ÅRSREDOVISNING 2002 LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 1

ÅRSREDOVISNING 2002 LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 1

2002 i sammandrag Nollresultat, +0,2 mkr Fortsatt ökning av inhyrda lokaler Investeringsvolymen ökat till 123 mkr Ny organisation och förstärkning av strategiska resurser Arbetsmodell utvecklad för lokalprojektens tidiga skeden Resultat och eget kapital (mkr) 9 4-1 -6 Eget kapital Resultat Omsättning (MKR) 600 590 580 570 560 550 540 530 LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 2

Ett starkare LFÖ gynnar kärnverksamheten! LFÖ:s uppdrag är att tillgodose landstingets kärnverksamheter med ekonomiskt och verksamhetsmässigt optimala lokaler. Fastighetsinvesteringarnas långa omloppstider ska harmonisera med verksamheternas intresse att snabbt anpassa lokalerna till nya förutsättningar. LFÖ:s framgångsfaktorer är goda styrsystem. Sättet på vilket priset/kostnaderna för lokalresurserna bestäms hör dit, liksom förmågan att planera reinvesteringar för att bibehålla och utveckla kvaliteten i fastighetsbeståndet. Pågående utvecklingsarbete har som mål att stärka just dessa faktorer. Når vi framgång ökar förtroendet och tilliten till landstingets fastighetsföretagande. Detta är mycket angeläget för att lägga en stabil grund för kärnverksamhetens utveckling och långsiktiga lokalförsörjning. Knappa resurser Studier visar att samhällets demografi, dvs befolkningens storlek och fördelning i ålderskategorier, enskilt är den främsta förklaringen till den ekonomiska utvecklingen. Perioden fram till 2010 kommer att, i stort, präglas av goda ekonomiska förhållanden men därefter väntar en helt annan situation. De stora befolkningskullarna av fyrtiotalister går i pension samtidigt som andelen äldre över 85 år ökar. Påfrestningen som detta innebär medför krav på en radikal omställning av samhällsekonomin. Fastighetsföretagande är kapitalintensivt och kräver långsiktig planering. Därför har landstinget genom LFÖ ett särskilt ansvar att planera verksamheten i samklang med den långsiktiga ekonomiska utvecklingen. 1990-talet var en period med bakom oss med besparingar som medfört att lokalernas standard släpat efter på många håll i beståndet. En god strategisk avvägning bör vara att under de närmaste åren stärka fastighetsfrågorna och därmed långsiktigt trygga god lokalförsörjning till landstingets kärnverksamhet. Om så sker kan vi med tillförsikt möta de svårare tider som följer och begränsa resurskonflikten med vården. I den kortsiktiga konjunkturen har vi nu en tid med återhållsam tillväxt i landstingets ekonomi. Kärnverksamheten ser över sina möjligheter att minska kostnaderna vilket inte sällan innebär att lokalytorna skärs ned. LFÖ har därför en situation där vi aktivt arbetar med att minska andelen outhyrda lokaler samtidigt som kärnverksamheten stimuleras att minska sina lokalytor. Från LFÖ:s utgångspunkt blir detta motstridigt men från ett koncernperspektiv innebär det långsiktigt att lokalförsörjningen effektiviseras vilket självklart också är medborgarnas/skattebetalarnas intresse. Hur utvecklas lokalbehoven? Hur ser lokalförsörjningsbehovet ut på längre sikt inom landstinget och vården? Flera utvecklingstendenser är tydliga. Vårdtiderna blir allt kortare och sjukhukhusvården blir alltmer specialiserad vilket ställer krav på effektiva lokallösningar som medger goda samband mellan samverkande vårdenheter. Den tekniska utvecklingen kommer att medge nya möjligheter till vård i hemmen. Samverkan mellan verksamheter/centra inom landstinget och inom regionen sker i allt ökad utsträckning vilket b l a stimuleras av att sjukhusen bryts ned i fristående resultatenheter. Öppenvården söker lokallösningar allt närmare patienterna/kunderna, inte sällan i centrala lägen. Alternativa vårdformer kommer sannolikt att utvecklas och bli vanligare. Trots att andelen äldre ökar, inte minst de allra äldsta, är det knappast troligt att det totala behovet av lokaler ökar som resultat av rådande vårdutveckling. Däremot kommer kraven på alltmer specialanpassade och ändamålsenliga lokaler att öka. Lokalerna kommer att ses som en integrerad produktionsresurs i verksamheten med krav på anpassningar på samma sätt som personalens arbetssätt och kompetens kontinuerligt måste ändras för att klara kraven. Fastighetsföretagande är till sin natur en långsiktig verksamhet. Byggnaderna står 100 år eller längre. Tekniska system lever 15-30 år, inre ytskikt 5-15 år. Vården utvecklas i snabb takt inte minst tekniskt och ofta i konkurrens med andra offentliga eller privata vårdgivare. Den överblickbara framtiden i de sammanhangen är kanske 2-3 år. De senare årens utveckling har visat att planeringstiden tenderat att bli allt kortare för vårdens verksamheter. Behovet av en effektiv lokalplanering och snabba lokalanpassningar blir därför allt större. Hur påverkas LFÖ:s verksamhet? LFÖ har alltså den grannlaga uppgiften att balansera mellan, å ena sidan ägarens intresse av strategiskt och långsiktigt fastighetsföretagande, och å andra sidan kundernas behov av snabba och kostnadseffektiva lokalanpassningar. Om LFÖ ska klara sitt uppdrag krävs god insikt i den rådande och långsiktiga vårdutvecklingen och förmåga att se lokalkonsekvenser och ändringsbehov. Genom att vi är aktiva i de tidiga skedena av planeringsprocessen skapas tidsutrymme som ökar möjligheterna till goda och hållbara lokallösningar. Under 2002 har en arbetsmodell utvecklats som väsentligt höjer LFÖ:s möjligheter att aktivt och effektivt styra planeringsprocessen vid lokalförändringar. LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 3

