SAMMANTRÄDESPROTOKOLL KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 7 (14) Sammanträdesdatum 2012-05-15 134 Dnr 2009/154 Resepolicy samt Riktlinje för resor och trafiksäkerhet för Sala kommun INLEDNING Förslag till resepolicy som syftar till att ge styrning och vägledning så att tjänsteresor kan göras på ett så miljöanpassat, trafiksäkert och kostnadseffektivt sätt som möjligt. Även förslag till Riktlinje för resor och trafiksäkerhet har upprättats. Beredning Bilaga KS 2012/106/1, Resepolicy för Sala kommun Bilaga KS 2012/106/2, Riktlinje för resor och trafiksäkerhet Per Skog föredrar ärendet. Yrkanden Per-Olov Rapp (S) yrkar att arbetsutskottet föreslår dels att kommunstyrelsen hemställer att kommunfullmäktige beslutar att anta Resepolicy för Sala kommun, Bilaga KS 2012/106/1, dels att kommunstyrelsen för egen del beslutar att anta Riktlinje för resor och trafiksäkerhet, Bilaga KS 2012/106/2. Peter Molin (M) yrkar bifall till Per-Olov Rapps yrkande, dock med följande ändringsyrkande i text under rubriken Tåg i Riktlinje, som får följande lydelse: Tågresor ska alltid ske till lägsta möjliga kostnad, Resan ska bokas i så god tid som möjligt så att rabatten kan erhållas. Vid resa med nattåg, möjlighet till egen kupe. Per-Olov Rapp (S) yrkar bifall till Peter Molins yrkande. BESLUT Arbetsutskottet föreslår dels att kommunstyrelsen hemställer att kommunfullmäktige beslutar att anta Resepolicy för Sala kommun, Bilaga KS 2012/106/1, dels att kommunstyrelsen för egen del beslutar att anta Riktlinje för resor och trafiksäkerhet, Reviderad Bilaga KS 2012/106/2. Utdrag kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande l; 6~~
~SAlA ~ KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Bilaga KS 2012/106/1 SALA KOMMUN!Ink 2012 08 DIARIENR, 2012/ POLICY Kommunfullmäktige Resepolicy för Sala kommun MÅL Medarbetare och förtroendevalda ska vid resor orsaka så lite miljöpåverkan som det är möjligt. SYFTE Resepolicyn syftar till att ge styrning och vägledning så att våra tjänsteresor kan göras på ett så miljöanpassat, trafiksäkert och kostnadseffektivt sätt som möjligt. PLANERING AV RESA Tjänsteresor skall planeras och genomföras på ett sådant sätt att negativ miljöpåverkan minimeras. Innan en resa beställs ska resenären överväga om det är möjligt att ersätta resan till förmån för videokonferens, telefonmöte mm. I första hand ska resor ske utan användning av motordrivet fordon. I andra hand ska kollektivtrafik användas. I tredje hand ska fordon med så liten miljöpåverkan som möjligt användas. Samåkning ska eftersträvas. Flygresor ska endast utnyttjas där tidsmässiga eller praktiska skäl inte medger annat. EFFEKTIVITET Tjänsteresor skall företas så kostnadseffektivt som möjligt med hänsyn tagen till medarbetarens individuella förutsättningar, verksamhetens krav och miljöpåverkan. TRAFIKSÄKERHET Alla resor skall ske på ett trafiksäkert och tryggt sätt, både för den som reser och andra trafikanter. OMFATTNING OCH ANSVAR Resepolicyn gäller för alla medarbetare eller förtroendevalda som reser i tjänsten och där resan betalas av Sala kommun. Avsteg från policyn kan göras efter beslut från ansvarig chef.
m SALA ~ KOMMUN Varje chef ansvarar för att medarbetarna får information om policyn och att regelbundet följa upp medarbetarnas tjänsteresor i enlighet med policyn. Alla medarbetare har ansvar för att policyn tillämpas. Alla medarbetare har ansvar för att det egna resandet i tjänsten sker på ett samordnat, ekonomiskt, säkert och miljö medvetet sätt.
