Kinna den 28 december 2012 Avrop från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 1. Bakgrund Marks kommun har under tre år genomfört ett pilotprojekt med systemstöd för arbete och presentation av målsättning, planering, uppföljning, utvärdering och rapportering vid en av kommunens sju förvaltningar. Det system som använts under pilotprojektet, Stratsys, har väl uppfyllt de krav och önskemål som kommunen uttryckt före och under projekttiden. Kommunen har därför för avsikt att avropa Stratsys eller likvärdigt system för fortsatt användning inom hela kommunens organisation. 2. Övergripande beskrivning av omfattning och syfte Marks kommun skall anskaffa en tjänst som stödjer arbete med målsättning, planering, uppföljning och rapportering. Systemet skall kunna åskådliggöra målstruktur genom nedbrytning av visioner och övergripande mål. Måluppfyllning skall kunna visualiseras och följas upp. Aktiviteter skall kunna kopplas till mål och delmål. Presentation skall kunna göras både för användare i systemet och genom publicering av enkla och tydliga grafiska bilder på webb. Rapporter skall kunna skapas i systemet och underliggande nivåer skall här kunna aggregeras till högre nivå. Status på rapporter skall kunna presenteras. Användare skall kunna filtrera för att se egna, egen organisations eller alla aktiviteter. Systemet skall kunna användas för att stödja kommunens arbetssätt och förenkla och förtydliga för användare i olika roller och nivåer. 3. Ramavtal Avropet görs mot Kammarkollegiets ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 2010. Marks kommun Postadress: 511 80 Kinna Tfn växel: 0320 21 70 00 Fax: 0320 100 91 Org nr: 212000-1504 www.mark.se
4. Avtal och avtalstid Leveransavtal kommer att tecknas med en ramavtalsleverantör. Leveransavtalet skall gälla under 36 månader med option på förlängning med 1+1 år. Leveransavtalet skall avse ca 150 användare varav ca 20 skall ha en högre eller mer omfattande administratörsbehörighet. 5. Avropsförfarande Avropsprocessen kopplat till datum: 2012-12-28 Avropsförfrågan mailas till samtliga ramavtalsleverantörer 2013-01-10 Sista dag för skriftliga frågor 2013-01-11 Sista dag för svar från avropande myndighet 2013-01-15 Sista dag för anbud 2013-01-18 Tilldelningsbeslut delges skriftligt till anbudsgivare 6. Anbud Anbud skall innehålla total kostnad för period om tre år kopplat till 150 användare varav 130 med skrivbehörighet och 20 med utökad behörighet. I kostnaden skall licenser, support, uppdateringar, lagring på server och eventuella initieringskostnader ingå. Inga ytterligare kostnader skall tillkomma. Kostnader för införandestöd, utbildning och konsultstöd skall framgå men utvärderas ej. I anbudet skall det framgå att tjänsten uppfyller de skall-krav som Marks kommun ställt. Till anbudet skall bifogas en beskrivning av systemet alternativt skall hänvisning till information på hemsida. Alla anbud skall lämnas elektroniskt per mail till tsn@mark.se
7. Kvalificering och utvärdering Då avrop görs från ramavtal förutsätts att leverantörer, system och tjänster uppfyller de grundläggande krav som tecknats vid upphandlingen. Utöver dessa ställer Marks kommun ett antal Skall-krav, se nedan, som skall uppfyllas. Marks kommun förbehåller sig rätten att avgöra om kraven uppfylls om tveksamheter skulle föreligga. Leveransavtal kommer att tecknas med den leverantör som uppfyller skall-kraven och erbjuder lägsta totala kostnad för en period om tre år kopplat till 150 användare varav 130 med skrivbehörighet och 20 med utökad behörighet. 8. Skall-krav 1) Allmänna skall-krav: a) Systemstödet skall levereras som en komplett tjänst. I tjänsten ingår löpande drift, underhåll och support. b) Tjänsten skall enbart använda svenska i användargränssnittet. c) Tjänsten skall kunna möjliggöra redigering av redan inlagd text och dokument samt analys och kommentar. d) Tjänsten skall kunna hantera och återanvända historiska data från tidigare planering och rapportering. e) Tjänsten skall möjliggöra för utskrift av utvalda delar av information f) Tjänsten skall ge möjligheter att presentera utvalda mål och nyckeltal på webben så att invånare och andra intressenter enkelt kan jämföra verksamheters prestationer och kvalitet. g) Tjänsten skall ha funktioner för kommunikation och ett interaktivt arbetssätt. h) Tjänsten skall vara helt webbaserad. i) Tjänsten skall vara användarvänlig. j) Tjänsten skall vara tillgänglig dygnet runt via internet och ha en tillgänglighet på minst 99 %. k) Leverantören skall erbjuda support kontorstid per telefon eller via mail eller annan elektronisk kontakt. l) Leverantören skall kunna erbjuda visning och praktiska prov av systemet under utvärderingsperioden. m) Leverantören skall på anmodan kunna ange referenser som använder tjänsten idag.
