Oersättlig, men vad får jag för det!? Rapport om skoladministrativ personals arbetssituation Niklas Pålsson 2012-02-03
1. Inledning sidan 2 2. Bakgrund sidan 3 3. Administratör i skolan, hur är det? sidan 4 3.1 Arbetssituation idag sidan 4 3.2 Förslag till åtgärder sidan 6 4. Enkät sidan 8 1
1. Inledning Hur känns det att hela tiden höra att man är oersättlig men samtidigt är det ingen som gör något åt din problematiska arbetssituation? Eller är det så kul att arbetsuppgifterna bara växer utan att någonsin bli prioriterad i löneöversynen? Vad skulle du känna ifall du var sjukskriven och blev ombedd att avbryta din sjukskrivning för att man behövs i verksamheten? Jag är medveten om att resonemanget är tillspetsat men det är taget från verkligheten och det finns naturligtvis goda chefer och goda arbetsplatser dock är det fler och fler som känner att gränsen snart är där arbetet inte fungerar längre. Jag anser att skoladministrativ personal negligeras samtidigt som verksamheten är beroende av att de utför sitt arbete med lojalitet och alltid ska vara beredda på att ställa upp. Problematiken är att gruppen är en minoritet på de arbetsplatser som de verkar i och får alltid stå i bakgrunden även om verksamheten är beroende av att alla delar i verksamheten fungerar tillsammans. I skolans värld har det hänt mycket och kraven har ökat men har man tagit hänsyn till att då också administrationen ökar? Med undantag så är fallet inte så utan ökade arbetsuppgifter tillkommer trots att bemanningen är detsamma, så har det varit under de senare åren. Jag har en känsla av att det inte många idag som har en förståelse för vad som krävs för att vara administratör i skolan idag. I diskussioner med medlemmar har jag fått åtskilliga berättelser för hur förvaltningsorganisation och skolledning har uttalat sig klumpigt och nedsättande för de inser inte hur svårt det är att jobba på en skola idag. Mest beklagligt av allt är beskrivningen av att ingen lyssnar när man signalerar att pressen är för hög eller arbetsuppgifterna är för många. Vem vill höra att alla har mycket att göra när man är på väg att bli sjuk av arbetet? Niklas Pålsson Ordförande Visions Malmöavdelning 2
2. Bakgrund Under längre tid har det funnits en diskussion med ett antal medlemmar som anser att de inte tas på allvar gällande varken lön, arbetsuppgifter eller arbetsmiljö. Under tiden har reaktioner kommit från fler och fler förvaltningar och gett oss bilden av ett funktionsfel i verksamheterna. Som ett resultat av medlemmarnas frustration har Visions malmöavdelning haft ett resonemang med arbetsgivaren på kommuncentral nivå om vilka åtgärder vi anser nödvändiga. Avdelningen anser att kommunalcentrala arbetsgivaren har tagit frågan på allvar fast dessvärre känt sig maktlösa gentemot förvaltningarnas självständighet. Problematiken är också den motsatta att förvaltningarna inte förstår att de är självständiga och inte verkar se sitt ansvar i frågan (med vissa undantag). I början av 2011 har Visions malmöavdelning bjudit in till möte kring de problem man anser ha i sina verksamheter för att försöka få en översiktlig bild av problemet men också börjat diskutera vad man själv ser vad lösningarna är. Som ett resultat av medlemsmöten började avdelningen formulera ett utkast till en enkät som skulle rikta sig mot gruppen och ställa relevanta frågor. Detta arbete genomfördes under våren och sommaren 2011. I början av hösten skickades en enkät ut till samtliga administratörer som kunde identifieras som skoladministrativ personal. Komiskt är dock att uppgifterna som baseras på Malmö Stads personalsystem inte var tillförlitliga men dock kunde ett åttiotal medlemmar hittas och delges enkäten. Enkäten avslutades i början av oktober och fick 39 svar. Svarande var både från grundskola och gymnasium. Enkätens frågor går att hitta under rubriken 4. Enkät. I december 2011 inbjöds samtliga berörda medlemmar till en workshop för att diskutera resultatet. Rapportens resonemang utgår från enkäten och har utvecklats genom den workshop som har genomförts. Rapporten framför en allmän bild som inte skall tas för sanning i alla skolor. Det finns goda arbetsplatser, det finns exempel på att åtgärder också har gjorts men det är viktigt att vi börjar prata om en yrkesgrupp som alla behöver men inte alltid tas på allvar. 3