m ~~k~ Reviderad Bilaga KS 2012/106/2 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING 1 (4) RIKTLINjE SALA KOMMU Ink 2012-05-! 6 RIKTLINJE Riktlinje för Resor och trafiksäkerhet Medarbetare och förtroendevalda ska vid resor orsaka så lite miljöpåverkan som det är möjligt och rimligt beträffande trafiksäkerhet och arbetsmiljö. Miljöaspekten ska väga tungt men får inte vara avgörande för val av transportsätt. Sala kommuns fordonspark ska också vara anpassad så att riktlinjerna kan uppfyllas. EFFEKTIVT RESANDE Överväg alternativ till resa. Är det nödvändigt att närvara vid mötet? Går det att ersätta en resa med något annat sätt att kommunicera? T.ex. videomöte, telefonmöte, telefonkonferens, e-post etc. Planera in fler uppdrag för resan och samåk så mycket som möjligt. Resor l första hand ska resor ske utan användning av motordrivet fordon. På sträckor kortare än 2 km ska man om möjligt promenera eller cykla. l andra hand bör kollektiva transporter väljas. Tåg är det bästa alternativet med avseende på både såväl effektivitet, säkerhet och miljö. l tredje hand ska motordrivet fordon användas där minimal miljöpåverkan ska eftersträvas. Det innebär att elfordon och små fordon ska användas på korta resor där hastigheten är låg. Förbränningsmotorer som inte har uppnått rätt arbetstemperatur har de största utsläppen. Längre resor med högre hastighet motiverar större fordon och trafiksäkerhet. Resor till och från arbete Resor till och från arbetet omfattas inte av riktlinjerna. REGLER FÖR TJÄNSTERESOR INOM SALA KOMMUN. Tjänsteresor för Sala kommun regleras av bestämmelserna i kommunalskattelagen och dess regler samt gällande avtal. Resans syfte skall alltid ha ett klart och tydligt sammanhang med det uppdrag den anställde har att ansvara för. Antaget j KS 2012 06 07 Gäller till 2016-06-30
2 (4) För att undvika risken för mutanklagelser skall alltid alla resor och allt boende betalas av kommunen oavsett arrangör, ärende eller syfte. Undantaget är om resan arrangeras av annan kommun, landsting, staten eller bolag som ägs av offentlig myndighet. Ansvar Varje medarbetare har ansvar för det egna resandet och att resan följer resepolicyn och gällande avtal. Varje personalansvarig chef har ett särskilt ansvar att informera om vad som gäller och att tillse att kostnaderna för resor står i proportion till nyttan samt att arbetsmiljö-, trafiksäkerhets- och miljökraven efterlevs. Varje förtroendevald ansvarar för att dennes resor inom sitt uppdrag planeras och företas i enlighet med denna policy. Resorna skall alltid vara godkända i förväg. Beslut om resa inom landet fattas av ansvarig chef. För resor i utlandet beslutas av förvaltningschef. MINIMIKRAV PÅ FORDON SOM ANVÄNDS I TJÄNSTEN Tjänstebilar, hyrbilar och leasingbilar Miljöklassade fordon ska användas så ofta det är möjligt. I första hand ska biogasfordon eller eldrivna fordon användas. I andra hand andra typer av miljöklassade fordon. Där det är helt uteslutet att hitta motorfordon med miljövänligt drivmedel kan bensin eller diesel tillåtas. Egen bil För att få använda egen bil i tjänsten krävs godkännande av närmsta ansvarige chef. Denne skall även informera om att kommunen ej tar kostanden för självrisk om skada inträffar. Helst ska bilen ha: krockkudde på förarplatsen partikelfijter eller katalysator motorvärmare i syfte att minska utsläppen av kolväten och partiklar BESTÄLLNING AV RESOR Alla beställningar av biljetter, hotellrum, flyg, tåg, taxi, hyrbilar m.m. görs hos företag som Sala kommun har avtal med. Resor skall bokas med så god framförhållning som möjligt för att få möjlighet till lägst möjliga pris. Ändringar och omjavbokningar skall ske så skyndsamt som möjligt.
