Råd och riktlinjer till dig som skriver i Norrbottens läns landsting
Landstingets spelregler Landstingets spelregeler är en sammanfattande benämning på alla dokument som ger någon form av vägvisning för hur landstinget ska fungera och utvecklas. Dokumenten utgår alltid från ett politiskt fattat beslut. Till spelreglerna hör verksamhetsidén, strategin och den årliga landstingsplanen. Verksamhetsidén redovisar landstingets uppgift i samhället, vem landstinget är till för, och hur landstinget omsätter norrbottningarnas behov och önskemål till olika former av samhällsservice. Versamhetsidén, som är samlad i ett dokument, är den politiska ledstjärnan i koncentrerad form. Strategin är en vägledning som guidar verksamheterna i det praktiska arbetet mot de uppsatta målen. Vägvisningen uttrycks i form av övergripande ramar, viljeyttringar och rågångar för vad men bör göra och inte. Strategin är samlad i ett dokument. Den kompletteras ibland med särskilda politiska program inom vissa områden. Landstingsplanen ger mycket tydliga mål för de olika verksamheterna för det närmaste året. Landstingsplanen är med andra ord ett slags årliga spelregler Råd och Riktlinjer är en serie dokument som utgår från spelreglerna och förklarar ageranden, rättesnören och tankar som behandlats främst i verksamhetsidén och strategin. De ger ett pedagogiskt och handfast stöd i olika frågor som är kopplade till vardagsarbetet. 2
Skriv enklare De flesta av oss har inga problem med att uttrycka oss enkelt och rakt när vi pratar. Men när vi ska skriva samma sak blir det svårare. Med pennan i handen eller vid tangentbordet söker vi efter andra ord och ibland ett helt annat språk. Vi krånglar till det för att vi tror att det ska vara så. Men det finns ingen lag som säger att skriftspråket måste vara högtidligt och omständligt. Tvärtom är det nödvändigt att skriva enkelt och vardagligt för att bli förstådd. Huvudbudskapet i denna Råd & Riktlinje är: Använd ditt vardagsspråk när du skriver. Luleå, augusti 1999 LANDSTINGSDIREKTÖREN 3
Innehåll Använd ditt vardagsspråk 5 Skriv för läsaren 6 Planera skrivandet 7 Presentera texten 9 Goda råd och skrivregler 10 Språket uttrycker personligheten 12 Skrivregler för e-post 14 Text för webbsidor 15 4
Använd ditt vardagsspråk När vi skriver fax och e-post krånglar vi sällan till det, utan går rakt på sak. Likaså när vi skriver brev till släkt och vänner. Då använder vi våra egna ord. När vi ska skriva tjänstebrev eller formella texter blir det plötsligt annorlunda. Då slår krångelsvenskan till. Vardagliga ord byts ut mot andra och mer formella. Stilen bli högtidligare. Vi tar på oss den språkliga söndagskostymen. Det behöver inte vara så. Rapporter, skrivelser och protokoll kan skrivas med de ord som vi använder i vardagslag. Det är ett språk som alla förstår. Kort sagt: Skriv rakt och enkelt. Det enkla vinner förtroende Människor som kan uttrycka sig rakt och enkelt vinner förtroende. Det är inte konsten att krångla till språket som uppskattas, utan att kunna förenkla och förklara. Tänk på personer som Tage Danielsson, Jan Guillou och Mona Sahlin. Deras språk är enkelt och lätt att förstå. Skriv inte som du pratar Att skriva vardagligt är inte detsamma som att skriva som man pratar. Pratiga texter är tröttsamma och kan vara lika svåra att förstå som kanslisvenska. Talspråket blir gärna mångordigt. Den som pratar ser om lyssnaren har förstått, kan ändra och lägga till. När man skriver får man inte samma omedelbara reaktion på sina ord. Därför måste skriftspråket vara tydligare. Ord och meningar ska inte kunna missförstås. Skriftspråket måste vara mer genomtänkt och koncentrerat. 5
