Välkommen till vårnumret av FinansNyheterna 2010. Innehåll Mars 2010 Sid 1 Här berättar vi bland annat om den nya innetiteln Public Bid Manager, samt om avtalet för statliga betalningar. Vi tipsar även om några krav att ställa på sin outsourcingleverantör och annat matnyttigt som erfarenhetsåtervinning mellan olika slags projekt. Som vanligt informerar vi även om aktuella bilagor, utbildningar och kurser som anordnas inom t.ex. inköp. Vi berättar också om våra aktiviteter i olika nätverk, samt om vårt pågående bokprojekt Inköp i förändring. Trevlig läsning önskar redaktörer Kron och Wallgren. Betalningsförmedling Sid Bankomaterna i stöpsleven 2 Kraftig ökning av E-handeln 2 Statliga betalningar till ICA 2 Projektstyrning Agila projekt missförstås 6 Erfarenhetsåtervinning mellan projekt 7 Ny lag om betaltjänster 2 Inköp Enklare offentlig upphandling 3 Pedagogisk hemsida 3 Ökad outsourcing av Facility Management 3 Nya tjänster inom Public Bid Management 4 Ny inköpskraft 4 Resultat från IPS forskningsprojekt 4 Kurser och seminarier inom inköp 4 Verksamhetsstyrning IT-understöd vid organisationsförändring 8 Ställ rätt krav på outsourcingleverantören 8 Nytt från Kron & Wallgren Forum för inköp 9 Uppdaterat kompetensutvecklingsprogram 9 Lägesrapport från bokprojektet 10 Minnesvärt citat 10 Nytt från Silf, SOI och ISM 5
September 2009 Sid 2 Betalningsförmedling Bankomaterna i stöpsleven I en utredning från Sveriges storbanker för ungefär ett år sedan föreslogs en samordning av ägandet av bankomater, samt en reducering av antalet med 20 procent, trots att Sverige redan idag är europasämst i antalet bankomater per invånare. Detta har fått det fristående bolaget Kontanten att föreslå en outsourcingaffär, där Kontanten skulle sköta driften av bankomaterna åt storbankerna. Eftersom frågan om tillgång på kontanta medel är en politiskt känslig fråga har den redan hamnat på finansmarknadsminister Mats Odells bord. Läs mer: www.kontanten.se Kraftig ökning av E-handeln Försäljningen över Internet tog ett skutt uppåt under fjärde kvartalet 2009 med 15 procent efter att ha varit ganska avvaktande tidigare under året. Totalt representerar E-handeln nu ca 5 procent av detaljhandelns omsättning. Ett område som ökar kraftigt är försäljning av livsmedel över nätet. En annan trend är att försäljningen via mobiltelefon ökar, om än från en mycket låg nivå. Branchbedömare anser att telefonen som betalningsplattform kommer att få ett genomslag under 2010 på grund av att nya modeller av mobiltelefoner med mer funktionalitet kommer ut på marknaden. Här har Apples IPhone visat vägen med tillgång till en stor mängd nerladdningsbara applikationer. Utvecklingen bekräftas också av en analys av betalföretaget Dibs som visar att transaktionsvolymen ökar kraftigt medan det genomsnittliga värdet per transaktion sjunker. Läs mer: www.posten.se, www.hui.se samt www.dibs.se Statliga betalningar till ICA Riksgäldens avtal om statens betalningar (i år för hela den offentliga sektorn) som traditionellt gått till storbankerna (och tidigare Posten), får från och med i år en ny aktör i form av ICA banken. Det innebär också att betalningsformerna ändras och att tidigare kontanter och utbetalningsavier kompletteras med så kallade prepaid cards eller kontantkort, vilket både sänker de administrativa kostnaderna och ökar säkerheten. Den myndighet som önskar använda en sådan lösning får själv sluta ett avtal med ICA banken för distribution av kort till betalningsmottagarna. www.riksgalden.se Ny lag om betaltjänster I en nyligen lämnad lagrådsremiss föreslår regeringen en anpassning och harmonisering till EG:s betaltjänstdirektiv och regelverken för betalningar inom hela EU och EES området. Det innebär bl.a. att på sikt förbjuds avgifter från kund vid användning av kontokort, samt distribueras kostnadsfritt via mail och vår blogg: http://kron-och-wallgren.webs.com.webs.com. Skicka ett mail till anders.kron@andby.se om du
