Rapport avseende Frisktandvården. November 2004
Innehåll Inledning...1 Redovisning av intäkter i frisktandvården...2 Granskningsansats...3 Intern kontroll...3 Substansgranskning...3 Omfattning...3 Utfört arbete...4 Intern kontroll - rutiner...4 Iakttagelser...5 Slutsats...6
Inledning Enligt den revisionsplan som antagits för 2004 års redovisningsrevision ska Deloitte utföra en särskild granskning av redovisningen av frisktandvården inom Folktandvården i Region Skåne. Granskningen har utförts enligt planen och redovisas i denna rapport. Deloitte Region Skåne 1
Redovisning av intäkter i frisktandvården Folktandvården införde under föregående räkenskapsår ett nytt så kallat frisktandvårdsprogram. Systemet bygger på att patienterna initialt får sin tandhälsa bedömd varefter Folktandvården ger ett kontraktsförslag. Kontraktet innebär att patienten betalar ett fast pris under kontraktsperioden oavsett omfattningen av faktiskt utförda behandlingar. Priserna för dessa kontrakt är satta utifrån en analys av den genomsnittliga kostnaden för en patient med den bedömda graden av tandhälsa. Kontraktsperioden är 24 månader. Patienten kan välja att betala månadsvis eller för längre period. Betalning kan ske genom autogiro, per faktura eller kontant. Förutom patientavgifter erhåller Folktandvården också ersättning från Försäkringskassan för respektive patient. Enligt aktuell information har det nya frisktandvårdsprogrammet haft ett positivt utfall under 2004. Målsättningen var att sälja 10 000 kontrakt under 2004. Detta mål uppfylldes redan i augusti. Av dessa 10 000 sålda kontrakt avser 9 000 gruppen med de friskaste tänderna. Betalningsviljan har oberoende av vald betalningsform (autogiro, faktura eller kontant) varit mycket god. För redovisningen av de med programmet förknippade intäkterna har Folktandvården själva utvecklat ett system som kallas Frisktandvård. Detta system kommer bland annat att användas för att administrera fördelningen av ersättningen till klinikerna (1/24 per månad) och därmed för periodiseringen av abonnemangsintäkterna. Basinformationen i systemet registreras på respektive klinik utifrån tecknade avtal. Klinikerna registrerar också information avseende faktiskt utförda behandlingar. Denna registrering utförs i Tandvårdssystemet och används i detta sammanhang för uppföljning av utfall mot initialt satta avgifter. Ur ett redovisningsmässigt perspektiv är det av vikt att intäkterna avseende ingångna kontrakt behandlas på ett korrekt sätt. Deloitte Region Skåne 2
Granskningsansats Intern kontroll Vår granskningsansats inriktas på: Kartläggning av det egenutvecklade systemet. Bedömning av inbyggda kontroller Stickprov av inbetalningar mot tecknade avtal. Stickprov av att inkomna betalningar behandlas korrekt i systemet beroende på vilken tidsperiod de avser. Kontroll av att informationen från Frisktandvårdssystemet överförs på ett korrekt sätt till redovisningen. Kartläggning och kontroll av att Regionens regler för betalningspåminnelser, inkasso och reservering för osäkra fordringar följs för denna typ av intäkter. Substansgranskning I samband med årsbokslutet granskas att redovisade intäkter, fordringar och skulder för erhållna förskottsbetalningar redovisas på ett korrekt sätt baserat på den information som erhålls ur Frisktandvårdssystemet. Omfattning Av naturliga skäl omfattar denna granskning Folktandvården. Deloitte Region Skåne 3
Utfört arbete Intern kontroll - rutiner Under hösten 2004 har Deloitte vid besök på Folktandvården gjort en kartläggning av hur Frisktandvårdssystemet fungerar och hanteras administrativt. Detta har gjorts i form av intervju med den person inom Folktandvården som administrerar hanteringen av Frisktandvården. Vi har vid detta tillfälle dokumenterat det redovisningsmässiga flödet vid inbetalningar från patienter och vid fördelning av kapitationsersättningar till klinikerna samt den periodisering av intäkter detta medför. Kapitationsersättningarna kommer att fördelas jämnt över kontraktstiderna till klinikerna. Har en patient betalat in för hela kontraktet på två år i förskott intäktsförs exempelvis inbetalningen med 1/24 per månad. Den del som ännu inte har intäktsförts ligger då kvar som skuld i bokföringen. Folktandvården har utvecklat ett webbaserat datorsystem, Frisktandvård, som skall administrera Frisktandvårdens patienter. Rutinerna kring detta system har dokumenterats och utvärderats utifrån de områden som var färdiga att använda vid granskningstillfället. Tester har utförts att inbetalningar har skett utifrån de uppgifter som är inlagda i systemet. I samband med detta har också en diskussion förts med ansvarig person angående inbyggda kontroller i systemet. Deloitte Region Skåne 4