Skriv för läsaren Om du vill bli läst och förstådd måste du veta för vem du skriver. När du skriver brev är det självklart vem som är mottagare. Gör du en rapport som inte är riktad till någon särskild person, eller skriver något som ska läsas av många, är mottagaren inte lika tydlig. Då finns det risk att du förlorar läsaren ur sikte och skriver för dig själv, för chefen eller kollegorna. Skriv alltid för läsaren. Försök att sätta dig in i mottagarens situation. Välj ord och uttryck som läsaren förstår. Klart och tydligt budskap Du skriver för att du har ett budskap till din läsare. Se till att detta budskap är klart och tydligt. Sammanfatta gärna både i inledning och avslutning så att det verkligen går fram. Vad har du för syfte? Du har inte bara ett budskap. Du vill att mottagaren ska göra något eller ha nytta av det du skriver. Därför måste du vara klar över syftet med din text. Vad vill du att läsaren ska göra eller vilken nytta ska han eller hon ha av din information? Ta fasta på detta när du skriver. Om du utgår ifrån läsarens nytta blir ditt budskap och syftet med texten mycket tydligare. Skapa intresse Den som vill berätta något måste först skapa uppmärksamhet. Samma sak gäller för den som skriver. Du måste göra läsaren nyfiken på det du har att säga. Du kan exempelvis ställa en fråga eller göra ett påstående som väcker läsarens intresse. Spara inte det bästa till sist. Kom ihåg att du konkurrerar om läsarens uppmärksamhet. Börja med det viktigaste. Försök gärna att sammanfatta ditt budskap i en rubrik eller en mening. Kom till saken Skriv inte längre än vad som är nödvändigt. Kom till saken så snabbt som möjligt. Tala om vad du vill. Det är inte otrevligt att vara kortfattad. Tvärtom visar det att du respekterar läsarens tid. 6
Skriv personligt När du skriver till en vän är det nästan som att du talar direkt till honom eller henne. Ditt språk är personligt och fyllt av dina egna ord och uttryck. Du kan göra på samma sätt när du skriver till andra. Tänk dig att du har läsaren framför dig. Använd dina egna ord. Språket blir rakare och läsaren förstår lättare vad du menar. Du behöver för den skull inte bli privat eller intim med läsaren. Det är bara dina ord som ska vara personligt valda. Första intrycket Du får aldrig en andra chans att göra ett första intryck. Det gäller även i skrift. Inledningen och uppläggningen har stor betydelse för om din text blir läst. Om inledningen är snårig är det inte säkert att läsaren fortsätter. Pröva alltid den första meningen flera gånger. Kan den skrivas på ett annat sätt? En slarvig uppläggning kan också minska intresset. Det är lättare att läsa en text om den gör ett bra helhetsintryck. Det är därför som mallarna finns. De är ett stöd och gör skrivandet enklare. Mallarna ska alltid användas. Planera skrivandet Gör en disposition Det är svårt att skriva en längre text utan planering. Det handlar dels om att samla in fakta och underlag, dels om att bestämma hur materialet ska presenteras. Dispositionen är en plan för hur du ska lägga upp innehållet och samtidigt en minneslista så att du inte glömmer något. Börja med rubrikord Det finns inga bestämda krav för hur en disposition ska göras eller se ut. Ett vanligt arbetssätt är att formulera rubriker över innehållet och placera dem i ordningsföljd. Det är en enkel metod som fungerar i de flesta sammanhang. Om det är svårt att komma igång med dispositionen kan man börja med att göra en tankekarta. Skriv nyckelord på lappar och lägg dem på bordet. Pröva vilka ord som hör ihop och gör dispositionen utifrån bilden. Så här lägger du upp texten Det finns många sätt att disponera en text. Många minns nog skoluppsatsens klassiska uppläggning: inledning, avhandling och avslutning. De flesta texter följer i stort sett samma mönster med en inledning och därefter en avhandling (redogörelse), som är uppdelad i olika avsnitt. Att disponera texten handlar om i vilken ordning dessa avsnitt ska komma. Texten måste följa en bestämd logik: område för område, steg för steg eller i någon annan ordning. Logiken måste vara klar och begriplig. Läsaren måste kunna se den röda tråden och följa resonemanget. Berättelse Om du ska beskriva en händelse kan du berätta i tidsföljd. Du börjar med att redogöra för omständigheterna och återberättar sedan händelseförloppet steg för steg. Att berätta i tidsföljd är det vanligaste sättet att lägga upp en text. Men det är inte det enda. Nyhetsartikel Journalisten som skriver en nyhetsartikel tar det viktigaste först och reder ut detaljerna efterhand. Det är en form som fler än journalister kan använda sig av. Många texter tjänar på att man tar fram det viktigaste. 7
