Effso utvecklar Inköpsorganisationer

Transkript

1

2 Kort om Effso Effso utvecklar Inköpsorganisationer Hjälpa till med rekrytering Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar Träna befintlig personal genom workshops Tillhandahålla en verktygslåda Står för inköp av indirekt material Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP

3 Kurslitteratur Kurslitteratur - obligatorisk: Inköp och Supply Chain Management, Arjan J van Weele ISBN Kompendium Inköp är roligt Avtalsrätten - en introduktion. Ramberg ISBN: Referenslitteratur: Professionellt Inköp. L.E, Gadde. H, Håkansson ISBN: Category Management in Purchasing, Jonathan O Brian ISBN Effso Toolbox (

4 Bra informationskanaler Offentlig upphandling Silf Sveriges Inköp & Logistik Förbund International Federation for Purchasing & Supply Management Researching, Developing, Networking and Sharing Innovation and Best Practice in Purchasing Transformation Worldwide

5 Andra intressanta sidor. CAPS APICS CIPS ELA IPSERA ISM Karriärssajt

6 Dagens agenda 1. Kursintroduktion 2. Introduktion inköp Grund Historik Inköpsrollen Några begrepp introduktion till van Weele Inköps kontaktytor Trender 6

7 Kursupplägg Introduktion och grunder Operativt inköp Taktiskt inköp Strategiskt inköp

8 The purchasing process on two levels Identification of the need Functional specification Determine Sourcing strategy Draft and conclude contract Order Delivery Negotiate Evaluate bids Pay Receive invoice Define evaluation criteria Repeat if needed Invite bids Select suppliers Identify potential suppliers

9 Organisation

10 Taktiskt v/s strategiskt inköp Tydliga begrepp inte etablerade En tankemodell är att se på tidsfaktorn: Operativt 0-0,5 år Taktiskt 0,5-2 år Strategiskt 2 år > tisdag den 13 november

11 The International Federation of Purchasing and Supply Management

12 When talking about purchasing IFPSM means The management of the company s external resources in such a way that the supply of all goods, services, capabilities and knowledge which are necessary for running, maintaining and managing the company s primary and support activities is secured at the most favorable conditions By Prof. Dr.A.J.van Weele.

13 When talking about procurement and supply IFPSM means Procurement/Supply includes all activities required in order to get the product from the supplier to its final destination. It encompasses the purchasing function, stores, traffic and transportation, quality assurance and quality control, allowing companies to make decisions based on total cost of ownership Procurement >>>Project environment Supply >>>Manufacturing environment By Prof. Dr. A.J. van Weele

14 Definition av inköp: Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en externfaktura Jmf eng Inköp = Sourcing & Procurement Inköp = Upphandling & Inköp 14

15 Sex typfall av inköp 1) Utrustning 2) Komponenter 3) Råvaror och material 4) Förnödenheter 5) Tjänster 6) Utveckling 15

17 Gustav Vasa som inköpare I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar Gustav Vasa (ca ) Detta mitt påbud haven I ej förkommit! Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora på 1500-talet

18 Gutalagen från 1200 talet Caupir thu uxa tha royn hann vm thria daga lastir fylgia hanum tueir. ann en hann ai dragr. annar en hann briautr Köper du oxe, pröva honom då i tre dagar. Två fel följa honom: det ena, om han ej drager, den andra, om han bryter hägnad.

19 Kort historisk återblick Trender som skapat förändring Ökad teknisk komplexitet specialisering Fokus på kärnverksamhet outsourcing Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör Konsekvenser av förändring Ökat fokus på inköpsverksamhet Ökat fokus på leverantörsbas konkurrensfördel

21 The role of purchasing in the value chain

22 Supply Chain Management

23

24 Purchasing 3 tasks (Van Weele) Materials cost reduction: - Purchasing savings - Doing more with less - Agressive sourcing - Contract management Cost Value 1 2 Risk Value improvement: - Business orientation - Improving customer value proposition - ESI in NPD - Alliance management Risk management: - Single vs multiple sourcing - Performance based contracting - Buyer dependence - Supplier dependence - Financial position - Proprietary knowledge Traditional agenda of procurement is gradually changing 24 Source: A van Weele,

25 Purchasing roles Technical dimension Determine specifications Audit suppliers quality organisation Value analysis Quality Control Supplier selection Draw up contract Commercial dimension Supply market research Supplier visits Requests for quotations Evaluate quotations Negotiations with suppliers Purchasing function Logistical dimension Optimisation of ordering policy Order expediting and follow-up Incoming inspection Monitoring delivery reliability Administrative dimension Order handling, expediting and filing Checking supplier invoices Checking payments to supplier

26 Role of Procurement Sales is absolutely necessary for business Sales gives a profit opportunity Sales is in focus in most businesses Sales can also create problems and losses Sales increase means at best 10 % bottom line impact Procurement brings profit to business

27 Role of Procurement A van Weele Cost (cost reduction) Value (end customer value creation) Risk (Risk Management) Björn Axelsson Rationalization role (cost reduction) Developing role (end customer value creation) Structure role (Impact on supplier market)

28

29 Roller

30 SIS - Standard Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation (CWA-PUMA ; SIS-CWA :2009) Inköp finns även berört i ISO 9001

31 Commonalities and differences Logistics From supplier to customer Products for the end customer Inbound and outbound Concepts and layouts Activity driven Procurement From supplier to customer Products for the end customer Inbound MRO s Investments Value driven (then as best) 31

