Utbildning. Karriär. Uppdragsexempel. Anders Eriksson

Operativt inköp

Utbildning Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Karriär Egen företagare Addtech AB Ericsson Radio ABB Hafo Würth Svenska AB Uppdragsexempel Svenska Retursystem Föreläsare YH utbildning Inköp Förhandlingsteknik Projektinköp Holmen Paper Kassalikviditet Tekniska översättningar Anders Eriksson anders.eriksson@effso.se www.gaetrading.se mobil 070 265 2990

Studenter Skriv några rader på en A4 Namn Erfarenhet av Inköp eller försäljning Andra relevanta arbetsrelaterade erfarenheter Förväntningar på kursen kvalificerat inköp Vilken typ av inköp jobbar jag med efter examen

Innehåll / Kursplanen Inköpets organisation Inköpsrollen Operativa uppgifter / upphandlingar

Schema Operativt inköp 1. Introduktion inköp 2. Leverantörssökning 3. Förfrågan 4. Order / levaransbevakning

Kurslitteratur Inköp och Supply Chain Management, Arjan J van Weele ISBN 978-91-44-07427-6 Bra att läsa: Inköp är roligt Inköpsstandard CWA 15896

Agenda 1. Introduktion inköp Organisationen Rollen Processen Trender

Definitionen av inköp Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en externfaktura Styrning av företagets externa resurser på ett sådant sätt att leveranser av alla varor, tjänster, förmågor och all kunskap som är nödvändig för att driva, underhålla och styra företagets primära och stödjande aktiviteter säkras på ett så fördelaktigt sätt som möjligt Arjan Van Weele

Rätt. Rätt Rätt. Rätt.. Rätt.. Rätt

Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Retail / Trading (ÅF)

Några begrepp RFQ CSR EOQ IPO MPS MRO BOM OEM

Inköpsorganisationen

Tidshorisont Operativt 0-0,5 år Taktiskt 0,5-2 år Strategiskt 2 år >

Organisationsstruktur Ledningsgrupp Koncerninköp Koncernstab Division A Division B Division C Inköp Produktion Marknad / försäljning Inköp Produktion Marknad / försäljning Inköp Produktion Marknad / försäljning Hierarkisk struktur Funktionell struktur Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)

Decentraliserat Fördelar Direkt ansvar för operativa bolag Kundorientering interna kunder Mindre byråkrati större flexibilitet Mindre friktion med samordning Direkt kommunikation med lev. Nackdelar Utspridd köpkraft mindre skalfördelar Ingen enhetlig behandling av leverantörer Utspridda lev. marknads undersökningar Mindre möjlighet bygga inköpsexpertis Olika kommersiella inköpsvillkor

Värdekedjan Stödaktiviteter Företagets infrastruktur Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Inköp / anskaffning Inkommande logistik Verksamhet Drift Utgående logistik Marknadsföring & försäljning Service Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

Inköpsrollen

Purchasing 3 tasks Materials cost reduction: - Purchasing savings - Doing more with less - Agressive sourcing - Contract management Cost Value 1 2 Risk Value improvement: - Business orientation - Improving customer value proposition - ESI in NPD - Alliance management Risk management: - Single vs multiple sourcing - Performance based contracting - Buyer dependence - Supplier dependence - Financial position - Proprietary knowledge Van Weele fig 3.1 sid 108

Taktisk Försäljare Projektledare Kunskap Engelska Förhandlare Excel

Operativt inköp Orderläggning - upphandling Leveransbevakning Problemhantering (fakturor, fel och brister) Leveransbevakning Leverantörsmätning

Taktiskt inköp Omförhandling ramavtal på årsbasis Konstruktionsförbättringar / standardisering Leverantörsutvärdering kvalité Minska leverantörsbasen Projektdeltagande eller drivande

Strategiskt inköp Utformning av olika policys Utforming av processer Utformning av arbetsbeskrivningar Utveckling av system (t.ex. lev utveckling) Beslut (upphandlingar, outsourcing, investeringar) Sortiments- och leverantörsstrategier

Grupparbete Fördela arbetsuppgifterna mellan Operativt = O Taktiskt = T Strategiskt = S Gemensam redovisning på Whiteboard

