0 HANDLINGSPLAN VID KRÄNKANDE SÄRBEHANDLING OCH TRAKASSERIER
Utgångspunkt Denna handlingsplan gäller för alla medarbetare, chefer och förtroendevalda i Kungälvs kommun. Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och ska förebygga, utreda och riskbedöma så att medarbetare inte utsätts för kränkande särbehandling eller trakasserier. Medarbetare har ansvar att anmäla om någon blir utsatt och vara aktiva i arbetsmiljöarbetet. Förtroendevalda skall ha ett gott bemötande gentemot kommunens medarbetare och har ansvar enligt handlingsplan vid kränkande särbehandling och trakasserier. Kungälvs kommun har nolltolerans mot all form av kränkande särbehandling. Chefen har en nyckelroll när det gäller att forma den kultur och de normer som skall gälla på arbetsplatsen. De bästa förutsättningarna för att uppnå god atmosfär och fungerande normer ges när chefen genom sitt eget beteende skapar en pålitlig grund för ömsesidig dialog, kommunikation och ärlig vilja till problemlösning. Roller och ansvar Medarbetare Har medansvar för att upptäcka och undanröja eventuella risker i arbetet och förebygga ohälsa Meddelar chef om kollega blir utsatt Bidrar till en god arbetsmiljö och är delaktig i problemlösande insatser Chef Har huvudansvar för den psykosociala arbetsmiljön Organiserar och planerar arbetet så att kränkande särbehandling förebyggs så långt som det är möjligt Ansvarar för att utreda eventuella kränkningar och vidta nödvändiga åtgärder skyndsamt Politisk organisation Har huvudansvar att kommunen följer Arbetsmiljölagen i alla sina delar Skall ha ett gott bemötande gentemot kommunens medarbetare Ansvarar för att utreda eventuella kränkningar och vidta nödvändiga åtgärder skyndsamt
Definition av kränkande särbehandling och trakasserier Begreppen kränkande särbehandling och trakasserier omfattar fysiskt, verbalt och icke-verbalt uppträdande. Det är den utsatte som avgör om beteendet är accepterat och välkommet eller kränkande och ovälkommet. Därför behöver det inte finnas ett uppsåt att kränka för att ett visst beteende ska betraktas som felaktigt. I Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter (AFS 1993:17) definieras kränkande särbehandling i arbetslivet som återkommande klandervärda eller negativt präglade handlingar som riktas mot enskilda medarbetare på ett kränkande sätt och som kan leda till att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. I dagligt tal benämns dessa handlingar ofta som mobbing. Tillfälliga konflikter bör vanligtvis inte ses som kränkande särbehandling. Exempel på kränkande särbehandling är återkommande: förtal eller ryktesspridning undanhållande av information förolämpningar, hån eller ovänligt bemötande hot, förnedring eller trakasserier försvårande av arbetets utförande utfrysning I Diskrimineringslagen (2008:567) definieras trakasserier som ett uppförande som kränker någons värdighet och som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etniskt tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder (DiskrL 2008:567 1 kap 4 ). Uppträdandet behöver inte vara återkommande för att klassas som trakasserier. Exempel på trakasserier är, om de har samband med någon av diskrimineringsgrunderna: Nedsättande skämt eller jargong Förlöjligande eller nedvärderande generaliseringar Osynliggörande eller undanhållande av information (försvårande av arbetets utförande) Hot och förnedring Sexuella trakasserier är ovälkommet uppträdande av sexuell natur eller som har samband med diskrimineringsgrunden kön. Det kan handla om ovälkommen beröring, sexuella anspelningar eller kommentarer om utseende samt förnedrande eller generaliserande bilder, mejl, sms, inlägg på sociala medier och liknande med anspelning på kön.