Iakttagelser Kontrakt mellan Folktandvården och vårdtagaren upprättas på respektive vårdtagares klinik utifrån ansvarig tandläkares bedömning. Kontrakten kan dock undertecknas av annan personal, exempelvis receptionist, för Region Skånes räkning. Denna hantering är enligt ansvarig person avstämd med Region Skånes jurister. Uppgifterna läggs sedan in i det webbaserade Frisktandvårdssystemet och administreras därefter dels genom uppdateringar av personalen på klinikerna samt av Folktandvårdens kansli. Redovisningsmässigt bokförs samtliga inbetalningar från patienter och Försäkringskassan som en skuld i Folktandvårdens bokföring. Intäkten bokförs med belopp motsvarande den kapitationsersättning som fördelas till klinikerna. Eftersom summan av patientavgiften och ersättningen från Försäkringskassan överstiger den fördelade kapitationsersättningen kommer för varje period en del av den ursprungligen bokförda skulden att kvarstå i bokföringen. Denna så kallade högkostnadspott är avsedd att täcka kostnaden för de patienter som har ett större vårdbehov än vad kapitationsersättningen motsvarar. Granskningen av Frisktandvårdssystemet utfördes i oktober 2004. Det var vid detta tillfälle för tidigt att utvärdera systemet i sin helhet och dra någon slutsats kring systemets tillförlitlighet och hur väl inbyggda rutiner fungerar. Kontroll utfördes att inbetalningar som skett från patienter stämmer överens med de uppgifter som ligger inlagda i datorsystemet och i upprättade avtal. Vid denna granskning identifierades inga avvikelser. Den grundläggande informationen om respektive patient finns i patientjournalen. Enligt ansvarig handläggare sker idag ingen regelmässig kontroll av att denna information registrerats korrekt i Frisktandvårdssystemet och därmed beaktats korrekt i tecknade kontrakt. För att följa upp att informationen i systemet och att bedömningar är rimliga kommer Folktandvården att analysera utnyttjandet av den högkostnadspott som reserveras för enligt ovan. Uppföljningen kommer att kunna ske ned på patientnivå vilket också kommer att möjliggöra uppföljning av utfallet av enskilda tandläkares initiala bedömning av tandvårdsstatus. Vid granskningstillfället hade Folktandvården ännu inte intäktsfört några kapitationsersättningar. Detta kommer att ske i rapporteringen för oktober. Därmed kunde någon granskning av att periodiseringen av dessa intäkter är korrekt inte göras. Denna granskningsinsats kvarstår till årsbokslutet. Folktandvården har därmed också löpande under året rapporterat ett för lågt resultat. Den beräknade helårseffekten, om i storleksordningen 2 MSEK, har dock intagits i den lämnade prognosen för helåret. Region Skånes rutiner för reservering av kundfordringar och överlämnande till inkasso frångås när det gäller Frisktandvårdssystemet. Anledningen till detta är att patienterna betalar i förskott och i fall inbetalning inte kommer i tid sägs helt enkelt avtalet upp. Dock skickas påminnelser ut en gång i månaden för obetalda fordringar. Deloitte Region Skåne 5
Slutsats Administrationen och hanteringen av Frisktandvårdssystemet granskades under hösten 2004. Vid denna tidpunkt hade inte Folktandvården utfört några periodiseringar av intäkter i systemet och vi hade därför inte möjlighet att testa denna rutin. Kontroll har utförts att de uppgifter som är inlagda i systemet överensstämmer med de inbetalningar som sker från patienter. Denna granskning gav inte upphov till några avvikande iakttagelser. Vi rekommenderar Folktandvården att överväga att införa efterkontroller knutna till den initiala bedömningen av tandvårdsstatus genom uppföljning av verkliga behandlingskostnader inte bara på totalnivå och kliniknivå utan även stickprovsvis för enskilda tandläkare. Vi rekommenderar att, i de fall kontrakt med patienter av praktiska skäl undertecknas av annan person än den tandläkare som gjort bedömningen av tandvårdsstatus, en efterkontroll sker och dokumenteras av ansvarig tandläkare. Vi rekommenderar också att manuella stickprovskontroller införs för att kontrollera att den grundläggande informationen om respektive patient i patientjournalen registrerats korrekt i Frisktandvårdssystemet och därmed beaktats korrekt i tecknade kontrakt samt att kontrollerna dokumenteras som ett led i den interna kontrollen. Uppföljande granskning av de områden som ännu inte varit möjliga att granska kommer att ske i samband med granskningen av Folktandvårdens årsbokslut. Deloitte Region Skåne 6