn under skolvalsperioden I januari-februari varje är. Logga in med e-legitimation Logga in/ansök om användarkonto Inläggning Glömt lösenord? Lättast loggar du in med e-legitimation om du är folkbohförd I. Även om du ar folkbokfflrd i annan kommun kan du logga In med e-legitimation om du tidigare har gjort en oinloggad ansökan och fitt ett användarkonto. Om du inte redan har e-leg i ti ma tion skaffar du den via din bank eller Telia. Las mer på vnw..e-legitimation.se. Har du problem med din e-legitimation, vänd dig till din utgivare. Du kan även logga in med ett användarkonto. d.v.s. användarnamn och losenord. Lediga platser Lediga platser i barnomsorgen Kontakt Kontaktcenter Barnomsorgsval, Barn- och utbildningskontoret, Sollentuna kommun Tfn: 08-579 210 00 Skicka e-oost Turebergs torg 1, pl 7 191 B5 Sollentuna Ansvarig nämnd Barn- och ungdomsnämnden Vid frågor kan vårdnadshavare ta kontakt med kommunens kontaktcenter för barnomsorgsval eller barn- och utbildningskontoret. Kontaktcenter vägleder bl a vårdnadshavare i hur ansökan görs samt hur inkomstanmälan sker. När vårdnadshavare erbjudits plats i verksamheten och tackat ja till placeringen, ska en inkomstanmälan fyllas i via e-tjänsten. Uppgifterna registreras i Hypernet och godkänns samt handläggs av hos barn- och utbildningskontoret. Folkbokföringsadress kontrolleras för samtliga personer i hushållet att de är korrekta. Barnoch utbildningskontoret ska även göra en årlig kontroll av inkomstuppgift. I de fall vårdnadshavare inte uppger inkomstuppgift debiteras maxtaxa (avgiften är inkomstrelaterad, maxtaxa innebär högsta avgift per barn). Det ges syskonrabatt i kommunen som ger lägre barnomsorgs avgift. Syskonrabatt ges när vårdnadshavare har flera barn i barnomsorgen och/eller skolbarnomsorgen, med förutsättning att syskonen är folkbokförda på samma adress, dvs tillhör samma hushåll. Vid uppsägning görs detta av vårdnadshavaren själv via e-tjänsten, kommunen tilllämpar generellt två månaders uppsägningstid. Avgiften debiteras under hela uppsägningstiden. Dock upphör avgiften omedelbart om barnet flyttar till en annan kommun. Information om uppsägning finns på kommunens hemsida. 2 Dag för dag debitering tillämpas av kommunen. http://www.sollentuna.se/sollentuna-kommun/barn--utbildning/forsk avgifter/andringaruppsagning/ 12 av 21

5-1.2. Avgifter och fakturering Maxtaxa tillämpas i kommunen, vilken har varit oförändrad i flera år. Enligt uppgift sker ingen manuell uppdatering av taxorna vid ändringar. När förändringar av taxan blir aktuellt sker en programmering i Extens. Denna utförs enligt uppgift av kommunens systemleverantör. Barn- och utbildningskontoret har kontakt med systemleverantören genom frågor etc. och en kontroll sker sedan inom förvaltningen för att säkerställa att uppdateringarna/förändringarna blir korrekta. Fakturering sker innevarande månad (i början på månaden) och, 12 månader per år. Fakturorna når kund runt I5:e i månaden. Faktureringen körs av systemförvaltare på barn- och utbildningskontoret första veckan i varje månad. Filintegration sker mellan Extens och kommunens ekonomisystem Raindaince. Utskrift av kundfakturor sker av kommunens fakturautställare genom en fil som sänds. Före sändningen sker ett omfattande arbete av en ekonomiassistent på redovisningsenheten under ett antal dagar. Ekonomiassistenten gör olika korrigeringar av de preliminära barnomsorgsfakturorna, drar av tidigare överinbetalda belopp och justerar fakturor där sena ändringar av t ex omsorgstid, hushållssammansättning och inkomst gjorts. 5.1.3. Behörighet till system Inom barn- och utbildningskontoret ser ansvarsfördelningen samt behörigheten till Extens ut enligt följande: - Två systemförvaltare med behörighet att utföra samtliga steg i Hypernet och Extens. Fyra administratörer arbetar med den löpande faktureringen samt administrationen med titt- och registreringsbehörighet i Hypernet och Extens. - Ytterligare tre administratörer finns med lägre behörighet. Dessa kan inte titta på den ekonomiska delen, skyddade uppgifter, betyg, etc. En ekonomiassistent på redovisningsenheten som arbetar på uppdrag av barn- och utbildningskontoret. Enligt uppgift har ekonomiassistenten ingen behörighet till Hypernet och Extens då denne inte får fatta beslut avseende betalning av barnomsorgsavgifter. En förvaltningsekonom, tre skolekonomer samt en statistikansvarig (totalt fem personer) på olika förskolor och fritidshem med tittbehörighet. Cirka 50 administratörer i kommunal verksamhet har titt- och registreringsbehörighet i Extens vad gäller den egna förskolan/fritidshemmet. Cirka 150 administratörer som arbetar inom kommunal och privat, har tittbehörighet i Hypernet. 13 av 21