Innebörden av ovanstående är att kompetenser i modernt fastighetsföretagande alltmer bör fokuseras till strategiska områden som är avgörande för kunderna och ägarna. Hit hör b l a lokalförsörjnings-, byggherre- och uthyrarrollen samt styrning av fastighetsdriften. Under året har LFÖ genomfört nyrekryteringar som ger en kraftig kompetens- och resursförstärkning inom främst förvaltningsledningen och den strategiska lokalplaneringen. Vägledande för LFÖ:s utvecklingsarbete är dokumentet LFÖ Färdriktning 2005 som togs fram under 2001. Med utgångspunkt från ägarens, kundernas och medarbetarnas förväntningar har LFÖ:s strategiska inriktning formulerats. Sammanfattningsvis innebär det följande. Landstinget skall äga sjukhusen. Övriga lokaler är inte av strategiskt intresse att äga varför alternativ till eget lokalägande skall prövas. LFÖ ska i egen regi ha kompetens och resurser för att upprätthålla alla fastighetstekniska funktioner som sjukhusen har; el, vatten, klimat mm. Fastighetsservice utanför sjukhusen ska konkurrensprövas och upphandling av driftentreprenader provas. I den samlade tekniska service som LFÖ bedriver riktar sig ca 50% direkt till kunderna i sk verksamhetsservice. Den delen av verksamheten särskiljs i eget affärsområde med möjlighet att konkurrensprövas. Det pågående förändringsarbetet bygger på fyra hörnstenar Styrning och ledning ska förbättras där det balanserade styrkortet är centralt Organisationen ska effektiviseras genom processorienterat arbetssätt Säkerställa kompetensutveckling genom individuella utvecklingsplaner och nyrekryteringar. Teamkänslan i LFÖ ska stärkas genom utbildningar, gruppövningar och andra aktiviteter. År 2002 har varit ett år där den organisatoriska och resursmässiga strukturen formats. Vi är nu mitt uppe i genomförandet av förändringar avseende främst arbetssätt och styrning av aktiviteter. Detta arbete fortsätter under 2003. Flertalet av medarbetarna upplever detta påtagligt i sin arbetsvardag. Arbetsbelastning har ökat och förändringsbehoven innebär alltid en prövning på det personliga planet. Det är genom personalens mycket goda arbetsinsatser och engagemang som LFÖ kommer att lyckas med utvecklingsarbetet! Klas Lindgren Fastighetsdirektör LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 4

VERKSAMHETSGENOMGÅNG LFÖ:s omsättning under 2002 uppgick till 593 (570) Mkr och balansomslutningen är 1 739 (1 707) Mkr. Antalet anställda var 135 (133) vid utgången av år 2002. Inför 2003 förvaltar LFÖ 444.859 (453.374) m2 LOA i egna fastigheter och hyr in 77.256 (73.930) m2 i externa lokaler. Under 2002 har den totala förvaltade arean minskat med 8.515 (ökning med1.801) m2 och uppgår till 522.115 (527.304) m2 LOA. Skälet till areaminskningen i egna fastigheter är försäljning av Västerbyskolan. Egna lokaler (1000 kvm) Inhyrda lokaler (1000 kvm) 500 480 460 78 76 74 72 440 70 420 400 68 66 64 Vakansgraden har minskat från 7,6 % till 6,3 % av lokalbeståndet. Försäljning av Västerbyskolan, som var tomställd, är främsta skälet till nedgången i vakansgrad. Vakansgrad (%) LFÖ:s uppdrag LFÖ:s uppdrag formuleras enligt följande 10 8 6 4 2 0 LFÖ har landstingets uppdrag att tillhandahålla lokaler med service som ger stöd åt och bidrar till att utveckla landstingets kärnverksamhet. LFÖ har även landstingets uppdrag att anskaffa, förädla, förvalta och avveckla lokaler och fastigheter så att bästa möjliga förutsättningar för en effektiv lokalförsörjning uppnås. LFÖ har en aktiv roll i miljö- och säkerhetsarbetet och har uppdraget att företräda landstinget i olika myndighetsfrågor som avser fastighetsområdet. Uppdraget innebär att LFÖ är en aktiv samarbetspartner till kärnverksamheten för att anpassa lokalbehovet i egna eller förhyrda lokaler. I samverkan med kunderna planera, projektera, upphandla och bygga om eller nytt för kärnverksamhetens behov. LFÖ:s utveckling -utgångspunkter Landstingets principer för ägande och drift av olika verksamheter ger klara indikationer om i vilken riktning LFÖ bör förändras. Med dessa utgångspunkter har de strategiska principerna för LFÖ formulerats. En sammanfattning finns i nedanstående översikt över strategiska kompetensområden per lokalkategori. LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 5

Funktioner som kräver LFÖresurser i framtiden - - - - - - - - - - - L o k a l k a t e g o r i - - - - - - - - - - - - - Sjukhus Övriga egna lokaler Strategisk lokalresursplanering Ja Ja Ja Lokalplanering Ja Ja Ja Ägarombud/byggherre Ja Ja Kvalitets- och miljöledning, riskhantering, energihushållning Ja Ja Förvaltare/hyresvärd Ja Ja Ja Förvaltare/kravställare och beställare av drift och uh Ja Ja Ja Förvaltare/kravställare och beställare av verksamhetsservice Ja Ja Ja Drift och underhållsleverantör, utförare Verksamhetsserviceleverantör, utförare Ja, för prioriterade funktioner Ja i eget affärsområde. Bör konkurrensutsättas Bör konkurrensutsätt as Ja i eget affärsområde. Bör konkurrensutsättas Stödfunktioner för ekonomstyrning, adm. och IT Ja Ja Ja Sammanfattningsvis innebär ovanstående En ökad fokusering på de mest strategiska områdena. Inhyrda lokaler med landstingsverksamhet I begränsad omfattning En satsning på att utveckla och förbättra dessa områden så att LFÖ blir effektivare än andra alternativ. En successiv neddragning av egna utföranderesurser inom områden som är mindre strategiska och där tjänster kan köpas med bibehållen kvalitet och till priser som innebär ökad kostnadseffektivitet för LFÖ:s kunder. Pågående förändringsarbete Mot bakgrund av ovanstående pågår ett utvecklings- och förändringsarbete. Förändringarna syftar till att skapa en fastighetsorganisation som är bättre riggad att lösa sitt uppdrag i framtiden. Förändringsarbetet är delvis långsiktigt och har namnet LFÖ Färdriktning 2005. Under 2001 arbetades fram och beslutades, efter förankring hos landstingsledning och medarbetare, visioner, mål, metoder och resursbehov. Under 2002 har organisationen förändrats och resursförstärkningar genomförts genom nyrekryteringar. Hur genomförs förändringarna? Förändringsarbetet omfattar såväl ändringar av arbetssätt som utveckling av organisation och medarbetare. Metoder och verktyg i arbetet är: Bättre ledning och styrning Balanced Scorecard som styrmodell Effektivare produktions- och informationsflöden - Processmodell Kompetensutveckling genom individuella utvecklingsplaner och nyrekryteringar. Attitydförändringar och team-arbete LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 6

