RIKTLINJER SJUKFRÅNVARO OCH REHABILITERING

RIKTLINJER SJUKFRÅNVARO OCH REHABILITERING

RIKTLINJER 2 Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för alla åtgärder av medicinsk, psykologisk, social och arbetsinriktad art som ska hjälpa sjuka och skadade att återvinna bästa möjliga funktionsförmåga och förutsättningar för ett normalt liv. Med det menas att den enskilde ska återfå hälsan och livskvalitén. Alla typer av sjukfrånvaro är en värdeförlust för verksamheten i kommunen eftersom det är arbetstagarnas erfarenheter och kunskaper som utgör verksamheternas värde. Rehabilitering för en verksamhet innebär således att återfå arbetstagare med kunskaper och erfarenheter och att verksamhetens värde återställs. Dessa riktlinjer syftar till att förebygga ohälsa och underlätta återgång till arbete. De beskriver hur arbetet med sjukfrånvaro och rehabilitering ska bedrivas i Håbo kommun. 2

RIKTLINJER 3 Arbetsmodell för aktiva och tidiga insatser Riktlinjerna har utarbetats för att vi skall kunna leva upp till målen i rehabiliteringspolicyn att främja hälsosamma arbetsplatser att underlätta för medarbetarna att bibehålla arbetsförmågan att, i samband med sjukdom, underlätta återgång i arbete genom tidiga rehabiliterings- och anpassningsåtgärder Riktlinjerna omfattar rehabiliteringsansvarig chefs arbetsuppgifter i samband med sjukfrånvaro, kortsåväl som långtidsfrånvaro samt arbetsuppgifterna i samband med rehabilitering. Chefen ansvarar för att utreda behov av arbetsinriktade rehabiliteringsåtgärder, vilka är arbetsgivarens skyldighet att vidta, parallellt med den medicinska utredningen som sjukvården ansvarar för. Riktlinjerna tar också upp medarbetarens ansvar i samband med sjukfrånvaro och rehabiliteringsbehov. Chef skall: Informera alla arbetstagare om de regler och rutiner som gäller vid sjukfrånvaro och aktiv rehabilitering. Kontinuerligt följa upp sjukfrånvaron inom den egna verksamheten och diskutera/ analysera den i samverkansgrupp och på arbetsplatsträffar. Observera att individuella ärenden inte diskuteras. Medarbetare skall: Aktivt medverka i sin egen rehabilitering och hålla kontakt med arbetsplatsen under sjukperioden Signaler som skulle kunna vara tecken på begynnande ohälsa Sjunkande arbetsprestation Upprepad korttidsfrånvaro Passar ej tider allt är tungt och jobbigt Har ofta olika krämpor Beteendeförändringar Samarbetssvårigheter Isolerar sig från arbetskamraterna Samtal är bästa sättet att identifiera behov av åtgärder. Våga fråga! Vid behov kan chef initiera att medarbetaren får samtal med någon utomstående från exempelvis företagshälsovården eller personalenheten. 3

RIKTLINJER 4 Rutin vid sjukfrånvaro Generellt vet man att bra förhållanden och trivsel på arbetsplatsen är viktigt för att minimera sjukskrivningsperioden, liksom att det är viktigt för var och en att vara efterfrågad på arbetet. Upplevelsen av att komma till sin rätt och göra ett gott arbete är en viktigt drivkraft. Man vet också att motivationen att komma tillbaka är högst i början av sjukskrivningsperioden och att det är betydelsefull att komma igång med ett aktivt rehabiliteringsarbete inom de tre första månaderna. Frånvaro dag 1 7 Första sjukdagen: medarbetaren gör sjukanmälan till närmaste chef eller person som chef utsett Andra sjukdagen: chefen beviljar i normalfallet sjuklön från dag 2 (längst till och med dag 14) om sjukdomen bedöms påverka arbetsförmågan. Vid tveksamhet skall personalfunktionen kontaktas chefen kontaktar medarbetaren om denne inte sjukanmälde sig till chefen Kan man redan nu bedöma att det kommer att bli en längre sjukfrånvaro ska chefen kontakta Företagshälsovården för rådgivning och/ eller boka en tid för den anställdes räkning. (Se vidare under avsnittet Rutin för utredning av arbetsförmåga och rehabiliteringsbehov) Medarbetaren meddelar chefen så snart det går när han/hon avser att återgå i arbete för att möjliggöra en bra planering för verksamheten. Vid sjukfrånvaro kortare än 8 dagar ska frånvaron föras in i det försystem till lönesystemet man använder på arbetsplatsen (Besched/ Min lön) enligt arbetsplatsens rutin. Frånvaro mer än 7 dagar Andra sjukveckan: Medarbetaren lämnar läkarintyg från åttonde kalenderdagen till chefen. Chefen tar del av informationen i läkarintyget och planerar rehabiliteringsinsatser om läkare bedömer att det är nödvändigt. Därefter vidarebefordras läkarintyget till berörd löneadministratör tillsammans med uppgift om insjuknandedag. Detta är viktigt bland annat för att minimera risken att medarbetaren hamnar i löneskuld. Chefen tar förnyad kontakt med medarbetaren och bokar vid behov tid för personligt möte för att påbörja rehabiliteringsutredningen. Upprepad korttidsfrånvaro sex sjukfrånvarotillfällen den senaste 12-månadersperioden: Chefen skall genomföra samtal med medarbetaren för att undersöka om det finns anledning att göra en rehabiliteringsutredning. Vid behov sker samråda med företagshälsovården och/ eller personalfunktionen. (Se vidare under avsnitt rutin för bedömning av arbetsförmåga och rehabiliteringsbehov) Chef bedömer om läkarintyg skall infordras från första sjukdagen. Beslut fattas av förvaltningschef enligt gällande personaldelegation. (Kommunens intranät: http://www.habo.se/sv/kommun-och-politik/intranet/anstallning/lon-ersattningararbetstid/pa-biten-personalhandbok/ 4

