Rapport: Ny webb 2016 förstudie

2014-07-03 Rapport: Ny webb 2016 förstudie 1 (23)

Innehållsförteckning Bakgrund... 4 Förstudiens målsättningar... 4 Förstudiens deltagare... 4 Avgränsningar... 4 Allmänt om webbarbete i framtiden... 5 Långsiktigt webbarbete... 5 Konceptarbetet baserat på behovs och webbanalyser... 6 Prioriterade målgrupper beslutat av styrgrupp... 6 Vad vill användarna ha? Insamlade behov från våra prioriterade målgrupper... 6 Hur kan Lnu.se stödja Linnéuniversitetets övergripande mål? - Effektworkshop med Whitespace... 6 En tillgänglig sajt som fungerar för alla - Funka Nu:s rapport 2012... 6 Hur fungerar vår nuvarande sajt? - Webbanalys... 6 En nytänkande sajt i tiden - Omvärldsspaning... 6 Dessutom: Projektarbete av studenter på programmet för Interaktionsdesign... 7 Slutsatser... 7 Slutsats behovsinsamling målgrupper... 7 Framtida studenter vill:... 7 Nuvarande studenter vill:... 7 Forskare från andra lärosäten vill:... 7 Företag och organisationer vill:... 8 Journalister vill:... 8 Sammanfattning behovsinsamling... 8 Slutsats effektworkshop... 8 Slutsats Funka Nu:s rapport (2012)... 9 Omvärldsspaning... 9 Webbanalys (urval)... 9 Projektarbete från två grupper av studenter på programmet Interaktionsdesign... 10 Förslag till nytt koncept... 11 Mål... 11 Nytt koncept 2016... 11 1. Rakt på utbildning och forskning... 11 2. Max tre klick... 12 3. Studenter och personal loggar in direkt... 13 Fortsatt arbete... 14 Kriterier och beslutsunderlag för val av CMS... 16 Följande CMS ingick i vår kortlista (shortlist)... 16 Hur vi kom fram till kortlistan... 16 Systemkoncept... 16 Redaktionella behov... 16 Kriterier av stor vikt för val av CMS... 18 2 (23)

Förstudiegruppens slutsatser... 20 Vi förslår därför att styrgruppen fattar beslut om fortsatt arbete enligt följande:... 21 Plan för fortsatt arbete efter beslut om vägval... 21 Mycket grov skiss över aktiviteter framöver... 22 Webborganisation... 22 Budget... 22 3 (23)

Bakgrund Den 25 januari 2014 startade Kommunikationsavdelningen och ITavdelningen vid Linnéuniversitetet upp en förstudie i syfte att ta fram ett koncept för en ny webbplats 2016 samt utreda förutsättningarna för ett eventuellt byte av publiceringsverktyg. Förstudiens målsättningar Ta fram koncept med övergripande struktur baserat på behovs- och webbanalys Ta fram kriterier som är av stor vikt för att kunna välja CMS efter de behov som finns och kommer att finnas Ta fram beslutsunderlag för val av CMS Ta fram underlag och plan för en ny sajt 2016 innehållande kostnadsberäkning, resursåtgång, utveckling, vidareutveckling, förvaltning. Förstudiens deltagare Förstudiegruppen utsedd av Förvaltningsstyrgruppen för Gemensamma webbkanaler: Linda Sohlberg KOM, Marie Fors IT, Pontus Ahl IT, Emma Rydh KOM, Richard Jansson UB, Patrik Granlöv IT, Daniel Virdung IT. Förutom gruppens deltagare har ett flertal medarbetare vid universitetet varit delaktiga i arbetet. För att ta fram underlag till konceptarbetet har vi haft hjälp av arbetsgrupperna Studentrekrytering, Forskningskommunikation, Studentkommunikation samt ansvariga för samverkan och pressansvariga. De har i sin tur jobbat med respektive målgrupp vilket gör att allt från gymnasiestudenter till reportrar från lokala medieföretag har bidragit till underlaget i förstudien. Särskilda insatser i konceptarbetet har dessutom gjorts av Joakim Palmqvist, formgivare på Kommunikationsavdelningen, två studentgrupper vid programmet för interaktionsdesigner och studenterna på kursen Användarintegrerad webbdesign 7.5 hp. I arbetet med konceptet har vi haft kontinuerlig dialog med tillgänglighetsexpert Malin Forne på Funka Nu för att testa idéer, knyta an till pågående forskning på området och få tips om hur vi ska jobba fram en webbplats för alla. Detta samarbete kommer att fortsätta under hösten. Avgränsningar Tidigt i förstudien beslutades att intranätet Medarbetare och målgruppen personal lämnas utanför konceptarbetet. Förstudien har dock visat stora vinster med att inkludera interna målgrupper. Se mer under Förslag till koncept sist i dokumentet. 4 (23)