32 Supply Chain Logistics and Procurement Two silos One process Different coverage Fight or cooperation Semantics 32

33 The way forward Can Procurement and Logistics meet? Obstacles: Semantics Religion (Stubborn people) Solution: Work together and learn from each other 33

34 Dagens agenda 1. Kursintroduktion 2. Introduktion inköp Grund Historik Inköpsrollen Några begrepp introduktion till van Weele Inköps kontaktytor Trender

35 Definition of concepts Operational Source: Purchasing and SCM 5 th ed. by A.J. Van Weele

36 Semantics Logistics Material handling Transport Warehousing Supply Chain Value Chain Buying Purchasing Procurement Supply Management Sourcing Category Management

37 Kraljic s purchasing matrix for choice of strategy Financial impact High Low Competitive procurement Leverage items System agreemente-business solution Standard items Partnership Strategic items Reliable supply - search alternative Bottleneck items Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management,

38 Kraljics matris Basplagg Kända designers Bijouterier Eget smink

40 Kommunikation med leverantör Köpare Offertförfrågan Offert Beställning Ordererkännande Orderändring Leveransplan - JIT Faktura Leveransbesked Lager rapporter Pris/artikeldata Betalning/kontoställning Kommersiell tvist Säljare Administrativt utbyte av information tisdag den 13 november

41 Funktioner som inköp arbetar med i en större organisation. Planering Logistik Marknad Försäljning Transport och skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område. Kvalitet Ledningsgrupp. tisdag den 13 november

42 Inköparens kontaktmönster Från 1978, Håkansson & Wootz Kontakt med leverantör som procentuell del av total arbetstid: Kontakt med leverantör 21 % Kontakt internt 45 % Annat arbete (utan kontakt) 34 %

44 Purchasing and Supply development Effectiveness/ Cumulative savings DECENTRALISED CENTER-LED FUNCTIONAL FOCUS CROSS FUNCTIONAL FOCUS Time Transactional orientation Commercial orientation Purchasing coordination Internal integration External integration Value chain integration Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002

45 Purchasing and Supply development Effectiveness/ Cumulative savings FUNCTIONAL FOCUS Financial Public services Pharma utilities Transactional orientation DECENTRALISED Commercial orientation Food & beverages Purchasing coordination CENTER-LED Consumer Automotive electronics CROSS FUNCTIONAL FOCUS Telecom Internal integration External integration Retailers Value chain integration Time Focus Serve the Factory Reduce cost Savings though synergy Total cost of ownership Supply chain optimization Total Customer Satisfaction Activities Clerial Order processing Commercial Tendering Negotiating Approved suppliers list Commercial Contracting Global sourcing Cross functional buying teams Systems integration Vendor rating Performance based contracts Outsourcing EDI/Internet E-commmerce Cost models Customer driven activities Contract manufacturing Supplier development Global supplier network Dilemmas Initial purchasing Control of purchasing expenditure Supplier base management Contract management Ethics Communication and information infrastructure Social resistance Internationlaization HRM Source: A van Weele, Purchasing and Supply Management 2002

46 TRENDS in Procurement Risk Management CSR incl. Global Warming Supplier development Global perspective Logistics integration Low cost trade/sourcing (Best Cost) Long AND short term views Strategic approach

47 TRENDS in Procurement Integration in the company business (Closer to business) Procurement interacting with top management Top Mgt New insights and new demands Interfere in the supplier markets Proactive Value creation

48 Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation Passiv (då) Väntar på att bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar Alternativ presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny. Spenderar pengar. En dominerande strävan är att spara på utgifterna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eftersträvas. Övertygas av leverantören om att den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer. Aktiv (nu) Söker själv upp leverantörer för att finna de bästa resurserna. Informerar om egna behov och önskemål och skapar lösningar tillsammans med leverantörer. Skapar värden till gagn för företagets bästa. Kostnadseffektivitet är viktigt men också inslag av affärsutveckling. Övertygar leverantören om att företaget är en intressant partner med intressanta behov. En relation som kan vara stimulerande, lönsam och lärorik

49 Generic Procurement process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process

50 Purchasing (SCM) position and impact on business High Bottom line impact Low Low SCM position High

51 Inköp Grunder Bikupa Vad kan Inköps bidrag vara till organisationen? Hur påverkar Inköp organisationens resultat? 10 minuter

52 Grunder sammanfattning Inköp hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna levererar varor och eller tjänster Leverantörerna återfinns i Leverantörsreskontran (ej LÖN eller SKATT)

53 Inköp består av olika moment från direkt operativt till strategiskt Inköp innebär såväl administrativt arbete som affärsbedömningar Inköp kan utföras av flera än de som arbetar med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi, Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)

54 Inköp kan omfatta % av kostnadsmassan Inköp har därför (varierande men ofta) stor påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram) Inköp omfattar ibland hela Supply Chain

55 Inköp kan även definieras som den affärsslutande delen (Avtal Beställning) Inköp kan organiseras på många olika sätt både vad avser HUR men även VAR man är placerad Ansvaret måste definieras i den aktuella organisationen finns ingen allmängiltig definition

56 Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA :2009) där en bred definition gjorts som avser Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation Inköp finns även berört i ISO 9001

57 Supply Chain Management (SCM) betyder Att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund Value Chain avser samma sak men med fokus på var kundvärde skapas Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i ett samband

58 Samband kan vara Budget (för enhet eller hela organisationen affärsverksamhet respektive anslagsverksamhet) Inköps bidrag kan vara att få mer för pengarna (Anslagsverksamhet) eller att spara på pengarna (Affärsverksamhet) men även att skapa mervärden (Kundtillfredsställelse)