A B C A) Talande rubrik. B) Ingress, sammanfattar när, vad, vem och hur. C) Brödtext, fördjupning. Utredning En utredande text går metodiskt igenom punkt för punkt, presenterar fakta och drar slutsatser. Sammanfatta gärna det viktigaste i inledningen. Instruktion En instruktion måste vara kortfattad och pedagogiskt uppbyggd, steg för steg, så att läsaren lätt kan följa anvisningarna. Håll dig till dispositionen Vilken form du än använder är det viktigt att du håller dig till det upplägg som du har bestämt. Annars är risken att din text blir rörig och svårläst. Så kommer du igång Skrivkramp kan drabba den bästa. Uppgiften kan kännas både stor och svårbemästrad. Att göra dispositionen är ett bra sätt att ta sig an problemet. Då bryter man ner uppgiften i mindre bitar. Om det är svårt att formulera inledningen kan man starta med ett avsnitt längre fram och återkomma till starten senare. Granska och bearbeta texten Dispositionen kan förändras efterhand som texten växer fram. Nya tankar, som kommer upp under skrivandets gång, måste prövas och eventuellt tas med. När all text har kommit på pränt är det dags för bearbetning. Det handlar dels om att rätta språkfel, dels om att granska den egna texten med kritiska ögon: stryka, flytta och skriva om. Bearbetningen är lika viktig som dispositionen och skrivandet, men ofta glömmer man bort att sätta av tid för detta. Alla texter mår bra av att ligga till sig. Vid en omläsning ser man brister och möjligheter till förbättringar. Granskningen och bearbetningen förbättrar kvaliteten och begripligheten. 8
Presentera texten Gör en sammanfattning De flesta tidningsartiklar inleds med en ingress. Det är en sammanfattning som berättar det viktigaste och ska locka läsaren vidare i texten. Du kan använda samma grepp i skrivelser och rapporter för att kortfattat presentera innehållet. Som skribent måste du övertyga läsaren om att innehållet är så pass intressant att det är värt att fortsätta. Att skriva inledningen kan ibland vara den svåraste delen av arbetet. Det kräver att man kan sammanfatta och förklara det viktigaste på ett enkelt sätt. Många gånger måste man skriva om inledningen när helheten är klar. Men det är en god regel att alltid göra ett utkast till inledning innan man börjar skriva. Då har man samtidigt ett koncept till texten eller artikeln. Rubriken ska sammanfatta innehållet Rubriken ska berätta vad texten handlar om och locka till läsning. Skilj på överskrifter och rubriker! Beteckningar som inledning, bakgrund och kommentar visar var texten hör hemma, men berättar ingenting om innehållet. En rubrik ska sammanfatta ärendet eller budskapet. Mellanrubrikerna delar upp texten i lämpliga bitar och vägleder läsaren vidare i texten. En bra mellanrubrik säger både något om innehållet och väcker intresse. Växla mellan långa och korta meningar Långa och faktaspäckade meningar är svåra att överblicka. Läsaren måste kanske gå igenom dem flera gånger för att förstå texten och får därför inget riktigt flyt i läsningen. Texter som enbart består av korta meningar är inte heller bra. Visserligen är det lättare att förstå innehållet, men läsningen blir sönderhackad i småbitar. Den korthuggna stilen tröttar ut läsaren, För att en text ska vara läsvänlig bör den ha en blandning av korta och längre, enkelt uppbyggda och mera sammansatta meningar. Att läsa är som att köra bil. Det får varken vara för rakt eller för krokigt. Vägen ska helst bölja fram genom landskapet, bjuda på fin utsikt samt en och annan överraskning. Sätt komma för paus Kommatecknet används för att dela upp långa meningar, så att läsaren kan göra paus. Många skribenter undviker kommatecknet, eftersom de är osäkra på var man får sätta komma, framför vilka ord osv. Glöm de gamla reglerna! Sätt komma där det känns naturligt att göra paus, och glöm bort att man inte fick sätta komma före och. Långa rader är svårlästa Bredden på texten betyder mycket för läsbarheten. Ju längre rader desto svårare är det att läsa och hålla ihop meningarna. Det är därför som tidningar och andra trycksaker är indelade i spalter. Landstingets mallar är utformade bland annat med tanke på läsbarheten. Stycken gör det lättare Att indela texten i lagom stora stycken gör det lättare för läsaren att överblicka och förstå innehållet. 9