Allmänt om webbarbete i framtiden Under förstudien arrangerade vi en effektworkshop där en av de viktiga slutsatserna var hur vi ska arbeta med webbarbete på sikt. För att vi ska ha en webbplats som förändras med omvärlden, möter upp användarnas behov och upplevs modern behöver vi skapa en organisation runt webben där vi kontinuerligt jobbar med förbättringar, förvaltning och utveckling. Långsiktigt webbarbete (bild från effektworkshopen i Växjö 4 mars 2014) Det svarta strecket illustrerar hur vi har arbetat hittills. Där vi, med hög ambitionsnivå, satte en webb på plats men där sedan utveckling och underhåll har blivit så pass eftersatt att behovet att göra mycket omfattande insatser har uppkommit så pass omfattande att det innebär lika mycket insatser som att byta ut CMS:et och bygg om webbplatsen på nytt. Det ideala skulle istället vara att (den grå linjen) vi hela tiden utvecklar, uppgraderar och förbättrar både teknik, layout och innehåll. 5 (23)

Konceptarbetet baserat på behovs och webbanalyser Prioriterade målgrupper beslutat av styrgrupp Efter att ha tittat på nuvarande prioritering samt besöksstatistik, där nuvarande studenter står för en stor mängd av besöken, beslutade styrgruppen tidigt i förstudien följande prioriteringsordning: 1. Framtida studenter 2. Studenter 3. Forskare vid andra lärosäten (för samarbete) 4. Företag och organisationer (för samarbete) 5. Press 6. Medarbetare/framtida medarbetare Vad vill användarna ha? Insamlade behov från våra prioriterade målgrupper Tidigt beslutades även att nya Lnu.se ska ha ett koncept som bygger på det användarna efterfrågar. Uppdrag gick därför ut till arbetsgrupperna Studentrekrytering (framtida studenter) och Forskningskommunikation (forskare vid andra lärosäten), Internkommunikation (medarbetare) samt ansvariga för samverkan (företag och organisationer), pressansvariga (press) och studentkommunikation (studenter) att utreda vilka behov dessa målgrupper har, samt att prioritera dessa behov. Hur kan Lnu.se stödja Linnéuniversitetets övergripande mål? - Effektworkshop med Whitespace Förstudien har innehållit en dags workshop med projektgruppen och representanter från fakulteter, med syfte att ta reda på hur vår digitala närvaro ska stötta vår verksamhet. En tillgänglig sajt som fungerar för alla - Funka Nu:s rapport 2012 Under nov-dec 2012 gjorde Funka Nu en utvärdering av Lnu.se med avseende på hur sajten fungerar pedagogiskt (navigation, syfte, att hitta det man letar efter mm). Hur fungerar vår nuvarande sajt? - Webbanalys Projektgruppen har gjort en webbanalys i Google Analytics, omfattningen är anpassat efter de resurser som har funnits i förstudien. En nytänkande sajt i tiden - Omvärldsspaning Projektgruppen har gjort en omvärldsspaning av både universitetssajter nationellt och internationellt, samt även tittat på andra branscher som myndigheter, e-handelsföretag, tidningar/media, resesajter mm. 6 (23)