5.1.4- Betalningsbevakning Betalningsbevakning av barnomsorgsavgifter sker inte av barn- och utbildningskontoret. Betalningspåminnelser tas fram och skickas ut till vårdnadshavare av ekonomiassistenten på redovisningsenheten. Om kund inte betalar sin faktura i tid kan de gå miste om sin barnomsorgsplats. Om kundfakturan inte betalas före förfallodatum skickas i första hand en betalningspåminnelse. Endast en betalningspåminnelse skickas ut. Om kund ändå inte betalar fakturan går ärendet vidare för inkassohantering. Om kundfakturan trots detta inte betalas inlämnas ansökan om betalningsföreläggande till kronofogden. Om betalningsföreläggandet bestrids av fakturamottagaren begär kommunen vanligtvis att kronofogdemyndigheten överlämnar ärendet till tingsrätten för stämning om förutsättningar finns att tingsrätten fastställer kommunens fordran. Om kundfakturan fortfarande inte betalas skickas ett avstängningsbeslut till förälder. Detta gäller endast den kommunala barnomsorgen så länge skulden kvarstår. Om skulden betalas, inklusive inkassokostnader och dröjsmålsränta, efter avstängningsbeslutet, men innan avstängningen träder i kraft återkallas beslutet och omsorgsplatsen behålls. Om omsorgsplats finns inom privat omsorg och barnomsorgsavgiften inte betalas, beviljas inte ny plats inom den kommunala omsorgen så länge skulden kvarstår. Rutinerna omfattar en tidsaxel för barnomsorgsfakturering, betalningskrav samt avstängning (2011-11-10) med olika tidpunkter enligt följande: Månad o (avgiftsmånad = faktureringsmånad) Faktura skickas ut med avgift för innevarande månad runt den is:e med förfallodag den sista dagen i månaden. Om den sista dagen är lördag, söndag eller helgdag flytttas förfallodatum fram till första vardag. Månad 1 Betalningspåminnelse skickas ut ca 5 dagar efter förfallodagen. Den 20-25:e i avgiftsmånaden (månad o) skickas skuldlista(förfallna kundfakturur) till resultatenheter (förskolor och skolor) och inkassokrav ut. Månad 2 Avstängningsbeslut till förälder förbereds. Ny skuldlista skickas ut runt den 20:e i månad 2 (till förskolor och skolor). Månad 3 Avstängningsbeslut skickas ut till förälder. Ny skuldlista skickas ut runt den 20:e i månad 3 (till förskolor och skolor). Ekonomiassistent på redovisningsenheten kontaktar enheten for att informera om förestående avstängning och för att kontrollera om det eventuellt föreligger särskilda behov. Månad 4 Barnomsorgschecken stoppas fr o m den i:a i månad 4. Avstängningen träder i kraft fr o m den i:a i denna månad. I samband med ovanstående tidpunkter körs/hanteras filerna mellan Hypernet och Raindance, vilka finns beskrivna i nedanstående rutiner (2003-02-17): 14 av 21