Balancerat Styrkort LFÖ har under året fortsatt utvecklingsarbetet där verksamheten styrs och följas upp enligt modellen för Balancerat Styrkort (BSK). Det betyder att verksamheten kännetecknas av ett systematiskt arbetssätt från vision till uppföljning för ett antal perspektiv där varje perspektiv har Strategiska mål Framgångsfaktorer för att nå målen Mätetal för avläsning av resultat samt Handlingsplaner för åtgärder. P g a att ledningen för LFÖ har organiserats om och halva ledningsgruppen är nyrekryterad under 2002 har arbetet med BSK nystartats under inledningen av 2003. Grundarbetet är gjort sedan tidigare där vision, strategiska mål och framgångsfaktorer är formulerade. Arbetet med att ta fram mätetal initieras under 2003. LFÖ har valt följande perspektiv vilka överensstämmer med Landstingets samlade redovisning: Kundperspektiv Processperspektiv Utvecklingsperspektiv Medarbetarperspektiv Ekonomiperspektiv LFÖ:s vision I rapporten LFÖ Färdriktning 2005 har vi formulerat LFÖ:s vision LFÖ Vision Vi vill att kunden skall se LFÖ som sin självklara partner i frågor som rör lokalförsörjning. Vi vill skapa goda verksamhetsmiljöer som bidrar till utvecklingen av vården. Vi blir framgångsrika genom att, i samverkan med våra kunder, anpassa och utveckla lokaler och tillhandahålla konkurrenskraftig och kostnadseffektiv service. KUNDPERSPEKTIVET Strategiskt mål Nöjda kunder som ser LFÖ som sin självklara partner Uppnås genom att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler som medverkar till att utveckla kärnverksamheten prisvärda produkter/tjänster med rätt kvalitet och hög tillgänglighet snabba reaktioner och lyhördhet i kontakten med kunden. LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 7

Under 2001 genomfördes en kundenkät som kommer att upprepas under 2003. 2001 års enkät visar bl a att kunderna ger LFÖ högt betyg avseende service och bemötande. Bäst resultat i kundenkäten fick följande områden (medianbetyg 8-10 där 10 är högsta möjliga värde): kunderna vet vart de skall vända sig vid kontakter med LFÖ kunderna anser att det är lätt att nå fram till LFÖ med en felanmälan eller beställning personalen är tillmötesgående kvaliteten på utförda tjänster anses god. Sämre betyg får: informationen till kunderna om åtgärder, när de kommer att utföras etc. (medianvärde 5) leveranstider och förmåga att hålla utlovade tider (medianvärde 5-7). Kundenkäten innehöll en sammanfattande fråga som syftade till att ge en samlad bedömning av LFÖ. Frågan fick ett medianbetyg på 7. Kundenkäten gav även svar på hur lokalstandarden i olika avseenden upplevs. Inte oväntat är det främst inomhusklimatet som får lägre betyg. Ventilationen kan upplevas bristfällig och temperaturen är inte stabil under olika årstider. I övriga avseenden; belysning, ändamålsenlighet mm ges ett medelbetyg. Variationer mellan olika sjukhus och lokaler är stora där lokalens ålder är främsta förklaringsfaktor. PROCESSPERSPEKTIVET Strategiskt mål Tillhandahålla lokaler med service på effektivast möjliga sätt Uppnås genom att ha tydliga, mätbara mål för verksamheten organisera arbetet enligt ett processorienterat arbetssätt successivt konkurrensutsätta sådan verksamhet som inte av strategiska eller av andra skäl skall ägas eller drivas av landstinget styra och följa upp samt genom att mäta prestationer och kundnytta samverka mellan egna enheter och med kunder/intressenter för att utnyttja kompetenser och resurser effektivt. förvalta på ett miljömässigt och energieffektivt optimalt sätt. LFÖ:s kärnprocesser har identifierats En utgångspunkt för beskrivning av LFÖ:s kärnprocesser har varit att fokusera på det som skapar ett direkt kundvärde, dvs. de processer som handlar om lokalförsörjning, lokalanpassning, uthyrning och kundvård samt serviceleveranser i form av fastighets- och verksamhetsservice. Anskaffning, avveckling och vidmakthållande av fastighetsvärde (genom långtidsplanerat fastighetsunderhåll, LFU), är i första hand värdeskapande för ägaren. Hyra ut Anpassa - bygga om - Avtal - omdisponera Fastighetsunderhåll - FU - AU - Drift Verksamhetsservice - FU - AU - Annan service Lokalförsörjning - Lokalresursplanering - Lokalplanering Anskaffa Vidmakthålla Avveckla - tomställa - köpa -LFU - hyra ut externt - bygga - riva - sälja Anskaffningsskede Användningsskede Avvecklingsskede Bild 1 Verksamhetsområden i LFÖ Verksamheter som är direkt värdeskapande för kunden Verksamheter som är värdeskapande för ägaren LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 8