Dessutom: Projektarbete av studenter på programmet för Interaktionsdesign Två grupper på programmet utförde varsitt projektarbete med att ta fram nytt koncept för Lnu.se under fyra veckor, båda två med avgränsningen mot blivande och nuvarande studenter. Slutsatser Slutsats behovsinsamling målgrupper Behoven presenteras efter gruppernas prioriteringsordning, där framtida studenters behov är de som ska värderas högst i konceptarbetet. Framtida studenter vill: 1. Hitta vilka utbildningar som universitetet ger. 2. Hitta information om antagning och behörighet. 3. Hitta kontaktpersoner. 4. Hitta information om yrkesliv och arbetsmarknad. 5. Hitta information om universitetsstudier generellt. 6. Hitta information om studentliv och studentstad (land). Nuvarande studenter vill: 1. Att det ska framgå tydligt vad som är viktigast på en sida. 2. Se vilka snabbvägar som finns utan att noggrant behöva granska hela skärmen. 3. Snabbt hitta det jag söker även om jag stavar fel på några bokstäver. 4. Vara säker på att min schemavisning kommer att fungera som den ska för varje kurs. 5. Kunna kolla mitt schema och min mail i min smartphone. 6. Att det ska framgå tydligt vid en sökning vad som är de viktigaste träffarna och vad som är artikelsidor och vad som är PDF-filer. Användartester med nuvarande studenter och gymnasielever visar också att en stor del inte uppfattar skillnaden mellan nuvarande ingång Utbildning och Student. Även blivande studenter förstår inte denna uppdelning. Forskare från andra lärosäten vill: 1. Söka fram andra forskare, deras titlar, funktioner, kontaktuppgifter och kort om deras forskningsområde/verksamhet, samt kunna söka via sökord, (vetenskapliga och populärvetenskapliga.) 2. Söka via en intelligent sökfunktion som söker efter sidor, bilder, filer, innehåll, forskningsanslag osv, samt ger mig en relevant söklista med det viktigaste först. 3. Nå forskare och forskningsämnen även via stora Google, dvs allt innehåll måste vara sökoptimerat. 4. Kunna få en enkel webbadress till en personlig webbplats 7 (23)

Företag och organisationer vill: 1. Hitta relevanta kontaktuppgifter så att man snabbt kan komma i kontakt med personal och studenter 2. Kunna söka efter kontakter på Lnu.se 3. Hitta utförlig information om programmen på universitetet Journalister vill: 1. Söka och få bra och relevanta träffar på både personer och ämnen. (intelligent så även fel ord leder rätt exempelvis söker på dagis får träffar på förskola ) 2. Hitta kontaktpersoner för olika utbildningar. 3. Söka på exempelvis dekan eller prefekt i sökrutan och få upp alla. 4. Hitta forskare uppdelade efter forskningsområde med kort populär beskrivning av forskningen på svenska. Sammanfattning behovsinsamling Behovsinsamlingarna visar att besökarna vill komma rakt på de program och kurser som finns och de forskare som är verksamma. Utförlig information ska finnas runt utbildningsprogram och kurser. Forskare ska ha möjlighet att bygga upp en enklare men flexibel personlig sajt. För nuvarande studenter har nyligen ett stort arbete gjorts med studentwebb. För studenter finns önskemål om hur man tar sig in i studentwebben på ett enkelt och tydligt sätt. Det finns också en förvirring kontra utbildningsinformationen som riktar sig till blivande studenter. Genomgående i behovsinsamlingarna är att det finns ett stort behov av en kraftfull och intelligent sökfunktion. En viktig del för besökarna är också att kunna söka och hitta kontaktpersoner för utbildningsprogram, forskare samt samverkanskoordinatorer. Slutsats effektworkshop Effektworkshopen resulterade i följande effektmål för Lnu.se: Högt antal (kvalificerade) sökande till utbildningar på grund och avancerad nivå. (40 %) Studenter som trivs på Linnéuniversitetet och genomför hela sin utbildning med goda resultat. (30 %) Forskare och forskningsmiljöer som syns lokalt, nationellt och internationellt (30 %) Effektworkshopen visade sig stödja den lista över prioriterade målgrupper som styrgruppen redan beslutat om. Från effektworkshopen finns en lista på tänkbara mätpunkter för respektive effektmål som webbteamet kan jobba vidare på för att säkerställa att vi gör rätt saker på webben, som ger resultat. 8 (23)

