PROTOKOLL 1 (16) 2013-11-13

PROTOKOLL 1 (16) 2013-11-13 Nämnden för support och lokaler Plats och tid Tekniska kontoret, Odenrummet. Klockan 13.15 16.00 Beslutande Stefan Bergman (s), ordförande Leif Holmqvist (c), vice ordförande Britt-Marie Lundström (s) Caroline Cercio (s) Fredrik Barrljung (s) Robert Ingberg (s) Ulrika Larsson (v) Jan-Erik Ershag (kd) Övriga deltagande Emanuel Mattsson, Kommunal, 92 Ersättare Daniel Enwall (s) Elsy Larsson (s) Tjänstgörande ersättare Roland Löfmark (fp) Tjänstemän Jan Sundbom, förvaltningschef Fredrik Nilsson, avdelningschef fastighet Mathias Rönngren, avdelningschef verksamhetsstöd Ewa Boström, sekreterare Justerare Leif Holmqvist Paragrafer 92-104 Ersättare Underskrifter.. Stefan Bergman, ordförande Ewa Boström, sekreterare.. Leif Holmqvist, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2013-11-13 2013-11-19 2013-12-15 Förvaringsplats för protokollet Support och lokaler, stadshuset Underskrift. Ewa Boström

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 92 Dnr FA 2013-000160 281 Upphandling av städ i Bygdsiljum Lokalvården i Bygdsiljums skola utförs idag av Städsektionen med personal som utgår från Burträsk. Städfrekvens är fem gånger per vecka med en total städtid av 20 timmar. Till detta ska extrakostnader för leasingbil och körtid för de ca 22 milen läggas till. Support och lokaler vill pröva om lokalvården på skolan i Bygdsiljum kan utföras med bibehållen kvalitet och till en lägre kostnad av en annan aktör. Kommunal lämnar ett yrkande att MBL förfarandet ska genomföras enligt lag, att ett av kommunals HSO ska medverka i processen vid framställan av förfrågningsunderlaget, att kommunals krav på kollektivavtal och fackligt tidsavtal uppfylls hos eventuellt upphandlad entreprenör samt att fokus på bibehållen kvalitet går före lägre kostnad. 1. Ta fram förfrågningsunderlag för en upphandling av lokalvård i Bygdsiljum 2. Tillsammans med inköpet ta in anbud för lokalvård i Bygdsiljum Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-11-08 Support och lokaler/avdelningschef fastighet

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 93 Dnr FA 2013-000152 292 Ekonomisk kalkyl Örjansbadet Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 2013-03-12 att nämnden för support och lokaler skulle ta fram en utförlig ekonomisk kalkyl för planerade åtgärder på Örjanshallens bad samt inhämta erfarenheter från liknande projekt på annat håll. Fastighetsavdelningen har tillsammans med fritidskontoret och en konsult identifierat olika alternativ som att renovera, bygga nytt eller riva. Alternativet att renovera innehåller i enlighet med rapporten stor osäkerhet kring kostnadsbilden. Översända rapport angående handlingsalternativ till kommunstyrelsens arbetsutskott Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-11-06 Rapport Örjanshallens bad inklusive bilagor Kommunstyrelsens arbetsutskott