För processerna Anpassa, Fastighetsunderhåll samt Verksamhetsservice har under 2002 ett kartläggnings- och utvecklingsarbete genomförts. Beträffande processen Anpassning har detta resulterat i en väldokumenterad arbetsmodell. Modellen har rönt stort intresse långt utanför vårt eget landsting. Övrigt konkret resultat av utvecklingsarbetet är organisatorisk uppdelning av driftenheterna; fastighets- respektive verksamhetsservice. Anskaffning Inga fastighetsförvärv har genomförts under 2002. Byggnadsinvesteringarna har fortsatt att öka och uppgick under 2002 till 123 (52)mkr. Några av de större projekten som avslutats eller pågår är ombyggnad av akutmottagningen på US, 24mkr, Campus US för LiU, ca 22 mkr under året, LAH på US, ca 9 mkr samt 9 mkr avseende ombyggnad av köket på LiM. För övrigt har Fastighetsvärden (mkr) 150 Investeringar (mkr) 130 2000 1900 1800 1700 1600 1500 1400 110 90 70 50 30 investeringarna gjorts i ett stort antal mindre ombyggnadsprojekt. På sid 18 redovisas investeringarnas fördelning i länsdelarna. Vidmakthålla Det långsiktiga fastighetsunderhållet (LFU) uppgick till 34 200 (35 200) tkr De största insatserna har gjorts på US, totalt 12 700 tkr. B l a har ventilationsåtgärder utförts till en kostnad av 2 400 tkr samt utbyte av avlopp 1 400 tkr. Obligatorisk ventilationskontroll OVK har utförts för totalt 1 800 (2 300) tkr. Inre ytskiktsunderhåll har utförts till en kostnad av ca 8 600 tkr. Härav har sammanlagt ca 5 000 tkr satsats på upprustning av US-akuten samt kanslibyggnaden. Långtidsplanerat underhåll 2002 (mkr) 10% 4% 6% 47% 14% 2% 17% US ViN LiF LiM FTV, PV Utbildn. mm Övriga 42 40 38 36 34 32 30 Långtidsplanerat underhåll (mkr) Statusen över sjukhusens tekniska system är inventerade. Analys pågår och kommer att leda fram till reinvesteringsplaner. LFÖ har en aktiv och viktig roll i landstingets miljö- och säkerhetsarbete. Under 2002 har LFÖ:s miljöpolicy reviderats med utgångspunkt från motsvarande policy för hela landstinget. Avveckla Verksamheten vid Västerbyskolan avvecklades under 2000. Fastigheten med tillhörande byggnader har nu sålts och övergick i privat ägo 1 juli 2002. Köpeskillingen uppgick till 17 550 tkr vilket gav landstinget en realisationsvinst om ca 3 600 tkr. Landstingets finansplan anger som en åtgärd försäljning av fastigheter som saknar strategiskt värde. Inventering av lämpliga försäljningsobjekt finns framtagen. Här redovisas b l a landstingets fastighetsinnehav på Birgittaområdet i Vadstena, den s k HU-villan på Lasarettsgatan vid US samt vissa objekt vid Lunnevads folkhögskola. LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 9

Lokalförsörjning Under året har en lokalresursplanerare rekryterats. Syftet är att stärka den långsiktiga planeringen av lokalresurserna. Härigenom förbättras de strategiska övervägandena och styrningen när enskilda lokalprojekt initieras. Hyra ut och anpassa lokaler Under 2001-02 har en arbetsgrupp analyserat arbetsprocesserna vilket resulterat i en arbetsmodell för hur vi ska arbeta vid investeringsprojekt. Modellen byggs upp i sju steg där de inledande stegen, kundbehov, behovsbeskrivning och förstudier utgör de sk tidiga skedena. Genom att arbeta systematiskt och med hög kvalitet i dessa tidiga skeden ökar möjligheterna att göra projekten framgångsrika såväl beträffande innehåll som ekonomi. Under de närmaste åren implementeras modellen. Inte minst viktigt är att kunderna finner arbetssättet värdeskapande så att den kommer att efterfrågas. Gällande interprissättning av lokaler, den s k behovshyran, har tillämpats sedan mitten av 1990-talet. Under året har en översyn av systemet genomförts. Översynen har resulterat i förslag till justeringar med tillämpning från 2004. Förslaget innebär b l a att en sk golvhyra införs. Detta innebär att hyran inte tillåts sjunka under en viss nivå. Syftet är dels att skapa ekonomiskt utrymme för reinvesteringar i aktuella fastigheter och dels att resurser över tiden, p g a sjunkande hyror, inte överförs från fastighetsområdet till verksamheten. Förslaget innebär också att s k komponentavskrivning införs, dvs att investeringsdelar ges olika avskrivningstid beroende av ekonomisk livslängd. Större andel av det långsiktiga fastighetsunderhåller kommer att betraktas som investeringar och aktiveras. Härigenom stärks sambandet mellan åtgärder i fastigheten och hyrans storlek. Behovshyra 444 mkr (% fördelning) 15% 14% 26% 10% 3% 32% Avskrivning Ränta Adm LFU Drift o uh Media Fastighetsunderhåll och verksamhetsservice Det samlade fastighetsunderhållet (drift, förebyggande- och avhjälpande underhåll) uppgick under året till 45 720 (44 368) tkr. Verksamhetsservice som bl a avser service på kundutrustning samt lokalanknuten service uppgick till 55 193 (44 280) tkr. I nedanstående diagram anges verksamhetsservice exkl LFÖ-interna transaktioner. Ökningen 2002 förklaras med att US- och ViN-gemensamma kostnader numera hanteras via LFÖ:s verksamhetsservice. Arbetsflödena i de båda processerna har analyserats under året och förslag till förbättringsområden identifierats. Åtgärder har påbörjats i vissa delar främst med inriktning att förbättra information och kommunikation med kunderna. Driftenhet US och Öster har fr o m 2003 en organisationsstruktur som skiljer fastighetsunderhåll och verksamhetsservice. Respektive område ges därmed möjlighet att utvecklas på egna meriter med anpassning av styrning, personal och arbetssätt. Verksamhetsservice (mkr) 50 45 40 35 30 25 20 LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 10