Styckeindelningen måste först och främst göras utifrån innehållet. Man brukar säga att ett stycke ska motsvara en tankegång. Meningar som hör ihop ska stå tillsammans. Börjar man på en ny tanke gör man ett nytt stycke. Ofta får man gå tillbaka och ändra styckeindelningen så att den både passar tankegångarna och ger sidan ett bra utseende. Undvik avstavningar En text med många avstavningar är ryckig och svårläst. Undvik att avstava om det är möjligt. Låt hellre raden vara lite kortare. Avstava aldrig personnamn och ortnamn, årtal, siffergrupper och förkortningar. Lita inte på ordbehandlarens avstavningsprogram. Kontrollera alltid att orden blivit rätt avstavade och att betydelsen inte har ändrats. En bild säger mer än tusen ord Vi lever i ett informationssamhälle. Man skulle också kunna tala om en bildålder. Ordspråket om bilden och de tusen orden är mer relevant idag än någonsin. Det handlar inte bara foto, film och TV. Vår vardag är fylld av bilder och visuella intryck. Det är ofta bilderna som bär budskapet. Studera ditt eget sätt att läsa dagstidningen! Ögat faller först på bilder, bildtexter och rubriker. Bilden måste stämma med budskapet Bilder är viktiga för att förtydliga innehållet. Bildvalet är ännu viktigare. Bilden bestämmer hur texten kommer att läsas och uppfattas. En bild får aldrig väljas enbart för att lätta upp texten. Utgångspunkten måste alltid vara att det är bilden som avgör hur budskapet tas emot. Om bild och text inte stämmer överens är det bilden som tar överhand. Var sparsam med personbilder Bilder av människor väcker alltid större intresse än texten. Därför bör man undvika att dekorera texten med personer och ansikten. Försök i stället att hitta bilder som förtydligar innehållet. Om nu inte texten handlar om personerna förstås. Var sparsam med symboler Bildprogram som MS PowerPoint innehåller foton och illustrationer, s k Clipart, som kan kopieras in och förstärka texten. Var noga med vilka bilder du väljer. Var sparsam med de vanligaste schablonerna: pilar, gubbar, måltavlor etc. Bilder och symboler ska hjälpa läsaren att förstå innehållet, inte dra uppmärksamhet från texten. Goda råd och skrivregler Det är en vanlig uppfattning att texten blir tydligare med lite kreativ formgivning. Men läsningen försvåras om man blandar olika teckensnitt och storlekar. Lägg märke till att böcker, broschyrer och tidningar är återhållsamt formgivna. Där används traditionella teckensnitt för att underlätta läsningen. Landstingets mallar är gjorda för att förenkla skrivandet och underlätta läsandet. Markera med kursivering Använd kursiv (lutande) stil när du vill markera ett ord eller en mening i löpandet text. Kursiveringen gör läsaren uppmärksam på att där står något viktigt. 10
Undvik att markera med fet stil. Den feta stilen bör endast användas i rubriker och mellanrubriker. Gör inga understrykningar. De kan förväxlas med länkar till e-post eller webbadresser. Markera inte med stora bokstäver. VERSALER är svårlästa Skriv aldrig längre satser eller meningar med stora bokstäver (versaler). Det är mycket svårare att läsa STORA än små bokstäver eller gemena, som de också kallas. En mening som är skriven med stora bokstäver, ser ut som ett staket och är jobbigare för ögonen och hjärnan att förstå. Innehållet blir inte tydligare med versaler, snarare tvärtom. Texten ser bara ut att vara skriven av en person som är arg eller upprörd. Läsaren kan reagera på samma sätt. Här använder vi inte punkt Punkt används inte i förkortningar, efter måttenheter och rubriker. Undvik förkortningar Förkortningar gör att en text går snabbare att skriva, men den blir inte lättare att förstå. Använd förkortningar endast när du måste upprepa samma ord många gånger och riskerar att bli tjatig. Men första gången ska du skriva ut hela ordet med förkortningen inom parentes så att läsaren får en nyckel till fortsättningen. Utgå aldrig ifrån att förkortningen är allmänt känd. Förklara även förkortningar som är typiska för din verksamhet. Använd inte NLL i text eller som förled, t