2) Skall-krav avseende roller och systemadministration: a) Systemstödet skall ha erbjuda en funktionalitet där användare kan tilldelas olika roller kopplat till systembehörighet och organisatorisk tillhörighet. b) Systembehörighet skall vara indelad i minst tre nivåer. En nivå med högre behörighet, systemadministratör eller liknande, som möjliggör omfattande förändringar, skapande av rapporter, förändring av kopplingar mm. En nivå skall vara en normal användarbehörighet. En nivå skall vara en låst behörighet som endast har möjlighet att läsa utan att skriva. 3) Skall-krav avseende målstyrning och uppföljning a) Tjänsten skall möjliggöra sammankoppling av olika planer och styrdokument. b) Funktionalitet skall finnas i tjänsten för att indikera avvikelser från mål exempelvis med färger/figurer eller annan notifiering, liksom påminnelser (både per e-post och i tjänstens gränssnitt) avseende uppdatering av information. c) Tjänsten skall möjliggöra olika vyer utifrån användarens roll, behörighet och behov. d) Det skall gå att ange ansvariga till mål, mått, handlingsplaner och aktiviteter. e) Det skall gå att ange tidplaner och rapporteringstidpunkter till mål, mått, handlingsplaner och aktiviteter. f) Det skall gå att ange hur mål, mått, handlingsplaner och aktiviteter ska följas upp. g) Kopplat till målet skall vi kunna ange mätmetod, mått, historik och framtida ambitionsnivå. h) Tjänsten skall ge möjlighet till att lägga anvisningar eller förklaring för respektive mål, mått, handlingsplan och aktiviteter på samtliga målnivåer. i) Tjänsten skall kunna möjliggöra att sortera på olika målnivåer, antingen alla eller ett urval. j) Mål, mått, indikatorer, handlingsplaner och aktiviteter skall kunna läggas till på varje målnivå. k) Under mål, mått, indikatorer, handlingsplaner och aktiviteter skall det vara möjligt att lägga till beskrivande text. Detta ska vi kunna göra på samtliga målnivåer. l) Det skall vara möjligt att styra vilka uppgifter som ska vara obligatoriska vid nedbrytning till nästa nivå. Gäller såväl text som mått. m) Det skall vara möjligt att till exempel ange ett mått på högsta nivå (t ex fullmäktige) som ska rapporteras på
lägre nivå (t ex nämnd) i samtliga eller valda enheter (t ex nämnder). n) Tjänsten skall automatiskt kunna summera inrapporterade uppgifter uppåt i hierarkin. o) Det skall vara möjligt att skapa anvisningar i tjänsten för rapportörer. p) Tjänsten skall kunna visualisera den röda tråden från kommunfullmäktige och ner i organisationen. Det ska vara möjligt att välja vilka nivåer som tjänsten ska visa. T ex ska man kunna visa den röda tråden bara mellan genomförandeplaner och kommunfullmäktige eller hela röda tråden från kommunfullmäktige till nämnd till förvaltning till verksamhet till enhet. q) Det skall vara möjligt att utifrån tabelldata skapa diagram. r) Tjänsten skall kunna illustrera graden av uppfyllelse genom till exempel pilar eller visare. s) Tjänsten skall kunna illustrera trender kopplat till tidigare utfall. t) Tjänsten skall kunna visualisera processen för styrning och uppföljning årsvis över de olika organisatoriska nivåerna, t ex med ett årshjul eller tidslinje. 4) Skall-krav avseende rapportering och rapporter a) Förhandsgranskning skall vara möjlig före utskrift. b) Beställaren skall kunna styra utskriftslayouten på alla de rapporter som exporteras till Word eller PDF så att den stämmer överens med dess grafiska profil. c) Funktionalitet skall finnas för att söka fram och generera sammanställda rapporter från olika delar av organisationen. d) Sammanställda rapporter skall gå att exportera till Word och PDF. e) Tjänsten skall ha funktionalitet för att hantera tabeller med siffror som kalkylark t ex Excel. f) Det skall vara möjligt att skapa rapportmallar på alla nivåer i organisationsträdet. g) Det skall vara möjligt att kopiera tidigare mallar för återanvändning. Dessa kopior ska utgöra en ny rapportmall som är redigerbar utan att påverka originalet. h) Det skall finnas möjlighet för administratör att styra antal tillåtna tecken per avsnitt/rubrik för rapportören i mallen. i) Det skall finnas möjlighet att infoga tabeller, bilder eller grafik. j) Det skall finnas möjlighet för flera administratörer och användare att arbeta med samma mall samtidigt.
k) Det skall dock inte vara möjligt för flera administratörer och användare att arbeta i samma avsnitt/rubrik samtidigt. l) Vid skapande av mallar för uppföljning skall det gå att kopiera och återanvända uppgifter från planeringen. m) Det skall gå att lägga in anvisningar i rapportmallarna som slår igenom i alla underliggande mallar. n) Det skall vara möjligt att lägga till kompletterande anvisningar på underliggande nivå. o) Det skall vara möjligt för användare att spara förändringar i rapporten samt att markera när stycken är färdigredigerade. 5) Skall-krav avseende införande a) Leverantören skall kunna tillhandahålla stöd med införandeplanering. b) Införandeplanering skall kunna inledas senast 2013-03-01. c) Införandet skall kunna ske inom hela organisationen samlat men kan, efter samråd mellan leverantören och beställaren, ske i flera etapper. d) Leverantören skall kunna tillhandahålla utbildning av både användare och administratörer. Utbildningen av användare skall genomföras i Kinna. Utbildning av administratörer skall genomföras i eller inom 100 km från Kinna. e) Införandet skall genomföras under 2013 med preliminär målsättning att systemstödet skall användas för rapportering från delårsrapport vilken sammanställs under juni-september 2013. 9. Kontakt Kontaktperson under anbudstiden är Karl Lundgren, karl.lundgren@mark.se Alla frågor skall göras skriftligt. Frågor och svar tillsänds samtliga anbudsgivare skriftligt genom Marks kommuns försorg senast 2013-01-11. Eventuella kompletteringar tillsänds samtliga anbudsgivare genom Marks kommuns försorg. Kinna, 2012-12-28 Karl Lundgren, Förvaltningschef