Slutsats Funka Nu:s rapport (2012) Ur rapporten: Det finns en del pedagogiska tillgänglighetsproblem på webbplatsen som kan försvåra för användaren att ta till sig innehållet. Ett exempel på detta är navigationen som dels inte är tillräckligt tydlig och dels hamnar i konflikt med andra objekt på webbplatsen. Funka Nu påpekar bland annat: Webbplatsen känns rörig Utformning och beskrivning av länkar är bristfällig. Webbplatsen syfte kan framgå tydligare: Det kan till exempel vara intressant att berätta att ni är ett universitet där det både går att forska och studera. Det är svårt att se vart i strukturen man befinner sig. Det finns sajter inom sajten som hänger löst och inte förhåller sig till menystrukturen. Startsidan har ingen konsekvens i menyerna (Meny både som list i överkant samt målgruppsingångar till höger, som försvinner när man navigerar vidare) Stort djup i strukturen. Omvärldsspaning Omvärldsspaningen visar bland annat på följande trender inom webb (urval): Mer scroll, mindre klick, One-page-web-design. Mer innehåll på en sida och användaren navigerar genom att scrolla snarare än klicka. Intelligenta sökfunktioner och väl genomförd sökmotoroptimering Personligt innehåll Meta-data, taggar, kategorisering Mobile first (designa alltid för mobilen först) Ökat UX-tänk (UX=User Experience, användarupplevelse) Effektivare texter/innehåll Video (istället för texter) Fixerad navigering (navigeringen fästs i toppen när du scrollar) Fokus på kontext utvidgning av begreppet content is king till context is king Webbanalys (urval) Webbanalys visar att ca 39 % av besökarna på Lnu.se är våra nuvarande studenter. Siffran är från sep 2013 - juni 2014 och gäller endast besöken på sidorna under /Student. De mest besökta sidorna är /Student och utbildningssidorna framförallt kurs- och programsidorna. Även bibliotekets webbsidor har förhållandevis hög statistik. 9 (23)

En stor mängd besökarna kommer till program- och kurssidorna via Antagning.se, (och ser aldrig innehållet på startsidan). Många bokmärker sidan och kommer tillbaka på detta sätt. Nyheter och puffar har väldigt få klick på nuvarande sajt besökare tenderar att navigera via strukturen eller genom att söka. Besökarna söker i hög grad på systemnamn och felstavningar av dessa. Ex Moodle, med stavningsvarianter och TimeEdit med stavningsvarianter. Projektarbete från två grupper av studenter på programmet Interaktionsdesign Se bilaga. 10 (23)

Förslag till nytt koncept Mål Nya Lnu.se ska arbeta på ett systematiskt sätt med de uppsatta effektmålen: Högt antal (kvalificerade) sökande till utbildningar på grund och avancerad nivå. (40%) Studenter som trivs på Linnéuniversitetet och genomför hela sin utbildning med goda resultat. (30%) Forskare och forskningsmiljöer som syns lokalt, nationellt och internationellt. (30%) Arbetet med nya Lnu.se vägleds även av: Mobilen först Tillgänglighet Lnu.se är till för alla Användarens upplevelse styr sajten Lnu.se bygger på fakta (användartester och statistik) inte åsikter Nytt koncept 2016 Projektgruppen har valt att presentera förslag till nytt koncept som lösningar på de behov som uppkommit. Koncept, designskisser och navigationsflöden jobbas vidare med under hösten 2014. Dessa ska testas kontinuerligt på målgruppen. Målgruppens behov är det som ska vara vägledande i beslut kring struktur och navigation. 1. Rakt på utbildning och forskning Behov: Både blivande studenter och forskare vill komma rakt på vilka utbildningar vi erbjuder och vilken forskning vi har. Många kommer in direkt till en programwebbsida eller forskarsida och ser aldrig startsidan. Åtgärder: Vi fokuserar på program- och kurssidorna och bygger kring dem. Kommer du direkt in på en programwebbplats, ska du kunna komma vidare till t ex hur du anmäler dig, om utlandsstudier, och om varför Linnéuniversitetet är unikt. (Många blivande studenter ser aldrig startsidan). Filtrering av utbildningar ska finnas tydligt på startsidan. Vi fokuserar på forskare och bygger upp forskningsinformationen kring dem. Forskning presenteras på personnivå och forskargruppnivå. Ämnet beskrivs endast kortfattat. Varje forskare ska ha möjlighet till en egen personlig webbsida. Mer tonvikt på sök och hitta rätt, snarare än erbjudanden 11 (23)

för en potentiell nyfiken som bara surfar runt. Det redaktionella arbetet ska ligga på att hjälpa forskarna att göra bra presentationer av forskningen på olika nivåer. 2. Max tre klick Behov: Både blivande studenter och forskare vill komma rakt på vilka utbildningar vi erbjuder och vilken forskning vi har, utan att behöva klicka så många gånger. Åtgärder: Effektivare navigering som bygger bort mellanstartsidor (till exempel: På dessa sidor hittar du information om hur du anmäler dig ) vilket gör att man direkt från startsidan t ex kan komma in rakt in på till exempel Anmälan och antagning. Ett exempel på detta är en så kallad megameny. Navigeringen ger ett klick för att komma dit man vill. Bild 1, startsida med meny: 12 (23)