ex NLL-politiker. Skriv Norrbottens läns landsting, landstinget och landstingspolitiker. Rätt sätt att skriva siffror och tal Talen ett till tolv skrivs med bokstäver, 13 och däröver skrivs med siffror. Använd siffror framför förkortningar med mått: 10 m, 2 kg etc. Förkortningar för pengar: tusen kronor tkr miljoner kronor mkr miljarder kronor 1000 mkr Använd inte SEK, skr, kkr eller Mkr. Stora tal skrivs i tresiffriga grupper utan punkter: 12 345 1 000 000 Telefonnummer grupperas så här: 0920-780 00 046-12 34 56 08-123 45 67 Rätt sätt att skriva datum Skriv alltid ut månadens namn och klockslag: Nytt möte den 10 december 1999, klockan 08.30. Eller om ditt utrymmet är begränsat: 1999-12-10, kl 08.30 Tillåtna förkortningar Detta är exempel på förkortningar som du kan använda i din text. Kom ihåg inga punkter efter förkortningar: bl a, d v s, etc, m m, fr o m, m fl, o dyl, o s v, p g a, s k, t ex, t o m, ca 11
Språket uttrycker personligheten Ordspråken Kläderna gör mannen och Som man är klädd blir man hädd uttrycker den betydelse som det yttre har för vår uppfattning om en annan människa. Språket är en lika stark signal som kläderna och utseendet. Ordvalet är den andliga klädedräkten. Den som uttrycker sig slarvigt är oartig, medan den som väljer sina ord ger ett vänligt intryck. Den som skriver byråkratiskt uppfattas som stelbent, medan den som använder ett vardagsnära språk känns personlig. Ett vänligt tilltal gör tillvaron enklare för alla. Stil och stilbrott En text kan skrivas i olika stilar och tonarter: Traditionellt eller trendigt, högtidligt eller vardagligt, formellt eller personligt. Ofta försöker vi anpassa oss till en stil som brukar användas i sammanhanget. Den som skriver affärsbrev använder formuleringar från andra affärsbrev. Den som skriver till en myndighet uttrycker sig formellt som myndigheter brukar göra. Men formella fraser är inte bättre än personliga uttryck. Du kan använda ditt eget språk om du håller dig till huvudregeln: Att vara vänlig är aldrig fel. Blanda inte olika stilar. Gå alltid igenom texten och byt ut ord som låter fel. Lita på ditt språköra. Försök hitta andra ord som uttrycker samma sak. Stilbrott och grodor är språkets magplask. Den som använder ord han inte förstår blir obarmhärtigt avslöjad. Det är bättre att utrycka sig personligt och begripligt än att försöka använda en stil som man inte behärskar. Kanslisvenska och juridikspråk Många tjänstebrev skrivs efter en färdig mall. Gamla uttryck kopieras och lever vidare för att man tror att de måste finnas med. Kanslisvenskan är fylld av onödiga formuleringar. Personer som annars uttrycker sig klart och begripligt använder främmande ord och konstruerar tillkrånglade meningar för att anpassa sig till ett slags myndighetsspråk. Visst har många myndigheter blivit bättre, men kanslisvenskan är fortfarande ett problem i kontakten med medborgarna. Kanslisvenskan är påverkad av det juridiska språket. Lagar och förordningar är skrivna på ett sådant sätt att det ska täcka in alla tänkbara situationer och ska tolkas av jurister. När myndigheter och förvaltningar ska informera allmänheten om bestämmelser beslut följer ofta det juridiska språkbruket med. I sämsta fall är det inte bara obegripligt, utan också otrevligt. Språket är opersonligt och har en befallande ton. förfaller till betalning = ska betalas erinran mot detta beslut = invändningar vidta erforderliga åtgärder = göra vad som behövs Ålderdomliga ord Använd inte ålderdomliga ord som anmoda och erhålla, när det finns moderna ord som betyder samma sak. anmoda = uppmana erhålla = få erlägga = betala förete = visa hemställa = begära inhämta = skaffa tillställa = skicka utröna = ta reda på Skriv närmare verkligheten Svårlästa texter innehåller ofta ord som är 12