UTVECKLINGSPERSPEKTIVET Strategiskt mål - Stödja kärnverksamhetens utveckling genom att framgångsrikt anpassa och utveckla lokaler och service Uppnås genom att delta i erfarenhetsutbyte med omvärlden kunna översätta kundens behov till goda verksamhetsmiljöer genom att ständigt ha aktuell kunskap om omvärlden, vården och vårdens utveckling ha ett visionärt ledarskap ha hög beredskap för förändringar. LFÖ:s långsiktiga strategi för att leverera värden till kärnverksamheten är kontinuerlig utveckling av vår kompetens. Särskilt viktigt är att den strategiska kompetensen inom lokalförsörjningsområdet stärks. Genom hög kunskapsnivå och effektiva arbetsmetoder kan vi inta en central och strategisk roll i den fortsatta utvecklingen av landstingets lokalförsörjning. Utvecklingsprojektet LFÖ färdriktning 2005 har ytterst detta syfte. Resultatet så här långt är att b l a nyrekryteringar genomförts. Vidare har förvaltningsansvaret delats upp i tre fastighetschefsområden, vart och en med särpräglade förutsättningar, vilket väsentligt ökar vår förmåga att följa och förutse utvecklingen. Härigenom ökar våra möjligheter till mer kundanpassat och effektivt arbetssätt. Erfarenhetsutbyten på olika nivåer har bedrivits under året med goda resultat. Inom LFÖ har initiativ tagits till erfarenhetsutbyten mellan driftenheterna. Här har det redan noterats att många förbättringar kan nås genom att lära av varandra. Mellan landstingen i region sydost sker systematiska möten inom fastighetsområdet där utbyte sker i olika grupper inom flera områden; ledning, teknik, bygg, IT och ekonomi. MEDARBETARPERSPEKTIVET Strategiskt mål - Nöjda medarbetare med rätt kompetens som bidrar till goda kundrelationer Uppnås genom att aktivt arbeta med kompetensutveckling, befattningsutveckling och individuella utvecklingsplaner rekrytera och behålla medarbetare med rätt kompetens ha tydlighet i mål och krav på enskilda medarbetare ha tydlighet i ansvar och befogenheter skapa trivsel. Personalrörlighet, nyanställda Personalrörlighet, avgångna 10 8 12 10 6 4 2 8 6 4 2 0 0 LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 11

Landstingets personalenkät 2002 visade på fortsatt låga värden för LFÖ och endast begränsade förbättringar jämfört med 2000 års enkät. Den kanske främsta signalen som enkäten sänder är att arbetsengagemanget behöver förbättras. Generellt låga värden kombinerat med låg svarsfrekvens inom vissa enheter vittnar om denna brist. Andra signaler är att LFÖ behöver tydliggöra målen för verksamheten samt att resultaten måste följas upp bättre. Förtroendet för ledarskapet behöver stärkas för att därmed b l a höja motivation och lagkänsla i organisationen. I enkäten noteras också att den allmänna arbetstrivseln och miljön är relativt god vilket också visar sig i låg sjukfrånvaro. LFÖ Färdriktning 2005 inrymmer program från medarbetarperspektivet. Under året har flera utbildningsdagar genomförts med syfte att stärka samhörigheten i LFÖ. Detta arbete kommer att fortsätta. LFÖ:s nya ledningsgrupp har under hösten genomgått ett utvecklingsprogram. Antal anställda Personalkategorier 150 145 140 135 130 Adm pers och chefer 21% Driftservice personal 41% 125 Ingenjör/tekn 38% Befattningsutveckling enligt OLIVIA-modellen har med framgång inletts under 2002. Samtliga befattningar kommer att omfattas vid det fortsatta arbetet under 2003. Åldersstruktur Andelen män/kvinnor 52-65 år 41% 18-31 år 5% 32-41 år 15% Kvinnor 16% 42-51 år 39% Män 84% Arbetsrelaterade skador 8 6 4 2 0 LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 12