Tidpunkt Åtgärd Ansvarig Första dagarna i varje månad Slutet av första veckan i varje månad Extensfilen hämtas och läses in från BUN Fakturafil skickas till IDATA för utskrift och distribution av CityMail Redovisningsenheten Redovisningsenheten 10-15X i varje månad Kund ska erhålla faktura med avgift för innevarande månad Redovisningsenheten Ca 5:e dagen efter förfallodagen Ca 20:e dagen efter förfallodagen Ca 20:e dagen efter förfallodagen 2-3:e veckan i andra månaden efter förfallodagen Betalningspåminnelse för fakturor med förfallodag den sista månaden innan tas fram Inkassorapport i Raindance för obetalda fakturor med förfallodag den sista månaden innan tas fram Restlista skickas ut till barnstugor/ enheter Avstängningsbeslut skickas ut - träder i kraft den i:a i månad 3 (d v s obetald december-faktura ger avstängning den sista februari). Ekonomiassistent på redovisningsenheten Ekonomiassistent på redovisningsenheten generar inkassokrav Ekonomiassistent på redovisningsenheten. Ekonomiassistent på redovisningsenheten skriver/hanterar uppsägningsbreven, ekonomichef på barn- och utbildningskontoret skriver under breven. 5.1.5- Intern kontroll Barn- och utbildningskontoret har enligt uppgift inga särskilda systematiska kontroller avseende barnomsorgsfaktureringen. Vid inkomstanmälan av vårdnadshavare ska handläggare varje år ska kontrollera inkomstuppgifterna för samtliga placeringar som avviker från maxtaxan. Detta har dock inte genomförts fullt ut de senaste åren. Anledningen uppges vara att förvaltningen inte har tillräckligt med personal. De kontroller som utförs i dagsläget är i de fall handläggare misstänker någon felaktighet. De inkomstkontroller som skett har enligt uppgift varit stickprovsmässiga med hjälp av systemet Business Check. Senast en kontroll av inkomstuppgifterna genomfördes var enligt uppgift för fyra år sedan och då upptäcktes 3,5 mnkr i förlorade intäkter som drevs in. Enligt uppgift har vårdnadshavare rätt till rättelse, dvs retroaktiv justering av barnomsorgsavgifter, tio år tillbaka i tiden. Kommunen kan återkräva barnomsorgsavgifter tre år tillbaka i tiden. Detta innefattar justering åt båda hållen, d v s att antingen kommunen eller vårdnadshavare blir betalningsskyldiga. Enligt uppgift planerar barn- och utbildningskontoret att genomföra en större inkomstkontroll under slutet av 2013 samt början av 2014. Kontroll av folkbokföringsadress behöver enligt uppgift inte göras av handläggarna då Extens är kopplade till Skatteverkets databaser, vilket medför att uppgifterna alltid är aktuella. 15 av 21

Vid kontroll av inkomstuppgifter kontrolleras föregående års inkomstuppgifter. Utifrån inkomstuppgifterna kontrolleras att rätt taxa debiterats vårdnadshavare det senaste året, i de fall en högre eller lägre taxa har debiterats sker då en retroaktiv justering av taxan. I de fall den retroaktiva justeringen blir högre och vårdnadshavaren inte klarar av att ta kostnaden direkt kan det bli aktuellt med en avbetalningsplan. I andra fall skickas en faktura med den retroaktiva justeringen till vårdnadshavarna, alternativt om justeringen är ytterst liten läggs den till på nästkommande faktura. Om justeringen medför en lägre taxa görs ett avdrag på nästkommande faktura om det finns utrymme i den taxa som debiteras. I annat fall kan handläggarna göra en manuell återbetalning till vårdnadshavarna. Samtliga retroaktivajusteringar görs manuellt av handläggarna på barn- och utbildningskontoret. Justeringarna sker av en administratör och attesteras inte av annan administratör eller chef, dvs tvåhandprincipen tillämpas inte. Barn- och utbildningskontoret har ingen reglering kring närståendes transaktioner. Det är således möjligt för administratörerna att hantera egna eller närståendes fakturor i nuläget. Medarbetare på barn- och utbildningskontoret ser ingen risk i detta då de menar på att inkomstuppgifterna registreras av vårdnadshavarna. Enligt systemförvaltarna medför de retroaktiva justeringarna så kallade debiteringsavvikelser. Debiteringsavvikelser kan göras av administratörerna på barn- och utbildningskontoret även vid andra tillfällen, dvs det finns ingen särskild spärr eller begränsning i Extens som medför att debiteringsavvikelser i form av justeringar av en avgift på en faktura görs. Enligt uppgift är det även möjligt att lägga in en löpande debiteringsavvikelse, d v s att ett visst avdrag görs på den månatliga fakturan för en vårdnadshavare. Enligt uppgift loggas vissa delar/uppgifter i Hypernet, dock måste driftleverantören ha uppgift om vilken placering/barn som logguppgifter ska erhållas för. I Extens loggas endast de allra senaste uppgifterna. 5.1.6. Verifiering av barnomsorgsavgifter Som ett led i granskningen har verifiering skett av ett antal fakturor avseende barnomsorgsavgifter. Som underlag för fakturering av barnomsorgs avgifter finns som tidigare nämnt systemet Hypernet, här läggs uppgifter om bl a vårdnadhavarens inkomst in. Det är vårdnadshavarnas inkomst gemensamt som styr avgiften, dock tillämpas maxtaxa. Utöver vårdnadshavarnas inkomst påverkar även antal barn avgiften samt en reducerad avgift för barn (3-5 år) i allmän förskola. För samtliga barn som under året fyllt tre år, blir det en reducerad avgift den 1 augusti aktuellt år. Totalt har 30 fakturor som fakturerats i februari och augusti 2013 kontrollerats. Kontroll har skett utifrån följande kontrollmål; att rätt avgift (kommunens barnomsorgstaxa) har debiterats utifrån av vårdnadshavare lämnade inkomstuppgifter samt att kundfakturor i ekonomisystemet överensstämmer med underlag för fakturering i Extens. Enligt kommunen sker varje år under augusti månad förändringar i placeringar, vilket påverkar fakturornas utseende. 16 av 21