3. Administratör i skolan, hur är det? 3.1 Arbetssituation idag I enkäten ställdes frågan huruvida man hann med sina arbetsuppgifter (fråga 9) och av 39 svarande ansåg två personer att de hinner med fullt ut. Majoriteten ansåg att de periodvis hade arbetsanhopning medan16 svarande (43%) ansåg att de konstant hade alldeles för mycket arbetsuppgifter. Det är svårt att veta om utfallet hade blivit annorlunda om alla i yrkesgruppen hade svarat, men 43% är oroväckande men dock ett tecken på att det läggs på arbetsuppgifter utan att fundera på om bemanningen täcker arbetsmängden. Som någon under workshopen beskrev situationen: Man gör det som är absolut nödvändigt, tidigare kunde man faktiskt klara jobbet, nu hinner man inte alltid med lunchen. I fråga 10 fick man svara på vilka ord som bäst beskriver sin arbetssituation: Jag har ett bra samarbete med min chef/skolledare 29 På min arbetsplats är vi kollegiala och jag känner mig som en i gruppen 21 Jag får ersättare ifall jag skall vara ledig eller blir sjuk 00 Mitt arbete är ensamt och jag har ingen att bolla med 12 Mitt arbete kan vara pressande 29 Ingen är intresserad av min arbetssituation 06 Ingen är intresserad av mina arbetsuppgifter 06 Är jag sjuk (eller skall vara ledig) blir mina arbetsuppgifter inte utförda 31 Samarbetet med chef/skolledare har en stor majoritet ansett fungerar bra, men det betyder inte något mer än man jobbar tätt ihop. Det är anmärkningsvärt att ingen får någon ersättare vid ledighet eller vid sjukdom! Det finns en hel del skolor i Malmö där administrationen sköts av en person och rimligen borde det finnas ett behov av att ta in vid ledighet och sjukskrivning, svårförståeligt hur verksamheten kan fungera och hur känns det att komma tillbaka till en arbetsplats där arbetsuppgifterna ligger på hög? Tydligen förekommer det att personal beordras in från sjukskrivning och ledighet som en konsekvens av att verksamheten är beroende av en ensam administratör och inte väljer att ta in någon ersättare. Fråga 14 handlar om vilka arbetsuppgifter man utför som egentligen andra borde utföra. I enkäten var detta ett fritextfält men tydligen är det vanligt att man får 4
utföra vaktmästartjänster såsom flytta möbler, hantera larm, ta hand om externa hantverkare som skall utföra något jobb. Det är inte helt ovanligt att man också blir en företrädare för skolan eftersom ledningen inte alltid är tillgängliga när t ex föräldrar frågar efter den. Det mest illavarslande är nog att någon har fått arbetsledarens inloggning för att kunna utföra dennes administrativa uppgifter eller att man jobbar som lärare (men får betalt som assistent). Detta var enstaka kommentarer som det inte går att dra några slutsatser av. Fråga 15 handlade om arbetsuppgifter som borde utföras men som inte blir utförda eller annan gör. Det var möjligt att nedteckna i fritext och många har beskrivit (fast på olika sätt) att man för mycket att göra för att kunna göra något bra. I efterföljande workshop diskuterades just den otillfredsställelse man får när man knappt hinner med och gör precis det som är akut. Det finns några områden som anges nedprioriterade såsom arkivering och diarieföring eftersom det inte ger några direkta konsekvenser om arbetet inte utförs. Fråga 16 handlar om planering av arbetet Jag planerar och utför mina arbetsuppgifter sammanhängande 02 Vanligtvis jobbar jag sammanhängande med mina 09 arbetsuppgifter men blir då och då avbruten Ofta blir jag avbruten, det är svårt att utföra 28 mina arbetsuppgifter sammanhängande Att bli avbruten i jobbet är en oerhörd stressfaktor och det ger ingen möjlighet att hålla tråden i sitt arbete. I workshopen framkom det att det inte är ovanligt att man känner sig utmattad för det tar så mycket energi. Allting tar mycket längre tid. Eller som någon sa ledningen har fastlagt att servicen är viktigare än min hälsa så jag får inga expeditionstider. Fråga 21 handlar hur man trivs med sitt arbete på det hela taget. Mycket bra 13 Ganska bra 16 Varken eller 05 Ganska dåligt 02 Mycket dåligt 03 Resultat var bra fast det finns brister att hantera. Man är kvar därför att man har ett omväxlande arbete och man jobbar ganska fritt. Man vill att det skall fungera! En medverkande på workshopen sa: Idag om jag hade 5