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 94 Dnr FA 2013-000153 004 Uppdaterad dokumenthanteringsplan för support och lokaler Enligt beslut i kommunfullmäktige 1993-03-30 90 och med stöd av kommunallagen ska varje förvaltning upprätta en arkivplan, det vill säga en arkivbeskrivning, arkivförteckning och dokumenthanteringsplan som ska behandlas av respektive förvaltning. Nämnden fick i samband med omorganisationen 2012 ett större ansvarsområde. Efter en revisionsgranskning av e-posthanteringen i kommunen beslutade kommunstyrelsen 2013-03-16 att respektive nämnd skulle uppdatera sina dokumenthanteringsplaner och redovisa dem till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade också, 2013-10-01, om riktlinjer för dokumenthanteringsplan för handlingar inom allmän administration. Support och lokaler har uppdaterat dokumenthanteringsplanen utifrån den nya organisationen, kommunstyrelsens beslut om uppdatering utifrån e- posthantering samt kommunstyrelsens riktlinjer för handlingar inom allmän administration. Planen omfattar hela förvaltningen men avsnittet för avdelningsspecifika dokument inom avdelningen kommunikation (8.4) behöver kompletteras. De flesta av avdelningens dokument ryms inom allmän administration eller är databaserade men det behövs mer arbete för att kartlägga hur registren hanteras. Eftersom dokumenthanteringsplanen är en bilaga till arkivplanen bör förvaltningens arkivplan med tillhörande arkivbeskrivning också uppdateras inom kort. Eftersom förvaltningen har förändrats bör ny arkivansvarig och nya arkivredogörare utses. 1. Godkänna redovisad dokumenthanteringsplan 2. Uppdra till förvaltningen att senast januari 2014 redovisa kommunikationsavdelningens avdelningsspecifika dokument 3. Uppdra till förvaltningen att senast januari 2014 redovisa en uppdaterad arkivplan med förslag på arkivansvarig och arkivredogörare.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-10-28 Dokumenthanteringsplan för support och lokaler, bilaga 1 Kommunstyrelsen, 2013-03-26 109 Kommunstyrelsen, 2013-10-01 364 Kommunstyrelsen

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 95 Dnr FA 2013-000154 003 Revidering av nämndsreglementen Kommunfullmäktige har beslutat, 2013-09-17, att samtliga nämnder ska tillföra följande text till sitt reglemente: Om varken ordförande eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfälliga ordföranden har utsetts. Om ordförande på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Support och lokaler konstaterar att nämndens reglemente redan använder skrivningen och tar tillfället i akt att föra över reglementet till ett styrdokument. Notera informationen. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-10-29 Reglemente för nämnden för support och lokaler, styrdokument bilaga 1 Kommunfullmäktige, 2013-09-17 164 Kommunstyrelsen

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 96 Dnr FA 2013-000162 007 Ansvarsutövande 2012, rutin för att fånga upp och hantera uppdrag från kommunfullmäktige PWC skickade i april 2013 en revisionsrapport till nämnden för support och lokaler för verksamhetsåret 2012. Granskningen visade att nämndens övergripande ansvarsutövande varit tillräcklig. Revisorerna gav en rekommendation till nämnden att upprätta en rutin som tydligt visar hur nämnden fångar upp och hanterar uppdrag från kommunfullmäktige. Nämnden för support och lokaler gav i maj 2013 uppdrag till förvaltningschefen att upprätta rutinen. Förvaltningschefen har tagit fram en liggare där han tillsammans med nämndsekreteraren kan följa ärenden som ska återkopplas till nämnden när de är klara. Support och lokaler har uppdaterat nämndspolicyn och lagt till en ny rubrik med följande text: När nämnden får ett uppdrag från kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller annan nämnd ska ärendet tas upp i nämnden och uppdrag ges till förvaltning. Nämnden ska få återkoppling när ärendet är färdigbehandlat. Förvaltningschef och nämndsekreterare håller koll på ärendena genom en liggare och den stående punkten på dagordningen Förvaltningschef informerar kan användas till att ge återkoppling på. 1. Godkänna förvaltningschefens förslag till rutin 2. Godkänna uppdaterad nämndspolicy Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-11-01 Nämndspolicy för nämnden för support och lokaler, bilaga 1 Nämnden för support och lokaler, 2013-05-15 47

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 97 Dnr FA 2013-000155 002 Delegation av ansvar Nämnden för support och lokaler har sedan tidigare 49 (2013-05-15) delegerat beslutanderätten i vissa frågor. Nämnden har inte delegerat ansvaret för vissa frågor som exempelvis ansvar för brandskydd, elsäkerhet, hantering av livsmedel etcetera. 1. Till förvaltningschef delegera ansvar för att gällande lagar och krav inom nämndens verksamhetsområden följs. 2. Förvaltningschef ska upprätta delegationer där så krävs. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-10-28