Förebyggande arbete Arbetsgivaren är skyldig att planera och organisera så att kränkande särbehandling och trakasserier så långt som möjligt förebyggs. Det innebär att du som chef aktivt ska arbeta för att skapa ett inkluderande och respektfullt klimat på arbetsplatsen. Det kan finnas olika anledningar till varför kränkande beteende förekommer på en arbetsplats. Det vanliga är att grundorsaken till problemen finns i strukturella och arbetsplatskulturella förhållanden och inte hos enskilda medarbetare. Därför är det viktigt med ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete och att chefer har kompetens inom området. Kungälvs kommun erbjuder regelbundet chefer utbildning. Faktorer som kan minska risken för kränkningar: Faktorer som kan öka risken för kränkningar: Främja likabehandling, uppmuntra oliktänkande och välkomnande normer Ständigt arbeta för fungerande medarbetarsamtal, APT och samverkansgrupper Ta tag i destruktiva konflikter och problem direkt Ge god introduktion till nyanställda Sträva efter att medarbetarnas kapacitet och kunskaper tas tillvara Informera om Kungälvs kommuns rutin gällande kränkande särbehandling samt om de påföljder detta kan medföra Göra medarbetarna delaktiga i de förebyggande åtgärderna mot kränkande särbehandling Respektera och beakta obalansen och beroendeställningen mellan förtroendevald och anställd Snäva normer och krav på likriktning Otydliga förväntningar, ansvarsroller och mål Återkommande omorganisationer där hänsyn inte tagits till arbetsmiljön Revirtänkande och konkurrens Dålig kommunikation och låg delaktighet Stark överrepresentation av ena könet Otydliga roller mellan förtroendevald och anställd Tecken som kan tyda på att kränkande särbehandling förekommer på arbetsplatsen Hos enskilda medarbetare: Samarbetssvårigheter i form av motvilja, likgiltighet etc. Hög stressnivå eller låg stresstolerans, posttraumatisk stress Fysisk och psykisk ohälsa exempelvis genom beroendeproblematik, sömnsvårigheter, ångest, oro, depression, isolering och försämrad självkänsla Självmordstankar eller självskadebeteende Hos arbetsgruppen: Minskad effektivitet och produktivitet Bristande förtroende för arbetsgivaren Samarbetsproblem Hög sjukfrånvaro och personalomsättning Låg tolerans mot påfrestningar Allmän känsla av osäkerhet och vantrivsel Sökande efter syndabockar
4 Utredningsprocess vid kränkande särbehandling eller trakasserier Ge stöd Utred Bedöm och kommunicera Åtgärda Följ upp Steg 1: Ge stöd och skyddande åtgärder Om du som chef uppmärksammas på att kränkande särbehandling eller trakasserier förekommer på arbetsplatsen är du skyldig att ta situationen på allvar och handla omedelbart. Stöd ska omgående ges till den som känner sig utsatt. Ta alltid kontakt med HR-enheten för att få råd om hur du bör gå vidare och hur utredningen ska göras. Arbetsgivaren måste direkt ta ställning till om skyddande/stoppande åtgärder bör vidtas innan den utredande fasen startas. Ofta kan det räcka med temporära och begränsade åtgärder som säkerställer att den som känner sig utsatt inte exponeras under pågående utredning. Frågor som bör ställas är: Hur allvarliga och omfattande är de påstådda kränkningarna? Hur stor är risken för ohälsa? Steg 2: Undersök fakta Kartlägg vad som hänt så snart som möjligt genom att samtala enskilt och konfidentiellt med de inblandade och eventuella vittnen. Samtalen ska präglas av respekt, öppenhet och ärlighet. Inför samtalet ska du informera medarbetaren om sin rätt att ha en facklig representant närvarande. Klargör att ingen deltar i kartläggningen anonymt. Alla inblandade har också rätt att ta del av kartläggningen. Under kartläggningen ska du som chef föra anteckningar om vad som sagts eller gjorts, av vem, hur och när. Dokumentationen ska innehålla förstahandsinformation, inte rykten, vara nedtecknade av dig och förvaras inlåst. Om den medarbetare som känner sig utsatt har gjort egna anteckningar så behåller medarbetaren dessa själv. De ska inte biläggas de anteckningar som du som chef eller arbetsledare ansvarar för. Som chef eller arbetsledare kan det vara svårt att förhålla sig objektivt till problemen. Tänk på att det alltid finns en inbyggd obalans och beroendeställning i relationen mellan medarbetare och chef/förtroendevald. Vid behov kan du söka stöd och hjälp hos HR-enheten och/eller hos företagshälsovården.