Under hösten 2002 har PoU-samtalen med medarbetarna intensifierats. I personalenkäten i september 2002 svarade drygt 60 % att de haft PoU-samtal under de senaste 18 månaderna och ca 40 % ansåg att de kommit överens med sin chef om en individuell utvecklingsplan. Arbetet med att utveckla PoU-samtalen och koppla dem till befattningsutvecklingsarbetet kommer att vara en viktig aktivitet under 2003. FINANSIELLA PERSPEKTIVET Strategiskt mål Nöjda ägare som ser LFÖ som den bästa lokalförsörjaren och den bästa förvaltaren av landstingets fastighetskapital. Uppnås genom att... med beaktande av säkerhets-, miljö-, och myndighetskrav och med långsiktigt ansvarstagande minimera kostnader och resursförbrukning styra verksamheten i samklang med landstingets mål och strategier utveckla fastighetsbestånd, lokaler och service så att maximal koncernnytta uppnås Ekonomisk kommentar Resultatet för 2002 blev ett överskott på 195 tkr. Resultatet innebär att LFÖ:s egna kapital ökar till 8 728 tkr. För att bedöma resultatet ska hänsyn tas till ej utförd LFU med 781 tkr och en engångsersättning från finans avseende försäljningsomkostnader avseende Västerby med 1 794 tkr. Resultatet varierar mellan LFÖ:s enheter. Fastighetsunderhåll, drift och service följer upprättade planer, men kostnader för akuta avhjälpande åtgärder kan komma helt oförutsett och därigenom kraftigt påverka enheternas resultat. LFÖ:s driftenheter uppvisar ett samlat underskott på - 3 057 (- 2 212) tkr för året. Driftenhet Öster som innehåller enheterna driftenhet ViN, driftenhet Finspång och Park Öster har under året under ledning av den nye driftchefen arbetat vidare med effektiviseringar och rationaliseringar av verksamheten. Enheten uppvisar ett avsevärt förbättrat resultat med ett underskott på - 1 268 (- 2 350) tkr. LFÖ:s driftenhet i Motala har under de senaste åren haft ett högt kostnadsläge. Åtgärder och därmed kostnader efter en omfattande vattenskada vid VC i Mjölby har belastat enheten under flera år. Driftenheten har under året deltagit i LFÖ:s avveckling av fastigheterna på Birgittaområdet i Vadstena. Driftenheten redovisar ett underskott uppgående till 1 398 tkr. Motsvarande resultat var 831 tkr för 2001. Driftenheten vid Universitetssjukhuset (De US) i Linköping redovisar ett överskott på 688 (2 201 tkr). De US har under året vidkänts kostnadsökningar inom olika områden. Exempelvis badanläggningen har kostat 263 tkr mer än beräknat. Driftenhet Sydöst, som hanterar de perifera fastigheterna utanför US i Linköping, har haft ett år med flera oförutsedda åtgärder. Enheten uppvisar ett underskott på - 1 079 (-343)tkr. Centrala administrativa enheter såsom produktionsenhetsledning, fastighetsförvaltning, ekonomi/administration/it genererar tillsammans ett underskott på 3 312 tkr. Bakom underskottet ligger kostnader för utvecklings- och förändringsarbete samt kostnader för strategiska personalförstärkningar. Hyresförvaltningen av egna fastigheter uppvisar överskott som hänför sig till flera olika samverkande faktorer. Drift- och underhållsmedel (DoU), från hyra, har inte lagts ut till fullo på driftenheterna, utan viss del har innehållits för att möta kapitalkostnad för verksamhetsservice, kostnader för förändringsarbete och strategisk utveckling mm. Detta har genererat ett överskott på 3 130 tkr. Fastighetsavskrivningarna har sammantaget blivit 215 tkr högre än budget. LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 13

Hyresförvaltningen av förhyrda fastigheter uppvisar ett underskott på 853 tkr. Underskottet är i stort sett hänförbart till kostnader för två hyresobjekt, skollokaler vi S Promenaden i Norrköping och lokaler för Hjälpmedelscentrum på Vimarkagatan i Linköping. Under året har LFÖ förstärkt organisationen med nya personalresurser. Detta har kunnat göras till en rimlig ökning av personalkostnaden trots de mycket goda löneavtal som träffades under hösten 2001. Förklaringen till detta är att personalrörligheten under året har varit fortsatt hög. Sju nya medarbetare har rekryterats och fem medarbetare har avgått ur tjänst. En medarbetare har gått i ålderspension, två har fått förtidspension och två medarbetare har valt att lämna LFÖ för andra arbetsuppgifter. LFU (långtidsplanerat fastighetsunderhåll) var budgeterat till 35.000 tkr under 2002. Utförd LFU under 2002 uppgår till 34 219 tkr. Det slutliga utfallet innebär att 781 tkr ligger kvar i LFÖ:s resultat. Ytskiktsunderhåll har utförts i överensstämmelse med budget. Mediakostnaderna, dvs kostnaderna för värme, el, vatten och avlopp har under året ökat med 3,3 % jämfört med föregående år. Totala kostnaden för media 71 419 tkr överstiger därmed budgeten med 9,5%. Årets nettoinvesteringar i byggnader har ökat med 134 % jämfört med föregående år och uppgår till 122 541 tkr (52 354 tkr), vilket innebär att årets investeringar ligger på en avsevärt högre nivå än de senaste åren. Värdet av årets investeringar i färdigställda byggnader uppgår till 55 975 tkr och till 66 565 tkr i pågående projekt. Pågående projekt på balansdagen utgör 69 766 tkr. Under året har fastigheterna Rimforsa Vårdnäs-Västerby 1:1, 1:7 och 1:9 i Linköpings kommun försålts för 16 750 tkr och de ingående inventarierna såldes för 800 tkr. Bokfört värde för fastigheterna var 13 569 tkr. Den sammanlagda realisationsvinsten uppgår till 3 617 tkr. Försäljningen genomfördes i början av 2002 med tillträde för den nya ägaren per 2002-07-01. På grund av den höga investeringsnivån under året har LFÖ endast amorterat långfristiga lån hos finansförvaltningen med 3 908 tkr (58 979 tkr). Värdet av långfristiga lån uppgår till samma belopp som fastigheternas samlade bokförda värde på balansdagen, dvs 1 601 689 tkr. Intäkternas fördelning Ombyggnader 1% Ers media 12% Utrustn service o övr tj 9% Hyror 76% Kostnadernas fördelning Kapitalkostnad 27% Avskrivningar 19% Övriga kostnader 7% Personalkostnader 9% Media 12% Drift, underhåll 6% Ombyggnader 2% LFU 5% Förhyrda lokaler 13% LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 14