Ø Ø Ø Ø Ø Utarbetar inköpspolicy Förhandlar globalt ramavtal Väljer leverantör i projekt Beställer produkter löpande Diskuterar statistik med leverantörer Ø Ø Ø Ø Skickar ut offertförfrågan Förhandling med leverantörer Leverantörsmarknads undersökning Leverantörsutveckling Ø Ø Ø Ø Diskuterar logistik med interna enheter Hanterar avvikelser i kvalité o leveranser Hanterar övrig admin runt leveranser Upprättar och hanterar avtal Ø Ø Ø Ø Fakturor och reklamationer Kvalitetskontroll av leveranser Deltar i framtagande av produktspecifikationer Tar fram o presenterar statistik

Inköpsprocessen Definiera specifikationen Orderläggning Leverantörsval Kontraktsskrivning Leveransbevakning Utvärdering Uppföljning Element - Samla in specifikationen - - - Funktionell specifikation Tekniska förändringar Ta leverantörs konstruktionskunskaper till - Säkerställ att rätt leverantörs väljs -Förkvalificering av leverantörer - Anbudsbegäran -Förbereda -kontrakt -Kompetens inom förhandling - Expertis inom kontraktering - Etablera orderrutin - Utveckla orderrutiner - Orderhantering -Etablera rutiner för orderbevakning -Leveransbevakning - Problemlösning -Leverantörsutvärdering problem -Leverantörs värdering Dokument - - Funktionell specifikation Kontroll av nomer/specar. Förslag på leverantörsval Kontrakt Order Källa: A.J. Van Weele sid 68 Lista över förseningar - Värderingsplan -Leverantörsprofiler -Leverantörsvärdering

Inköpsprocesser Styrprocess Strategiskt inköp Långt tidsperspektiv Taktiskt inköp Medellångt tidsperspektiv Operativt inköp Kort tidsperspektiv Utvecklingsprocess Kategoristyrningsprocess Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser Kontraktshanteringsprocesse Leverantörsutvecklingsprocesser r Avropsprocesser Leveransprocesser Betalningsprocesser Kvalitetssäkringsprocesser Mätprocesser Kontinuerlig mätning och rapportering

MSU modellen 2. Utveckla strategier för inköpskategorier 3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass 4. Utveckla och hantera leverantörsrelationer 1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka) Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka. 5. Integrera leverantörer i processen för utv. av nya produkter 8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan 7. Leverantörsutveckling och kvalitetsstyrning 6. Integrera lev. i order hanteringsprocessen Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer

Juridik Lednings grupp Kvalitet Produktions planering Logistik Produkt utveckling Marknad Transport skeppning Intern leverantör Ekonomi Produktion Lager

Kontaktmönster Kontakt med leverantör Kontakter internt Annat arbete utan kontakt 21% 45% 34% Håkansson & Wootz 1978

Trender Säljarmarknad Köparmarknad Ökande tryck på försäljningspriser och marginaler leder till: Hållbarhet, CSR och gröna lösningar i fokus Globalisering och Leverantörsintegration Mål, nyckeltal för att utveckla verksamheten Logistikens starkare roll kräver tvärfunktionellt tänkesätt Logistikarbete med värdeskapande fokus Risk Management

Utmaningar Införa ständiga förbättringar Förbättra leverantörssamarbete Ny organisatorisk design Erhålla ledningens fulla stöd Bättre systemstöd Ompositionera inköp Sälja inköp internt Mäta inköps fulla bidrag Erhålla stöd internt Öka kompetensen Ändra abetssätt Kostnadsfokus till värdeskapande 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Inköpsbarometern feb 2012

Trend inköpare Högre utbildning (handelshögskola, master) Ansvariga för mer pengar Oftare kvinnor Förhandlar långtidsavtal Inblandade i outsourcingbeslut Tar den globala marknaden i beaktning Minskar kostnader och antal leverantörer

Summering utveckling Trender som skapat förändring: Ökad teknisk komplexitet Fokus på kärnverksamhet Andel inköpt värde ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion Mindre produktionsbatcher Fler produktvarianter Krav på kortare ledtider Konsekvenser av förändring: Ökat fokus på inköpsverksamhet Ökat fokus på leverantörsbas - konkurrensfördel

Slut för idag