Bild 2, utfälld meny: Endast relevant information på Lnu.se. Det betyder färre sidor och mindre mängd text. All information ska ses över för nya sajten. Flera sidor ska slås ihop till en sida. Nya Lnu.se bygger på färre sidor, längre sidor, med mer scroll. Detta sätt att bygga webb är mobilanpassat. I mobilen finns inga spalter, inget till höger eller till vänster. En renodlad startsida med fokus på det vi erbjuder utbildning och forskning. Nyheter, kalendarium, aktuella händelser och artiklar tonas ner. Syftet med nyhetsflödet blir istället att jobba målinriktat med taggning och kategorisering, vilket utökar användningsområdena för den information vi producerar. Alla artiklar kring till exempel marinekologi kan sedan knytas till en forskargruppssida eller en programwebbplats. 3. Studenter och personal loggar in direkt Behov/problem: Både studenter och blivande studenter är förvirrade av ingångarna Utbildning och Student, två ingångar som riktar sig till olika målgrupper men med begrepp som är snarlika. Åtgärd: Studenter och personal loggar in direkt på startsidan via inloggningsruta överst på webbplatsen. Efter inloggning visas sidan med personlig 13 (23)

information. Studenter kan själva personalisera sin sida. Grafiskt manér finns kvar. Flera andra branscher använder denna uppdelning för att hantera redan kund? och ny kund. Dvs det redaktionella innehållet på sajten riktar sig primärt till nya kunder. Redan kunder loggar in på sidan. 4. En kraftfull sökfunktion Behov/problem: I stort sett alla tillfrågade användare önskar sig en kraftfull intelligent sökfunktion. Dagens sökfunktion är bristfällig. Åtgärd: En kraftfull intelligent sökfunktion med stavningskontroll, synonymer, självlärande sökresultat, autoslutförandefunktion och där sökresultatet presenteras i kategorier t ex utbildning (kurser/program) och forskning (grupper/ämnen/personer) och/eller baserat på taggar. Att arbeta fram en ny söklösning föreslås av förstudiegruppen till ett eget delprojekt inom kommande webbprojekt. Exempel: Fortsatt arbete Konceptarbete, designskisser och navigeringsflöden ska utarbetas under hösten 2014 och kontinuerligt testas på målgrupperna innan vi fastställer exakt design och navigering. Användarnas önskemål ska vara vägledande i arbetet. Webbanalys är ett viktigt redskap för att utvärdera funktionalitet och flöden på sajten långsiktigt. För att gå vidare med detta krävs fördjupad utbildning i 14 (23)

Google Analytics för ett antal projektmedlemmar. För att konceptet ska kunna fullföljas finns ett antal viktiga byggstenar som måste fungera. Här ser vi brister i dagens webborganisation som måste rättas till. Mer utförlig beskrivning finns under Förslag till webborganisation. 15 (23)

Kriterier och beslutsunderlag för val av CMS Följande CMS ingick i vår kortlista (shortlist) EPiServer Umbraco Drupal Polopoly 9.12.3 (nuvarande CMS) Polopoly 10 Hur vi kom fram till kortlistan Att valet föll på att arbeta vidare med dessa system beror på att ITavdelningen 2012 tog beslut om en IT-strategi. Vi började därför titta på vilka CMS-system som fungerade enligt strategin och som passade in på övergripande krav. Listan var lång med publiceringssystem och vi valde att gå vidare med två av dessa som vi bedömde skulle kunna vara aktuella. EPiServer var ett av dessa. EPiServer är ett stort system med många användare inom universitetsvärlden. Det andra systemet vi gick vidare med var Umbraco, ett Open Source-system som också är ett publiceringssystem använt av många och dimensionerat så att vi tror att det kan vara aktuellt för oss. Syftet med att titta på Polopoly, nuvarande CMS, var att kunna jämföra med vad vi har idag med utgångspunkt i frågan om det är stor skillnad att byta lösning eller inte. Att samtidigt titta på senaste versionen av Polopoly var också ur perspektivet hur omfattande en uppgradering kan tänkas vara. I uppdraget låg att vi skulle titta tekniskt brett på systemen oberoende av IT-strategin. Vi kunde sedan tidigare konstatera att det finns mängder med CMS som inte följer IT-strategin. Vi valde Drupal som var allra intressantast efter en snabb bedömning av de system som används inom universitetsvärlden. Systemkoncept Parallellt med detta har vi titta på en lösning som härefter benämns systemkoncept. Konceptet bygger på management i ett CMS men där content och presentation byggs utanför. Den stora skillnaden är att lösningen gör att CMS:et frikopplas från Lnu.se och datakällor. Vi undviker därmed komplicerade integrationer i CMS-koden. Alla system delar istället ett gemensamt innehålls- och presentationslager. Redaktionella behov Webbredaktörer som idag arbetar i Polopoly fick i uppgift att tillsammans arbeta fram en lista med krav på funktioner i ett nytt cms. Listan presenteras här, dock ej i prioriteringsordning: 16 (23)