abstrakta, ogripbara. Välj ord som är närmare verkligheten. mandat = uppdrag modifiera = ändra rekvirera = beställa restriktiv = begränsad flagrant = uppenbar Använd enkla prepositioner Ersätt inte enkla prepositioner som av och om med längre ord. utredning avseende = utredning om diskussion angående = diskussion om överläggningar rörande = överläggningar om Gå rakt på sak Undvik att börja meningar med: När det gäller, angående etc. Skriv rakt på sak! När det gäller behovet av resurser = =Vi behöver mer pengar Refererande till vårt telefonsamtal angående = I telefon talade vi om Stryk onödiga förlängningar Ord blir inte viktigare för att de är långa. Vissa förstavelser och ändelser som ofta används är egentliga helt onödiga. förhindra = hindra frågeställning = fråga målsättning = mål problematik = problem utöka = öka Ta bort märkvärdiga tillägg Ibland använder vi förlängda ord för att göra oss märkvärdiga. personalresurs = personal produktionsverksamhet = produktion Substantivsjukan är ett annat språkligt fenomen med samma syfte. För att ge tyngd ersätter man ett enkelt verb med en omständlig omskrivning. genomföra målningsåtgärder = måla verkställa planeringsprocesser = planera åstadkomma en förändring = ändra Ge akt på ditt eget språkbruk. Rensa bort onödiga och märkvärdiga förlängningar. Bli inte övertydlig Det finns många sätt att förlänga en text. Ett vanligt fel är att man blir övertydlig. aktuell tjänst = tjänsten befintlig bebyggelse = bebyggelsen ovanstående yttrande = yttrandet Moderna ord och modeord Språket är i ständig utveckling och fylls på med moderna ord för att beskriva ny teknik och nya verksamheter. Samtidigt försvinner äldre ord när de inte längre behövs. Men skilj på moderna ord och modeord. Moderna ord är nödvändiga för att beskriva nya saker. Modeord är mer trendiga än nödvändiga. Var därför sparsam med modeord. fokusera, synergi, ultimat, implementera, funktionalitet. Fackuttryck och yrkesjargong Ibland är det nödvändigt att använda ett fackuttryck för att kunna ge rätt information. Men låt inte kravet på exakthet bli ett hinder för begripligheten. Om du använder fackuttryck, som mottagaren inte med säkerhet känner till, måste du förklara innebörden i mera vardagliga ordalag. Lägg lite extra möda på att förklara så- 13
dana ord, eftersom de ofta rymmer viktig information. För kollegor emellan är fackuttryck både bra och bekväma. De spar tid och ger information på rätt nivå. Men undvik fackuttryck i texter som ska läsas av personer utanför din yrkeskår. Påverkan från andra språk Den ökade internationaliseringen sägs ibland vara ett hot mot det svenska språket och den svenska kulturen. Sanningen är att vi varken skulle ha haft språk eller kultur utan kraftig påverkan under många hundra år. Svenskan är fylld av ord från latin, franska och tyska. I modern tid har engelskan varit den största bidragsgivaren. Internationalisering och påverkan från andra länder är alltså ingen ny företeelse. Vi har en benägenhet att använda engelska uttryck, framför allt när det gäller teknik. Problemet är att de engelska orden inte stämmer med den svenska grammatiken. Det låter kanske trendigt, men språket blir torftigare. Undvik engelskan om det finns svenska uttryck för samma sak. Nya ord får ofta en bra svensk översättning eller stavning när de behövs. Spara på stora bokstäver Påverkan från andra språk är säkert en förklaring till att många numera skriver månadernas namn med stor bokstav, som man gör i engelska och tyska. Men den svenska regeln är liten bokstav: januari, februari, mars osv. Den finns en enkel huvudregel i svenskan: Namn börjar alltid med stor bokstav. Andra ord gör det aldrig. Namn på personer, platser, företag och organisationer börjar alltid med stor bokstav: Svea Svensson, Sverige, Norrbotten, Astra, Friluftsfrämjandet, Landstingsförbundet. Likaså namn på offentliga byggnader: Hildursborg, Kommunhuset, Landstingshuset. Däremot ska svensk, norrbottning och friluftsfrämjare alltid skrivas med liten bokstav. Likaså namn på statliga och kommunala organ som kommun och landsting. Består namnet av flera ord är regeln att det första ordet börjar med stor bokstav: Röda korset, Svenska kommunförbundet. Men numera inleds lika ofta båda orden med stor bokstav: Rädda Barnen, Luleå Hockey. Bruket av stora bokstäver har ökat. I reklam är det vanligt med stora bokstäver för att öka värdet på vissa ord och den vanan har spridit sig. Särskrivning kan ändra betydelsen Ett annat modernt fenomen är särskrivning av sammansatta ord. stav hopp och språng