TJÄNSTESKRIVELSE Datum: Kommunstyrelsen D.nr: Jennie Strandberg Olsson

Transkript

1

2 TJÄNSTESKRIVELSE Datum: Kommunstyrelsen D.nr: Jennie Strandberg Olsson Förslag till Rutin vid kränkande särbehandling Bakgrund och sammanfattning Utifrån bestämmelser i Arbetsmiljöverkets föreskrifter Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) har rutin vid kränkande särbehandling tagits fram. I föreskrifterna slås det fast att det ska finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras att det av rutinerna ska det framgå: 1. vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer, 2. vad som händer med informationen, vad mottagaren ska göra, och 3. hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare. Den föreslagna rutinen behandlades av KsAU följt av kommunövergripande MBL/CAMK den 10 november, vilket inte har föranlett några revideringar i förslaget. Hänvisning till kommunens mål Den nya rutinen är en del i arbetet med arbetsmiljön i stort, vilket kan kopplas till hållbarhet och vår förmåga att vara en attraktiv arbetsgivare. Finansiering - Förankring och Medbestämmande Rutinen har varit uppe för dialog och förankring i kommunens ledningsgrupp ( ) och Ledarforum ( ) samt den kommunövergripande MBL:en inkl CAMK 1 ( ). Bedömning Rutinen vid kränkande särbehandling föreslås antas. Beslutsförslag Kommunstyrelsen föreslås anta rutiner vid kränkande särbehandling. I tjänsten Jennie Strandberg Olsson Tf.Personalchef/Personalstrateg 1 Central arbetsmiljökommitté Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro Box 31 Storgatan (0) S ED Telefax Org.nr +46 (0) Internet: kommun@dalsed.se

3 Dals-Eds kommun Rutin vid kränkande särbehandling Ledningsgruppen Ledarforum CAMK/MBL KsAU , 190 KS Personalavdelningen

4 Bakgrund Arbetsgivaren ska enligt föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras samt ha rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Arbetsgivaren ska också se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling, samt se till att förutsättningar finns för att omsätta dessa kunskaper i praktiken (AFS 2015:4) Dals-Eds kommun har i sin arbetsmiljöpolicy uttalat att kränkande särbehandling inte accepteras. Ingen anställd ska i ord eller handling förnedras eller behandlas annorlunda, t ex utsättas för mobbning, trakasserier eller ställas utanför arbetsplatsens gemenskap. Detta dokument innehåller rutiner för hur upplevd kränkande särbehandling ska hanteras. Dokumentet innehåller även definition och exempel av kränkande särbehandling i föreskriftens mening, samtalsguide och dokumentationsmaterial. Kränkande särbehandling Definition: Vad menas med kränkande särbehandling vad betyder kränkande och vad betyder särbehandling? Att kränka betyder att genom ord eller handling förnedra någon eller några. Särbehandling innebär att bli behandlad annorlunda än andra och att riskera att hamna utanför arbetsplatsens gemenskap. Den här typen av händelser kan vara känslomässigt påfrestande, obehagliga eller olustiga och i värsta fall kan det leda till psykisk ohälsa. Tydliga exempel på kränkande särbehandling är att inte bli hälsad på, bli kallad öknamn, att bli utfryst, att exkluderas från möten, bli orättvist anklagad eller personligt uthängd eller att bli kallad för elaka saker inför andra. Kränkande särbehandling är värre om det upprepas och pågår under en längre tid. I värsta fall kan det utvecklas till mobbning, där någon utsätts för systematiska kränkningar. Oavsett formen av kränkande särbehandling är det viktiga att tidigt uppmärksamma problemet som ett arbetsmiljöproblem. Om grunden för kränkande särbehandling är kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder kan det utöver kränkande särbehandling också handla om diskriminering. Handlingar och uttryck via mejl, sms och sociala medier kan också vara att betraktas som kränkande särbehandling. 1

5 Förebygga kränkande särbehandling Som en del i arbetsmiljöarbetet ska varje arbetsplats diskutera och överenskomma om vilka sociala regler som ska gälla kring bemötande och uppträdande samt vad som kan vara kränkande särbehandling på den egna arbetsplatsen. Nivån måste vara acceptabel för alla, även för till exempel nyanställda. Därmed kan dessa sociala regler behöva revideras vid t ex personalförändring eller på ett APT en gång per år i samband med aktualiserande av Våra värderingar. Även medarbetarsamtalet kan vara ett forum för att aktualisera frågan kring samspelet i arbetsgruppen. Riskkällor För att förebygga kränkande särbehandling behöver hela arbetssituationen vägas in. En varningsklocka kan vara att arbetsgruppen fungerar dåligt eller att det finns konflikter. Andra saker som kan påverka risken för kränkande särbehandling är t ex arbetsbelastning, arbetsfördelning, förutsättningar för samarbete och konsekvenser av förändringar. Ansvar Vi har alla ett ansvar för den sociala arbetsmiljön och hur vi beter oss mot varandra - att vi inte genom våra handlingar och vårt sätt att uttrycka oss utsätter arbetskamrater för upplevelsen av kränkande särbehandling. Chefer och arbetsledande personal har därtill ett särskilt ansvar när det gäller att förebygga, uppmärksamma och hantera kränkande särbehandling samt att informera samtliga anställda om de sociala regler som gäller för arbetsplatsen. Rutin vid kränkande särbehandling Även om ett förebyggande arbete bedrivs så kan denna typ av händelser inte helt uteslutas därför ska det finnas en rutin för om det händer. Rutinen ska vara känd hos alla anställda i Dals-Eds kommun. Om jag känner mig utsatt Det är den som utsätts som avgör om uppträdandet är välkommet och accepteras eller ovälkommen och kränkande. Vid upplevd kränkning ska du: - Tydligt kommunicera att de kränkande särbehandlingarna är ovälkomna - Skriv ner det som inträffade; ord, handlingar, tidpunkter, vittnen, hur du kände dig och hur du reagerade. Detta är för din egen skull för att bättre minnas. - Vänd dig i första hand till din närmaste chef. Om du upplever att du inte kan vända sig till sin närmaste chef ska du vända dig till en högre chef. Du kan dessutom vända sig till skyddsombud för stöd i att lyfta din upplevelse. Om du ser att en kollega utsätts för kränkande särbehandling kan också rapportera detta enligt ovan. Vad händer sen? När det kommit till chefens kännedom att en medarbetare upplever kränkande särbehandling ska han/hon agera snabbt. Det handlar dels om att hantera den uppkomna 2