Ett lättarbetat verktyg som är självinstruerande Tvåspråkighet Redigera innehållet direkt så man ser vad som händer på sidan Förhandsvisning innan publicering Ladda upp flera filer samtidigt (gärna via drag-and-drop) direkt i webbeditorn Bildarkiv för smart hantering av bilder på sajten Kunna publicera en sida som har tidsbegränsning Sökfunktion i redigeringsgränssnittet som söker efter sidor, bilder, filer, innehåll, taggar, metadata etc. Automatisk trunkering är önskvärt. Hantera sidstrukturen via ett överskådligt gränssnitt, där jag ser hur webbstrukturen är uppbyggd, och vilka sidor som är internlänkade mellan varandra. Kunna tagga och kategorisera innehåll och mina sidor, direkt i editorn Gärna Smart-taggning som föreslår taggar baserat på sidans innehåll, och Kontroll av dubblering av innehåll (kanonisering) Snygga URL:er Kunna skapa egna URL:er vid behov (alias) Ha möjlighet att spåra vem som skapat sidan, och uppdaterat den senast Kunna lägga in t ex javascript i html-editorn. Infoga information från andra domäner, t ex visa publikationslistor från DiVA på valfri plats på webbplatsen Komma åt hjälpfunktionen vid varje fält/funktion Versionshantering Redigera en länk och/eller ett namn som man vill ska ändras på samtliga ställen där det förekommer, automatiskt. Publicera & redigera information på flera sidor/ställen samtidigt, för att undvika inkorrekt info, och tidsödande dubbelarbete. Integrera flöden från sociala medier på valfri plats/sida, påverka utseende och funktion på flöden. Möjlighet att aktivera/deaktivera dela-funktioner och kommentarer Skapa bloggar Redigera innehåll i CMS:et från valfri plattform och webbläsare Enbart se det som rör just mig som redaktör och de områden jag ansvarar för. Kunna sätta behörighet på olika nivåer och för olika roller Flera olika mallar/sidtyper där man kan påverka objektplacering och layouten av sidan. Att formulären ska vara enkla att sätta upp och att redan skapade går att återanvända som nytt formulär. Vill jag ha avancerade formulärsfunktioner med conditional logic. Att texten tvättas automatiskt så att inte skräptecken kommer med 17 (23)

Stöd för permanenta omdirigeringar för att slippa brutna länkar när man byggt om och flyttat sidor. Vill jag ha möjlighet till dialog, och användargenererat innehåll (tänk fototävlingar osv), modereringsfunktioner. Vill jag ha funktioner för frågetävlingar och enkäter Kunna uppdatera en (personal)lista på ett ställe men visa ändringen på flera ställen (internt/externt) för att minska och underlätta arbetet samt kvalitetssäkra informationen. Kravlistan har sedan använts av förstudiegruppen i bedömningen av de olika cms:en. Kriterier av stor vikt för val av CMS Utifrån kravlistan ovan och en genomgång av de krav som vi behöver ta hänsyn till drift- och utvecklingsmässigt tog vi fram en matris för att kunna jämföra systemen sinsemellan. Med i matrisen finns även idén till systemkoncept. Listan är inte i prioriteringsordning och kraven har olika stor betydelse för valet av system. Bedömningen av vilka krav som ska väga tyngst görs i samarbete med förvaltningsstyrgruppen. Förklaring (X=Ja, - =Nej) Kriterier av stor vikt för val av CMS Umbraco EPiServer Drupal Polopoly 9.12, nuvarand e CMS Följer ITstrategin X X - - - Open source X - X - - Valbart CMS med konsulthjälp utan upphandling X X, Licensförsörj ning 2010 och på E- förvaltningsst ödjande tjänster. X, finns på ramavtal et "Öppna programv aror 2010" X Polopoly senaste X, uppgraderin g av befintligt system kräver inte upphandlin g - Samarbetsmö jlighet inom universitetsvä rlden med mer än ett lärosäte - X X X X - Snabb och enkel tillgång tlll svensktalande konsulthjälp X X X - - - Systemkon cept Ja, men framförallt är detta framtida integrations policyn. - Nej, men det kan bli 18 (23)