marsch. Ibland kan särskrivning ändra betydelsen. blind hund rök fritt sjuk sköterska Skrivregler för e-post Nytt e-språk Användningen av Internet och intranät bidrar också till att språket förändras, i både positiv och negativ bemärkelse. Språket i e-posten är enklare och rakare än i skrivelser på papper. Den troliga orsaken är att vi jämställer e-post med telefonsamtal och inte känner samma formella krav på stilen. Det är naturligtvis bra om elektroniken kan hjälpa oss att skriva rakare. Men det finns också en fara i att språket inte bara blir enklare, utan också pratigare. Att vi i stället för att skriva rakt och enkelt skriver ett slar- 14
vigt och obearbetat talspråk. Texter som överförs elektroniskt måste vara lika genomarbetade som de som skickas med den vanliga posten. Skilj på samtal och dokument Skriv dina tjänstebrev, rapporter, protokoll m m som dokument i ordbehandlaren. Det gäller oavsett om de ska skickas som vanliga brev, fax eller e-post. Tänk på att e-posten både är en samtalsoch en distributionskanal. Korta meddelanden kan skrivas direkt i e-postprogrammet, men alla formella brev och rapporter ska skrivas som dokument och bifogas. Det finns en tendens till att vi skickar viktig information som e-postmeddelanden. Risken är att mottagaren inte uppfattar vikten och att meddelande därför inte diarieförs. Ärendemeningen ska beskriva innehållet Lägg tid på att formulera ärendemeningen. Använd inte allmänna beteckningar som brev, skrivelse, yttrande etc. Skriv i stället några ord som berättar vad det handlar om. Text för webbsidor Kräver annan disposition När man skriver text till brev eller trycksaker följer man en välkänd struktur. Dispositionen handlar i huvudsak om ordningsföljden, om vad som ska ligga först och vad som ska komma senare. På webben gäller andra förutsättningar. Materialet kan struktureras på många olika sätt. Sidorna kan ligga i ordningsföljd, men även parallellt eller i skikt. Dessutom vill besökaren ha överblick och själv kunna välja ur innehållet. Webben har fler möjligheter, men det finns också begränsningar och svårigheter. Strukturen måste vara klar innan man börjar skriva, så att man vet hur de olika delarna ska ligga i förhållande till varandra. Planering är A och O Innan du börjar skriva måste du veta vilken information du ska ha på sidan. Använd papper och penna och skriv ner det som ska finnas. När det är klart är det dags att värdera vad som är viktigast och vad som ska ligga på startsidan. Planera sidorna och samla information som hör ihop, allt för att underlätta för besökaren att hitta. Den första sidan är ingången till underliggande information. Tänk därför på hur man bäst söker sig vidare därifrån. Rita upp din startsida och placera ut den information du ska ha exakt på de ställen de ska ligga. Rita också upp de underliggande sidorna så att du ser hur informationen ska kopplas ihop mellan sidorna. Talande länkar Länkar ska vara talande och informativa. Skriv inte klicka här, eftersom det inte säger något om vad som döljer sig bakom knappen. Skriv istället t ex utbildningsmaterial. Då behövs ingen förklarande text. Du ska känna igen landstinget För att text, layout och färger ska vara enhetliga i systemet ska de framtagna mallarna och landstingets grafiska profil användas 15
Vill du veta mer? Svenska Akademiens Ordlista (SAOL). Normgivande uppslagsverk som kommer med ny utgåva varje år. Språknämdens skrivregler En komplett samling skrivtekniska frågor. Du kan också ringa till Språknämden om du har egna frågor, 08-668 01 50. Svensk handordbok, Svenska språknämden. En användbar ordbok där du hittar rätt språkkonstruktioner och de rätta uttrycken. Ord för ord. Svenska synonymer och uttryck. Norstedts. Norstedts svenska ordbok 80 000 ord och fraser. Norstedts. Norrbottens läns landstings språksida. Finns på Insidan. Landstingets grafiska profil Finns på Insidan. Din kontaktperson Landstingets kontaktperson om skrivfrågor är Inga Gustafsson. Hon samlar in nya erfarenheter, goda exempel och annat som är värt att sprida till en större krets. Du når Inga på telefon 0920-780 00 eller via e-post: inga.gustafsson@nll.se 971 89 LULEÅ www.nll.se