Mars 2010 Sid 3 floattider på mer än en dag vid betalningstransaktioner. Dessutom kommer tillsynen av företag som tillhandahåller betalningsförmedling att stärkas. Läs mer: http://www.regeringen.se/sb/d/7460/a/141188 Inköp Enklare offentlig upphandling Konsultföretaget Affärskoncept (som indirekt ägs av Sveriges Kommuner och Landsting) har på uppdrag av Svenskt Näringsliv granskat förfrågningsunderlagen i ett 25-tal offentliga upphandlingar. Resultatet bekräftade den allmänna uppfattningen att underlagen ofta är onödigt komplicerade, vilket bidrar till svårigheterna att få in tillräckligt många anbud vid upphandlingar. Materialet är tänkt att utgöra ett underlag för fortsatt diskussion kring formerna för offentlig upphandling, men konsulterna från AffärsKoncept presenterar också några konkreta förenklingsförslag: Upphandla distribution separat Använd etablerade rutiner för att ställa miljökrav Definiera mätbara kvalitetskrav Anpassa avtalsvillkoren till de olika produktgrupperna Använd långa anbuds och avtalstider Använd anbudsformulär Kräv inte rutinmässigt in en massa dokumentation Stäm av att dokumentationen i de olika dokumenten stämmer överens Ta bort onödig information Mer information finns på: www.upphandling24.idg.se Pedagogisk hemsida Kammarkollegiet har inom ramen för sitt uppdrag nationellt upphandlingsstöd sammanställt en hemsida kring offentlig upphandling som är begriplig även för den icke initierade samt innehåller länkar till nödvändig lagstiftning. Framförallt finns det bra information till leverantörer som tänker sig göra affärer med offentlig sektor. Mer information finns på: www.upphandlingsstod.se Ökad outsourcing av facility management? Sifo har på uppdrag av ISS Facility Service genomfört den sk Outsourcingbarometern 2010 där man undersökt attityden till outsourcing bland chefer inom kommuner. Två tredjedelar av de intervjuade tror att outsourcing kommer att öka inom kommunal verksamhet under de närmaste åren. Områden som man pekar på är intressanta att outsourca är bygg- och
Mars 2010 Sid 4 projektledning, städning och fastighetsförvaltning. ISS planerar att fortsätta genomföra Outsourcingbarometern även i framtiden. Läs mer: www.iss.se Nya tjänster inom Public Bid Management Public Bid Manager (dvs den som ansvarar för offerter till offentlig sektor) verkar vara den nya innetiteln. Såväl OPIC/IHM som Upphandling24 lanserar nya kunskapstjänster inom det området. Upphandling24 lanserar tjänsten Public Bid Manager som består av en kombination av nyhetsbrev (veckovis), nätverk (2 ggr per år) och konferenser. Från IHM kommer ett utbildningspaket med samma namn som ger en helhetssyn i att arbeta med offentlig sektor som kund. Alltifrån organisation, projektledning, kultur & etik, juridiska förutsättningar samt anbudsmetodik behandlas. Programmet sträcker sig över sex månader och innehåller 12 utbildningstillfällen. Läs mer: www.bidmanager.se och opic.com/sv/vinn-upphandlingar/publicbidmanager/ Nya inköpskraft I bokprojektet inköp i förändring konstateras en förvånansvärt positiv inställning till outsourcing av inköp bland inköpschefer och företagsledningar. Konsultföretaget Inköpsdesign har tagit denna utveckling ad notam och erbjuder under produktnamnet InköpsKraft, inköpare på deltid, inköpare under begränsad tid eller ett totalt driftsansvar för inköpsfunktionen. Läs mer: www.inkopsdesign.se Resultat från IPS forskningsprojekt I juninumret 2009 av FinansNyheterna berättade vi om den kartläggning bland inköpare kring inköpsenhetens strategiska betydelse som genomförs av det akademiska nätverket IPS. Faktainsamling och analys är nu klart och material ifrån studien kommer att publiceras på nätverkets hemsida www.ipsurvey.org. Tillsammans med Silf kommer man också att genomför ett antal seminarier kring studien i början av sommaren. Kurser och seminarier inom inköp JP Infonet arrangerar ett seminarium kring nya bestämmelser inom offentlig upphandling den 19 maj i Stockholm. Läs mer: www.jpinfonet.se Silf arrangerar en konferens med namnet KPI för inköpare i Stockholm den 19 maj. Läs mer: www.silf.se