RESULTATRÄKNING (tkr) Slutlig Förändr i % Bokslut 2002 budget 2002 Bokslut 2001 utfall 02/01 INTÄKTER Hyror 454 152 453 074 453 327 0,2 Media 69 274 65 879 69 165 0,2 Underhåll och reparationer -137 400 18 - Ombyggnader 7 244 10 000 8 779-17 Försåld service 1) 50 884 39 339 37 180 37 Bidrag för personal 2) 222 0 2) 436-49 Övriga bidrag 46 0 14 229 Övriga intäkter 3) 11 753 8 787 4) 1 007 1 067 Summa intäkter 593 438 577 479 569 926 4 KOSTNADER Löner -36 449-36 041-34 284 6 Arbetsgivaravgifter -15 058-14 888-14 163 6 Övriga personalkostnader 5) -2 727-1 100-1 491 83 Summa personalkostnader -54 234-52 029-49 938 9 Verksamhetsnära material -3 602-3 319-3 416 5 Övriga verksamhetskostnader -264 342-250 787-243 367 9 Summa övriga kostnader -267 944-254 106-246 783 9 Verksamhetens kostnader -322 178-306 135-296 721 9 Avskrivningar -113 457-113 277-112 224 1 Netto 157 803 158 067 160 981-2 Finansiella intäkter 6) 666 0 7) 529 26 Finansiella kostnader 8) -158 274-158 067 9) -159 757-1 Resultat före extraordinära poster 195 0 1 753 Årets resultat 195 0 1 753 Noter och kommentarer till resultaträkningen: 1) Ökning med 10.496 tkr avser intäkter för US- och ViN-gemensamma servicekostnader. Intäkter för dessa kostnader redovisades bland hyresintäkterna föregående år. 2) Anställningsstöd och lönebidrag 3) Ersättning för försäljningsomkostnader Västerby ingår med 1.794 tkr och försäljningsintäkt kylmaskin US inför anslutning av fjärrkyla ingår med 7.788 tkr. 4) Fastighetsservice och -skötselavtal VC Såpkullen ingår med 490 tkr och VC Väven med 148 tkr. 5) Ökningen jämfört med föregående år beror på kostnader för rekrytering med 567 tkr och kostnader för köpt arbetskraft, bla vaktmästartjänster på Lunnevad, med 756 tkr. 6) Influtna försäkringsersättningar ingår med 76 tkr, intäkter för avslutade garantiåtaganden med 553 tkr samt övriga finansiella intäkter med 37 tkr. 7) Influtna försäkringsersättningar ingår med 110 tkr, intäkter för avslutade garantiåtaganden med 413 tkr samt övriga finansiella intäkter med 6 tkr. 8) Kapitalkostnad till finansförvaltningen ingår med 158.067 tkr, kostnader för avslutade garantiåtaganden med 23 tkr samt övriga finansiella kostnader med 184 tkr. 9) Kapitalkostnad till finansförvaltningen ingår med 159.378 tkr, kostnader för avslutade garantiåtaganden med 252 tkr samt övriga finansiella kostnader med 127 tkr. LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 15

BALANSRÄKNING (tkr) TILLGÅNGAR Bokslut 2002 Bokslut 2001 Anläggningstillgångar Byggnader 1 299 218 1) 2) 1 546 822 Mark 57 425 58 775 Inventarier 7 838 1 763 Datorutrustning 275 290 Byggnadsinventarier 245 046 2) 0 Fordon 1 454 1 355 Jord-, skog- och trädgårdsmaskiner 0 3) 9 Konstverk 42 549 4) 0 Aktier, andelar, bostadsrätter 141 141 Summa anläggningstillgångar 1 653 946 1 609 155 Omsättningstillgångar Förråd och lager 2 596 2 463 Kundfordringar 26 616 5) 16 094 Övriga kortfristiga fordringar 15 000 12 239 Förutbetalda kostnader o upplupna intäkter 20 602 6) 23 019 Kassa och bank 19 902 44 555 Summa omsättningstillgångar 84 716 98 370 Summa tillgångar 1 738 662 1 707 525 SKULDER OCH EGET KAPITAL Eget kapital Balanserat eget kapital 8 533 6 780 Årets förändring 195 1 753 Summa eget kapital 8 728 7) 8 533 Långfristiga skulder Långfristiga skulder 1 646 211 8) 1 605 597 Summa långfristiga skulder 1 646 211 1 605 597 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 58 691 69 793 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 3 384 3 312 Upplupna kostnader o förutbetalda intäkter 17 288 5) 16 091 Övriga kortfristiga skulder 4 360 4 199 Summa kortfristiga skulder 83 723 93 395 Summa skulder 1 729 934 1 698 992 Summa skulder och eget kapital 1 738 662 1 707 525 LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 16

Noter och kommentarer till balansräkningen Bokslut 2002 Bokslut 2001 1) Under året har fastigheterna Rimforsa Vårdnäs 1:1, 1:7 och 1:9, (Västerby), Linköpings kommun, försålts. Bokförda värden på försålda fastigheter uppgår till: Byggnader 12 218 876 0 Mark 1 350 000 0 Summa bokfört värde försålda fastigheter 13 568 876 0 2) Verksamhetsinitierade ombyggnader har på balansdagen omförts till byggnadsinventarier enligt reviderade styrprinciper för LFÖ 3) Jordbruksinventarier försålda i samband med försäljningen av Västerby. 4) Värdet av landstingets konstsamling har under året överförts till LFÖ. 5) Fakturering av hyresintäkter för kvartal 1. 6) Manuell periodisering av lev fakturor vid bokslut i samband med hantering i efact. 7) Varav rörelsekapital 993 4 975 varav anläggningstillgångar 7 735 3 558 8) Långfristigt lån hos finansförvaltningen avseende fastigheterna har amorterats med 3 908 tkr under året (58 979 tkr) och uppgår till samma belopp som fastigheternas samlade värde. Lån avseende landstingets konstsamling har under året överförts till LFÖ uppgående till 44 522 tkr. FÖRDELNING AV INTÄKTER OCH KOSTNADER 2002 Intäkternas fördelning i % Kostnadernas fördelning i % Hyror 454 152 76,44 Personalkostnader 54 234 9,13 Ers media 69 274 11,66 Media 71 419 12,03 Underhåll, reparationer -137-0,02 Drift, underhåll 35 176 5,92 Ombyggnader 7 244 1,22 Ombyggnader 10 987 1,85 Utrustn service o övr tj 50 884 8,56 LFU 31 564 1) 5,31 Bidrag för personal 222 0,04 Förhyrda lokaler 74 949 12,62 Övriga bidrag 46 0,01 Övriga kostnader 43 849 7,38 Övriga intäkter 11 753 1,98 Avskrivningar 113 457 19,10 Fin intäkter 666 0,11 Kapitalkostnad 158 067 26,61 TOTALT 594 104 100,00 Fin kostn 207 0,03 TOTALT 593 909 100,00 1) Totala värdet av LFU 2002 uppgår till 34.214 tkr inkl LFÖ-interna transaktioner, ex vis värdet av tid med egen personal. Budgeterad LFU uppgår till 35.000 tkr. LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 17