RIKTLINJER 5 Rutin för utredning av arbetsförmåga och rehabiliteringsbehov Arbetsgivaransvaret innebär en skyldighet att utreda rehabiliteringsbehovet så tidigt som möjligt oavsett sjukskrivningsorsak. Arbetsgivarens insatser skall löpa parallellt med Försäkringskassans rehabiliteringskedja för bedömning av arbetsförmåga och rätt till sjukpenning. Handlingar i rehabiliteringsärendet ska behandlas med sekretess och förvaras på betryggande sätt. Slutlig förvaring av rehabiliteringsutredning ska ske i särskilt kuvert i personakten på personalavdelningen. Syfte Utredningen av arbetsförmåga och rehabiliteringsbehov beskriver nuläget. Den visar på medarbetarens egen målsättning för återgång till arbete och behov av rehabiliteringsåtgärder. Senast sjukdag 90 ska man upprätta en plan som visar om det är troligt att medarbetaren kommer att kunna återgå i sitt ordinarie arbete med hjälp av rehabiliteringsinsatser, medicinska såväl som arbetslivsinriktade. Om rehabiliteringsutredningen visar att medarbetaren troligen inte kommer att kunna återgå till sitt ordinarie arbete inom 12 månader ska man utreda om det finns möjlighet att erbjuda andra arbetsuppgifter, på den egna förvaltningen eller inom någon annan av kommunens förvaltningars verksamheter. Senast sjukdag 180 gör Försäkringskassan en första bedömning om medarbetarens arbetsförmåga i relation till alla förekommande arbeten på arbetsmarknaden. Därför är det särskilt betydelsefullt att rehabiliteringsutredningen vid denna tidpunkt tydligt visar om det finns förutsättningar för medarbetaren att återkomma till arbete hos kommunen efter avslutad rehabilitering. Rehabiliteringsutredning skall påbörjas Så snart man insett att det finns behov av rehabiliteringsinsatser, dock senast när medarbetaren varit helt eller delvis sjukskriven under två veckor i följd. Medarbetaren har sex korta sjukfall de senaste tolv månaderna Medarbetaren själv önskar att en utredning görs 5