varit ung hade inte jag klarat av det, jag klarar det idag på grund av min erfarenhet av hur saker och ting fungerar. 3.2 Förslag till åtgärder - Behov av kontinuerlig kompetensutveckling. Skoladministrationens krav, komplexitet och arbetsmängd ökar ständigt vilket föranleder ett behov att ha möjlighet till kontinuerlig kompetensutveckling vilket idag är långt ifrån självklart. - Gemensam benämning och titulering skoladministratör och skolsekreterare (avser traditionella administrativa grupper i skolan, ej t ex ekonom) med givna skillnader dem emellan. I hela landet är det på gång med en förändring och varför kan inte Malmö Stad hänga på modernare titlar? Problematiken idag är också att assistenter på skolor sammanblandas med andra yrkesgrupper (t ex elevassistenter) som inte har administrativa uppgifter och skapar en dålig förståelse för vad deras arbetsuppgifter egentligen är. - Arbetsvärdering av yrkesgrupperna inom skoladministrativ verksamhet. Det finns skäl att tro att yrkesgruppen är nedvärderad såsom en deltagare sa: En lärare frågade mig vad jag hade i lön, då trodde hon att jag skämtade. Tidigare har någon stadsdel gjort ett försök till arbetsvärdering fast vi misstänker det inte är gjort med någon större analys av hur komplicerat deras arbete är och ansvaret har inte minskat för de som har blivit chefsstöd och schemaläggare i HRut, eller med allt det som de nya reglerna för skolan medför. - Arbetsledning måste skapa sig en bättre förståelse för den administrativa funktionen och tydligare arbetsleda verksamheten. Förändringar kan inte rakt av leda till nya arbetsuppgifter ifall en tjänst är full, tydlighet och ansvarstagande måste gälla. - Rapporten som påvisar andra problem än pedagogiska spörsmål bör också beaktas vid utredningen av skolorganisationen i Malmö Stad. För att skolan skall fungera finns också andra kuggar i hjulet än den vad den allmänna opinionen diskuterar. - Skolorganisationen för administrativ personal på stadsdelarna ser idag olika ut, det är nödvändigt att analysera hur en lämplig organisation för skolverksamheten ser ut för de administrativa 6
funktionerna. För grundskolorna finns det en positivare hållning i enkäten där man inte har en decentraliserad administrativ funktion. Naturligtvis har punkten ett beroende av vad som händer i utredningen av skolorganisationen i Malmö Stad. 7
4. Enkät Svarstid september 3 oktober 2011, totalt 39 svar 1 Vilken är din utbildningsbakgrund? Grundskola 03 Gymnasium 24 Högskola/Universitet 07 Annat 05 2 Vilken form av skola arbetar du i? Grundskola 24 Gymnasium 11 Annat 04 3 Vilken titel har du? Assistent 12 Skolassistent 09 Sekreterare 14 Skolsekreterare 02 Annat 02 4 Under hur lång tid har du haft din nuvarande befattning? mindre än 2 år 01 2-5 år 06 6-10 år 08 mer än 10 år 24 5 Hur många anställda finns det på skolan? under 30 01 30-50 06 51-70 04 71-100 09 mer än 100 19 8
6 Hur många skolledare understödjer du? 1 02 2 09 3 12 4 05 5 eller fler 11 7 Hur många elever går på skolan? Skriv antal: 8 Hur många medarbetare finns det i administrationen av skolan? Räkna inte in skolledare och vaktmästeri 1 11 2 12 3 05 4 03 Annat: 08 9 Hinner du med alla dina arbetsuppgifter? Ja, helt och fullt 02 Ja, fast med perioder med arbetsanhopning 21 Nej, jag har alldeles för mycket 16 10 Hur känns det att jobba i administrationen? Vilka ord passar in på din arbetssituation? Jag har ett bra samarbete med min chef/skolledare 29 På min arbetsplats är vi kollegiala och jag känner mig som en i gruppen 21 Jag får ersättare ifall jag skall vara ledig eller blir sjuk 00 Mitt arbete är ensamt och jag har ingen att bolla med 12 Mitt arbete kan vara pressande 29 Ingen är intresserad av min arbetssituation 06 Ingen är intresserad av mina arbetsuppgifter 06 Är jag sjuk (eller skall vara ledig) blir mina arbetsuppgifter inte utförda 31 11 Hur ofta diskuterar du och din chef/skolledare ditt arbete och dina arbetsuppgifter? 9
