Att välja projektverktyg eller ska vi säga portföljverktyg Lena Dubbelman Marknadsansvarig PMI Semcon Project Management
Agenda Problem som ska lösas med verktyg Olika typer av verktyg Att utvärdera och välja verktyg
Exempel på projektmognadstrappa 1. Intuitiv /ad-hoc Projektstyrningen är oorganiserad och kaotisk. System och processer är ej definierade. 2. Repeterbar Några projektfärdigheter och system finns etablerade för att följa upp kostnad, tid och resultat. 3. Definierad: Projektstyrningsprocesser och system dokumenterade, standardiserade och integrerade i ett heltäckande flöde. 4. Kontrollerad: Detaljerade mätningar av projektstyrningens effektivitet sammanställda och nyttjade av företagsledningen. 5. Innovativ: Ständig förbättring av projektstyrningen genom återkoppling, innovativa idéer och tekniker.
Problem 1: Ostrukturerat arbete Problem: Konsekvens: Projekt brister i initiering, planering samt utvärdering av projekten. Beslutsprocessen är otydlig eller obefintlig. Projekten genomförs med dåligt slutresultat. Ingen eller dålig styrning av projekt.
Problem 2: Ingen överblick av projektverksamheten Problem: Konsekvens: Företaget saknar överblick av projektverksamheten med påföljd att man har för många projekt på gång. Svårt att planera, koordinera och prioritera projekten
Problem 3: Dålig fokusering Problem: Konsekvens: Projektmål överensstämmer inte med verksamhetsmål. Verksamheten slösar med resurser på fel projekt.
Problem 4: Upprepade misstag Problem: Konsekvens: Man lär sig inte av erfarenheter Projekten kostar onödigt mycket i tid, pengar och energi
Exempel på projektmognadstrappa 1. Intuitiv /ad-hoc Projektstyrningen är oorganiserad och kaotisk. System och processer är ej definierade. 2. Repeterbar Några projektfärdigheter och system finns etablerade för att följa upp kostnad, tid och resultat. 3. Definierad: Projektstyrningsprocesser och system dokumenterade, standardiserade och integrerade i ett heltäckande flöde. 4. Kontrollerad: Detaljerade mätningar av projektstyrningens effektivitet sammanställda och nyttjade av företagsledningen. 5. Innovativ: Ständig förbättring av projektstyrningen genom återkoppling, innovativa idéer och tekniker..
Varför ska man ha portföljverktyg? Företag vill kunna: arbeta enhetligt & strukturerat för att spara tid och energi online dokumentation av vald projektmodell koordinera och se till att man inte har för många samtidigt pågående projekt tid-, resurs- och kostnadsplanering se till att projekten medverkar till verksamhetsmålen - informationssammanställning lära sig av misstag och framgångar erfarenhetsdatabas
Typer av projektverktyg Ej projektspecifika verktyg som Affärssystem Dokumenthanteringssystem Excel
Vanliga krav på funktioner hos portföljverktyg 1. Planering, statusrapportering och uppföljning av projekt, program samt portfölj 2. Prioritering och simulering 3. Dokumenthantering (in- och utcheckning, versionshantering o.d.) 4. Projektrum gemensam plats för dokumentation och information 5. Projektmodellsstöd 6. Kommunikationsmöjligheter (chat, diskussionsforum o.d.) 7. Erfarenhetsöverföring genom information/dokumentation och uppföljning 8. Användarvänligt
Välja verktyg liten checklista 1. Analysera problembilden Vad är största problemet i projektverksamheten och vad kan komma att bli ett problem? 2. Kontrollera projekt- och datormognaden på företaget samt ambitionsnivå. 3. Vilka ska använda verktyget/en? (projekt, ledning, projektkontor, alla) 4. Välj grundläggande funktionalitet (need to have) ex. projektkrav och rapporter 5. Välj annan önskad funktionalitet (nice to have)
Välja verktyg liten checklista forts 6. Få grundliga genomgångar av lämpliga verktyg på marknaden och testa helst själv. Kolla om verktyget kan kopplas samman med övrig IT-miljö på företaget. 7. Analysera leverantörens support. 8. Kolla utvecklingen av verktyget. Finns det möjlighet att påverka? Vad kostar uppgraderingar? 9. Kolla leveransrutiner och eventuella extrakostnader. 10. Välj verktyg (hellre minimum nivå än maximum nivå)
Tänk på att: 1. Verktyg löser inte alla problem. 2. Det mest uppenbara problemet kan vara bara symptom på ett annat problem 3. Shit in shit out! Hellre ett enkelt använt verktyg än ett avancerat oanvänt! 4. Verktyg ska väljas efter användarna med minst erfarenhet 5. Låt alla användarna påverka valet 6. Vid val av flera verktyg, se till att de pratar med varandra 7. Förankra verktyg stegvis. 8. Förändra verktyg efter verksamheten