ISM ordnar sin årliga inköpskonferens den 25-28 april i San Diego i USA. Läs mer: www.ism.ws Mars 2010 Sid 5 Gärde Wesslau Avokatbyrå ordnar en seminarieserie i avtalsrätt under våren 2010. Läs mer: www.garde.se Conductive arrangerar en konferens med temat KPI för inköpsorganisationen i Stockholm den 25-26 maj, samt en konferens om Leverantörskvalitet och kontinuerlig leverantörsutveckling den 23 24 augusti i Stockholm. Läs mer: www.conductive.se Chalmers. Chalmers Supply Chain Management Program 2010 startar 20-22 april i Göteborg och Chicago. Dessutom ordnas ett seminarium kring hållbarhet och Supply Chain den 25 maj i Göteborg. Läs mer: www.champs.se IFPSM ordnar Summer school on advanced purchasing research den 8-13 juli i Saltzburg. Läs mer: www.silf.se Nytt från Silf Silf startar ett nätverk för information och utbildning inom offentlig upphandling med namnet ROU (rådet för offentlig upphandling). Syftet med nätverket är att både belysa och påverka tillämpning av regelverket kring offentlig upphandling. Rådet skall aktivt verka för och utveckla professionalism inom offentlig upphandling genom att bl.a. vara remissorgan och att erbjuda seminarier inom offentlig upphandling. En seminarieserie under ledning av Jan-Erik Falk är planerad till att starta under april 2010. Silf inleder också ett samarbete med Ny Teknik och Affärsvärlden vilket bl.a. leder till ett gemensamt endagsseminarium kring inköpsstyrning, i hög grad baserat på praktikfall. Läs mer: www.silf.se Nytt från SOI I ordförandens senaste nyhetsbrev talas bl.a. om årskonferensen i Östersund (som var fulltecknad) där SOI tog ställning till en ny vision, som vill flytta fokus i upphandlingsarbetet från juridiken till affären (ekonomi och kvalité). Hon konstaterar också att den föreslagna nya lagstiftningen tyvärr inte stödjer en sådan utveckling. SOI har också planer på att starta ett utbytesprogram med sina systerorganisationer i Danmark och Norge. Tanken är att medlemmar i SOI som en del i sin utbildning skall kunna få praktisera i grannländerna. Läs mer: www.soi.se
Mars 2010 Sid 6 Nytt från IFPSM ezine I marsnumret av IFPSMs nyhetbrev finns artiklar om leverantörssamverkan, hur man förbättrar förhandlingsdelen i inköpsprocessen samt kring etik i upphandling. Man har också ett praktikfall kring centraliserat inköp från den svenska kökstillverkaren Nobia. Läs mer: www.ifpsm-ezine.org Nytt från ISM Det ISM närstående forskningsinstitutet CAPS lanserar ett elektroniskt nätverk och kunskapsdatabas för inköpschefer (CPOer) med namnet CPO Insight. Det möjliggör för inköpschefer att snabbt få information inom ett aktuellt område genom att ställa en mailfråga till anslutna kollegor. Ämnen som nyligen har behandlats inom nätverket är mätning av besparingar och travel management. CAPS har också en kunskapsdatabas där abonnenter kan söka bland rapporter, presentationer artiklar mm inom aktuella inköpsområden. Läs mer: www.ism.ws Projektstyrning Agila projekt missförstås I en debattartikel den 6 mars i Computer Sweden, menade Bo Tonnquist; projektcoach och författare, att det råder en missuppfattning att agilt är en projektmetodik som skulle ersätta traditionella styrmodeller. Men detta har aldrig varit meningen med agilt, vilket mer skall ses som ett arbetssätt som man tillämpar när man tar fram resultatet. Utan ett övergripande projektflöde som ger ramar så går utvecklingsteamen vilse. Agila snabbrörliga arbetsmetoder har på senare år fått ett gott fotfäste. Men det självständiga arbetet i utvecklarteam som dessa metoder innebär skapar också problem. Agila snabbrörliga arbetsmetoder är flexibla, fokuserar på teamet och hanterar det som ligger närmast i tiden att göra. Timeboxing, DSDM och Scrum är alla namn på olika agila metoder. Visst levererar utvecklingsteamen ofta användbara delresultat vid de tidsatta tidpunkterna för delleverans, men alla projekt existerar i ett större sammanhang. Det som görs i ett projekt behöver passas in i ramarna för den verksamhet det tillhör, menar författaren. Det finns alltid en beställare, inom eller utanför verksamheten, som vill ha ett resultat vid en viss tid till ett förutbestämt pris. Att jobba agilt innebär inte att man ska kasta bort den traditionella projektmetodiken!