inom normala konsultkostna d Finns supporthjälp att få? Finns med på nöjdhetslista för redaktörer (Web Service Award) X, genom konsult + community X, av dem som man köper licensen av. X - X - -, för litet system X X - - - Stabila förutsättningar för framtida utveckling (ekonomiska förutsättningar ) - X X - X X Klarar den tekniskt komplexa miljön som vi har vid Lnu med integrationer etc X X X X X X Bildarkiv finns Språkhanterin g Kategoriserin g och metataggning Versionshantering - Kan byggas till - Kan byggas till -, byggs som man vill X X, finns också som tilläggstjänst ImageVault. - Kan byggas till X - Kan byggas till X X - X -, Kan byggas till - Kan byggas till X - byggt X, filversionssys temet är enl Meridium inte så bra. X X X - Kan byggas till - Kan byggas till Finns kompetensen inom Lnu inom drift? X X X X X X Finns kompetensen inom Lnu inom utveckling? - - - X - Finns kompetensen inom Lnu redaktionellt - - - X - - X X i källsysteme n vi bygger det 19 (23)

Deployment, automatiserin g Test- byggoch demoserver, skript, autotest Automatiserin g av windows är på gång Automatiserin g av windows är på gång X - Webfront ar och DB X - Webfront ar NEJ - DB X? X, en licens per server och sajt. X X X X Loggning och övervakning X X X X X X Utbildningsmö jligheter Redundanta system och high availability Möjlighet att skala upp hårdvaruresur serna och skala ut till fler servrar X, i Skandinavien /Europa Failover (DB) HA (webfrontar) Oklart CMS Möjlighet att skala upp skala ut? X, i Sverige Failover (DB) HA (webfrontar) Oklart CMS Möjlighet att skala upp skala ut? X, i Sverige X Möjlighet att skala upp och ut X, i Sverige Failover (cms) HA - webfronta r NEJ - DB Möjlighet att skala upp och ut X, i Sverige Nej Failover (cms) HA - webfrontar NEJ - DB Möjlighet att skala upp och ut Regelbunden uppdatering/ patchning X X X X X - Fungera tillsammans med befintlig inloggning och lastbalanserin g vid Lnu Kostnader X, lastbalanserin g X, inloggning via AD, SAML Gratis licens, kostnad för vissa moduler Lastbalanseri ng oklart, men borde fungera X, inloggning via AD, SAML 1 webbplats med 4 servrar kostar 283.000 kr år 1 och därefter 56.600 kr/per år. X, lastbalan sering X, inloggnin g via SAML, AD Gratis licens, kostnad för vissa moduler X, Lastbalan sering Inloggnin g oklart 132 000 kr/år X, Lastbalans ering Inloggning oklart 132 000 kr/år vi bygger det Kanske vi bygger det X Ev gratis + CMSkostnad Förstudiegruppens slutsatser Uppgradering av Polopoly är så pass omfattande att det kräver lika mycket jobb som att byta CMS. Vår rekommendation är därför att inte uppgradera i och med Polopolys låga ställning inom universitetet. 20 (23)