En fullständig verifiering har skett av totalt nio kundfakturor, resterande 21 fakturor har inte kunnat verifieras p g a att kommunen inte inkommit med väsentliga underlag som ligger till grund för faktureringen. Kommunen har inkommit med förldaringar till beräkningar samt varför korrigeringar skett på kundfakturor. Vi har dock inte kunnat verifiera några av dessa uppgifter p g a att underlag inte erhållits och har därmed inte kunnat genomföra en fullständig verifiering av samtliga kundfakturor. 17 av 21

6. Bedömning och rekommendationer 6.1. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Kommentar Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av kundfakturor. Uppfyllt Kommunen har dokumenterade riktlinjer/anvisningar som bedöms vara ett bra stöd i hanteringen av kundfakturor. Kommunen har särskilda rutiner avseende fakturering av barnomsorgsavgifter. Alla utförda tjänster faktureras. Delvis uppfyllt Efter genomförd granskning av ströfakturering bedömer vi att de interna kontroller som beskrivits av berörda enheter/förvaltningar kan ge goda förutsättningar för att säkerställa att alla utförda tjänster faktureras. Vid granskning av barnomsorgsavgifter framkom att vid kontroll av inkomstuppgifter, vilken genomfördes för fyra år sedan, upptäcktes 3,5 mnkr i förlorade intäkter som då drevs in. Underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor. Delvis uppfyllt Efter genomförd granskning av ströfakturering bedömer vi att de interna kontroller som beskrivits av berörda enheter/förvaltningar kan ge goda förutsättningar för att säkerställa att underlag för fakturering baseras på överenskomna villkor. En fullständig verifiering av barnomsorgsavgifter har kunnat genomföras av totalt nio av 30 kundfakturor, dvs fakturerad avgift har kunnat stämmas av mot kommunens barnomsorgstaxa samt 18 av 21

relevanta underlag. För resterande 21 fakturor har endast förklaringar till fakturerade avgifter erhållits, vilket inte möjliggjort en fullständig verifiering mot barnomsorgstaxan. Upprättade fakturor överensstämmer med underlag. Delvis uppfyllt Efter genomförd granskning av ströfakturering bedömer vi att de interna kontroller som beskrivits av berörda enheter/förvaltningar kan ge goda förutsättningar för att säkerställa att upprättade fakturor överensstämmer med underlag. En fullständig verifiering av barnomsorgsavgifter har kunnat genomföras av totalt nio av 30 kundfakturor, dvs fakturerad avgift har kunnat stämmas av mot underlag. För resterande 21 fakturor har endast förklaringar till fakturerade avgifter erhållits. Registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt. Delvis uppfyllt Efter genomförd granskning av ströfakturering bedömer vi att de interna kontroller som beskrivits av berörda enheter/förvaltningar kan ge goda förutsättningar för att säkerställa att registrering av underlag sker vid rätt tidpunkt. Vid granskning av barnomsorgsavgifter framkom att vid kontroll av inkomstuppgifter, vilken genomfördes för fyra år sedan, upptäcktes 3,5 mnkr i förlorade intäkter som då drevs in. Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller kundfakturorna. Uppfyllt Kommunens riktlinjer/anvisningar avseende krav- och inkassohantering bedöms vara tillräckliga i hanteringen av kundfakturor. Kommunen har särskilda rutiner för betalningskrav avseende fakturering av barnomsorgsavgifter. 19 av 21