Mars 2010 Sid 7 Agila arbetsmetoder stöder det korta perspektivet. Dagliga avstämningar säkerställer att nya erfarenheter snabbt tas tillvara i projektet och lyfter fram ansvaret hos beställarrollen och effektiviserar arbetet. Det är fokus på teamet. Projektmetodiken stöder det långa perspektivet, sätter in projektet i ett sammanhang. Projektmetodiken ser till helheten och ger redskap att bryta ner det stora i mindre och hanterbara delar. Projektplanen gör det möjligt att styra mot målet. Agilt arbetar man sedan mellan beslutspunkterna och milstolparna i projektflödet, framför allt under genomförandefasen. Läs mer: www.computersweden.se Erfarenhetsåtervinning mellan projekt I en artikel i Computer Swedens specialbilaga om projektarbete diskuterar man frågan om det finns gemensamma nämnare mellan olika typer av projekt och mellan projekt i olika branscher. Det finns absolut stora likheter i de fall det rör sig om likartade uppgifter. Innovation inom en bransch liknar till exempel innovation inom en annan väldigt mycket, säger Peter Tallungs, verksamhetsarkitekt på IRM. Han säger också att man ska akta sig för att jämföra utveckling med tillverkning, även inom en och samma bransch, eftersom det är frågan om väsensskilda arbetsuppgifter. Vad är det då som skiljer projekt åt? Inom vissa branscher är projekt snabba och korta, till exempel inom medier, medan projekten löper längre i andra, som i byggbranschen. Hur formella projekt är och vilken projektmognad som finns kan också vara vitt skilt mellan branscher. Peter Tallungs framhåller att skillnaderna mellan olika arbeten, även inom en bransch, än större än skillnader mellan branscher. Linus Malmberg, vd på Cordial Business Advisers, definierar också olika typer av projekt beroende på vilka mål de har. Det är självklart stor skillnad mellan intäktsdrivande och rationaliserande projekt. Men alla måste beakta helheten och det är det svåraste. Vitsen med samordning av projekt handlar inte bara om effektivitet. Ett projektkontor kan vara bra för att få tydligare kopplingar av projekt till verksamheten och för erfarenhetsåtervinning. Det finns kärnkompetens inom projektledning och förändringshantering som man kan få skalfördelar av. Projektkontor förbättrar lärandet och man bygger upp förändringskompetens, säger Linus Malmberg. Läs mer: www.computersweden.se
Mars 2010 Sid 8 Verksamhetsstyrning IT-understöd vid organisationsförändring I doktorsavhandlingen Leading IT-enabled change inside Ericsson: a Transformation Into a global network of SSCs studeras en global organisationsomvandling av Ericssons finansavdelning. I avhandlingen konstateras en ofta förekommande övertro på teknik leder till att mjuka faktorer som lärande, utbildning kultur och värderingar inte får det utrymme som är nödvändigt för att förändringsarbetet skall få det önskade resultatet. Det viktigaste bidraget som avhandlingen ger oss är en modell för ett gemensamt ramverk för IT-stödda förändringar. Detta ramverk innehåller fyra nivåer för förändringen, kallade Common ground, common meaning, common interest och common behaviour. Genom att identifiera alla nödvändiga frågeställningar, roller och aktiviteter i dessa fyra perspektiv, menar författaren att man har bättre förutsättningar att lyckas med sitt förändringsarbete. En annan slutsats är att man skall se dessa förändringar som ett pågående program, utan fixt slutdatum, snarare än som ett separat projekt. Både organisation och IT-stöd är i hög grad flytande, rörliga mål menar författaren. Läs mer: http://uu.diva-portal.org/smash/record.jsf?pid=diva2:300564 Ställ rätt krav på outsourcingleverantören I en artikel i Computer Sweden i början av mars diskuterades några