Vid särskilt allvarliga situationer kan det bli aktuellt att stänga av den medarbetare som uppges utsätta eller trakassera annan medarbetare. I dessa fall ska HR-enheten konsulteras. En bra hanterings- och utredningsprocess bör innehålla en konkret kartläggning av följande delar: 1. Den utsattes perspektiv och upplevelser. 2. Den eller de anklagades perspektiv och upplevelser. 3. Vittnens perspektiv och upplevelser. 4. Oberoende bevis såsom brev, e-post, protokoll, inspelningar, bilder eller liknande. Steg 3: Bedöm och kommunicera När kartläggningen av den konkreta situationen genomförts vägs allt material samman. En bedömning genomförs baserad på händelser som går att fastslå. Slutsatsen görs på basis av alla fakta i målet och denna slutsats kommuniceras sedan till alla inblandade parter. Steg 4: Vidta åtgärder Om slutsatsen är att kränkande särbehandling förekommit skall det tydligt klargöras för den som utsätter eller trakasserar annan medarbetare att beteendet upplevs som kränkande och omedelbart måste upphöra. Om kränkningarna trots detta fortsätter kan chef vidta kraftigare åtgärder, det vill säga skriftlig varning, omplacering eller slutligen uppsägning. I dessa fall ska chef först konsultera HR-enheten. Eventuella sanktioner ska alltid riktas mot den som kränker och inte mot den utsatte. Omplacering kan i vissa fall vara en lösning. Dokumentera vilka åtgärder som ska vidtas, när och av vem i en handlingsplan och förvara den inlåst. Erbjud inblandade medarbetare stöd från företagshälsovården. Det kan vara aktuellt att vidta åtgärder som berör hela gruppen och arbetsklimatet generellt, exempelvis seminarier, grupputveckling, spelregler i arbetsgruppen och andra förebyggande insatser. Gruppinsatser bör genomföras efter att utredningen är avslutad. Detta minskar risken för nya kränkningar. Steg 5: Riskbedöm organisationen I samband med arbetet att förhindra nya kränkningar, är det också viktigt att riskbedöma organisationen. Det innebär att du som chef ska undersöka om det finns faktorer i själva organisationen som riskerar ge upphov till att medarbetaren drabbas av kränkande
särbehandling. Det kan då till exempel handla om att medarbetare kanske har en roll som gör denne särskilt utsatt. Andra typiska organisatoriska frågor som kan påverka en specifik medarbetare är schemaläggning eller beslutsprocesser. Arbetsgivaren ska alltså kartlägga och åtgärda om det finns försvårande organisatoriska faktorer som kan påverka situationen för den utsatta medarbetaren. Steg 6: Gör uppföljning Det är mycket viktigt att följa upp de åtgärder som vidtagits för att försäkra sig om att kränkningarna har upphört. Detta bör göras genom uppföljningssamtal med de inblandade samt genom att vara extra uppmärksam på arbetsklimatet i gruppen Om uppföljningen visar att beteendet inte upphört ska nya åtgärder vidtas (enligt steg 2) och följas upp. Tänk på Gör ditt bästa för att den utsatte medarbetaren ska förbli i tjänst, till exempel genom att erbjuda stöd från företagshälsovården. Om medarbetaren trots detta blir sjukskriven ska du hålla tät kontakt och vara ett stöd. Rättsliga påföljder Vid kränkande särbehandling kan arbetsgivaren bli åtalad för arbetsmiljöbrott enligt Arbetsmiljölagen. Vid diskriminering kan arbetsgivaren bli anmäld för diskriminering om tillräckliga åtgärder inte vidtas för att stoppa trakasserier. Om kränkande beteende övergått till våld, hot om våld, övergrepp, hets mot folkgrupp eller andra brottsliga handlingar och någon väljer att polisanmäla blir det ett polisärende som handläggs enligt polismyndighetens rutiner. Chef ska då följa utvecklingen och medverka i utredningsarbetet men samtidigt fullfölja den interna, arbetsrättsliga hanteringen av situationen. Ett ärende om kränkande särbehandling eller diskriminering kan utgöra en allmän handling och begäras ut. Tänk då på att uppgifter i en allmän handling kan omfattas av sekretess och därför är det viktigt att du som chef själv för anteckningar. Ta inte emot medarbetarens egna anteckningar. Vid tveksamheter kan du rådgöra med HR-enheten
