Ikmdok.se Registrera formulär 2014 mars Logga in Gå till www.ikmdok.se och klicka på länken IKMDOK-programmet för att komma till inloggningssidan för dataprogrammet. Skriv in ditt användarnamn och lösenord. Har du av någon anledning inte längre tillgång till detta så kontakta mikael.dahlberg@lnu.se för att få ett nytt. IKMDOK-programmets struktur I grunden för IKMDOK-programmet finns en databas som är skriven i MySQL. Hur lagringen av data sker styrs av det gränssnitt vi användare ser som är skrivet i Ruby On Rails. Detta är bara information för den dataintresserade. Som användare räcker det att veta vad som händer när man gör följande. För att alla uppgifter du matar in ska hamna på rätt ställe i databasen så är det vissa uppgifter som alltid måste finnas med. Till att börja med är det vad vi kallar individkod som består av de två första sifforna i födelseåret, de två i födelsedagen och klientens initialer (ÅÅDDII) nödvändigt att ha med. I takt med att formulär registreras så skapar programmet också automatiskt ett vårdtillfälle så att data från formulären hamnar på rätt plats. 1
Dessa två uppgifter är de enda två som inte går att ändra i efterhand. Blir det fel så finns inget annat alternativ än att skicka ett mail till mikael.dahlberg@lnu.se för att få hjälp med att ta bort intervjun. För då återstår inget annat än att börja om från början igen. Om du har behörigheter till flera enhetsnummer (LAD) så kontrollera allra först att rätt enhetsnummer har valts i den översta rullgardinsmenyn. Tryck sedan på Ny Intervju och skriv in individkoden (ÅÅDDII) på den klient du ska intervjua och tryck på den gröna knappen Sök. 2
Villkor för att få mata in en ny intervju När du ska mata in en ny intervju förväntas du allra först att fylla i individkoden på din klient. Då får du ett meddelande om det finns ett öppet (oavslutat) vårdtillfälle i databasen eller inte. Programmet tillåter nämligen inte att du skapar ett nytt vårdtillfälle utan att ha avslutat det förra. I så fall kan det se ut som nedan och du uppmanas att allra först skriva ut din klient innan du kan skriva in henne eller honom på nytt. Tips: Det går att skriva ut ett tomt formulär ur dataprogrammet innan du gör intervjun med din klient. Lämna fältet för individkod tomt och tryck därefter den gröna knappen sök. På detta sätt kommer du vidare och kan välja någon pdf-fil på listan av de inskrivningsformulär som din enhet har tillgång till. Trycker du på pdf-symbolen till höger i listan laddas formuläret du valt ner till din hårddisk, du kan därefter öppna eller spara filen. Om intervjupersonen (IP) inte kan intervjuas går det bra att använda något av BasDOK-formulären utifrån aktmaterial eftersom det är möjligt att göra statistik på frågenivå oavsett vilket formulär frågorna hämtas från. Annars får man fylla i Z som svarsalternativ för de frågor man inte har ställt. 3
4
Registrera en inskrivningsintervju I fallet ovan hittar programmet inget öppet vårdtillfälle för din klient efter att du har skrivit in individkoden och då kan du gå vidare och registrera intervjun i programmet genom att i stället klicka på formulärets namn i listan Inskrivning (den ser olika ut för varje enhet beroende på vilka formulär man valt att arbeta med). 5
Skapa intervju är den första sida man därefter kommer till (se nedan). Det är viktigt att fylla i denna information korrekt inte minst som individkod och vårdtillfälle inte går att ändra i efterhand. När du fyllt i dessa fält och tryckt på knappen Skapa intervju kommer du till själva formuläret och ser första sidan av intervjun. 6