6 situationen och dels att utreda eventuella bakomliggande orsaker i syfte att det inte ska hända igen och/eller drabba andra (del i det systematiska arbetsmiljöarbetet). 1. Hantera den uppkomna situationen - I första hand ska lösningen av den uppkomna situationen sökas genom samtal. Syftet med samtalen är att få en objektiv bild som möjligt kring vad som har skett. Samtal med den som sig utsatt och/eller rapporterat om kränkande särbehandling Samtalen kan ske i omgångar men det är viktigt att agera skyndsamt och snabbt erbjuda stöd vid behov. Exv kan samtalsstöd hos företagshälsovården erbjudas. Tänk på att det kan finnas andra runtomkring som också farit illa, utan att ha varit direkt inblandade. Informera om möjligheten till fackligt stöd. Det kan också vara bra att du som chef tar med ytterligare en person (exempelvis en kollega som dokumenterar) så att du kan koncentrera dig på samtalet. Den utsatte ska behandlas med respekt och diskretion. Samtal med den eller de som uppges som utövare av kränkningen. Ge den eller dem en möjlighet att beskriva händelsen. Facklig representant kan närvara om medarbetaren önskar. Även här kan det vara bra att du som chef tar med ytterligare en person (exempelvis en kollega som dokumenterar) så att du kan koncentrera dig på samtalet. Vidta åtgärder. Om utredningen leder till att åtgärder behöver vidtas ska dessa dokumenteras i en handlingsplan för det fortsatta arbetet. Sammanför berörda parter i ett gemensamt möte vid behov. Facklig representant kan närvara om någon av medarbetarna önskar det. Personalavdelningen kan delta om chef önskar det. Gå vidare med att dokumentera och åtgärda utifrån handlingsplanen. Planera för och genomför uppföljningssamtal. Om den kränkande särbehandlingen inte upphör, kan det i förlängningen få arbetsrättsliga konsekvenser. 2. Utred eventuella bakomliggande orsaker i syfte att det inte ska hända igen och/eller drabba andra (del i det systematiska arbetsmiljöarbetet) 3

7 Samtalsguide chef den som utsatts för kränkning Chefen dokumenterar samtalet Vad har hänt? Berätta om händelseförloppet Var det någon som såg/hörde? Finns vittnen? Hur länge har det pågått? Förslag på åtgärder hur vill du gå vidare? Erbjud samtalsstöd hos företagshälsovården. Inhämta medgivande för att kunna gå vidare och prata med övriga inblandade. Agera /vidta åtgärder efter samråd för den utsatte Sammanfatta och berätta om hur du tänker gå vidare. Exv Prata med andra (vittnen), prata med den som utfört handlingen Överenskom att du återkopplar till berörd när samtal med den utpekade utövaren skett 4

8 Samtalsguide chef utövare av kränkningen Chefen dokumenterar samtalet Vad har hänt? Berätta om händelsen Var det någon som såg/hörde? Finns vittnen? Redogör för den utsattes upplevelse (om det är förankrat med vederbörande) Klargör vid behov arbetsgivarens inställning och dokumentera samtalet. Dokumentera också eventuella överenskommelser och följ upp. Klargör att om inte kränkningarna upphör kan det få arbetsrättsliga konsekvenser. 5

9 Utredning av eventuella bakomliggande faktorer Finns bakomliggande arbetsmiljöfaktorer kopplat till exempelvis arbetsbelastning, arbetsfördelning, otydlighet i arbetsinnehåll etc? Hur är förutsättningarna för samarbete? Har det varit någon förändring i organisationen som kan ha påverkat relationerna i arbetsgruppen? En metod som kan användas för att kunna utreda bakomliggande faktorer och komma till kärnan av problemet är i fem steg fråga varför - 5xVarför? Vad hände? o Varför? o Varför? o Varför? o Varför? o Varför? Upprepa tills kärnan har identifierats. Planera/genomför åtgärder och dokumentera. 6

10 Dokumentation Kränkande Särbehandling åtgärd och uppföljning Beskriv händelsen (vem, när, vad osv.) Beskriv kortfattat vad som framkommit i samtal Beskriv kortfattat vad som framkommit i utredning av ev bakomliggande orsaker Åtgärder beslutade med anledning av händelsen Uppföljning sker, ange när och vem som är ansvarig Underskrift, datum: Enhetschef/el motsvarande Uppföljning - dokumenteras Ärendet avslutas Underskrift, datum: Ny uppföljning, datum Enhetschef/el motsvarande 7