Aldrig 03 Händer då och då (t ex vid årliga medarbetarsamtalet) 24 Relativt ofta 11 Hela tiden 01 12 Känner du att ledningen har engagemang för dina arbetsuppgifter och arbetssituation? Ja, verkligen 06 Ja, hyfsat 17 Ibland 10 Nej 06 13 Finns det en arbetsbeskrivning på dina arbetsuppgifter? Ja, den följer jag 05 Ja, men stämmer inte överens med arbetsuppgifterna jag utför 08 Nej 26 14 Utför du arbetsuppgifter som andra egentligen borde utföra? (urval av svar) Om ja, skriv nedan vilka arbetsuppgifter det gäller Konferensvärdinna Rena vaktmästaruppgifter, flytta möbler, larm, hus Chefsstöd HRUT Arbetsrätt Ekonomi För många för att skriva ner När skolledningen är på kurs så hamnar allting hos mig Vaktmästaren klarar inte av datorer då fick jag göra hans också Har chefens inloggning för att sköta dennes arbetsuppgifter Jag är anställd och har betalt som assistent, men jobbar som lärare. 15 Finns det arbetsuppgifter som du anser att du borde göra men som inte utförs eller annan gör? (urval av svar) Om ja, skriv nedan vilka arbetsuppgifter det gäller 10
Gör det som måste göras, det andra blir lidande och ligger till sen Skulle vilja ha mer tid att se över vad och hur man kan göra det bättre Jag tycker att jag gör ALLT Arkiveringsarbetet blir lidande likaså diarieföringen Orkar inte tänka på det Chefsstödets uppgifter borde jag delvis också få göra 16 Planering av arbetet Jag planerar och utför mina arbetsuppgifter sammanhängande 02 Vanligtvis jobbar jag sammanhängande med mina 09 arbetsuppgifter men blir då och då avbruten Ofta blir jag avbruten, det är svårt att utföra mina arbetsuppgifter 28 sammanhängande 17 Har ni regelbundna arbetsplatsträffar (APT) på er skola? Ja, som berör mina frågor 18 Ja, fast hamnar i skymundan, pedagogiska frågor dominerar 17 Nej 04 18 Är alla delaktiga i de diskussioner som förs på APT? Ja 17 Nej 06 Ibland, lite till och från 14 Tyvärr, jag deltar inte vid arbetsplatsträffarna 02 19 Känner du dig uppskattad på jobbet? Vilka tycker du visar sin uppskattning mot dig? Tyvärr, ingen visar mig uppskattning 01 Chef/Skolledare 28 Kollegor i administrationen 22 Pedagogisk personal 31 11
20 Vet alla på din arbetsplats vilka dina arbetsuppgifter är? Ja 13 Nej 12 Ett mindre antal 14 21 Hur trivs du med ditt arbete på det hela taget? Mycket bra 13 Ganska bra 16 Varken eller 05 Ganska dåligt 02 Mycket dåligt 03 22 Har du funderat på att söka annat arbete? Ja 15 Ja, jag har t om sökt annat jobb de senaste 2 åren 11 Nej 13 22 Något att tillägga? (urval svar) Har du något som du tycker är väsentligt att tillägga till enkäten? - Skolan har aldrig prioriterats i lönerevisionen - Arbetsmiljön är inte den bästa med tanke på arbetsbelastningen som är mer ofta än sällan - Beroende av datorn gör mig helt strandsatt när den inte fungerar - Jag är chefsstöd för 2 skolor därför är det så mkt personal och skolledare som jag servar - En dialog mellan högre chefer och personal vore tacksamt (..får bara det slängt i ansiktet) - Att våra arbetssituationer är ohållbara, vi är den enda kategorin som kan få mer och mer hela tiden ingen ny befattning eller ny lön. - Vi skolsekr/assistenter gör ett väldigt bra arbete med det uppskattas inte! Vi ska finnas på plats annars fungerar inte verksamheten, säger personalen om man av någon anledning har varit frånvarande! Och det är ju uppskattande! Sist men inte minst, VÅRA LÖNER ÄR URUSLA - Någon fråga ang. möjlighet till vidareutveckling och utbildning har ni inte med. Jag tror nog att det är något vi alla inom skolans värld saknar. Att få komma iväg på någon föreläsning, kompetensutveckling och känna att man växer med sin uppgift. Det satsas inte en krona på oss i 12
det avseendet. Det är viktigt att man får utvecklas i sin yrkesroll för att göra ett bra jobb. - Sen är nog assistenterna inom skolan ganska ense om att vi vill ha en gemensam titel, en titel som säger vad vi gör och att vi i och med det blir en större och synligare grupp i Malmö stad. Jag tycker att detta är något vi/facket ska jobba för. Inte kan det väl vara så svårt att ändra en titel? Skoladministratör är en bra titel för denna grupp. - Känner mig så hemskt orättvist behandlad och ouppskattad. Gick hem avslutningsdagen och blev sjukskriven sommaren till min semester. Har magont och gråter ofta på arbetet. 13