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 98 Dnr FA 2013-000167 002 Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2014 Kommunfullmäktige beslutade 2012-12-11 om reglementet för den nya nämnden för support och lokaler. Nämnden delegerar anskaffnings- och inköpsbeslut till förvaltningen. Beloppstaken för anskaffnings- och inköpsbeslut justerades senast 2012-01-25. Delegera anskaffningsbeslut och inköpsbeslut enligt föreslaget styrdokument Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-11-08 Delegationer för anskaffningsbeslut och inköpsbehöriga 2014, förslag till styrdokument Support och lokaler/förvaltningschef och avdelningschefer

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 99 Dnr FA 2013-000112 009 Skellefteå kommuns barn och ungdomspolitiska program, fortsatt arbete Skellefteå kommun har sedan 2009 ett barn- och ungdomspolitiskt program. Programmet har reviderats 2010 och 2012 genom beslut i kommunfullmäktige. Kommunrevisionen genomförde under 2012 en granskning av hur kommunen arbetar med att följa FN:s konvention om barnets rättigheter; Barnkonventionen. Kommunstyrelsen har beslutat om ett antal åtgärder på hur arbetet med det barn- och ungdomspolitiska programmet och barnkonventionen ska utvecklas i kommunen. En av åtgärderna är att samtliga nämnder ska utse kontaktpersoner för barn- och ungdomsperspektivet inom sina förvaltningar. Utse nämndsekreteraren som kontaktperson för barn- och ungdomsperspektivet inom förvaltningen support och lokaler Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-10-31 Kommunstyrelsen, 2013-06-18 235 Kommunstyrelsen

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 100 Dnr FA 2013-000156 289 Motion om åtgärdsplan för att skapa förutsättningar för moderna och effektiva möten genom användning av teknisk utrustning Kommunfullmäktigeledamoten Andreas Löwenhöök (M) föreslår i en motion att nämnden för support och lokaler ska få i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan som skapar förutsättningar för moderna och effektiva möten genom andvändningen av teknisk utrustning såsom webb- telefon- och videokonferensanläggningar. Kommunstyrelsens arbetsutskott har remitterat motionen till nämnden för support och lokaler. Uppdra till förvaltningschef att ta fram en åtgärdsplan för moderna och effektiva möten och återrapportera till nämnden. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-10-31 Motion 2013-10-02 (36/13) Kommunstyrelsens arbetsutskott 2013-10-15 620 Kommunstyrelsen Motionären

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 101 Dnr FA 2013-000161 040 Budgetfördelning område väst Kommunfullmäktige beslutade 2013-04-16, 68 att ge nämnden för support och lokaler i uppdrag att påbörja planering och genomförande av lokalförändringar enligt alternativ 3D. Investeringskostnaden för 3D var beräknad till 350 miljoner kronor i 2012- års prisnivå. I den summan ingår alla delprojekt (Anderstorpsskolan, Balderskolan, Kaplanskolan, Mobackenskolan, Sjungande dalens skola, Sporthall/samlingssal Balder, Orkesterns förskola och Prästbordets förskola). Support och lokaler har påbörjat planeringen och genomfört en upphandling på delar av totalprojektet som avser att mynna ut i ett partneringkontrakt med en entreprenör. Kontraktet med entreprenören kommer att omfatta Anderstorpsskolan, Balderskolan och Kaplanskolan (nedan kallat ABK). Den beräknade kostnaden för dessa skolor har räknats om till prisnivåer för de år som projektet kommer att utföras under och då uppgår kostnaden till 260 miljoner kronor. Ombyggnaden på ovanstående skolor kommer att pågå under 2014-2016. Under 2014 avser även support och lokaler att genomföra ombyggnationer på Orkesterns förskola. Omräknat till 2014-års prisnivå beräknas kostnaden uppgå till 5,5 miljoner kronor. Vidare tänker även support och lokaler påbörja sporthallen med samlingsfunktion för Balderskolan under 2014 och det beräknas pågå till slutet på 2015. Omräknat till 2014/2015-års prisnivå beräknas kostnaden uppgå till 66 miljoner kronor. Sedan tidigare har nämnden för support och lokaler erhållit investeringsmedel för strukturomvandling. Det uppgår till 41 miljoner kronor. De bör räknas bort från kommande års behov. Support och lokaler vill därför utifrån beslut kring strukturomvandling område väster begära ut investeringsmedel enligt tabell nedan: Projekt 2014 2015 2016 ABK (A-torp, Balder, 60 mnkr 110 mnkr 90 mnkr Kaplan) Orkesterns förskola 5,5 mnkr Sporthall/samlingssal Balder 6 mnkr 60 mnkr Medel sedan tidigare - 41 mnkr Totalt 30,5 mnkr 170 mnkr 90 mnkr Vad gäller projekten på Mobackenskolan, Sjungande dalens skola och Prästbordets förskola avser support och lokaler att återkomma med fördelning av budget när det finns en mer detaljerad tidsplan för dessa projekt.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 1. Begära investeringsmedel av kommunstyrelsen för delar av strukturomvandling område väster 2. För 2014 begära 30,5 miljoner kronor, för 2015 begära 170 miljoner kronor och för 2016 begära 90 miljoner kronor Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-11-06 Beslut i kommunfullmäktige 2013-04-16, 68. Framtida struktur för skolan, möjligheter till omdisponering mellan grund- och gymnasieskola - Strukturomvandling område väster Kommunstyrelsen Support och lokaler/projektchef fastighet