Att behålla dagens version av Polopoly är inte ett hållbart alternativ med tanke på behovet av utveckling och implementation av nya konceptet. Umbraco följer IT-strategin och är ett stort Open Source-system. Tyvärr finns inte några direkta samarbetspartners inom universitetsvärlden vilket väger ganska tungt och vi ser det därför som ett större risktagande att välja Umbraco. Redaktionellt sett är vi tveksamma till om Umbraco når upp till de krav på användarvänlighet som vi ställer. Drupal är ett omtyckt CMS både av redaktörer, utvecklare och driftsmässigt. Ett antal universitet har valt att gå över till Drupal de senaste åren. Vi har inte kunnat hitta något som talar mot val av Drupal mer än att det inte följer vår IT-strategi och de ev nackdelar som kan finnas då man väljer ett Open Source-system. Det finns plug-ins till nästan all funktionalitet och vi ser att de team som skulle driva webbarbetet skulle ha större möjlighet att vara närmre utvecklingen. Vi förslår att vi tittar vidare på Drupal se förslag nedan. EPiServer följer IT-strategin och är som vi ser det utifrån IT-strategin sett det mest intressanta systemet. När vi under våren fick klarhet i det har vi tittat extra noga på CMSet och dess för- och nackdelar. Redaktionellt sett är CMSet intressant, det finns samarbetspartners inom universitetsvärlden och det är enkelt att få konsulthjälp. Nackdelar är att det kommer att medföra årliga licenskostnader, många vi talar med vittnar om ett konsultberoende (som man kanske kan avhjälpa med att certifiera egna utvecklare inom systemet). Vi förslår att vi tittar vidare på EPiServer se förslag nedan. Vi förslår därför att styrgruppen fattar beslut om fortsatt arbete enligt följande: 1. Att några webbredaktörer åker till två lärosäten och tittar på redaktörsgränssnittet i de senaste versionerna av EpiServer och Drupal. Ansvar Förstudiegruppen/Linda Sohlberg 2. Att vi ska göra mer ingående användbarhetsanalyser av EpiServer, Umbraco och Drupal. Tidsåtgång max 1 vecka. (Användbarhetsanalys för dagens Polopoly är redan slutförd). Ansvar Förstudiegruppen/Patrik Granlöv 3. Att vi tittar vidare på systemkonceptet för att se hur vi ska jobba med integrationer och hur långt det skulle vara av intresse för Lnu att dra systemkonceptet. Ansvar Förstudiegruppen/Pontus Ahl. Plan för fortsatt arbete efter beslut om vägval 21 (23)

Mycket grov skiss över aktiviteter framöver 1. Beslut för val av CMS eller väg september 2014 2. Avrop av CMS och konsultkostnader Uppsättning av ny servermiljö Framtagande av koncept, design och struktur Utreda mer kring de olika integrationerna som efterfrågas/finns idag Licenskostnader för CMS och eventuella tilläggsprodukter 3. Bygga ny Lnu.se 4. Släcka det gamla CMS:et Webborganisation Förstudiegruppen har tittat på ett förslag för organisation kring webb som utgår ifrån förvaltningsorganisationen i förvaltningsmodellen PM3 som implementeras vid Linnéuniversitetet under 2014. Diskussionen om detta har påbörjats i förvaltningsstyrgruppen men vi väljer att inte redovisa underlaget här då det är föremål för vidare diskussioner. Projektorganisation Förslaget är att man utifrån förvaltningsorganisationen riggar projektorganisationen. Vi föreslår att arbetet med ny webb görs i ett huvudprojekt där all den huvudsakliga utvecklingen äger rum. Till huvudprojektet knyts sedan ett antal delprojekt för att stötta huvudprojektet i arbetet och för att vi ska komma snabbare i mål. Följande delprojekt/fokusområden föreslås: (ej beslutade) Delprojekt Söklösning och SEO Delprojekt Innehåll och arkivering Delprojekt Lnu.se/Student Delprojekt Medarbetare Delprojekt Forskning (databas - personalsök) Budget I arbetet med förvaltningsplanen i PM3 ska ett budgetförslag presenteras den 22 augusti. Förvaltningsledarna Marie Fors och Linda Sohlberg har i uppdrag att lämna in underlag. Styrgruppen har också förordat att man plockar fram kostnader för EPiServer som ett alternativ att förhålla sig till i diskussionen. Det är inte rimligt att ta fram lika detaljerade kostnader för samtliga alternativ på kortlistan. Konsultkostnader Om valet faller på att arbeta vidare med systemkonceptet kommer troligen utvecklingen att ske av utvecklare vid Linnéuniversitetet alla övriga alternativ kan innefatta hjälp av konsulter. 22 (23)

Licenskostnader I matrisen ovan finns uppgifter licenskostnader framtagna. Det krävs fortsatt arbete med att ta fram underlag till budget. Det ligger i förvaltningsledarnas uppdrag att ta fram det till kommande beslutsmöten. 23 (23)