314j Kostnadsjämförelse Vid beräkning av resekostnad skall alla delar av kostnaden läggas samman, logi, transport, arbetstid och restid. Avgörande för resan är den totala kostnaden, restid, trafiksäkerhet och milj öpåverkan. Villkoret för att få ett fördelaktigt pris (t.ex. apex-biljetter) är ibland bortavaro över lördag. Om den totala kostnaden kan minskas genom längre bortavaro kan kommunen betala de extra hotellkostnaderna och för högst två hotell n ätter. Ersättning vid tjänsteresor Ersättning vid tjänsteresor betalas ut i enlighet med kommunalskattelagens bestämmelser och gällande bilaga respektive traktamentsavtal. Vid tjänsteresor i utlandet utbetalas i förekommande fall traktamenten enligt RSV:s allmänna råd. Reseräkningar Reseräkningar skall lämnas in inom en månad efter resans slut. För sent inkomna reseräkningar regleras inte. Reseräkning skall läggas in i "min lön" samt kvitton skall häftas på kopia av utdrag ur min lön på de utgifter man lagt in. Reseförskott I vissa fall tar inte hotell eller liknande faktura och då kan reseförskott betalas ut. Detta redovisas senast en månad efter resans avslut. NORMALSTANDARD PÅ RESA Flyg Flygresor skall alltid ske till lägsta möjliga kostnad som normalt är ekonomiklass. Resan skall bokas i så god tid som möjligt så att rabatter kan erhållas. Båt Egen hytt med dusch och toalett. Tåg Tågresor ska alltid ske till lägsta möjliga kostnad. Resan ska bokas i så god tid som möjligt så att rabatten kan erhållas. Vid resa med nattåg, möjlighet till egen kupe. Hotell Enkelrum med dusch/bad och toalett. Bil Sala kommuns egna bilar som skall användas i första hand. Bilar bokas via datorn i Outlook. I andra hand får egen bil användas och i tredje hand extern hyrbil. Taxi Taxi bör endast användas då kollektivtrafik inte fungerar och annan bil saknas. Vid fler än tre resande kan taxi vara billigare än buss.
4 (4) Bonus och förmåner All bonus och direkta förmåner som en rese leverantör erbjuder skall tillfalla Sala kommun och inte den enskilda resenären. Anhörig med på tjänsteresa I de fall en anhörig följer med på en tjänsteresa, som medresenär, skall denna själv bekosta alla sina kostnader i samband med resan. FÖRSÄKRINGAR VID TJÄNSTERESOR Sala kommun har tecknat reseförsäkringar som gäller för resor i tjänsten. Kontrollera på intranätet vad som gäller. Bilbärgning inom kommunen anlitas av Gehlins Biltjänst Eft 0224-77975. Reser man utanför Sverige behövs ett intyg om sjukförsäkring i EU-Iand. Detta erhålles från försäkringskassan, www.forsakringskassan.se Skadedrabbad utomlands använder de kontaktuppgifter som reseförsäkringen uppger. TRAFIKSÄKERHET Alla som framför ett fordon skall följa trafikregler och vara ett föredöme i trafiken bl.a. genom att anpassa hastigheten efter väglag och trafiksituation samt hålla ordentligt avstånd till framförliggande bil. Stress i trafiken skall undvikas. Ansvarig chef skall se till att det finns resmarginaler så att stressituationer i trafiken inte uppstår. Säker körning Att prata i mobiltelefon under körning är olämpligt. Skall telefon användas under körning skall det ske med handsfree. Observera att i många europeiska länder är det förbjudet att prata i mobiltelefon även om det sker med handsfree. Medarbetare som kör mycket i tjänsten bör genomgå en utbildning i sparsam körning, t.ex. Eco Driving. Förare av minibuss bör ha erfarenhet att köra minibuss. Cykelhjälm Vid tjänsteresor med cykel bör cyklisten använda cykelhjälm.