av de värsta missarna vid outsourcing. Vad man konstaterade var att det är alltför vanligt med brister i utvärderingen av kontrakten efteråt. Om man inte är nöjd med leverantören så måste man kunna utvärdera var det brister - då finns en grund för att bryta kontraktet. I artikeln ger man också tips på 6 viktiga krav man bör ställa på leverantören: Affärskontinuitet. Se till att leverantören har uppdaterade och aktuella backup-rutiner och säkerhetsplaner. Användaråtkomst. Tänk på skillnaden mellan en lokal leverantör och en som levererar från ett lågkostnadsland vad gäller tillgänglighet. Det krävs alltid en stabil leveransprocess, med garanterad tillgänglighet. Nyckelpersonal. Ofta har leverantören nyckelpersonal som övertas från kunden i början av affären. Det gäller att se till att denna kompetens även finns kvar under en längre tid. Konkurrensklausuler. Se till att leverantören inte har en allt för nära relation till konkurrenterna, så att de inte får tillgång till känslig information. Styrning. Regelbundna möten bör hållas, där det utvärderas både vilka behov cheferna har av styrning för verksamhetsbeslut, samt vilket stöd som behövs för ekonomistyrningen. Förändring. Om ett företag räknar med stora förändringar, i form av fusioner, uppköp eller ändrad inriktning, bör det finnas en strategi för att säkerställa outsourcingen. Läs mer: www.computersweden.se
Mars 2010 Sid 9 Nytt från Kron & Wallgren Forum för inköp Forum för inköp träffades onsdagen den 10 februari för ett lunchmöte på Andersson & Bydlers kontor i Globen, där Sven-Anders Stegare från SEB berättade om deras utveckling av inköp från en operativ verksamhet till en strategisk. Presentation resulterade i en rad frågor och därefter ett livligt erfarenhetsutbyte kring områden som styrning, organisation och kompetensväxling. Vi var tyvärr tvungna att avbryta den engagerade diskussionen för att kunna avsluta mötet inom den planerade tiden. Nästa gång vi träffas, blir den 25 april då Jan Sjödahl från Nynäs kommer att berätta om Category Management. I höst träffas vi första gången den 14 september. Då kommer Eva- Lotta Löwstedt-Lundell från Sveriges Television vara inspiratör under rubriken inköpsstyrning. Diskutera gärna gemensamma frågor direkt med andra medlemmar i nätverket via vår grupp Forum för inköp på Linkedin.com. Anslut dig kostnadsfritt på www.linkedin.com. Sven-Anders presentationsmaterial finns som vanligt tillgängligt för medlemmar i nätverket på vår hemsida www.kron-och.wallgren.webs.com Uppdaterat kompetensutvecklingsprogram Vårt utbildningspaket affärsmässig offentlig upphandling håller på att uppdateras och kompletteras. Bland annat tillför vi en hel del material som vi utvecklat i samband med arbetet med vår inköpsbok. Vi räknar med att kunna erbjuda detta, dels som en öppen utbildning tillsammans med någon kursarrangör, dels som ett organisationsanpassat utvecklingsprogram för olika organisationer. Om någon av FinansNyheternas läsare är intresserad eller har tankar kring upplägget, så hör gärna av er till Anders eller Mikael.
Mars 2010 Sid 10 Lägesrapport från vårt bokprojekt Inköp i förändring. Vårt intervjuboksprojekt Inköp i förändring har nu avancerat så långt att ett manus för faktagranskning är distribuerat till alla som vi har intervjuat. Efter att alla korrigeringar är inarbetade kommer så manus att gå till Liber förlag i slutet av denna månad, för redaktionell bearbetning. Omfattningen av boken är ca 130 150 sidor i dagsläget. Utgivningen av boken är planerad till hösten 2010. Minnesvärt citat "Vänskap är som ett bankkonto: man kan inte ta ut gång på gång utan att sätta in något." källa: Edgar W. Howe Läs fler citat på: www.dagenscitat.nu