6.2. Svar på revisionsfråga Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen avseende system och rutiner för hantering av kundfakturering inte fullt ut är tillräcklig. Bedömningen baseras på de intervjuer som gjorts med redovisningsenheten samt de verifieringar som genomförts avseende barnsomsorgsavgifter och ströfakturering inom kommunen. Den interna kontrollen som beskrivs av berörda enheter/ förvaltningar och som delvis finns dokumenterad bedöms ge bra förutsättningar för att säkerställa en tillförlitlig kundfakturering utifrån ovan nämnda kontrollmål. Kommunen och redovisningsenheten har inga systematiska kontroller avseende kundfaktureringen. Redovisningsenheten bedömer att den kontroll som utförs i samband med betalningsbevakningen samt de månadsvisa avstämningarna av balanskonton och kundreskontran är bra och tillräckliga kontroll avseende kundfaktureringen. I samband med granskningen har det framkommit att registrering avseende underlag för ströfakturering sker utan att handläggarna på redovisningsenheten kontrollerar uppgifter eller underlag. Med andra ord litar redovisningsenheten på att enheter/förvaltningar har lämnat korrekta uppgifter och gör ingen särskild kontroll av att så är fallet. Samtidigt litar chefer på olika enheter/förvaltningar på att handläggare på redovisningsenheten registrerar rätt avgift/taxa och uppgifter utifrån lämnade underlag. Detta förfarande kan medföra att felaktiga kundfakturor skickas ut utan att detta uppmärksammas. Genomförd verifiering påvisar att det finns enheter/förvaltningar som har interna kontroller för att minska risken för fel i samband med detta. Nämndernas internkontrollplaner omfattar endast kontroll av kundfakturering i begränsad utsträckning. Detta bör rimligtvis kompletteras med att centrala kontroller av redovisningsenheten, bl a i form av stickprov. Genomförd granskning visar på att en central reglering kring närståendetransaktioner/-ärenden saknas i kommunen. Medarbetare på barn- och utbildningskontoret ser ingen risk i att förvaltningen inte har någon reglering kring närståendes transaktioner. De menar på att inkomstuppgifterna registreras av vårdnadshavarna. Dock visar genomförd granskning att kontroll av inkomstuppgifterna inte sker enligt rutin samt att manuella ändringar är möjliga att utföra av endast en handläggare utan att detta kontrolleras av annan handläggare eller chef. Eftersom en stor del av kundfaktureringen inom kommunen avser områden där förekomsten av närståendes fakturor är sannolik, bör detta regleras i en kommunövergripande policy. Detta med utgångspunkt i att kommunen har som ambition att behandla alla medborgare lika. Medarbetare inom kommunen bör informeras om risker kopplade till hantering av närståendes fakturor och kontroller bör göras av förslagsvis redovisningsenheten och/eller chefer på olika enheter/förvaltningar i kommunen. Genomförd verifiering på tre enheter/förvaltningar visar på interna kontroller som bedöms ge bra förutsättningar för att säkerställa en ändamålsenlig kundfakturering utifrån ovan nämnda kontrollmål. Enheterna/förvaltningarna saknar dock dokumentation kring de kontroller som utförs i samband med olika steg i kundfakture- December2013 20 av 21

ringsprocessen. För att tydliggöra och möjliggöra uppföljning av de kontroller som utförs på olika enheter/förvaltningar, rekommenderas att dessa kontroller dokumenteras. Granskningen visar att det inte finns några systematiska kontroller avseende fakturering av barnomsorgsavgifter på barn- och utbildningskontoret. Genomförda intervjuer visar att det finns ett behov av att interna kontroller utvecklas i de system som används på barn- och utbildningskontoret, främst avseende de inkomstuppgifter som lämnas av vårdnadshavare och som ligger till grund för att rätt avgift fakturereras. Detta för att dels säkerställa att vårdnadshavare erhåller korrekta kundfakturor, dels för att säkra kommunens intäkter. Enligt uppgift genomfördes en kontroll av inkomstuppgifter för fyra år sedan, vilken medförde 3,5 mnkr i förlorade intäkter som senare drevs in. En fullständig verifiering avseende barnomsorgsavgifter på barn- och utbildningskontoret har inte kunnat genomföras. Endast nio av 30 kundfakturor har kunnat kontrolleras som avsetts, vilket beror på att kontoret inte inkommit med väsentliga uppgifter som ligger till grund för faktureringen. Kontoret har inkommit med förldaringar till beräkningar samt varför korrigeringar skett på kundfakturor. Vi har dock inte kunnat verifiera några av dessa uppgifter/underlag och därmed inte kunnat genomföra en fullständig verifiering av samtliga kontrollerade kundfakturor. 21 av 21