Vad ska du göra om du känner dig utsatt? Om du upplever att du blir behandlad på ett kränkande sätt av kollegor eller chef har du rätt att kräva att det ska upphöra. Börja med att säga ifrån till den som kränker. Ibland kan ett beteende vara kränkande även om avsikten inte varit att kränka. Därför är det viktigt att den som utsätter dig för kränkningarna får veta att det är ovälkommet och kan ändra sitt beteende. Be någon om stöd att göra det om det känns jobbigt För anteckningar om vad som har hänt eller sagts, av vem, när och hur det påverkade dig. Anteckningarna är ett stöd för dig när du pratar med din chef Berätta för din chef, gruppledare, chefens chef eller någon annan du har förtroende för, till exempel ditt fackliga ombud eller annan facklig representant Efter att chef fått kännedom kan du som upplever dig utsatt förvänta dig stöd, utredning och eventuella åtgärder Om du upplever dig kränkt eller trakasserad av din chef ta då kontakt med verksamhetschef eller sektorchef samt ditt fackliga ombud Om du blir sjuk som en följd av kränkande särbehandling i arbetslivet ska du göra en arbetsskadeanmälan. Prata med din chef och ditt fackliga ombud. Det är förbjudet att utsätta dig för repressalier om du anmäler kränkande särbehandling eller trakasserier Vad kan du som arbetskamrat göra för att hjälpa till? Ta ditt ansvar för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Även om chefen har huvudansvaret för att förebygga och hantera kränkande beteende är det viktigt att alla hjälps åt för att skapa ett gott arbetsklimat Medverka inte till kränkande särbehandling eller sexuella trakasserier Du kan göra stor skillnad genom att aldrig acceptera en nedsättande jargong och markera tydligt mot kränkande beteende Bryt elakt spel Ställ upp för din arbetskamrat. Du kan hjälpa genom att vara en god lyssnare och stödja din arbetskamrat i att säga ifrån till den som kränker och berätta för en chef Agera inte utan medgivande från din arbetskamrat Vid kränkning/trakasserier mellan förtroendevald och medarbetare Kungälvs kommuns handlingsplan vid kränkande särbehandling och trakasserier gäller och händelse hanteras utifrån utredningsprocessen Medarbetarens chef och ledare/gruppordförande i förtroendevalds parti utreder enligt Kungälvs kommuns handlingsplan Ledare/gruppordförande i förtroendevalds parti agerar enligt Kungälvs kommuns handlingsplan Stödinsatser ska ges till inblandade Åtgärder ska vidtas om kränkning inte upphör
Råd och stöd Stöd ska ges utifrån att en medarbetare upplever sig utsatt och inte bara om det konstateras att det verkligen pågått riktiga kränkningar. Stöd ska ges omedelbart. SOS International Samtalsstöd för medarbetare Möjlighet att ringa dygnet runt Chefshandledning Tfn: 010-555 00 55 Företagshälsovård Pe3 Råd och stöd till chefer i frågor kring hur de ska agera vid kränkande särbehandling Stöttning vid ärenden som rör kränkande särbehandling Individ- och gruppinsatser vid kränkande särbehandling Tfn:031-16 11 10 info@pe3.se Facklig organisation Medarbetarens fackliga ombud stödjer den som upplever sig utsatt för kränkande särbehandling eller trakasserier. Medarbetaren har också alltid möjlighet att ha med en facklig representant eller annan stödperson vid de möten som genomförs. Chef behöver informera om den möjligheten. Medarbetaren ansvarar själv för att kontakta sitt fackliga ombud.