Alla svarsfält måste fyllas i. Antingen med faktiska uppgifter eller med någon av koderna N=Ej relevant, X=Klienten vill ej svara, V=Vet ej eller Z=Frågan har ej ställts. Varje sida sparas automatiskt men det går också att trycka på Sparaknappen längst upp till höger i fall du av någon anledning behöver göra en paus i ifyllandet. För att du ska slippa fylla i alla tomma rutor i en matrisfråga finns också en möjlighet att efter du fyllt i det du kan fylla i trycka på N, X, V eller Z så fylls de i automatiskt. Du kan förflytta dig till de olika delarna i formuläret genom att markera cirklarna till höger som visar formulärets olika avsnitt. 7
Avsluta inmatningen genom att trycka på den gröna knappen Avsluta. Då kommer du tillbaka till Sök-sidan och intervjun är inlagd på rätt individkod och vårdtillfälle. Sök-sidan Sök-sidan ger en överblick över alla formulär som finns inmatade. En snabbsortering kan göras genom att fylla i något eller några av de vita fälten under Individkod, Vårdtillfälle, Inskrivningsdatum och Inskriven nu (Ja/Nej). Du får också en uppgift av varje vårdtillfälles längd. 8
Om du dubbelklickar på en individkod så öppnas vårdtillfället och du kan se alla formulär som har blivit inmatade. Med hjälp av den runda knappen längst till vänster väljer man vilket formulär man vill arbeta med. Förutom uppgifter om vårdtillfälle. löpnummer, formulär, enhetsnummer, ifyllare och ifyllande datum så kan du också editera en intervju, visa en intervju, aktivera en intervju (alla intervjuer låses efter 7 dagar), generera en rapport och trycka ut ett ifyllt PDF-formulär. Har din enhet ett formulär där programmet räknar fram poäng så finns den funktionen här också. 9
Generera rapport är vad vi till vardags kallar för att få fram textsammanställningar på hela formulär eller specialanpassade sådana för t ex genomförandeplaner (se separat manual). 10
Registrera en avstämnings-, utskrivnings- eller uppföljningsintervju Det är på Sök-sidans vårdtillfällen som du kommer vidare till de avstämnings-, utskrivnings- och uppföljningsintervjuer som finns att välja på din arbetsplats. 11
Precis som när det gäller att registrera en inskrivningsintervju väljer du från en lista om du vill mata in uppgifter direkt från en intervju du har gjort eller om du vill skriva ut ett tomt formulär (då du trycker på PDF-symbolen till höger). När du trycker på det aktuella formuläret till vänster i listan kommer du direkt in i inmatningsprogrammet. Där är både individkoden och vårdtillfället redan ifyllt för att det inte ska vara möjligt att göra några misstag. 12
Att skapa egna frågor Klicka på Skapa egna frågor och välj därefter vilken typ av variabel du vill använda till frågan. Enklast är det exempel som visas nedan en fråga med olika alternativ som kan visas i statistikprogrammet som histogram/stolpdiagram. 13
Efter att ha skapat frågan och skrivit in frågans namn glöm inte att använda Spara -knappen längst upp till höger så redigeras frågan först genom att trycka på den lilla papperssymbolen längst till höger i frågefältet. Lägg till val används då man lägger till nya alternativ. Kontrollera att numret för varje alternativ finns med. 14
Spara frågan och klicka därefter på Editera formulär. Välj det formulär där frågan ska infogas. 15
Tryck på Lägg till frågeområde. Då kommer det fram den del av formuläret som kallas Enhetssektion som ligger allra sist i formuläret du valt. 16
Tryck på Lägg till på den/de frågor du vill lägga till så förvandlas knappen till Redan tillagd. Glöm inte att trycka på Spara! Kontrollera till sist att frågan/frågorna finns med i formuläret genom att gå tillbaka till antingen Ny intervju för inskrivningsformulär eller till avstämnings- eller utskrivningsformulär via sök. 17
De egna frågorna ska ligga i en enhetssektion sist i formuläret du har valt. Du kan välja upp till tio egna frågor som bara kopplas till ditt enhetsnummer och som sedan kan bearbetas i statistikdelen av programmet. 18