RIKTLINJER 6 Planering och genomförande av TIDIG REHABILITERING Chef bokar tid för samtal med medarbetare och påbörjar rehabiliteringsutredningen. Inför samtalet informerar chef medarbetaren om rätten att ha en facklig representant närvarande vid samtalet. Chef informerar medarbetaren om kommunens rehabiliteringspolicy och riktlinjer. Man gör gemensamt upp en plan för arbetet med rehabiliteringen. Under hela tiden rehabiliteringen fortlöper ska chefen skriftligt dokumentera information som är nödvändig för att kunna ta ställning till behov av insatser, beslutade åtgärder och uppföljning av dessa. Blankett: mall rehabiliteringsutredning används, se kommunens intranät: http://www.habo.se/sv/kommun-och-politik/intranet/arbetsmiljo-ochhalsa1/sjukdom-och-rehabilitering/rehabilitering-och-sjukfranvaro/ Chefen informerar också om Försäkringskassans rehabiliteringskedja och hur den påverkar det interna rehabiliteringsarbetet i kommunen. Chef beställer tid för bedömning hos företagshälsovården. Rekommenderas. Det kan avse besök hos företagsläkare, beteendevetare och/eller ergonom. Blankett: Beställningsunderlag, se kommunens intranät: http://www.habo.se/sv/kommun-och-politik/intranet/arbetsmiljo-ochhalsa1/friskvard-och-halsa/foretagshalsovard/ Rehabiliteringsmöte ordnas så snart som möjligt efter det att företagshälsovården träffat medarbetaren och haft möjlighet att göra sin bedömning. Vid mötet ska chef, medarbetare, representant från företagshälsovården och, vid behov, representant från personalfunktionen medverka. Medarbetaren har rätt att ha sin facklige representant med vid mötet. Försäkringskassans kontaktperson bör informeras om mötet och ta ställning till om någon representant därifrån bör medverka. I sådana fall kallar Försäkringskassan till så kallat avstämningsmöte. Under rehabiliteringen kan flera möten behöva anordnas, ibland med representant för Försäkringskassan, ibland utan. Arbetsförmågebedömning Vid behov avropar chef en skriftlig arbetsförmågebedömning av företagshälsovården. Detta skall ske så snart det finns anledning att misstänka att medarbetaren inte kommer att kunna återgå i det egna arbetet. En arbetsförmågebedömning görs för att pröva om medarbetaren kan utföra alla eller delar av de ordinarie arbetsuppgifterna i sin anställning. En utförlig kartläggning av arbetsuppgifterna görs och ligger till grund för bedömningen som företagshälsovården gör ur ett medicinskt, ergonomiskt och psykosocialt perspektiv. 6

RIKTLINJER 7 Annat arbete inom kommunen Visar det sig under rehabiliteringsarbetets gång att medarbetaren inte kan återgå till det egna arbetet utreds möjligheten att erbjuda annat arbete inom kommunen. Första steget är att kontakta förvaltningschef för att utröna möjligheterna inom den egna förvaltningen. Andra steget innebär att chefen kontaktar personalfunktionen för att via den undersöka möjligheterna att erbjuda annat arbete på någon annan förvaltning. Viktiga begrepp som Försäkringskassan arbetar med Arbetsgivarutlåtande Försäkringskassan ska enligt lagen undersöka om arbetsgivaren kan erbjuda anpassning av arbetsuppgifterna eller tillfälligt andra arbetsuppgifter för att förkorta sjukskrivningen. Detta görs antingen via ett telefonsamtal eller via en blankett som den anställde får från Försäkringskassan, arbetsgivarutlåtande och ska vara genomfört i god tid före 90.e sjukdagen. Blanketten fylls i av ansvarig chef och medarbetare tillsammans, efter samråd med personalhandläggare. Arbetsträning Det är Försäkringskassan som beslutar om denna åtgärd. Syftet är att den anställda tränar på vissa arbetsuppgifter för att återfå arbetsförmåga. Tiden för arbetsträning på det vanliga arbetet är begränsad till maximalt tre månader. Under tiden kan Försäkringskassan betala ut rehabiliteringspenning. Om den anställda arbetstränar på ett nytt arbete i kommunen eller hos annan arbetsgivare kan Försäkringskassan betala ut ersättning och träningen pågå längre tid än tre månader. Hur lång tid arbetsträningen ska hålla på, hur många timmar per dag den ska omfatta och i vilken takt antalet timmar bör öka ska Försäkringskassan bestämma i samråd med chefen, medarbetaren, behandlande läkare och personalfunktionen. Arbetsprövning Arbetsprövning är en utredning Den syftar till att ge arbetsgivaren och Försäkringskassan information om vilken funktionsförmåga medarbetaren har eller kan uppnå genom rehabilitering och vilka åtgärder som kan vara lämpliga. Arbetsprövningen bör pågå från ett par dagar till ett par veckor. Under tiden betalar Försäkringskassan ut sjukpenning. 7

RIKTLINJER 8 Rehabiliteringsutredning avslutas Rehabiliteringsutredningen ska avslutas på ett formellt sätt genom ett möte där chef och medarbetare går igenom vilka åtgärder som vidtagits och hur resultatet av dessa har blivit. Detta dokumenteras på rehabiliteringsblanketten och undertecknas av chefen och medarbetaren. När ett ärende avslutats skall chefen gallra bland anteckningarna och skicka dessa tillsammans med rehabiliteringsutredningen till personalkonsulenten som lägger in handlingarna i personens akt på personalavdelningen. Visar rehabiliteringsutredningen att det efter vidtagna åtgärder inte är möjligt för medarbetaren att återfå någon arbetsförmåga av betydelse i det egna arbetet och att nedsättningen av arbetsförmågan är stadigvarande, ska personalfunktionen kontaktas för samråd om fortsatt handläggning och eventuell arbetsrättslig prövning. Två-månaders regeln enligt LAS gäller i förhållande till rehabiliteringsutredningens avslut om uppsägning av personliga skäl blir aktuell. 8