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 102 Dnr FA 2013-000163 040 Ekonomisk prognos för support och lokaler, oktober 2013 Nämnden för support och lokaler har sammanställt en kortfattad ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Dessa rapporteringstillfällen innebär att kontoansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott samt att förvaltningen vid budgetavvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Årsprognosen pekar på en budgetavvikelse (drift) på ca 15 mnkr, samt att ca 125 mnkr av den tilldelade investeringsbudgeten inte förbrukats vid årets slut, då många planerade projekt ännu inte påbörjats. Godkänna redovisad information. Support och lokalers tjänsteskrivelse, daterad 2013-11-01 Bilaga 1, Ekonomiuppföljning och prognos oktober 2013. Bilaga 2, Investeringsrapport oktober Support och lokaler/enhetschef ekonomi

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 103 Dnr FA 2013-000157 009 Delgivningar Följande delges: Tekniska nämnden 2013-10-14 Ändring av renhållningsordningens lokala föreskrifter. Support och lokaler 2013-11-07 Anmälan om delegationsbeslut Delgivningarna läggs till handlingarna.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 104 Dnr FA 2013-000158 009 Informationer Förvaltningschefen berättar om vad som händer på avdelningarna och vilka de största utmaningarna är just nu. Inom måltid så arbetar de med att starta upp det nya gemenssamma köket på lasarettet. På personalsupport är en ny rekryteringsfunktion på väg att formas och en gruppledare har anställts, Anna Cohen Wikström. Inom kommunikationsavdelningen så ägnas det mycket tid till det eftersatta underhåll som finns inom It sidan. På fastighet har en ny kontraktsförvaltare anställts, Ann-Helen Krekula. Det innebär att efter nyår ska Ewa Boström jobba heltid med nämnds- och utredningsfrågor. Förvaltningschefen visar planeringen för att konkret renodla den interna servicen från kundtjänst genom nya lokaler för Internservice. Hjorten 5, tilldelningsbeslut i arbetsutskottet Arbetsutskottet informerar om ett tilldelningsbeslut som de har tagit. Det gällde upphandling av entreprenör för ombyggnad av Nordea och Bokia i fastigheten Hjorten 5. Inbjudan till presentation av Gehl Architects Ordförande informerar om en inbjudan till presentation av Gehl Arcitechts rapport om Skellefteå levande centrum den 18 november. Sekreteraren får uppdrag att skicka ut inbjudan till nämndens ledamöter och den som är intresserad anmäler sig själv. Inbjudan till inspirationsdag Demokratiberedningen bjuder in alla nämnder till en inspirationsdag i demokrati och medborgardialog den 7 februari. Sekreteraren får uppdrag att skicka ut inbjudan till nämndens ledamöter. Nämnden kommer att ta upp vilka som ska gå på nästa sammanträde. Julbord Nästa sammanträde kommer att avslutas med ett julbord på kvällen. Godkänna informationen