FINANSIERINGSANALYS (tkr) TILLFÖRDA MEDEL Bokslut 2002 Bokslut 2001 Resultat efter finansnetto 195 1 753 Justering för avskrivningar 113 457 112 224 Försäljning av anläggningstillgångar 13 933 Nya långfristiga lån 600 Minskning av förråd 405 Ökning av kortfristiga skulder 33 849 Övriga rörelsekapitalpåverkande poster 1) 969 2) 480 Summa tillförda medel 129 154 148 711 ANVÄNDA MEDEL Nettoinvesteringar 3) 126 469 52 997 Amortering av långfristiga lån 3 908 58 979 Ökning av förråd 133 Ökning av kortfristiga fordringar 10 865 10 550 Minskning av kortfristiga skulder 9 672 Övriga rörelsekapitalpåverkande poster 4) 4 714 Summa använda medel 155 761 122 526 Förändring av likvida medel 5) -26 607 26 185 Noter och kommentarer till finansieringsanalysen 1) Avser nedskrivning av investeringar vid lasarettet i Motala, 950 tkr, som "lösts ut" för att underlätta den ekonomiska hanteringen vid övergång till ny organisation. 19 tkr är nedskrivning av bokförda värden på utrangerade inventarier. 2) Avser nedskrivning av projekt 44107 vid Psykiatricentrum, VIN med 317 tkr samt nedskrivning av påbörjade ombyggnadsprojekt som överförts till kontantombyggnadsprojekt med 163 tkr. 3) Investeringsredovisningen upptar 210 tkr högre belopp pga att IB förts över till nya projekt under året. 4) Övertagen/köpt köksutrustning från LSÖ och lasarettet i Motala till bokförda värden. 5) Förändringen av likvida medel enligt balansräkningen anger -24.653 tkr. Likviditeten har påverkats med 1.955 tkr pga att övertagna lån för estetisk utformning varit högre än motsvarande överförda värden. Avskrivningar 114 113 112 111 110 109 108 107 LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 18

INVESTERINGSREDOVISNING (tkr) 2002 2001 Byggnadsinvesteringar 1) Hälso- och sjukvård Västra länsdelen 2) 10 248 3 064 Centrala länsdelen 3) 60 722 19 040 Östra länsdelen 5 507 7 700 Finspång 0 2 846 76 478 32 650 Utbildning 5 712 3 711 Primärvård 2 653 8 754 Folktandvård 0 0 Linköpings Universitet 4) 29 407 1 468 Övriga hyresgäster 8 291 5 771 Summa byggnadsinvesteringar 122 541 52 354 LFÖ Inventarier 2 789 241 Datorutrustning 120 43 Fordon 657 358 Konstverk 5) 582 0 Summa LFÖ investeringar 4 148 642 TOTALT 126 689 52 996 1) Avskrivningstiden för byggnadsinvesteringar är from 1996 kopplad till investeringens livslängd. En varaktig investering har 30 års avskrivningstid, medan en ombyggnad anpassad för verksamheten följer beräknad livslängd eller kontraktstid. Behovshyran beräknas utifrån årliga avskrivningarnas storlek. 2) Härav ingår: Ombyggnad kök LiM 9 227 3) Härav ingår: Ombyggnad för A-centrum, akutmottagning US 21 624 Ombyggnad för A-centrum, LAH 9 401 4) Härav ingår: Ombyggnad för Hälsouniversitetet, lab 1 21 625 5) Ansvaret för estetisk utformning och konstnärlig utsmyckning i landstinget åvilar sedan hösten 2001 LFÖ. Investeringsbudgeten för inköp av konstverk för 2002 uppgår till 600 tkr. LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 19

Landstingets organisation 2003 LFÖ organisation 2003 LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 20

Fakta om LFÖ LFÖ förvaltar sedan 1990 landstingets samtliga fastigheter som idag omfattar cirka 445 000 kvm LOA. De är fördelade på cirka 300 byggnader som har ett bokfört värde på 1,6 miljarder kronor. LFÖ hade vid utgången av 2002 135 anställda. LFÖ har landstingets uppdrag att förvalta landstingets fastighetskapital, tillgodose hyresgästernas lokalbehov, erbjuda drift och underhåll samt service enligt hyresgästernas önskemål. LFÖ fungerar som en aktiv samarbetspartner till kärnverksamheten för att lösa dess behov av att förändra och effektivisera lokalbehovet i egna och förhyrda lokaler. LFÖ planerar, projekterar och bygger om lokaler för landstingsverksamhet eller externa hyresgäster. LFÖ har en aktiv roll i samordning av landstingets miljöarbete och medverkar aktivt i landstingets säkerhetsarbete. LFÖ betjänar 413 438 invånare i Östergötland. LFÖ är en enhet inom landstinget i Östergötland. Landstingets övergripande uppdrag är att utifrån en etisk och demokratisk grund om människors absoluta, okränkbara och lika värde utveckla en god hälso- och sjukvård och tandvård utifrån befolkningens behov som befrämjar medborgarnas hälsa stärka den representativa demokratin, utveckla idéer och arbetsformer som svarar mot medborgarnas behov och krav finna former för att inför medborgarna tydliggöra landstingets ansvar skapa länkar mellan medborgarna och de politiska företrädarna för att öka kunskapen om samhället och demokratin som regionalt forum främja en ekologiskt hållbar utveckling i Östergötland och tillväxt för ökat välstånd och bättre livsvillkor, allt detta i ett föränderligt Europa i övrigt fullgöra de uppgifter som definierats av riksdagen. För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85% av den beskattningsbara inkomsten. Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation är omfattande och uppgår till ca 12 000 medarbetare. Bruttoomslutningen år 2002 var ca 7 miljarder kronor. Box 1233 581 12 Linköping Tel 013-22 76 00 www.lio.se LANDSTINGSFASTIGHETER 2002 SIDAN 21